Gestion de paie Toast : Premiers pas avec le recrutement

Dans cet article :

Conditions clés du recrutement
Paramètres de recrutement
Configuration du modèle
Configuration de la demande
Gérer les candidatures dans le module Recrutement (nouvelle page)

Conditions clés du

Utilisez cet article comme référence pour configurer et gérer votre module de recrutement. Le module de recrutement est offert aux clients qui ont acheté le forfait Gestion de paie Pro de Gestion de paie Toast.

Réquisition : L’occasion d’embaucher une personne à un poste ou à un poste à pourvoir. Également appelé offre d’emploi.
Candidat ou demandeur : La personne qui fait une demande de réquisition (poste à pourvoir). Ces termes sont utilisés indifféremment dans le présent article.
Modèle : Ils vous permettent d’enregistrer des portions de texte ou des paramètres que vous pourriez utiliser à l’avenir.

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Paramètres de recrutement

Cette opération doit d’abord être effectuée lors de l’utilisation du module Recrutement. Sur ces pages, vous conserverez tous les paramètres sous-jacents de ce module. En tant qu’utilisateur RH+, allez dans Paramètres > Recrutement et parcourez chacun des cinq onglets énumérés ci-dessous pour personnaliser le module selon vos spécifications. Regardez la vidéo suivante pour plus d’informations.

Cette vidéo de type salle de classe présente la mise en place de l’arrière-plan et du modèle et vous montre comment gérer vos candidats tout au long de leur parcours de recrutement.

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onglet Sécurité

La table Rôles de sécurité avec accès affiche tous les rôles de sécurité avec accès au module de recrutement. Pour ajouter ou retirer des personnes de cette table, mettez à jour leur rôle de sécurité. Les utilisateurs des rôles de sécurité au niveau des employés n’ont pas accès au recrutement.
Le tableau Propriétaires et abonnés présente les différents types d’actions que ces utilisateurs pourront effectuer. Les propriétaires et les abonnés sont affectés individuellement à des réquisitions spécifiques.
Conseil de pro : Vous pouvez considérer votre équipe RH ou votre ou vos responsables d’embauche comme des propriétaires et toute autre personne impliquée comme des abonnés, puis définir les autorisations en conséquence. Cependant, les autorisations Propriétaire et Abonné peuvent être définies de toutes les manières qui conviennent à l’entreprise, même si cela signifie qu’elles ont les mêmes fonctionnalités.

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Onglet Flux de travail et notifications

Le tableau des flux de travail offre la possibilité de faire passer un candidat à travers les étapes de l ' embauche et des nouvelles offres d ' emploi. Sélectionnez le crayon Modifier pour créer un flux de courriels et/ou de tâches pour les changements de statut ou les nouvelles demandes.
Lorsque vous créez un flux de travail, n’oubliez pas de consulter l’onglet Destinataires du flux de travail pour désigner les destinataires des notifications.
Conseil de pro : Vous pouvez configurer le flux de travail Publier les demandes afin que les nouvelles demandes puissent être examinées par une personne avant d’être publiées, mais le flux de travail Modifications du statut des candidats peut être trop chargé lorsque plusieurs demandes ou demandeurs sont présents. Les deux flux de travail peuvent ralentir le processus et peuvent ne pas être recommandés.
Le tableau des notifications vous permet de définir des notifications par courriel et/ou par tâche pour les employés à effectuer lors des étapes du processus d’embauche. Cela est utile pour que tous ceux qui sont impliqués dans l’embauche restent sur la même longueur d’onde avec chaque candidat.
La principale différence est que les flux de travail nécessitent une approbation pour passer à l’étape suivante, tandis que les notifications ne sont que des alertes. Les notifications peuvent être envoyées aux propriétaires, aux abonnés et aux utilisateurs statiques (utilisateurs qui ont accès en fonction de leur rôle de sécurité) et les flux de travail sont envoyés aux destinataires configurés dans le flux de travail spécifique.

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Onglet Paramètres

Vous pouvez modifier les différentes sélections qui peuvent être faites à une demande et ses détails.

