Utiliser Toast Tables

Avant d’utiliser Toast Tables, vous devez télécharger l’application Toast Tables sur votre tablette iOS ou Android (Compatibilité des appareils). Utilisez cet article pour vous assurer d’être configuré dans Toast Web. Ensuite, regardez la vidéo ci-dessous ou lisez les étapes suivantes pour commencer à utiliser Toast Tables. 


Dans cet article :

• Connectez-vous à l’application Toast Tables
• Utiliser Toast Tables - Liste d’attente
  • Installer une chambre froide
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Connectez-vous à l’application Toast Tables

Suivez ces instructions pour vous connecter à Toast Tables :
 

1. Ouvrez l’application Toast Tables et sélectionnez Connexion.
2. Entrez vos identifiants Toast Web.
3. Choisissez l’emplacement. Vous pouvez voir plusieurs emplacements si vous êtes employé dans plusieurs restaurants Toast. Vous pouvez changer d’emplacement à tout moment en accédant au coin inférieur droit de l’application jusqu’à Plus >de détails Changer de restaurant.
4. Si vous rencontrez des problèmes lors de votre connexion, c’est probablement parce que vous n’avez pas les autorisations appropriées pour les employés. Veuillez demander à votre gestionnaire de vérifier et de mettre à jour vos autorisations si nécessaire. Pour savoir comment vous assurer que vous/votre employé disposez des autorisations appropriées pour utiliser Toast Tables, consultez la section Autorisations des employés de cet article de Toast Central, .

Vous serez invité à vous reconnecter à l’application au moins tous les 30 jours.

Une fois connecté à l’application Toast Tables, vous verrez cinq onglets différents : Accueil, Horaire, Serveurs, Clients et plus encore. Vous verrez également un flux pour vous tenir informé en temps réel des nouvelles fonctionnalités et améliorations apportées à Toast Tables, directement dans votre application d’accueil client. 

Pour la liste d’attente, la plupart des hôtes passeront leur quart dans l’onglet Accueil et l’onglet Serveurs (où vous pouvez configurer les serveurs affectés à chaque table). L’onglet Planifier et l’onglet Clients servent à gérer les réservations. L’onglet Plus vous aide à vous déconnecter, à envoyer des commentaires et à changer de restaurant. 
 

Pour affecter un serveur à une table, mettez en surbrillance le serveur souhaité et sélectionnez la ou les tables que vous souhaitez lui affecter. Leur couleur et leurs initiales apparaîtront maintenant sur le(s) tableau(s) et les tableaux seront mis en évidence. Sélectionnez la table à nouveau pour annuler l’affectation du serveur.  

Cochez la case pour Sélectionner toutes les tables dans la zone de service afin d’attribuer facilement toutes les tables de la zone de service donnée à ce serveur. Vous pouvez également choisir d’effacer les tables de [Serveur] pour effacer facilement toutes les tables de chaque zone de service pour ce serveur.


 

Utiliser Toast Tables - Liste d’attente

Installer une chambre froide

Si vous avez des tables ouvertes disponibles pour un groupe, vous n’avez pas nécessairement besoin de les ajouter à la liste d’attente. Cependant, vous voudrez probablement organiser un groupe sans avoir à l’ajouter d’abord à la liste d’attente afin (1) de garder le statut de vos tables à jour avec notre intégration au TPV et (2) de maintenir l’exactitude du nombre total de couverts par les serveurs. 
 

Suivez ces instructions pour asseoir une chambre froide :
 

1. Dans l’onglet Accueil, sélectionnez la table où vous allez les installer et sélectionnez Installer l’accueil.
   
   
   
   
2. Vous pouvez ajouter le nom du client, son téléphone, etc., mais cela n’est pas obligatoire. Il vous suffit d’entrer la taille du groupe et d’installer le siège. Si aucun nom n’est saisi, le groupe sera nommé « Entrée ».
3. La table sera marquée comme utilisée, et un compte à rebours de roulement commencera. La table changera de couleur en fonction de son statut (plus de détails sur son statut ). Remarque : Si vous devez installer un groupe de personnes à plusieurs tables, choisissez Sélectionner en bas à droite, puis sélectionnez les tables que vous voulez installer).
4. Sélectionnez Se rendre dans la barre inférieure droite.

Félicitations! Vous avez assis une chambre froide.

