Gestion de paie Toast : Gérer les rôles de sécurité

Dans cet article :

• À propos des rôles de sécurité
• Ce à quoi cela s’applique
• Rôles de sécurité standard
• Ce que chaque rôle de sécurité peut faire
• Rôles de sécurité standard inactifs
• Modifier le rôle de sécurité d’un utilisateur
• Accès aux rôles de sécurité pour les modifications salariales
• Rôles de sécurité personnalisés
• Foire aux questions
• Articles connexes

À propos des rôles de sécurité

Un rôle de sécurité dans Gestion de paie Toast contrôle les pages et les informations qu’un utilisateur peut consulter et les actions qu’il peut entreprendre, comme l’approbation des feuilles de temps ou l’exécution de la paie. Les rôles de sécurité fonctionnent un peu comme des autorisations (également appelées accès de sécurité ou habilitation) dans Toast Web. Le rôle de sécurité d’un utilisateur peut également lui donner accès aux informations d’autres employés, c’est pourquoi les gestionnaires et le personnel des RH se voient généralement attribuer des rôles plus accessibles.

Chaque utilisateur reçoit un rôle de sécurité à la fois. Si une personne occupe plusieurs postes, Gestion de paie Toast accorde l’accès en fonction du rôle de sécurité de son poste principal uniquement.

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Ce à quoi cela s’applique

Cet article s’applique à Gestion de paie Toast. La consultation ou la modification du rôle de sécurité d’un utilisateur est généralement effectuée par un utilisateur RH+. Les rôles de sécurité personnalisés nécessitent Gestion de paie Toast Pro.

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Rôles de sécurité standard

Gestion de la paie de Toast comprend quatre rôles de sécurité standards. Les rôles de sécurité standards ne peuvent pas être modifiés. Si vous avez besoin de niveaux d’accès qui ne correspondent pas à un rôle standard, vous pouvez demander un rôle de sécurité personnalisé, qui nécessite Gestion de paie Toast Pro.

• RH+ : Offre à un utilisateur le niveau d’accès le plus élevé du système. Les utilisateurs de RH+ peuvent ajuster les rôles de sécurité pour tous les autres utilisateurs, y compris les leurs.
• Gestionnaire : Un utilisateur qui peut accéder uniquement aux employés configurés pour leur rendre compte directement. Les gestionnaires ne peuvent pas exécuter la paie. Pour définir à qui un employé rend compte, consultez Gestion de paie Toast : Mettre à jour les positions.
• Employé : Permet à un utilisateur d’accéder uniquement à ses propres renseignements personnels et de mettre à jour ses propres informations au besoin.
• Paie : Donne accès à des données limitées sur les employés et à un accès complet pour traiter la paie. Depuis janvier 2024, Gestion de paie Toast ne prend plus en charge ni ne met à jour ce rôle de sécurité. Si vous utilisez actuellement le rôle Gestion de la paie et que vous avez besoin d’un accès similaire, demandez un rôle de sécurité personnalisé.

Remarque : L'accès d'un gestionnaire est déterminé par la structure hiérarchique, et non par son seul rôle. Un gestionnaire ne peut voir un employé que s’il lui rend compte. Pour voir à qui un employé rend compte, ouvrez son profil et faites défiler jusqu’à la vignette Rapports à .

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Ce que chaque rôle de sécurité peut faire

Utilisez ce tableau pour confirmer quel rôle de sécurité peut effectuer une action donnée dans Gestion de paie Toast.

*Structure hiérarchique uniquement, l’employé doit être placé sous l’autorité directe du gestionnaire pour que celui-ci puisse effectuer cette action. Pour définir à qui un employé rend compte, consultez Gestion de paie Toast : Mettre à jour les positions.

Pour des instructions étape par étape sur chaque tâche liée, consultez les guides connexes :

• Gestion de paie Toast : Employés nouvellement embauchés (guide de l’employeur)
• Gestion de paie Toast : Apporter une modification salariale
• Gestion de paie Toast : Définir un mode de paiement
• Gestion de paie Toast : Obtenir de l’aide pour les montants de dépôt direct
• Gestion de paie Toast : Ajouter ou modifier des revenus et des déductions
• Gestion de paie Toast : Traitez votre paie
• Gestion de paie Toast : Mettre à jour les informations du profil de l’employé
• Gestion de paie Toast : Remplissez le formulaire I-9
• Gestion de paie Toast : Émettre des additions manuelles (calques rapides)
• Gestion de paie Toast : Optimiser la bibliothèque de rapports
• Gestion de paie Toast : Gérer les feuilles de temps

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Rôles de sécurité standard inactifs

Deux rôles de sécurité standards sont inactifs et attribués automatiquement par le système.