Postes : Dans la plupart des cas, les entreprises voudront embaucher pour un poste spécifique plutôt que d’avoir une demande d’emploi générale. Si tel est le cas, définissez Oui. Notez que le poste sélectionné sera son poste principal s’il est embauché dans Gestion de paie Toast.
Emplacements : Comme pour les postes ci-dessus, les candidats peuvent filtrer les demandes pour certains emplacements. Sélectionner Oui affiche les différents niveaux d’emplacement que vous avez configurés dans Toast, mais sélectionner Non vous permet d’ajouter des emplacements personnalisés. Chaque demande doit se voir attribuer un emplacement.
Source de l’application : Lors de la candidature, les candidats devront répondre à la question « Où avez-vous entendu parler de nous? ». Créez les différents portails par lesquels les demandeurs ont pu trouver votre demande en sélectionnant Ajouter+.
Raison du rejet : En sélectionnant Ajouter+, énumérez les raisons pour lesquelles l'occasion d'emploi d'un candidat peut être refusée. Cette option doit être sélectionnée lorsqu’un candidat est rejeté; elle est donc requise.
Catégories : Les catégories sont utilisées par les candidats et les employeurs. Ils peuvent être alignés sur une structure spécifique de votre entreprise, par exemple en salle, en cuisine, en gestion, etc. Ajoutez des catégories en sélectionnant Ajouter+.

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Onglet de la page Carrières

La page Carrières est le site Web où vos candidats trouvent les demandes ouvertes. Les entreprises peuvent avoir plusieurs pages Carrières (cela est courant lorsqu’elles séparent différents emplacements).

L’URL de la page Carrières est : payroll.toasttab.com/jobs/<<insérez votre code d’entreprise>>. Si vous utiliserez plusieurs pages Carrière, ajoutez une extension URL pour les distinguer.
L’ajout d’un logo, d’une bannière ou d’une image à propos affichera cette image sur la page Carrières, là où cela est indiqué dans l’aperçu à droite.
Les liens personnalisés sont utiles si vous souhaitez lier cette page à la page d’accueil de votre entreprise ou à un autre site Web pertinent.
Ajouter des liens vers les médias sociaux et des icônes permettra aux candidats de consulter ces pages.
Une description peut être ajoutée, qui peut être utilisée pour le texte de bienvenue, les détails de l’environnement de travail, etc.

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Configuration du modèle

Les modèles vous permettent de créer rapidement des demandes en utilisant les informations enregistrées des demandes précédentes. La mise en place de modèles vous fait gagner du temps à long terme, mais ceux-ci sont facultatifs. Cependant, gardez à l’esprit que les modèles peuvent être adaptés à la demande choisie. Accédez à Recrutement > Modèles et configurez autant ou moins de modèles que vous le souhaitez.

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Onglet Demandes de

Ici, vous trouverez chaque réquisition que vous avez créée. Cette page vous permet également de concevoir de nouvelles demandes ou de copier des demandes existantes, mais avant de créer une nouvelle demande, vous souhaiterez peut-être configurer certains modèles comme décrit dans les sections ci-dessous.

La colonne Statut vous permet de voir s’ils sont disponibles au public (Publié - Verrouillé) ou encore en développement (Enregistrer pour plus tard). Sélectionnez le bouton Copie bleue pour générer une copie d’une demande ou sélectionnez l’icône Poubelle pour la supprimer entièrement. En savoir plus sur l’utilisation de cet onglet dans la section Configuration des demandes de cet article.

Réquisition publiée : Indique que l’utilisateur a publié une demande dans le module Recrutement. Une fois qu’une demande a été publiée, les candidats peuvent commencer à postuler tant qu’ils ont l’URL.

Publié – Statut verrouillé : Une demande devient verrouillée dès que le premier candidat postule à un emploi. Une fois que cela se produit, les étapes de la configuration de la demande sont verrouillées et ne peuvent plus être modifiées.

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Onglet Modèles d’application

Lorsque des modèles d’application sont configurés, vous pouvez les réutiliser ultérieurement lorsque des réquisitions du même rôle sont disponibles. Sélectionnez Ajouter+ pour commencer un modèle de demande.

Commencez par ajouter le nom du modèle. Juste en dessous, vous verrez une ligne nommée Phases avec son propre bouton Ajouter+. Si vous souhaitez qu’un candidat remplisse la demande par sections, configurez des phases. Ils sont principalement utilisés en combinaison avec le flux de travail Modifications du statut du candidat mentionné ci-dessus.
Les étapes du modèle (position, données démographiques, et ainsi de suite) peuvent être glissées-déposées pour personnaliser l’ordre dans lequel vous souhaitez les placer. Vous pouvez également sélectionner Ajouter+ ou l’icône de la corbeille pour ajouter ou supprimer une étape du modèle actuel.
Sélectionnez chaque étape pour modifier ses détails. Vous pouvez renommer l’étape ou ajouter du texte d’aide si vous le souhaitez. Les candidats consulteront ce texte d’aide pendant qu’ils enregistreront leurs réponses au cours du processus de demande.
Si vous souhaitez ajouter un sondage au modèle de demande, créez-le d’abord en sélectionnant l’onglet Modèles de sondage et en appuyant sur Ajouter un sondage+. Un modèle de sondage doit être choisi pour une étape du sondage, sinon la demande posera problème aux candidats potentiels.
La partie Configuration des champs vous permet d’afficher ou de supprimer les champs qui apparaîtraient à cette étape de la demande d’emploi. Si un champ est affiché, vous pouvez choisir d’exiger ce champ avant que le demandeur puisse continuer.
Dans la Configuration des champs, vous pouvez également sélectionner le rôle de sécurité nécessaire pour afficher chaque champ et ses informations spécifiques. Par exemple, vous pouvez souhaiter que seuls les utilisateurs de RH+ puissent afficher le champ Taux de rémunération à l’étape Poste, afin de définir la sécurité de ce champ sur RH+.
Enregistrez le modèle une fois terminé. Vous pouvez revenir à la partie de modification en sélectionnant l’icône crayon jaune d’un modèle enregistré.

