Mise en commun des pourboires et répartition des pourboires

Si votre restaurant utilise le Gestionnaire de pourboires de Toast (TTM), n'utilisez pas cet article. TTM est le produit canonique de mise en commun des pourboires et utilise une configuration différente. Allez plutôt à Démarrer avec le Gestionnaire de pourboires de Toast.

Toast Tipout est un produit distinct — une carte de débit à paiement instantané pour les employés recevant des pourboires. Cet article couvre l'action de répartition des pourboires (le flux de travail du gestionnaire pour partager les gains de pourboires). Si vous recherchez la carte Toast Pay, lisez Paie Toast : Démarrer avec la carte Toast Pay - Guide de l'employeur.

Dans cet article :

Avant de commencer
Partager les pourboires en espèces entre le personnel à l'aide des pourboires déclarés négatifs
- Modifier les pourboires en espèces déclarés après coup
- Rapporter les pourboires nets pendant la paie
Configurer la répartition des pourboires en pourcentage par catégorie de ventes
Mettre en commun les pourboires entre les serveurs à l'aide du rapport sur les pourboires mis en commun
Mise en commun des pourboires pour les commandes en ligne
Foire aux questions
Articles connexes

Avant de commencer

S'applique à : Toast POS, Toast Web, restaurants sans Gestionnaire de pourboires de Toast

Autorisations nécessaires :

3.13 Pourboires déclarés négatifs (pour les gestionnaires approuvant les pourboires en espèces déclarés négatifs)
3.12 Révision de quart (pour modifier les pourboires en espèces déclarés sur les quarts fermés)
Accès à Toast Web à Employés > Révision de quart > Configuration avancée de la révision de quart

Ce que vous accomplirez : Configurez un ou plusieurs flux de travail sans Gestionnaire de pourboires de Toast afin que votre personnel puisse partager les gains de pourboires — en utilisant les pourboires en espèces déclarés négatifs pour une redistribution ponctuelle, le versement de pourboires en pourcentage par catégorie de ventes pour les partages basés sur des règles, le rapport de mise en commun des pourboires pour les calculs de mise en commun des pourboires, ou la configuration d'employés partagés pour la distribution des pourboires des commandes en ligne.

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Partager les pourboires en espèces entre le personnel à l'aide de pourboires déclarés négatifs

Dans certains restaurants, les serveurs et les barmans partagent une partie de leurs gains en espèces avec les aides-serveurs, les commis aux débarrassages ou les plongeurs à la fin de chaque quart. Vous pouvez enregistrer ces transferts lors de la révision de quart en permettant aux employés recevant des pourboires de déclarer un montant de pourboire en espèces négatif lorsqu'ils ont versé cet argent à un collègue, tandis que le collègue qui le reçoit déclare un montant positif.

Quand utiliser ceci : Vous gérez les versements de pourboires de manière informelle entre les employés (les serveurs remettent de l'argent aux aides-serveurs) et vous voulez que les transferts apparaissent correctement dans la révision de quart et la paie.

Configurer les pourboires en espèces déclarés négatifs

Dans Toast Web, accédez à Employés > Révision de quart > Configuration avancée de la révision de quart.
Sous la section Déclarer les pourboires en espèces, sélectionnez Les employés recevant des pourboires doivent déclarer les pourboires en espèces pour Déclarer les pourboires en espèces.
Sélectionnez Autoriser pour Pourboires en espèces négatifs afin d'autoriser les pourboires déclarés négatifs lors de la révision de quart avec l'approbation du gestionnaire.
Sélectionnez Enregistrer et publier pour appliquer vos modifications.
Pendant la révision de quart, l'employé sélectionne Déclarer pour déclarer les pourboires en espèces.

Pour enregistrer un montant négatif, l'employé saisit le signe négatif suivi de la valeur numérique. L'employé sélectionne Déclarer pour enregistrer l'entrée.

La valeur négative des pourboires en espèces déclarés apparaît sous Pourboires par carte/non en espèces dans le rapport de révision de quart de cet employé.

Résultat attendu : Les employés recevant des pourboires peuvent déclarer un montant de pourboire en espèces négatif lorsqu'ils remettent de l'argent à un collègue. L'employé qui reçoit l'argent déclare un montant positif correspondant lors de sa propre révision de quart. Les deux entrées sont intégrées aux rapports de révision de quart et à la paie.

Exemple : Le barman Mike partage de l'argent avec le commis débarrasseur John

Le barman Mike a 200 $ en pourboires (en espèces ou non) et doit 10 % au commis débarrasseur John.
Le barman Mike déclare -20 $ en pourboires en espèces lors de sa révision de quart et remet l'argent au commis débarrasseur John.
Le commis débarrasseur John déclare +20 $ lors de sa sortie.

