Toast Payroll : Personnaliser les flux de travail

Dans cet article :

• Que sont les flux de travail ?
• Afficher les flux de travail dans Toast Payroll
• Créer un nouveau flux de travail

Que sont les flux de travail ?

Les flux de travail sont des notifications système, des alertes et des approbations qui peuvent être envoyées à un destinataire concernant un événement ou une situation. Toast Payroll possède plusieurs flux de travail et différents types de destinataires peuvent être inclus dans leur configuration. Par exemple, les gestionnaires peuvent être alertés des anniversaires des employés ou l'équipe des RH peut être configurée pour approuver une paie avant qu'elle ne soit soumise.

Les flux de travail sont le plus souvent utilisés pour tenir la direction au courant de l'activité dans la base de données. Ce module n'est pas équipé pour servir de plateforme de messagerie interne. Nous suggérons d'utiliser la fonctionnalité de clavardage de l'application MyToast si vous souhaitez utiliser une plateforme de messagerie interne.

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Afficher les flux de travail dans Toast Payroll

1. DansToast Payroll, accédez àParamètres > Flux de travail.
   1. Si vous ne voyez pas Paramètres sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation Web de Toast sur la gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.
2. Cette page filtre automatiquement tous les flux de travail existants vers le haut (voir la colonne Configuration). Les flux de travail inutilisés restants, listés par ordre alphabétique, suivront.
3. Les flux de travail sont divisés en trois types :
   1. Flux de travail d'approbation : Avant qu'une chose puisse être correctement soumise, elle doit être approuvée par quelqu'un d'autre.
   2. Alerte / Notification : Lorsqu'une chose spécifique se produit dans Toast Payroll, cela en avisera quelqu'un.
   3. Alerte différée / Rappel : Des dates prédéfinies déclencheront des alertes pour ces flux de travail.
4. Utilisez le bouton Filtrer en haut de la page pour localiser rapidement les flux de travail par nom, type ou état de configuration.

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Créer un nouveau flux de travail

1. DansToast Payroll, accédez àParamètres > Flux de travail.
   1. Si vous ne voyez pas Paramètres sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation Web de Toast sur la gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.
2. Sélectionnez le nom d'un flux de travail pour commencer.
3. Sélectionnez le bouton Add+.
4. Remplissez les champs suivants :
   1. Type de notification : Indiquez si vous souhaitez que les notifications soient envoyées à l'adresse courriel de la personne au dossier, sous forme de notification Tâche de paie sur son tableau de bord Toast Payroll, ou les deux.
   2. Type de destinataire : À qui la notification du flux de travail sera envoyée. Les sélections les plus populaires sont décrites ci-dessous.
      1. Note importante : Lorsque vous réglez le type de destinataire sur l'une des sélections Relève de ci-dessous, les profils des employés doivent également contenir cette information, sinon le flux de travail échouera. Par exemple, si vous essayez de configurer un flux de travail pour les notifications d'heures supplémentaires et que vous souhaitez que la notification soit envoyée à l'employé Relève de l'employé, une personne doit être spécifiée dans son profil. Ces renseignements peuvent être trouvés ou mis à jour en accédant au profil de l'employé > Poste > Modifier. Apprenez-en davantage sur Relève de dans Toast Payroll : Mettre à jour les postes. (Apprenez comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll en consultant Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web.)
      2. Poste : Tous les utilisateurs affectés à ce poste recevront la notification de flux de travail.
      3. Dans certains cas, lorsque Poste est sélectionné comme type de destinataire et qu'une notification par courriel est incluse dans le type de notification, la personne ne recevra pas de courriel lorsque le flux de travail sera déclenché. Vous pourriez décider de sélectionner ID de l'employé à la place et d'inclure manuellement tous les employés concernés pour éviter cette erreur.
      4. Relève du poste : Tous les employés relevant d'un poste précis recevront la notification de flux de travail.
      5. Relève du supérieur hiérarchique : En termes simples, il s'agit du supérieur du supérieur d'une personne. Les notifications de flux de travail ignoreront le gestionnaire direct et seront envoyées au gestionnaire du gestionnaire de l'employé.
      6. Relève de l'employé : Tous les employés qui relèvent de l'employé nommé Destinataire recevront la notification de flux de travail.
      7. ID de l'employé : Un employé précis recevra la notification de flux de travail. Assurez-vous qu'il ne s'agit pas d'un employé fictif.
      8. Expéditeur : La notification de flux de travail sera envoyée à l'employé d'origine.
      9. Groupe de flux de travail ou emplacement du groupe de flux de travail : Le flux de travail sera acheminé vers un autre flux de travail.
   3. Destinataire : Ce champ se remplit avec le type de destinataire correspondant (si ID employé a été sélectionné, les noms des employés s'afficheront).
      1. Certains types de destinataires (p. ex. Rapporte à) rempliront un destinataire S.O. car ce destinataire sera différent pour chaque employé. En d'autres termes, la personne à qui chaque employé rapporte est définie individuellement sur son profil, donc c'est prévu et le flux de travail sera réussi tant que chaque employé a le champ Rapporte à rempli sur son profil.
   4. Séquence :  Si un seul destinataire est présent, cela doit être 1. Si plusieurs destinataires sont présents, sélectionnez l'ordre dans lequel vous souhaitez qu'ils soient reçus (p. ex. 1 pour un gestionnaire et 2 pour un utilisateur RH+).
   5. Signature électronique obligatoire : Exige que l'utilisateur appose une signature électronique sur ce flux de travail lors de l'approbation.
   6. Titre, corps et message de signature électronique : Remplissez ces champs avec toute information que le destinataire devrait avoir lorsqu'il reçoit cette notification de flux de travail. Certains flux de travail peuvent comporter des boutons bleus au-dessus des champs Titre et Corps. Ceux-ci sont utilisés comme espaces réservés que Toast remplira automatiquement en fonction des informations spécifiques de l'employé. Par exemple, si vous avez commencé le corps du texte par « Bonjour » et que vous avez sélectionné le bouton bleu Candidat, la notification de flux de travail insérerait le nom du candidat à la place du texte du bouton.
      
      
      
      
5. Vous pouvez sélectionner Aperçu pour voir comment la notification apparaîtra au destinataire. Sinon, sélectionnez Enregistrer pour créer un flux de travail actif.

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