Optimiser les préférences de communication

Dans cet article :

• Mettre à jour les contacts Finances ou Service et maintenance
• Supprimer ou modifier des contacts existants
• Historique d’audit des contacts clients

Mettre à jour les contacts Finances ou Service et maintenance

Sur la page Préférences de communication de Toast Web, vous pouvez consulter et gérer les contacts affectés à différentes catégories de communication.

• Financier : Les employés désignés comme contact financier recevront toutes les communications relatives aux activités de facturation pour cet emplacement, y compris les relevés, les factures, les mises à niveau et les renouvellements. Le contact financier recevra également des notifications par courriel concernant les rétrofacturations. Il est donc important de s’assurer que les coordonnées restent à jour afin d’éviter les notifications manquées.
• Service et maintenance : Les employés affectés comme contact de service et de maintenance seront avisés en cas d’interruption de service ou de besoin de maintenance du produit pour cet emplacement. D’autres types de courriels pourraient être inclus à l’avenir.

Pour choisir ou modifier l’endroit où les courriels Toast sont envoyés, comme les factures, les notifications de service, les relevés, les renouvellements, etc., allez à Compte Toast > Notifications et alertes > Préférences de communication. C’est ici que vous pouvez ajouter ou modifier un contact financier ou un contact de service et d’entretien. Vous aurez besoin de l’autorisation d’utilisateur 8.2 pour accéder à cette page.

Ici, une liste d’utilisateurs ayant des comptes Toast Web authentifiés s’affichera. Les utilisateurs étant authentifiés, leurs coordonnées (courriel et numéro de téléphone) ont été vérifiées. Vous pouvez sélectionner ou rechercher les contacts auxquels vous souhaitez attribuer le rôle et sélectionner Affecter des contacts. Vous pouvez affecter plusieurs employés ou groupes à la fois. 

Remarque : Seuls les utilisateurs authentifiés de Toast Web dans votre restaurant peuvent être attribués à une catégorie de communication. Pour savoir comment créer un nouveau compte utilisateur Toast Web, consultez . Vous ne pouvez pas ajouter un contact externe (une personne sans compte Toast Web authentifié) à une catégorie de communication. 

Si votre restaurant utilise un courriel partagé ou un alias de courriel pour sa comptabilité ou sa facturation (p. ex. ), voici quelques directives à garder à l’esprit :

• Tout compte Toast Web disposant d’autorisations financières sensibles (8.1 Comptes financiers ou 8.7 Dépôts instantanés) devra configurer l’authentification multifacteur (AFM) comme mesure de sécurité supplémentaire. En raison de l’AFM obligatoire, il n’est pas conseillé de créer un compte partagé auquel ces autorisations sont affectées. En savoir plus sur l’AFM ici :
• L’option la plus sécurisée consiste à créer un compte Toast Web unique pour chaque utilisateur qui doit se connecter à Toast Web et à attribuer les autorisations en conséquence. Vous pouvez ajouter plusieurs utilisateurs comme contact financier sur la page Préférences de communication. Consultez la section pour les instructions étape par étape.
• Si vous préférez créer un compte Toast Web qui utilise une adresse courriel ou un alias de courriel partagé, nous vous recommandons de ne pas attribuer d’autorisations 8.1 ou 8.7 à ce compte. 

Supprimer ou modifier les contacts existants

Une fois les contacts ajoutés, il est très facile de les modifier ou de les retirer de la liste de contacts. Cela permet aux utilisateurs de mettre à jour les coordonnées et de supprimer les contacts non applicables. Pour modifier ou supprimer un contact, procédez comme suit :
 

1. Accédez à la page Préférences de communication dans Toast Web et consultez la liste des contacts assignés.
2. Le nom de chaque employé comportera un crayon et une icône moins à côté de son nom. Utilisez l’icône de crayon pour modifier les coordonnées et utilisez l’icône moins pour retirer cet employé de la liste de contacts.

Historique d’audit des contacts clients

Pour examiner tout changement apporté aux contacts financiers ou de service et maintenance, accédez à l’historique des audits. Le bouton Historique de vérification se trouve en haut à droite de la page Préférences de communication.

L’historique d’audit affichera une vue au niveau de l’emplacement de l’historique des modifications effectuées dans la plateforme de contact client. Il affichera :
 

• Utilisateurs ayant effectué la modification (courriel ou service interne de Toast)
• Action effectuée (contact créé, contact affecté, contact modifié ou contact retiré)
• Heure du changement
• Pour les modifications uniquement : De (état précédent) -> À (état actuel)

Remarque : Les utilisateurs auront besoin de l’autorisation d’accès 8.2 User Permissions active pour effectuer des modifications et consulter l’historique des audits. Pour plus d’informations sur l’utilisateur, consultez le des autorisations.