Gestion de paie Toast : Émettre des additions manuelles (calques rapides)

Dans cet article :

• Avant de commencer
• Ce qu’un Calc rapide fait (et ne fait pas)
• Quand utiliser un Calc rapide
• Calculer une addition manuelle avec un Calc rapide
  • Calculer brut à net
  • Attacher un Calc rapide à une paie
• Utiliser un Calc rapide pour les montants de partage des pourboires
• Supprimer les revenus ou les déductions avant de les joindre
• Supprimer un Calc rapide déjà associé à une paie
• Trouver des Calcs rapides dans les rapports de paie
  • Rapport sommaire de paie
  • Rapport détaillé de l’employé
• Foire aux questions
• Articles connexes

Avant de commencer

S’applique à : Gestion de paie Toast

Autorisations nécessaires :

• Un rôle de sécurité Gestion de paie Toast qui inclut l’accès à Quick Calc. Les utilisateurs ne peuvent pas exécuter Quick Calc eux-mêmes, quel que soit leur rôle en matière de sécurité.

Ce que vous accomplirez : Enregistrez un chèque manuel que vous avez émis en dehors de Gestion de paie Toast afin que les salaires, retenues et impôts soient appliqués aux dossiers fiscaux de l’employé et apparaissent sur une paie future ou hors cycle.

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Ce qu’un Calc rapide fait (et ne fait pas)

Un Quick Calc est un outil utilisé pour enregistrer les chèques de paie manuels émis en dehors d’un cycle de paie. Un Calc rapide doit être joint à une paie future ou à une paie hors cycle afin de documenter le relevé de paiement de l’employé.

Un Quick Calc ne génère aucun fonds pour l’employé et n’envoie aucun fonds de retenue aux fournisseurs. Lorsque vous le joignez à une paie ou à un cycle hors cycle, Gestion de paie Toast applique toutes les informations salariales, de retenues et fiscales du Calc rapide aux dossiers fiscaux de l’employé (Formulaire W-2, 1099, et ainsi de suite). Si un employé ou un fournisseur doit recevoir des fonds à la suite du calcul rapide, vous (l’employeur) devez générer le chèque manuel en dehors de Gestion de paie Toast.

Le total des impôts (y compris Quick Calcs) apparaît dans le rapport Sommaire de paie et le Reçu de retrait de paie. Le rapport Sommaire de paie est généré immédiatement après l’exécution de la paie; le reçu de retrait de paie est généré une fois que la Gestion de paie Toast a balayé la paie de la journée à 16 h 20. CT.

Les impôts générés par Quick Calcs sont collectés par le processus standard de retrait par débit pour la paie à laquelle Quick Calc est rattaché. En tant qu’employeur, vous êtes responsable de la partie employeur des impôts générés par l’enregistrement des paiements rapides.

Regardez cette courte vidéo pour en savoir plus sur les Calques rapides et les additions manuelles.

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Quand utiliser un Calc rapide

Un Quick Calc est l’outil idéal lorsque vous devez enregistrer les paiements effectués en dehors de Gestion de paie Toast ou lorsque vous souhaitez prévisualiser le calcul d’un chèque de paie sans payer l’employé.

Scénarios courants :

• Un employé était payé manuellement (espèces, chèque manuel ou d’entreprise, ou application de paiement) pour les heures manquées dans la paie. Le Calc rapide enregistre les revenus, déductions et impôts afin qu’ils apparaissent sur le formulaire W-2 de l’employé sans les payer deux fois.
• Un employé a été licencié avant la fin de la période de paie en cours et vous devez enregistrer son salaire final, son indemnité de départ ou le versement de ses pourboires.
• Vous devez ajouter les heures manquantes d’une période de paie précédente.
• Vous devez aligner les impôts lors des ajustements de paie, par exemple en rapprochant les montants des pourboires des paiements par carte de crédit à l’aide de codes de revenus tels que Pourboires dus.
• Vous voulez prévisualiser un chèque de paie (brut à net) si une variable comme une retenue ou un paramètre fiscal change. Un Calc rapide qui n’est pas joint à une paie n’enregistrera pas les revenus ni les impôts pour le formulaire W-2 de l’employé.
• Vous êtes sur le point de licencier un employé et souhaitez lui verser son salaire final avant la date du prochain chèque. Utilisez un calculateur rapide pour ajouter les heures, pourboires et retenues enregistrés, les joindre à une paie, puis payer le montant net en espèces, dans une application de paiement ou par chèque d’entreprise.