Le montant net est correct dans le rapport de révision de quart de chaque employé.

Modifier les pourboires en espèces déclarés après coup

Si vous devez consulter ou modifier les entrées de pourboires en espèces déclarés après la fermeture du quart de travail, ce flux de travail se trouve dans un article dédié. Allez à Gérer les pourboires en espèces dans la révision de quart pour la procédure de modification complète sur Toast Web et sur le terminal de point de vente Toast.

Rapporter les pourboires nets pendant la paie

Lorsque des pourboires en espèces déclarés négatifs sont impliqués, le gestionnaire rapporte un montant de pourboire net par employé à la paie. En poursuivant avec l'exemple du barman Mike :

Le barman Mike a 200 $ en pourboires non en espèces et -20 $ en pourboires en espèces déclarés. Le gestionnaire saisit 180 $ net pour Mike.
Le commis débarrasseur John a 0 $ en pourboires non en espèces et +20 $ en pourboires en espèces déclarés. Le gestionnaire saisit 20 $ pour John.

Pour le guide de référence sur la façon dont les pourboires en espèces déclarés sont intégrés à la paie dans tous les scénarios, consultez Aperçu de la déclaration des pourboires en espèces.

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Configurer le versement de pourboires en pourcentage par catégorie de ventes

Dans certains restaurants, le total des gains en pourboires est divisé entre les employés à l'aide de pourcentages liés aux rôles professionnels et aux catégories de ventes. Par exemple, les aides-barmans peuvent recevoir 6 % des ventes au bar en guise de pourboires pour un quart de travail. Si le bar réalise 15 000 $ de ventes, les aides-barmans gagnent 6 % de ce montant — 900 $ — à partager entre les aides-barmans travaillant durant ce quart de travail.

Quand utiliser ceci : Vous souhaitez un versement de pourboires basé sur des règles où un poste (serveurs, barmans) partage un pourcentage fixe d'une catégorie de ventes (ventes au bar, ventes de nourriture) avec un autre poste (aides-barmans, livreurs de nourriture, commis débarrasseurs).

Configurer un nouveau versement de pourboires en pourcentage

Dans Toast Web, accédez à Employés > Révision de quart > Configuration avancée de la révision de quart.
Faites défiler jusqu'à Rapport de révision de quart > Partage de pourboires.
Cochez la case à côté de Partage de pourboires.
Sélectionnez Détails.
Sélectionnez +Ajouter nouveau.
Sélectionnez votre catégorie de ventes dans le menu déroulant.
Ajoutez le pourcentage de pourboire souhaité et une description si vous le souhaitez. Par exemple, « Pourcentage de pourboire du bar sur les ventes de nourriture. »

Répétez l'opération pour chaque pourcentage de pourboire de catégorie de ventes nécessaire.
Sélectionnez Enregistrer et publier pour appliquer vos modifications.

Résultat attendu : Chaque pourcentage de pourboire de catégorie de ventes ajouté apparaît dans le panneau de détails du partage de pourboires. Le pourcentage configuré s'affiche dans les rapports de révision de quart appropriés la prochaine fois qu'un employé recevant des pourboires effectue une révision de quart.

Remarque : Ce montant est calculé en fonction des ventes nettes, et non des ventes brutes. Le montant de pourboire de catégorie de ventes calculé apparaît sur la révision de quart de la personne responsable de la distribution des pourboires, et non sur celle de la personne qui les reçoit. Cet argent doit être distribué manuellement par vous ou votre personnel. Toast POS calcule le montant dû par pourcentage attribué à la catégorie de ventes, mais ne le distribue pas automatiquement aux employés qui reçoivent les pourboires.

Modifier un pourcentage de remise de pourboire existant

Lorsque votre structure de remise de pourboire change — par exemple, pour faire passer la remise de pourboire du serveur de bar de 5 % à 7 %, ou pour supprimer une catégorie de ventes du partage — vous modifiez le pourcentage dans le même panneau de détails de partage de pourboires où vous l'avez configuré.

Dans Toast Web, accédez à Employés > Révision de quart > Configuration avancée de la révision de quart.
Faites défiler jusqu'à Rapport de révision de quart > Partage de pourboires et sélectionnez Détails.
Trouvez la ligne de la catégorie de ventes dont vous souhaitez modifier le pourcentage.
Mettez à jour le champ de pourcentage avec la nouvelle valeur.
Pour supprimer complètement une catégorie du partage de pourboires, supprimez la ligne.
Sélectionnez Enregistrer et publier pour appliquer vos modifications.

Résultat attendu : Le pourcentage mis à jour s'applique aux quarts de travail à venir. Les quarts de travail passés déjà calculés selon l'ancien pourcentage ne sont pas affectés.