Ajouter une partie à la liste d’attente

Si vous commencez à faire le plein et que vous avez une attente, vous devriez commencer à ajouter un nouveau groupe à la liste d’attente. Suivez ces instructions pour ce faire :
 

1. Sélectionnez la taille du groupe et sélectionnez Ajouter à la liste d’attente.
2. Confirmez la taille du groupe.
3. Si le groupe demande une zone de service particulière (par exemple, une terrasse), sélectionnez-la ou laissez-la vide, ce qui apparaîtra comme Première disponible.
4. Sélectionnez le délai estimé (Remarque : Nous fournissons aux hôtes une estimation basée sur les paramètres de réservation dans Toast Web. Pour plus d’informations, consultez ).
5. (Facultatif) Choisissez le statut VIP si applicable. Le choix du VIP affichera une addition bleue à côté de son nom.  
6. (Facultatif) Entrez le prénom et le nom de famille. Si rien n’est saisi, la table sera nommée sans-réservation.
7. (Facultatif) Entrez le numéro de téléphone mobile du client pour les notifications SMS et pour identifier les clients réguliers.
8. (Facultatif) Ajoutez toutes les remarques internes du client, telles que ses préférences, ses allergies, ses préférences en matière de zone de service, sa commande de vin préférée, etc. Ils seront connectés au client pour de futures visites et ne sont visibles en interne que par votre restaurant. 
9. (Facultatif)Ajoutez toutes les notes internes par visite pour les notes visibles par votre restaurant uniquement qui sont propres à cette visite, mais qui ne sont pas nécessaires pour conserver le profil du client. 
10. (Facultatif) Ajoutez toute demande spéciale pour cette visite particulière. Il peut s’agir d’une note pour une célébration spéciale ou d’une demande de chaise haute ou de siège d’appoint. Cela sera visible pour le client. 
11. Sélectionnez Ajouter. 

Félicitations! Vous avez officiellement ajouté un groupe à la liste d’attente.

Une fois ajouté à la liste d’attente, un compte à rebours sera lancé selon le temps estimé pour ce groupe. Si plus de temps s’est écoulé que le temps estimé, la minuterie deviendra rouge.  S'il reste moins de cinq minutes avant que le temps d'attente estimé ne soit complété, la minuterie devient jaune. Si un numéro de téléphone a été fourni, le client recevra un SMS de confirmation.



Nouveau! Durée d’attente en direct : Vous verrez maintenant un aperçu en direct du temps d’attente en ligne des clients lorsqu’ils les ajoutent à la liste d’attente ou qu’ils consultent les détails d’une réservation sur liste d’attente. Cela reflète l’intervalle de temps que le client voit dans le lien qui lui est envoyé par SMS lorsqu’il rejoint la liste d’attente.
 

Apprenons maintenant comment avertir un client que sa table est prête.

Notifier un client pour Toast Tables

Pour informer un client que sa table est prête :

1. Sélectionnez le bouton En attente à côté du nom du client sur le côté gauche de l’écran, puis sélectionnez Envoyer une notification. Certains restaurants choisissent d’envoyer la notification quelques minutes avant que la table ne soit prête pour donner au client le temps de retourner au poste d’accueil. 
   
   
   
   
   1. Remarque : Si le client n’a pas fourni de numéro de téléphone, l’hôte ne pourra pas sélectionner Envoyer la notification, et cette option sera grisée.
2. Le statut du groupe sur la liste d’attente sera maintenant affiché comme notifié, et une minuterie comptera à rebours selon la date à laquelle il a été notifié.
3. Un message SMS sera envoyé au numéro de téléphone ajouté lors de l’ajout du client à la liste d’attente, selon la langue message texte Notifier la liste d’attente configurée. Cela ne se produira que si le client a fourni son numéro de téléphone à l’hôte. 

Préaffecter les tables à la liste d’attente

Afin de mieux gérer votre flux de tables, vous pouvez choisir de préaffecter une table à un groupe de liste d’attente avant son arrivée, tant que cette table est encore utilisée. 
 

1. Trouvez le groupe que vous souhaitez préaffecter à une table qui sera bientôt prête et cliquez sur son nom.
2. Sélectionnez Affecter une table. 
3. Vous pouvez maintenant choisir une table pour le groupe de liste d’attente et sélectionner Affecter. Vous pouvez aussi sélectionner plusieurs tables pour créer une table combinée au besoin. 

La zone de service et le(s) numéro(s) de table sont maintenant affichés sous le nom du client. Vous êtes maintenant prêt à marquer un groupe comme arrivé (au besoin) et à l’installer une fois arrivé.
 