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Onglet Modèles d’entretien

Lors des entrevues, vous souhaiterez peut-être utiliser une série de questions précises. Si les entrevues ne sont pas effectuées avec un ordinateur à proximité, vous pouvez décider de sauter cette étape. Sinon, sélectionnez Ajouter+ pour commencer un modèle d’entrevue.

Comme pour les modèles de demande, ajoutez le nom du modèle et ajoutez+ pour inclure différentes étapes de l’entrevue.
Renommez chaque étape comme vous l’entendez et ajoutez les questions suggérées que vous souhaitez que cette étape contienne.
Au bas, vous pouvez affecter un intervieweur par défaut pour chaque étape, mais si cette sélection est laissée sur Non, vous pouvez toujours affecter un intervieweur dans chaque demande de candidat distincte.
Enregistrez le modèle une fois terminé. Vous pouvez revenir à la partie de modification en sélectionnant l’icône crayon jaune d’un modèle enregistré.

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Onglet Modèles de sondage

Il existe différentes raisons de créer des sondages. Le plus souvent, vous pouvez recueillir les disponibilités d’un candidat, mais toutes sortes de réponses peuvent être réunies ici. Commencez par sélectionner Ajouter un sondage+.

Tout d’abord, nommez le sondage et ajoutez éventuellement une description (la description ne peut être vue que par les utilisateurs internes).
Sélectionnez toujours Recrutement comme catégorie du sondage.
Sélectionnez +Nouvel article pour ajouter votre première question ou article. Il y a plusieurs options parmi lesquelles choisir et il peut être préférable d’en essayer d’autres pour atteindre vos réponses ou les objectifs de ce sondage.
Sélectionnez + Ajouter option pour insérer des réponses à votre question ou à votre article. Sélectionnez + Ajouter question dépendante pour insérer un article qui devient visible seulement après la réponse à la question parente
Différents articles peuvent être obligatoires ou cotés. Modifiez le bouton à Oui pour l’un ou l’autre des articles. Si cette question/cet article est noté, attribuez des valeurs de points à chaque option. Veuillez noter que les articles des questions de la zone de texte ne peuvent pas être notés.
Au bas de la page se trouve un bouton Aperçu où vous pouvez tester les fonctionnalités de votre sondage.
Enregistrez le modèle une fois terminé. Enregistrer et publier lorsque le modèle de sondage est finalisé, mais n’oubliez pas que cette action est irréversible. La modification d’un sondage se fait en sélectionnant son nom en bleu. Les sondages publiés ne peuvent pas être supprimés.

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Onglet Modèles de description

Voici les descriptions des postes ouverts pour lesquels vous recruterez. Sélectionnez Ajouter+ pour commencer un modèle de description.

Commencez par ajouter un nom de modèle.
Le titre est un aperçu simple du poste qui sera affiché sur la page Carrières et le tableau de bord des postes.
La description est les détails que vous souhaitez faire connaître aux candidats. Toast recommande d’ajouter ici des éléments tels que les responsabilités professionnelles, les exigences ou les attentes.
Enregistrez le modèle une fois terminé. Vous pouvez revenir à la partie modification en sélectionnant l’icône crayon jaune d’un modèle enregistré.

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Onglet Modèles de communication

Il existe trois communications différentes que vous pouvez automatiser. Ils seront envoyés aux candidats à certains moments du processus de recrutement. Commencez par sélectionner Ajouter+ pour l’une des trois communications.

