Gestion de paie Toast : Employé manqué ou salaire manqué sur la paie

Si un employé ou des heures ont été manquées sur une paie déjà soumise, Gestion de paie Toast propose trois façons de payer le salaire manqué : un Calc rapide, une paie hors cycle ou un ajout à une paie future.

Dans cet article :

• Avant de commencer
• Correction rapide : Choisissez comment payer l’employé disparu
• Est-ce le bon article pour mon problème?
• Aperçu de l’employé manqué ou de la paie manquée
• Option 1 : Exécuter un Calc rapide et payer manuellement l’employé
• Option 2 : Exécuter une paie hors cycle
• Option 3 : Ajouter le salaire manqué à une paie future
• Cas particuliers : Pourboires oubliés, commission ou modification du taux de rémunération
• Foire aux questions
  • L ' employé verra-t-il cela comme un paiement distinct ou combiné avec la paie Ordinaire?
  • Puis-je utiliser Quick Calcs pour plusieurs employés?
  • Que faire si la paie a déjà été soumise à la banque?
  • Combien de temps Quick Calc met-il pour joindre l’employé?
  • J’ai oublié d’ajouter les pourboires avant de soumettre la paie. Que dois-je faire?
  • J’ai oublié d’ajouter des heures, une commission ou une modification du taux de rémunération. Puis-je modifier une paie soumise?
  • Comment faire un Quick Calc pour un employé salarié manqué?
  • Mon Quick Calc associé à la mauvaise paie. Comment puis-je le déplacer?
  • Un employé m’a manqué — puis-je traiter une paie hors cycle pour une seule personne?
• Avant de contacter le service à la clientèle
• Articles connexes

Avant de commencer

S’applique à : Gestion de paie Toast

Autorisations nécessaires :

• Utilisateur RH+ — requis pour exécuter un Quick Calc, demander une paie hors cycle et ajouter des revenus à une paie future
• Administrateur de paie — peut également effectuer tout ce qui précède

Ce que vous accomplirez : L’employé recevra les salaires, heures ou pourboires qui ont été manqués sur une paie soumise précédemment, les revenus, retenues et impôts corrects étant enregistrés dans Gestion de paie Toast afin d’assurer l’exactitude des rapports W-2.

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Correction rapide : Choisissez comment payer l’employé disparu

Utilisez ce tableau pour choisir l’option qui convient à votre situation. L’article présente chaque option en détail ci-dessous.

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Est-ce le bon article pour mon problème?

Ces deux problèmes semblent similaires mais nécessitent des corrections différentes. Vérifiez lequel correspond à votre situation avant de continuer.

• Utilisez cet article lorsque : Une paie s’est exécutée et a été soumise, mais un employé en a été exclu, des heures ou des pourboires ont été manqués pour un ou plusieurs employés, ou un taux de rémunération ou une commission n’a pas été ajouté(e) avant la soumission.
• Utiliser Gestion de paie Toast : Paie manquante : L’ensemble de la paie n’apparaît plus sur votre tableau de bord du cycle de paie, vous avez manqué la date limite de soumission et la paie a disparu, ou vous avez besoin de Gestion de paie Toast pour rétablir une paie avec une nouvelle date de chèque.

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Aperçu de l’employé manqué ou de la paie manquée

De temps en temps, un employé ou certains revenus ou pourboires sont oubliés par erreur dans un cycle de paie. La Gestion de paie Toast ne peut pas ajouter de revenus ou de pourboires à une paie déjà soumise, mais il existe trois options pour payer votre employé :

• Option 1 : Calc rapide — payez l’employé immédiatement à l’extérieur de Gestion de paie Toast, puis enregistrez le paiement afin qu’il apparaisse dans les dossiers fiscaux.
• Option 2 : Paie hors cycle — traitez une paie distincte en dehors de votre cycle normal, dans un délai de 4 jours ouvrables.
• Option 3 : Paie future — ajoutez le salaire manqué à la prochaine paie prévue.

Le bon choix dépend de l’urgence avec laquelle l’employé doit être payé, du nombre d’employés concernés et de la volonté de réduire le nombre de fiches de paie distinctes que l’employé reçoit.

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Option 1 : Exécuter un Calc rapide et payer manuellement l’employé

Idéal pour : Un seul employé qui doit être payé maintenant et qui ne peut pas attendre la prochaine paie Ordinaire.

Calendrier : Payez votre employé dès que vous êtes prêt (espèces, chèque manuel ou application de paiement). Enregistrez les revenus avec un Calc rapide sur la prochaine paie du même trimestre afin que les impôts et les dossiers W-2 restent exacts.

