Toast Payroll : Gérer les candidats dans le module de recrutement

Dans cet article :

Démarrer avec le recrutement (nouvelle page)
Candidature
Tableau de bord du recrutement
Page d'examen des candidats
Gérer le cycle de vie du candidat

Candidature

Les candidats externes devront accéder à votre page Carrières pour rechercher et postuler à des postes ouverts. Le système Toast Payroll demandera aux candidats de s'inscrire avec une adresse courriel et un mot de passe, ce qui leur donnera un accès limité au site Web de Payroll où ils pourront gérer leur profil personnel, d'autres postes ouverts et les notifications.

L'URL de votre page Carrières se trouve dans Toast Payroll en accédant à Recrutement > Page Carrières.
- Si vous ne voyez pas Recrutement sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Payroll dans la barre de navigation de Toast Web sur la gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.
Après avoir sélectionné un poste et saisi les identifiants de connexion pour s'inscrire, un candidat doit choisir l'onglet Emplois (ou Paramètres > Emplois à partir d'un appareil mobile). Ensuite, le candidat commencera le processus de candidature. Les étapes qu'il verra sont identiques aux étapes ajoutées à la configuration du poste.
Une fois qu'un candidat a terminé sa demande, il est redirigé vers le Tableau de bord des emplois où il peut postuler à d'autres postes au sein de votre entreprise.
Il a également accès à son profil (pour le modifier, au besoin) et au tableau de bord de Toast Payroll où il recevra les communications du module de recrutement (comme des notifications d'entrevue ou des offres).

Remarque : Les postes ne s'affichent pas sur la page Carrières ? Cela peut être dû à la présence de plusieurs pages Carrières. Chaque poste sera assigné à une page précise et les pages Carrières n'afficheront que les postes qui leur sont spécifiquement assignés. Vous pouvez voir à quelle page Carrières un poste est rattaché en accédant à Recrutement > Offres d'emploi > Crayon de modification (du poste souhaité) et en ajustant la sélection dans le champ Page.

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Tableau de bord du recrutement

Le tableau de bord du recrutement vous permet de voir le statut de vos postes et de vos candidats et vous permet d'exécuter des rapports pour ce module. Localisez ce tableau de bord dans Toast Payroll en accédant à Recrutement. Si vous ne voyez pas Recrutement sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation de Toast Web à gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Paie.

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Onglet Demandes

En haut du tableau de bord, utilisez les menus déroulants de filtre pour trouver rapidement des informations. Sélectionnez l'icône d'entonnoir bleu sur la droite pour actualiser le tableau avec vos filtres appliqués.
Il est important de noter la colonne Candidats qui affiche le nombre de personnes ayant postulé pour chaque demande.
Choisissez l'icône d'œil bleu pour examiner les candidats ayant postulé à cette demande.
La sélection de crayon de modification jaune vous permet de voir la configuration de l'étape de la demande.
Utilisez l'icône de corbeille pour supprimer complètement la demande.
Lorsque vous sélectionnez le symbole d'interdiction rouge, la demande passera à un état de désactivation. Cela le masque temporairement sur le tableau de bord du recrutement, mais en utilisant le menu déroulant de filtre Statut pour inclure les demandes Désactivé puis en sélectionnant l'icône d'entonnoir bleu, vous pouvez l'afficher et l'activer à nouveau en sélectionnant la coche verte.
Apprenez-en davantage sur l'utilisation de cet onglet ici.

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Onglet Tous les candidats

Vous pouvez utiliser les menus déroulants de filtre en haut du tableau pour trouver rapidement le candidat que vous recherchez.
Sélectionnez l'icône de personne bleue à côté du nom d'un candidat pour consulter son profil. Apprenez-en davantage sur la page Examen des candidats ci-dessous.
Sélectionnez une étape si vous souhaitez passer à ce point du processus d'embauche.
Examinez le curriculum vitæ du candidat et ses réponses à la demande, et prenez des notes sur le candidat en utilisant l'icône d'œil bleu.
L'icône de copie bleue vous permet de copier facilement les informations du candidat vers une autre demande.
La coche verte et le symbole d'interdiction rouge permettront d'embaucher ou de rejeter le candidat. Si la coche a été sélectionnée, localisez l'onglet Embauché de la demande et appuyez sur Nouvelle embauche pour les déplacer vers le tableau de bord des nouvelles embauches.
Apprenez-en davantage sur l'utilisation des onglets dans cette section.

