Toast Paie : Dépôts directs non réussis

Dans cet article :

• Avant de commencer
• Solution rapide
• Identifier l'étendue du problème
• Configuration du dépôt incomplète ou incorrecte
• Dépôt retourné à Toast Paie
• Dépôt envoyé au mauvais compte
• Dépôt introuvable — Demander un numéro de traçage fédéral
• Prochaines étapes après avoir résolu le problème
• Questions fréquemment posées
• Articles connexes

Avant de commencer

Applique à : Toast Paie

Permissions requises :

• HR+ est requis pour contacter le service à la clientèle pour les renversements ACH, les numéros de suivi fédéraux et la résolution des retours de fonds
• HR+ est requis pour mettre à jour manuellement les comptes de dépôt direct des employés
• Un gestionnaire ou HR+ est requis pour consulter le rapport de dépôt direct incomplet

Ce que vous accomplirez : Identifier pourquoi un dépôt direct a échoué et prendre les mesures appropriées : corriger les informations de compte, gérer les fonds retournés, demander un renversement ACH ou demander un numéro de suivi fédéral.

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Solution rapide

Utilisez ce tableau pour identifier votre situation et accéder à la bonne section.

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Identifier l'étendue du problème

Lorsqu'un dépôt direct échoue, la première étape consiste à déterminer combien d'employés sont affectés. La réponse aide à indiquer la cause la plus probable.

Si un seul employé n'a pas reçu son dépôt direct :

Le problème est probablement spécifique au compte bancaire ou à la configuration de paiement de cet employé. Les causes courantes incluent :

• Le numéro de routage ou de compte enregistré est incorrect ou incomplet
• Le compte bancaire de l'employé est fermé
• Le compte bancaire de l'employé a un hold dessus
• Les détails bancaires ont été ajoutés après l'ouverture de la paie (après que le bouton Aperçu a été sélectionné pour cette période de paie)
• Le salaire net de l'employé était de 0 $ — les employés avec un salaire net de 0 $ ne reçoivent pas de dépôt
• Le Formulaire W-4 de l'employé a des montants de retenue excessifs
• Le salaire d'un employé est fixé à 0 $

Si plusieurs employés n'ont pas reçu leurs dépôts directs :

Le problème est plus susceptible d'être lié à la période de paie elle-même. Les causes courantes incluent :

• La paie a été soumise moins de quatre jours ouvrables avant la date du chèque — cela déclenche un chèque papier au lieu d'un dépôt direct en raison de restrictions de timing
• La paie a été soumise le jour prévu du chèque ou après - les fonds peuvent encore être en transit
• Le traitement de la paie n'a pas été complètement soumis à Toast
• Les heures ou les feuilles de temps n'étaient pas approuvées ou non enregistrées

Remarque : Soumettre la paie au moins quatre jours ouvrables avant la date de paiement donne aux dépôts directs la meilleure chance d'arriver à temps. Si la paie est soumise en retard, les employés peuvent recevoir des dépôts directs retardés. Voir Toast Paie : Gérer les jours fériés fédéraux pour une liste des jours ouvrables non fériés fédéraux où les traitements de paie ont lieu.

Pour vérifier si un traitement de la paie a été entièrement soumis, naviguez vers Paie > Paies Passées. Si vous voyez votre paie sous Paies Passées, alors vous l'avez entièrement soumise.

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La configuration du dépôt était incomplète ou incorrecte

Si vous soupçonnez qu'un dépôt d'un employé a échoué en raison de la configuration du compte, commencez par le rapport de dépôt direct incomplet.

Vérifiez le rapport de dépôt direct incomplet

Vos employés sont invités à sélectionner leur méthode de paiement préférée lors de l'intégration des nouvelles recrues. Le rapport de dépôt direct incomplet montre tous les employés qui n'ont pas réussi à compléter leur configuration de dépôt direct, et vous permet de leur envoyer un lien pour le faire. Le rôle de Manager ou de sécurité HR+ est requis pour voir le rapport de dépôt direct incomplet.

