Utilisez la base de données des éléments pour consulter et gérer les menus

Dans cet article :

• Avant de commencer
• Aperçu de la base de données des éléments
• Archiver les menus, groupes, éléments et modificateurs
• Restaurer (désarchiver) les menus, groupes, éléments et modificateurs
• Versionner les menus, groupes, éléments et modificateurs
• Consulter les données du menu pour plusieurs emplacements à la fois
• Consulter l'utilisation des éléments, des groupes de modificateurs et des modificateurs
• Questions fréquentes
• Articles connexes

Avant de commencer

S'applique à : Toast Web (gestion d'un seul emplacement et de plusieurs emplacements)

Autorisations nécessaires :

• 4.5 Modifier le menu complet — requis pour accéder à la base de données des éléments et pour archiver, restaurer ou versionner les entités de menu
• 6.4 Publication — requis pour publier les modifications enregistrées

Ce que vous accomplirez : Consultez toutes vos données de menu en un seul endroit, archivez ou restaurez des menus, groupes, éléments, groupes de modificateurs et options de modificateurs, versionnez les entités de menu pour la gestion de plusieurs emplacements, et vérifiez où un élément ou un modificateur est utilisé dans vos menus.

Remarque : La base de données des articles fait partie des outils de gestion en masse de Toast Web. Pour des paramètres tels que les stations de préparation, les taxes, les descriptions et les catégories de vente, utilisez plutôt la page des propriétés avancées. Voir Utiliser les propriétés avancées pour modifier votre menu en masse.

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Aperçu de la base de données des articles

La base de données des articles vous permet de voir chaque menu, groupe de menu, article de menu, groupe de modificateurs et option de modificateur dans votre restaurant — y compris les entités qui ont été archivées. Depuis la même page, vous pouvez archiver les entités que vous n'utilisez plus, restaurer (désarchiver) les entités que vous avez supprimées, versionner les entités pour des emplacements spécifiques et télécharger votre menu complet sous forme de feuille de calcul.

Pour ouvrir la base de données des articles, naviguez vers Toast Web > Menus > Gestion en masse > Base de données des articles.

Utilisez le bouton Afficher/masquer les colonnes sur la page pour ajouter ou supprimer des champs du tableau. Utilisez l'icône de téléchargement (flèche vers le bas) dans le coin supérieur droit pour exporter l'ensemble de votre base de données sous forme de feuille de calcul — utile lorsque vous souhaitez une copie de vos données de menu en dehors de Toast.

Remarque : Les articles dans Toast ne peuvent jamais être supprimés de façon permanente. L'archivage est le seul moyen de retirer une entité de vos menus. Les entités archivées restent dans la base de données des articles et peuvent être restaurées à tout moment.

Les informations dans cet article s'appliquent également à Toast Retail. Pour une introduction à Toast Retail, voir Commencer avec Toast Retail.

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Archiver les menus, groupes, articles et modificateurs

Archivez un menu, un groupe de menu, un article, un groupe de modificateurs ou une option de modificateur lorsque vous ne souhaitez plus qu'il apparaisse sur le PDV ou tout canal de commande. L'archivage retire l'entité de vos menus actifs tout en la gardant disponible dans la base de données des articles pour une restauration ultérieure.

Pour archiver une ou plusieurs entités :

1. Dans Toast Web, naviguez vers Menus > Gestion en masse > Base de données des articles.
2. Utilisez les onglets en haut de la page (Menus, Groupes, Articles, Groupes de modificateurs, Options de modificateurs) et la barre de recherche pour localiser les entités que vous souhaitez archiver.
3. Sélectionnez la case à cocher à côté de chaque entité que vous souhaitez archiver. Vous pouvez sélectionner plusieurs entités pour les archiver en une seule action.
4. Sélectionnez Archiver en haut de la page.

Résultat attendu : Les entités sélectionnées sont retirées de vos menus actifs et du PDV la prochaine fois que le menu se charge. Elles restent visibles dans la base de données des articles lorsque Afficher les archivés est sélectionné.

Remarque : L'archivage d'une entité parent n'archive pas ses enfants. Par exemple, archiver un groupe de menus n'archive pas les articles à l'intérieur. Pour archiver ces articles, exécutez une action d'archivage séparée — ou utilisez l'outil de nettoyage de menu pour trouver et archiver en masse les articles orphelins. Voir Utiliser l'outil de nettoyage de menu.

