Utiliza la Base de Datos de Artículos para Ver y Administrar Menús

Última actualización: 4 jun 2026, 8:43 a.m.

Aprenda a ver, archivar, restaurar y versionar menús utilizando la base de datos de artículos.

En este Artículo:

 

Antes de Comenzar

Aplica a: Toast Web (gestión de una sola ubicación y gestión de múltiples ubicaciones)

 

Permisos necesarios:

  • 4.5 Editar Menú Completo — requerido para acceder a la base de datos de artículos y para archivar, restaurar o versionar entidades de menú
  • 6.4 Publicación — requerido para publicar cambios guardados

 

Lo que lograrás: Ver todos tus datos de menú en un solo lugar, archivar o restaurar menús, grupos, artículos, grupos de modificadores y opciones de modificadores, versionar entidades de menú para la gestión de múltiples ubicaciones y verificar dónde se utiliza un artículo o modificador en tus menús.

 

Nota: La base de datos de artículos es parte de las herramientas de gestión masiva de Toast Web. Para configuraciones como estaciones de preparación, impuestos, descripciones y categorías de ventas, utiliza la página de propiedades avanzadas en su lugar. Consulta Usar Propiedades Avanzadas para Editar Tu Menú en Masa.

 

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Descripción General de la Base de Datos de Artículos

La base de datos de artículos te permite ver cada menú, grupo de menú, artículo de menú, grupo de modificadores y opción de modificador en tu restaurante, incluyendo entidades que han sido archivadas. Desde la misma página, puedes archivar entidades que ya no usas, restaurar (desarchivar) entidades que eliminaste, versionar entidades para ubicaciones específicas y descargar tu menú completo como una hoja de cálculo.

 

Para abrir la base de datos de artículos, navega a Toast Web > Menús > Gestión Masiva > Base de Datos de Artículos.

 

Utiliza el botón Mostrar/ocultar columnas en la página para agregar o eliminar campos de la tabla. Usa el icono de descarga (flecha hacia abajo) en la esquina superior derecha para exportar toda tu base de datos como una hoja de cálculo, útil cuando deseas una copia de los datos de tu menú fuera de Toast.

 

Nota: Los artículos en Toast nunca pueden ser eliminados permanentemente. Archivar es la única forma de eliminar una entidad de tus menús. Las entidades archivadas permanecen en la base de datos de artículos y pueden ser restauradas en cualquier momento.

 

La información en este artículo también se aplica a Toast Retail. Para una introducción a Toast Retail, consulta Comenzar con Toast Retail.

 

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Archivar Menús, Grupos, Artículos y Modificadores

Archiva un menú, grupo de menú, artículo, grupo de modificadores u opción de modificador cuando ya no quieras que aparezca en el POS o en cualquier canal de pedidos. Archivar elimina la entidad de tus menús activos mientras la mantiene disponible en la base de datos de artículos para restauración posterior.

 

Para archivar una o más entidades:

  1. En Toast Web, navega a Menús > Gestión masiva > Base de datos de artículos.
  2. Utiliza las pestañas en la parte superior de la página (Menús, Grupos, Artículos, Grupos de modificadores, Opciones de modificadores) y la barra de búsqueda para localizar las entidades que deseas archivar.
  3. Selecciona la casilla de verificación junto a cada entidad que deseas archivar. Puedes seleccionar múltiples entidades para archivarlas en una sola acción.
  4. Selecciona Archivar en la parte superior de la página.

 

Resultado esperado: Las entidades seleccionadas se eliminan de tus menús activos y del POS la próxima vez que se cargue el menú. Permanecen visibles en la base de datos de artículos cuando se selecciona Mostrar archivados.

 

Nota: Archivar una entidad padre no archiva a sus hijos. Por ejemplo, archivar un grupo de menús no archiva los artículos dentro de él. Para archivar esos artículos, realiza una acción de archivo separada — o utiliza la herramienta de limpieza de menús para encontrar y archivar en masa artículos huérfanos. Consulta Usar la herramienta de limpieza de menús.

 

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Restaurar (Desarchivar) Menús, Grupos, Artículos y Modificadores

Restaura un menú archivado, grupo de menú, artículo, grupo de modificador u opción de modificador para hacerlo disponible en tus menús nuevamente. Este flujo de trabajo a veces se llama "desarchivar", "traer de vuelta" o "deshacer un archivo" — la acción y el resultado son los mismos.