1. Dans Toast Paie, naviguez vers Paramètres > Paie > Dépôt Direct.
2. Examinez la section Employés avec des informations de dépôt direct incomplètes. Cette section liste chaque employé qui n'a pas réussi à configurer un dépôt direct ou un compte Toast Pay Card — ce qui signifie que Toast Paie ne peut pas déposer numériquement les salaires pour eux.
3. À droite de l'adresse e-mail d'un employé, sélectionnez lestrois points pour accéder à deux options :
   1. Sélectionneztrois points>Email de l'employé pour envoyer un e-mail automatisé guidant l'employé à mettre à jour ses informations de dépôt direct. SélectionnezVoir les détails de l'email près du haut de la section pour prévisualiser le modèle d'email avant l'envoi.Remarque: Les représentants de Toast ne demanderont jamais aux employés leur code de vérification d'identité. Cela est indiqué dans l'email.
      1. Pour envoyer un email à tous les employés visibles en même temps, sélectionnez le case à cocher le plus en haut (à gauche de la colonne Nom), puis sélectionnez Email aux employés sélectionnés. Pour envoyer un email à tous les employés de cette section (pas seulement ceux actuellement visibles), faites défiler vers le bas jusqu'au champ Voir, sélectionnez Voir tout, puis utilisez la case à cocher pour tout sélectionner et envoyer.
   2. Sélectionnez trois points > Remplir manuellement le dépôt direct pour être dirigé vers la page Méthode de paiement de l'employé. Suivez les étapes dans la section Ajouter un compte de dépôt direct manuellement (sans Plaid) de Toast Payroll : Obtenez de l'aide avec les comptes de dépôt direct.
4. Seuls les employés ayant un compte Toast recevront l'email automatisé. Pour vérifier si un employé a un compte Toast, accédez à Employés > Gestion des employés > Employés dans Toast Web et recherchez une coche dans la colonne Compte créé.
5. La colonne Dernier email envoyé indique quand l'email automatisé a été envoyé pour la dernière fois à chaque employé. Une fois qu'un employé met à jour avec succès ses informations de dépôt direct, il passe de la section incomplète à la section Dépôt direct complété ci-dessous.

Résultat attendu : Après que l'employé ait mis à jour ses informations de dépôt direct et que le prochain traitement de la paie soit effectué, il devrait recevoir son dépôt à la date de chèque.

Remarque : Le rapport de dépôt direct incomplet ne montre que les employés qui ont sélectionné le dépôt direct ou la carte de paiement Toast comme méthode de paiement — pas les employés réglés par chèque papier. Si un employé s'attend à un dépôt direct mais reçoit des chèques papier, confirmez que sa sélection de méthode de paiement est réglée sur dépôt direct.

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Le dépôt a été retourné à Toast Payroll

Lorsque le numéro de routage ou de compte enregistré mène à un compte bancaire inexistant ou fermé, le dépôt est retourné à Toast Payroll. Ceci est appelé un retour de fonds.

Comment vérifier si des fonds ont été retournés

Il faut jusqu'à trois jours ouvrables après la date de chèque pour que Toast Payroll reçoive un retour de fonds. Si un employé signale qu'il n'a pas été payé à la date de son chèque, les fonds peuvent encore être en transit — Toast peut ne pas savoir que les fonds ont été retournés. Il n'y a pas de statut dans l'application pour un retour de fonds dans Toast Payroll.

Une fois que Toast Payroll reçoit les fonds retournés, un courriel est envoyé au contact financier du restaurant pour indiquer qu'un retour de fonds a été traité. Le courriel comprend un récapitulatif des employés concernés et des montants impliqués.

Si vous ne recevez pas ces courriels, examinez ou mettez à jour vos paramètres de contact financier. Voir Optimiser les préférences de communication pour consulter ou modifier le contact financier.

Que se passe-t-il après que Toast reçoit les fonds retournés

L'équipe bancaire de Toast Payroll dépose les fonds retournés sur votre compte bancaire professionnel. Cela se produit généralement un jour ouvrable après que Toast reçoit le retour.

• Un courriel est envoyé au contact financier de votre restaurant avec un récapitulatif des employés concernés et des montants impliqués.
• Le mode de paiement de votre employé est automatiquement changé en chèque papier pour éviter qu'un même dépôt échoue à nouveau.
• Après avoir reçu les fonds retournés, vous pouvez choisir d'émettre un chèque manuel à l'employé ou de le payer d'une autre manière. Un nouveau calcul de paie n'est pas nécessaire — l'enregistrement de paie original reste correct et ne doit pas être annulé. Toast Payroll ne va pas annuler un enregistrement de paie à moins que vous ne lui demandiez de le faire.

Résultat attendu : Les fonds sont retournés sur votre compte bancaire professionnel et le mode de paiement de votre employé est mis à jour en chèque papier. Vous êtes informé par courriel.

Remarque : Si vous préférez que le mode de paiement de l'employé soit rétabli en dépôt direct, travaillez avec l'employé pour corriger ses informations bancaires avant le prochain cycle de paie. Utilisez les étapes dans Toast Payroll : Obtenez de l'aide avec les comptes de dépôt direct pour mettre à jour le compte.

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Le dépôt a été envoyé au mauvais compte

Parfois, un dépôt direct est envoyé à un compte bancaire valide mais incorrect — un compte qui existe mais appartient à une autre personne, ou qui a été saisi incorrectement. Dans ce cas, Toast ne reçoit pas automatiquement les fonds en retour.

Lorsqu'un employé ou un employeur pense que cela a pu se produire, Toast Payroll peut effectuer un renversement ACH. Un renversement ACH est une tentative de récupérer les fonds du compte incorrect et de les retourner à Toast Payroll, qui les renvoie ensuite au restaurant. Un renversement ACH réussi entraînera une récupération nette des paiements. Selon les circonstances spécifiques, les taxes restantes peuvent être annulées, ce qui réduit la responsabilité fiscale de l'employeur lors de la prochaine paie.

Important : Un renversement ACH coûte $25 et doit être demandé dans les cinq jours ouvrables suivant la date du chèque. Toast Payroll ne peut garantir le succès d'un renversement ACH. Le succès d'un renversement ACH dépend de la disponibilité de fonds suffisants dans le compte incorrect au moment où le renversement est tenté.

Avant de contacter le service à la clientèle — Renversement ACH

Les renversements ACH nécessitent que le service à la clientèle les initie en votre nom. Pour demander un renversement ACH, contactez le service à la clientèle en sélectionnant le bouton de chat dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll.

Rassemblez ces informations avant de contacter le service à la clientèle :

• Nom de l'employé et identifiant de l'employé
• Date du chèque pour la paie concernée
• Montant net du paiement
• Confirmation que la demande est faite dans les cinq jours ouvrables suivant la date du chèque

Important : En raison de la sensibilité de cette affaire, un utilisateur HR+ doit contacter le service à la clientèle — pas l'employé.

Résultat attendu : Le service à la clientèle initiera la demande de renversement ACH. Les résultats prennent généralement environ trois jours ouvrables. Le service à la clientèle fera un suivi avec les résultats.

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Le dépôt ne peut pas être localisé — Demandez un numéro de suivi fédéral

Si le dépôt n'a pas été localisé, aucun retour de fonds n'a été reçu et plus de cinq jours ouvrables se sont écoulés depuis la date du chèque, un renversement ACH n'est plus possible. Dans ce cas, demandez un numéro de suivi fédéral.

Chaque dépôt électronique a un numéro de suivi fédéral, que les banques utilisent pour localiser où les fonds ont été déplacés dans le réseau ACH. Une fois que vous avez le numéro de suivi, contactez directement la banque de l'employé et fournissez-le — la banque peut l'utiliser pour enquêter sur le paiement.

Avant de contacter le service à la clientèle — Numéro de suivi fédéral

Les numéros de suivi fédéraux sont récupérés par le service à la clientèle et prennent généralement environ un jour ouvrable à obtenir. Pour en demander un, contactez le service à la clientèle en sélectionnant le bouton de chat dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de paie Toast.

Rassemblez ces informations avant de contacter le service à la clientèle :

• Nom de l'employé et identifiant de l'employé
• Date du chèque pour la paie concernée
• Montant net du paiement
• Confirmation que plus de cinq jours ouvrables se sont écoulés depuis la date du chèque

Résultat attendu : Le service à la clientèle récupère le numéro de suivi fédéral dans un délai de environ un jour ouvrable et vous le fournit. Vous ou votre employé contactez ensuite la banque de l'employé avec le numéro de suivi pour localiser les fonds.

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Prochaines étapes après avoir résolu le problème

Une fois qu'un problème de dépôt direct a été résolu, suivez les étapes suivantes pour éviter qu'il ne se reproduise.

1. Vérifiez avec l'employé et sa banque que son compte est ouvert, actif et capable de recevoir des dépôts ACH.
2. Puisque les numéros de routage et de compte complets ne peuvent être vus par personne — y compris les administrateurs de Toast — utilisez le Historique sur la page Méthode de paiement de l'employé pour examiner tous les changements ou ajouts effectués à son compte de dépôt direct. Cela peut aider à déterminer si le numéro de routage ou de compte a été changé récemment. Les utilisateurs de HR+ peuvent contacter le service à la clientèle pour connaître le nom de la personne qui a effectué chaque changement.