Un Calc rapide et l’ajout manuel d’un employé à la paie sont les deux seules façons de payer un employé précédemment licencié dans Gestion de paie Toast. Consultez Gestion de paie Toast : Ajouter un employé à l’étape « Revenus des employés » pour la méthode alternative.

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Calculer une addition manuelle avec un Calc rapide

Cette section présente la procédure complète : ajoutez les revenus ou les retenues, calculez le montant brut au montant net et joignez le calcul rapide à une paie. Suivez les étapes dans l’ordre. Si vous souhaitez seulement prévisualiser un chèque de paie (sans l’enregistrer sur la paie), arrêtez après l’étape du montant brut au montant net.

Important : Avant de commencer, confirmez qu’une feuille de temps n’a pas été approuvée et que les heures ou les pourboires ne se sont pas synchronisés depuis Toast Web avec les mêmes montants que votre Quick Calc. Les doublons entraînent le double paiement de l’employé.

1. Dans Gestion de paie Toast, accédez au profil de l’employé et sélectionnez Quick Calc sur le côté gauche de la page.
2. Sélectionnez Commencerpour continuer.
   
   
   
   
3. Sélectionnezl’étoile Actionssur le côté droit de l’écran.

   Vous pouvez déjà voir des revenus ou des déductions dans ce tableau. Ils apparaissent automatiquement si l’employé a un code de revenu récurrent ou un code de retenue qui s’applique à chaque période de paie — par exemple, un employé salarié verra le montant de son salaire brut de période de paie.
   
   
   
   

4. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnezAjouter un revenuou Ajouter une déduction, puis sélectionnez Soumettre.
   
   
   
   
5. Entrez les détails du revenu ou de la déduction.

Pour un revenu :

• Type d’addition : Quitter comme addition manuelle.
• Mode paie : Valeur par défaut de la fréquence principale d’addition de l’employé (hebdomadaire, bihebdomadaire, semestrielle ou mensuelle).
• Poste/entreprise/emplacement/emploi : Enregistrer les revenus sous la bonne position et les bons niveaux.
• Type de revenu : Sélectionnez un code de revenu.
• Heures : Saisissez le nombre d’heures correspondant à votre rémunération horaire.
• Montant : Saisissez un montant en dollars pour votre salaire ou vos revenus forfaitaires.
• Semaine : Indiquez à quelle semaine de la période de paie le revenu doit s’appliquer.

Remarque : Entrez soit les heures, soit le montant, et non les deux. Lequel utiliser dépend du type de revenu que vous avez sélectionné.

Pour une déduction :

• Type de déduction : Sélectionnez un code de retenue.
• Montant : Inscrivez le montant par paie si la retenue est un montant fixe.
• Pourcentage : Entrez le pourcentage si la retenue est prise en pourcentage du salaire.

Remarque : Entrez soit le montant, soit le pourcentage, et non les deux. Lequel utiliser dépend du type de déduction que vous avez choisi.

6. Sélectionnez Ajouter un revenu ou Ajouter une déduction pour finaliser. Sélectionnez plutôt Enregistrer et Ajouter pour ajouter plusieurs entrées à la fois.
7. Pour modifier une entrée de la page principale Quick Calc, modifiez la valeur dans le champ Taux, Heures ou $/%. Le champ passe du vert au rouge lorsqu’il est modifié. Sélectionnez le boutonEnregistrer pour appliquer vos modifications; le champ revient au vert lorsqu’il est enregistré.
   
   
   
   
8. Une fois tous les revenus et déductions saisis, sélectionnez de nouveau l’étoile Actions et choisissez Calculer le brut au net, puis sélectionnez Soumettre.

Résultat attendu : Un aperçu brut/net s’ouvre, affichant le salaire net calculé dans le coin supérieur droit. Passez à la section suivante pour joindre le Calc rapide à une paie ou fermez l’aperçu si vous testiez seulement un calcul.

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Calculer brut à net

La fonction Calculer le montant brut à net calcule les revenus, les déductions et les impôts et donne un aperçu complet du calcul rapide. Un talon de paye est généré avec les mêmes informations après la publication de la paie ou hors cycle.

Ce qu’il faut savoir sur cet aperçu :

• Paiement net apparaît dans le coin supérieur droit. Notez ce numéro si vous prévoyez d’émettre un chèque manuel à partir de votre compte bancaire.
• Si vous devez ajuster manuellement la retenue d’impôt fédérale ou provinciale, modifiez la valeur dans le champ vert. Sélectionnez Enregistrer pour appliquer les modifications — le champ devient rouge lorsqu’il est modifié et revient au vert lorsqu’il est enregistré.
• Utilisez cette fonctionnalité pour tester les impacts potentiels en matière d’impôts et de déductions dans les cas où les revenus d’un employé changent ou où des écritures de paie antérieures sont manquantes.