Aussi demandé comme : « Comment émettre un chèque manuel pour les heures manquées », « J’ai besoin d’émettre un chèque pour quelqu’un dont les heures ont été manquées la semaine dernière », « J’ai manqué une employée sur la liste de paie hier et je dois la payer — puis-je la traiter seulement aujourd’hui? »

Ce que cela signifie : Un Quick Calc ne génère pas de fonds pour l’employé : vous les payez en dehors de Gestion de paie Toast. Le Calc rapide enregistre les salaires, les retenues et les impôts à des fins fiscales, puis les joint à une paie future afin que les totaux soient indiqués sur le formulaire W-2 et le rapport Sommaire de la paie.

Étapes :

1. Dans Gestion de paie Toast, accédez au profil de l’employé.
2. Sélectionnez Quick Calc à partir du côté gauche de la page.
3. Sélectionnez Commencer.
4. Sélectionnez l’étoile Actions sur le côté droit de l’écran.
   • Vous voyez peut-être déjà des revenus ou des déductions dans ce tableau. Ils apparaissent automatiquement lorsqu’une personne a un code de revenu ou de retenue récurrent qui s’applique à chaque période de paie (par exemple, un utilisateur salarié verra le montant brut de sa période de paie).
5. Sélectionnez Ajouter un revenu, puis sélectionnez Soumettre.
6. Ajoutez le salaire manqué en utilisant ces champs :
   • Type d’addition : Laisser comme addition manuelle.
   • Type de revenu : Sélectionnez un code de rémunération.
   • Heures : Saisissez le nombre d’heures pour la rémunération horaire.
   • Montant :Saisissez un montant en dollars pour le salaire ou les revenus forfaitaires.
     • Remarque : Entrez soit les heures, soit le montant, mais pas les deux. Lequel vous utilisez dépend du type de revenu que vous avez sélectionné.
   • Semaine : Pour les paies aux deux semaines, indiquez à quelle semaine le revenu s’applique.
7. SélectionnezAjouter un revenupour finaliser. En sélectionnant Enregistrer et ajouter des lamelles, vous ajoutez plusieurs entrées à la fois.
   
   
   
   
8. Une fois tous les revenus ou déductions nécessaires ajoutés, sélectionnez de nouveau l’étoile Actions et choisissez Calculer le brut, puis Soumettre.
9. Payez à votre employé le montant de la paie nette indiqué. Ce chiffre reflète les retenues et impôts que Gestion de paie Toast appliquera à cet employé.
10. Faites défiler vers le bas et choisissez la paie à laquelle appliquer ce Calc rapide.
11. Le cas échéant, entrez un numéro de chèque.
12. Sélectionnez Soumettre.

Résultat attendu : Le Calc rapide est enregistré dans Gestion de paie Toast et joint à la paie choisie. Lorsque la paie est publiée, les salaires, les retenues et les impôts apparaissent sur le talon de paie de l’employé et dans le rapport Sommaire de la paie sous Chèque manuel dans la section Paie nette.

Pour obtenir la référence complète de Quick Calc (calculer le montant brut en montant net, joindre la paie, supprimer Quick Calcs, trouver Quick Calcs dans les rapports de paie, conseils pour la mise en commun des pourboires), consultez Gestion de paie Toast : Émettre des additions manuelles (calcs rapides).

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Option 2 : Exécuter une paie hors cycle

Idéal pour : Plusieurs employés ont été manqués ou une correction importante est nécessaire.

Calendrier : 4 jours ouvrables entre la soumission du formulaire et la date du chèque. Soumettre la demande hors cycle avant 16 h HE le jour limite pour conserver la fenêtre de 4 jours ouvrables.

Aussi demandé comme : « Je dois traiter une paie hors cycle », « Puis-je traiter une paie supplémentaire pour une personne que j’ai manquée? », « Je dois traiter une paie hors cycle pour les heures manquées. »

Ce que cela signifie : Une paie hors cycle est un calendrier de paie distinct en dehors de votre cycle de paie Ordinaire. La Gestion de paie Toast le configure après que vous ayez soumis le formulaire de demande hors cycle au service à la clientèle. Ensuite, vous le gérez comme une paie normale.

