Utiliser Toast pour les opérations hors site

Si vous avez besoin d’imprimer des articles de menu et des reçus hors site, nous vous recommandons de créer un réseau Toast avec son propre compte Toast Web. Cela nécessite du matériel Toast distinct, comme un routeur et une Imprimante Toast, ainsi que des configurations et des réglages spécifiques.

Dans cet article :

Configurer le mode Absent
Utiliser les appareils Toast hors site sur un point d’accès cellulaire
- Mode Absent et cellulaire
Utiliser les appareils Toast hors site et traiter les paiements ultérieurement
- Bloqué par le message d’erreur de l’administrateur informatique
Utiliser Toast hors site avec un appareil portatif Toast Go® 3
Configuration des rapports hors site pour Toast Go® 3

Configurer le mode Absent

Mode Absent

Vous pouvez configurer votre appareil pour qu’il ait certains paramètres lors de vos opérations hors site en configurant le mode Absent. Accédez à Configuration de l’appareil > Mode Absent, puis activez « activé » pour activer le mode Absent. Cela vous permettra également de personnaliser la visibilité du menu et les paramètres supplémentaires que vous préférez pour le mode Absent.

Comme le montre la vidéo, nous vous recommandons de désactiver vos menus de nourriture et de boissons par défaut et d’activer les menus spéciaux hors établissement que vous avez configurés dans les paramètres du menu. Nous recommandons également de désactiver l’impression, sauf si vous avez configuré une Imprimante fonctionnelle à laquelle vous pouvez vous connecter hors site.

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Utiliser les appareils Toast hors site sur un point d’accès cellulaire

Pour accepter les paiements hors site dans les camions de cuisine de rue et les grands espaces de restauration extérieurs tels que les piscines, les plages et les marchés fermiers, vous devrez utiliser un point d’accès cellulaire pour diffuser un réseau Wi-Fi. Cette solution est bien adaptée aux cas où votre entreprise fonctionne en tant que fournisseur lors d’un événement hors site et nécessite la possibilité de traiter les paiements à distance, en dehors de l’emplacement principal du restaurant.

Notes :

Toast ne peut pas configurer ni dépanner votre point d’accès cellulaire.
Tant que votre appareil Toast peut accéder à une connexion sans fil, vous pouvez traiter vos paiements puisque le traitement des cartes de crédit est crypté de bout en bout.
Toast Go® 3 avec connectivité cellulaire peut accepter les paiements sans point d’accès cellulaire.

Lorsque vous utilisez vos appareils Toast sur un point d’accès cellulaire, vous NE POURREZ PAS Imprimer reçus ou tickets de cuisine. Assurez-vous d’avoir désactivé l’impression dans vos paramètres de mode Absent lorsque vous utilisez un point d’accès cellulaire hors site.

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Mode Absent et cellulaire

Le mode Absent peut être utilisé avec ou sans Cellulaire.

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Utiliser les appareils Toast hors site et traiter les paiements ultérieurement

Si vous n’avez pas le mode cellulaire, le mode hors-ligne est utile avec les appareils Toast pour continuer à accepter les paiements par carte. Lorsque vous traitez un paiement par carte en mode hors-ligne, la plateforme Toast prend les informations de la carte, les chiffre et les stocke sur l'appareil TPV Toast. Lorsque l’appareil est de nouveau en ligne, le système envoie les informations de carte stockées aux réseaux de cartes pour autorisation.

Toast ne recommande pas d’utiliser vos appareils hors ligne pendant une période prolongée; il y a un risque associé à la mise hors ligne des paiements, car ils ne peuvent pas être autorisés tant que la connexion à Internet n’est pas rétablie. Cela signifie qu’il est possible qu’un paiement hors-ligne soit refusé lorsque votre système repasse en ligne.

Vous êtes responsable de tout paiement refusé, expiré ou contesté lorsque vous travaillez en mode hors-ligne.

Toast ne recommande pas d’enregistrer manuellement les numéros de carte et de les saisir ultérieurement comme transaction CNP (carte non présente). Si nécessaire, n’oubliez pas que vous devez disposer du numéro CVV pour traiter rétroactivement le paiement et que vous devez protéger les données du titulaire de la carte afin de rester conforme PCI.

