Gestion de paie Toast : Émettre des additions manuelles (calcs rapides)

Dans cet article :

• Points clés de Calcs rapides
• Quand utiliser un Calc rapide
• Mise en commun rapide des Calcs et des pourboires
• Calculer une addition annuelle (Quick Calc)
  • Calculer brut à net
  • Ajouter un Calc rapide à la paie
• Supprimer les revenus ou déductions d’un calc
• Supprimer les Calcs rapides déjà joints à une paie 
• Quick Calcs sur les rapports de paie

Points clés de Quick Calcs

• Un Quick Calc est un outil utilisé pour enregistrer les chèques de paie manuels émis en dehors d’un cycle de paie. Des vignettes rapides doivent être jointes soit à une paie future, soit à une paie afin de documenter le relevé de paiement de l’employé ou des employés.
• Quick Calcs ne génère aucun fonds pour l’employé, ni n’envoie de fonds de retenue aux . Toutefois, lorsqu’il est joint à une paie ou à un congé, il applique toutes les informations relatives aux salaires, retenues et impôts du formulaire de calcul rapide aux dossiers fiscaux de l’employé (Formulaire W-2, 1099, et ainsi de suite). Si un employé ou un fournisseur doit recevoir des fonds à la suite de cela, un chèque manuel devra être généré par l’employeur en dehors de Gestion de paie Toast.
  
  • Par exemple, une situation courante où un calc rapide est utilisé peut être lorsque des heures ont été manquées dans la paie, mais qu’elles ont été payées manuellement en dehors de la paie (sous forme d’espèces, d’un chèque manuel ou d’entreprise, ou d’une application de paiement, entre autres). Afin d’en tenir compte dans la prochaine paie, un calcul rapide permet de traiter les revenus, retenues et impôts sans payer un employé ni enregistrer les heures.
  • Cela peut également être utile pour verser une indemnité de départ à un employé licencié ou lâché. Si la date de cessation d’emploi a eu lieu avant la période de paie en cours, la seule façon d’enregistrer les autres revenus et retenues est d’effectuer un calcul rapide.
• Le total des taxes (y compris les taxes rapides) peut être consulté dans le et le reçu de retrait de paie. Le rapport Sommaire de la paie est généré immédiatement après l’exécution de la paie; le reçu de retrait de paie est généré une fois que la Gestion de paie Toast a balayé la paie pour la journée à 16 h 20 (HNC).
• Les taxes générées par les virements rapides seront collectées par le processus standard de retrait par débit pour la paie à laquelle le virement rapide est associé. En tant qu’employeur, vous êtes responsable de la partie patronale des impôts générés par l’enregistrement des paiements rapides. Vous trouverez plus d’informations sur le débit de votre compte.
• Les utilisateurs ne peuvent pas générer un calcul rapide pour eux-mêmes, quel que soit leur rôle en matière de sécurité.

Regardez cette courte vidéo pour en savoir plus sur les calcs rapides et les vérifications manuelles.

Quand utiliser un Calc rapide

• Les calculs rapides peuvent être utilisés pour aligner les impôts lors d’ajustements de paie, par exemple pour rapprocher les montants des pourboires des paiements par carte de crédit.
• Quick Calcs offre une solution pratique pour ajouter les heures manquantes des périodes de paie précédentes d’un employé, garantissant ainsi l’exactitude de la fiscalité et de la comptabilité.
• Les calculs rapides permettent d’effectuer des ajustements pour des périodes de paie antérieures en utilisant des codes de revenus comme les pourboires dus.
• Sans joindre le calcul rapide, un utilisateur peut utiliser cet outil pour tester et estimer le résultat d’un ensemble spécifique de revenus et/ou de retenues attribué à un employé en dehors de Gestion de paie Toast. En les ajoutant et en sélectionnant Calculer brut à net, on obtiendra un salaire net après avoir appliqué les paramètres fiscaux (et les déductions) propres à l’employé.
• Les calculs rapides permettent d’apercevoir l’addition d’un employé en cas de modification de variables telles que les retenues ou les impôts. Les fiches rapides qui ne sont pas jointes à une paie n’enregistrent pas les revenus ou les impôts du formulaire W-2 d’un employé.
• Les calculs rapides et l’ sont la seule façon de payer un employé précédemment licencié dans Gestion de paie Toast. De même, si vous êtes sur le point de licencier un employé dans Gestion de la paie de Toast et que vous souhaitez lui verser son salaire final avant la date du prochain chèque, vous pouvez utiliser un calcul rapide pour ajouter toutes les heures enregistrées, les pourboires, les retenues, etc., les appliquer à une paie, puis lui verser le montant net en espèces, dans une application de paiement ou par chèque d’entreprise.

