Gestion de paie Toast : Informations sur la facture et la facturation

Dans cet article :

• Coûts SaaS mensuels
  • Exemples de structure de facture
  • Par employé par mois Facturation
• Gestionnaire de pourboires Coûts SaaS
• Autres frais de paie
• Trouver des factures
• Autorisation de virement ACH
• Opérations sur votre relevé bancaire

Coûts SaaS mensuels

SaaS signifie Software as a Service. Il s’agit du coût mensuel d’utilisation du système de Gestion de paie Toast. Votre entreprise est facturée au plus élevé des trois montants suivants : le minimum mensuel, le frais par employé et par mois (PEPM) ou le frais de base majoré du PEPM.

• Le minimum mensuel s’applique à chaque groupe de paie que vous pouvez utiliser, peu importe le nombre d’emplacements de ce groupe.
• Par employé par mois est basé sur le nombre d’employés actifs dans votre base de données Gestion de paie Toast (code d’entreprise) à la date à laquelle vous traitez votre première paie du mois.
  • Un employé actif est un employé qui utilise le statut actif sur son profil d’employé. Cela n’inclut pas les employés en congé.
• Le frais de base majoré du PEPM est un autre modèle de fixation des prix qui n’a pas de scénario ci-dessous.

La facturation Gestion de paie Toast a lieu à la première date du mois, dont le coût est déterminé en tenant compte du minimum mensuel et des coûts PEPM pour vos employés actifs. Cela signifie que si vous n’appliquez pas une fréquence de vérification mensuelle, certains cycles de paie incluront vos coûts SaaS mensuels et d’autres non. Les frais d’expédition, le cas échéant, sont facturés avec un délai d’un mois et seront débités des comptes clients le mois suivant. Ouvrir Gestion de la paie de Toast : Gérez les calendriers de débit et de retrait pour savoir quand votre compte sera débité.

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Exemples de structure de facture

Scénario A - Un FEIN et un groupe de paie

• Groupe de paie 1
  • 2 employés sur la paie
  • 2 employés x 10 $ PEPM = 20 $
  • 20 $ < 50 $ minimum mensuel
  • Par conséquent, le client est facturé 50 $ par mois minimum
  • Même s’il y a 2 emplacements sous un même groupe de paie, le minimum mensuel reste le même

Scénario B - deux FEIN et deux groupes de paie

• Groupe de paie 1 dans FEIN 1
  • 15 employés sur la paie
  • 15 employés x 10 $ PEPM = 150 $
  • 150 $ > 100 $ minimum mensuel
  • Par conséquent, le client est facturé des frais PEPM de 150 $

• Groupe de paie 2 dans FEIN 2
  • 2 employés sur la paie
  • 2 employés x 10 $ PEPM = 20 $
  • Minimum mensuel de 100 $ > 20 $
  • Par conséquent, le client est facturé 100 $ par mois minimum

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Facturation par employé par mois (PEPM)

Remarque : Si votre restaurant est sous le modèle PEPM et qu’un employé fait partie de plusieurs groupes de paie, nous ne comptons pas cet employé « deux fois ». Les employés ne sont comptés qu’une seule fois, peu importe le nombre de groupes de paie pour lesquels ils travaillent.

Vous pouvez consulter le nombre d’employés actifs à partir de l’étape Réviser et soumettre une exécution de paie. Vous pourrez consulter le total de vos frais mensuels SaaS (taxe de vente incluse) après avoir soumis la paie. Faites correspondre chaque article ici à la capture d’écran ci-dessous :

1. Le rapport Sommaire de paie est accessible rapidement à partir du lien Afficher les détails dans la vignette Paie. Ce rapport offre un examen attentif de vos besoins de trésorerie, entre autres, pour chaque exécution de paie dans chaque groupe de paie.
2. Le nombre d’employés actifs (avec une info-bulle de descripteur) est affiché dans la vignette Employés. Les clients utilisant le modèle de facturation PEPM peuvent l’utiliser comme référence rapide pour une estimation de facturation, mais nous inclurons le total des frais plus la taxe de vente à la page suivante, après avoir sélectionné Soumettre la paie (voir ci-dessous).
3. Nous le soulignons encore davantage en incluant le nombre d’employés qui ne sont pas payés, mais qui sont inclus dans vos frais SaaS de paie. Sélectionnez le lien pour afficher les employés et, au besoin, utilisez Gestion de paie Toast : Apportez une modification au statut de l’employé pour le faire passer à actif ou inactif (y compris les congés et les employés licenciés) avant de soumettre la paie.
   1. Les articles 2 et 3 ci-dessus ne seront présents que sur les premières séries de paie de chaque mois.
4. Le champ autrefois appelé Date du chèque est maintenant appelé Date de paie.