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Restaurer (Désarchiver) Menus, Groupes, Articles et Modificateurs

Restaurez un menu archivé, un groupe de menu, un article, un groupe de modificateurs ou une option de modificateur pour le rendre à nouveau disponible dans vos menus. Ce flux de travail est parfois appelé "désarchiver", "ramener" ou "annuler un archivage" — l'action et le résultat sont les mêmes.

Dans cet exemple, l'ensemble du menu des boissons a été archivé et doit être restauré :

1. Dans Toast Web, naviguez vers Menus > Gestion en masse > Base de données des articles.
2. Utilisez les onglets en haut de la page (Menus, Groupes, Articles, Groupes de modificateurs, Options de modificateurs) pour choisir le type d'entité que vous souhaitez restaurer.
3. Sélectionnez la case à cocher Afficher les archivés en haut de la page. Les entités archivées apparaissent dans la liste avec le texte rouge "archivé" à côté du nom.
4. Utilisez la barre de recherche pour trouver l'entité archivée que vous souhaitez restaurer.
5. Sélectionnez la case à cocher à côté de chaque entité que vous souhaitez restaurer. Vous pouvez sélectionner plusieurs entités pour les restaurer en une seule action.
6. Sélectionnez Restaurer en haut de la page.

Résultat attendu : Les entités sélectionnées sont désarchivées et retournent dans vos menus. Pour ajouter un élément ou un modificateur restauré dans un groupe de menu spécifique, utilisez l'outil Ajouter existant — voir Réutiliser ou Copier des Groupes de Menu, Éléments et Modificateurs.

Remarque : Pour restaurer un groupe de menu entier, le flux de travail utilise la page Propriétés Avancées au lieu de la base de données des éléments. Naviguez vers Menus > Gestion en masse > Propriétés avancées, sélectionnez Afficher les Menus / Groupes Archivés, sélectionnez le groupe de menu que vous souhaitez restaurer, sélectionnez Désarchiver, et sélectionnez Publier.

Remarque : Si vous ne voyez pas la case à cocher Afficher Archivés, videz le cache et les cookies de votre navigateur et réessayez dans une fenêtre Incognito. Si la case à cocher n'apparaît toujours pas, contactez le service client de Toast.

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Versions des Menus, Groupes, Éléments et Modificateurs

La version est une fonctionnalité de Gestion Multilocalisation (GML) qui vous permet de partager la plupart d'un menu entre plusieurs emplacements tout en conservant des remplacements spécifiques à chaque emplacement. Utilisez la base de données des éléments pour versionner plusieurs entités — menus, groupes de menu, éléments, groupes de modificateurs ou options de modificateurs — en une seule action.

Remarque : La version n'est disponible que pour les restaurants dans un groupe de Gestion Multilocalisation. Pour des informations de base sur la GML et la version, voir Commencer avec la Gestion Multilocalisation et Créer et Supprimer des Versions de Menu pour la GML. Pour la différence entre une version, une copie et une copie profonde, voir Quelle est la différence entre une copie, une copie profonde et une version ?

Pour versionner une ou plusieurs entités de la base de données des éléments :

1. Dans Toast Web, naviguez vers Menus > Gestion en masse > Base de données des articles.
2. Sélectionnez l'onglet en haut de la page qui correspond au type d'entité que vous souhaitez versionner (par exemple, Éléments).
3. Utilisez la barre de recherche ou faites défiler pour trouver les entités que vous souhaitez versionner.
4. Sélectionnez la case à cocher à côté de chaque entité que vous souhaitez versionner.
5. Sélectionnez + Version en haut de la page.
6. Dans la fenêtre contextuelle, utilisez les menus déroulants pour sélectionner un Cible pour la nouvelle version. Toast attribue automatiquement un Propriétaire correspondant en fonction de la cible.
7. Pour utiliser un autre propriétaire, sélectionnez le menu déroulant Propriétaire et choisissez le propriétaire que vous souhaitez.
8. Sélectionnez Soumettre.

Résultat attendu : Une nouvelle version de chaque entité sélectionnée est créée avec la cible et le propriétaire que vous avez définis. Les nouvelles versions sont visibles depuis la page des propriétés avancées (Menus > Gestion en masse > Propriétés avancées) et depuis la page de détails de chaque entité.

Remarque : Archiver une version supprimera en fait la version, elle ne s'affichera pas dans la base de données du menu dans les paramètres d'archive. La version devra être recréée si elle souhaite l'utiliser à nouveau.