Étapes :

1. Téléchargez et remplissez le formulaire de demande hors cycle.
2. Dans Gestion de paie Toast, sélectionnez le point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page pour ouvrir le module d’assistance Toast, puis sélectionnez Envoyer un message.
3. Sélectionnez le trombone dans le coin inférieur gauche du clavardage pour téléverser le formulaire complété. L’agent du service à la clientèle confirmera lorsque votre paie hors cycle sera prête.
4. Une fois le traitement et la création effectués, ouvrez une session dans Gestion de paie Toast et sélectionnez Gestion de paie Toast.
5. Repérez la paie hors cycle sur votre tableau de bord et sélectionnez Aperçu pour cela. Vérifiez que vous exécutez la paie correcte en notant son nom.
6. Passez à l’étape Gains des employés.
7. Si nécessaire, ajoutez des employés en sélectionnant + Ajouter > Ajouter un employé. Seuls les employés de ce groupe de paie apparaîtront dans la liste.
8. Sélectionnez+ Ajouter un revenupour saisir les revenus de chaque employé concerné. Toutes les informations doivent être saisies manuellement.
   • Vous pouvez ouvrir le menu déroulant Options avancées pour modifier des champs tels que Taux de revenu.
9. Soumettez la paie lorsque vous êtes prêt.

Résultat attendu : Les postes et fonds de paie hors cycle sont livrés à la date du chèque si vous avez suivi le protocole de paie standard (soumis avant 16 h). HE, quatre jours ouvrables avant la date du chèque). Les revenus apparaissent sur un talon de paie distinct de la paie Ordinaire.

Remarque : Les paies hors cycle nécessitent une période de traitement de 4 jours ouvrables. Si l’employé a besoin d’un paiement plus tôt, utilisez l’option 1 (Quick Calc) et payez-le à l’extérieur de Gestion de paie Toast, puis enregistrez le paiement sur la prochaine paie.

Pour la référence complète hors cycle (politique hors cycle, annuler un hors cycle, hors cycle pour les primes), consultez Gestion de paie Toast : Configurer et configurer les paies hors cycle.

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Option 3 : Ajouter le salaire manqué à une paie future

Idéal pour : Aucune urgence, et vous voulez le moins de talons de paye distincts pour l’employé.

Calendrier : La prochaine exécution de paie prévue.

Aussi demandé comme : « Comment ajouter 8 heures de travail à cette paie qui n’a pas été payée pour la dernière période de paie? », « Puis-je ajouter les heures manquées à un employé sur la paie? »

Ce que cela signifie : Les revenus manqués sont ajoutés directement à l’étape « Revenus des employés » de la prochaine paie Ordinaire. L’employé reçoit le salaire manqué sur le même talon de paye que sa rémunération Ordinaire pour cette période de paie.

Étapes (dans le présent — définissez un rappel) :

1. Dans le tableau de bord Gestion de la paie de Toast, sélectionnez + > Ajouter une tâche de paie.
2. Remplissez les champs suivants :
   • FEIN : Choisissez le FEIN sous lequel l’employé a été oublié.
   • Connexe à : Sélectionnez un employé.
   • Période de paie : Choisissez la paie à laquelle les tâches liées à la paie doivent être ajoutées.
   • Vous pouvez ignorer le champ Poste, mais Gestion de paie Toast recommande d’ajouter un titre ou un message avec plus de contexte.
3. Remplissez le reste des champs :
   • Type de revenu : Sélectionnez le code de revenu applicable.
   • Heures : Si le revenu est basé sur le salaire horaire de l’employé, indiquez le nombre d’heures.
   • Montant : Si le revenu est un montant fixe, saisissez ce montant.
4. Sélectionnez Soumettre pour finaliser.

Remarque : Si vous n’avez pas besoin de rappel, vous pouvez ignorer les tâches liées à la paie et passer directement aux étapes ci-dessous lorsque la prochaine paie sera ouverte.

Étapes (à l’avenir, ajoutez les revenus à la paie ouverte) :

1. Ouvrez le cycle de paie pour la période de paie suivante.
2. À l’étape Aperçu de la paie, vous verrez vos tâches liées à la paie (si vous en avez créé une).
3. À l’étape Revenus des employés, localisez l’employé et sélectionnez + Ajouter un revenu.
4. Sélectionnez le bon code de revenu, puis ajoutez le montant ou les heures, selon le revenu choisi.

Résultat attendu : Les revenus manqués apparaissent sur le prochain talon de paye Ordinaire aux côtés des revenus Ordinaires de l'employé pour cette période de paie.

Pour plus de détails sur les tâches liées à la paie et l’ajout de revenus, consultez Gestion de paie Toast : Premiers pas avec Gestion de paie To Dos et Gestion de paie Toast : Ajouter ou modifier des revenus et des déductions.

