Toast Payroll : Gérer les rôles de sécurité

Dans cet article :

• À propos des rôles de sécurité
• À quoi cela s'applique
• Rôles de sécurité standard
• Ce que chaque rôle de sécurité peut faire
• Rôles de sécurité standard inactifs
• Modifier le rôle de sécurité d'un utilisateur
• Accès aux rôles de sécurité pour les changements de paie
• Rôles de sécurité personnalisés
• Foire aux questions
• Articles connexes

À propos des rôles de sécurité

Un rôle de sécurité dans Toast Payroll contrôle les pages et les informations qu'un utilisateur peut consulter ainsi que les actions qu'il peut effectuer, comme approuver des feuilles de temps ou exécuter la paie. Les rôles de sécurité fonctionnent essentiellement comme des autorisations (aussi appelées accès de sécurité ou habilitations) dans Toast Web. Le rôle de sécurité d'un utilisateur peut également lui donner accès aux informations d'autres employés, c'est pourquoi les gestionnaires et le personnel des RH se voient généralement attribuer des rôles à accès plus élevé.

Chaque utilisateur dispose d'un seul rôle de sécurité à la fois. Si une personne occupe plusieurs postes, Toast Payroll accorde l'accès en fonction du rôle de sécurité de son poste principal uniquement.

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À quoi cela s'applique

Cet article s'applique à Toast Payroll. La consultation ou la modification du rôle de sécurité d'un utilisateur est généralement effectuée par un utilisateur RH+. Les rôles de sécurité personnalisés nécessitent Toast Payroll Pro.

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Rôles de sécurité standard

Toast Payroll comprend quatre rôles de sécurité standard. Les rôles de sécurité standard ne peuvent pas être modifiés. Si vous avez besoin de niveaux d'accès qui ne correspondent pas à un rôle standard, vous pouvez demander un rôle de sécurité personnalisé, ce qui nécessite Toast Payroll Pro.

• RH+ : Donne à un utilisateur le niveau d'accès le plus élevé dans le système. Les utilisateurs RH+ peuvent modifier les rôles de sécurité de tous les autres utilisateurs, y compris le leur.
• Gestionnaire : Un utilisateur qui peut accéder uniquement aux employés configurés pour lui faire rapport directement. Les gestionnaires ne peuvent pas exécuter la paie. Pour définir à qui un employé fait rapport, consultez Toast Payroll : Mise à jour des postes.
• Employé : Donne à un utilisateur l'accès à ses propres renseignements personnels seulement et lui permet de mettre à jour ses détails au besoin.
• Paie : Donne accès à des données limitées sur les employés et un accès complet pour exécuter la paie. Depuis janvier 2024, Toast Payroll ne prend plus en charge ni ne met à jour ce rôle de sécurité. Si vous utilisez actuellement le rôle Paie et avez besoin d'un accès similaire, demandez un rôle de sécurité personnalisé.

Remarque : L'accès d'un gestionnaire est déterminé par la structure hiérarchique, et non par le rôle seul. Un gestionnaire peut voir un employé seulement si cet employé lui est subordonné. Pour voir à qui un employé est subordonné, ouvrez son profil et faites défiler jusqu'à la tuile Subordonné à.

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Ce que chaque rôle de sécurité peut faire

Utilisez ce tableau pour confirmer quel rôle de sécurité peut effectuer une action donnée dans Toast Payroll.

*Structure de rapport seulement signifie que l'employé doit être sous la supervision directe du gestionnaire pour que ce dernier puisse effectuer cette action. Pour définir à qui un employé fait rapport, consultez Toast Payroll : Mise à jour des postes.

Pour obtenir des instructions étape par étape sur chaque tâche liée, consultez les guides connexes :

• Toast Payroll : Nouveaux employés (Guide de l'employeur)
• Toast Payroll : Effectuer un changement de rémunération
• Toast Payroll : Définir un mode de paiement
• Toast Payroll : Obtenir de l'aide sur les montants de dépôt direct
• Toast Payroll : Ajouter ou modifier les gains et les retenues
• Toast Payroll : Exécuter votre paie
• Toast Payroll : Mettre à jour les informations du profil de l'employé
• Toast Payroll : Remplir le formulaire I-9
• Toast Payroll : Émettre des chèques manuels (calculs rapides)
• Toast Payroll : Optimiser la bibliothèque de rapports
• Toast Payroll : Gérer les feuilles de temps

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Rôles de sécurité standard inactifs

Deux rôles de sécurité standard sont inactifs et attribués automatiquement par le système.