Vérifier quelles catégories de ventes partagent des pourboires

Si un article de menu — comme un mocktail ou une boisson non alcoolisée — ne génère pas le montant de partage de pourboires attendu, la cause sous-jacente est généralement que la catégorie de ventes de l'article de menu ne correspond pas à une catégorie configurée dans le partage de pourboires. Vérifiez la configuration à deux endroits.

Dans Toast Web, accédez à Employés > Révision de quart > Configuration avancée de la révision de quart et passez en revue la liste des catégories de ventes sous Partage de pourboires > Détails. Notez chaque catégorie de ventes pour laquelle un pourcentage est configuré.
Dans Toast Web, trouvez l'article de menu qui ne génère pas le montant de pourboire prévu et vérifiez sa catégorie de ventes assignée. La catégorie de ventes de l'article de menu doit correspondre à l'une des catégories de votre configuration de partage de pourboires pour générer un montant de pourboire.

Résultat attendu : Chaque article de menu dont vous attendez une contribution au partage de pourboires est assigné à une catégorie de ventes qui figure dans votre liste de partage de pourboires. Les articles dont les catégories de ventes ne figurent pas dans la liste ne généreront pas de montant de pourboire.

Comment le pourcentage de partage de pourboires apparaît dans la révision de quart

Les pourcentages de partage de pourboires apparaissent dans le rapport de révision de quart, soit dans la section de vérification des pourboires par carte de crédit (si activée), soit sous Total des pourboires (par défaut). Les pourcentages s'Impriment également sur la révision de quart physique. Il s'agit uniquement d'un calcul; cela ne transfère pas les pourboires des gains d'un employé à ceux d'un autre.

Pour le moment, Toast ne signale pas le montant transféré d'un poste à un autre ni les montants de partage de pourboires par employé dans le rapport de sommaire de la main-d'œuvre de Toast. Si vous devez effectuer un suivi, conservez vos révisions de quart Imprimées.

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Conseils sur la mise en commun des pourboires à l'aide du rapport sur les pourboires mis en commun

Le rapport sur les pourboires mis en commun recueille tous les pourboires par carte de crédit (pourboires non en espèces) associés aux notes pour un quart de travail et les répartit entre les serveurs qui étaient pointés pendant la période où les notes étaient ouvertes. Le système ne met pas réellement les pourboires en commun pour les verser — il indique une façon recommandée de répartir les pourboires entre les serveurs.

Quand utiliser ceci : Vous souhaitez obtenir un exemple de calcul de la façon dont les pourboires non en espèces pourraient être répartis entre les serveurs qui ont travaillé pendant des périodes de notes qui se chevauchent. Vous devrez tout de même distribuer les pourboires manuellement en fonction de ce que le rapport indique.

Fonctionnement du calcul de la mise en commun des pourboires

Les pourboires sont associés à l'heure d'ouverture de la note et ne sont répartis qu'entre les serveurs qui étaient pointés au moment où la note a été ouverte. Une fois que le système a identifié les serveurs admissibles (en fonction des notes ouvertes et des heures de pointage), les pourboires sont calculés en fonction des heures travaillées.

Premier exemple : Chevauchement des pointages

Le serveur A pointe à 9 h 00 et prend deux commandes (il y a donc deux notes ouvertes). Le serveur B pointe à 9 h 31 et le serveur C pointe à 9 h 35. Seul le serveur A reçoit les pourboires des deux commandes ouvertes entre 9 h 00 et 9 h 30. Le serveur A pointe à sa sortie à 11 h 00. Les pourboires de toutes les commandes ouvertes entre 9 h 35 et 11 h 00 sont répartis entre les trois serveurs, car ces commandes ont été ouvertes après que les trois serveurs aient pointé.

Deuxième exemple : Note pour un grand groupe

Il y a un grand groupe dans la salle à manger à midi. Le serveur A ouvre une note pour le groupe et commence à prendre les commandes de boissons. Le serveur B pointe à 12 h 31 pour aider avec le grand groupe. Comme le serveur B n'était pas pointé au moment où l'addition a été ouverte, le serveur B n'est pas inclus dans la mise en commun des pourboires calculée pour cette addition. Dans cette situation, la mise en commun des pourboires pour cette addition doit être calculée manuellement.

Remarque : La fonctionnalité de mise en commun des pourboires est un calcul type. Elle ne retire pas de pourboires des gains d'un employé et n'ajoute pas de pourboires aux gains d'un employé.

Configurer les postes recevant des pourboires

Pour que le rapport sur la mise en commun des pourboires soit généré, chaque rôle de poste qui collecte des pourboires dans votre restaurant doit être configuré pour exiger la saisie des pourboires en argent comptant à la fermeture.

Dans Toast Web, accédez à Employés > Gestion des employés > Postes.
Sélectionnez le rôle de poste que vous souhaitez modifier. Par exemple, sélectionnez Serveur.

Activez le paramètre Employé recevant des pourboires pour chaque rôle de poste qui collecte des pourboires.
Répétez l'opération pour chaque rôle de poste qui collecte des pourboires. N'activez pas ce paramètre pour les rôles salariés qui ne reçoivent pas de pourboires.

Résultat attendu : Chaque poste qui collecte des pourboires dans votre restaurant a le paramètre Employé recevant des pourboires activé, et le rapport sur la mise en commun des pourboires inclura ces postes dans son calcul. La mise en commun des pourboires inclut les pourboires en argent comptant et autres que l'argent comptant saisis sur l'écran de paiement.

Afficher le rapport sur la mise en commun des pourboires

Le rapport affiche le sommaire du restaurant et le sommaire des employés avec le total des pourboires et des gratifications. Définissez le filtre de plage de dates en haut de la page. Vous ne pouvez pas extraire plus de deux semaines à la fois, mais vous pouvez extraire n'importe quelle période de deux semaines depuis que vous avez activé la mise en commun des pourboires.

Dans Toast Web, accédez à Rapports > Main-d'œuvre > Sommaire de la main-d'œuvre pour la vue canonique de la mise en commun des pourboires.
Définissez la plage de dates à l'aide du filtre situé en haut.
Examinez le résumé du restaurant et le résumé des employés pour connaître le total des pourboires et des gratifications. La colonne Pourboires déclarés reflète les pourboires déclarés provenant des révisions de quarts de travail fermés au cours de la période choisie. Les colonnes Pourboires et Gratifications reflètent les pourboires et les gratifications provenant de toutes les additions fermées dans toutes les révisions de quarts de travail fermés au cours de la période choisie.

Résultat attendu : Vous pouvez voir le total des pourboires, des gratifications et des pourboires déclarés par employé pour toute période de deux semaines, dérivés uniquement des révisions de quarts de travail fermés.

Remarque : Les pourboires non en espèces et les gratifications sont calculés dans le rapport de pourboires mis en commun.

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Mettre en commun les pourboires pour les commandes en ligne

Sans le Gestionnaire de pourboires de Toast, vous pouvez inclure les pourboires des commandes en ligne dans la mise en commun en créant un employé générique « Commande en ligne » qui est affecté à toutes les commandes en ligne. Les pourboires non en espèces perçus par le biais des commandes en ligne transitent par cet employé partagé et sont intégrés au calcul de la mise en commun pour le quart de travail.

Quand utiliser ceci : Vous acceptez les commandes en ligne et vous souhaitez que les pourboires provenant de ces commandes soient inclus dans votre rapport de pourboires mis en commun ou répartis entre les employés travaillant durant le quart de travail.

Remarque : Si vous utilisez le Gestionnaire de pourboires de Toast, le flux de travail est différent. Consultez plutôt Comment configurer le partage des pourboires pour les commandes en ligne avec le Gestionnaire de pourboires de Toast.

Configurer l'employé partagé pour les commandes en ligne

Pour les étapes de création d'un nouvel employé, consultez Ajouter et gérer des employés dans Toast Web, et pour la configuration des commandes en ligne, consultez Démarrer avec les commandes en ligne.

Lorsque vous créez l'employé partagé pour les commandes en ligne, assurez-vous que :

Le poste associé à l'employé pour les commandes en ligne est réglé sur Horaire.
Sous la section Rapports du poste, sélectionnez Exclure des rapports.
Sous l'onglet Autorisations, définissez toutes les autres autorisations requises par le rôle (par exemple, 1.7 Accès au tiroir-caisse) à ce moment-là.
Une fois l'employé partagé créé et associé au poste de commandes en ligne, retournez à la page des commandes en ligne et sélectionnez votre nouvel employé comme Serveur de commandes en ligne.

Résultat attendu : Toutes les commandes en ligne sont attribuées à l'employé partagé « Commandes en ligne », peu importe qui se connecte à l'appareil de transmission automatique. Les pourboires non en espèces sur ces commandes sont versés dans votre rapport de mise en commun des pourboires et peuvent être répartis entre les employés travaillant durant le quart de travail. L'employé partagé lui-même n'apparaît pas dans le rapport en raison du paramètre « Ne pas inclure les heures et la rémunération ».

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Foire aux questions

Comment trouver la configuration avancée de la révision des quarts de travail ?

Vous trouverez la configuration avancée de la révision des quarts de travail dans Toast Web, en suivant ce chemin précis : Toast Web > Employés > Révision des quarts de travail > Configuration avancée de la révision des quarts de travail. La page contient les sections Déclarer les pourboires en espèces, Pourboires en espèces négatifs et Mise en commun des pourboires, auxquelles il est fait référence tout au long de cet article.