Gestion de paie Toast : Personnaliser les flux de travail

Dans cet article :

• Que sont les flux de travail?
• Afficher les flux de travail dans Gestion de paie Toast
• Créer un nouveau flux de travail

Que sont les flux de travail?

Les flux de travail sont des notifications, alertes et approbations système qui peuvent être envoyées à un destinataire concernant un événement ou une situation. Gestion de paie Toast comporte plusieurs flux de travail et différents types de destinataires peuvent être inclus dans leur configuration. Par exemple, les gestionnaires peuvent être avertis de l’anniversaire d’un employé ou l’équipe des ressources humaines peut être configurée pour approuver une paie avant qu’elle ne soit soumise.

Les flux de travail sont le plus souvent utilisés pour informer la direction de l’activité autour de la base de données. Ce module n’est pas équipé pour servir de plateforme de messagerie interne. Nous vous suggérons d’utiliser la fonction de clavardage de l’application MyToast si vous souhaitez utiliser une plateforme de messagerie interne.

Retour vers le haut

Afficher les flux de travail dans Gestion de paie Toast

1. Accédez à Paramètres > Flux de travail.
2. Cette page filtre automatiquement tous les flux de travail existants vers le haut (voir la colonne Configuration). Les flux de travail inutilisés restants, classés par ordre alphabétique, suivront.
3. Les flux de travail sont divisés en trois types :
   1. Flux de travail : Avant qu’un document puisse être correctement soumis, il doit être approuvé par quelqu’un d’autre.
   2. Alerte / notification : Lorsqu’un événement précis se produit dans Gestion de paie Toast, il en informe quelqu’un.
   3. Alerte / rappel retardé : Des dates prédéfinies déclencheront des alertes pour ces flux de travail.
4. Utilisez le bouton Filtrer en haut de la page pour localiser rapidement les flux de travail par nom, type ou statut de configuration.

Retour vers le haut

Créer un nouveau flux de travail

1. Accédez à Paramètres > Flux de travail.
2. Sélectionnez le nom d’un flux de travail pour commencer.
3. Sélectionnez le bouton Ajouter+.
4. Remplissez les champs suivants :
   1. Type de notification : Indiquez si vous souhaitez que les notifications soient envoyées à l’adresse courriel de la personne enregistrée, sous forme de notification Paie à faire dans son tableau de bord Gestion de paie Toast, ou les deux.
   2. Type de destinataire : À qui la notification du flux de travail ira. Les sélections les plus populaires sont décrites ci-dessous.
      1. Remarque importante : Lorsque vous définissez le type de destinataire dans l’une des sélections ci-dessous, les profils des employés doivent également contenir ces informations, sinon le flux de travail échouera. Par exemple, si vous essayez de configurer un flux de travail pour les notifications d’heures supplémentaires et que vous souhaitez que la notification soit envoyée au rapport de l’employé, celui-ci doit avoir une personne précisée sur son profil. Ces informations peuvent être trouvées ou mises à jour en accédant au profil d’un employé > Poste > Modifier. En savoir plus sur les rapports à dans Gestion de la paie de Toast : Mettre à jour les positions.
      2. Poste : Tous les utilisateurs affectés à ce poste recevront la notification du flux de travail.
      3. Dans certains cas, lorsque le poste est sélectionné pour le type de destinataire et qu’une notification par courriel est incluse dans le type de notification, la personne ne recevra pas de courriel lorsque le flux de travail sera déclenché. Vous pouvez décider de sélectionner l’identifiant d’employé et d’inclure manuellement tous les employés concernés pour éviter cette erreur.
      4. Rapports au poste : Tous les employés relevant d’un poste spécifique recevront la notification du flux de travail.
      5. Se rapporte aux rapports : En termes simples, il s'agit du patron d'un individu. Les notifications du flux de travail passeront du gestionnaire direct au gestionnaire de l’employé.
      6. Relève de l’employé : Tous les employés qui relèvent de l’employé nommé Destinataire recevront la notification du flux de travail.
      7. ID d’employé : Un employé spécifique recevra la notification du flux de travail. Assurez-vous qu’il ne s’agit pas d’un employé en démonstration.
      8. Originateur : La notification du flux de travail sera envoyée à l’employé original.
      9. Groupe de flux de travail ou groupe de flux de travail d’emplacement : Le flux de travail sera dirigé vers un autre flux de travail.
   3. Destinataire : Ce champ est rempli avec le type de destinataire correspondant (si l’identifiant d’employé a été sélectionné, les noms des employés s’afficheront).
      1. Certains types de destinataires (c.-à-d. les rapports à) rempliront un destinataire S.O. parce que ce destinataire sera différent pour chaque employé. En d’autres termes, la personne relevant de chaque employé est définie individuellement sur son profil. Cela est donc attendu et le flux de travail sera fructueux tant que chaque employé aura rempli le champ Rapports sur son profil.
   4. Séquence :  Si un seul destinataire est présent, il doit s’agir de 1. Si plusieurs Destinataires sont présents, sélectionnez l’ordre dans lequel vous souhaitez qu’ils soient reçus (c’est-à-dire 1 pour un gestionnaire et 2 pour un utilisateur RH+).
   5. Doit signer électroniquement : Nécessite que l’utilisateur signe électroniquement ce flux de travail lors de l’approbation.
   6. Titre, corps et signe électronique : Remplissez ces champs avec toute information que le destinataire devrait avoir lorsqu’il recevra cette notification de flux de travail. Certains flux de travail peuvent comporter des boutons bleus au-dessus des champs Titre et Corps. Ils sont utilisés comme espaces réservés que Toast remplira automatiquement selon les informations de l’employé. Par exemple, si vous avez commencé le corps par « Bonjour » et que vous avez sélectionné le bouton Candidat bleu, la notification du flux de travail afficherait le nom du candidat à la place du texte du bouton.
      
      
      
      
5. Vous pouvez sélectionner Aperçu pour voir comment la notification apparaîtra pour le Destinataire. Sinon, sélectionnez Enregistrer pour créer un flux de travail actif.

Retour vers le haut