xtraCHEF: Comience con la configuración del área de inventario y las listas de recuento

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En este artículo:

Resumen de Inventario
Comience con el Inventario
Vista Previa de Sus Listas de Recuento de Inventario
Próximos pasos

Resumen de Inventario

El inventario en xtraCHEF le permite digitalizar sus recuentos de inventario físicos y apoyarse en la automatización. Simplemente cuente lo que tiene a mano, y xtraCHEF hará el resto, creando valores de inventario y análisis para rastrear mejor lo que entra y sale, desperdicio y más.

La gestión de inventario, junto con , solo está disponible en la suite Pro de características de xtraCHEF.

Comience con el Inventario

Este video cubre la creación de un área de inventario, el establecimiento de una lista de recuento para el área y la finalización de recuentos de inventario físicos.

En xtraCHEF, configurar su inventario para comenzar a contar y ver informes consiste en tres partes:

Configuración del Área. Aquí es donde creas un Área de Inventario y configuras tu Horario de Inventario.
Listas de Recuento: Aquí, agregas Productos (Artículos de Inventario) a una lista y configuras los Niveles de Par .
Recuentos de Inventario: Donde puedes contar físicamente tu inventario.

Tu Primer Área de Inventario

Para comenzar, selecciona la Inventario en tu barra de navegación. Necesitarás configurar tu proceso de inventario para cada una de tus ubicaciones por separado, así que siempre verifica tu ubicación en la parte superior de la página antes de comenzar.

Si estás configurando el inventario por primera vez, xtraCHEF te guiará a través de la configuración de tu primera área de inventario. Para hacer esto, selecciona Configurar Inventario.

Sigue las indicaciones seleccionando el área de inventario que mejor describa el espacio de inventario que contarás. Las opciones predeterminadas incluyen Entrada, Congelador, Área de Preparación, Licor, Productos Secos, y Refrigerador. Si esas no describen con precisión tu área, también puedes elegir + Agregar Área Personalizada.

Selecciona tu área(s) de inventario, luego selecciona Siguiente. Luego se te pedirá que Agregar Sub Áreas a tu área de inventario. Si bien este es un paso opcional, aprovechar esta función puede ayudar a agilizar tus recuentos de inventario y ayudar a tu personal a pasar menos tiempo buscando artículos en sus hojas de conteo.

Para agregar sub áreas, selecciona el símbolo más. A continuación, escribe el nombre de la sub área y selecciona Siguiente. Esto te pedirá que Programes tu Inventario y establezcas a tus contadores de inventario.

Tu horario de inventario se establecerá por defecto a las 12 am diariamente a menos que se personalice para coincidir con tu horario de inventario existente o nuevo. Esto se puede hacer seleccionando ya sea la opción Diario, Semanal, Mensual, o Ciclo contable. Puedes personalizar aún más los detalles de tiempo seleccionando un campo correspondiente en la sección Horario.

También puedes decidir crear un Horario Adhoc. Al crear un horario adhoc, puedes elegir cualquier día del mes y si deseas que esa fecha se repita. Selecciona Guardar Horario cuando estés satisfecho con tus cambios.

Nota: El inventario es una entrada de fin de día. Si cuentas el inventario antes de abrir, tu horario debe estar configurado para el día hábil anterior. Hacer esto asegurará que el inventario se registre antes de las ventas y, por lo tanto, la disminución del inventario no se sobrescriba por tu conteo.

Finalmente, selecciona los usuarios que deseas que tengan conteos de inventario completos en esta área. Para hacer esto, selecciona + Asignar.

Al seleccionar + Asignar, puedes elegir ya sea usuarios específicos en tu cuenta o Todos los Gerentes de Restaurante. Para continuar, selecciona una opción y Guardar.

Si decides hacerlo, también puedes añadir instrucciones. Al seleccionar +Añadir, puedes escribir cualquier detalle o nota que desees que el personal siga al contar esta área.

Tu último paso para la configuración inicial del inventario será revisar tu trabajo. Asegúrate de que toda la información que agregaste sea correcta, luego selecciona Finalizar. Si encuentras que tu trabajo es incorrecto, o si deseas comenzar de nuevo, puedes seleccionar Cancelar.

