Toast Payroll : Informations sur les factures et la facturation

Dans cet article :

• TL;DR À propos de la facturation de Toast Payroll
• Coûts mensuels de SaaS
• Facturation par employé par mois (PEPM)
• Exemples de structure de facture
• Coûts de SaaS pour les gestionnaires de pourboires
• Autres frais de paie
• Trouvez vos factures Toast Payroll
• Autorisation ACH
• Transactions sur votre relevé bancaire
• Questions fréquemment posées
• Articles connexes

TL;DR À propos de la facturation de Toast Payroll

Toast Payroll facture des frais mensuels de SaaS (frais de logiciel en tant que service) une fois par mois, lors de la course de paie qui contient la première date de chèque du mois. Le frais est le plus élevé entre votre minimum mensuel, votre tarif par employé par mois (PEPM) multiplié par vos employés actifs, ou un frais de base plus PEPM—selon la règle utilisée dans votre contrat. Les employés actifs à la première date de chèque déterminent le nombre, même si ces employés ne sont pas payés lors de cette course. Les profils de congé sans solde (LOA) et d'employé de démonstration ne sont pas comptés.

Vous cherchez votre facture Toast Web (matériel, abonnements logiciels et autres produits Toast) ? C'est une facture distincte—voir Comprendre votre facture Toast. Cet article couvre uniquement les factures de paie Toast.

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Coûts mensuels de SaaS

SaaS signifie Logiciel en tant que service. Ceci est le frais mensuel pour l'utilisation du système de paie Toast. Votre entreprise est facturée le plus élevé des trois montants : le minimum mensuel, le frais par employé par mois (PEPM), ou le frais de base plus PEPM—quel que soit le modèle utilisé dans votre contrat.

Le minimum mensuel s'applique à chaque groupe de paie que vous utilisez, peu importe le nombre de lieux dans ce groupe de paie. Voir Paie Toast : Examiner les groupes de paie.

Le frais par employé par mois (PEPM) est basé sur le nombre d'employés actifs dans votre base de données de paie Toast (code de l'entreprise) à la date à laquelle vous exécutez votre première paie du mois. Un employé actif est celui dont le statut d'emploi est Actif sur son profil. Cela n'inclut pas les employés en congé sans solde (LOA).

Le frais de base plus PEPM est un autre modèle de tarification qui n'a pas d'exemple travaillé ci-dessous—il combine un frais de base fixe avec un taux PEPM.

Toast Payroll facture les frais de SaaS à la première date de chèque du mois, le montant étant déterminé par les règles ci-dessus. Cela signifie que, sauf si vous exécutez la paie sur une fréquence de chèque mensuelle, certaines exécutions de paie incluent vos coûts mensuels de SaaS et d'autres non. Les frais d'expédition, le cas échéant, sont facturés avec un mois de retard et sont débités de votre compte le mois suivant. Pour savoir quand votre compte est débité, voir Paie Toast : Gérer les horaires de débit et de retrait.

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Facturation par employé par mois (PEPM)

Si votre restaurant est sur le modèle PEPM et qu'un employé fait partie de plus d'un groupe de paie, Toast Payroll ne compte pas cet employé deux fois. Les employés sont comptés une seule fois, peu importe le nombre de groupes de paie auxquels ils appartiennent.

Vous pouvez voir le nombre d'employés actifs à partir de l'étape Réviser et Soumettre d'un cycle de paie. Après avoir soumis la paie, vous pouvez voir vos frais mensuels SaaS totaux plus la taxe de vente. Associez chaque élément ci-dessous à la capture d'écran qui suit :

1. Le rapport Résumé de la Paie est accessible à partir du lien Voir les Détails dans le carreau Paie. Ce rapport montre vos besoins en liquidités pour chaque cycle de paie dans chaque groupe de paie. Voir Toast Payroll : Rapport de Résumé de la Paie pour une référence complète des champs.
2. Le nombre d'employés actifs apparaît dans le carreau Employés, avec une explication dans une info-bulle. Si vous êtes facturé selon le modèle PEPM, ce nombre est une estimation rapide de vos frais - le détail complet avec la taxe de vente apparaît à l'étape Confirmation après avoir sélectionné Soumettre la Paie.
3. Le nombre d'employés inclus dans vos frais SaaS mais non payés lors de ce cycle est mis en évidence dans le carreau Mises en Évidence et Exceptions. Sélectionnez le lien là pour voir les employés spécifiques. Si nécessaire, utilisez Toast Payroll : Effectuez un Changement de Statut d'Employé pour changer le statut d'un profil avant de soumettre la paie.

Les éléments 2 et 3 ci-dessus apparaissent uniquement lors des premiers cycles de paie de chaque mois.