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Cas particuliers : Pourboires oubliés, commission ou modification du taux de rémunération

Si vous avez soumis la paie sans inclure les pourboires, une commission, une prime unique ou un changement de taux de rémunération que vous aviez l’intention d’appliquer, les trois mêmes options s’appliquent — choisissez en fonction de l’urgence :

• Pour les pourboires manqués sur une paie soumise : Utilisez l’option 1 (Calc rapide) avec un code de revenu Pourboires dus ou Pourboires versés si l’employé a besoin des pourboires immédiatement. Sinon, utilisez l'option 3 pour ajouter les pourboires à la prochaine paie Ordinaire.
• Pour une commission, un bonus ou un revenu unique oublié : Utilisez l'option 1 si le paiement doit être effectué immédiatement, l'option 2 si plusieurs employés sont touchés ou l'option 3 pour l'ajouter à la prochaine paie Ordinaire avec le code de revenu approprié.
• Pour une modification du taux de rémunération oubliée : Appliquez le nouveau taux de rémunération au profil de l’employé afin qu’il prenne effet lors de la prochaine paie Ordinaire. Pour compenser la différence entre l'ancien et le nouveau taux pour la période de paie manquée, utilisez l'option 1 (Calc rapide) avec la différence enregistrée comme revenu unique, ou l'option 3 pour ajouter la différence à la prochaine paie Ordinaire.

Remarque : Une paie soumise ne peut pas être rappelée ou modifiée après avoir été soumise. Le service à la clientèle ne peut pas annuler une paie soumise sauf dans des cas étroits (par exemple, un hors-cycle créé par erreur et qui n’a pas encore été envoyé en banque). Si vous devez demander si un Rappeler est possible pour votre cas, contactez le service à la clientèle par l’entremise du point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast.

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Foire aux questions

L ' employé verra-t-il cela comme un paiement séparé ou combiné avec la paie Ordinaire?

L’employé verra ceci comme un paiement séparé si vous avez utilisé l’option 1 (Quick Calc) ou l’option 2 (hors cycle), car chacune génère son propre talon de paie. L'employé verra son salaire manqué combiné à ses revenus Ordinaires sur le même talon de paye si vous avez utilisé l'option 3 (ajoutez-la à une paie future).

Puis-je utiliser Quick Calcs pour plusieurs employés?

Vous pouvez utiliser Quick Calcs pour plusieurs employés, mais si vous avez plusieurs employés qui n’ont pas payé, il est généralement plus facile de créer et d’exécuter une paie hors cycle. Un Quick Calc est traité un employé à la fois, tandis qu’une paie hors cycle vous permet d’ajouter de nombreux employés en une seule exécution.

Que faire si la paie a déjà été soumise à la banque?

Si la paie a déjà été soumise, vous ne pouvez pas la modifier. Utilisez l’option 1 (Quick Calc), l’option 2 (salaire hors cycle) ou l’option 3 (ajouter à une paie future) pour payer tout salaire manqué. Une paie soumise ne peut pas être rappelée ou modifiée.

Combien de temps Quick Calc met-il pour joindre l’employé?

Le délai dépend de la façon et du moment où vous payez l’employé — un Quick Calc lui-même ne déplace pas d’argent. Un Quick Calc est un enregistrement d’un paiement que vous effectuez manuellement à l’extérieur de Gestion de paie Toast (sous forme d’espèces, d’un chèque de votre compte bancaire d’entreprise ou d’une application de paiement). L’employé reçoit les fonds dès que vous lui remettez l’addition, les espèces ou le virement via l’application de paiement. Le Quick Calc lui-même se fixe à la prochaine paie afin que les salaires, retenues et impôts soient enregistrés pour les rapports fiscaux.

J’ai oublié d’ajouter les pourboires avant de soumettre la paie. Que dois-je faire?

Si vous avez oublié d’ajouter des pourboires à une paie que vous avez déjà soumise, la paie ne peut pas être modifiée. Pour payer les pourboires : utilisez l’option 1 (Calc rapide) avec un code de revenu Pourboires dus ou Pourboires versés si l’employé en a besoin immédiatement, utilisez l’option 2 (paie hors cycle) si plusieurs employés sont concernés, ou utilisez l’option 3 (ajouter à une paie future) si l’employé peut attendre jusqu’à la prochaine période de paie.

Aussi demandé comme :

• • « J’ai oublié d’envoyer les pourboires pour la paie »
  • « J’ai oublié d’approuver les pourboires et exécuté la paie »

J’ai oublié d’ajouter des heures, une commission ou une modification du taux de rémunération. Puis-je modifier une paie soumise?

Une paie soumise ne peut pas être modifiée ou rappelée par vous. Pour compenser les heures manquées, une commission ou un changement de taux de rémunération : choisissez l’option 1 (Quick Calc) pour un employé urgent, l’option 2 (hors cycle) pour plusieurs employés ou des corrections plus importantes, ou l’option 3 (prochaine paie) lorsque le timing le permet.

