Affecter des employés à plusieurs établissements

Donnez à un employé, existant ou nouveau, l'accès à des établissements Toast supplémentaires, définissez ses autorisations par établissement et résolvez les problèmes courants d'accès aux établissements, comme un employé qui se fait déconnecter d'un magasin. Couvre la gestion multi-établissements (MLM) et les configurations multi-établissements sans MLM.

Dans cet article :

• Avant de commencer
• Choisir le bon chemin pour votre configuration
• Chemin A : Attribuer l'accès dans un groupe de restaurants MLM
• Chemin B : Attribuer l'accès entre des ensembles de gestion distincts
• Définir les autorisations au niveau de l'établissement pour un employé
• Passer d'un établissement à l'autre dans Toast Web
• Solution rapide : Employé déconnecté d'un établissement
• Avant de contacter le service à la clientèle
• Foire aux questions
• Articles connexes

Avant de commencer

S'applique à : Toast Web (groupes de Gestion multi-sites avec Toast et configurations multi-sites sans MLM) | Autorisations requises : 6.5 Configuration des groupes de restaurants, 8.2.1 Afficher toutes les autorisations et 8.2.3 Modifier les autorisations personnalisées à chaque emplacement où vous ajustez les autorisations

Vous devez déjà détenir toute autorisation que vous accordez à un autre employé. Toast bloque le changement si ce n'est pas le cas, même si vous êtes propriétaire du compte.

Ce que vous accomplirez : Donnez à un employé l'accès à plusieurs emplacements Toast et configurez ses autorisations à chaque emplacement.

Remarque : Si vous utilisez Toast Payroll, l'employé doit être ajouté dans Toast Payroll plutôt que dans Toast Web. Pour plus d'informations sur l'ajout d'employés à différents emplacements dans Payroll, consultez Toast Payroll : article Attribuer ou modifier les postes ou les emplacements d'un employé.

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Choisir le bon chemin pour votre configuration

Avant de commencer, déterminez comment vos emplacements sont gérés dans Toast. Les étapes de configuration diffèrent selon que vos emplacements font partie d'un groupe de restaurants MLM ou sont détenus en tant qu'ensembles de gestion distincts.

Si vous n'êtes pas certain de ce qui s'applique, vérifiez le menu déroulant des emplacements dans le coin supérieur gauche de Toast Web. Si vous pouvez passer d'un emplacement à l'autre à partir d'une seule connexion, vous êtes dans un groupe MLM (Chemin A). Si vous vous connectez séparément pour chaque emplacement, vous travaillez avec des ensembles de gestion distincts (Chemin B).

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Chemin A : Attribuer l'accès dans un groupe de restaurants MLM

Utilisez ce chemin lorsque tous vos emplacements font partie d'un seul groupe de restaurants MLM. Vous accordez l'accès à partir d'un seul profil d'employé — vous n'avez pas besoin d'ajouter l'employé à chaque emplacement séparément.

1. Dans Toast Web, accédez à Employés > Gestion des employés > Employés.
2. Trouvez l'employé dans la liste et sélectionnez le crayon de modification.
3. Accédez à l'onglet Accès à l'emplacement.
4. Utilisez le menu déroulant pour d'abord sélectionner les groupes de restaurants ou les emplacements auxquels l'employé devrait avoir accès.
5. Pour personnaliser les autorisations pour un emplacement spécifique, accédez à Modifier les autorisations personnalisées et sélectionnez cet emplacement dans le menu déroulant. Toute autorisation qui n'est pas déjà activée peut être réglée sur Personnalisé pour cet employé pour cet emplacement et Toujours activé.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Résultat attendu : L'employé a maintenant accès aux emplacements que vous avez sélectionnés. Il peut utiliser son code d'accès au point de vente existant à chacun d'eux. S'il est actuellement connecté sur un appareil de point de vente, il devra peut-être se déconnecter et se reconnecter pour que les modifications prennent effet.

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Chemin B : Attribuer l'accès dans des ensembles de gestion distincts

Utilisez ce chemin lorsque vos emplacements ne sont pas regroupés sous un seul ensemble de gestion MLM. La même personne doit avoir un profil d'employé à chaque emplacement, tous liés à la même adresse courriel.

