Mise en commun des pourboires et répartition des pourboires

Important : Si votre restaurant utilise le Gestionnaire de pourboires de Toast (TTM), n'utilisez pas cet article. Le TTM est le produit de mise en commun des pourboires officiel et utilise une configuration différente. Allez plutôt à Démarrer avec le Gestionnaire de pourboires de Toast.

Remarque : Toast Tipout est un produit distinct — une carte de débit à paiement instantané pour les employés recevant des pourboires. Cet article couvre l'action de répartition des pourboires (le flux de travail du gestionnaire pour partager les gains de pourboires). Si vous cherchez la carte Toast Pay, lisez Toast Payroll : Démarrer avec la carte Toast Pay - Guide de l'employeur.

Dans cet article :

Avant de commencer
Partager les pourboires en espèces entre le personnel à l'aide des pourboires déclarés négatifs
- Modifier les pourboires en espèces déclarés après coup
- Rapporter les pourboires nets pendant la paie
Configurer la répartition des pourboires en pourcentage par catégorie de ventes
Mise en commun des pourboires entre les serveurs à l'aide du rapport sur les pourboires mis en commun
Mise en commun des pourboires pour les commandes en ligne
Foire aux questions
Articles connexes

Avant de commencer

S'applique à : Toast POS, Toast Web, restaurants sans Gestionnaire de pourboires de Toast

Autorisations requises :

3.13 Pourboires déclarés négatifs (pour les gestionnaires qui approuvent les pourboires en espèces déclarés négatifs)
3.12 Révision de quart (pour modifier les pourboires en espèces déclarés lors de quarts fermés)
Accès à Toast Web à Employés > Révision de quart > Configuration avancée de la révision de quart

Ce que vous accomplirez : Configurez un ou plusieurs flux de travail sans Gestionnaire de pourboires pour que votre personnel puisse partager les pourboires gagnés — en utilisant les pourboires en espèces déclarés négatifs pour une redistribution ponctuelle, le versement de pourboires en pourcentage par catégorie de ventes pour les partages basés sur des règles, le rapport sur les pourboires mis en commun pour les calculs de mise en commun des pourboires, ou la configuration d'employés partagés pour la répartition des pourboires des commandes en ligne.

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Partager les pourboires en espèces entre le personnel à l'aide des pourboires déclarés négatifs

Dans certains restaurants, les serveurs et les barmans partagent une partie de leurs gains en espèces avec les aides-serveurs, les commis débarrasseurs ou les plongeurs à la fin de chaque quart. Vous pouvez enregistrer ces transferts lors de la révision de quart en permettant aux employés recevant des pourboires de déclarer un montant de pourboire en espèces négatif lorsqu'ils ont versé cet argent à un collègue, tandis que le collègue qui le reçoit déclare un montant positif.

Quand utiliser ceci : Vous gérez les partages de pourboires de manière informelle entre les employés (les serveurs remettent de l'argent aux aides-serveurs) et vous souhaitez que les transferts apparaissent correctement dans la révision de quart et la paie.

Configurer les pourboires en espèces déclarés négatifs

Dans Toast Web, accédez à Employés > Révision de quart > Configuration avancée de la révision de quart.
Sous la section Déclarer les pourboires en espèces, sélectionnez Les employés recevant des pourboires doivent déclarer les pourboires en espèces pour Déclarer les pourboires en espèces.
Sélectionnez Autoriser pour les Pourboires en espèces négatifs afin d'autoriser les pourboires déclarés négatifs lors de la révision de quart avec l'approbation d'un gestionnaire.
Sélectionnez Enregistrer et publier pour appliquer vos modifications.
Pendant la révision de quart, l'employé sélectionne Déclarer pour déclarer les pourboires en espèces.

Pour enregistrer un montant négatif, l'employé saisit le signe moins suivi de la valeur numérique. L'employé sélectionne Déclarer pour enregistrer l'entrée.

La valeur négative des pourboires en espèces déclarés apparaît sous Pourboires par carte/non en espèces dans le rapport de révision de quart de cet employé.

Résultat attendu : Les employés recevant des pourboires peuvent déclarer un montant de pourboire en espèces négatif lorsqu'ils remettent de l'argent à un collègue. L'employé qui reçoit l'argent déclare un montant positif correspondant lors de sa propre révision de quart. Les deux entrées sont intégrées aux rapports de révision de quart et à la paie.

Exemple : Le barman Mike partage de l'argent avec l'aide-serveur John

Le barman Mike a 200 $ en pourboires (en argent ou non) et en doit 10 % au commis débarrasseur John.
Le barman Mike déclare -20 $ en pourboires en argent sur son rapport de fin de quart et remet l'argent au commis débarrasseur John.
Le commis débarrasseur John déclare +20 $ au moment de pointer sa sortie.

