xtraCHEF: Comience con la biblioteca de artículos
Última actualización: 8 abr 2026, 10:10 a.m.
La biblioteca de artículos te prepara para una precisión exacta en el costo de tus recetas y los valores de inventario.
- Descripción general de la biblioteca de artículos
- Definiciones de la biblioteca de artículos
- Ejemplos de la biblioteca de artículos
- Editar detalles del artículo de la factura
- Ver sus productos
- Recursos adicionales
Descripción general de la biblioteca de artículos
La biblioteca de artículosalmacena toda su información de artículos de factura y productos. A medida que continúe subiendo facturas, la biblioteca de artículos crecerá y habilitará gran parte de los informes de costos de alimentos, recetas e inventario de xtraCHEF. La biblioteca de artículos también le permite personalizar sus ingredientes y artículos de inventario, crear productos y asignarles artículos de factura, ver la fecha de la última compra de su artículo y el precio reciente, y obtener información adicional sobre ciertos productos a través de la función de favoritos. Agregar productos se realiza a través de un enlace a una nueva página.
Puntos clave de la biblioteca de artículos
- Última compra y Precio más reciente (ver arriba) son las columnas más nuevas añadidas al informe.
- Utiliza los filtros de Ubicación, Categoría, Producto y Vendedores en la parte superior para reducir tus resultados a un producto o artículo específico. Selecciona Más Filtros para ver artículos por su Estado o Fecha de Última Compra.
- Si utilizas la barra de búsqueda para buscar un producto, xtraCHEF mostrará todos los artículos de la factura asociados con ese producto en todas las ubicaciones (a menos que tengas un filtro activado).
- Selecciona Descargar todo para crear un archivo de hoja de cálculo con esta información. Se te notificará cuando este archivo esté listo para ver.
- También puedes seleccionar la casilla de verificación para cualquier número de artículos y el botón Categorización estará disponible. Esto te permite actualizar en masa la categoría para los artículos seleccionados.
Cuando estés listo, selecciona el enlace Ver productos en la parte superior de la biblioteca de artículos. Esto te permite ver y editar productos directamente en esta página.
Revisión de Artículos a través de la Biblioteca de Artículos
- Comienza navegando a Biblioteca de Artículos utilizando la barra de navegación de xtraCHEF.
- Todos los artículos no revisados aparecen en la parte superior de este informe con un estado de A Revisar. Puedes seleccionar el botón Más Filtros y seleccionar A Revisar > Aplicar filtros para ver solo los artículos que necesitan aprobación.
- Selecciona el nombre con hipervínculo para abrir la vista detallada de tu artículo de factura.
- Selecciona el resaltado amarillo (Artículo visto en: Fila X) para localizar rápidamente un artículo en la factura asociada. Verifica las diferentes medidas de unidad para este producto (Unidad de compra, Paquete, Tamaño, Unidad y Unidad de inventario). Si lo necesitas, repasa las definiciones de estos términos y consulta los ejemplos hacia el final de este artículo.
- Utiliza la caja azul en la parte inferior para ayudar a verificar tus entradas. Si las oraciones no tienen sentido, considere ajustar los Unidad de compra,Paquete,Tamaño,Unidad, y/oUnidad de inventariocampos.
- Utiliza la caja azul en la parte inferior para ayudar a verificar tus entradas. Si las oraciones no tienen sentido, considere ajustar los Unidad de compra,Paquete,Tamaño,Unidad, y/oUnidad de inventariocampos.
- También puede asignar un Producto, una Categoría, y, a través de la Categoría, un Código GL a este artículo.
- Una vez que haya terminado, seleccione Aprobar.