• Demandeur : Pour les utilisateurs qui ont postulé à un emploi via le module de recrutement Gestion de paie Toast mais qui n’ont pas encore de dossier employé actif. Ces utilisateurs n’ont un dossier actif qu’une fois embauchés. Pour plus d’informations, consultez Gestion de paie Toast : Premiers pas avec le recrutement
• Durée : Attribué automatiquement dès qu’une résiliation est traitée. Il donne à l’utilisateur un accès limité à l’onglet Mon profil et rien d’autre. Dans de nombreux cas, un utilisateur désigné peut toujours consulter son formulaire W-2 à partir de Moi-même > Documents et formulaires > Documents de fin d’exercice. Pour plus d’informations, consultez Gestion de paie Toast : Gérer l’expérience du formulaire W-2.

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Modifier le rôle de sécurité d’un utilisateur

Cette tâche est généralement effectuée par un utilisateur RH+. Utilisez-le pour modifier le rôle de sécurité d’un utilisateur, par exemple de Employé à Gestionnaire, ou pour donner à un utilisateur un accès RH+.

1. Dans Gestion de paie Toast, allez à Profil de l’employé > Poste.
2. Sélectionnez le bouton jaune Modifier.
3. Mettez à jour le champ Raison (par exemple, Mise à jour du poste ou de l’administration), puis changez le champ Rôle de sécurité pour le rôle souhaité.
4. Sélectionnez Soumettre au bas de la page pour appliquer votre modification.

Résultat attendu : Le rôle de sécurité de l’utilisateur est mis à jour et son accès change pour correspondre au nouveau rôle lors de sa prochaine connexion.

Remarque : Si un utilisateur occupe plusieurs postes, le système accorde l’accès en fonction du rôle de sécurité de son poste principal uniquement. Il n’utilise pas le rôle de sécurité défini sur les postes secondaires. Si vous changez de rôle et que l’accès de l’utilisateur ne se met pas à jour, confirmez que vous avez modifié le rôle de sa position principale.

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Accès aux rôles de sécurité pour les modifications salariales

Les rôles de sécurité RH+ et Gestionnaire peuvent afficher et modifier la paie des postes principaux et secondaires. Les gestionnaires ne peuvent consulter et modifier les modifications salariales que pour les employés qui leur rendent compte. Pour définir à qui un employé rend compte, consultez Gestion de paie Toast : Mettre à jour les positions.

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Rôles de sécurité personnalisés

Les rôles de sécurité personnalisés sont disponibles uniquement pour les comptes Gestion de paie Toast Pro. Un rôle de sécurité personnalisé vous permet de définir un accès qui ne correspond à aucun rôle standard.

Pour demander un rôle de sécurité personnalisé, remplissez le formulaire Rôle de sécurité personnalisé et envoyez-le par le bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast. Le service à la clientèle de Toast collaborera avec vous pour ajouter et attribuer le nouveau rôle de sécurité à votre entreprise. Remarque : Gestion de paie Toast est actuellement indisponible au Québec. Une version française de ce formulaire sera disponible lors du lancement du produit dans votre région.

Si vous n’êtes pas encore sur Gestion de paie Toast Pro et que vous souhaitez créer des rôles personnalisés, utilisez le même bouton de clavardage bleu pour poser vos questions sur la mise à niveau.

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Foire aux questions

Quels sont les différents rôles de sécurité dans Gestion de paie Toast?

Les différents rôles de sécurité dans Gestion de paie Toast sont RH+, Gestionnaire et Employé, plus deux rôles système inactifs, Demandeur et Durée déterminée. RH+ offre le plus haut niveau d’accès et peut traiter la paie et changer les rôles des autres utilisateurs. Les gestionnaires peuvent accéder uniquement à leurs rapports directs et ne peuvent pas traiter la paie. Les employés peuvent voir et mettre à jour leurs propres informations uniquement. Le rôle Gestion de la paie n’est plus pris en charge depuis janvier 2024.

Aussi demandé comme :

• • Quels rôles de sécurité sont disponibles dans Gestion de paie Toast?
  • Comment puis-je voir quels rôles de sécurité nous avons configurés?
  • Quel accès a chaque rôle?

Comment modifier le rôle de sécurité d’un utilisateur?

