Toast Payroll : Congé familial et médical payé du Delaware et du Maine

Dans cet article :

• Nouveau congé familial et médical payé (PFML)
• Delaware PFML
  • Renseignements nécessaires pour l'inscription
  • Instructions de configuration pour le Delaware
  • Exemptions du PFML du Delaware
• Maine PFML
  • Instructions de configuration pour le Maine
• Ressources supplémentaires

Nouveau congé familial et médical payé (PFML)

À compter du 1er janvier 2025, le Delaware et le Maine ont tous deux lancé des programmes de congé familial et médical payé (PFML). Selon le ministère du Travail, le congé familial et médical payé désigne des politiques qui permettent aux travailleurs de recevoir un remplacement de salaire lorsqu'ils prennent un congé prolongé pour des raisons admissibles, comme créer des liens avec un nouvel enfant, se rétablir d'une condition de santé grave ou prendre soin d'un proche atteint d'une condition de santé grave.

Retour au début

Delaware PFML

L'inscription auprès de l'État configure votre compte PFML, identifié par un numéro d'identification d'employeur (EIN). Ce numéro permet à Toast Payroll de produire des déclarations électroniques en votre nom. Le défaut de fournir ces renseignements risque de nuire à la capacité de Toast Payroll de verser des cotisations ou de produire des déclarations en votre nom, ce qui pourrait entraîner des pénalités financières pour votre entreprise.

Les employeurs comptant 10 employés ou plus au Delaware sont tenus de cotiser au fonds de PFML. Les cotisations et la couverture requises dépendent du nombre d'employés :

• Les employeurs comptant de 10 à 24 employés doivent offrir un congé parental payé et cotiser à un taux de 0,32 %.
• Les employeurs comptant 25 employés ou plus doivent offrir une couverture complète, incluant le congé parental (0,32 %), le congé familial (0,08 %) et le congé médical (0,4 %), pour une cotisation totale de 0,8 %.

Retour au début

Informations dont vous aurez besoin pour vous inscrire

L'inscription au compte de retenue du congé familial et médical payé du Delaware s'effectue via le portail Delaware Labor First. Avant de commencer, toutefois, consultez la liste de vérification pour l'inscription au Delaware pour obtenir la liste complète des éléments demandés lors de l'inscription. Pour vous inscrire à la retenue PFML, un client devra généralement fournir :

• Dénomination sociale et nom commercial (DBA)
• Numéro d'identification fédéral de l'employeur (FEIN)
• Adresse physique et adresse postale de votre entreprise
• Adresses des établissements commerciaux supplémentaires au Delaware (le cas échéant)
• Type d'entreprise (société, entreprise individuelle, SARL)
• État et date de constitution (le cas échéant)
• Activité commerciale principale exercée
• Nom(s) du propriétaire/dirigeant, numéro(s) de sécurité sociale, date(s) de naissance et adresse(s) personnelle(s)

Retour au début

Instructions de configuration pour le Delaware

1. Pour créer un compte fiscal PFML, ouvrez le portail Delaware Labor First.
2. Sélectionnez S'inscrire et saisissez toutes les informations requises.
   1. Pour le paramètre Objet du compte, sélectionnez Pour mon entreprise.
3. Après la création de votre compte, le tableau de bord affichera plusieurs tuiles pour différentes actions. Si vous voyez la tuile Preuve d'identité, vous devez d'abord la sélectionner et terminer le processus de vérification, qui prend environ 15 minutes à confirmer par courriel.
   
    
   
   
4. Une fois votre identité confirmée comme « claire », vous pouvez alors sélectionner la tuile DOL Labor First Employer pour commencer votre demande d'inscription d'employeur.
   
    
   
   
5. Remplissez la demande d'inscription d'employeur avec les informations d'entreprise indiquées ci-dessus pour recevoir un numéro de compte.
6. Une fois que vous avez reçu votre numéro de compte, naviguez pour suivre les étapes dans Toast Payroll : Obtenir de l'aide avec les comptes de taxes pour saisir le numéro sur votre page Comptes de taxes de Toast Payroll.
   1. Selon le programme, les employeurs peuvent transférer jusqu'à 50 % de leur cotisation aux employés. Par défaut, Toast Payroll répartit les coûts ainsi entre les employeurs et les employés. Si vous souhaitez modifier ces paramètres de paie PFML par défaut, vous pouvez le faire sur la page Comptes de taxes de Toast Payroll. Sélectionnez le crayon de modification pour la tuile Delaware - Family and Medical Leave Insurance puis sélectionnez la case à cocher appropriée dans la section Exemptions. Voir plus ci-dessous.

Retour au début

Exemptions du PMFL du Delaware

Vous pourriez être exempté de cotiser si vous :

• Êtes un employeur qui rémunère moins de 10 employés au Delaware par trimestre
• Exploitez une entreprise saisonnière qui ferme ses portes pendant un mois ou plus, ou
• Employez exclusivement des employés du gouvernement fédéral.

