Gestion de paie Toast : Émettre des additions manuelles (calcs rapides)

Dans cet article :

• Points clés de Quick Calcs
• Quand utiliser un Calc rapide
• Mise en commun rapide des Calcs et des pourboires
• Calculer une addition annuelle (Quick Calc)
  • Calculer brut à net
  • Ajouter un Calc rapide à la paie
• Supprimer les revenus ou déductions d’un calc
• Supprimer les codes Quick Calcs déjà associés à une paie 
• Rapports Calcs rapides sur la paie

Les points clés de Quick Calcs

• Un Quick Calc est un outil utilisé pour enregistrer les chèques de paie manuels émis en dehors d’un cycle de paie. Des fiches rapides doivent être jointes soit à une paie future, soit à une paie hors cycle afin de documenter le relevé de paiement de l’employé ou des employés.
• Les paiements rapides ne génèrent aucun fonds pour l’employé et n’envoient pas de fonds de retenue aux fournisseurs. Toutefois, lorsqu’il est joint à une paie ou à un hors cycle, il applique toutes les informations relatives aux salaires, aux retenues et aux impôts figurant dans le formulaire de calcul rapide aux dossiers fiscaux de l’employé (formulaire W-2, 1099, et ainsi de suite). Si un employé ou un fournisseur doit recevoir des fonds à la suite de cela, un chèque manuel devra être généré par l’employeur en dehors de Gestion de paie Toast.
  
  • Par exemple, une situation courante où un calcul rapide est utilisé peut être lorsque des heures ont été manquées dans la paie, mais qu’elles ont été payées manuellement en dehors de la paie (sous forme d’espèces, de chèques manuels ou d’entreprise, ou d’une application de paiement, entre autres). Afin d’en tenir compte dans la prochaine paie, un calcul rapide permet de traiter les revenus, les retenues et les impôts sans réellement payer un employé ni enregistrer les heures.
  • Cela peut également être utile pour verser une indemnité de départ à un employé licencié ou lâché. Si la date de cessation d’emploi a eu lieu avant la période de paie en cours, la seule façon d’enregistrer d’autres revenus et retenues est d’effectuer un calcul rapide.
• Le total des impôts (y compris les taxes rapides) est affiché dans le rapport Sommaire de paie et sur le Reçu de retrait de paie. Le rapport Sommaire de la paie est généré immédiatement après l’exécution de la paie; le reçu de retrait de paie est généré une fois que Gestion de paie Toast a balayé la paie de la journée à 16 h 20 (HNC).
• Les taxes générées par les virements rapides seront collectées par le processus standard de retrait par débit pour la paie à laquelle le virement rapide est associé. En tant qu’employeur, vous êtes responsable de la partie patronale des impôts générés par l’enregistrement des paiements rapides. Vous trouverez ici plus d’informations sur les modalités de débit de votre compte.
• Les utilisateurs ne peuvent pas générer un calcul rapide pour eux-mêmes, quel que soit leur rôle en matière de sécurité.

Regardez cette courte vidéo pour en savoir plus sur les calcaires rapides et les vérifications manuelles.

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Quand utiliser un Calc rapide

• Les calcs rapides peuvent être utilisés pour aligner les impôts lors des ajustements de paie, comme le rapprochement des montants des pourboires à partir des paiements par carte de crédit.
• Quick Calcs offre une solution pratique pour ajouter les heures manquantes des périodes de paie précédentes d’un employé, afin d’assurer l’exactitude de la fiscalité et de la tenue des registres.
• Les calculs rapides permettent d’effectuer des ajustements pour des périodes de paie antérieures en utilisant des codes de revenus comme les pourboires dus.
• Sans joindre le calcul rapide, un utilisateur peut utiliser cet outil pour tester et estimer le résultat d’un ensemble spécifique de revenus et/ou de retenues attribués à un employé en dehors de Gestion de paie Toast. En ajoutant ces éléments et en sélectionnant Calculer brut à net, vous obtiendrez un salaire net après application des paramètres fiscaux (et des déductions) de l’employé.
• Les calculs rapides permettent d’apercevoir l’addition d’un employé en cas de changement de variables telles que les retenues ou les impôts. Les fiches rapides qui ne sont pas jointes à la paie n’enregistrent pas les revenus ni les impôts du formulaire W-2 d’un employé.
• Les calculs rapides et l’ajout manuel d’un employé à la paie sont les seuls moyens de payer un employé précédemment licencié dans Gestion de paie Toast. De même, si vous êtes sur le point de licencier un employé de Gestion de paie Toast et que vous souhaitez lui verser son salaire final avant la date du prochain chèque, vous pouvez utiliser un calcul rapide pour ajouter toutes les heures enregistrées, les pourboires, les retenues, etc., les appliquer à une paie, puis lui verser le montant net en espèces, dans une application de paiement ou par chèque d’entreprise.

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Mise en commun rapide des pourboires et des calcs

Il peut arriver que vous essayiez d’exécuter un calcul rapide pour un employé faisant partie d’un partage des pourboires. Dans certains cas, le partage des pourboires peut ne pas encore être appliqué à la paie, alors comment pouvez-vous faire entrer ce montant dans un calcul rapide?