Utiliser Toast Tables - Réservations

imageAjouter une réservation

Il est important de noter qu’en général, il existe quatre façons d’effectuer une réservation avec Toast Tables :

Remarque : Lorsqu'une réservation est créée pour un client ou par un client, un profil Livre d'or est créé avec toutes les notes incluses. Toute note ou étiquette sera ajoutée au profil du client afin que le personnel puisse identifier ses caractéristiques et créer des campagnes marketing ciblées. Pour plus d'informations, consultez la section Livre d'or d'or.

• Ajoutez une réservation en tant qu’hôte dans l’application Toast Tables ( pour plus d’informations).
• Créez une réservation en tant que client sur le site Web de votre restaurant (voir ).
• Créer une réservation en tant que client via Google/Réserver via Google (voir ).
• Créez une réservation en tant que gestionnaire dans Toast Web dans l’onglet Aperçu (voir ).

Remarque : Dans tous les cas, lorsqu’un client effectue une réservation, il ne peut pas choisir sa table. Seul l’hôte ou le gestionnaire peut choisir une table.


 

Ajouter une réservation en tant qu’hôte

1. Sur la page d’accueil, sous l’onglet Réservation, sélectionnez le bouton + Ajouter une nouvelle réservation.
   
   
   
   
2. Sélectionnez un jour dans le calendrier et la taille du groupe. Selon vos configurations dans Toast Web, l’application affichera les heures et les tables disponibles selon la taille du groupe. Pour plus d’informations sur les configurations qui affectent la disponibilité, consultez .
3. Sélectionnez une zone de service pour filtrer vos tables dans une zone de service particulière.
4. Vous pouvez ensuite sélectionner une table pour ajouter la réservation ou la laisser comme table recommandée. Si vous souhaitez voir visuellement votre plan de salle pendant que vous choisissez une table, sélectionnez Sélection avancée de table.
5. Ensuite, vous ajouterez les détails des clients ainsi que toute demande spéciale facultative qu’ils ont ou l’occasion qu’ils célèbrent (p. ex. anniversaire) sous Notes supplémentaires, comme indiqué ci-dessous.
   
   

Remarque : S’il s’agit d’un client existant avec un compte Toast, les hôtes/gestionnaires devront peut-être choisir parmi une liste de résultats, car plusieurs clients peuvent être associés au même numéro de téléphone. Les hôtes et les gestionnaires ne pourront pas modifier les informations des clients.
 

Afficher les réservations à venir pour Toast Tables

Vous pouvez consulter les prochaines réservations Toast Tables directement dans l’application Toast Tables. Les réservations à venir ne sont pas visibles dans l’application Toast sur un terminal TPV ou un appareil portatif, et vous ne pouvez pas télécharger l’application Toast Tables sur votre appareil TPV.

Vos réservations sont initialement triées par Suivant pour la journée en cours. Vous pouvez modifier le tri par date d’ajout des réservations, par taille de groupe croissante/décroissante, ou même par statut de la réservation. Vous pouvez également rechercher des clients par nom, courriel ou numéro de téléphone. 

Vous pouvez consulter les réservations futures en sélectionnant Aujourd’hui, ce qui affiche un calendrier pour consulter les réservations futures.
 

Les réservations à venir afficheront la provenance de la réservation (par exemple, Réservation via Google, Réservations en ligne, Liste d’attente en ligne), ainsi que toute demande spéciale, ainsi qu’une icône indiquant si le client est un client VIP, un client régulier ou s’il célèbre une occasion. 
 

Lorsque vous consultez votre plan de salle pour le service de la journée, vous verrez la prochaine heure de réservation indiquée sur chaque table ayant une réservation à venir. Pour afficher toutes les réservations à venir affectées à cette table dans la vue Table (vue par défaut), sélectionnez la table, puis tapez sur l’heure pour obtenir plus de détails sur les clients. Vous pouvez également basculer entre la vue normale de disposition des tables, qui affiche le numéro de table et les initiales du serveur, et la vue réservation pour afficher rapidement les trois prochaines réservations dues sur une table.

À mesure que les groupes de réservation arrivent, vous pouvez gérer leur statut.