Configuración de área

Para crear áreas de inventario adicionales, navega a Inventario y selecciona la pestaña Configuración de área. Luego, selecciona + Agregar nueva área.

Los siguientes pasos de Configuración de área serán casi idénticos a los descritos en Tu Primera Área de Inventario. Selecciona el área de inventario que mejor se adapte a tus necesidades o crea un Área personalizada. Luego selecciona Siguiente.

A continuación, selecciona tus usuarios de inventario o Todos los Gerentes de Restaurante y + Crear.

Finalmente, alinea xtraCHEF con tu horario de inventario actual o nuevo y agrega subárea(s) a tu área de inventario. Para hacer esto, selecciona el icono de expandir ubicado junto a tu nueva área.

Una vez que hayas configurado tu inventario, estás listo para comenzar a crear tus listas de conteo. Como habrás adivinado, las listas de conteo son todos los artículos que necesitan ser contados de tu inventario.

Contar Listas

Para crear una nueva lista de conteo para un área, navega a Inventario > Listas de Conteo y selecciona el + Crear Nuevo botón junto al área de tu elección.

Por defecto, esta lista de conteo se llamará Nueva Lista de Conteo. Para cambiar esto, selecciona Nueva Lista de Conteo y escribe un nombre personalizado.

A continuación, comienza a agregar artículos de inventario a tu lista de conteo arrastrando y soltando productos en tu Lista de Conteo. Si creaste subáreas, estas se poblarán aquí y se les pueden asignar artículos específicos.

Si no ves el artículo que estás buscando y sabes que está en el catálogo de productos, querrás verificar que se haya agregado a un producto. Consulta para más información.

Consejo profesional: Puedes mover múltiples productos, artículos de factura o recetas de preparación a la vez presionando y manteniendo presionada la tecla Shift y seleccionando Artículos de Inventario.

Continúa agregando tus productos hasta que la lista esté completa. Luego Publicar tu Lista de Conteo finalizada a través del control deslizante No Publicado/Publicado en la esquina superior derecha. Confirma que deseas publicar esta lista de conteo seleccionando Publicar en la ventana emergente. Si se deja No Publicado, esta lista de conteo no aparecerá ni estará disponible para contar.

Niveles de Par y Configuración de Inventario

Al crear listas de conteo, también puedes establecer Niveles de par y personalizar aún más tus productos para fines de inventario. Los niveles de par determinan cuánto de un ingrediente o artículo de inventario debes tener en todo momento. Establecer estos permite que xtraCHEF cree cantidades "por ordenar" para ti, simplificando enormemente el pedido.

Para hacer esto, revisita tu lista de conteo y selecciona el icono de 3 puntos junto a un producto.. Luego, selecciona Configuración de Inventario.

Aquí, puedes activar el/los nivel(es) de par. Para hacer esto, ingresa una cantidad de nivel de par (las UOM de nivel de par se basan en la unidad de compra del artículo). Esto indicará cuánto de tu artículo de inventario tener disponible en todo momento. ¿Quieres establecer niveles de par para meses específicos donde la demanda puede ser mayor o menor? Selecciona un mes individual y cambia la cantidad de par. Nota: Los niveles de par no se transfieren de una lista de conteo a otra y se aplicarán solo a la lista que se está editando. Puedes establecer diferentes niveles de par para el mismo producto en diferentes listas de conteo.

La cantidad Necesidad de ordenar se mostrará en el lado derecho de la lista de conteo.

En la configuración de inventario, mostramos tu costo como el Último Precio de Compra del artículo más reciente en ese producto.

Vista previa de tus listas de conteo de inventario

Con tus Áreas de Inventario establecidas y Listas de Conteo creadas, ¡estás listo para comenzar a contar tu Inventario en xtraCHEF! Sin embargo, antes de sumergirte en , es posible que desees ver cómo se verán estas listas.

Para hacer esto, navega a Inventario > Listas de conteo y selecciona Acción y Vista previa de la lista. Esto presentará una lista de conteo simulada para que la revises.

Próximos pasos

¡Felicidades! Tu ubicación ahora está lista para aprovechar todo el poder de xtraCHEF Inventario. Para acceder a esa información, comienza a realizar tus conteos de inventario regularmente para mantener tus datos e inventario actualizados.

Para más información sobre cómo completar tus nuevos conteos de inventario, visita .
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