Mise en commun des pourboires et des Calcs rapides

Il peut y avoir des situations où vous essayez d’exécuter un calcul rapide pour un employé qui fait partie d’un partage des pourboires. Dans certains cas, le partage des pourboires n’est peut-être pas encore appliqué à la paie. Comment pouvez-vous obtenir ce montant rapidement?

Si vous utilisez votre propre méthode pour la mise en commun des pourboires en dehors de Toast, il est probable que vous puissiez simplement ajouter les montants des pourboires de chaque jour sous forme de code de revenu forfaitaire dû/payé au calcul rapide.

Si vous utilisez le de Toast pour mettre en commun les pourboires, utilisez le pour localiser les montants des pourboires avant qu’ils n’aient été envoyés à la paie :

1. Dans Toast Web, allez à Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des pourboires.
2. Commencez par sélectionner un jour prêt pour ouvrir la vue de jour de ce rapport. Ici, vous pouvez voir le montant des pourboires et gratifications après mise en commun par employé; prenez note de ce montant pour cette journée.
   1. Les jours avec un statut en cours ne doivent pas être pris en compte car ces calculs ne sont pas encore terminés.
3. Répétez l’étape 2 pour tous les autres jours applicables et combinez tous les montants.
4. Ajoutez-le au calcul rapide sous forme de code de revenu pour pourboires payés/dus, selon la configuration de votre restaurant.
5. Remarque importante : N’oubliez pas que ces montants doivent encore être versés par l’entremise de Gestion de la paie de Toast une fois que les pourboires mis en commun ont été approuvés et envoyés. -vous donc de retirer manuellement ce montant de l’ de votre paie afin d’éviter de le verser deux fois.

Calculer une addition manuelle

Remarque : Si vous avez l’intention que vos renseignements de Calc rapide apparaissent sur la paie, suivez ces étapes jusqu’à la fin de la section Joindre un Calc rapide à la paie. Ils doivent être suivis dans l’ordre.

Remarque : Pour éviter les doubles paiements, vérifiez qu’une feuille de temps n’a pas été approuvée ou que les heures/pourboires ne sont pas synchronisés depuis Toast Web avec des montants en double comme calcul rapide.

1. Accédez au profil d’un employé et sélectionnez Quick Calc à partir du côté gauche de la page.
2. Sélectionnez Démarrer pour continuer.
   
   
3. Sélectionnez l’étoile jaune Actions sur le côté droit de l’écran.
   1. Vous voyez peut-être déjà des revenus et/ou des déductions dans ce tableau. Ces informations apparaîtront automatiquement si une personne dispose d’un code de revenu récurrent et/ou d’un code de retenue qui s’applique à chaque période de paie (par exemple, un utilisateur salarié verra le montant brut de sa période de paie).
      
      
      
      
4. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez Ajouter un revenu ou Ajouter une déduction. Appuyez ensuite sur Soumettre.
   
   
    
5. Entrez les informations suivantes :
   1. Ajouter un revenu :
      1. Type d’addition : Laisser comme addition manuelle
      2. Mode paie : Fréquence d’addition principale par défaut (hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle)
      3. Poste/entreprise/emplacement/emploi : Enregistrer les revenus sous le bon poste et aux bons niveaux
      4. Type de revenu : Sélectionner un
      5. Heures : Entrez ici le nombre d’heures pour les revenus horaires
      6. Montant : Saisissez ici un montant en dollars pour votre salaire ou vos revenus forfaitaires
         1. Remarque : Entrez Heures ou Montant, mais pas les deux. Cela dépend du type de revenu que vous avez sélectionné.
      7. Semaine : Indiquez la semaine pendant laquelle vous souhaitez appliquer ce revenu. Vous pouvez modifier cette règle lorsque vous aux deux semaines, par exemple.
         
          
          
   2. Ajout d’une déduction :

Calculer brut à net

La fonctionnalité Calculer brut à net calcule les revenus, les déductions et les impôts et donne un aperçu complet du calcul rapide. Un talon de paie sera généré avec ces mêmes informations une fois la paie publiée ou hors cycle; vous souhaiterez peut-être aussi noter le salaire net ou prendre une capture d’écran des informations ici afin de pouvoir émettre un chèque manuel par la suite. Lorsque vous utilisez cette fonctionnalité, prenez note des éléments suivants :

• Le montant de la paie nette apparaîtra dans le coin supérieur droit. Vous pouvez prendre note de ce numéro si vous avez décidé de couper une addition manuelle.
• Si des modifications manuelles à la retenue d’impôt fédérale ou provinciale sont nécessaires, des ajustements peuvent être apportés dans les cases vertes. Sélectionnez Enregistrer pour appliquer les modifications (les cases vertes deviendront rouges lorsque les modifications seront enregistrées).
• Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour tester les impacts potentiels des impôts et des déductions dans des scénarios où les revenus d’un employé changent ou où il n’a pas d’écritures de paie antérieures.