Si vous croyez être exempté et souhaitez vous retirer volontairement :

1. Inscrivez-vous auprès de l'État en suivant les instructions ci-dessous.
2. Dans Toast Payroll, accédez à Paramètres > Paie > Comptes fiscaux.
3. Sélectionnez le crayon de modification pour la tuile Delaware - Family and Medical Leave Insurance.
4. Faites votre sélection à l'aide de la case à cocher et sélectionnez Enregistrer.
   1. Remarque : Un employeur peut sélectionner L'employeur paie à la fois la part de l'employé et la part de l'employeur comme exemption sur le compte fiscal dans Toast Payroll (voir l'image ci-dessous). Lorsqu'un employeur choisit de couvrir une part plus importante que sa part requise d'une taxe PFML au nom d'un employé, ce qu'on appelle la « prise en charge » PFML, le montant supplémentaire est considéré comme un revenu imposable. Toast Payroll gère cette imposition dans le cadre de la paie en ajoutant les salaires aux taxes requises sans transférer le montant de la retenue aux employés.

Retour au début

Maine PFML

À compter du 1er janvier 2025, le Maine a lancé un programme d'assurance congé familial payé, qui touche les employeurs en fonction de leur nombre d'employés.

• Les entreprises comptant moins de 15 employés ont une prime de 0,5 %, qui peut être entièrement déduite du salaire des employés.
• Les entreprises comptant 15 employés ou plus auront une prime de 1,0 % qui peut être partagée entre l'employeur et l'employé, avec un maximum de 0,5 % déduit du salaire des employés.
• Pour les employeurs utilisant le régime public, la détermination du nombre d'employés peut être effectuée en utilisant les directives sur le site Web du Maine.
• * Un employeur peut sélectionner L'employeur paie à la fois la part de l'employé et la part de l'employeur comme exemption sur le compte fiscal dans Toast Payroll (voir l'image ci-dessous). Lorsqu'un employeur choisit de couvrir une part plus importante que sa part requise d'une taxe PFML au nom d'un employé, ce qu'on appelle la « prise en charge » PFML, le montant supplémentaire est considéré comme un revenu imposable. Toast Payroll gère cette imposition dans le cadre de la paie en ajoutant les salaires aux taxes requises sans transférer le montant de la retenue aux employés.

Les cotisations de paie ont commencé en 2025 et les prestations de congé payé de l'État sont disponibles à partir de 2026. Toast Payroll calculera, retiendra, percevra et déclarera les cotisations au congé familial payé pour les employeurs et les employés, conformément aux rapports standard de fin de trimestre.

Retour au début

Instructions de configuration pour le Maine

• Avant la fin du T1 2025, les employeurs doivent s'inscrire au congé familial payé auprès du ministère du Travail du Maine.
  • Remarque : Ces instructions peuvent changer, car l'État n'a pas encore terminé le site Web. Les employeurs devraient surveiller le site Web et les communications du Maine afin de configurer le tout en conséquence.
• À partir du site Web lié, accédez à Taxes > Modifier les comptes de taxes d'État.
• Faites défiler jusqu'à la tuile ME Paid Family Leave.
• Sélectionnez le menu débordant ....
• Sélectionnez Modifier.
• Entrez les informations et Enregistrer.
• Les employeurs doivent :
  • Informer les employés de cette nouvelle retenue sur la paie, qui apparaîtra sur leurs sommaires de paie et leurs talons de paie.
  • Fournir à Toast le statut d'exemption (oui ou non). Si oui, indiquez le niveau d'exemption.
    • Déterminé par le client en fonction des directives et des calculs de l'État, et non par Toast.
  • Fournissez à Toast votre numéro de compte PFML pour commencer à percevoir les cotisations afin de produire votre déclaration au T1.

Remarque : Par défaut, Toast Payroll répartira une prime de 1 % également entre les employeurs et les employés. Si votre entreprise est admissible à la prime réduite ou si elle souhaite couvrir la totalité de la prime au nom des employés, vous pouvez faire ce choix vous-même :

1. Une fois inscrit auprès de l'État, accédez à Paramètres > Paie > Comptes de taxes.
2. Sélectionnez le crayon de modification pour la tuile Maine - Assurance congé familial et médical.
3. Faites votre sélection à l'aide de la case à cocher et sélectionnez Enregistrer.
   1. Remarque :
      1. Un employeur peut sélectionner L'employeur couvre la retenue de l'employé comme exemption sur le compte de taxes dans Toast Payroll (voir l'image ci-dessous). Lorsqu'un employeur choisit de couvrir une part plus importante que sa part requise d'une taxe PFML au nom d'un employé, ce qu'on appelle la « prise en charge » PFML, le montant supplémentaire est considéré comme un revenu imposable. Toast Payroll gère cette imposition dans le cadre de la paie en ajoutant les salaires aux taxes requises sans transférer le montant de la retenue aux employés.
      2. Une troisième option, Régime privé approuvé - aucune portion n'est due, est également disponible si l'État a approuvé votre régime privé. La sélectionner signifie qu'aucune portion, ni celle de l'employeur ni celle de l'employé, n'est due, et cela coche automatiquement la case « aucune part de l'employeur due », décoche la case « l'employeur couvre la retenue de l'employé » et désactive les deux. Votre inscription à la juridiction du Maine est conservée et les salaires assujettis continuent d'être calculés à zéro, ce qui est ce que l'État s'attend à voir sur la déclaration.

Retour au début

Ressources supplémentaires

• Comment s'inscrire auprès de Delaware Labor First (lien externe)
• Guide d'inscription des entreprises du Delaware (lien externe)
• Toast Payroll : Liaison avec un administrateur tiers de l'État
• Toast Payroll : S'inscrire aux comptes de taxes de l'État
• Toast Payroll : Gérer les exonérations fiscales des employés

Retour au début

Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils adaptés à votre situation.