 

Notifier un client

Vous pouvez maintenant envoyer des notifications par SMS lorsque la table est prête aux clients ayant réservé, comme ils peuvent le faire pour les clients figurant sur la liste d’attente. Assurez-vous simplement que cette option est activée dans les paramètres SMS dans les paramètres Toast Tables. Vous pouvez apprendre comment activer ce paramètre dans

Modifier une réservation

Si vous devez modifier une réservation existante, sélectionnez le nom de la réservation que vous souhaitez modifier et sélectionnez Modifier les détails de la réservation. Ici, vous pouvez modifier la taille du groupe, l’heure, la date ou l’affectation des tables. 

Changer la taille ou l’heure du groupe peut modifier la disponibilité selon le nombre de réservations que vous avez pour cette journée. Vous pouvez modifier les recommandations de disponibilité en sélectionnant Afficher indisponible (cela peut toutefois créer des conflits de réservations).

Actuellement, les clients qui réservent en ligne ou via Réserver via Google ne peuvent pas modifier une réservation eux-mêmes. Ils doivent annuler et réserver de nouveau pour vérifier la disponibilité de leur monnaie. 

Pour déplacer une réservation d’une table à une autre dans une autre zone de service, appuyez longuement sur la réservation que vous essayez de déplacer, sélectionnez Déplacer la zone de service et cela fournira les options et les heures disponibles pour les autres zones de service. La réservation se déplacera automatiquement vers la table recommandée dans cette zone de service. Si vous le choisissez, vous pouvez le glisser-déposer vers une autre table de la zone de service.

Remarque : Pour réduire l’erreur utilisateur lors du déplacement des réservations entre les tables, le créneau horaire est visible, mais tamisé.

Le bouton Modifier la table vous permet de mettre à jour facilement une affectation de table en utilisant la vue de table sans sélectionner Modifier les détails de la réservation.

Cela affichera la vue Affectation des tables, qui affichera également les réservations à venir.

Gérer les réservations en conflit

Lorsqu ' il est prévu qu ' une réservation chevauche une autre, les deux réservations deviennent rouges. Toast recommande d’afficher la réservation dans la vue Chronologie pour voir les conflits. Ensuite, vous pouvez soit :
 

• Déplacez le groupe vers une autre table ou réinitialisez les attentes de vos clients selon lesquelles ils doivent soit attendre plus longtemps pour que la réservation actuelle se termine, soit
• Informez un groupe qu’il disposera de moins de temps que la durée de roulement standard pour cette taille de groupe.

Contrôle de flux pour les hôtes 

Si un hôte a un nombre maximal de couverts défini par 15 minutes dans ses paramètres de contrôle de flux (voir pour en savoir plus), vous verrez combien de couverts sont actuellement réservés pour un créneau horaire donné. Vous recevrez un avertissement si la sélection du créneau horaire pour la réservation que vous réservez entraînera une surréservation et vous placera au-dessus du seuil que votre maximum de couverts permis, comme indiqué ci-dessous.
 

 Vue de flux

Les vues les plus souvent utilisées dans l’application Toast Tables sont la vue table (vue par défaut de l’application) et la vue flux. Alors que la vue en table affiche les réservations dans votre plan de salle, la vue en flux trace toutes les réservations dans un calendrier, il est donc utile de voir où insérer les nouvelles réservations. Dans la vue de flux, vous pouvez consulter la chronologie des réservations par table ou par nombre de couverts par intervalle réservable. 

Ajout d’une réservation depuis la vue chronologique
 

Pour créer une réservation à partir de la vue flux, sélectionnez le bouton Calendrier au bas de votre écran et sélectionnez le calendrier de la table pour laquelle vous souhaitez effectuer une réservation. Une fois que vous appuyez, une case apparaît que vous pouvez faire glisser vers la durée de roulement appropriée pour la réservation. Une fois que vous avez le temps approprié, tapez dans la case pour remplir les informations sur le client pour cette réservation.

Ajustement d’une réservation à partir de la vue de flux
 

Pour modifier la durée d’une réservation dans la vue Chronologie, appuyez longuement sur la réservation et faites glisser l’heure de début ou l’heure de fin à la longueur appropriée.

Vous pouvez aussi ajouter des tables, déplacer des zones de service et placer les réservations dans le nouveau banc Sans affectation afin de leur trouver un nouvel emplacement directement dans l’onglet Chronologie, comme illustré ci-dessous :
 

Vous pouvez faire glisser des tables individuelles d’un combo vers de nouvelles tables, ce qui facilite l’édition des tables combinées.

Si une table est une table combinée, une icône de clip bleu s’affichera à côté du nom du client.

L’onglet flux inclut également un résumé quotidien des statistiques de votre réservation pour la journée que vous pouvez développer et consulter à tout moment en sélectionnant la carotte à côté de votre nombre total de couverts. 

