Gestion de paie Toast : Gérer les candidats dans le module de recrutement

Dans cet article :

Commencer avec le recrutement (nouvelle page)
Demande de candidat
Tableau de bord de recrutement
Page d'examen des candidats
Gérer le cycle de vie des candidats

Demande de candidat

Les candidats externes voudront naviguer vers votre page Carrières pour rechercher et postuler à des postes ouverts. Le système de paie Toast demandera aux candidats de s'inscrire avec un courriel et un mot de passe, ce qui leur donnera ensuite un accès limité au site de paie où ils pourront gérer leur profil personnel, d'autres postes ouverts et des notifications.

L'URL de votre page Carrières peut être trouvée en sélectionnant Recrutement et en appuyant sur le bouton Page Carrières.
Après avoir sélectionné un poste et saisi les identifiants de connexion pour s'inscrire, un candidat devrait choisir l'onglet Emplois (ou Paramètres > Emplois depuis un appareil mobile). Ensuite, un candidat commencera le processus de candidature. Les étapes qu'ils verront sont identiques aux étapes ajoutées à la configuration du poste.
Une fois qu'un candidat a terminé sa candidature, il est redirigé vers le Tableau de bord des emplois où il peut postuler à d'autres postes au sein de votre entreprise.
Ils ont également accès à leur profil (pour des modifications, si nécessaire) et au tableau de bord de paie Toast où ils recevront des communications du module de recrutement (telles que notifications d'entretien ou offres).

Remarque : Les postes n'apparaissent-ils pas sur la page Carrières ? Cela peut être dû à la présence de plusieurs pages Carrières. Chaque poste sera attribué à une page spécifique et les pages Carrières n'afficheront que les postes qui y sont spécifiquement attribués. Vous pouvez voir à quelle page de carrière un poste est attaché en naviguant vers Recrutement > Annonces d'emploi > Crayon de modification (du poste souhaité) et en ajustant la sélection dans le champ Page.

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Tableau de bord de recrutement

Le tableau de bord de recrutement vous permet de voir l'état de vos postes et candidats et vous permet de générer des rapports pour ce module. Localisez ce tableau de bord en naviguant vers Recrutement.

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Onglet des postes

En haut du tableau de bord, utilisez les menus déroulants de filtre pour trouver rapidement des informations. Sélectionnez le icône de filtre bleu à droite pour actualiser le tableau avec vos filtres appliqués.
Il est important de noter la colonne Candidats qui affiche le nombre d'individus ayant postulé pour chaque requisition.
Choisissez l'icône d'œil bleu pour examiner les candidats qui ont postulé à cette requisition.
Sélectionner l'icône de crayon jaune vous permet de voir la configuration de l'étape de la requisition.
Utilisez l'icône de poubelle pour supprimer complètement la requisition.
Lorsque vous sélectionnez le symbole rouge d'interdiction, la requisition passera en état de désactivation. Cela la cache temporairement sur le tableau de bord de recrutement, mais en utilisant le menu déroulant du filtre État pour inclure les requisitions Désactivées et en sélectionnant ensuite l'icône de filtre bleu, vous pouvez la visualiser et l'activer à nouveau en sélectionnant le coche verte.
Lisez-en plus sur l'utilisation de cet onglet ici.

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Onglet Tous les Candidats

Vous pouvez utiliser les menus déroulants de filtre en haut du tableau pour localiser rapidement le candidat que vous recherchez.
Sélectionnez l'icône de personne bleue à côté du nom d'un candidat pour voir son profil. En savoir plus sur la page Examen des Candidats ci-dessous.
Sélectionnez une Étape si vous souhaitez sauter à ce point dans le processus d'embauche.
Examinez le CV du candidat et ses réponses à la candidature et prenez des notes sur le candidat en utilisant l'icône d'œil bleu.
L'icône de copie bleue vous permet de copier facilement les informations du candidat vers une autre requisition.
L'coche verte et le symbole rouge d'interdiction embaucheront ou rejetteront le candidat. Si la coche a été pressée, localisez l'onglet Embauché de la requisition et appuyez sur Nouvelle Embauche pour les déplacer vers le tableau de bord des nouvelles embauches.
En savoir plus sur l'utilisation des onglets dans cette section.