Vous avez maintenant deux options :

• Si vous testiez uniquement un calcul, les informations de Quick Calc disparaissent lorsque vous quittez cette page. Aucun dossier de paie ou d’impôt n’est créé.
• Si le Calc rapide doit être appliqué à une paie, sélectionnez Fermer et continuez avec les étapes de la section suivante pour la joindre.

Résultat attendu : L’aperçu brut/net indique le montant du salaire net, les impôts retenus et toutes les retenues. Rien n’est enregistré dans la paie tant que vous n’avez pas rempli la section suivante.

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Attacher un Calc rapide à une paie

Une fois le calcul brut net effectué et enregistré, associez le calcul rapide à une paie future ou hors cycle afin que les revenus et les impôts soient enregistrés.

1. Faites défiler jusqu’au champ Sélectionner la paie . Le système est configuré par défaut pour la prochaine paie disponible. Choisissez la paie à laquelle joindre ce Calc rapide.
2. Entrez un numéro de chèque. Cela est généralement fait à des fins comptables, car le chèque est émis à l’extérieur de Gestion de paie Toast.
3. Sélectionnez Soumettre.

Résultat attendu : Le Calc rapide est joint à la paie sélectionnée. Il apparaît dans le rapport détaillé de l’employé (rapports avant et après la paie) avec une bordure en pointillés distincte et l’indication (chèque manuel). Les revenus et déductions de ce Calc rapide ne transfèrent aucun fonds à l’employé ni à un fournisseur de retenues.

Après les publications de paie, le Quick Calc et l’enregistrement du chèque manuel apparaissent sur la page Fiches de paie de l’employé et dans l’application MyToast. Utilisez le montant de la paie nette de l’aperçu Calculer brut à net lorsque vous émettez le chèque à partir de votre compte bancaire.

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Utiliser un Calc rapide pour les montants de partage des pourboires

Il existe des situations où vous devez exécuter un Calc rapide pour un employé faisant partie d’un partage des pourboires, mais ce partage n’a pas encore été appliqué à la paie. La méthode dépend de la manière dont vous gérez la mise en commun des pourboires.

Si vous utilisez votre propre méthode pour la mise en commun des pourboires (en dehors de Toast) : Ajoutez les montants des pourboires de chaque journée sous forme de code de revenu forfaitaire pour les pourboires dus ou pourboires versés sur le Calc rapide.

Si vous utilisez le Gestionnaire de pourboires de Toast : Utilisez le rapport Gestion des pourboires pour repérer les montants des pourboires avant qu’ils n’aient été envoyés à la paie.

1. Dans Toast Web, allez à Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des pourboires.
2. Sélectionnez un jour en état Prêtpour ouvrir la vue Par jour. Notez le montant des pourboires après la mise en commun des pourboires par employé pour cette journée.

   Remarque : Les journées avec un statut En cours ne sont pas encore finalisées et ne doivent pas être incluses.

3. Répéter pour tous les autres jours applicables et combiner les montants.
4. Ajoutez le montant combiné au Calc rapide sous forme de code de pourboires payés ou de pourboires dus, selon la configuration de votre restaurant.

Important : Ces montants de pourboires seront toujours versés par l’entremise de Gestion de paie Toast une fois que les partages des pourboires auront été approuvés et envoyés. Pour éviter de verser les pourboires deux fois, définissez une tâche à faire pour la paie en guise de rappel afin de retirer manuellement ce montant de l’étape « Revenus des employés » de votre paie.

Résultat attendu : Le montant du partage des pourboires est enregistré dans le Quick Calc et prêt à être joint à une paie. L’étape des revenus des employés doit encore être mise à jour lorsque le partage des pourboires se synchronise.

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Supprimer les revenus ou les déductions avant de joindre

Vous ne pouvez retirer des revenus ou des retenues individuels d’un Calc rapide qu’avant que celui-ci ait été ajouté à la paie.

1. Cochez la case dans la colonne Actions à côté de chaque entrée que vous souhaitez supprimer.
2. Sélectionnez l’étoile Actions.
3. Choisissez Supprimer les revenus/déductions sélectionnés.
4. Sélectionnez Soumettre.

Résultat attendu : Les revenus ou déductions sélectionnés sont retirés du Calc rapide. Les entrées restantes restent en place.

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Supprimer un Calc rapide déjà associé à une paie

Vous pouvez supprimer un Calc rapide déjà associé à une paie, mais seulement avant d’avoir atteint l’étape Réviser et soumettre cette paie.