Le montant net est exact dans le rapport de fin de quart de chaque employé.

Modifier les pourboires en argent déclarés après coup

Si vous devez consulter ou modifier des entrées de pourboires en argent déclarés après la fermeture du quart, cette procédure se trouve dans un article dédié. Allez à Gérer les pourboires en argent dans le rapport de fin de quart pour connaître la procédure de modification complète sur Toast Web et sur le point de vente Toast.

Rapporter les pourboires nets lors de la paie

Lorsque des pourboires en argent déclarés négatifs sont en jeu, le gérant rapporte un montant net de pourboires par employé à la paie. Pour poursuivre avec l'exemple du barman Mike :

Le barman Mike a 200 $ en pourboires non versés en argent et -20 $ en pourboires en argent déclarés. Le gérant saisit 180 $ net pour Mike.
Le commis débarrasseur John a 0 $ en pourboires non versés en argent et +20 $ en pourboires en argent déclarés. Le gérant saisit 20 $ pour John.

Pour le guide de référence sur la façon dont les pourboires en argent déclarés sont intégrés à la paie dans tous les scénarios, consultez Aperçu de la déclaration des pourboires en argent.

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Configurer le pourcentage de partage des pourboires par catégorie de ventes

Dans certains restaurants, le total des pourboires gagnés est divisé entre les employés selon des pourcentages liés aux rôles et aux catégories de ventes. Par exemple, les aides-barmans peuvent recevoir 6 % des ventes au bar en guise de pourboires pour un quart de travail. Si le bar réalise 15 000 $ de ventes, les aides-barmans gagnent 6 % de ce montant — 900 $ — à partager entre les aides-barmans travaillant durant ce quart.

Quand utiliser ceci : Vous souhaitez une répartition des pourboires basée sur des règles où un poste (serveurs, barmans) partage un pourcentage fixe d'une catégorie de ventes (ventes au bar, ventes de nourriture) avec un autre poste (aides-barmans, commis aux repas, commis de salle).

Configurer un nouveau pourcentage de répartition des pourboires

Dans Toast Web, accédez à Employés > Révision de quart > Configuration avancée de la révision de quart.
Faites défiler jusqu'à Rapport de révision de quart > Partage des pourboires.
Cochez la case à côté de Partage des pourboires.
Sélectionnez Détails.
Sélectionnez +Ajouter nouveau.
Sélectionnez votre catégorie de ventes dans le menu déroulant.
Ajoutez le pourcentage de pourboire souhaité et une description si vous le souhaitez. Par exemple, « Pourcentage de pourboire au bar sur les ventes de nourriture ».

Répétez l'opération pour chaque pourcentage de pourboire de catégorie de ventes dont vous avez besoin.
Sélectionnez Enregistrer et publier pour appliquer vos modifications.

Résultat attendu : Chaque pourcentage de pourboire de catégorie de ventes ajouté apparaît dans le panneau de détails du partage des pourboires. Le pourcentage configuré s'affiche dans les rapports de révision de quart appropriés la prochaine fois qu'un employé recevant des pourboires effectue une révision de quart.

Remarque : Ce montant est calculé en fonction des ventes nettes, et non des ventes brutes. Le montant calculé du pourboire de la catégorie de ventes apparaît sur la révision de quart de la personne responsable de la distribution des pourboires, et non sur celle de la personne qui les reçoit. Cet argent doit être distribué manuellement par vous ou votre personnel. Le point de vente Toast calcule le montant dû par pourcentage attribué à la catégorie de ventes, mais ne le distribue pas automatiquement aux employés qui reçoivent les pourboires.

Modifier un pourcentage de répartition des pourboires existant

Lorsque votre structure de répartition des pourboires change — par exemple, pour faire passer la répartition des aides-barmans de 5 % à 7 %, ou pour supprimer une catégorie de ventes du partage — vous modifiez le pourcentage dans le même panneau de détails de partage des pourboires où vous l'avez configuré.

Dans Toast Web, accédez à Employés > Révision de quart > Configuration avancée de la révision de quart.
Faites défiler jusqu'à Rapport de révision de quart > Partage de pourboires et sélectionnez Détails.
Localisez la ligne de la catégorie de ventes dont vous souhaitez modifier le pourcentage.
Mettez à jour le champ de pourcentage avec la nouvelle valeur.
Pour supprimer complètement une catégorie du partage de pourboires, supprimez la ligne.
Sélectionnez Enregistrer et publier pour appliquer vos modifications.

Résultat attendu : Le pourcentage mis à jour s'applique aux quarts de travail à venir. Les quarts de travail passés déjà calculés selon l'ancien pourcentage ne sont pas affectés.

