Gestion de paie Toast : Obtenir de l’aide pour les feuilles de temps

Dans cet article :

• Heures manquantes sur une feuille de temps
• Affichage et visibilité des feuilles de temps
• Plusieurs feuilles de temps pour un employé
• Feuilles de temps en double et vides
• Problèmes de synchronisation de la paie
• Feuille de temps générale et problèmes liés aux rapports
• Ressources complémentaires

Heures manquantes sur une feuille de temps

• Heures non pointées : Si des heures sont manquantes parce qu’un employé n’a pas pointé, vous pouvez ajouter manuellement les entrées d’heures.
  • Dans Toast Web, allez à Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des entrées d’heures.
  • Utilisez le bouton + Ajouter entrée pour entrer les heures manquantes.
  • Consultez d’horloge des employés si vous avez d’autres questions sur ce rapport ou ce processus.
• Position ou code de revenus incorrect : S’il s’agit d’un nouvel employé ou d’un employé ayant récemment changé d’emploi ou de poste, assurez-vous que les postes et les types de rémunération sont correctement attribués.
  • Vérifiez que son Gestion de paie Toast est défini pour l’emplacement précis avec le numéro d’identification de l’employeur (EIN) approprié.
  • Vérifiez les champs Type de salaire et Type de revenu par défaut sur la page Détails du poste de l’employé.
• Feuilles de temps non approuvées : Si les heures n’apparaissent pas sur la liste de paie, vérifiez et approuvez toutes les feuilles de temps en attente sur la page Heures ou activez les . L’ signalera toute feuille de temps non approuvée lorsque la fonction feuilles de temps approuvées automatiquement sera désactivée.

Affichage des feuilles de temps et visibilité des quarts

• Jours manquants : Vérifiez/réinitialisez les filtres dans le rapport Gestion des entrées de temps ou sur la page Heures pour garantir l’affichage de tous les jours.
• Problèmes de synchronisation et de cache : Pour les employés ou les entrées d’heures qui ne s’affichent pas correctement ou pas du tout sur la page Heures :
  • Essayez de vous déconnecter et de vous reconnecter à Gestion de paie Toast.
  • Si l’erreur persiste, .

Plusieurs feuilles de temps pour un employé

Si vous avez plusieurs feuilles de temps pour le même employé, vous n’avez pas besoin de regrouper les entrées de temps en une seule paie; le résultat final sera le même s’ils ont été regroupés ou non. L’important est d’approuver toutes les feuilles de temps applicables qui contribuent aux heures et aux revenus d’un employé (pourboires) et de ne pas approuver les feuilles de temps pour les futures paies.

Dans tous les cas, chaque feuille de temps applicable devra être approuvée pour continuer. Cependant, il est préférable d’enquêter sur la cause pour comprendre pourquoi cela s’est produit et ce qui pourrait être fait pour l’éviter la prochaine fois :

1. Si un seul employé a plusieurs feuilles de temps au cours de la même période de paie, cela peut être dû aux facteurs suivants : 
   1. Approbation des feuilles de temps avant la fin de la période de paie : C’est la raison la plus fréquente et cela peut se produire pour un ou plusieurs employés à la fois. Gestion de paie Toast recommande de n’approuver les feuilles de temps que juste avant de commencer à traiter la paie. Vous pouvez même décider d’activer la fonction d’ de temps pour éviter que cela ne se produise.
   2. Pourboires supplémentaires ajoutés après l’approbation des feuilles de temps : Dans Gestion de , nous vous recommandons de vérifier les pourboires avant les feuilles de temps. Ainsi, toute modification apportée aux pourboires apparaîtra sur les feuilles de temps avant d’être approuvée.
   3. Mapping incorrect : Accédez au profil d’un employé et vérifiez l’onglet Mapping du TPV dans le coin inférieur gauche. S’il y a un panneau d’avertissement à côté, sélectionnez Affichage du TPV pour Gestion de paie Toast de l’employé avec son profil Toast Web.
   4. Changements de poste : Si un employé a un changement de poste en cours de période de paie, cela peut donner lieu à deux feuilles de temps différentes.
2. Si plusieurs employés ont plusieurs feuilles de temps au cours de la même période de paie, consultez les renseignements suivants :
   1. Approbation des feuilles de temps avant la fin de la période de paie : C’est la raison la plus fréquente et cela peut se produire pour un ou plusieurs employés à la fois. Gestion de paie Toast recommande de n’approuver les feuilles de temps que juste avant de commencer à traiter la paie. Vous pouvez même décider d’activer la fonction d’ de temps pour éviter que cela ne se produise.
   2. Vérifiez les changements de fréquence : Si votre entreprise modifie la entre les périodes de paie, le système s’ajustera pour correspondre à la nouvelle fréquence, divisant parfois une période plus longue en périodes plus courtes. Dans ce cas, assurez-vous de n’approuver que les feuilles de temps pertinentes pour la nouvelle fréquence d’addition.
3. Enfin, les employés qui travaillent dans deux groupes différents doivent avoir deux feuilles de temps, puisque des groupes différents sont toujours associés à des paies différentes. Vous approuverez une feuille de temps pour chacun des postes/groupes de paie que l’employé enregistre des heures et/ou des pourboires à chaque période de paie.

Feuilles de temps en double ou vides

• Feuilles de temps en double : Cela peut découler d’ajouts manuels ou de transitions dans les horaires de paie. Nous recommandons de supprimer les entrées en double directement de la feuille de temps.
• Feuilles de temps vides : Il peut s’agir de pourboires non envoyés ou annulés du Gestionnaire de pourboires de Toast.

Problèmes de synchronisation de la paie

• Feuilles de temps manquantes liées à la paie : Si vous connaissez l’existence de la feuille de temps, mais que vous ne la voyez pas sur la page Heure :
  • Dans Gestion de la paie de Toast, accédez au profil de l’employé > Historique de paie > Feuilles de temps.
  • Sélectionnez la feuille de temps en question
  • Sélectionnez la paie appropriée dans le menu déroulant.
• Quarts à plusieurs emplacements : Les employés travaillant à plusieurs endroits au cours d’une même période de paie auront des feuilles de temps distinctes par emplacement. De même, le passage d’une paie hebdomadaire à une paie aux deux semaines peut créer plusieurs feuilles de temps par employé.

Feuille de temps générale et problèmes liés aux rapports

• Révisions de quarts incomplètes : Si un quart reste ouvert ou si sa révision n’est pas terminée, l’entrée d’heures n’apparaîtra pas sur la page Heures de Gestion de la paie de Toast.
• Mises à jour des feuilles de temps et filtrage de la paie : Sélectionnez la vignette Afficher les feuilles de temps sur le tableau de bord. Filtrez les paies selon des critères spécifiques pour simplifier les processus d’approbation. Vous pouvez également activer les feuilles de temps approuvées automatiquement en haut de cette page.

Ressources supplémentaires

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.