Remarque : Le champ anciennement étiqueté Date de chèque est maintenant étiqueté Date de paie.

Après avoir sélectionné Soumettre la paie, l'étape Confirmation montre la répartition des frais SaaS et de la taxe de vente pour chaque paie du début du mois. La section Frais de paie Toast montre les frais mensuels de SaaS plus la taxe de vente, le nombre d'employés actifs inclus dans vos frais, et le nombre d'employés payés lors de cette paie. Suivre ces deux chiffres—et effectuer des changements de statut des employés lorsque cela est approprié—vous aide à gérer vos frais.

Exemple. Prenez un profil d'exemple en octobre 2024. Le profil est défini sur Actif dans la tuile Statut, même si le bulletin de paie le plus récent était en septembre 2024. Cet employé est toujours inclus dans votre facturation par employé par mois pour octobre. Si vous savez qu'il ne recevra pas de chèque de paie dans un avenir proche, vous pouvez le déplacer vers un état inactif en le licenciant ou en le plaçant en congé (LOA). Voir Mettre fin ou archiver un employé dans Toast Web ou Toast Payroll et Toast Payroll : Obtenez de l'aide avec le congé.

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Exemples de structure de facture

Les deux scénarios ci-dessous montrent comment les minimums mensuels et le PEPM interagissent avec les groupes de paie et les FEIN.

Scénario A—Un FEIN et un groupe de paie

Groupe de paie 1

• 2 employés sur la paie
• 2 employés × 10 $ PEPM = 20 $
• 20 $ < 50 $ minimum mensuel
• Le client est facturé le minimum mensuel de 50 $
• Même avec 2 emplacements sous un seul groupe de paie, le minimum mensuel est facturé une fois

Scénario B—Deux FEIN et deux groupes de paie

Groupe de paie 1 dans le FEIN 1

• 15 employés sur la paie
• 15 employés × 10 $ PEPM = 150 $
• 150 $ > 100 $ minimum mensuel
• Le client est facturé 150 $ en frais PEPM

Groupe de paie 2 dans le FEIN 2

• 2 employés sur la paie
• 2 employés × 10 $ PEPM = 20 $
• 100 $ minimum mensuel > 20 $
• Le client est facturé le minimum mensuel de 100 $

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Coûts du Gestionnaire de pourboires SaaS

Le Gestionnaire de pourboires de Toast vous permet de mettre en place une politique de mise en commun ou de partage des pourboires pour votre personnel. Il calcule les montants des pourboires que vous définissez et s'intègre de Toast Web à Toast Payroll pour accélérer le traitement de la paie. Voir Commencer avec le Gestionnaire de pourboires de Toast.

Vous pouvez payer pour le Gestionnaire de pourboires sur une base PEPM ou par emplacement, selon votre contrat.

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Autres frais de paie

Les frais ci-dessous s'appliquent lorsque l'événement listé se produit. Les montants sont exacts à la dernière mise à jour de l'article ; des conditions contractuelles spécifiques peuvent prévaloir.

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Trouvez vos factures Toast Payroll

Dans la bibliothèque de rapports standard (Rapports > Standard), trouvez le Rapport de détail de facturation pour examiner les détails de facturation par paie. Le Rapport de Sommaire de Paie et le Reçu de Retrait de Paie vous permettent également de consulter les frais de paie, les salaires et les taxes. Voir Toast Paie : Rapport de Sommaire de Paie et Toast Paie : Gérer les Horaires de Débit et de Retrait.

Remarque : Les factures de Toast Paie ne sont pas affichées dans Toast Web > compte Toast > Facturation > Facturation & Invoicing. Cette page est pour Toast Web (matériel, abonnements logiciels et autres produits Toast). Pour les frais de Toast Paie, utilisez les rapports ci-dessus. Voir Comprendre Votre Facture Toast pour le côté Toast Web.

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Autorisation ACH

Lorsque vous soumettez votre première paie, ou lorsque vous avez récemment changé de compte bancaire, Toast Paie nécessite une autorisation pour effectuer des transactions ACH sur le nouveau compte bancaire. Après avoir sélectionné Soumettre la Paie à la dernière étape d'un cycle de paie, un message unique apparaît. Sélectionnez la case à cocher et sélectionnez Publier la Paie pour continuer.

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Transactions sur Votre Relevé Bancaire

Les descripteurs de transaction de Toast Paie apparaissent sur votre relevé bancaire de plusieurs manières différentes. Les deux premiers sont souvent accompagnés d'un ID de Banque. Les deux ID de Banque que vous pourriez voir sont 1161630473 et 6161630473. Partagez ces ID avec votre institution financière pour "ajouter à la liste blanche" les transactions bancaires de Toast Paie.