À l’étape Confirmation (après avoir appuyé sur Soumettre la paie), vous verrez la ventilation des frais SaaS et de la taxe de vente pour chaque première exécution de paie du mois. La section Frais de paie Toast comprend la ventilation des frais SaaS mensuels plus la taxe de vente. Vous pouvez également voir les employés actifs inclus dans vos frais de paie et le nombre d’employés payés par cette paie. Suivre ces deux chiffres et apporter des modifications au statut de l’employé le cas échéant vous aidera à gérer vos frais.

Nous pouvons examiner un profil spécifique pour déterminer qui est un employé actif en un coup d’œil. Utilisons Elizabeth Chestnut et disons que nous sommes en octobre 2024. Elizabeth Chestnut est indiquée comme Active dans la vignette Statut de son profil. Même si son talon de paie le plus récent remonte à septembre 2024, cet employé sera inclus dans votre facturation mensuelle par employé. Si vous savez qu’il ne recevra pas de salaire dans un avenir proche, vous pouvez décider de changer le statut de cet employé à un état inactif en le licenciant ou en le réglant à un état de prêt.

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Gestionnaire de pourboires Coûts SaaS

Le Gestionnaire de pourboires de Toast vous permet de mettre en place une politique de partage des pourboires ou de partage des pourboires pour votre personnel. Il calcule automatiquement les montants des pourboires que vous définissez et s’intègre directement de Toast Web à Gestion de paie Toast pour accélérer le traitement de la paie.

Vous pouvez payer pour le Gestionnaire de pourboires sur une base PEPM ou par emplacement, selon votre contrat.

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Autres frais de paie

• Frais d’expédition : 20 $ par colis
• Paie hors cycle : À l’heure actuelle, une demande de paie hors cycle ne comportera pas les frais typiques de 50 $, mais ces frais peuvent être modifiés.
• Inversion du dépôt direct/déduction ACH : 25 $ par compte de dépôt direct
• Formulaire W-2 imprimé : 5 $ par copie
• EIN manquant : 100 $ par mois
• Taxe de vente SaaS (le cas échéant) : 30 $ par mois
• Modifications salariales : 250 $ par demande de modification (peut inclure tout nombre d’employés, de trimestres et de FEIN)
• Modifications du NAS/NAS/nom : 250 $ par demande de modification (peut inclure n’importe quel nombre d’employés, de trimestres et de FEIN)
• Demande de calendrier de paie après le 15/12 : 100 $ par calendrier
• Fonds insuffisants pour les montants ACH ou fiscaux : 2 % du montant insuffisant ou 300 $ minimum
• Arrêter les paiements : 25 $ par arrêt de paiement
• Livraison du chèque de paie le samedi (si disponible) : 30 dollars par colis

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Trouver des factures

Dans la bibliothèque de rapports standard (Rapports > Standard), trouvez le rapport détaillé pour examiner les détails de facturation par paie. De plus, le rapport sommaire et le reçu de retrait de paie vous permettent de consulter les frais de paie, les salaires et les impôts.

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Autorisation ACH

Lorsqu’un client tente de soumettre sa toute première paie ou a récemment changé de compte bancaire, Gestion de paie Toast exige une autorisation pour effectuer des transactions ACH sur ce nouveau compte bancaire. Une fois Soumettre la paie sélectionné à la dernière étape d’une exécution de paie, ce message ponctuel apparaîtra. Cochez la case et appuyez sur Publier la paie pour continuer.

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Opérations sur votre relevé bancaire

Les descripteurs de transaction de Gestion de paie Toast apparaissent sur votre relevé bancaire de plusieurs façons. Les deux premiers sont souvent accompagnés d’un identifiant bancaire. Les deux ID bancaires différents que vous pouvez voir sont 1161630473 et 6161630473. Informez votre institution financière des pièces d’identité permettant de « mettre en liste blanche » les transactions bancaires de Gestion de paie Toast.

• Certaines transactions liées à la paie apparaîtront sous la forme PAYEUR TOAST de Gestion de paie Toast. Ces transactions comptabilisent les dettes nettes en espèces liées à la paie (cela inclut le paiement de vos employés) et toute facture, le cas échéant. Les factures peuvent inclure des frais tels que les paies hors cycle, les annulations ACH ou les frais d’expédition. Consultez le rapport Sommaire de paie pour voir de plus près les frais facturés.
  • En octobre 2025, Gestion de paie Toast a modifié ce descripteur de transaction afin qu’il n’inclue plus le nom du client.
• Certaines transactions plus anciennes liées à la paie apparaîtront sous la forme de la taxe exécutive stratégique. Ces transactions sont généralement des prélèvements de charges sociales à payer, mais peuvent également être le résultat d’une transaction manuelle effectuée par l’équipe Gestion de paie Toast.
• Les modifications ou les débits de frais d’accès apparaîtront sous la forme Toast, Inc. Ces frais n’interviennent que lorsqu’un client demande une modification salariale ou fiscale ou a besoin d’accéder à un compte fermé.

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Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.