    

   

    

3. Une fois que les informations bancaires de l'employé sont confirmées comme correctes, contactez le Service à la clientèle en sélectionnant le bouton de chat dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de paie Toast afin que le Service à la clientèle puisse tenter de renvoyer les fonds à l'employé. En raison de la sensibilité de cette affaire, un utilisateur HR+ doit contacter — pas l'employé.
4. Si un retour de fonds s'applique, Toast Payroll déposera les fonds sur votre compte bancaire un jour ouvrable après qu'ils aient été reçus par Toast. L'équipe bancaire de Toast Payroll enverra un courriel à votre contact financier avec un récapitulatif des employés concernés et des montants impliqués. L'entreprise peut ensuite appliquer les fonds à sa manière et travailler avec l'employé pour mettre à jour son compte bancaire, si nécessaire.
5. Si un renversement ACH a été demandé, le Service à la clientèle vous contactera avec les résultats. Cela prend environ trois jours ouvrables.

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Questions Fréquemment Posées

Pourquoi Toast Payroll dit-il que le dépôt a été envoyé, mais l'employé ne l'a pas reçu ?

Lorsque Toast Payroll marque un dépôt comme envoyé, cela signifie que le dépôt a été soumis au réseau ACH pour traitement. Cela ne signifie pas que les fonds sont arrivés sur le compte de l'employé. Les dépôts ACH sont traités lors du prochain passage programmé à 16h00. CT les jours ouvrables non fériés, et les employés reçoivent généralement leur salaire à la date de paiement. Si un employé n'a pas reçu son dépôt à la fin de la date de paiement :

• Attendez jusqu'au lendemain ouvrable — certaines banques publient les dépôts avec un léger retard.
• Si le dépôt est toujours manquant après trois jours ouvrables suivant la date de paiement, il se peut qu'il ait été retourné. Voir Dépôt a été retourné à Toast Payroll ci-dessus.
• Si plus de cinq jours ouvrables se sont écoulés, voir Dépôt ne peut pas être localisé — Demander un numéro de traçage fédéral.

Également demandé comme :

• Le système indique que le chèque de paie a été envoyé — pourquoi l'employé ne l'a-t-il pas reçu ?

Puis-je relancer la paie après un retour de fonds ?

Aucun recalcul n'est nécessaire si l'enregistrement de paie original était correct. Un retour de fonds dépose le montant net original sur le compte bancaire de votre entreprise. Vous pouvez ensuite payer l'employé en émettant un chèque manuel ou en appliquant les fonds d'une autre manière. Toast Payroll ne annulera pas l'enregistrement de paie à moins que vous ne demandiez à l'assistance clientèle de le faire. Si l'enregistrement de paie original était incorrect, contactez l'assistance clientèle pour obtenir des conseils.

Également demandé comme :

• Dois-je recalculer la paie lorsqu'un dépôt direct est retourné ?

Y a-t-il un délai de préavis lors de l'ajout d'un compte de dépôt direct ?

Le préavis est un processus ACH standard que certaines banques utilisent pour vérifier un nouveau compte bancaire avant que le premier dépôt en direct ne soit envoyé. Les préavis sont utilisés pendant le processus d'intégration de la paie Toast d'un client. Les consultants en intégration coordonneront avec la banque pour demander que les préavis soient traités afin de vérifier l'exactitude des comptes de l'employé avant qu'un client ne publie sa première paie.

Les préavis atteignent généralement les comptes bancaires le jour ouvrable suivant après que la banque a téléchargé le fichier de préavis à la banque. Si le préavis échoue, notre équipe bancaire est informée un à trois jours ouvrables à partir de la date du processus de préavis initial.

Également demandé comme :

• Si j'ajoute un compte bancaire et un numéro de routage pour le dépôt direct, y a-t-il un délai pour le préavis ?

Pourquoi un dépôt direct échouerait-il même si les informations de compte de l'employé semblent correctes ?

Un dépôt peut toujours échouer même lorsque les numéros de routage et de compte semblent complets si : le compte est fermé, le compte a un blocage, ou de nouveaux détails bancaires ont été ajoutés après que la paie a déjà été ouverte (après que le bouton Aperçu a été sélectionné). Vérifiez avec l'employé et sa banque que le compte est ouvert et actif, et confirmez que les détails bancaires ont été saisis avant le début de la paie.

Également demandé comme :

• Les informations bancaires de l'employé semblent correctes — pourquoi le dépôt n'est-il pas passé ?

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Articles connexes

• Toast Paie : Obtenez de l'aide avec les comptes de dépôt direct
• Toast Paie : Définir un mode de paiement
• Toast Paie : Retards de livraison du paquet de chèque de paie

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