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Onglet Rapports

Exécutez l'un des trois rapports sur cette page pour capturer des données concernant les candidats et leurs attributs.
Après avoir sélectionné un rapport, vous pouvez filtrer par demande en choisissant une demande dans le menu déroulant et en sélectionnant le bouton Filtrer en haut.
Une fois que le rapport contient les informations dont vous avez besoin, appuyez sur le bouton File d'attente pour le télécharger.

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Page d'examen des candidats

Une fois qu'un candidat a soumis une candidature, vous pouvez en examiner les détails. Connectez-vous à payroll.toasttab.com et accédez à Recrutement > Candidats. Sélectionnez l'icône d'œil bleu pour afficher sa page Examen des candidats. Si vous ne voyez pas Recrutement sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation de Toast Web à gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Paie.

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Sur chaque onglet

Rejeter ou Embaucher le candidat immédiatement en sélectionnant l'un ou l'autre des boutons dans le coin supérieur droit. Si vous choisissez de l'embaucher, accédez à l'onglet Embauché pour cette demande et sélectionnez Nouvelle embauche pour le transférer vers le tableau de bord des nouvelles embauches.
Vous pourriez voir un bouton Déplacer vers la phase juste en dessous si des phases ont été utilisées dans le modèle de candidature.
Vers le coin supérieur gauche, vous pouvez déplacer le candidat à une nouvelle étape du processus d'embauche en modifiant son Statut.
Sur la droite, il y a une section Notes. Selon les paramètres des notes, vous et d'autres personnes pourriez être en mesure de lire et/ou d'ajouter une évaluation de 1 à 5 étoiles et une note pour indiquer votre expérience avec le candidat ou votre perception de celui-ci.
Il y a trois boutons bleus au bas de chaque onglet.
- Télécharger vous donne un aperçu rapide de la candidature de la personne au format PDF.
- Statut vous permettra de voir les moments où un candidat est passé à une nouvelle étape du recrutement.
- L'audit vous permet de voir quand et qui a interagi avec la page ou la demande de cet applicant de quelque manière que ce soit.

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Onglet Entrevue

Ceci n'apparaît pas à moins que des entrevues n'aient été spécifiquement ajoutées à la demande.

Ajoutez une étape d'entrevue en sélectionnant le bouton Ajouter+. Nommez-la et vous la verrez s'ajouter dans la section Étapes.
L'étape (entrevue) que vous consultez actuellement sera plus grande que les autres qui pourraient se trouver à côté. Sélectionnez une étape pour y accéder.
Planifiez une entrevue en appuyant sur le bouton Planifier. Ajoutez la date et l'heure, l'intervieweur, et choisissez d'envoyer ou non une notification au candidat. Si vous utilisez une notification, incluez la date et l'heure de l'entrevue.
Questions suggérées et Notes peuvent être ajoutées avant et pendant l'entrevue. Ceci est très utile si vous utilisez un ordinateur pour mener des entrevues.

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Onglet Contact

Lorsque vous avez rapidement besoin de l'adresse physique, de l'adresse courriel ou du ou des numéros de téléphone d'un applicant, accédez à cet onglet.

Onglet CV

Lorsqu'un candidat téléverse un CV en format PDF dans sa candidature, il sera affiché ici.

Onglet Candidature

Cet onglet contient les réponses à chaque étape de la candidature remplie par le candidat. Lorsqu'une étape de candidature a été entièrement complétée, elle apparaît en bleu. Si une étape a été partiellement complétée, elle apparaît en blanc.

Onglet Documents

Si des documents ont été téléversés pendant le processus de demande, ils se trouvent ici. Vous pouvez également ajouter vos propres documents. Enfin, si le bouton Télécharger a été sélectionné, l'exportation de la demande se trouve également ici.

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Gérer le cycle de vie du candidat

Examiner les demandes

Dans Toast Payroll, accédez à Recrutement et sélectionnez l'icône d'œil bleu pour une demande de personnel. Vous verrez cinq onglets près du haut qui vous permettent de suivre les candidats et l'étape à laquelle ils se trouvent dans le cycle de vie de la demande. (Si vous ne voyez pas Recrutement sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation de Toast Web à gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.)

