Usar Toast para operaciones fuera del local

En este artículo:

• Modo “Configurar lejos”
• Usar dispositivos Toast fuera del local en un punto de acceso celular
  • Modo ausente y celular
• Usar dispositivos Toast fuera del local y procesar pagos más adelante
  • Mensaje de error de administrador de TI bloqueado
• Usar Toast fuera del local con un dispositivo portátil Toast Go® 3
  
  • Video
  • Pagos ex situ con Toast Go® 3
  • Crea un menú externo para Toast Go® 3
  • Crear y asignar estaciones de preparación para el menú externo de Toast Go® 3
  • Asignar estaciones de preparación a tu menú externo
  • Entrar en modo ausente
  • Visibilidad del menú externo para Toast Go® 3
  • Configura Impresora de recibos en tu Toast Go® 3 para servicio externo
• Configuración de informes ex situ para Toast Go® 3

Modo “Configurar lejos”

Modo ausente

Puedes configurar tu dispositivo para que tenga ciertas configuraciones cuando funcione fuera del local configurando el modo ausente. Ve a Configuración del dispositivo > Modo ausente y activa la opción para activar el modo ausente. Esto también te permitirá personalizar la visibilidad del menú y la configuración adicional que prefieras para el modo ausente.

Como se muestra en el video, te recomendamos desactivar los menús de comidas y bebidas predeterminados y activar los menús especiales fuera del local que configuraste en la configuración del menú. También recomendamos desactivar la impresión, a menos que hayas configurado una Impresora funcional a la que puedas conectarte en tu local.

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Usar dispositivos Toast fuera del local en un punto de acceso celular

Para aceptar pagos externos en food trucks y grandes comedores al aire libre, como piscinas, playas y mercados de agricultores, necesitarás utilizar un punto de acceso celular para transmitir una red Wi-Fi. Esta solución es ideal para situaciones en las que tu operación funciona como proveedor en un evento fuera del local y requiere la capacidad de procesar pagos de forma remota, fuera de la ubicación principal del restaurante.

Notas:

• Toast no puede configurar ni solucionar tu punto de acceso celular. 
• Siempre que tu dispositivo Toast pueda acceder a una conexión inalámbrica, puedes procesar tus pagos porque el procesamiento de tarjetas de crédito está encriptado de extremo a extremo.
• Toast Go® 3 con conectividad celular puede recibir pagos sin un punto de acceso celular. 
   

Cuando uses tus dispositivos Toast en un punto de acceso celular, NO PODRÁS Imprimir recibos ni tickets de cocina. Asegúrate de haber desactivado la impresión en la configuración del modo ausente cuando uses un punto de acceso celular fuera del local.

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Modo ausente y celular

El modo ausente se puede usar con o sin celular.

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Usar dispositivos Toast fuera del local y procesar pagos más adelante

Si no tienes celular, el modo sin conexión es útil con los dispositivos Toast para seguir aceptando pagos con tarjeta. Cuando procesas un pago con tarjeta en modo sin conexión, la plataforma Toast toma la información de la tarjeta, la cifra y la almacena en el dispositivo POS de Toast. Cuando el dispositivo vuelve a estar conectado, el sistema envía la información de la tarjeta almacenada a las redes de tarjetas para su autorización.

Toast no recomienda operar tu(s) dispositivo(s) sin conexión durante un período prolongado; existe un riesgo asociado con el retiro de los pagos porque no pueden autorizarse hasta que se restablezca la conexión a internet. Esto significa que es posible que un pago sin conexión sea denegado cuando el sistema vuelva a estar en línea. 
 
Eres responsable de cualquier pago rechazado, caducado o disputado mientras operas en modo sin conexión. 
 
Toast no recomienda registrar manualmente los números de tarjeta y luego ingresarlos como una transacción de tarjeta sin presencia física (CNP). Si eso es necesario, recuerda que debes tener el número CVV para procesar el pago de forma retroactiva y debes proteger los datos del titular de la tarjeta para mantener el cumplimiento de la PCI. 
 