Si vous utilisez votre propre méthode de partage des pourboires en dehors de Toast, il est probable que vous puissiez simplement ajouter les montants des pourboires de chaque jour sous forme de code de revenu forfaitaire pourboires dus/payés au calcul rapide.

Si vous utilisez le Gestionnaire des pourboires de Toast pour mettre en commun les pourboires, utilisez le rapport Gestion des pourboires pour localiser les montants avant qu’ils n’aient été envoyés à la paie :

1. Dans Toast Web, allez à Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des pourboires.
2. Commencez par sélectionner un jour au statut Prêt pour ouvrir la vue Par jour de ce rapport. Ici, vous pouvez voir le montant des pourboires et gratifications après la mise en commun des pourboires par employé. Prenez note de ce montant pour cette journée.
   1. Les jours avec un statut En cours ne doivent pas être pris en compte car ces calculs ne sont pas encore terminés.
3. Répétez l’étape 2 pour tous les autres jours applicables et combinez tous les montants.
4. Ajoutez-le au calcul rapide sous forme de code de revenu pourboires payés/dus, selon la configuration de votre restaurant.
5. Remarque importante : N’oubliez pas que ces montants doivent encore être versés par l’entremise de Gestion de paie Toast une fois que les pourboires mis en commun ont été approuvés et envoyés. Rappelez donc de retirer manuellement ce montant de l’étape Revenus des employés de votre paie afin d’éviter de le verser deux fois.

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Calculer une addition manuelle

Remarque : Si vous avez l’intention que vos informations de suivi rapide apparaissent sur une paie, suivez ces étapes jusqu’à la fin de la section Joindre un suivi rapide à la paie. Ils doivent être suivis dans l’ordre.

Remarque : Pour éviter les doubles paiements, vérifiez qu’une feuille de temps n’a pas été approuvée ou que les heures/pourboires ne se sont pas synchronisés depuis Toast Web avec des montants en double comme calcul rapide.

1. Accédez au profil d’un employé et sélectionnez Quick Calc à partir du côté gauche de la page.
2. Sélectionnez Démarrer pour continuer.
   
   
3. Sélectionnez l’étoile jaune Actions à partir du côté droit de l’écran.
   1. Vous voyez peut-être déjà des revenus et/ou des déductions dans ce tableau. Ils apparaîtront automatiquement si une personne dispose d’un code de revenu récurrent et/ou d’un code de retenue qui s’applique à chaque période de paie (par exemple, un utilisateur salarié verra le montant brut de sa période de paie).
      
      
      
      
4. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez Ajouter un revenu ou Ajouter une déduction. Puis appuyez sur Soumettre.
   
   
    
5. Entrez les informations suivantes :
   1. Ajouter un revenu :
      1. Type d’addition : Laisser comme addition manuelle
      2. Mode paie : Valeur par défaut selon la fréquence principale des additions (hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle)
      3. Poste/entreprise/emplacement/emploi : Enregistrer les revenus sous le bon poste et les bons niveaux
      4. Type de revenu : Sélectionner un code de rémunération
      5. Heures : Entrez ici le nombre d’heures pour les revenus horaires
      6. Montant : Entrez ici un montant en dollars pour votre salaire ou vos revenus forfaitaires
         1. Remarque : Entrez Heures ou Montant, mais pas les deux. Cela dépend du type de revenu que vous avez sélectionné.
      7. Semaine : Indiquez la semaine pendant laquelle vous souhaitez appliquer le revenu. Vous pouvez modifier ce paramètre lorsque vous calculez des pourboires sur des semaines distinctes d’un cycle de paie aux deux semaines, par exemple.
         
          
          
   2. Ajout d’une déduction :
      1. Type de déduction : Sélectionner un code de retenue
      2. Montant : Si la retenue doit être considérée comme un montant fixe, ajoutez ici le montant par paie.
      3. Pourcentage : Si la retenue doit être prise en pourcentage du salaire, ajoutez ce pourcentage ici
         1. Remarque : Entrez soit le montant, soit le pourcentage, mais pas les deux. Cela dépend du type de déduction que vous avez sélectionné. 
            
            
            
            
6. Sélectionnez Ajouter un revenu ou Ajouter une déduction pour finaliser. Sélectionner Enregistrer et ajouter vous permet d’ajouter plusieurs entrées à la fois.
7. Vous pouvez également modifier une partie du revenu ou de la déduction sur la page principale de calcul rapide. Si une case verte a été modifiée (le taux ou les heures d’un revenu ou le %/$ d’une déduction), elle passera au rouge. Si une case est rouge, sélectionnez le bouton Enregistrer vert pour appliquer vos modifications.
   
   
    
8. Une fois que tous les revenus et/ou déductions nécessaires ont été ajoutés à ce calcul rapide, sélectionnez l’étoile jaune Actions une fois de plus et choisissez Calculer brut à net et soumettre. Continuez avec les étapes ci-dessous afin d’attribuer avec succès ce chèque manuel à une paie.
    