Les autorisations de paiement ne peuvent pas être garanties après 5 jours. L’autorisation expirera éventuellement, ce qui entraînera le refus du paiement. Si tel est le cas, le restaurant devra communiquer avec le client pour obtenir un autre mode de paiement. Toast recommande de contacter votre fournisseur de services cellulaires pour obtenir une solution de point d’accès cellulaire afin d’éviter les paiements refusés en raison d’autorisations expirées.

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Dépannage bloqué par un message d’erreur de l’administrateur informatique

Si vous rencontrez un message d’erreur lorsque vous tentez de connecter votre appareil portatif à un point d’accès mobile, essayez ces étapes de dépannage :

Ouvrez les paramètres de votre appareil portatif et allez à Système > Réseau et Internet > Wi-Fi > Préférences Wi-Fi > Bande Wi-Fi.
Sélectionnez les deux.
Essayez de vous connecter au réseau à nouveau.

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Utiliser Toast hors site avec un appareil portatif Toast Go® 3

Utiliser la vidéo hors site Toast Go® 3

Aperçu de l’utilisation hors site de votre appareil Toast Go® 3

Si vous apportez un appareil Toast hors site, il est recommandé de suivre les étapes décrites dans la vidéo afin d’établir des menus spéciaux pour votre événement. Les étapes ci-dessous font référence au Toast Go® 3, mais elles peuvent être utilisées pour préparer n’importe quel appareil Toast à un service hors site.

Paiements hors site avec Toast Go® 3

Si vous possédez un Toast Go® 3 avec connectivité cellulaire, vous n’avez pas à vous soucier d’obtenir un point d’accès pour votre appareil portatif afin de traiter les paiements. Assurez-vous que le cellulaire est activé et que les paiements se déroulent sans accroc. Remarque : Pour les capacités cellulaires, assurez-vous d’avoir l’appareil Toast Go® 3 avec cellulaire. Toast vend également le Toast Go® 3 standard avec Wi-Fi uniquement, ce qui nécessite toujours un point d’accès pour ces événements hors site.

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Créer un menu hors site pour Toast Go® 3

Allez à Menus > Gestion du menu > Gestionnaire de menu.
Sélectionnez le bouton + Ajouter un menu au bas de la liste des menus pour entrer le nom du nouveau menu. Remarque : Nous suggérons de nommer ceci pour indiquer expressément qu’il sera utilisé lorsque vous n’êtes pas dans votre restaurant.
Masquons ensuite ce nouveau menu afin qu’il n’apparaisse pas sur tous vos TPV. Sélectionnez le nouveau lien du menu et faites défiler jusqu’à la visibilité du canal. Activer/désactiver la visibilité de chaque canal sur Désactivé. Sélectionnez Enregistrer
Ensuite, commençons à remplir votre nouveau menu hors site. Cliquez dans votre menu et faites défiler jusqu’à Groupes. Vous avez deux options :
1. Version profonde : Si votre nouveau menu comprend de nombreux articles que vous avez déjà aujourd’hui, il peut être judicieux de les copier vers votre nouveau menu. Une copie profonde créera une copie indépendante du groupe/article/modificateur existant de votre nouveau menu. Remarque : Voir des conseils supplémentaires ici sur la création de texte en profondeur et de menus.
2. Créer un nouveau menu avec différents groupes, articles, modificateurs, etc.

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Créer et affecter des stations de préparation pour le menu hors site Toast Go® 3

Suivez les étapes ci-dessous pour créer une Station de préparation pour votre menu hors site Toast Go® 3.

Option 1 (recommandée) : Ne pas vouloir imprimer et/ou utiliser le KDS hors site

Il est courant d’apporter un Toast Go® 3 hors site et de ne pas vouloir Imprimer de tickets ni envoyer de commandes au KDS. Pour y parvenir, effectuez les étapes suivantes afin de ne pas créer de stations de préparation pour l’impression :

Dans Toast Web, allez à Cuisine > Stations de préparation > Stations de préparation.
Au bas de la liste, sélectionnez +Ajouter.
Nommer cette Station de préparation « Non Imprimer »
Dans la colonne Ticket Imprimante, sélectionnez Aucun dans le menu déroulant.
Décochez Toujours imprimer les tickets.
Désélectionner Envoyer à Expo.
Enregistrez et publiez vos modifications.

