xtraCHEF: Primeros pasos con Real vs. Informes de análisis teóricos

En este artículo:

• Real vs. Análisis teórico (AVT)
• Ver análisis de AVT
  • Precio unitario del producto
  • Consumo real
  • Consumo teórico
• Comprender los costos de los alimentos
• Aprovecha este análisis
• Solución de problemas de análisis de AVT
  • Consumo teórico
  • Consumo real
• Recursos adicionales

Real vs. Análisis teórico (AVT)

En este video, se analizan tus resultados reales vs. Análisis teórico y tus informes de agotamiento de inventario en xtraCHEF.

Para definir Real vs. Uso teórico (AVT): es la cantidad de producto que se ha utilizado realmente en comparación con lo que tu POS de Toast afirma haber utilizado. Es útil para rastrear el uso de AVT porque puedes vigilar de cerca qué inventario se desconoce y ajustarlo en consecuencia.

La de xtraCHEF te ofrece el impacto real en dólares de estos eventos, de modo que puedes hacer las modificaciones necesarias para mantener el rumbo y asegurarte de que tu análisis AVT refleje una variación real incluso durante meses en los que el inventario está en flujo.

Análisis de inventario en xtraCHEF te permite hacer un seguimiento y comparar el consumo de inventario real y teórico, monitorear el agotamiento del inventario, identificar el desperdicio y controlar los costos de tu restaurante para obtener la máxima rentabilidad. Esta función consta de dos informes: Real vs. Análisis teórico (AVT) y agotamiento del inventario. Si bien ambos informes se basan en los recuentos de inventario físico y tienen en cuenta las ventas y el consumo de los artículos del menú, tienen diferentes valores agregados y casos de uso para tu restaurante. El Análisis AVT compara los recuentos de inventario físico con el consumo teórico de inventario, destacando desperdicio, robo, contracción y más.

Para ver este informe, primero debes haber completado al menos dos recuentos de inventario físico y tu de productos.

Ver análisis de AVT

1. Para ver el análisis de la TV en xtraCHEF, selecciona Informes y desplázate hacia abajo hasta Inventario para elegir Real vs. teórico.
2. En esta página, selecciona una fecha de inicio y una de finalización del inventario.
   1. Solo están disponibles para selección las fechas en las que se envió un recuento de inventario. Tu inventario de apertura se toma de los valores de inventario enviados de la fecha From. De manera similar, tu inventario final se toma de los valores de inventario enviados hasta la fecha.
   2. Al seleccionar tu rango de fechas, verás un mensaje en el que se preguntará "¿Cómo prefieres gestionar las compras y ventas en este informe?" Para continuar, selecciona Incluir compras y números de venta de x fecha de inicio o Incluir compras y números de venta de x fecha de finalización.
3. Cuando termines, selecciona Enviar. Esto configurará los parámetros del informe elegido y completará la información relevante.
   
   
   
   
4. Una vez que se cargue este informe, tienes la opción de que te presenten los datos por costo o cantidad. Para alternar entre ambas, usa el control deslizante Costo o Cantidad.
5. Puedes seleccionar un par de artículos diferentes en cada fila de datos aquí. Esta información te da más transparencia sobre cómo se calculan tus totales y puede ayudar a solucionar posibles discrepancias.
   1. Selecciona el valor hipervinculado en Compra para abrir una barra lateral que detalle el proveedor, el número de factura y la cantidad comprada por unidad de factura y unidad de producto.
      
       
      
      
   2. Selecciona el valor con hipervínculos en Consumo teórico para ver un desglose de los artículos del menú a los que se mapean tus productos y la cantidad de productos vendidos, en función de tus recetas, a fin de ofrecer el valor de consumo teórico. Es posible que tengas que desplazarte hacia la derecha para ver esta columna.
      1. Algunos modificadores agregados a los artículos del menú pueden indicar la eliminación de este artículo (por ejemplo, sin pepinillos en una hamburguesa con queso y tocino). Esto causará un consumo teórico negativo en el modificador para contrarrestar el consumo teórico positivo del artículo del menú, lo que indica que no se utilizaron pepinillos para este artículo. Este es un comportamiento esperado.  

Precio unitario del producto

xtraCHEF agregó una columna para ver el precio unitario de cada producto rápidamente. Este precio unitario se usa para calcular los costos de apertura, compras, cierre, desperdicio, consumo real, consumo teórico y valor de variación.
 

Consumo real

Consumo real = inventario inicial + compras realizadas durante el período - inventario final

Tu consumo se define en las fechas de apertura y cierre del inventario del rango de fechas elegido. También se tendrán en cuenta las compras entre ese rango de fechas para crear este valor por costo o cantidad.