 

En este ejemplo, todo el menú de Bebidas ha sido archivado y necesita ser restaurado:

  1. En Toast Web, navega a Menús > Gestión masiva > Base de datos de artículos.
  2. Utiliza las pestañas en la parte superior de la página (Menús, Grupos, Artículos, Grupos de modificadores, Opciones de modificadores) para elegir el tipo de entidad que deseas restaurar.
  3. Selecciona la casilla de verificación Mostrar archivados en la parte superior de la página. Las entidades archivadas aparecen en la lista con texto rojo "archivado" junto al nombre.
  4. Utiliza la barra de búsqueda para encontrar la entidad archivada que deseas restaurar.
  5. Seleccione la casilla junto a cada entidad que desea restaurar. Puede seleccionar múltiples entidades para restaurarlas en una sola acción.
  6. Seleccione Restaurar en la parte superior de la página.

 

mostrar botón de archivados

 

Resultado esperado: Las entidades seleccionadas se desarchivan y regresan a sus menús. Para agregar un elemento o modificador restaurado de nuevo a un grupo de menú específico, use la herramienta Agregar existente — consulte Reutilizar o Copiar Grupos de Menú, Elementos y Modificadores.

 

Nota: Para restaurar un grupo de menú completo, el flujo de trabajo utiliza la página de Propiedades Avanzadas en lugar de la base de datos de elementos. Navegue a Menús > Gestión masiva > Propiedades avanzadas, seleccione Mostrar Menús / Grupos Archivados, seleccione el grupo de menú que desea restaurar, seleccione Desarchivar, y seleccione Publicar.

 

Nota: Si no ve la casilla Mostrar Archivados, borre la caché y las cookies de su navegador y vuelva a intentarlo en una ventana de incógnito. Si la casilla aún no aparece, comuníquese con el Servicio al Cliente de Toast.

 

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Versionar Menús, Grupos, Elementos y Modificadores

La versionado es una característica de Gestión Multilocal (MLM) que le permite compartir la mayor parte de un menú entre ubicaciones mientras mantiene las sobreescrituras específicas de cada ubicación. Utilice la base de datos de elementos para versionar múltiples entidades — menús, grupos de menú, elementos, grupos de modificadores o opciones de modificadores — en una sola acción.

 

Nota: La versionado solo está disponible para restaurantes en un grupo de Gestión Multilocal. Para obtener información sobre MLM y versionado, consulte Comenzar con la Gestión Multilocal y Crear y Eliminar Versiones de Menú para MLM. Para la diferencia entre una versión, una copia y una copia profunda, consulte ¿Cuál es la diferencia entre una copia, una copia profunda y una versión?

 

Para versionar una o más entidades de la base de datos de elementos:

  1. En Toast Web, navega a Menús > Gestión masiva > Base de datos de artículos.
  2. Seleccione la pestaña en la parte superior de la página que coincide con el tipo de entidad que desea versionar (por ejemplo, Elementos).
  3. Utilice la barra de búsqueda o desplácese para encontrar las entidades que desea versionar.
  4. Seleccione la casilla junto a cada entidad que desea versionar.
  5. Selecciona + Versión en la parte superior de la página.
  6. En la ventana emergente, utiliza los menús desplegables para seleccionar un Objetivo para la nueva versión. Toast asigna automáticamente un Propietario coincidente según el objetivo.
  7. Para usar un propietario diferente, selecciona el menú desplegable de Propietario y elige el propietario que deseas.
  8. Selecciona Enviar.

 

Resultado esperado: Se crea una nueva versión de cada entidad seleccionada con el objetivo y el propietario que estableciste. Las nuevas versiones son visibles desde la página de propiedades avanzadas (Menús > Gestión masiva > Propiedades avanzadas) y desde la página de detalles de cada entidad.

 

Nota: Archivar una versión eliminará realmente la versión; no aparecerá en la base de datos del menú en la configuración de archivo. La versión deberá ser recreada si desean usarla nuevamente.

 

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Ver Datos del Menú para Múltiples Ubicaciones a la Vez

Si tu grupo de restaurantes tiene más de una ubicación, puedes ver los datos del menú para múltiples ubicaciones en la misma vista de base de datos de artículos.

  1. En Toast Web, navega a Menús > Gestión masiva > Base de datos de artículos.
  2. Selecciona Editar en la esquina superior derecha de la página.
  3. En la ventana emergente, selecciona los restaurantes o grupos de restaurantes que deseas incluir.
  4. Selecciona Actualizar.

 

Botón de editar en la esquina superior derecha de la base de datos de artículos

 

Resultado esperado: La base de datos de artículos se actualiza para mostrar los datos del menú de cada ubicación o grupo que seleccionaste.