Definiciones de la Biblioteca de Artículos
| Campo | Descripción |
| Unidad de compra (UOM) | Esta es la unidad de compra o UOM que se muestra en la factura. |
| Pack | Si hay más de una unidad medible dentro de un caso, aquí es donde ingresará la cantidad. Por ejemplo, si hay 6 botellas en un caso, el valor aquí será ‘6.’ Si no está definido, entonces el valor predeterminado es 1. |
| Tamaño | Aquí es donde ingresará el valor numérico de las unidades dentro de cada “paquete.” Por ejemplo, si hay seis botellas de 750 ml en un caso, el “tamaño” es ‘750.’ Si no está definido, entonces el sistema tendrá un valor predeterminado de |
| Unidad | Esta es la unidad de compra de cada paquete. En el ejemplo anterior, esto sería ‘ml.’ |
| Unidad de inventario (UOM del artículo) | Esto solo es necesario cuando el valor del paquete es más de 1. Aquí es donde nombrará los paquetes en el caso. Continuando con el ejemplo anterior, esto sería ‘botella.’ Si la unidad de inventario no está definida y un paquete es más de 1, entonces el sistema asignará un valor de 'cada uno.' |
| Categoría | Esto te permite seleccionar un Código de Libro Mayor correspondiente y/o una Categoría Personalizada para extractos contables o fines de informes. Si has sincronizado tu Plan de Cuentas o creado Códigos de Libro Mayor y Categorías, esas opciones estarán disponibles para que elijas en el menú desplegable de Categoría. |
| Producto | Este campo es esencial para las funciones de Receta y Inventario. Deben considerarse ingredientes para todos los efectos y te permiten agrupar múltiples elementos de factura juntos. Si deseas aprender más sobre productos, visita nuestro artículo titulado xtraCHEF: ¿Qué son los Productos? |
Ejemplos de Biblioteca de Artículos
Proteína
Este video de cuatro minutos y medio te guiará a través de ejemplos comunes de proteínas que puedes encontrar al revisar elementos en xtraCHEF. Algunos ejemplos incluyen:
- Proteína por libra (para uso por peso)
- Proteína por caja/empaquetado (para uso por peso)
- Proteína por caja/empaquetado (para uso por cada uno)
Consejo: Utiliza los capítulos ubicados en la barra de progreso del video para saltar entre los ejemplos.
Licor
Licor por caja: Veamos un ejemplo de licor. Basado en una factura, deberíamos conocer la unidad de compra de un elemento de factura. En este caso, si fue comprado por caja o por botella.
Si nuestro licor se compró por caja por $61.07, y hay 12 botellas de 1 litro dentro, podríamos asumir con seguridad que el desglose es el siguiente:
| Unidad de compra | Pack | Tamaño | Unidad | Unidad de inventario |
| Caso | 12 | 1 | Litro | Botella |
Al ingresar esa misma información en la Biblioteca de Artículos, xtraCHEF puede desglosar ese costo por caja de $61.07 en un costo por botella/costo por litro. Avanzando, xtraCHEF sabrá cómo calcular sus costos para los valores de inventario y por volumen para las recetas de cócteles.
Licor por botella: Si la unidad de compra indica que su licor se compra por botella, puede simplificar su desglose de la biblioteca de ítems de la siguiente manera:
| Unidad de compra | Pack | Tamaño | Unidad | Unidad de inventario |
| Botella | 1 | 1 | Litro | N/C |
Vino
Nota: Dado que el vino se vende comúnmente en botellas de 0.75 litros, recomendamos verificar todo el vino por cada uno (en lugar de por litro/mililitro/onza líquida) para ayudar con la precisión y consistencia en los reportes.
Vino por caja: Si nuestro vino se compra por caja por $61.07, y hay 12 botellas dentro, podríamos asumir con seguridad que el desglose es el siguiente:
| Unidad de compra | Pack | Tamaño | Unidad | Unidad de inventario |
| Caso | 12 | 1 | Cada | Botella |
Al ingresar esa misma información en la biblioteca de ítems, xtraCHEF puede convertir el costo de $61.07 por caja a un costo por caja y por botella individual.
Vino por botella:Si la unidad de compra indica que su vino se compra por botella, puede simplificar su desglose de la biblioteca de ítems de la siguiente manera:
| Unidad de compra | Pack | Tamaño | Unidad | Unidad de inventario |
| Botella | 1 | 1 | Cada | N/C |
Al ingresar esa misma información en la biblioteca de ítems, xtraCHEF puede desglosar el costo de la botella.
Un barril de 1/2:
| Unidad de compra | Pack | Tamaño | Unidad | Unidad de inventario |
| Barril | 1 | 15.5 | Gal | Barril |
Un barril de 1/4:
| Unidad de compra | Pack | Tamaño | Unidad | Unidad de inventario |
| Barril | 1 | 7.75 | Gal | Barril |
Un barril de 1/6:
| Unidad de compra | Pack | Tamaño | Unidad | Unidad de inventario |
| Barril | 1 | 5.2 | Gal | Barril |
En la mayoría de los casos de botellas/latas, la unidad de compra indicará que su(s) artículo(s) se compran por caja. En estos casos, estableceremos nuestra unidad de compra a Caja, Paquete al número de latas/botellas dentro de la caja, Tamaño a 1, y unidad a cada uno. También puede establecer la unidad de inventario a lata o botella para describirlo mejor.
A continuación se muestra un ejemplo de una caja de 6 latas.
| Unidad de compra | Pack | Tamaño | Unidad | Unidad de inventario |
| Caso | 6 | 1 | Cada | Lata |
Al ingresar esa misma información en la biblioteca de artículos, xtraCHEF podrá desglosar el costo tanto de la caja como de la lata.