1. Dans Toast Web, connectez-vous au premier emplacement et accédez à Employees > Employee management > Employees.
2. Sélectionnez + Add New Employee.
3. Si l'employé n'est pas déjà dans Toast Payroll, basculez la barre supérieure sur No et remplissez les champs suivants :
   • Prénom
   • Nom de famille
   • Adresse courriel (remarque : chaque employé est lié au système par son adresse courriel; assurez-vous que chaque employé utilise une adresse courriel valide et vérifiez l'orthographe avant de continuer; si l'adresse courriel est invalide, l'employé ne sera pas ajouté à l'emplacement souhaité)
   • Code d'accès au point de vente
4. Utilisez le menu déroulant Jobs pour sélectionner le premier poste de l'employé à cet emplacement, puis sélectionnez Add.
5. Pour ajouter d'autres postes à cet emplacement, revenez à la page Employees, sélectionnez le edit pencil pour l'employé, puis cochez les cases correspondant à chaque poste applicable.
6. Save votre travail.
7. Passez à l'emplacement suivant à l'aide du menu déroulant des emplacements situé dans le coin supérieur gauche de Toast Web.
8. Répétez les étapes 2 à 5 au nouvel emplacement, en utilisant la même adresse courriel qu'auparavant. L'employé peut utiliser le même code d'accès au point de vente pour tous les emplacements.

Résultat attendu : L'employé possède un profil à chaque emplacement, tous liés par son adresse courriel. Il peut utiliser le même code d'accès au point de vente à chaque emplacement où il a été ajouté.

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Set Location-Level Permissions for an Employee

Une fois qu'un employé a accès à plusieurs emplacements, vous pouvez ajuster ses autorisations individuellement pour chaque emplacement. Utilisez cette option lorsqu'un employé a des responsabilités différentes selon les établissements, par exemple, gestionnaire à un emplacement et serveur à un autre.

1. Dans Toast Web, accédez à Employés > Gestion des employés > Employés.
2. Trouvez l'employé et sélectionnez le crayon de modification.
3. Accédez à l'onglet Modifier les autorisations personnalisées.
4. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner l'établissement dont vous souhaitez ajuster les autorisations.
5. Réglez les autorisations pertinentes sur Personnaliser pour cet employé à cet établissement (au lieu de Par défaut...) pour effectuer des changements, puis sélectionnez Toujours activé ou Toujours désactivé pour chaque autorisation, au besoin.
6. Répétez les étapes 4 et 5 si vous devez effectuer des changements pour plus d'un établissement.
7. Sélectionnez Enregistrer.

Résultat attendu : Les autorisations de l'employé sont mises à jour pour cet établissement précis. Ses autorisations dans les autres établissements demeurent inchangées.

Pour plus de détails sur la modification des autorisations individuelles et les règles régissant qui peut ajuster les autorisations dans les établissements MLM, consultez Gérer les postes et les autorisations des utilisateurs avec MLM.

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Passer d'un établissement à l'autre dans Toast Web

Pour passer d'un établissement à l'autre auquel vous avez accès, sélectionnez le nom de l'établissement dans le coin supérieur gauche de n'importe quelle page de Toast Web, puis sélectionnez l'établissement que vous souhaitez consulter dans le menu déroulant.

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Solution rapide : Employé déconnecté d'un établissement

Si un employé ne peut pas se connecter à l'un de ses établissements assignés, ou s'il est constamment renvoyé à l'écran de pointage dans un établissement mais pas dans les autres, suivez les étapes de ce tableau de haut en bas. La solution en haut de la liste règle les cas les plus courants.

Si la réinitialisation du bouton bascule ne fonctionne pas, consultez Obtenir de l'aide avec les accès et autorisations des employés MLM pour obtenir un dépannage symptôme par symptôme couvrant les échecs d'autorisation d'administrateur inter-établissements, les codes d'accès au point de vente invalides et les problèmes de synchronisation de profil.

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Avant de communiquer avec le service à la clientèle

Vous devrez faire appel au service à la clientèle pour résoudre le problème si l'une des situations suivantes s'applique à votre groupe de restaurants :

• Aucun employé du groupe ne dispose des autorisations utilisateur complètes 8.2 dans chaque établissement, et vous devez accorder ou restaurer cet accès. Toast vous empêche d'accorder des autorisations que vous ne détenez pas vous-même; par conséquent, sans superutilisateur existant, personne au sein du restaurant ne peut effectuer le changement.
• Le propriétaire ou l'unique administrateur MLM a été archivé ou ne travaille plus pour l'entreprise, et il ne reste aucun employé actif disposant des autorisations complètes au niveau du groupe.
• Les profils des employés doivent être fusionnés entre les établissements et le chemin libre-service standard dans Consolider les identifiants de connexion Toast Web n'a pas fonctionné.