Modifier le statut d’un parti

La modification du statut d’un groupe est une étape facultative qui fonctionne de la même manière pour la liste d’attente et les réservations. Si vous avez coché Activer la réponse automatique dans Toast Web, les clients auront la possibilité de confirmer qu’ils retournent au restaurant (réponse 1) ou de se retirer de la liste d’attente par SMS (réponse 9). Pour les réservations, les mêmes options s’appliquent pour confirmer ou annuler.

• Si les clients répondent 1 pour confirmer, ils seront affichés comme confirmés.
• Si les clients répondent 9 pour quitter la liste d’attente ou annuler leur réservation, ils seront marqués comme annulés et vous pouvez les déplacer vers l’onglet Historique comme indiqué ci-dessous, ou ils seront automatiquement déplacés après 15 minutes sur la liste.
  
  
  
  
• Si un groupe s’est enregistré mais que vous n’êtes pas prêt à le mettre en place, vous pouvez le marquer comme enregistré.
• Si un groupe arrive après avoir été avisé et que sa table n’est pas encore prête, vous pouvez choisir de marquer la table comme Arrivée pour indiquer qu’il est presque prêt à être assis.
• Si un client vous a informé qu’il avait un retard, vous pouvez le marquer comme arrivée tardive.
• Si un client voulait annuler, vous pouvez le marquer comme Annuler ou s’il ne s’est tout simplement pas présenté, vous pouvez le marquer comme absence.  Ils seront retirés de la liste d’attente et déplacés vers l’onglet Historique, où ils seront marqués du statut choisi.
• Si un client arrive après que vous l’ayez marqué comme « Non-présentation » ou « Annulée » et que vous souhaitez le remettre sur la liste d’attente, retrouvez son entrée sur la liste d’attente dans Historique et revenez à « En attente » (pour « Absence ») ou « Créée » (pour « Annulée »).  
   

Remarque : Toutes les équipes de la liste d’attente actuellement assises sont marquées comme assises, et les entrées de la liste d’attente terminées sont marquées comme terminées dans l’onglet Historique. 


 

Gestion des serveurs

Gérer votre liste de serveurs

Au début d’un quart, le gestionnaire ou l’hôte peut choisir d’ajouter des serveurs à la liste afin d’affecter des tables aux serveurs dans l’application Toast Tables. Ces sections persisteront jusqu’au jour suivant et affecteront également des tables aux serveurs dans le TPV Toast.

Remarque : Vous pouvez également commencer de nouveaux quarts pour les serveurs. Commencer un nouveau quart réinitialisera le nombre de couverts et de tables à zéro, ce qui assurera une répartition équitable des rotations des serveurs si un serveur effectue deux quarts de travail consécutifs.

Pour gérer votre liste de serveurs : 
 

1. Accédez à l’onglet Serveurs.
2. Sélectionnez Ajouter des serveurs à la liste. La liste est préremplie avec tous les employés actifs. Si vous avez récemment ajouté un employé, la liste des employés se synchronisera pendant la nuit et pourrait ne pas apparaître avant le lendemain.
3. Sélectionnez les serveurs que vous souhaitez ajouter à la liste en sélectionnant le bouton « + » à droite de leur nom.
4. Sélectionnez Enregistrer. Les serveurs sont maintenant ajoutés à la liste! Vous pouvez modifier la liste à tout moment en choisissant Modifier la liste du serveur sur cet écran. 
    

Un serveur n’a pas besoin d’être pointé pour s’afficher en option, mais il doit être ajouté à la liste. 

Pour commencer un nouveau quart pour un serveur qui travaille déjà (double quart) :

1. Accédez à l’onglet Serveurs.
2. Sélectionnez Rotation du serveur.
3. Sélectionnez le serveur souhaité.
4. Sélectionnez + Quart et il effacera le nombre de couverts et de tables pour commencer un nouveau quart. Leurs anciens décomptes des couverts et des tables de leur quart précédent seront enregistrés.

Affecter des tables aux serveurs

Une fois que vous avez affecté des serveurs à la liste dans l’onglet Serveurs, vous pouvez maintenant affecter des tables à chaque serveur. L’affectation des tables persistera jusqu’au jour suivant et affectera également ces tables aux serveurs du TPV Toast. Quelques points à noter :
 

• Chaque serveur a une couleur désignée qui lui est automatiquement attribuée afin que vous puissiez distinguer chaque serveur. Vous pouvez choisir une nouvelle couleur si vous le souhaitez. 
• Les couleurs déjà attribuées à d’autres serveurs sont indiquées par les initiales du serveur affichées dans les couleurs d’utilisation. 
   

