Gestion de paie Toast : Obtenir de l’aide pour des importations personnalisées

Dans cet article :

• FAQ sur l’importation personnalisée
  • J’ai importé un fichier avec succès, mais pourquoi les revenus n’ont-ils pas été transférés vers la feuille de calcul (et je n’ai fait aucune exception)?
  • Si j’importe un deuxième fichier, remplacera-t-il la première importation?
  • Puis-je inclure la date du chèque en colonne dans mon importation personnalisée?
  • Puis-je inclure le taux de paie en colonne dans mon importation personnalisée?
  • Puis-je inclure les employés licenciés dans une importation de paie personnalisée?
  • Dans le cas d’une importation de paie personnalisée, quelle est la différence entre « poste » et « ID-emploi »?
• Exceptions d’importation personnalisées
• FAQ sur le dépannage
  • Je ne parviens pas à envoyer les pourboires de Toast Web à Gestion de paie Toast
  • Je reçois un message d’erreur lorsque j’essaie d’importer plusieurs dates pour les pourboires des employés
  • J’essaie de téléverser plusieurs lignes de pourboire, et cela n’importera pas les deux types de pourboire.
  • Je reçois des exceptions pendant le processus d’importation.
  • J’ai ajouté, modifié ou déplacé les en-têtes de colonne (dans la ligne 1) sur la feuille de calcul, et maintenant j’obtiens une erreur d’importation.
  • Lorsque je téléverse un fichier d’importation personnalisé et que je sélectionne Aperçu, j’obtiens quelque chose comme ceci :
  • Lorsque je saisis des données dans mon modèle, le 0 au début du numéro d’employé est supprimé, ce qui provoque des erreurs d’importation.
  • Y a-t-il d’autres options que l’importation personnalisée?
• Questions/scénarios courants
  • La clé de correspondance est vide
  • Le fichier ne correspond pas à un numéro d’employé, mais ce numéro existe dans notre système
  • Les informations de la section « Clé de correspondance » n’ont pas de sens d’après la « correspondance activée »

FAQ sur l’importation personnalisée

J’ai importé un fichier avec succès, mais pourquoi les revenus n’ont-ils pas été transférés vers la feuille de calcul (et je n’ai fait aucune exception)?

Si aucune exception n’a été reconnue, mais que les heures/montants n’ont pas été ajoutés à la feuille de calcul, cela signifie très probablement qu’il y a eu un problème avec le fichier lui-même. Il ne devrait pas y avoir de signes de dollar $ ou d’autres symboles dans les colonnes importées. Lors de la sélection de l’en-tête de chaque colonne, chaque colonne doit avoir le format général.
 

Si j’importe un deuxième fichier, remplacera-t-il la première importation?

Non. Les fichiers d’importation ajouteront les revenus à la feuille de calcul, peu importe ce qui y figure déjà. Si une importation doit être refaite, la paie devra d’abord être réinitialisée.

Remarque : Si la paie se réinitialise, la piste d’audit de l’importation affichera toujours l’importation originale, mais les revenus ne figureront plus sur la feuille de calcul. 
 

Puis-je inclure la date du chèque en colonne dans mon importation personnalisée?

Pour le moment, Gestion de paie Toast n’offre pas de prise en charge directe pour l’importation d’heures pour plusieurs périodes de paie. Pour assurer un traitement de la paie précis, assurez-vous que toutes les heures de votre fichier d'importation correspondent à la période de paie précise que vous exécutez actuellement.

Si vous devez inclure des heures historiques dans le fichier pour votre tenue de registres, vous pouvez les ajouter dans une colonne supplémentaire à l’extrême droite de votre fichier d’importation. Notre système traitera uniquement les heures dans les colonnes standard de la paie actuelle.

Puis-je inclure le taux de rémunération dans une colonne de mon importation personnalisée?

Puis-je inclure les employés licenciés dans une importation de paie personnalisée?

Les importations de paie font correspondre les employés du fichier d’importation aux employés de l’étape Rémunération des employés. Si un employé licencié doit être payé par l’entremise d’une importation, il devra peut-être être ajouté manuellement à l’étape des revenus de l’employé avant que l’importation puisse être traitée avec succès (+Ajouter > Ajouter un employé). Cela permettra à l’employé licencié de recevoir toute la rémunération nécessaire. Une fois ajouté, sélectionnez Actions avancées > Ajouter une importation personnalisée pour continuer.