1. Dans Gestion de la paie de Toast, allez à Paie > Chèques manuels (dans le menu Actions rapides à droite).
2. Dans le menu déroulant Sélectionner la paie, choisissez la paie avec le Calc rapide ci-joint.
3. Supprimez un Quick Calc à la fois en sélectionnant l’icône de la corbeille à droite de l’entrée. Pour supprimer plusieurs Quick Calcs à la fois, cochez les cases à gauche pour chacun. Pour supprimer tous les Calques rapides de la paie, sélectionnez la case en haut de la colonne Nom.
4. Sélectionnez Supprimer au bas de l’écran.

Résultat attendu : Les Calques rapides sélectionnés sont retirés de la paie. L’étape des revenus des employés est mise à jour lorsqu’elle est actualisée.

Un Calc rapide peut être ajouté ou supprimé tant que vous n’avez pas atteint l’étape Réviser et soumettre de la paie. Lorsque vous ajoutez ou supprimez un Calc rapide sur une paie ouverte, l’étape des revenus des employés est mise à jour lorsqu’elle est actualisée. Pour ajouter un Quick Calc à une paie ouverte, suivez les étapes du Calculer une addition manuelle avec un Quick Calc. Pour supprimer un Quick Calc d’une paie ouverte, suivez la procédure en quatre étapes de cette section.

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Trouver des Calcs rapides dans les rapports de paie

Les Calques rapides traités apparaissent dans deux rapports après avoir calculé et publié votre paie. Pour trouver ces rapports sur une paie passée, allez dans Paie > Paies passées > Afficher, puis sélectionnez le rapport approprié dans la vignette Rapports.

Rapport sommaire de paie

Dans le coin supérieur droit du rapport Sommaire de paie, trouvez la section Paie nette et recherchez Chèque manuel — cela indique qu’un Calc rapide a été traité dans la paie. Le montant total de tous les Quick Calcs et le nombre d’employés qui les ont reçus sont également affichés.

Rapport détaillé de l’employé

Faites défiler le rapport détaillé de l’employé pour repérer les additions manuelles individuelles et leurs détails. Ils sont reconnus par la bordure pointillée et l’indication (Vérification manuelle).

Vous pouvez également utiliser le rapport détaillé de l’employé pour détecter et corriger les écarts dans les écritures de paie avant d’effectuer un calcul rapide ou de traiter un chèque manuel.

Résultat attendu : Vous pouvez confirmer qu’un Calc rapide a été enregistré sur une paie en le localisant dans l’un ou l’autre de ces deux rapports.

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Foire aux questions

Comment Imprimer ou consulter le talon de paye pour un Calc rapide?

Pour afficher ou Imprimer le talon de paie d'un Calc rapide, il faut attendre que la paie à laquelle le Calc rapide est rattaché ait été publiée. Une fois la paie publiée, le Calc rapide apparaît sur la page Fiches de paie du profil de l’employé et dans l’application MyToast — vous pouvez le consulter ou l’Imprimer depuis l’un ou l’autre emplacement.

Si la paie n’a pas encore été publiée, le Calc rapide est visible dans le rapport détaillé de l’employé (version prépaie) avec une bordure en pointillés et l’indication (chèque manuel), mais le talon de paie officiel n’est généré qu’une fois la paie publiée.

Aussi demandé comme :

• • « Comment Imprimer un talon de paye à partir d’un calc rapide »
  • « Où puis-je trouver le talon de paye pour une vérification rapide de Calc »
  • « Comment obtenir le talon de paye pour cela »
  • « Comment puis-je trouver le talon de paye après avoir effectué un calcul rapide »

Puis-je modifier un Calc rapide après l’avoir joint à une paie?

Non, un Calc rapide ne peut pas être modifié une fois qu’il est joint à une paie. Il ne peut être supprimé. Cette garantie garantit l’exactitude des montants bruts et nets exacts, car le chèque manuel a peut-être déjà été traité.

Si vous devez ajuster les montants d’une addition manuelle qui n’a pas encore été remise à l’employé, supprimez le Calc rapide existant et créez-en un nouveau. Utilisez la procédure Supprimer un Calc rapide déjà associé à une paie, puis retournez au profil de l’employé et suivez Calculer une addition manuelle avec un Calc rapide pour créer un nouveau Calc rapide.

Aussi demandé comme :

• • « Un calendrier rapide peut-il être modifié une fois joint à une paie »
  • « Comment corriger une addition rapide de Calc »
  • "J'ai utilisé le mauvais numéro d'addition sur un Calc rapide"

Comment faire un Calc rapide pour un employé salarié?