Pour affecter un serveur à une table, mettez en surbrillance le serveur souhaité et tapez sur la ou les tables que vous souhaitez lui affecter. Leur couleur et leurs initiales apparaîtront maintenant sur le(s) tableau(s) et les tableaux seront mis en évidence. Tapez la table à nouveau pour annuler l’affectation du serveur.  

Vous pouvez cocher la case Sélectionner toutes les tables dans la zone de service pour affecter facilement toutes les tables de la zone de service donnée à ce serveur. Vous pouvez aussi sélectionner Effacer les tables de ce serveur pour effacer facilement toutes les tables de toutes les zones de service.

Vous pouvez aussi modifier un serveur affecté à une table donnée directement dans l’application, comme indiqué ci-dessous :

Afficher la rotation des serveurs et le nombre de couverts
La rotation des serveurs se fait en haut de l’écran d’accueil de l’application Toast Tables et peut être organisée comme suit :

• Heure de la dernière séance
• Couvertures actuelles
• Nombre total de couverts
• Tables actuelles (groupes) servies
• Nombre total de tables (groupes) servies

Vous pouvez basculer librement entre différentes vues - celles-ci apparaîtront dans l’onglet Accueil et dans la nouvelle zone de rotation du serveur. Vous pouvez également consulter votre plan de salle et la disponibilité de vos tables par couleur de statut de table ou couleur de serveur.

Remarque : Ces paramètres ne s’appliquent qu’à un seul appareil. Si vous avez plusieurs appareils, vous devrez définir ces paramètres pour chaque appareil

Nous affichons également un nombre de couverts en direct, c’est-à-dire le nombre de clients actuellement assis par un serveur, ainsi qu’un nombre total de couverts, c’est-à-dire le nombre total de clients pour toute la journée, et le nombre total de tables attribuées à ce serveur.


 

Meilleures pratiques pour gérer l’activité des serveurs

Nous savons que différents restaurants peuvent avoir des modèles de service différents. Voici donc quelques recommandations sur la façon de gérer votre liste d’attente et l’affectation de vos tables :

Pour les sections affectées
Si votre restaurant préaffecte des sections aux serveurs, nous recommandons d’affecter des tables au début de chaque quart. Si un serveur fait une pause, l’hôte peut toujours échanger son serveur.

Lors d’un changement de quart, vous pouvez toujours affecter des tables aux serveurs entrants sans interrompre l’affectation actuelle. Toutes les tables existantes avec des additions ouvertes resteront avec le serveur actuel (sauf si elles sont transférées sur le TPV), mais au fur et à mesure que ces tables paient leur addition et sont marquées comme disponibles, elles seront automatiquement affectées au nouveau serveur.

Pour les sections non affectées
Si vous n’avez pas de serveurs dédiés pour chaque table, soit parce qu’il s’agit d’un modèle d’équipe, soit parce que vous effectuez un roulement en fonction du client suivant, nous vous recommandons d’ajouter tous les employés à votre liste et de demander à votre hôte d’affecter la table au moment de l’installation. De la même manière qu’un serveur doit être propriétaire d’une addition sur le TPV Toast, un seul serveur à la fois peut posséder cette table.

Si vous avez configuré vos autorisations sur Toast pour permettre aux serveurs de s’éditer mutuellement les additions, ils pourront toujours modifier les additions créées par Toast Tables sur le TPV, même si c’était pour un autre serveur.


 

Réservation et gestion des tables

Historique des réservations

Les hôtes peuvent voir les changements apportés à chaque réservation (pour la liste d’attente et les réservations) en cliquant sur le bouton (bouton « Historique »). Cela affichera les détails de l’historique de cette réservation, comme la date à laquelle la réservation a été faite ou modifiée, ou le serveur affecté à la table.

Remarque : Le bouton Historique diffère de l’onglet Historique, qui affiche toutes les réservations et réservations de la journée. Les deux sont présentés dans l’exemple ci-dessous.
 

Ces informations sont également disponibles dans Toast Web dans l’onglet Aperçu (voir ), ce qui permet aux gestionnaires de consulter facilement les détails de l’historique. 