Sur une importation de paie personnalisée, quelle est la différence entre « poste » et « ID-de-poste »?

Lors de la configuration d’un fichier d’importation personnalisé, vous avez la possibilité d’associer une colonne soit à « Poste », soit à « Job-ExportID ». Dans la majorité des cas, vous serez associé à un poste.

• • • Poste : Il s'agit du niveau de poste lui-même. Sélectionnez Poste si la colonne représente le nom des niveaux de poste auxquels les revenus doivent être associés.
    • Poste – ID d’exportation : Cela représente l’ID d’exportation du niveau de poste. Pour les clients Toast Web, ce champ représente l’Identifiant unique global (GUID) du code de poste dans Toast Web. Cette colonne n’est souvent utilisée que pour les clients qui ne sont pas membres de Toast Web lorsqu’ils utilisent l’identifiant d’exportation des niveaux spécifiquement pour faire une correspondance basée sur les rapports de leur compte Toast. 

 
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Exceptions d’importation personnalisées

Lorsque le système n’est pas en mesure d’ajouter les informations du fichier d’importation dans la feuille de calcul de paie, cela sera noté comme exception. Ces éléments doivent toujours être examinés avant de poursuivre la paie afin de s’assurer que tous les revenus nécessaires sont correctement versés sur la feuille de calcul.

Les colonnes auxquelles nous voulons accorder le plus d’attention sont Match On et Match Key.

• Match On note le type d’information que vous recherchez.
• Match Key note ce que contenait le fichier d’importation, mais le système n’a pas pu le trouver dans la base de données.

Dans la capture d’écran ci-dessus, il y avait un employé avec un numéro d’employé de 98867876 dans le fichier, mais le système ne pouvait pas correspondre à ce numéro sur la feuille de calcul. La clé de correspondance peut être mise à jour avec les informations correctes directement sur cette page. En sélectionnant Importer des exceptions, il tentera de faire passer toutes les exceptions à nouveau avec les informations de clé correspondante mises à jour.

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FAQ sur le dépannage

Je ne parviens pas à envoyer les pourboires du site Web de Toast vers la Gestion de paie

Si vous rencontrez des difficultés pour transmettre vos pourboires du système de point de vente (TPV) à la paie via l’outil Gestion des pourboires et que vous ne pouvez pas contacter la paie pour obtenir de l’aide afin de résoudre l’erreur de communication entre les deux systèmes, vous avez la possibilité d’utiliser la Gestion des pourboires pour générer une feuille de calcul CSV pour l’importation de données.

Commencez par ouvrir le Gestionnaire de pourboires (dans Toast Web, allez à Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des pourboires) et sélectionnez la période de paie concernée. Vous pouvez télécharger ces informations en utilisant la flèche située en haut à droite. Après avoir téléchargé le fichier, vous pouvez copier-coller les données dans le format CSV de votre choix. Il est essentiel d’inclure les colonnes ID d’employé et Total des pourboires après la mise en commun, car ces deux champs contiennent les informations nécessaires pour les téléverser dans Gestion de paie Toast. L’inclusion des colonnes Prénom et Nom est facultative mais non obligatoire. Utilisez cette feuille de calcul comme importation.

Remarque : Veuillez noter que si vous utilisez un compte d’espace réservé, tel que AM Barman, PM Barman, AM Server, PM Server, etc., vous devez omettre leurs lignes lors du transfert des données vers votre feuille de calcul CSV.

Je reçois un message d’erreur lorsque j’essaie d’importer plusieurs dates pour les pourboires des employés

Lorsque vous tentez d’importer des pourboires d’employés à plusieurs dates, il a été observé que la fonctionnalité d’importation de modèle a des limites sur le nombre de lignes qu’il peut traiter en même temps. Des feuilles de calcul trop longues peuvent entraîner une illisibilité par le système.

Pour optimiser le processus d’importation, il est recommandé de segmenter la plage de dates en incréments plus petits et gérables. Plutôt que de téléverser deux semaines, envisagez de diviser les données en intervalles d’une semaine. Si le système ne peut toujours pas traiter efficacement cette durée, décomposer les données en un format quotidien, en fonction du nombre total d’employés inclus dans la feuille de calcul CSV.

J’essaie de téléverser plusieurs lignes de pourboire et cela n’importera pas les deux types de pourboire.