Las autorizaciones de pago no se pueden garantizar después de 5 días. La autorización posiblemente vencerá, lo cual hará que se rechace el pago. Si esto sucede, el restaurante necesitará volver a comunicarse con el cliente para que proporcione otro método de pago. Toast recomienda contactar a tu proveedor de servicios móviles para obtener una solución de punto de acceso celular a fin de evitar rechazos de pagos debido a que las autorizaciones vencieron. 
 

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Solución de problemas bloqueados por el mensaje de error de administrador de TI

Si aparece un mensaje de error al intentar conectar tu dispositivo portátil a un punto de acceso móvil, prueba estos pasos:

1. Abre la configuración del dispositivo en tu dispositivo portátil y ve a Sistema > Red e Internet > Wi-Fi > Preferencias de Wi-Fi > Banda de Wi-Fi.
2. Selecciona Ambas.
3. Intenta conectarte nuevamente a la red.

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Usar Toast fuera del local con un dispositivo portátil Toast Go® 3

Usar video externo de Toast Go® 3

Una descripción general del uso de tu dispositivo Toast Go® 3 fuera del local

Si vas a llevar un dispositivo Toast fuera del local, te recomendamos que sigas los pasos que se detallan en el video para configurar menús especiales para tu evento. Los siguientes pasos hacen referencia al Toast Go® 3 como ejemplo. Sin embargo, estos pasos pueden usarse para preparar cualquier dispositivo Toast para el servicio externo.

Pagos fuera del local con Toast Go® 3

Si tienes un Toast Go® 3 con conectividad celular, no tienes que preocuparte por obtener un punto de acceso para tu dispositivo portátil a fin de procesar pagos. Asegúrate de que el celular esté activado y que los pagos se realicen sin problemas. Nota: Para obtener capacidad celular, asegúrate de tener el dispositivo Toast Go® 3 con celular. Toast también vende el Toast Go® 3 estándar solo con Wi-Fi, lo que igualmente requerirá un punto de acceso para estos eventos fuera del local.

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Crea un menú externo para Toast Go® 3

1. Ve a Menús > Administración del menú > Gestor de menús.
2. Selecciona el botón+ Agregar menú en la parte inferior de la lista de menús para ingresar el nombre del nuevo menú. Nota: Te sugerimos ingresar un nombre para indicar específicamente que se utilizará cuando no estés en tu restaurante. 
3. A continuación, ocultemos este nuevo menú para que no aparezca en todos tus dispositivos de POS. Selecciona el nuevo enlace del menú y desplázate hacia abajo hasta Visibilidad del canal. Activar desactivación de visibilidad de cada canal. Selecciona Guardar
4. A continuación, comencemos a completar tu nuevo menú externo. Haz clic en tu menú y desplázate hacia abajo hasta Grupos. Tienes dos opciones:
   
   1. Copia impresa: Si tu nuevo menú incluye muchos artículos que ya tienes hoy, puede tener sentido copiarlos a tu nuevo menú. Una copia profunda creará una copia independiente del grupo/artículo/modificador existente de tu nuevo menú. Nota: Consulta más orientación aquí sobre el texto en profundidad y la creación del menú. 
      
       
      
      
   2. Crea un nuevo menú con diferentes grupos, artículos, modificadores, etc. 

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Crear y asignar estaciones de preparación para el menú externo de Toast Go® 3

Sigue estos pasos para crear una Estación de preparación para tu menú Toast Go® 3 fuera del local.

Opción 1 (recomendado): No quieres Imprimir ni usar KDS fuera del local

Es común llevar un Toast Go® 3 fuera del local y no querer Imprimir tickets ni enviar pedidos al KDS. Para lograrlo, completa los siguientes pasos a fin de no crear estaciones de preparación para impresión:

1. En Toast Web, ve a Cocina > Estaciones de cocina > Estaciones de preparación. 
2. Selecciona + Agregar en la parte inferior de la lista.
3. Asigna un nombre a esta Estación de preparación "Sin Imprimir"
4. En la columna Impresora Ticket, selecciona Ninguno en el menú desplegable.
5. Desmarcar Imprimir tickets siempre.
6. Deseleccionar Enviar a Expo.
7. Guardar y publicar los cambios.