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Onglet Rapports

Exécutez l'un des trois rapports sur cette page pour capturer des données concernant les candidats et leurs attributs.
Après avoir sélectionné un rapport, vous pouvez filtrer par requisition en choisissant une requisition dans le menu déroulant et en sélectionnant le Filtrer bouton en haut.
Une fois que le rapport contient les informations dont vous avez besoin, appuyez sur le bouton Queue pour le télécharger.

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Page de révision des candidats

Une fois qu'un candidat a soumis une demande, vous pouvez examiner les détails. Naviguez vers Recrutement > Candidats. Sélectionnez l'icône œil bleu pour voir leur page de révision des candidats.

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Sur chaque onglet

Rejeter ou Embaucher le candidat immédiatement en sélectionnant l'un des boutons dans le coin supérieur droit. Si vous choisissez de les embaucher, naviguez vers l'onglet Embauché pour cette demande et sélectionnez Nouveau salarié pour les déplacer vers le tableau de bord des nouveaux salariés.
Vous pouvez voir un bouton Déplacer vers la phase juste en dessous si des phases ont été utilisées dans le modèle de demande.
Vers le coin supérieur gauche, vous pouvez déplacer le candidat vers une nouvelle étape du processus d'embauche en changeant leur Statut.
À droite, il y a une section Notes. En fonction des paramètres des notes, vous et d'autres pouvez être en mesure de lire et/ou d'ajouter une note de 1 à 5 étoiles pour indiquer votre expérience ou votre perception du candidat.
Il y a trois boutons bleus en bas de chaque onglet.
- Télécharger vous donne un aperçu rapide de la demande de l'individu au format PDF.
- Statut vous permettra de voir les fois où un candidat a été déplacé vers une nouvelle étape de recrutement.
- Audit vous permet de voir quand et qui a interagi avec la page ou la demande de ce candidat de quelque manière que ce soit.

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Onglet d'entretien

Cela n'apparaît pas à moins que des entretiens n'aient été spécifiquement ajoutés à la demande.

Ajoutez une étape d'entretien en sélectionnant le bouton Ajouter+. Nommez-le et vous le verrez apparaître dans la section Étapes.
L'étape (entretien) que vous visualisez actuellement sera plus grande que les autres qui peuvent l'accompagner. Sélectionnez une étape pour y accéder.
Planifiez un entretien en appuyant sur le bouton Planifier. Ajoutez la date et l'heure, l'intervieweur, et choisissez d'envoyer une notification au candidat ou non. Si vous utilisez une notification, incluez la date et l'heure de l'entretien.
Questions suggérées et Notes peuvent être ajoutées avant et pendant l'entretien. C'est très utile si vous utilisez un ordinateur lors des entretiens.

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Onglet Contact

Lorsque vous avez rapidement besoin de l'adresse physique, de l'adresse e-mail ou du numéro de téléphone d'un candidat, naviguez vers cet onglet.

Onglet CV

Lorsque qu'un candidat télécharge un PDF de CV à sa candidature, il sera affiché ici.

Onglet Candidature

Cet onglet contient les réponses à chaque étape de la candidature remplies par le candidat. Lorsqu'une étape de candidature a été entièrement complétée, elle apparaît en bleu. Si une étape a été partiellement complétée, elle apparaît en blanc.

Onglet Documents

Si des documents ont été téléchargés pendant le processus de candidature, ils peuvent être trouvés ici. Vous pouvez également ajouter vos propres documents. Enfin, si le bouton Télécharger a été sélectionné, l'exportation de la candidature se trouve également ici.

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Gérer le cycle de vie du candidat

Examiner les candidatures

Accédez à Recrutement et sélectionnez l'icône de l'œil bleu pour une demande. Vous verrez cinq onglets en haut qui vous permettent de suivre les candidats et l'étape à laquelle ils se trouvent durant le cycle de candidature.