Lorsque vous communiquez avec le service à la clientèle, ayez en main le nom de l'employé concerné, son adresse courriel, les établissements impliqués et tout numéro de dossier connexe.

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Foire aux questions

Je suis le propriétaire — pourquoi ne puis-je pas ajouter un employé à tous mes établissements ?

Si vous êtes le propriétaire et que vous ne pouvez pas ajouter un employé à tous vos établissements, c'est presque toujours parce qu'il vous manque 8.2.1 Afficher toutes les autorisations et possiblement 8.2.2 Modifier les autorisations de poste ou 8.2.3 Modifier les autorisations personnalisées (selon l'action que vous tentez d'effectuer) dans un ou plusieurs établissements, ou parce que vous ne détenez pas une autorisation que vous tentez d'attribuer.

Toast bloque tout changement d'autorisation — même de la part des propriétaires — lorsque l'éditeur ne détient pas déjà l'autorisation qu'il accorde dans l'établissement où il l'accorde. Pour corriger cela, un autre employé du groupe disposant de 8.2.1 Afficher toutes les autorisations (et possiblement 8.2.2 Modifier les autorisations de poste ou 8.2.3 Modifier les autorisations personnalisées) dans chaque établissement peut vous accorder l'accès manquant. Si aucun employé de ce type n'existe, communiquez avec le service à la clientèle (voir Avant de communiquer avec le service à la clientèle).

Un employé peut-il utiliser le même code d'accès au point de vente dans tous les établissements ?

Oui — tant qu'un code de point de vente n'est pas déjà utilisé dans un établissement particulier, un employé peut utiliser le même code d'accès au point de vente dans tous les établissements auxquels il a été ajouté. Lorsque vous ajoutez l'employé dans un nouvel établissement (chemin B) ou que vous lui accordez l'accès via le champ Accès à l'établissement (chemin A), le même code d'accès au point de vente sur son profil fonctionne dans tous ces établissements.

Pour mettre à jour le même code d'accès au point de vente pour tous les établissements, trouvez le profil de l'employé en accédant à Employés > Gestion des employés > Employés. Sélectionnez le lien hypertexte de son nom de famille crayon de modification. Sélectionnez la case à cocher pour « Mettre à jour le code d'accès au point de vente pour tous les emplacements. »

Un employé a des autorisations différentes selon l'emplacement : est-ce normal ?

Oui, c'est normal lorsque les autorisations ont été remplacées au niveau de l'emplacement, ou lorsque l'employé est affecté à des postes différents selon l'emplacement. Des postes différents s'accompagnent d'autorisations héritées différentes; ainsi, une même personne peut être gérant dans un restaurant et serveur dans un autre.

Pour uniformiser les autorisations dans tous les emplacements, consultez Définir les autorisations au niveau de l'emplacement pour un employé ou Gérer les postes et les autorisations des utilisateurs avec la GME pour connaître la procédure complète sur l'héritage et le remplacement des autorisations.

Comment puis-je donner à un employé un accès administrateur à tous les emplacements en même temps ?

Pour donner à un employé un accès administrateur à tous les emplacements en même temps, utilisez le chemin A et sélectionnez l'ensemble du groupe de restaurants dans le menu déroulant Accès à l'emplacement. Cela accorde l'accès à tous les emplacements actuels du groupe. Ensuite, affectez-lui un poste ayant des autorisations de niveau administrateur et confirmez que ces autorisations s'appliquent à chaque emplacement en vérifiant la section Modifier les autorisations personnalisées pour chacun d'eux.

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Articles connexes

• Obtenir de l'aide sur l'accès et les autorisations des employés dans la GME
• Guide des autorisations de gestion multi-emplacement
• Gérer les postes et les autorisations des utilisateurs avec la GME
• Impossible d'accéder à certains emplacements ou groupes
• Regrouper les identifiants de connexion Toast Web

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