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Voir les données du menu pour plusieurs emplacements à la fois

Si votre groupe de restaurants a plus d'un emplacement, vous pouvez voir les données du menu pour plusieurs emplacements dans la même vue de base de données d'articles.

1. Dans Toast Web, naviguez vers Menus > Gestion en masse > Base de données des articles.
2. Sélectionnez Modifier dans le coin supérieur droit de la page.
3. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez les restaurants ou les groupes de restaurants que vous souhaitez inclure.
4. Sélectionnez Mettre à jour.

Résultat attendu : La base de données d'articles se rafraîchit pour afficher les données du menu de chaque emplacement ou groupe que vous avez sélectionné.

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Voir l'utilisation des articles, des groupes de modificateurs et des modificateurs

Utilisez ce flux de travail pour voir où un élément de menu, un groupe de modificateurs ou une option de modificateur est utilisé dans vos menus. Ceci est particulièrement utile pour différencier entre des entités portant des noms similaires ou pour trouver chaque endroit où un seul modificateur apparaît avant de l'archiver.

Pour voir l'utilisation d'une seule entité :

1. Dans Toast Web, naviguez vers Menus > Gestion en masse > Base de données des articles.
2. Sélectionnez l'onglet en haut de la page qui correspond au type d'entité que vous souhaitez vérifier.
3. Utilisez la barre de recherche pour trouver l'entité.
4. Sélectionnez l'icône de loupe à gauche du nom de l'entité.

Résultat attendu : Une fenêtre contextuelle affiche chaque menu, groupe de menu ou groupe de modificateurs dans lequel l'entité est utilisée.

Pour afficher l'utilisation de plusieurs entités à la fois, sélectionnez la case à cocher à côté de chaque entité, puis sélectionnez Afficher l'utilisation en haut de la page.

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Questions Fréquemment Posées

Comment archiver un menu, un élément ou un modificateur ?

Pour archiver un menu, un élément ou un modificateur, ouvrez la base de données des éléments (Menus > Gestion en masse > Base de données des éléments), utilisez les onglets pour trouver l'entité, sélectionnez la case à cocher à côté de celle-ci, et sélectionnez Archiver en haut de la page. L'entité est retirée de vos menus mais reste dans la base de données des éléments pour une restauration ultérieure. Les éléments dans Toast ne peuvent jamais être supprimés de façon permanente — seulement archivés.

Comment restaurer ou désarchiver un élément de menu que j'ai archivé par accident ?

Pour restaurer ou désarchiver un élément que vous avez archivé par accident, ouvrez la base de données des éléments (Menus > Gestion en masse > Base de données des éléments), sélectionnez la case à cocher Afficher les archivés, trouvez l'élément, sélectionnez la case à cocher à côté de celui-ci, et sélectionnez Restaurer. L'élément revient dans la base de données des éléments. Pour ajouter l'élément à un groupe de menu spécifique, utilisez l'outil Ajouter existant — voir Réutiliser ou Copier des Groupes de Menu, Éléments et Modificateurs.

Pourquoi ne vois-je pas la case à cocher Afficher les archivés ?

La case à cocher Afficher les archivés peut être masquée par le cache ou les cookies du navigateur. Effacez le cache et les cookies de votre navigateur, puis ouvrez Toast Web dans une fenêtre Incognito. Si la case à cocher n'apparaît toujours pas, contactez le service client de Toast.

Pourquoi est-ce que je reçois "Je n'ai pas la permission" lorsque j'essaie de désarchiver un menu ?

L'erreur "Je n'ai pas la permission" lors de la décompression signifie que votre compte utilisateur n'a pas les permissions requises pour utiliser la base de données des articles. La base de données des articles nécessite la permission 4.5 Modifier le menu complet, et la publication des modifications nécessite la permission 6.4 Publication. Contactez le propriétaire de votre compte pour confirmer votre ensemble de permissions, ou contactez le service à la clientèle de Toast si vous avez besoin d'aide pour confirmer les permissions sur votre compte.

Je vois des articles de menu sur mon POS que je ne peux pas trouver dans la base de données des articles. Comment puis-je les archiver ?

Si des articles apparaissent sur votre POS mais que vous ne pouvez pas les trouver dans la base de données des articles, ils peuvent être dans un menu caché, un menu parent archivé, ou ne plus être attachés à aucun groupe de menu. