Gestion de paie Toast : Dépôts directs infructueux

Dans cet article :

• Avant de commencer
• Correction rapide
• Identifier la portée du problème
• La configuration du dépôt était incomplète ou incorrecte
• Le dépôt a été retourné à Gestion de paie Toast
• Le dépôt a été envoyé vers le mauvais compte
• Le dépôt ne peut pas être localisé — demandez un numéro de trace fédéral
• Prochaines étapes après la résolution du problème
• Foire aux questions
• Articles connexes

Avant de commencer

S’applique à : Gestion de paie Toast

Autorisations nécessaires :

• RH+ requis pour contacter le service à la clientèle en cas d’annulation ACH, de numéro de trace fédéral et de résolution de remboursement de fonds
• RH+ requis pour mettre à jour manuellement les comptes de dépôt direct des employés
• Gestionnaire ou RH+ requis pour afficher le rapport de dépôt direct incomplet

Ce que vous accomplirez : Identifiez les raisons pour lesquelles un dépôt direct a échoué et prenez les mesures appropriées - correction des informations du compte, gestion des fonds retournés, demande d’annulation ACH ou demande d’un numéro de trace fédéral.

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Correction rapide

Utilisez ce tableau pour identifier votre situation et allez à la bonne section.

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Identifier la portée du problème

Lorsqu’un dépôt direct échoue, la première étape consiste à déterminer le nombre d’employés touchés. La réponse aide à indiquer la cause la plus probable.

Si un seul employé n’a pas reçu son dépôt direct :

Le problème est probablement propre au compte bancaire ou à la configuration de paiement de cet employé. Les causes courantes comprennent :

• Le numéro d’acheminement ou de compte enregistré est incorrect ou incomplet
• Le compte bancaire de l’employé est fermé
• Le compte bancaire de l’employé est Sans/Suspendre
• Les informations bancaires ont été ajoutées après l’ouverture de la paie (après la sélection du bouton Aperçu pour cette exécution de paie)
• Le salaire net de l’employé était de 0 $ — les employés ayant un salaire net de 0 $ ne reçoivent pas de dépôt
• Le formulaire W-4 de l’employé comporte des retenues excessives
• Le salaire d’un employé est fixé à 0 $

Si plusieurs employés n’ont pas reçu leur dépôt direct :

Le problème est plus probable avec l’exécution de la paie elle-même. Les causes courantes comprennent :

• La paie a été soumise moins de quatre jours ouvrables avant la date du chèque — cela déclenche un chèque papier au lieu d’un dépôt direct en raison de restrictions de délai
• La paie a été soumise le même jour ou après la date prévue du chèque - les fonds peuvent encore être en transit
• L’exécution de la paie n’a pas été entièrement soumise à Toast
• Les heures ou feuilles de temps n’ont pas été approuvées ou enregistrées

Remarque : La soumission de la paie au moins quatre jours ouvrables avant la date du chèque donne aux dépôts directs les plus grandes chances d’arriver à temps. Si la paie est soumise en retard, les employés peuvent recevoir des dépôts directs retardés. Consultez Gestion de paie Toast : Gérez les jours fériés bancaires fédéraux pour une liste de jours ouvrables non fédéraux lorsque des opérations de ratissage de paie ont lieu.

Pour vérifier si une exécution de paie a été entièrement soumise, allez à Paie > Paies passées. Si vous voyez votre paie sous Paies passées, vous l’avez entièrement soumise.

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La configuration du dépôt était incomplète ou incorrecte

Si vous soupçonnez l’échec du dépôt d’un seul employé en raison de la configuration du compte, commencez par le rapport de dépôt direct incomplet.

Vérifiez le rapport de dépôt direct incomplet

Vos employés sont invités à sélectionner leur mode de paiement préféré lors de l’intégration des nouveaux employés. Le rapport de dépôt direct incomplet affiche tous les employés qui n’ont pas terminé avec succès la configuration de leur dépôt direct et vous permet de leur envoyer un lien par courriel pour le faire. Le rôle de gestionnaire ou de sécurité RH+ est requis pour afficher le rapport de dépôt direct incomplet.

1. Dans Gestion de paie Toast, allez à Paramètres > Paie > Dépôt direct.
2. Consultez la section Employés dont les informations de dépôt direct sont incomplètes. Cette section répertorie tous les employés qui n’ont pas configuré avec succès un dépôt direct ou un compte Carte de paiement Toast, ce qui signifie que Gestion de paie Toast ne peut pas déposer numériquement les salaires à leur place.
3. À droite de l’adresse courriel d’un employé, sélectionnez les trois pointspour accéder à deux options :
   1. Sélectionnez trois points>Courriel à l’employépour envoyer un courriel automatisé guidant l’employé à mettre à jour ses informations de dépôt direct. Sélectionnez Afficher les détails du courrielen haut de la section pour prévisualiser le modèle de courriel avant l’envoi. Remarque :Les représentants de Toast ne demanderont jamais aux employés leur code de vérification d’identité. Ceci est indiqué dans le courriel.
      1. Pour envoyer un courriel à tous les employés visibles en même temps, cochez la case la plus en haut (à gauche de la colonne Nom), puis sélectionnez Envoyer un courriel aux employés sélectionnés. Pour envoyer un courriel à tous les employés de cette section (pas seulement ceux actuellement visibles), faites défiler vers le bas jusqu’au champ Afficher, sélectionnez Tout afficher, puis utilisez la case à cocher pour tout sélectionner et envoyer.
   2. Sélectionnez trois points > Remplissez manuellement le dépôt direct pour accéder à la page Mode de paiement de l’employé. Suivez les étapes décrites dans la section Ajouter un compte de dépôt direct manuellement (sans paiement préalable) de Gestion de la paie de Toast : Obtenir de l’aide pour les comptes de dépôt direct.
4. Seuls les employés ayant un compte Toast recevront le courriel automatisé. Pour vérifier si un employé possède un compte Toast, allez dans Employés > Gestion des employés > Employés dans Toast Web et cherchez une coche dans la colonne Compte créé.
5. La colonne Dernier courriel indique quand le dernier courriel automatisé a été envoyé à chaque employé. Une fois qu’un employé a mis à jour avec succès ses informations de dépôt direct, il passe de la section incomplète à la section Dépôt direct terminé ci-dessous.

Résultat attendu : Après que l’employé a mis à jour ses informations de dépôt direct et que le prochain traitement de paie est terminé, il devrait recevoir son dépôt à la date du chèque.

Remarque : Le rapport de dépôt direct incomplet affiche uniquement les employés ayant choisi le dépôt direct ou la carte de paiement Toast comme mode de paiement, et non les employés réglés sur un chèque papier. Si un employé s’attend à un dépôt direct mais reçoit des chèques papier, confirmez que le mode de paiement sélectionné est le dépôt direct.

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Le dépôt a été retourné à Gestion de paie Toast

Lorsque le numéro d’acheminement ou de compte enregistré entraîne la fermeture d’un compte bancaire, le dépôt est retourné à Gestion de paie Toast. C’est ce qu’on appelle un remboursement de fonds.

Comment vérifier si les fonds ont été retournés

Il faut jusqu’à trois jours ouvrables après la date du chèque pour que Gestion de paie Toast reçoive un remboursement. Si un employé déclare ne pas avoir été payé à la date de son chèque, les fonds peuvent toujours être en transit — Toast peut ne pas savoir que les fonds ont été retournés pour le moment. Il n’y a pas de statut dans l’application pour un remboursement de fonds dans Gestion de paie Toast.

Une fois que Gestion de paie Toast reçoit les fonds retournés, un courriel est envoyé au contact financier du restaurant pour indiquer qu’un remboursement a été traité. Le courriel indique le ou les employés concernés et le montant en jeu.

Si vous ne recevez pas ces courriels, vérifiez ou mettez à jour vos paramètres de contacts financiers. Consultez Optimiser les préférences de communication pour afficher ou modifier le contact financier.

Ce qui se passe après que Toast a reçu les fonds retournés

L’équipe bancaire de Gestion de paie Toast dépose les fonds retournés dans votre compte bancaire professionnel. Cela se produit généralement un jour ouvrable après la réception de la déclaration par Toast.

• Un courriel est envoyé au contact financier de votre restaurant avec une ventilation de l’employé ou des employés concernés et des montants concernés.
• Le mode de paiement de votre employé est automatiquement changé pour un chèque papier afin d’éviter que le même dépôt échoue à nouveau.
• Après avoir reçu les fonds remboursés, vous pouvez choisir d’émettre un chèque manuel à l’employé ou de le payer d’une autre manière. Un nouveau calcul de paie n’est pas nécessaire — le dossier de paie original reste exact et ne doit pas être annulé. Gestion de paie Toast n’annulera pas un dossier de paie tant que vous ne l’aurez pas ordonné.

Résultat attendu : Les fonds sont retournés à votre compte bancaire professionnel et le mode de paiement de votre employé est mis à jour vers le chèque papier. Vous êtes avisé par courriel.

Remarque : Si vous préférez que le mode de paiement de l’employé soit renvoyé au dépôt direct, collaborez avec l’employé pour corriger ses informations bancaires avant la prochaine exécution de la paie. Suivez les étapes de Gestion de paie Toast : Obtenir de l’aide pour les comptes de dépôt direct afin de mettre à jour le compte.

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Le dépôt a été envoyé vers le mauvais compte

Parfois, un dépôt direct est envoyé vers un compte bancaire incorrect mais valide — un compte qui existe mais appartient à une autre personne ou qui a été saisi de manière incorrecte. Dans ce cas, Toast ne reçoit pas automatiquement les fonds en retour.

Lorsqu’un employé ou un employeur croit que cela a pu se produire, Gestion de paie Toast peut effectuer une annulation ACH. Un rejet ACH est une tentative de récupérer les fonds du compte incorrect et de les restituer à Gestion de paie Toast, qui les restitue ensuite au restaurant. Un rejet ACH réussi entraînera un recouvrement des paiements nets. Selon les circonstances, les impôts restants peuvent être annulés, ce qui réduit l’obligation fiscale de l’employeur lors de la prochaine paie.

Important : Une annulation ACH coûte 25 $ et doit être demandée dans les cinq jours ouvrables suivant la date du chèque. Gestion de paie Toast ne peut pas garantir le succès d’une inversion ACH. Le succès d’une annulation ACH dépend de la disponibilité de fonds suffisants sur le compte incorrect au moment de la tentative d’annulation.

Avant de contacter le service à la clientèle — Annulation ACH

Les rejets ACH nécessitent que le service à la clientèle prenne l’initiative en votre nom. Pour demander une annulation ACH, contactez le service à la clientèle en sélectionnant le bouton de clavardage dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page de Gestion de paie Toast.

Rassemblez ces informations avant de contacter le service à la clientèle :

• Nom de l’employé et ID de l’employé
• Date du chèque pour la paie concernée
• Montant net du paiement
• Confirmation que la demande est dans les cinq jours ouvrables suivant la date du chèque

Important : En raison de la sensibilité de cette question, un utilisateur RH+ doit contacter le service à la clientèle, et non l’employé.

Résultat attendu : Le service à la clientèle initiera la demande d’annulation ACH. Les résultats prennent généralement environ trois jours ouvrables. Le service à la clientèle suivra les résultats.

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Le dépôt ne peut pas être localisé — demandez un numéro de trace fédéral

Si le dépôt n’a pas été localisé, qu’aucun remboursement n’a été reçu et que plus de cinq jours ouvrables se sont écoulés depuis la date du chèque, il n’est plus possible d’annuler la transaction ACH. Dans ce cas, demandez un numéro de trace fédéral.

Chaque dépôt électronique comporte un numéro de trace fédéral, que les banques utilisent pour localiser les endroits où les fonds ont été transférés dans le réseau ACH. Une fois que vous avez le numéro de trace, communiquez directement avec la banque de l’employé et fournissez-le. La banque peut l’utiliser pour enquêter sur le paiement.

Avant de contacter le service à la clientèle — numéro de trace fédéral

Les numéros de trace fédéraux sont récupérés par le service à la clientèle et prennent généralement environ un jour ouvrable pour être obtenus. Pour en demander une, contactez le service à la clientèle en sélectionnant le bouton de clavardage dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page de Gestion de paie Toast.

Rassemblez ces informations avant de contacter le service à la clientèle :

• Nom de l’employé et ID de l’employé
• Date du chèque pour la paie concernée
• Montant net du paiement
• Confirmation que plus de cinq jours ouvrables se sont écoulés depuis la date du chèque

Résultat attendu : Le service à la clientèle récupère le numéro de trace fédéral dans un délai d’environ un jour ouvrable et vous le fournit. Vous ou votre employé communiquez ensuite avec la banque de l’employé avec le numéro de trace pour localiser les fonds.

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Prochaines étapes après la résolution du problème

Une fois un problème de dépôt direct résolu, procédez comme suit pour éviter qu’il ne se reproduise.

1. Vérifiez auprès de l’employé et de sa banque que son compte est ouvert, actif et en mesure de recevoir des dépôts ACH.
2. Étant donné que les numéros d’acheminement et de compte complets ne peuvent être consultés par personne — y compris par les administrateurs Toast — utilisez le bouton Historique de la page Mode de paiement de l’employé pour examiner toutes les modifications ou ajouts apportés à son compte de dépôt direct. Cela peut aider à déterminer si le numéro d’acheminement ou de compte a été modifié récemment. Les utilisateurs de RH+ peuvent contacter le service à la clientèle pour connaître le nom de la personne qui a effectué chaque modification.

    

   

    

3. Une fois que les informations bancaires de l’employé sont confirmées comme correctes, contactez le service à la clientèle en sélectionnant le bouton de clavardage dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page de Gestion de paie Toast afin que le service à la clientèle puisse tenter de faire revenir les fonds à l’employé. En raison de la sensibilité de cette question, un utilisateur RH+ doit communiquer avec lui, et non avec l’employé.
4. En cas de remboursement, la Gestion de paie Toast déposera les fonds sur votre compte bancaire un jour ouvrable après leur réception par Toast. L’équipe bancaire de Gestion de paie Toast enverra un courriel à votre contact financier pour lui indiquer quels employés ont été touchés et quels montants ont été concernés. L’entreprise peut ensuite utiliser les fonds à sa manière et travailler avec l’employé pour mettre à jour son compte bancaire, au besoin.
5. Si une annulation ACH a été demandée, le service à la clientèle vous contactera pour vous en informer. Cela prend environ trois jours ouvrables.

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Foire aux questions

Pourquoi la Gestion de paie Toast dit-elle que le dépôt a été envoyé, mais que l’employé ne l’a pas reçu?

Lorsque Gestion de paie Toast marque un dépôt comme envoyé, cela signifie que le dépôt a été soumis au réseau ACH pour traitement. Cela ne signifie pas que les fonds sont arrivés dans le compte de l’employé. Les dépôts ACH sont traités lors du prochain balayage planifié à 16 h. CT les jours ouvrables non fériés fédéraux, et les employés reçoivent généralement leur salaire à la date du chèque. Si un employé n’a pas reçu son dépôt à la fin de la date du chèque :

• Attendez le jour ouvrable suivant — certaines banques enregistrent les dépôts avec un bref délai.
• Si le dépôt est toujours manquant après trois jours ouvrables après la date du chèque, il se peut qu’il ait été retourné. Voir Dépôt retourné à Gestion de paie Toast ci-dessus.
• Si plus de cinq jours ouvrables se sont écoulés, consultez Dépôt introuvable — Demandez un numéro de trace fédéral.

Aussi demandé comme :

• Le système affiche le chèque de paie tel qu’il a été envoyé. Pourquoi l’employé ne l’a-t-il pas reçu?

Puis-je relancer la paie après un remboursement de fonds?

Aucun recalcul n’est nécessaire si le dossier de paie original était correct. Un remboursement de fonds dépose le montant net initial dans votre compte bancaire d’entreprise. Vous pouvez ensuite payer l’employé en faisant un chèque manuel ou en utilisant les fonds d’une autre manière. Gestion de paie Toast n’annulera pas le dossier de paie tant que vous n’aurez pas ordonné au service à la clientèle de le faire. Si le dossier de paie original est incorrect, contactez le service à la clientèle pour obtenir des conseils.

Aussi demandé comme :

• Dois-je recalculer la paie lorsqu’un dépôt direct est retourné?

Y a-t-il un délai avant l’ajout d’un compte de dépôt direct?

Prenote est un processus ACH standard utilisé par certaines banques pour vérifier un nouveau compte bancaire avant l’envoi du premier dépôt en direct. Les prénotes sont utilisées lors du processus d’intégration à Gestion de paie Toast d’un client. Les consultants à l’intégration coordonneront leurs activités avec celles des services bancaires afin de demander que des prénotes soient traitées pour vérifier l’exactitude des comptes de l’employé avant que le client ne publie sa première paie.

Les prénotes sont généralement déposées sur les comptes bancaires le jour ouvrable suivant le téléversement du fichier bancaire. En cas d’échec de la prénote, notre équipe bancaire est avisée un à trois jours ouvrables à compter de la date initiale du processus de prénote.

Aussi demandé comme :

• Si j’ajoute un numéro de compte bancaire et un numéro d’acheminement pour le dépôt direct, y a-t-il un délai pour la prénote?

Pourquoi un dépôt direct échouerait-il même si les informations du compte de l’employé semblent exactes?

Un dépôt peut encore échouer même lorsque les numéros d ' acheminement et de compte semblent complets si le compte est clôturé, le compte Sans/Suspendu ou de nouvelles informations bancaires ont été ajoutées après l ' ouverture du cycle de paie (après la sélection du bouton Aperçu). Vérifiez auprès de l’employé et de sa banque que le compte est ouvert et actif, et confirmez que les informations bancaires ont été saisies avant le début de la paie.

Aussi demandé comme :

• Les informations bancaires de l’employé semblent exactes : pourquoi le dépôt n’a-t-il pas été effectué?

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Articles connexes

• Gestion de paie Toast : Obtenir de l’aide pour les comptes de dépôt direct
• Gestion de paie Toast : Définir un mode de paiement
• Gestion de paie Toast : Délai de Livraison des colis de paie

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