   

Calculer brut à net

La fonctionnalité Calculer le montant brut au montant net calcule les revenus, les déductions et les impôts et donne un aperçu du calcul rapide complet. Un talon de paie sera généré avec ces mêmes informations une fois la paie ou les heures creuses publiées; vous souhaiterez peut-être aussi noter le salaire net ou prendre une capture d’écran des informations ici afin de pouvoir émettre un chèque manuel par la suite. Lorsque vous utilisez cette fonctionnalité, prenez note des éléments suivants :

• Le montant de la paie nette apparaîtra dans le coin supérieur droit. Vous voudrez peut-être prendre note de ce numéro si vous avez décidé de couper une addition manuelle.
• Si des modifications manuelles à la retenue d’impôt fédérale ou provinciale sont nécessaires, des ajustements peuvent être apportés dans les cases vertes. Sélectionnez Enregistrer pour appliquer les modifications (les cases vertes deviendront rouges lorsque les modifications seront enregistrées).
• Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour tester les impacts potentiels en matière d’impôts et de déductions dans les cas où les revenus d’un employé changent ou où il n’a pas d’écritures de paie antérieures.

À ce stade, vous avez deux options. Si vous utilisiez uniquement le calculateur rapide pour tester un ensemble de revenus ou de déductions parallèlement aux paramètres fiscaux de l’employé, ces informations disparaîtront simplement une fois que vous aurez quitté cette page. Sinon, si les informations doivent être appliquées à une paie afin d’enregistrer les revenus des employés (chèques manuels) et/ou les retenues effectuées à l’extérieur de Gestion de paie Toast, sélectionnez le bouton Fermer et continuez avec les étapes de la section suivante pour joindre l’application du calcul rapide à une paie.

Pour information

​​​ Ajouter un Calc rapide à la paie

Une fois que le montant brut à net a été calculé et enregistré, vous pouvez joindre le calcul à une paie future ou hors cycle.

1. Faites défiler vers le bas et repérez le champ Sélectionner la paie (le système définira par défaut la prochaine paie disponible). Choisissez la paie à laquelle appliquer ce calcul rapide.
2. Entrez un numéro de chèque. Cela est généralement fait à des fins comptables, puisque ce chèque est émis à l’extérieur de Gestion de paie Toast.
3. Sélectionnez Soumettre.

Un calculateur rapide a maintenant été entré dans le système et joint à la paie précisée. Il apparaîtra dans le rapport détaillé de l’employé (avant et après la paie) avec un contour noir distinct. Par souci d’assurance, les revenus et déductions de ce calcul rapide ne feront pas passer de fonds à un employé ou à un fournisseur de retenues.

Une fois que vous avez calculé le salaire de cet employé et joint le calcul rapide à la paie, vous pouvez maintenant émettre un chèque à partir de votre compte bancaire. Pour le montant, vous pouvez décider d’utiliser le salaire net qui était présent dans la section Calcul brut à net. Le calcul rapide et l’enregistrement du chèque manuel apparaîtront sur la page Fiches de paie du profil d’un employé et sur l’application MyToast une fois la paie publiée.

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Supprimer les revenus ou déductions d’un Calc rapide

Remarque : Si vous devez supprimer les revenus ou déductions d’un employé de bureau rapide, cela ne peut être fait qu’avant de les joindre à une paie.

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Supprimer les fiches rapides déjà associées à une paie

Suivez les étapes ci-dessous pour supprimer définitivement les petits rapides. Cela ne peut être fait qu’avant de commencer à exécuter la paie à laquelle il est rattaché.

1. Accédez à Paie > Chèques manuels (dans le menu Actions rapides à droite).
2. Dans le menu déroulant Sélectionner la paie, choisissez la paie avec le code rapide qui y est associé.
3. Vous pouvez supprimer individuellement les petits fruits en sélectionnant la poubelle à droite.
4. Supprimez plusieurs vignettes rapides à la fois en cochant les cases à gauche pour chacune de celles que vous souhaitez supprimer, ou supprimez toutes les vignettes rapides pour une paie donnée en cochant la petite case à gauche de la colonne Nom.
5. Sélectionnez Supprimer au bas de l’écran.

 
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Rapports rapides sur la paie

Les suivis rapides traités apparaîtront dans deux rapports différents après avoir calculé et publié votre paie. Pour trouver ces rapports pour une paie antérieure, allez à Paie > Paies passées > Afficher. Sélectionnez ensuite le rapport approprié dans la vignette Rapports sur cette page.

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Rapport sommaire de paie

Dans le coin supérieur droit de ce rapport, trouvez la section Paie nette et recherchez Chèque manuel pour indiquer qu’un virement rapide a été traité dans cette paie. Le montant total de tous les calcs rapides et le nombre d’employés qui les ont reçus sont également affichés.

Rapport détaillé de l’employé

Faites défiler ce rapport pour repérer les chèques manuels individuels et leurs détails. Ils se reconnaissent facilement à la bordure pointillée et à l’indication de (Vérification manuelle).

Vous pouvez également utiliser ce rapport pour vous aider à détecter et à corriger les écarts dans les écritures de paie avant d’effectuer un calcul rapide ou de traiter un chèque manuel.

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Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.