Aussi demandé comme :

• • "Puis-je Rappeler la paie que j'ai soumise?"
  • « J’ai oublié d’ajouter quelque chose au salaire d’un employé dans cette paie — comment puis-je le modifier? »
  • « J’ai oublié de modifier le taux de rémunération de mon employé, mais j’ai soumis la paie. Comment ajouter l’erreur à la paie sans avoir à attendre la prochaine exécution?

Comment faire un Quick Calc pour un employé salarié manqué?

Un Quick Calc fonctionne de la même manière pour un employé salarié que pour un employé horaire, à une différence près : sous Type de revenu, choisissez un code de revenu salarial, puis saisissez le montant en dollars dans le champ Montant (plutôt que de saisir les heures). Le salaire brut de la période de paie de l’employé peut déjà apparaître dans le tableau Quick Calc, car il s’agit d’un revenu récurrent. Vérifiez le montant avant d’ajouter des revenus supplémentaires.

Aussi demandé comme :

• • « Comment faire un calcul rapide des heures manquées pour un employé salarié et les joindre à la prochaine paie? »

Mon Quick Calc associé à la mauvaise paie. Comment puis-je le déplacer?

Si un Calc rapide a été associé à la mauvaise paie (par exemple, il était lié à la paie actuelle que vous êtes sur le point d’exécuter, ce qui vous empêche d’ajouter de nouveaux revenus), supprimez le Calc rapide, puis créez-en un nouveau et joignez-le à la paie correcte. Pour supprimer un Calc rapide associé à une paie : allez à Paie > Chèques manuels dans le menu Actions rapides à droite, choisissez la paie dans le menu déroulant Sélectionner la paie, puis sélectionnez la corbeille à droite du Calc rapide et sélectionnez Supprimer. Cela ne fonctionne qu’avant que la paie à laquelle il est rattaché ait commencé à s’exécuter.

Un employé m’a manqué — puis-je traiter une paie hors cycle pour une seule personne?

Vous pouvez traiter une paie hors cycle pour un seul employé. Soumettez le formulaire de demande hors cycle pour un employé, comme vous le feriez pour plusieurs. Si l’employé a besoin d’un paiement dans moins de 4 jours ouvrables, utilisez plutôt l’option 1 (calc rapide), car le hors-cycle nécessite une période de traitement de 4 jours ouvrables.

Aussi demandé comme :

• • « Je dois traiter une paie hors cycle pour un employé pour les heures manquées »
  • « J’ai omis de payer un employé lors de mon dernier cycle de paie — puis-je traiter une paie hors cycle? »

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Avant de contacter le service à la clientèle

Avant de communiquer avec vous par l’entremise du point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast, rassemblez :

• Le nom de l’employé, son ID d’employé ou son poste.
• La période de paie à laquelle le salaire manqué s’applique (dates de début et de fin).
• Le montant et le type de salaire manqué (heures Ordinaires, heures supplémentaires, pourboires, commission, prime, salaire).
• Quelle option vous avez déjà essayée (Quick Calc, hors cycle, paie future), le cas échéant.
• Pour une demande hors cycle : le formulaire de demande hors cycle complété, prêt à être téléversé via le trombone dans le clavardage.
• En cas d’échec du dépôt direct : nom de l’employé et date du dépôt direct échoué.

Une assistance du service à la clientèle est requise pour ces cas :

• Une demande de paie hors cycle. Le formulaire de demande hors cycle doit être traité par le service à la clientèle avant que vous puissiez l’exécuter dans Gestion de paie Toast.
• Échec du dépôt direct. Si les informations de dépôt direct d’un employé sont invalides et qu’il n’a pas reçu son salaire, contactez le service à la clientèle pour connaître les prochaines étapes.
• Des conseils sur l’option qui convient à votre cas. Si vous ne savez pas si vous devez utiliser un Quick Calc, une paie hors cycle ou une paie future, le service à la clientèle peut examiner votre situation.
• Rappeler une paie soumise. Une paie soumise ne peut généralement pas être rappelée. Dans des cas étroits (par exemple, un hors-cycle qui n’a pas encore été traité par la banque), le service à la clientèle peut être en mesure de vous aider.

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Articles connexes

• Gestion de paie Toast : Émettre des additions manuelles (calcs rapides)
• Gestion de paie Toast : Configurer et configurer les paies hors cycle
• Gestion de paie Toast : Paie manquante
• Gestion de paie Toast : FAQ sur le traitement de la paie et le talon de paie
• Gestion de paie Toast : Créer des chèques ponctuels en direct (papier)

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Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.