• • • Si seleccionas las fechas del 1 de enero al 7 de enero, tu inventario de apertura será el inventario enviado el 1 de enero y tu inventario de cierre será el inventario enviado el 7 de enero.
    • Por ejemplo, tu inventario de apertura al 1 de enero es de 50 aguacates. El 5 de enero compraste 100 aguacates. Tu inventario al cierre, el 7 de enero, será de 60 aguacates.
    • 50 + 100 - 60 = 90 aguacates de consumo real

Consumo teórico

Consumo teórico = cantidad de ingredientes utilizados en una receta x cantidad de artículos del menú vendidos para esa receta

• • • Repite este cálculo para cada artículo del menú que contenga el ingrediente. 

Tu consumo teórico es el costo o valor consumido teóricamente en función de tus recetas. Una receta indicará qué ingrediente se utiliza y en qué cantidad para cada transacción de artículo del menú. xtraCHEF registra estos detalles en segundo plano, ya que captura las ventas.

• • • Por ejemplo, el costo de un aguacate es de USD 1 y usas un aguacate en la receta llamada Tostada de Aguacate. Vendiste 100 artículos del menú Tostada de aguacate en el período seleccionado, por lo que 1 aguacate x 100 ventas = 100 aguacates de consumo teórico. Tu costo de consumo teórico es de USD 1 costo por aguacate x 100 aguacates = USD 100.

Comprender los costos de los alimentos

Para utilizar al máximo tu Análisis AVT, es esencial considerar cómo este informe afecta tus costos de alimentos. El costo teórico de los alimentos es un costo anticipado para vender un artículo del menú. Se basa en los costos de tus ingredientes actuales y supone que tu cocina o bar sirve porciones perfectas sin desperdicio, roturas, robos ni encogimientos.

Por otro lado, el costo real de los alimentos es el costo real. Esto considera las verdaderas porciones del ingrediente utilizado y los factores de desperdicio, rotura, robo y encogimiento. En casi todos los casos, el costo real de los alimentos será mayor que el costo teórico de los alimentos, ya que incluye factores adicionales. La diferencia entre tu teoría y tu real se llama variación. La variación generalmente ocurre cuando hay un desperdicio de recursos, porciones imprecisas de comidas o bebidas, robo, entradas de ventas no registradas o error en la toma de stock.

Aprovecha este análisis

Usar el análisis AVT te permite controlar tu variación e identificar ciertos ingredientes y artículos del inventario en los que el desperdicio, las roturas y la contracción no intencionales pueden estar influyendo.

En xtraCHEF, una variación alta indicaría una brecha significativa entre lo que esperas pagar por artículo del menú y lo que pagas. La misma lógica también se aplica a una ligera variación, que indica que tus costos de alimentos teóricos son o están próximos a ser puntuales. Para controlar cómo fluctúan las diferencias entre un recuento de inventario y otro, revisa este informe con frecuencia.

La diferencia entre tu teoría y tu real se llama variación. La variación generalmente ocurre cuando hay un desperdicio de recursos, porciones imprecisas de comidas o bebidas, robo, entradas de ventas no registradas o errores en la toma de inventario.

Variación = consumo real - consumo teórico

En el ejemplo anterior, tu consumo real es de 90 aguacates y tu consumo teórico es de 100 aguacates, por lo que tu variación es 10.

Solución de problemas de análisis AVT

¿Algo de tu inventario parece incorrecto o está desactivado? Considera lo siguiente para identificar la causa fundamental de tu problema.

Consumo teórico

El consumo teórico se basa únicamente en las ventas de los artículos de tu menú y sus correspondientes recetas en xtraCHEF (asignadas durante la de productos). Por eso, cualquier caso en el que el consumo teórico parezca incorrecto o sesgado suele ser el resultado de una receta o producto incorrectamente configurados. Los datos de uso teórico solo estarán disponibles en el informe AvT 2 o 3 días hábiles después del rango de fechas seleccionado.

Para investigar tu consumo teórico:

1. Consulta tu receta.
   1. ¿Tus productos tienen la unidad de medida y las medidas correctas? Si no, corrige la receta.
   2. ¿Los precios de cada producto y medida aparecen correctamente? De lo contrario, un producto puede contener artículos de facturas que se configuraron de manera incorrecta en la revisión del artículo. La información sobre los artículos de las facturas siempre se puede corregir a través de tu .
2. Considera las recetas de preparación.
   1. ¿Usaste recetas de preparación en tu receta? En caso afirmativo, revisa las consideraciones del producto mencionadas anteriormente para consultar las recetas de preparación en cuestión.
3. Revisa tus selecciones de modificadores en Mapeo de Combinación de productos.
   1. ¿Asignaste los productos, las medidas, y las unidades de medida correctos?

Consumo real

El consumo real se basa únicamente en recuentos físicos de inventario. Los casos en los que tu consumo real parece incorrecto o sesgado suelen ser el resultado de las cantidades de apertura y cierre de tu inventario. Para investigar, revisa tus cantidades de inventario de apertura y cierre en el inventario a fin de detectar cualquier discrepancia. Las cantidades de artículos ingresadas incorrectamente o los productos faltantes interrumpirían tu consumo real.

Recursos adicionales

• (asignación de combinación de productos)
• artículos