• Candidat : Pour les utilisateurs qui ont postulé à un emploi via le module de recrutement de Toast Payroll, mais qui n'ont pas encore de dossier d'employé actif. Ces utilisateurs n'ont un dossier actif qu'une fois embauchés. Pour en savoir plus, consultez Toast Payroll : Démarrer avec le recrutement.
• Cessation d'emploi : Attribué automatiquement dès qu'une cessation d'emploi est traitée. Il donne à l'utilisateur un accès limité à l'onglet Mon profil et rien d'autre. Dans de nombreux cas, un utilisateur dont l'emploi a pris fin peut toujours consulter son formulaire W-2 à partir de Mon profil > Documents et formulaires > Documents de fin d'année. Pour en savoir plus, consultez Toast Payroll : Gérer l'expérience du formulaire W-2.

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Modifier le rôle de sécurité d'un utilisateur

Cette tâche est généralement effectuée par un utilisateur RH+. Utilisez-la pour modifier le rôle de sécurité d'un utilisateur, par exemple d'Employé à Gestionnaire, ou pour donner à un utilisateur un accès RH+.

1. Dans Toast Payroll, accédez au profil de l'employé > Poste.
   1. Apprenez comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll en visitant Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web.
2. Sélectionnez le bouton jaune Modifier.
3. Mettez à jour le champ Raison (par exemple, Poste ou Mise à jour administrative), puis modifiez le champ Rôle de sécurité pour le rôle souhaité.
4. Sélectionnez Soumettre au bas de la page pour appliquer votre modification.

Résultat attendu : Le rôle de sécurité de l'utilisateur est mis à jour et son accès est modifié pour correspondre au nouveau rôle lors de sa prochaine connexion.

Remarque : Si un utilisateur occupe plusieurs postes, le système accorde l'accès en fonction du rôle de sécurité de son poste principal uniquement. Il n'utilise pas le rôle de sécurité défini pour les postes secondaires. Si vous modifiez un rôle et que l'accès de l'utilisateur n'est pas mis à jour, confirmez que vous avez modifié le rôle sur son poste principal.

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Accès au rôle de sécurité pour les changements de rémunération

Les rôles de sécurité RH+ et Gestionnaire peuvent consulter et modifier la rémunération pour les postes principaux et secondaires. Les gestionnaires peuvent consulter et modifier les changements de rémunération uniquement pour les employés qui leur sont subordonnés. Pour définir à qui un employé est subordonné, consultez Toast Payroll : Mettre à jour les postes.

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Rôles de sécurité personnalisés

Les rôles de sécurité personnalisés sont offerts uniquement pour les comptes Toast Payroll Pro. Un rôle de sécurité personnalisé vous permet de définir un accès qui ne correspond à aucun rôle standard.

Pour demander un rôle de sécurité personnalisé, remplissez le formulaire de rôle de sécurité personnalisé et envoyez-le via le bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll. Le service à la clientèle de Toast travaillera avec vous pour ajouter et attribuer le nouveau rôle de sécurité à votre entreprise. Remarque : Toast Payroll est actuellement indisponible au Québec. Une version française de ce formulaire sera mise à disposition lorsque le produit sera lancé dans votre région.

Si vous n'utilisez pas encore Toast Payroll Pro et que vous souhaitez créer des rôles personnalisés, utilisez le même bouton de clavardage bleu pour vous renseigner sur la mise à niveau.

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Foire aux questions

Quels sont les différents rôles de sécurité dans Toast Payroll ?

Les différents rôles de sécurité dans Toast Payroll sont RH+, Gestionnaire et Employé, en plus de deux rôles système inactifs, Candidat et Terminé. RH+ possède le niveau d'accès le plus élevé et peut exécuter la paie et modifier les rôles des autres utilisateurs. Les gestionnaires peuvent accéder uniquement à leurs subordonnés directs et ne peuvent pas exécuter la paie. Les employés peuvent voir et mettre à jour uniquement leurs propres informations. Le rôle Paie n'est plus pris en charge depuis janvier 2024.

Également demandé sous la forme :

• • Quels rôles de sécurité sont disponibles dans Toast Payroll ?
  • Comment puis-je voir quels rôles de sécurité nous avons configurés ?
  • Quel accès chaque rôle possède-t-il?

Comment puis-je modifier le rôle de sécurité d'un utilisateur?