Opción 2: Imprimir y/o usar KDS fuera del local

Aunque no es común, algunos casos de uso externo requieren impresión o KDS. Sigue los pasos que se indican a continuación para crear tus nuevas estaciones de preparación conectadas a tus impresoras y/o KDS externos.

1. En Toast Web, ve a Cocina > Estaciones de cocina > Estaciones de preparación. 
2. Selecciona + Agregar en la parte inferior de la lista.
3. Asigna un nombre a esta Estación de preparación para reflejar su caso de uso (ejemplo: Fuera del local).
4. Configuración completa de impresoras y/o ruta del KDS.

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Asignar estaciones de preparación a tu menú externo

Ahora, asignemos una Estación de preparación para tu menú externo:

1. En Toast Web, ve a Menús > Gestión en bloque > Propiedades avanzadas.
2. Desplázate hacia abajo para ver los nuevos grupos de menús debajo del nuevo menú. 
3. Ve a Preparación > Estaciones de preparación para asegurarte de que solo la Estación que acabas de crear (ejemplo: Fuera del local) está seleccionado. Luego, asigna esta Estación a cada grupo.
4. Guarda y publica los cambios.

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Entrar en modo ausente

Ahora, activa el modo ausente para completar la configuración y realizar las siguientes configuraciones.

Visibilidad del menú externo para Toast Go® 3

Ajustemos la visibilidad de los menús en tus dispositivos. Los siguientes pasos te ayudarán a ocultar los menús para que no aparezcan en tu TG3 cuando salgas del local.

1. Ve a Menús > Administración por lotes > Propiedades avanzadas.
2. En el menú desplegable Mostrar/ocultar, selecciona Visible para . 
3. En la columna “Vi sible para t odos”, desmarca todos los menús que no quieras que se muestren en tu Toast Go® 3 para el servicio externo. Nota: Si deseleccionas los menús aquí, se verán afectados TODOS los dispositivos. Si necesitas que estos menús sean visibles en tus otros dispositivos, ve a Configuración del dispositivo y selecciona Activar menús ocultos. Aquí, decidirás qué menús quieres mostrar en cada dispositivo. Guarda y publica tus cambios.
4. Cuando se completen los cambios de visibilidad del menú en Toast Web, regresa a tu dispositivo Toast Go® 3, ve a Configuración del dispositivo > Activar menús ocultos y selecciona tu nuevo menú externo. De esta manera, se garantiza que tu nuevo menú y solo ese menú aparezcan en tu Toast Go® 3

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Configura Impresora de recibos en tu Toast Go® 3 para servicio externo

Es común no necesitar recibos impresos cuando se realiza un servicio fuera del local. Los siguientes pasos te ayudarán a desactivar la impresión en tu Impresora de recibos cuando estés fuera del local.

1. Si no planeas Imprimir, ve a Configuración del dispositivo > Impresora de recibos y selecciona Sin Impresora.
2. Considera activar los recibos digitales. Configuración del dispositivo > Recibos digitales.  Nota: Si planeas Imprimir, asegúrate de seleccionar la Impresora correcta en Configuración del dispositivo > Impresora.

¡Proceso completo! ¡Debes estar listo para llevar tu Toast Go® 3 fuera del local para eventos temporales!

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Configuración de informes ex situ para Toast Go® 3

Como cualquier nueva área de comedor en tu restaurante, considera centros de ingresos, categorías de ventas y gestión de inventario al configurar este dispositivo para que funcione fuera del local. Consideraciones como las convenciones sobre nombres de artículos, los precios redondeados y las diferentes opciones de tasa impositiva según tu nueva ubicación te ayudarán con la gestión de informes y propinas. 

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