Ejemplos Continuados
Una caja de manzanas de 10 lb. Este artículo de factura se puede configurar de dos maneras dependiendo de cómo desee llevar el inventario:
| Unidad de compra | Pack | Tamaño | Unidad | Unidad de inventario |
| Caso | 10 | 1 | Lb | Lb |
| Caso | 1 | 10 | Lb | N/C |
Una bolsa de azúcar de 5 lb. Este artículo de factura se puede configurar de dos maneras dependiendo de cómo desee llevar el inventario:
| Unidad de compra | Pack | Tamaño | Unidad | Unidad de inventario |
| Bolsa | 5 | 1 | Lb | Lb |
| Bolsa | 1 | 5 | Lb | N/C |
Editar Detalles del Artículo de Factura
Al seleccionar un artículo de factura aprobado en la biblioteca de artículos, podrá profundizar en los detalles asociados con él y cambiarlos, si es necesario. Si este artículo está marcado como A Revisar, use estos pasos para aprobar los artículos y sus detalles.
Desde aquí, desplácese hacia abajo hasta el cuadro de Detalles del Artículo y notará que los campos Unidad de compra, Paquete, Tamaño, Unidad, Unidad de inventario (si corresponde), Producto, y Categoría se pueden editar. Incluso puede agregar un nuevo producto directamente en esta página escribiendo su nombre directamente en el campo de Producto.
Nota: Editar el campo Categoría cambiará posteriormente el campo Código GL. Si su campo Categoría está vacío, este Artículo de Factura puede estar esperando acción en Mapear artículos de factura.
Una vez que hayas realizado las ediciones a este artículo de factura, puedes verificar tu trabajo utilizando la oración en el cuadro azul en la parte inferior. Si no estás de acuerdo con la estructura de la declaración, continúa haciendo ediciones hasta que sea correcta según el artículo de factura en sí y cómo se te envió.
Ver tus productos
En xtraCHEF, Productos se refieren a tus ingredientes y artículos de inventario. A medida que comienzas, tu lista de productos formará la base para que tu restaurante comience a utilizar las funciones de Receta e Inventario. Después de crear tus productos, puedes comenzar inmediatamente a construir tus recetas y conteos de inventario. Para aprender más sobre los productos y cómo crearlos, considera leer xtraCHEF: Comienza con productos y xtraCHEF: Crea productos. Los productos también te permiten agrupar artículos de línea de tus facturas que son sustitutos del mismo artículo de factura. Esto asegurará que los costos de tus platos y los valores de inventario se calculen correctamente, independientemente de cualquier sustitución o reemplazo.
Para ver o cambiar los detalles del producto, selecciona Ver productos en la parte superior de la biblioteca de artículos.
Esto recargará la página para mostrar todos tus Productos actuales.
Seleccionar un Productonombre te permite ver todos los artículos de factura vinculados a ese producto y hacer cambios en el producto o en los artículos de factura. Ytambién puedes realizar varias acciones después de seleccionar Editar producto:
- Personaliza o cambia el Nombre del producto, Rendimiento, Unidad, o Calculadora de densidad (en la parte inferior de la barra lateral) seleccionando los campos correspondientes y haciendo tus cambios antes de seleccionar Guardar cambios.
- Puedes editar directamente la información de la factura de un producto en esta barra lateral. Esto incluye la Unidad de compra, Paquete, Tamaño, Unidad de tamaño, y Unidad de inventario. Revisa cómo estos términos interactúan entre sí en la sección de Definiciones de la biblioteca de artículos arriba. Selecciona Guardar cambios cuando hayas terminado aquí.
- Si decides que ya no necesitas un cierto producto, selecciona Eliminar producto para quitarlo.
- De manera similar, en esta barra lateral, seleccionar el icono azul de menos eliminará un ítem de factura individual de este producto.
Por último, desde la página de Productos en la biblioteca de artículos, selecciona los tres puntos a la extrema derecha del producto. Hay un par de opciones aquí:
- Selecciona Ver última factura para obtener la factura más reciente con un ítem asociado a ese producto.
- Selecciona Renombrar producto para darle a este producto un nuevo nombre.
- Selecciona Detalles del producto para un vistazo más cercano a los ítems de factura, recetas, y listas de conteo de inventario con los que este producto está asociado.
- Este es un método rápido para reconciliar dónde se encuentra este producto y cómo fluye a través de xtraCHEF.
Recursos adicionales
- Biblioteca de artículos de xtraCHEF bajo demanda
- xtraCHEF: Comienza con productos
- xtraCHEF: Crear productos