Pour modifier le rôle de sécurité d'un utilisateur, connectez-vous à Toast Payroll, accédez au profil de l'employé > Poste, sélectionnez le bouton jaune Modifier, mettez à jour le champ Raison, modifiez le champ Rôle de sécurité et sélectionnez Soumettre. (Apprenez comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll en visitant Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web.) Cela est généralement effectué par un utilisateur RH+. Si l'utilisateur occupe plusieurs postes, modifiez le rôle sur son poste principal, car le système accorde l'accès en fonction du poste principal uniquement.

Également demandé sous la forme :

• • Comment puis-je faire passer un rôle de sécurité d'Employé à Gestionnaire?
  • Comment puis-je donner à mon directeur général un accès RH+?
  • Comment puis-je faire repasser un gestionnaire au rôle d'employé?

Quel rôle de sécurité permet d'exécuter la paie?

Le rôle de sécurité RH+ permet d'exécuter la paie. Les gestionnaires et les employés ne peuvent pas exécuter la paie. Si un gestionnaire doit exécuter la paie, un utilisateur RH+ doit soit changer le rôle de cette personne pour RH+, soit demander un rôle de sécurité personnalisé avec accès à la paie. Pour des instructions étape par étape sur la paie, consultez Toast Payroll : Exécuter votre paie.

Également demandé sous la forme :

• • Pourquoi mon gestionnaire ne peut-il pas traiter la paie?
  • Quel rôle dois-je avoir pour exécuter la paie?
  • Mon gestionnaire ne peut pas exécuter la paie, comment puis-je régler ce problème?

Quel rôle de sécurité permet d'approuver les feuilles de temps?

Les rôles de sécurité RH+ et Gestionnaire peuvent approuver les feuilles de temps, si l'approbation des feuilles de temps s'applique à votre compte. Un gestionnaire peut approuver les feuilles de temps uniquement pour les employés qui lui sont subordonnés. Pour obtenir des instructions étape par étape, consultez Toast Payroll : Gérer les feuilles de temps.

Également demandé sous la forme :

• • Que dois-je activer pour qu'un gestionnaire puisse approuver les feuilles de temps?
  • Les gestionnaires peuvent-ils approuver les feuilles de temps?
  • Qui peut approuver les feuilles de temps?

Pourquoi un gestionnaire ne peut-il pas modifier ou attribuer des rôles à d'autres employés?

Un gestionnaire ne peut souvent pas modifier ou attribuer des rôles de sécurité à d'autres employés, car cette action nécessite un accès RH+. L'accès standard de gestionnaire est limité aux subordonnés directs du gestionnaire et n'inclut pas la modification des rôles de sécurité des autres utilisateurs. Pour accorder cette capacité à un utilisateur, un utilisateur RH+ peut modifier son rôle pour RH+, ou vous pouvez demander un rôle de sécurité personnalisé.

Également demandé sous la forme :

• • Comment puis-je permettre à mon directeur général de modifier les rôles des utilisateurs?
  • Comment puis-je ajouter des autorisations pour que mon gestionnaire puisse ajouter des rôles professionnels?
  • Pourquoi mon gestionnaire ne peut-il pas ajuster les rôles de sécurité?

Comment savoir quels rôles de sécurité peuvent voir une page spécifique?

Pour voir quels rôles de sécurité peuvent accéder à une page spécifique, un utilisateur RH+ peut accéder à cette page dans Toast Payroll et sélectionner Propriétés de la page au bas de la page. Pour obtenir des instructions complètes, y compris sur la façon de vérifier l'accès aux pages avec des onglets, consultez Toast Payroll : Accès à la page des rôles de sécurité.

Également demandé sous la forme :

• • Comment vérifier quel rôle peut voir une page?
  • Quels rôles peuvent voir cet écran?
  • Comment puis-je voir l'accès aux pages par rôle?

Puis-je ajouter un teneur de livres ou un comptable externe sans affecter la paie?

Oui, vous pouvez donner accès à Toast Payroll à un teneur de livres, un comptable ou un autre professionnel financier externe sans affecter vos comptes de paie. Pour obtenir des instructions étape par étape, consultez Toast Payroll : Donner accès à une personne qui n'est pas employée.

Également demandé sous la forme :

• • Comment puis-je ajouter un comptable à Toast Payroll?
  • Puis-je donner accès à mon teneur de livres?
  • Comment puis-je ajouter un utilisateur qui n'est pas un employé?

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Articles connexes

• Toast Payroll : Accès à la page des rôles de sécurité
• Toast Payroll : Autorisations d'accès à la sécurité et audit
• Toast Payroll : Donner accès à une personne qui n'est pas employée
• Toast Payroll : Mettre à jour les postes
• Toast Payroll : Exécuter votre paie

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Ce contenu est fourni à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.