Gestion de paie Toast : Gérer 1099 entrepreneurs

Dans cet article :

• 1099 Résumé de l’entrepreneur indépendant
• Engagez un entrepreneur 1099 dans Gestion de paie Toast
• Rapports fiscaux pour 1 099 employés
• Ressources supplémentaires

1099 Résumé de l’entrepreneur indépendant

1099 entrepreneurs sont définis comme des entrepreneurs indépendants (et non des employés) qui fournissent des services à votre entreprise, mais qui ne sont pas à votre service. Ni les impôts des employeurs ni ceux des employés ne sont retenus sur les montants versés à 1 099 entrepreneurs. Les entrepreneurs eux-mêmes sont tenus de les payer lorsqu’ils produisent leurs déclarations de revenus personnelles.

Une situation unique peut se produire lorsqu’un client passe d’un autre fournisseur de paie à Gestion de paie Toast. Lorsqu’une personne est payée à titre d’employé W-2 alors qu’elle utilisait l’ancien fournisseur de paie (qu’elle ait ou non un NAS/SSN) au cours des trimestres précédents de la même année civile, Gestion de paie Toast ne peut pas l’intégrer et passer ensuite cette personne à un entrepreneur indépendant 1099 pour le reste de l’année. Cela présente des risques importants d’erreur de calcul pour les travailleurs.

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Engagez un entrepreneur 1099 dans Gestion de paie Toast

Pour embaucher une personne en tant qu’entrepreneur indépendant 1099 dans Gestion de paie Toast :

1. À l’étape Informations de base (étape 1) du flux de travail des nouveaux employés, sélectionnez Entrepreneur (1099) pour le paramètre Quel type de membre de l’équipe ajoutez-vous?
2. Dans l’étape Emplois et paie (étape 2) du flux de travail des nouvelles recrues, sélectionnez Salaire ou Horaire.
   1. Si vous faites un choix horaire, une fois vos nouvelles étapes d’embauche terminées, sélectionnez le bouton Afficher le profil d’employé dans la fenêtre contextuelle après la dernière étape.
      1. Dans le profil de l’employé, allez à Emploi > Poste > Modifier.
      2. Sélectionnez une raison en haut (la mise à jour administrative fonctionne bien pour cela) et faites défiler vers le bas jusqu’à ce que le champ Type de salaire apparaisse. Sélectionnez Heure par heure dans le menu déroulant. Sélectionnez Soumettre pour terminer les étapes avec l’employeur.
   2. Si vous sélectionnez le salaire, une fois les étapes d’embauche terminées, sélectionnez le bouton Afficher le profil d’employé dans la fenêtre contextuelle après la dernière étape.
      1. Dans le profil de l’employé, allez à Emploi > Poste > Modifier.
      2. Sélectionnez une raison en haut (la mise à jour administrative fonctionne bien pour cela) et faites défiler vers le bas jusqu’à ce que le champ Type de salaire apparaisse. Sélectionnez 1099 dans le menu déroulant.
      3. Le type de paie doit être défini par défaut sur 1099-MISC et les champs Type de revenu par défaut doivent déjà être définis de manière appropriée sur Montant 1099, mais vous pourriez également envisager de les consulter. Sélectionnez Soumettre pour terminer les étapes avec l’employeur.
3. Lors de la première soumission de la paie, le code de revenu par défaut devrait être un code de revenu ayant un statut fiscal de 1099. Les deux codes de revenus 1099 qui sont préchargés dans votre base de données Gestion de paie Toast sont 1099 horaire et 1099 montant (utilisé pour les employés salariés).
   1. Si vous avez besoin d’un nouveau code de revenu avec le statut fiscal 1099, veuillez remplir ce formulaire et nous l’envoyer par le bouton de clavardage bleudans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast.
      1. Remarque : Gestion de paie Toast est actuellement indisponible au Québec. Une version française de ce formulaire sera disponible lors du lancement du produit dans votre région.
   2. Si vous avez des revenus qui doivent être transférés vers ou depuis un code de revenu 1099 en raison d’un mauvais enregistrement, clavardez avec nous en sélectionnant le point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast.

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Rapports fiscaux pour l’entrepreneur 1099

Pourvu qu’ils soient correctement indiqués sur leur profil (voir ci-dessus), Gestion de paie Toast n’exige pas la saisie d’un NAS/SSN puisque les sous-traitants sont responsables de leur propre déclaration fiscale. Il revient à l’employeur de déterminer la classification appropriée d’un entrepreneur indépendant de 1099. Pour en savoir plus sur la différence entre les entrepreneurs indépendants et les employés W-2, consultez cet article d'Internal Revenue Service (IRS).

Bien que Gestion de paie Toast ne déclare pas les taxes pour 1 099 entrepreneurs et ne génère ni ne produise de formulaires fiscaux de fin d’année pour ces personnes, ces personnes peuvent toujours être payées par l’entremise de Gestion de paie Toast. Voici les étapes à suivre pour recueillir les renseignements dont ils ont besoin pour produire leur déclaration :

1. Un utilisateur RH+ doit accéder à Rapports > Standard.
2. Recherchez le rapport trimestriel de vérification de la paie des employés et sélectionnez l’icône, puis faites la file d’attente sur la page suivante.
3. Sélectionnez ensuite le FEIN et l’année appropriés.
4. Basculez maintenant les quatre premiers champs suivants à Oui : Inclure les données démographiques, Inclure les revenus, Inclure les déductions et Inclure les impôts.
5. Après avoir sélectionné la file d’attente de nouveau, sélectionnez Mes rapports dans la fenêtre contextuelle.
6. L’onglet Mes rapports du messager de documents est actualisé toutes les 30 secondes pendant le traitement du rapport. Une fois la vérification trimestrielle de la paie des employés prête, sélectionnez l’hyperlien Télécharger.
   1. Gardez à l’esprit que le Document Courier n’héberge que des documents téléversés pour une durée limitée. Assurez-vous donc d’enregistrer ce fichier sur votre espace de stockage local (ordinateur ou clé USB) pour consultation ultérieure.
7. Enfin, ouvrez ce fichier dans une visionneuse de feuilles de calcul. Avant d’envoyer ce rapport à un entrepreneur, veillez à supprimer toutes les autres lignes des employés. Les colonnes E et F énumèrent les noms de chaque personne dans le rapport. Nous vous suggérons donc de supprimer toutes les lignes, outre la ligne 1 (en-têtes de colonne) et la ligne contenant l’entrepreneur.

Remarque : Si un code d’entreprise ne contient que 1 099 entrepreneurs et aucun employé du formulaire W-2 pour une année civile, Gestion de paie Toast ne déclarera ni ne soumettra aucune déclaration fiscale pour un membre de l’équipe. Si cela se produit pour une deuxième année consécutive, nous fermerons la déclaration fiscale et ne soumettrons plus aucune déclaration. Si vous employez et payez au moins un employé du formulaire W-2 au cours de la deuxième année, nous poursuivrons les déclarations.

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Ressources supplémentaires

• Gestion de paie Toast : Commencez avec la liste de contrôle de fin d’année
• Gestion de paie Toast : Embaucher de nouveaux employés (guide de l’employeur)
• Gestion de paie Toast : Employés intégrés (Guide de l’employé)

Ce contenu est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue en aucun cas un conseil juridique, fiscal, RH ou professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.