Lorsque vous tentez de téléverser une importation personnalisée qui gère plusieurs colonnes de pourboires, le système peut rencontrer des problèmes au cours du processus d’importation, ce qui entraîne l’importation réussie d’une seule colonne de pourboires tout en excluant les colonnes supplémentaires. Ce problème peut être atténué en segmentant les données de pourboires en feuilles de calcul distinctes, par exemple en utilisant des feuilles de calcul distinctes pour les pourboires payés, les pourboires dus, les pourboires événementiels, etc.

Je reçois des exceptions pendant le processus d’importation.

Il est probable qu’il y ait eu une erreur lors de la saisie des données dans la feuille de calcul. Vérifiez la feuille de calcul et assurez-vous que tous les numéros d’employés sont valides pour chaque personne recevant des revenus et/ou des déductions et qu’il y a des entrées numériques dans toutes les colonnes de revenus et de déductions.

J’ai ajouté, modifié ou déplacé les en-têtes de colonne (dans la ligne 1) sur la feuille de calcul et maintenant j’obtiens une erreur d’importation.

Lorsque les en-têtes sont modifiés, Gestion de paie Toast a du mal à trouver les informations nécessaires pour effectuer une importation avec succès. Vous pouvez soit rétablir les en-têtes tels qu’ils étaient lors du premier téléversement du modèle, soit refaire la partie modèle de ce processus.

Lorsque je téléverse un fichier d’importation personnalisé et que je sélectionne Aperçu, j’obtiens quelque chose comme ceci :

 

• • • Avec Excel, sélectionnez Fichier > Enregistrer sous et sélectionnez le format CSV avant d’enregistrer
    • À l’aide de Google Sheets, sélectionnez Fichier > Télécharger > Valeurs séparées par des virgules

Lorsque je saisis des données dans mon modèle, le 0 au début du numéro d’employé est supprimé, ce qui provoque des erreurs d’importation.

Dans leur mode par défaut, les programmes tableur peuvent supprimer les « zéros initiaux » des numéros d’employés. Suivez ces instructions pour conserver les zéros initiaux sur la feuille de calcul :
 

• • Microsoft Excel : Sélectionnez l’icône gauche dans le coin supérieur gauche de votre tableur (au-dessus de la ligne 1 et à gauche de la colonne A) pour mettre en évidence l’ensemble de la feuille de calcul. Cliquez ensuite avec le bouton droit de la souris sur l’icône et sélectionnez Formater les cellules. Sélectionnez Texte dans la liste et choisissez OK.
  • Google Sheets : Sélectionnez l’icône gauche dans le coin supérieur gauche de votre tableur (au-dessus de la ligne 1 et à gauche de la colonne A) pour mettre en évidence l’ensemble de la feuille de calcul. Sélectionnez ensuite Format > Numéro > Texte brut.

Y a-t-il d’autres options que l’importation personnalisée?

Importer les pourboires dans Gestion de la paie de Toast est un moyen de faire entrer le montant du pourboire du TPV dans les salaires des employés dans Gestion de la paie de Toast. Le Gestionnaire de pourboires de Toast peut éliminer cette étape de la paie en intégrant parfaitement la mise en commun de vos pourboires dans le TPV Toast et Gestion de la paie.
 

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Questions courantes/scénarios

La clé de correspondance est vide

Le fichier comportait une ligne vide où le système attendait des informations. Examinez le fichier d’importation pour déterminer si cela était volontaire ou quelle devrait être la bonne clé de correspondance.

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Le dossier ne correspond pas à un numéro d’employé, mais ce numéro existe dans notre système

Lors de l’importation des informations, il ne sera possible de faire correspondre que les employés qui sont déjà à l’étape des revenus des employés. Vous devrez ajouter manuellement l’employé avant de commencer l’importation personnalisée.

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Les informations contenues dans la section « Clé de correspondance » n’ont pas de sens d’après la méthode « Correspondance activée »

Par exemple, Match On est un code de revenu, mais Match Key semble indiquer les noms de famille. Le système ne lit pas les en-têtes dans le fichier d’importation mais regarde des lignes spécifiques pour obtenir des informations spécifiques selon la façon dont le fichier a été configuré.

Si la clé de correspondance ne semble pas correspondre, cela signifie qu’il y a des informations dans des colonnes inappropriées dans votre fichier d’importation. Vous pouvez soit corriger cela individuellement à l’étape des exceptions, soit réinitialiser la paie et corriger le fichier d’importation réel.

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Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.