 

Placer un groupe

Toast vous permet de fusionner les groupes au moment de l’installation sur une table commandée sans groupe déjà associé. Cela était basé sur les commentaires des clients, où les hôtes oubliaient d’asseoir le client et où les serveurs commençaient une commande.

Une fois qu’un client est arrivé et que vous êtes prêt à l’installer, procédez comme suit :

Vous pouvez appuyer longuement sur n’importe quelle réservation dans la liste de réservation ou la liste d’attente pour la faire glisser vers une table disponible. Si une table est déjà affectée à la réservation, un message s’affichera pour vous conduire à la table affectée; vous pouvez toutefois choisir n’importe quelle table disponible ou payée.

Remarque : Vous ne pouvez pas faire glisser (1) lorsque la table cible est indisponible (en statut « Assise » ou « Commandée » pour un groupe existant), (2) dans un combo sauf si celui-ci est pré-affecté et (3) Si vous souhaitez changer de serveur au moment de l’installation.

Pour les cas complexes comme ceux mentionnés ci-dessus, nous suggérons d’utiliser le flux manuel de sièges :
 

1. Appuyez sur le statut du groupe et sélectionnez Siège pour faire apparaître le flux de places assises. 
2. Vous serez dirigé vers les zones de service demandées ou pré-affectées si vous êtes sélectionné; sinon, vous serez dirigé vers la zone de service par défaut. Accédez à la zone de service dans laquelle vous souhaitez asseoir le client, puis sélectionnez une table. 
   1. Remarque : Toutes les tables pré-affectées seront pré-sélectionnées et marquées en bleu.
3. Depuis le flux des places assises, vous pouvez voir la rotation du serveur en haut de l’écran. Le serveur affecté aux tables sélectionnées sera mis en évidence en haut.
   
   
    
4. Si vous le souhaitez, sélectionnez d’autres serveurs en haut de l’écran pour voir leurs tables mises en évidence afin de vous aider à choisir l’endroit où asseoir un groupe.  
   1. Remarque : Si vous souhaitez asseoir le groupe à une table donnée; toutefois, le serveur affecté à cette table n’est pas disponible, vous pouvez sélectionner Échanger le serveur et la place. 
5. Choisissez le serveur que vous souhaitez utiliser pour ce groupe en particulier et sélectionnez Échanger. La couleur et les initiales du nouveau serveur s’afficheront maintenant sur le tableau nouvellement configuré.  Cet échange ne prendra effet que pour ce groupe particulier, et la table sera réaffectée au serveur initialement affecté une fois la table levée.
   
   
    
6. Sélectionnez Siège.
7. Vous serez redirigé vers l’onglet Accueil et avisé que votre groupe a pris place avec succès. Vous avez maintenant assis un groupe!

Si vous devez défaire un groupe, vous pouvez le faire en sélectionnant la table que vous souhaitez défaire et en sélectionnant Défaire le groupe. Désinstaller le groupe ajoutera la table à la liste d’attente. Vous pouvez aussi appuyer longuement sur une table assise, puis glisser-déposer la réservation dans la liste après l’avoir installée pour la défaire. Cela est utile si, par exemple, vous avez mal réservé.

Si une commande a été créée et associée à la réservation lorsqu’elle a été prise en charge, la commande ne sera pas automatiquement transférée lors de la nouvelle prise en charge. Toast commencera une nouvelle commande sur le TPV si la fonction Commencer la commande est activée lorsque les clients sont de nouveau assis.

Couleurs et statuts des tables 

Les couleurs aident les hôtes à comprendre quelles tables sont disponibles et où en sont les tables dans le processus de restauration. Ils peuvent alors facilement comprendre et envoyer un SMS au groupe à venir s’ils savent qu’un groupe est sur le point de quitter. 

Barres de progression : Lorsqu’une table est assise, la barre de progression autour de la table commence selon la durée de roulement associée à la taille du groupe dans vos paramètres Toast Web (sous Temps de roulement dans Paramètres du restaurant). 

La couleur de la barre de progression correspond aux initiales du serveur affecté à la table, comme illustré dans l’exemple ci-dessous.  
 

Modifier les statuts des tables

Outre les modifications de statut qui peuvent être apportées en raison d’autres actions (places assises, commandées, payées), vous pouvez également modifier manuellement le statut d’une table. Lorsqu’une table est déjà utilisée, vous pouvez aussi sélectionner rapidement Mettre à disposition sans avoir à vous déplacer dans le menu déroulant Modifier le statut de la table. 