Vérifiez quelles catégories de ventes sont incluses dans le partage de pourboires

Si un article de menu — comme un mocktail ou une boisson non alcoolisée — ne génère pas le montant de partage de pourboires attendu, la cause sous-jacente est généralement que la catégorie de ventes de l'article de menu ne correspond pas à une catégorie configurée dans le partage de pourboires. Vérifiez la configuration à deux endroits.

Dans Toast Web, accédez à Employés > Révision de quart > Configuration avancée de la révision de quart et passez en revue la liste des catégories de ventes sous Partage de pourboires > Détails. Notez chaque catégorie de ventes pour laquelle un pourcentage est configuré.
Dans Toast Web, trouvez l'article de menu qui ne génère pas de pourboire comme prévu et vérifiez sa catégorie de ventes assignée. La catégorie de ventes de l'article de menu doit correspondre à l'une des catégories de votre configuration de partage de pourboires pour générer un montant de pourboire.

Résultat attendu : Chaque article de menu dont vous attendez une contribution au partage de pourboires est assigné à une catégorie de ventes qui figure dans votre liste de partage de pourboires. Les articles dont les catégories de ventes ne figurent pas dans la liste ne généreront pas de montant de pourboire.

Comment le pourcentage de partage de pourboires apparaît dans la révision de quart

Les pourcentages de partage de pourboires apparaissent dans le rapport de révision de quart, soit sous la section de vérification des pourboires par carte de crédit (si activée), soit sous Total des pourboires (par défaut). Les pourcentages s'impriment également sur la révision de quart physique. Il s'agit d'un calcul seulement; cela ne déplace pas les pourboires des gains d'un employé vers ceux d'un autre.

Pour le moment, Toast ne rapporte pas le montant transféré d'un poste à un autre et ne rapporte pas les montants de partage de pourboires par employé sur le rapport de sommaire de la main-d'œuvre de Toast. Si vous devez effectuer un suivi, conservez vos rapports de quart imprimés.

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Mise en commun des pourboires entre les serveurs à l'aide du rapport de mise en commun des pourboires

Le rapport de mise en commun des pourboires recueille tous les pourboires par carte de crédit (pourboires non en espèces) associés aux notes pour un quart de travail et les répartit entre les serveurs qui étaient en fonction pendant la période où les notes étaient ouvertes. Le système ne met pas réellement les pourboires en commun pour les verser — il indique une façon recommandée de répartir les pourboires entre les serveurs.

Quand utiliser ceci : Vous souhaitez obtenir un exemple de calcul de la façon dont les pourboires non en espèces pourraient être répartis entre les serveurs qui ont travaillé pendant des périodes de notes chevauchantes. Vous devrez tout de même distribuer les pourboires manuellement en fonction de ce que le rapport indique.

Fonctionnement du calcul de la mise en commun des pourboires

Les pourboires sont associés à l'heure d'ouverture de la note et sont uniquement répartis entre les serveurs qui étaient en fonction au moment où la note a été ouverte. Une fois que le système a identifié les serveurs admissibles (en fonction des notes ouvertes et des heures d'entrée en fonction), les pourboires sont calculés selon les heures travaillées.

Exemple un : Heures d'entrée en fonction chevauchantes

Le serveur A entre en fonction à 9 h 00 et prend deux commandes (il y a donc deux notes ouvertes). Le serveur B entre en fonction à 9 h 31 et le serveur C entre en fonction à 9 h 35. Seul le serveur A reçoit les pourboires des deux commandes ouvertes entre 9 h 00 et 9 h 30. Le serveur A termine son quart à 11 h 00. Les pourboires sur toutes les commandes ouvertes entre 9 h 35 et 11 h 00 sont répartis entre les trois serveurs, car ces commandes ont été ouvertes après que les trois serveurs soient entrés en fonction.

Exemple deux : Note pour un grand groupe

Il y a un grand groupe dans la salle à manger à midi. Le serveur A ouvre une note pour le groupe et commence à prendre les commandes de boissons. Le serveur B pointe à 12 h 31 pour aider avec le grand groupe. Comme le serveur B n'était pas pointé au moment où l'addition a été ouverte, le serveur B n'est pas inclus dans la mise en commun des pourboires calculée pour cette addition. Dans cette situation, la mise en commun des pourboires pour cette addition doit être calculée manuellement.

Remarque : La fonctionnalité de mise en commun des pourboires est un calcul type. Elle ne retire pas de pourboires des gains d'un employé et n'ajoute pas de pourboires aux gains d'un employé.

Configurer les postes à pourboires

Pour que le rapport sur les pourboires mis en commun soit rempli, chaque rôle de poste qui collecte des pourboires dans votre restaurant doit être configuré pour exiger la saisie des pourboires en espèces à la fermeture.

