xtraCHEF: Mapear artículos de la factura
Última actualización: 8 abr 2026, 10:09 a.m.
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Toast Classroom - Primeros pasos con xtraCHEF de Toast
- Introducción a Mapear Artículos de la Factura
- Comparar Categorías y Códigos GL
- Mapea tus Artículos de la Factura
- Fusionar Productos Duplicados
- Reprocesar Facturas
- Categorías Predeterminadas y Mapeo Predictivo
- Próximos pasos
- Preguntas Frecuentes sobre Mapear Artículos de la Factura
Introducción a Mapear Artículos de la Factura
Mapear artículos de la factura es el punto de partida para todos los datos y análisis en xtraCHEF. También es el paso final en el proceso de conciliación de un documento (facturas y recibos).
Después de subir documentos, la automatización de xtraCHEF leerá y desglosará tus compras artículo por artículo en la factura. Mapear artículos de la factura es donde estarán disponibles todas tus compras individuales para ser mapeadas a su correspondiente Categoría. Las categorías en sí mismas están mapeadas a Códigos GL que utiliza tu sistema contable.
Cada nuevo artículo debe ser mapeado en xtraCHEF la primera vez que aparece en una factura procesada. Una vez asignados, sin embargo, xtraCHEF recordará sus selecciones de categoría y mapeará automáticamente esos artículos en su nombre en el futuro.
Nota: La automatización se crea con el tiempo al mapear manualmente los artículos de la factura a las categorías (y los códigos GL subsiguientes). Los documentos con artículos de factura nunca antes vistos o de nuevos proveedores no continuarán en su proceso de reconciliación sin que usted tome acción y los mapee aquí.
Como resultado de mapear sus documentos, xtraCHEF:
- Comenzará a desarrollar aprendizaje automático y automatización
- Completar el proceso de reconciliación para los documentos cargados y extraerlos a cualquier sistema contable integrado (si corresponde)
- Registrar los totales de compras por el código GL, categoría y artículo de factura para informes, análisis,y conocimientos adicionales relacionados con el seguimiento de costos de alimentos (ilustrado a continuación).
Comparar Categorías y Códigos GL
En xtraCHEF, las categorías de compra se pueden expandir de manera detallada (productos, carne, lácteos) y todas podrían estar mapeadas a un solo código GL llamado Costos de Alimentos. Estas categorías de compra proporcionan una forma más analítica de desglosar sus datos de compra para obtener mejores y más detallados conocimientos sobre exactamente lo que está comprando sin tener que saturar su software contable con múltiples códigos GL para esencialmente lo mismo.
Mapear Sus Artículos de Factura
El video de 3 minutos a continuación cubre los conceptos básicos de mapear artículos de factura y destaca los beneficios de 'codificar' sus artículos.
Comience navegando a Map artículos de factura en su barra de navegación de xtraCHEF. Si tiene artículos pendientes de mapeo, notará un punto de notificación rojo aquí.
En esta página, cualquier artículo de factura pendiente de mapeo puede ser asignado a una categoría personalizada (creada en xtraCHEF) que está mapeada a un Código de Libro Mayor (GL) (sincronizado desde su contabilidad).
Mapear artículos de la factura
Desde aquí, comienza a mapear tu(s) factura(s) a una categoría personalizada o predeterminada correspondiente. Esto se puede hacer para toda la factura a la vez o artículo por artículo. Para hacer esto, selecciona el menú desplegable de Categoría.
Para más opciones sobre categorías predeterminadas, consulta la sección de Categorías Predeterminadas y Mapeo Predictivo. Repite este paso para todos los artículos de tu factura. Una vez que hayas terminado de mapear, selecciona tus artículos de factura mapeados y Enviar Artículos Seleccionados.
- Navega a Mapear artículos de la factura.
- Bajo las opciones punteadas a la derecha de cada fila, estará disponible una nueva opción Marcar como duplicado.
- Al seleccionar eso, inicialmente utilizaremos el algoritmo de distancia existente y mostraremos los productos sugeridos. Solo los productos del proveedor mapeado deberían estar disponibles. Si la duplicación de artículos se debe a la duplicación de proveedores, entonces continuarás con el proceso actual de contactar al equipo de atención.