 

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Ver Uso de Artículos, Grupos de Modificadores y Modificadores

Utiliza este flujo de trabajo para ver dónde se utiliza un artículo del menú, grupo de modificadores o opción de modificador en tus menús. Esto es especialmente útil al diferenciar entre entidades con nombres similares o al encontrar cada lugar donde aparece un solo modificador antes de archivarlo.

 

Para ver el uso de una sola entidad:

  1. En Toast Web, navega a Menús > Gestión masiva > Base de datos de artículos.
  2. Seleccione la pestaña en la parte superior de la página que coincida con el tipo de entidad que desea verificar.
  3. Utilice la barra de búsqueda para encontrar la entidad.
  4. Seleccione el icono de lupa a la izquierda del nombre de la entidad.

 

lupa junto al elemento del menú

 

Resultado esperado: Aparece un pop-up que muestra cada menú, grupo de menú o grupo de modificadores en el que se utiliza la entidad.

 

Ver uso en pop-up

 

Para ver el uso de múltiples entidades a la vez, seleccione la casilla junto a cada entidad, luego seleccione Ver uso en la parte superior de la página.

 

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Preguntas Frecuentes

¿Cómo archivo un menú, elemento o modificador?

Para archivar un menú, elemento o modificador, abra la base de datos de elementos (Menús > Gestión masiva > Base de datos de elementos), use las pestañas para encontrar la entidad, seleccione la casilla junto a ella y seleccione Archivar en la parte superior de la página. La entidad se elimina de sus menús pero permanece en la base de datos de elementos para su restauración posterior. Los elementos en Toast nunca pueden ser eliminados permanentemente, solo archivados.

 

¿Cómo restauro o desarchivo un elemento de menú que archivé por accidente?

Para restaurar o desarchivar un elemento que archivó por accidente, abra la base de datos de elementos (Menús > Gestión masiva > Base de datos de elementos), seleccione la casilla Mostrar archivados, encuentre el elemento, seleccione la casilla junto a él y seleccione Restaurar. El elemento regresa a la base de datos de elementos. Para agregar el elemento de nuevo a un grupo de menú específico, utilice la herramienta Agregar existente — consulte Reutilizar o copiar grupos de menú, elementos y modificadores.

 

¿Por qué no veo la casilla Mostrar archivados?

La casilla Mostrar archivados puede estar oculta por la caché o las cookies del navegador. Borre la caché y las cookies de su navegador, luego abra Toast Web en una ventana de incógnito. Si la casilla aún no aparece, comuníquese con el Servicio al Cliente de Toast.

 

¿Por qué recibo "No tengo permiso" cuando intento desarchivar un menú?

El error de "No tengo permiso" al descomprimir significa que tu cuenta de usuario no tiene los permisos requeridos para usar la base de datos de artículos. La base de datos de artículos requiere el permiso 4.5 Editar Menú Completo, y publicar cambios requiere el permiso 6.4 Publicación. Contacta a tu propietario de cuenta para confirmar tu conjunto de permisos, o contacta a Toast Customer Care si necesitas ayuda para confirmar los permisos en tu cuenta.

 

Veo elementos de menú en mi POS que no puedo encontrar en la base de datos de artículos. ¿Cómo los archivo?

Si los elementos aparecen en tu POS pero no puedes encontrarlos en la base de datos de artículos, pueden estar en un menú oculto, en un menú padre archivado, o ya no estar adjuntos a ningún grupo de menú. Usa la herramienta de Limpieza de Menú para identificar y archivar elementos de menú huérfanos que no son visibles en la vista estándar de la base de datos de artículos. Consulta Usa la Herramienta de Limpieza de Menú.

 

Cuando versiono un menú, ¿todos los elementos dentro de él necesitan una nueva versión también?

Cuando versionas un menú, no tienes que crear una nueva versión de cada elemento dentro de él; versionar una entidad padre no versiona automáticamente a sus hijos. Si una entidad hija (un grupo de menú, un artículo o un modificador) necesita configuraciones específicas de ubicación, versiona esa entidad hija por separado de la base de datos de artículos o de su página de detalles. Para un contexto conceptual más profundo, consulta Crear y Eliminar Versiones de Menú para MLM¿y cuál es la diferencia entre una copia, una copia profunda y una versión?

 

¿Funciona la base de datos de artículos para Toast Retail?

La base de datos de artículos está disponible para los comerciantes de Toast Retail y sigue los mismos flujos de trabajo de archivo, restauración y versión descritos en este artículo. Para una introducción a Toast Retail, consulta Comenzar con Toast Retail.

 

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