Dans Toast Web, accédez à Employés > Gestion des employés > Postes.
Sélectionnez le rôle de poste que vous souhaitez modifier. Par exemple, sélectionnez Serveur.

Activez le paramètre Employé à pourboires pour chaque rôle de poste qui reçoit des pourboires.
Répétez l'opération pour chaque rôle de poste qui reçoit des pourboires. N'activez pas ce paramètre pour les rôles salariés qui ne reçoivent pas de pourboires.

Résultat attendu : Chaque poste recevant des pourboires dans votre restaurant a le paramètre Employé à pourboires activé, et le rapport sur les pourboires mis en commun inclura ces postes dans son calcul. Les pourboires mis en commun incluent les gratifications en espèces et autres qu'en espèces saisies sur l'écran de paiement.

Afficher le rapport sur les pourboires mis en commun

Le rapport affiche le sommaire du restaurant et le sommaire des employés avec le total des pourboires et des gratifications. Définissez le filtre de plage de dates en haut de la page. Vous ne pouvez pas extraire plus de deux semaines à la fois, mais vous pouvez extraire n'importe quelle période de deux semaines depuis que vous avez activé la mise en commun des pourboires.

Dans Toast Web, accédez à Rapports > Main-d'œuvre > Sommaire de la main-d'œuvre pour obtenir la vue canonique des pourboires mis en commun.
Définissez la plage de dates à l'aide du filtre situé en haut.
Examinez le Sommaire du restaurant et le Sommaire des employés pour connaître le total des pourboires et des gratifications. La colonne Pourboires déclarés reflète les pourboires déclarés provenant des révisions de quart fermées au cours de la période choisie. Les colonnes Pourboires et Gratifications reflètent les pourboires et les gratifications provenant de toutes les factures fermées dans toutes les révisions de quart fermées au cours de la période choisie.

Résultat attendu : Vous pouvez voir le total des pourboires, des gratifications et des pourboires déclarés par employé pour toute période de deux semaines, dérivés uniquement des révisions de quart fermées.

Remarque : Les pourboires sans argent comptant plus les gratifications sont calculés dans le Rapport sur les pourboires mis en commun.

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Mettre en commun les pourboires pour les commandes en ligne

Sans le Gestionnaire de pourboires de Toast, vous pouvez inclure les pourboires des commandes en ligne dans la mise en commun en créant un employé générique de Commande en ligne qui est affecté à toutes les commandes en ligne. Les pourboires sans argent comptant recueillis par l'entremise de la commande en ligne transitent par cet employé partagé et sont inclus dans le calcul de la mise en commun pour le quart de travail.

Quand utiliser ceci : Vous acceptez des commandes en ligne et vous souhaitez que les pourboires provenant de ces commandes soient inclus dans votre rapport de pourboires mis en commun ou répartis entre les employés travaillant durant le quart de travail.

Remarque : Si vous utilisez le Gestionnaire de pourboires de Toast, le flux de travail est différent. Consultez plutôt Comment configurer le partage des pourboires pour la commande en ligne avec le Gestionnaire de pourboires de Toast.

Configurer l'employé partagé pour la commande en ligne

Pour les étapes de création d'un nouvel employé, consultez Ajouter et gérer des employés dans Toast Web, et pour la configuration de la commande en ligne, consultez Démarrer avec la commande en ligne.

Lorsque vous créez l'employé partagé pour la commande en ligne, assurez-vous que :

Le poste associé à l'employé pour la commande en ligne est réglé sur Horaire.
Sous la section Rapports du poste, sélectionnez Exclure des rapports.
Sous l'onglet Permissions, définissez toutes les autres permissions requises par le rôle (par exemple, 1.7 Accès au tiroir-caisse) à ce moment-là.
Une fois l'employé partagé créé et lié au poste de commande en ligne, retournez à la page de commande en ligne et sélectionnez votre nouvel employé comme Serveur de commandes en ligne.

Résultat attendu : Toutes les commandes en ligne sont attribuées à l'employé partagé de commande en ligne, peu importe qui se connecte à l'appareil de transmission automatique. Les pourboires non en espèces sur ces commandes sont versés dans votre rapport de pourboires mis en commun et peuvent être répartis entre les employés travaillant durant le quart de travail. L'employé partagé lui-même n'apparaît pas dans le rapport en raison du paramètre « Ne pas inclure les heures et la paie ».

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Foire aux questions

Comment trouver la configuration avancée de révision des quarts de travail ?

Vous trouverez la configuration avancée de révision des quarts de travail dans Toast Web, en suivant ce chemin exact : Toast Web > Employés > Révision des quarts de travail > Configuration avancée de révision des quarts de travail. La page contient les sections Déclarer les pourboires en espèces, Pourboires en espèces négatifs et Partage des pourboires qui sont référencées tout au long de cet article.