Certaines transactions liées à la paie apparaissent comme Toast Paie TOAST PAYR. Celles-ci couvrent les passifs de trésorerie de paie nette (paiement de vos employés) et les factures, le cas échéant. Les factures peuvent inclure des paies hors cycle, des annulations ACH ou des frais d'expédition. Voir Toast Payroll : Rapport de résumé de paie pour les frais facturés.

En octobre 2025, Toast Payroll a modifié ce descripteur afin qu'il n'inclue plus le nom du client.

Certaines transactions liées à la paie plus anciennes apparaissent comme Stratégie Exécutive Tax. Ceci correspond généralement à des débits de responsabilité fiscale de paie, mais peut également résulter d'une transaction manuelle effectuée par l'équipe bancaire de Toast Payroll.

Les débits de frais d'amendement ou d'accès apparaissent comme Toast, Inc. Ceci se produit uniquement lorsque vous demandez un amendement de salaire ou de taxe ou que vous avez besoin d'accéder à un compte fermé.

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Questions Fréquemment Posées

Quel est le frais SaaS mensuel sur ma paie ?

Le frais SaaS mensuel est le coût mensuel du logiciel pour utiliser Toast Payroll. SaaS signifie Software as a Service. Vous êtes facturé du montant le plus élevé entre un minimum mensuel, un tarif par employé par mois (PEPM) ou un frais de base plus PEPM, selon le modèle utilisé dans votre contrat. Le frais apparaît sur la course de paie qui inclut la première date de chèque du mois, donc vous ne le voyez que sur une paie par mois.

Aussi demandé comme :

• Quel est le frais SaaS mensuel ?
• Quels sont les frais SaaS ?
• Que signifie SaaS ?
• Quel est le frais SaaS qui m'est facturé ?
• Quel est le frais SaaS mensuel ?
• Dans Toast Payroll, quel est le frais SaaS mensuel ?

Pourquoi le frais SaaS est-il facturé sur certaines paies mais pas sur d'autres ?

Le frais SaaS mensuel est facturé une fois par mois, lors de la course de paie qui contient la première date de chèque du mois. Si vous exécutez la paie plus d'une fois par mois—par exemple, toutes les deux semaines plus une paie mensuelle hors cycle—une seule de ces courses dans un mois calendaire devrait afficher le frais SaaS. Si vous voyez le frais SaaS sur plus d'une paie dans le même mois calendaire, contactez le service à la clientèle pour examiner votre facturation.

Aussi demandé comme :

• Pourquoi le frais SaaS mensuel est-il facturé à chaque paie ?
• Pourquoi payons-nous les mêmes frais SaaS sur nos paies mensuelles et bihebdomadaires ?

Pourquoi mon frais SaaS montre-t-il plus d'employés que ceux que j'ai payés ?

Si vous êtes sur le modèle PEPM, votre frais SaaS est basé sur le nombre d'employés actifs dans votre base de données Toast Payroll à la première date de chèque du mois—et non sur le nombre d'employés payés lors de cette course. Un employé qui est Actif dans Toast Payroll mais qui n'a pas reçu de chèque compte toujours. Pour réduire le nombre, changez le statut des employés inactifs en Terminé, LOA, ou Employé Démo avant la première date de chèque du mois suivant.

Pour voir exactement quels employés sont inclus, utilisez la Liste des Employés Actifs dans Rapports > Standard, ou ouvrez le Points Saillants et Exceptions lors de l'étape Réviser et Soumettre de la paie. Voir Toast Paie : Employés Inclus dans la Facturation et Toast Payroll : Effectuer un Changement de Statut d'Employé.

Aussi demandé comme :

• Mon frais SaaS mensuel Toast montre 11 employés alors que je n'en ai que 5 ?
• Je me demande pourquoi le frais SaaS mensuel est pour 92 employés alors que nous payons 40 employés ?
• Dois-je mettre les employés non travaillants en statut non actif ?

Les Employés en Congé (LOA) sont-ils inclus dans le frais SaaS ?

Non. Les employés ayant un statut de Congé (LOA) ne sont pas comptés comme actifs pour la facturation PEPM et ne sont pas facturés. Leurs gains ne s'afficheront pas sur la paie, mais les déductions récurrentes (par exemple, les coûts des avantages) apparaissent toujours afin qu'elles puissent continuer à être enregistrées. Voir Toast Payroll : Effectuer un changement de statut d'employé.

Aussi demandé comme :

• Si un employé est en congé, devons-nous toujours payer des frais SaaS ?

Comment devrais-je facturer pour les employés saisonniers ou inactifs ?