Avant l'entretien : les candidats qui ont seulement complété une demande apparaissent ici. Sélectionnez l'icône de l'œil bleu pour les déplacer vers un entretien (Déplacer vers l'entretien bouton).
Entretien : les individus ici ont été approuvés pour un entretien. Sélectionnez l'icône de l'œil bleu pour planifier un entretien et un intervieweur (Planifier bouton). Incluez la date et l'heure de l'entretien dans le Message. Vous pouvez également ajouter ou modifier Questions suggérées ici.
Rejeté : candidats qui ont été refusés pour une opportunité d'emploi.
Offres : candidats qui ont été approuvés pour une opportunité d'emploi. Consultez le statut de leur offre et de leur acceptation ici.
Embauché : une fois qu'un individu accepte une offre, il apparaîtra dans cet onglet pour être embauché.

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Trouver un candidat

Si vous avez des difficultés à localiser un candidat que vous avez déjà embauché ou que vous prévoyez d'embaucher, il pourrait être trouvé sous Recrutement > Publication d'emploi > icône de l'œil bleu pour la demande spécifique. Consultez les cinq onglets sur cette page (Avant l'entretien, Entretien, Rejeté, Offres, et Embauché). Si applicable, vérifiez toutes les pages de candidats sur n'importe lequel de ces onglets, mais lorsque vous les trouvez, vous pouvez les déplacer à travers le flux de travail de recrutement en utilisant les étapes dans Embaucher un candidat ci-dessous.

Si vous essayez d'ajouter ce candidat manuellement dans le module de recrutement en utilisant leur adresse e-mail, vous recevrez l'erreur suivante : Cette adresse e-mail est déjà utilisée par un enregistrement de candidat. Veuillez les embaucher en utilisant le module de recrutement. Ceci est un indicateur pour vérifier la page ci-dessus puisque l'individu est déjà dans le système. Remarque : Jusqu'à ce qu'un candidat soit entièrement embauché et intégré dans le système de paie Toast, vous ne pourrez pas les trouver dans les rapports de paie Toast.

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Embaucher un candidat

Ce processus déplacera un candidat du module de recrutement vers le tableau de bord des nouvelles recrues.

Naviguez vers Recrutement > Candidats et recherchez l'employé applicable. Remarque : Si vous sélectionnez un filtre dans n'importe quel menu déroulant sur cette page, la page ne se met pas à jour automatiquement, alors assurez-vous de sélectionner le bouton bleu Filtrer pour appliquer les modifications (indiqué par la flèche ci-dessous).
Consultez la colonne Statut du candidat. Si le candidat est sous Pré-Entretien, sélectionnez le coche verte pour déplacer le candidat de Pré-Entretien à Embauché.
1. Le commutateur communication d'offre vous permet d'envoyer une lettre/email d'offre si vous en avez déjà configuré une dans configuration de recrutement. Si le commutateur est réglé sur Oui, vous aurez la possibilité de modifier la lettre d'offre ou d'ajouter des documents ou des pièces jointes si nécessaire. Une fois que le candidat a accepté ou refusé la lettre d'offre, elle sera disponible en téléchargement.
Une fois que le candidat est sous le statut Embauché, sélectionnez l'icône d'œil pour ce candidat.
Sélectionnez le poste en haut de l'écran à droite du nom de l'employé.
Sur cette page, sélectionnez l'onglet Embauché puis sélectionnez le bouton bleu Nouvelle recrue à droite du nom de l'employé. L'individu apparaîtra maintenant sur le tableau de bord des nouvelles recrues. Ils peuvent commencer leur propre intégration une fois que les étapes d'embauche de l'employeur ont été complétées.
À ce stade, vous pouvez souhaiter désactiver la demande si vous ne cherchez plus à embaucher pour ce poste. Vous pouvez toujours réactiver la demande après l'avoir désactivée.

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Rejeter un candidat

Sur n'importe quel onglet, sélectionnez l'icône œil bleu à côté d'un candidat pour le rejeter (symbole rouge de non). Si le candidat doit se voir refuser cette opportunité d'emploi, un Raison de rejet devra être fourni. Si des communications de rejet ont été mises en place pour la demande, l'option d'envoyer cet e-mail peut être choisie ici. Le modèle peut être modifié avant l'envoi.

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Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.