Option 2 : Imprimer et/ou utiliser le KDS hors site

Bien qu’ils ne soient pas courants, certains cas d’utilisation hors site nécessitent une impression ou un KDS. Suivez les étapes ci-dessous pour créer vos nouvelles stations de préparation connectées à vos imprimantes hors site et/ou à votre KDS.

Dans Toast Web, allez à Cuisine > Stations de préparation > Stations de préparation.
Au bas de la liste, sélectionnez +Ajouter.
Nommez cette Station de préparation pour refléter son cas d'utilisation (Exemple: Hors site).
Terminer la configuration des imprimantes et/ou le routage du système d’affichage de cuisine.

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Affectez des stations de préparation à votre menu hors site

Attribuons maintenant une Station de préparation pour votre menu hors site :

Dans Toast Web, allez à Menus > Gestion en bloc > Propriétés avancées.
Faites défiler vers le bas pour afficher vos nouveaux groupes de menus sous le nouveau menu.
Accédez à Préparation > Stations de préparation pour vous assurer que seule la Station de préparation que vous venez de créer (par exemple : Hors site) est sélectionné. Attribuez ensuite cette Station de préparation à chaque groupe.
Enregistrez et publiez vos modifications.

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Mode Entrée à l’extérieur

Activez maintenant le mode Absent pour terminer la configuration et effectuer les configurations suivantes.

Visibilité du menu hors site pour Toast Go® 3

Ajustons la visibilité des menus sur vos appareils. Les étapes suivantes vous aideront à masquer vos menus afin qu’ils n’apparaissent pas sur votre TG3 lorsque vous sortez du site.

Accédez à Menus > Gestion en bloc > Propriétés avancées.
Dans le menu déroulant Afficher/masquer, sélectionnez Visible pour.
Sous la colonne Visible pour le service hors site, décochez tous les menus que vous ne souhaitez pas voir apparaître sur votre Toast Go® 3. Remarque : La désélection des menus ici affectera TOUS les appareils. Si vous souhaitez que ces menus soient visibles sur vos autres appareils, accédez à la configuration de l’appareil et sélectionnez Activer les menus cachés. Ici, vous déciderez des menus que vous souhaitez afficher sur chaque appareil. Enregistrez et publiez vos modifications.
Les changements de visibilité du menu dans Toast Web étant terminés, revenez à votre appareil Toast Go® 3, allez à Configuration de l’appareil > Activer les menus cachés, puis sélectionnez votre nouveau menu hors site. Cela garantira votre nouveau menu et seulement ce menu apparaîtra sur votre Toast Go® 3

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Configurer les paramètres de l’imprimante sur votre Toast Go® 3 pour le service hors site

Il est courant de ne pas avoir besoin de reçus imprimés lorsque l’on effectue un service hors site. Les étapes suivantes vous aideront à désactiver l'impression sur votre Imprimante de reçus lorsque vous sortirez du site.

Si vous ne prévoyez pas d’imprimer, allez dans Configuration de l’appareil > Imprimante de reçus et sélectionnez Aucune imprimante.
Envisagez d’activer les reçus numériques. Configuration de l’appareil > Reçus numériques. Remarque : Si vous prévoyez d'Imprimer, sélectionnez la bonne Imprimante dans Configuration de l'appareil > Imprimante de reçus.

Processus terminé! Vous devriez être prêt à emmener votre Toast Go® 3 hors site pour des événements temporaires!

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Configuration des rapports hors site pour Toast Go® 3

Comme toute nouvelle salle à manger dans votre restaurant, tenez compte des centres de recettes, catégories de ventes et gestion d'inventaire lors de la configuration de cet appareil pour qu'il se déplace hors site. Des considérations telles que les conventions de dénomination des articles, l’arrondi des prix et les variations des taux de taxation en fonction de votre nouvel emplacement, pour faciliter la production de rapports et la gestion des pourboires.

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