Seuls les employés dont le statut d'emploi est Actif à la première date de vérification du mois contribuent aux frais PEPM. Pour les employés qui sont hors saison ou temporairement inactifs, vous avez trois options :

1. Mettre fin au profil lorsqu'ils sont hors saison et les réembaucher à leur retour. Cela maintient les rapports précis et est l'option la plus propre.
2. Placer l'employé en congé (LOA) via la page Changement de statut. Les profils LOA ne sont pas comptés pour le PEPM et n'apparaissent pas sur la facture.
3. Laisser l'employé comme Actif. Ils seront inclus dans la facturation PEPM même s'ils ne sont pas payés ce mois-ci.

Voir Paie Toast : Employés saisonniers.

Aussi demandé comme :

• Si je change le statut d'un employé à inactif dans la paie, vais-je être facturé des frais SaaS pour lui ?
• Mon entreprise est saisonnière ?
• J'ai dû les réactiver parce qu'ils étaient saisonniers ?

Puis-je retirer mon propriétaire, comptable ou expert-comptable des frais SaaS ?

Oui. Pour les personnes qui ont besoin d'accéder à Toast Payroll mais qui ne sont pas payées par Toast Payroll—par exemple, les propriétaires, comptables ou experts-comptables—définissez leur statut d'emploi sur Employé de démonstration. Les profils d'employés de démonstration n'apparaissent pas sur les factures mensuelles, ne reçoivent pas de formulaires W-2 ou 1095-Cs, et n'affectent pas les totaux de l'entreprise pour les déclarations fiscales trimestrielles. Voir Toast Payroll : Accorder l'accès à un non-employé pour la procédure complète de configuration, y compris comment accorder l'accès à Toast Web en même temps.

Aussi demandé comme :

• Je dois me retirer en tant qu'EE rémunéré. Je ne suis pas rémunéré et je ne veux pas être compté comme faisant partie des frais SaaS ?
• On me facture des frais SaaS pour mon comptable qui a besoin d'accéder au système mais qui n'est pas un employé ?
• Comment puis-je la retirer des calculs de paie sans lui retirer son accès ?

Où puis-je voir mes factures de paie Toast ?

Les factures de paie Toast ne sont pas affichées sur la page Facturation et factures du Web Toast. Pour trouver les frais de paie Toast :

• Pour les détails par paie : dans Toast Payroll, allez à Rapports > Standard et exécutez le Rapport de détails de factures.
• Pour le détail des paiements de toute paie : exécutez le Rapport sommaire de paie. Les Factures : La ligne des frais SaaS mensuels apparaît sur le relevé qui contient la première date de chèque du mois.
• Pour une vue d'année en année : dans Rapports > Standard, exécutez le Rapport sommaire de paie consolidé avec une plage de dates personnalisée couvrant l'année souhaitée.

Pour la facture Web Toast (matériel, abonnements logiciels et autres produits Toast), voir Comprendre votre facture Toast.

Aussi demandé comme :

• Où puis-je voir tous les frais SaaS dans la paie ? Y a-t-il un rapport ou un endroit où je peux les consulter tous ?
• J'essaie de trouver un moyen facile de voir ce que j'ai payé en 2025 pour les frais SaaS ?
• Je ne vois pas ces frais sur la facture ?

Comment puis-je réduire ou ajuster mes frais SaaS mensuels ?

Deux actions affectent vos frais SaaS mensuels :

1. Mettez à jour votre liste d'équipe. Mettez fin aux employés qui ne travaillent plus avec votre entreprise, ou placez les employés en congé d'absence (CA), en tant qu'employé de démonstration ou en statut saisonnier, selon le cas. Apportez ces modifications avant la première date de paiement du mois afin qu'elles s'appliquent à la facture de ce mois. Voir Toast Payroll : Effectuer un changement de statut d'employé.
2. Renégociez votre contrat. Les prix, les minimums mensuels et les tarifs PEPM sont fixés dans votre contrat. Pour discuter des modifications de votre structure de facturation ou demander une exonération de frais, Contactez le service à la clientèle.

Aussi demandé comme :

• Comment puis-je ajuster mes frais mensuels de SaaS ?
• Puis-je renégocier les frais ?
• Mettez à jour votre liste d'équipe pour éviter des frais pour les employés qui ne sont plus avec votre entreprise ?

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Articles connexes

• Paie Toast : Employés inclus dans la facturation
• Paie Toast : Effectuer un changement de statut d'employé
• Paie Toast : Accorder l'accès à un non-employé
• Paie Toast : Gérer les horaires de débit et de retrait
• Paie Toast : Rapport sommaire de paie
• Comprendre votre facture Toast

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Ce contenu est à des fins d'information et n'est pas destiné à être un conseil juridique, fiscal, RH, financier ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour des conseils.