- En cualquier momento puedes escribir en el campo de búsqueda para anular las sugerencias y buscar productos utilizando una búsqueda con comodín usando tanto Código de Artículo como Descripción de Artículo.
- Las propiedades del producto original se mostrarán cuando se seleccione el producto.
- Antes de combinar el producto, habrá un mensaje claro de que la acción no se puede deshacer.
- Al combinar, el artículo debería salir de la cola de mapeo de artículos si ya se ha asignado una categoría al producto original.
- Si la categoría no está disponible para el producto original, el artículo permanecerá en la cola de mapeo de artículos para la asignación de categoría.
Reprocesar facturas
Las facturas que xtraCHEF determina que no están relacionadas con alimentos o bebidas pueden leerse como 'Resumen de compras', lo que significa que los artículos de la factura se han resumido bajo un solo monto total en lugar de desglosarse artículo por artículo.
Los resúmenes de compras ayudan a simplificar el proceso de mapeo de artículos de la factura para usted, en caso de que una factura parezca necesitar solo una designación de categoría. Sin embargo, en el caso de que una factura y sus artículos necesiten dividirse entre múltiples categorías, se puede utilizar la función de Reprocesar de xtraCHEF para que la factura se envíe nuevamente para un procesamiento detallado, ya sea por Detalle de compra o Resumen de compras.
- Detalle de compra asegura que todas las facturas se desglosen por artículo. Esto permite que la información de los artículos se lea tanto para informes como para características de inventario y recetas.
- Resumen de compras resume la factura por monto total en lugar de leer los detalles de los artículos.
Puede iniciar un Reprocesar seleccionando el icono de tres puntos ubicado bajo la columna Acción y luego seleccionando Reprocesar factura como...
xtraCHEF le pedirá que confirme su decisión. Seleccione Reprocesar.
Categorías predeterminadas y mapeo predictivo
Las nuevas cuentas que opten por no conectarse con plataformas contables tendrán un conjunto de 20 categorías predeterminadas para comenzar a Mapear artículos de factura.
Nota: Sus opciones de categoría predeterminada se pueden personalizar aún más con el tiempo o según sea necesario.
Además, xtraCHEF tiene la capacidad de utilizar mapeo predictivo para categorías predeterminadas. Las facturas y recibos cargados que son revisados por xtraCHEF tendrán una categoría predeterminada asignada automáticamente. Tenga en cuenta que estas selecciones esperarán su revisión (y envío) en Mapear artículos de factura.
Próximos pasos
¡Felicidades por mapear los artículos de su factura! Con un documento completo mapeado a una(s) categoría(s) correspondiente(s), tu información de compra y datos estarán listos para un extracto contable (o aplicable) y registrados en varios Informes y Analíticas de xtraCHEF.
¿Quieres familiarizarte con algunos de los conocimientos que ahora tienes al alcance de tu mano? Visita xtraCHEF: Revisa los Informes de Analíticas para ponerte al día con los informes de vista rápida disponibles en tu página de Analíticas. O, si buscas informes más detallados o tablas de datos, considera leer xtraCHEF: Revisa los Informes en el Módulo de Informes.
Mapa de Artículos de Factura FAQ
¿Cómo puedo hacer una corrección después de haber categorizado incorrectamente un artículo?
Navega a la Biblioteca de artículos en la barra de navegación de la izquierda. Busca este artículo y selecciona el hipervínculo del artículohipervínculo. Aquí, puedes modificar varias de las propiedades del artículo, incluyendo qué producto, categoría y código GL (a través de la categoría) coincide con este artículo. Selecciona Guardar cambios una vez que termines. Aprende más sobre este proceso visitando xtraCHEF: Comienza con la Biblioteca de Artículos.
¿Por qué mis facturas siguen reapareciendo después de seleccionar una categoría?
Asegúrate de que no estás seleccionando por error Reprocesar en lugar de Enviar. Reprocesar mueve tu factura de vuelta a procesamiento en lugar de avanzar en el proceso de conciliación.
Mis facturas siguen apareciendo como Resumen de Compras. ¿Cómo puedo cambiar esto?
Es posible que hayas establecido Resumen de Compras como tu preferencia de extracción para el proveedor. Esto se puede cambiar a través de su página de Proveedores. Aprenda más sobre este proceso enxtraCHEF: Proveedores