Pour exécuter un Calc rapide pour un employé salarié, accédez à son profil, ouvrez la page Calc rapide et sélectionnez Démarrer. La page peut déjà afficher le montant du salaire brut récurrent de l’employé pour la période de paie, car le salaire est un code de revenu récurrent. Si vous ne souhaitez pas inclure le montant du salaire existant (par exemple, vous ne voulez payer qu’un montant proportionnel pour une partie de la période de paie), supprimez le salaire existant avant d’ajouter le nouveau. Voir Supprimer les revenus ou les déductions avant de joindre un bien.

Pour le salaire calculé au prorata, ajoutez un nouveau revenu en utilisant le code de revenu approprié et saisissez le champ Montant avec le montant calculé au prorata. Laissez le champ Heures vide.

Aussi demandé comme :

• • « Comment générer un calcul rapide pour un employé salarié, calculé au prorata »
  • « Comment puis-je faire un bref calcul pour couper un chèque de durée déterminée pour un gestionnaire salarié à mi-chemin de la période de paie »
  • « Que dois-je inclure dans les cases heures et montant pour un employé salarié »

Comment utiliser un Calc rapide pour payer un employé licencié?

Utilisez un Calc rapide pour payer un employé dont la date de cessation d’emploi était antérieure à la période de paie en cours ou dont le salaire final doit être enregistré après son dernier quart. Accédez au profil de l’employé licencié et suivez la procédure décrite dans Calculer une vérification manuelle avec un Calc rapide.

Si l’employé a été licencié dans Gestion de paie Toast et que le système indique que vous devez le réembaucher pour ajouter un compte Quick Calc, contactez le service à la clientèle de Toast — cela peut nécessiter une assistance au niveau du compte pour être résolu.

Aussi demandé comme :

• • « Je dois payer un employé licencié »
  • « Comment puis-je payer une dernière addition à un employé »
  • « Puis-je faire un calcul rapide pour un employé qui a été lâché »

Les heures ajoutées par l’entremise d’un Calc rapide auront-elles une incidence sur le calcul des heures supplémentaires?

Non, cela n’affecte pas les heures supplémentaires. Les calcs rapides sont des chèques manuels enregistrés sur la paie, principalement à des fins fiscales.

Aussi demandé comme :

• • « Si je saisis un numéro de chèque et que j’ajoute un chèque Quick Calc à notre prochaine paie, ces heures auront-elles une incidence sur son OT lors de la prochaine période de paie »
  • « Un calcul rapide compte-t-il pour les heures supplémentaires »

Pourquoi les taxes fédérales et provinciales ne sont-elles pas calculées sur My Quick Calc?

Il y a trois raisons à cela :

• • L’employé n’a pas rempli ses renseignements fiscaux (Formulaire W-4 fédéral et/ou d’État). Les employés peuvent utiliser Gestion de paie Toast : Mettez à jour les renseignements du formulaire W-4 pour entrer ses renseignements fiscaux dans Gestion de paie Toast.
  • Vous avez peut-être sélectionné un code de revenu non imposable.
  • Les revenus de l’employé peuvent ne pas être suffisants pour être imposables. Parlez à un fiscaliste, à un avocat ou à l’IRS pour plus d’informations sur cette situation.

Aussi demandé comme :

• • « Je viens de terminer un rapide calcul pour une dernière vérification manuelle. Je n'ai pas vu qu'aucun impôt fédéral ou d'État n'a été retiré. Comment déterminer ce montant?
  • « Pourquoi mon calcul rapide n’incluait-il pas la taxe fédérale ou provinciale »

Que signifie « Aucune période de paie disponible » sur l’écran Calc rapide?

Il se peut que vous n’ayez aucune date de paie future définie pour le groupe de paie. Si tel est le cas, contactez le service à la clientèle. L ' employé peut également être licencié et doit être réembauché.

Aussi demandé comme :

• • « L’écran Calc rapide indique qu’aucune période de paie disponible »
  • « Aucune période de paie n’apparaît dans quick calc »

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Articles connexes

• Gestion de paie Toast : Configurer et configurer les paies hors cycle
• Gestion de paie Toast : Étape des revenus des employés
• Gestion de paie Toast : Commencez avec les codes de revenu
• Gestion de paie Toast : Commencer avec les codes de retenue
• Gestion de paie Toast : Afficher votre talon de paye ou feuille de temps

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Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue en aucun cas un conseil juridique, RH, fiscal ou professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.