Les lettres d’offre sont livrées sous forme de choses à faire dans le tableau de bord de paie du candidat. Ces courriels ne sont pas envoyés directement aux demandeurs pour des raisons de sécurité.
Les courriels d’offre sont des courriels envoyés au candidat indiquant qu’il dispose d’une lettre d’offre disponible dans Gestion de paie Toast.
Les courriels de rejet sont envoyés aux candidats qui ne recevront pas d’offre pour l’emploi pour lequel ils ont postulé.
Vous donnerez un Nom à chaque communication et ajouterez un Message. Ajoutez un objet pour les deux modèles de courriel et n’hésitez pas à insérer une image d’en-tête et de pied de page pour la lettre d’offre.
Enregistrez le modèle une fois terminé. Vous pouvez revenir à la partie modification en sélectionnant l’icône crayon jaune d’un modèle enregistré.

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Configuration de demande

Après avoir élaboré des modèles ou lorsque vous êtes prêt à créer une demande, allez à Recrutement > Modèles. Choisissez Ajouter+ pour commencer une nouvelle réquisition. Chaque configuration de réquisition comporte cinq étapes. Utilisez les boutons circulaires en haut ou les boutons Précédent et Suivant en bas pour naviguer entre les étapes.

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Détails de publication

Cette étape comprend les détails de base de la publication elle-même. Les informations qui apparaissent dans les menus déroulants proviennent du travail effectué dans les parties précédentes de cet article.
Si vous utilisez un modèle de description, il remplira automatiquement les champs Titre et Description.

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Application

Notez le menu déroulant du modèle tout en haut. Si des modèles d’application ont été créés, en sélectionner un remplira automatiquement les informations de cette étape. Si vous utilisez un modèle, n’hésitez pas à modifier ce qu’il a renseigné.
Si un modèle n’a pas été choisi, utilisez les notes fournies dans l’onglet Modèles de demande pour élaborer l’application de cette demande.
Si vous n’utilisez pas de modèle de demande et que vous prévoyez d’utiliser un sondage dans votre demande, assurez-vous de sélectionner un modèle de sondage dans le menu déroulant afin d’éviter tout problème avec le processus de demande du candidat.

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Entrevue

Tout comme pour l’étape de candidature ci-dessus, vous pouvez choisir votre modèle d’entretien tout en haut de la page. Des modifications peuvent être apportées au modèle une fois qu’il est sélectionné.
Sinon, utilisez les mêmes notes dans la section de l’onglet Modèles d’entrevue pour entrer des questions d’entrevue potentielles pour cette demande spécifique.

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Communication

Il s’agit de la troisième étape où les modèles peuvent être utilisés pour remplir toutes les informations nécessaires. Ces modèles ont peut-être déjà été créés dans la section Modèles de communication de cet article.
Activez l’une ou l’autre des notifications de communication ici. Une fois que vous l’aurez fait, elles s’agrandiront pour afficher les différents paramètres de chaque notification. C’est ici que vous pouvez choisir les modèles que vous souhaitez ou créer les communications à partir de zéro.
La lettre d’offre et le courriel d’offre sont réunis puisque la lettre fournira les renseignements confidentiels sur l’emploi et que le courriel informera le candidat qu’il a une lettre d’offre en attente dans Gestion de paie Toast.
Vous pouvez choisir de laisser les deux commutateurs sur N°. Cette page est facultative.

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Paramètres

La dernière étape vous offre plusieurs options. Répondez aux questions générales pour commencer.
Les publications internes vont au tableau de bord des emplois. Les publications externes sont accessibles à la page Carrières. La sélection des deux affiche la demande sur les deux pages.
Conseil de pro : Si l’option Créneaux est définie sur 0 et que l’option Désactiver est laissée sur Non, la demande restera ouverte, peu importe le nombre de candidats embauchés.
L’étape « Budget » est facultative, car cette information apparaît uniquement dans les rapports internes.
La section Personnes vous permet d’ajouter des Propriétaires et des Abonnés à la demande. Gardez à l’esprit que ces personnes n’ont pas besoin d’accéder au module de recrutement par leur rôle de sécurité; toutefois, elles ne pourront accéder à cette demande que de la manière dont les propriétaires et les abonnés ont été configurés dans l’onglet Sécurité.

Une fois la demande complètement configurée, vous disposez d’un bouton Enregistrer et d’un bouton Enregistrer et publier.

Enregistrer vous permettra d’enregistrer votre progression, mais ne mettra pas la réquisition en ligne. Les candidats ne verront pas cela sur la page Carrières et/ou sur le tableau de bord des emplois. Revenez à cette demande en allant à Recrutement > Modèles > jaune Modifier le crayon.
Enregistrer et publier cette demande sera mise immédiatement en ligne sur la page Carrières et/ou le tableau de bord des emplois. Les demandes publiées ne peuvent pas être modifiées.

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Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.