Pré-entrevue : les candidats qui ont seulement rempli une demande apparaissent ici. Sélectionnez l'icône d'œil bleu pour les faire passer à une entrevue (bouton Passer à l'entrevue).
Entrevue : les personnes ici ont été approuvées pour une entrevue. Sélectionnez l'icône d'œil bleu pour planifier une entrevue et un intervieweur (bouton Planifier). Incluez la date et l'heure de l'entrevue dans le Message. Vous pouvez également ajouter ou modifier des questions suggérées ici.
Refusé : candidats qui ont été refusés pour une offre d'emploi.
Offres : candidats qui ont été approuvés pour une offre d'emploi. Consultez le statut de leur offre et de leur acceptation ici.
Embauché : une fois qu'une personne accepte une offre, elle apparaîtra sous cet onglet pour être embauchée.

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Trouver un candidat

Si vous avez de la difficulté à trouver un candidat que vous avez déjà embauché ou que vous prévoyez embaucher, il pourrait se trouver dans Toast Payroll sous Recrutement > Offre d'emploi > icône d'œil bleu pour la demande spécifique. Si vous ne voyez pas Recrutement sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation de Toast Web sur la gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.

Consultez les cinq onglets sur cette page (Pré-entrevue, Entrevue, Rejeté, Offres et Embauché). Le cas échéant, vérifiez toutes les pages de candidats sous l'un de ces onglets, mais une fois que vous les aurez trouvés, vous pourrez les faire avancer dans le flux de travail de recrutement en utilisant les étapes de Embaucher un candidat ci-dessous.

Si vous essayez d'ajouter ce candidat dans le module Recrutement manuellement en utilisant son adresse courriel, vous recevrez l'erreur suivante : Ce courriel est déjà utilisé par un dossier de candidat. Veuillez l'embaucher en utilisant le module de recrutement. Ceci est un indicateur de vérifier la page ci-dessus puisque la personne est déjà dans le système. Remarque : Tant qu'un candidat n'est pas entièrement embauché et transféré dans le système Toast Payroll, vous ne pourrez pas le trouver dans les rapports de Toast Payroll.

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Embaucher un candidat

Ce processus transférera un candidat du module Recrutement vers le tableau de bord des nouvelles embauches.

Ouvrez Toast Payroll et accédez à Recrutement >Candidats pour rechercher l'employé concerné.
1. Si vous ne voyez pas Recrutement sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Payroll dans la barre de navigation de Toast Web sur la gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.
2. Remarque : Si vous sélectionnez un filtre dans un menu déroulant sur cette page, la page ne se met pas à jour automatiquement; assurez-vous donc de sélectionner le bouton bleu Filtrer pour appliquer les changements (indiqués par la flèche ci-dessous).
Consultez la colonne Statut du candidat. Si le candidat est sous Pré-entrevue, sélectionnez la coche verte pour faire passer le candidat de Pré-entrevue à Embauché.
1. Le commutateur communication de l'offre vous permet d'envoyer une lettre ou un courriel d'offre si vous en avez déjà configuré un dans Configuration du recrutement. Si le commutateur est réglé sur Oui, vous aurez la possibilité de modifier la lettre d'offre ou d'ajouter des documents ou des pièces jointes au besoin. Une fois que le candidat a accepté ou refusé la lettre d'offre, celle-ci sera disponible pour téléchargement.
Une fois que le candidat a le statut Embauché, sélectionnez l'icône d'œil pour ce candidat.
Sélectionnez le poste en haut de l'écran, à droite du nom de l'employé.
Sur cette page, sélectionnez l'onglet Embauché, puis sélectionnez le bouton bleu Nouvelle embauche à droite du nom de l'employé. La personne apparaîtra maintenant sur le tableau de bord des nouvelles embauches. Ils peuvent commencer leur propre intégration une fois que les étapes de la nouvelle embauche par l'employeur ont été terminées.
À ce stade, vous pourriez vouloir désactiver la demande si vous ne cherchez plus à embaucher pour ce rôle. Vous pouvez toujours réactiver la demande après l'avoir désactivée.

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Refuser un candidat

Sur n'importe quel onglet, sélectionnez l'icône d'œil bleu à côté d'un candidat pour le refuser (symbole d'interdiction rouge). Si le candidat doit se voir refuser cette offre d'emploi, un motif de refus devra être fourni. Si des communications de refus ont été configurées pour la demande, l'option d'envoyer ce courriel peut être choisie ici. Le modèle peut être modifié avant l'envoi.

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Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.