Pour modifier le rôle de sécurité d’un utilisateur, dans Gestion de la paie de Toast, allez à Profil de l’employé > Poste, sélectionnez le bouton jaune Modifier, mettez à jour le champ Raison, modifiez le champ Rôle de sécurité et sélectionnez Soumettre. Cela est généralement fait par un utilisateur RH+. Si l’utilisateur occupe plusieurs postes, modifiez le rôle sur son poste principal, car le système lui accorde l’accès en fonction de son poste principal uniquement.

Aussi demandé comme :

• • Comment puis-je changer un rôle de sécurité de Employé à Gestionnaire?
  • Comment donner accès à mon directeur général RH+?
  • Comment puis-je redevenir employé?

Quel rôle de sécurité peut exécuter la paie?

Le rôle de sécurité RH+ peut exécuter la paie. Les gestionnaires et les employés ne peuvent pas exécuter la paie. Si un gestionnaire doit exécuter la paie, un utilisateur RH+ doit soit changer le rôle de cette personne en RH+, soit demander un rôle de sécurité personnalisé avec accès à la paie. Pour des instructions de paie étape par étape, consultez Gestion de paie Toast : Traitez votre paie.

Aussi demandé comme :

• • Pourquoi mon gestionnaire ne peut-il pas traiter la paie?
  • De quel rôle ai-je besoin pour traiter la paie?
  • Mon gestionnaire ne peut pas traiter la paie, comment la corriger?

Quel rôle de sécurité peut approuver les feuilles de temps?

Les rôles de sécurité RH+ et Gestionnaire peuvent approuver les feuilles de temps, si l’approbation des feuilles de temps s’applique à votre compte. Un gestionnaire ne peut approuver les feuilles de temps que pour les employés qui lui rendent compte. Pour des instructions étape par étape, consultez Gestion de paie Toast : Gérer les feuilles de temps.

Aussi demandé comme :

• • Que dois-je activer pour qu’un gestionnaire approuve les feuilles de temps?
  • Les gestionnaires peuvent-ils approuver les feuilles de temps?
  • Qui peut approuver les feuilles de temps?

Pourquoi un gestionnaire ne peut-il pas modifier ou attribuer des rôles à d’autres employés?

Un gestionnaire ne peut souvent pas modifier ou attribuer des rôles de sécurité à d’autres employés, car cette action nécessite un accès RH+. L’accès au gestionnaire standard est limité aux rapports directs d’un gestionnaire et n’inclut pas la modification des rôles de sécurité des autres utilisateurs. Pour donner cette capacité à un utilisateur, un utilisateur RH+ peut changer son rôle en RH+, ou vous pouvez demander un rôle de sécurité personnalisé.

Aussi demandé comme :

• • Comment puis-je laisser mon directeur général changer de rôle utilisateur?
  • Comment puis-je ajouter des autorisations permettant à mon gestionnaire d’ajouter des rôles professionnels?
  • Pourquoi mon gestionnaire ne peut-il pas ajuster les rôles de sécurité?

Comment savoir quels rôles de sécurité peuvent voir une page spécifique?

Pour voir quels rôles de sécurité peuvent accéder à une page spécifique, un utilisateur RH+ peut accéder à cette page dans Gestion de paie Toast et sélectionner Propriétés de page au bas de la page. Pour des instructions complètes, y compris sur la façon de vérifier l’accès sur les pages avec onglets, consultez Gestion de paie Toast : Accès à la page de rôle de sécurité.

Aussi demandé comme :

• • Comment vérifier quel rôle peut voir une page?
  • Quels rôles peuvent afficher cet écran?
  • Comment voir l’accès aux pages par rôle?

Puis-je ajouter un comptable ou un comptable externe sans affecter la paie?

Oui, vous pouvez donner à un comptable, un comptable ou un autre professionnel de la finance externe l’accès à Gestion de paie Toast sans affecter vos comptes de paie. Pour des instructions étape par étape, consultez Gestion de paie Toast : Donner accès à un non-employé.

Aussi demandé comme :

• • Comment ajouter un comptable à Gestion de paie Toast?
  • Puis-je donner accès à mon teneur de livres?
  • Comment ajouter un utilisateur non employé?

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Articles connexes

• Gestion de paie Toast : Accès à la page de rôle de sécurité
• Gestion de paie Toast : Autorisations d’accès à la sécurité et audit
• Gestion de paie Toast : Donner accès à un non-employé
• Gestion de paie Toast : Mettre à jour les positions
• Gestion de paie Toast : Traitez votre paie

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Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue en aucun cas un conseil juridique, fiscal, RH ou professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.