À ce stade, vous avez deux options. Si vous n’utilisiez le calcul rapide que pour tester un ensemble de revenus ou de déductions parallèlement aux paramètres fiscaux de l’employé, ces informations disparaîtront simplement lorsque vous quitterez cette page. Sinon, si les renseignements doivent être appliqués à une paie dans le but d’enregistrer les revenus des employés (chèques manuels) et/ou les retenues effectuées à l’extérieur de Gestion de paie Toast, sélectionnez le bouton Fermer et poursuivez les étapes de la section suivante pour joindre appliquer le calcul rapide à une paie.

À titre informatif

​​​ Attacher un Calc rapide à la paie

Une fois le montant brut net calculé et enregistré, vous pouvez joindre le calcul à une paie future ou hors cycle.

1. Faites défiler et repérez le champ Sélectionner la paie (la prochaine paie disponible sera utilisée par défaut dans le système). Choisissez la paie à laquelle appliquer ce calcul rapide.
2. Entrez un numéro d’addition. Cette opération est généralement effectuée à des fins comptables, puisque ce chèque est émis à l’extérieur de Gestion de paie Toast.
3. Sélectionnez Soumettre.

Un calculateur rapide a maintenant été entré dans le système et joint à la paie spécifiée. Il apparaîtra dans le rapport détaillé de l’employé (avant et après ) avec un contour noir distinct. Pour assurance, les revenus et déductions de ce calcul rapide ne transféreront aucun fonds à un employé ou à un fournisseur de retenues.

Une fois que vous avez calculé le salaire de cet employé et joint le calcul rapide à la paie, vous pouvez maintenant émettre un chèque à partir de votre compte bancaire. Pour le montant, vous pouvez décider d’utiliser le salaire net qui était présent dans la salaire brut au salaire net. Le calcul rapide et l’enregistrement du chèque manuel apparaîtront sur la du profil d’un employé et dans l’application MyToast une fois la paie publiée.

Supprimer les revenus ou déductions d’un Calc rapide

Remarque : Si vous devez supprimer le revenu ou la déduction d’un calc rapide, cela ne peut être fait qu’avant de le joindre à une paie.

Supprimer les Calcs rapides déjà joints à une paie

Suivez les étapes ci-dessous pour supprimer définitivement les calcs rapides. Cela ne peut être fait qu’avant de commencer à traiter la paie à laquelle il est rattaché.

1. Accédez à Paie > Chèques manuels (dans le menu Actions rapides à droite).
2. Dans le menu déroulant Sélectionner la paie, choisissez la paie avec le code rapide qui y est associé.
3. Vous pouvez supprimer individuellement les calcs rapides en sélectionnant la poubelle à droite.
4. Supprimez plusieurs vignettes rapides en même temps en cochant les cases à gauche pour chacune d’elles, ou supprimez toutes les vignettes rapides pour une paie donnée en cochant la petite case à gauche de la colonne Nom.
5. Sélectionnez Supprimer au bas de l’écran.

Quick Calcs sur les rapports de paie

Les calculs rapides traités apparaîtront dans deux rapports différents après avoir calculé et publié votre paie. Pour trouver ces rapports de paie antérieurs, allez à Paie > Paies passées > Afficher. Sélectionnez ensuite le rapport approprié à partir de la vignette Rapports sur cette page.

Rapport sommaire de paie

Dans le coin supérieur droit de ce rapport, trouvez la section Paie nette et recherchez l’addition manuelle pour indiquer qu’un calc rapide a été traité dans cette paie. La quantité totale de tous les calcs rapides et le nombre d’employés qui les ont reçus sont également affichés.

Rapport détaillé de l’employé

Faites défiler ce rapport pour localiser les chèques manuels individuels et leurs détails. Ils sont facilement reconnaissables par la bordure pointillée et l’indication de (Vérification manuelle).

Vous pouvez également utiliser ce rapport pour vous aider à détecter et à corriger les écarts dans les écritures de paie avant d’effectuer un calcul rapide ou de traiter une vérification manuelle.

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.