Si un hôte marque accidentellement une table assise comme disponible ou sale, il aura maintenant la possibilité d’annuler cette action et de restaurer le groupe sur la table dans son état précédent. L’annulation est disponible pendant 30 secondes et peut se faire via une petite notification au bas de l’écran, ou en appuyant directement sur la table.

Sélectionner des heures indisponibles

Si vous n’avez pas configuré vos capacités de tables, vos combinaisons ou vos heures de réservation, il se peut qu’aucune table disponible ne s’affiche. Autrement, si vous essayez de créer un hébergement spécial pour un grand groupe ou pour une autre circonstance unique, vous pouvez annuler la disponibilité du système en sélectionnant Afficher tout indisponible, ce qui affichera vos tables bloquées.

Cela vous permettra de réserver n’importe quelle taille de groupe à n’importe quelle table et à n’importe quel moment, si vous le souhaitez, mais cela pourrait causer un conflit. 


 

Statut et cours de la commande

Lorsqu’un serveur commande sur le TPV, l’hôte peut consulter les détails de la commande sur le total de l’addition. Cela fera apparaître les articles que le client a commandés. Si vous utilisez un écran d’affichage de cuisine, l’icône à côté de l’article passera du jaune (qui signifie envoyé en cuisine) au bleu (qui signifie exécuté par la cuisine).
 

Informations sur le groupe, icônes, filtres et tri

Les icônes permettent également aux hôtes de voir rapidement plus d’informations sur chaque groupe. Consultez l’image ci-dessous pour une ventilation de ce que chaque icône signifie.
 

1. Client régulier
2. Indique une note interne ou client
3. Taille du groupe
4. Statut du groupe
5. Durée estimé
6. Temps écoulé
7. Client privilégié
8. Indique où le client a rejoint

Les filtres permettent aux hôtes de voir facilement les groupes en fonction de la date (valeur par défaut aujourd’hui), de la zone de service, de la taille du groupe ou de l’heure d’ajout. Ils peuvent alors facilement voir les groupes qui attendent le patio, par exemple. Ces filtres se trouvent dans le coin supérieur gauche de l’onglet Accueil.
 

L’onglet Historique affiche tous les groupes marqués comme assis, annulés ou absents. Pour les ramener sur la liste d’attente, sélectionnez En attente.

Les hôtes peuvent également voir une icône de poussée comme indiqué ci-dessous. Ce code NIP indique que le groupe a été affecté manuellement à une table, plutôt que automatiquement. 

Déplacer, modifier ou ajouter des tables

Toast réaffectera automatiquement les tables en conflit sans intervention de l’hôte. Cela évitera les réservations en rouge (en conflit) lorsque c’est possible. Vos hôtes peuvent asseoir les groupes à n’importe quelle table et nous réaffecterons toute réservation à venir à la table cible à une nouvelle table lorsqu’elle sera disponible afin d’éviter tout conflit.

Remarque : Toast ne réaffectera jamais automatiquement des tables explicitement choisies par un hôte ou un gestionnaire. 

Si vous souhaitez déplacer une table assise vers une nouvelle table, appuyez simplement longuement sur la table et déplacez-la vers une autre table disponible. (Remarque : Vous ne pouvez pas déplacer les tables combinées). Le cas échéant, Toast invitera l’hôte à conserver le serveur actuel ou le nouveau serveur affecté à la nouvelle table. 

Sélectionner une table vous permettra maintenant de modifier la taille du groupe assis à cette table (tapez simplement sur la table et sélectionnez Plus d’actions pour modifier la taille du groupe).  Les cartes de détails de table, affichées lors de la sélection d’une table, ont été repensées pour accélérer les changements de statut, comme illustré ci-dessous :



Sélectionnez la ou les tables vers lesquelles vous souhaitez ajouter, retirer ou déplacer le groupe, puis sélectionnez Enregistrer les modifications. Toute table précédente sera automatiquement marquée comme sale.
 

Remarque : Toast Tables pilote un outil capable de prendre en charge les demandes de fonctionnalités appelé Canny. Vous pouvez ajouter ou voter des demandes de fonctionnalités existantes ici : . Agir ainsi vous permettra d’obtenir des mises à jour par courriel pour savoir si et quand ces fonctionnalités sont prioritaires. Cela aide également l’équipe produit à communiquer directement avec les clients qui désirent certaines demandes de fonctionnalités spécifiques afin que nous puissions vous permettre de tester la version bêta ou nous faire part de leurs commentaires au fur et à mesure de la création.
 

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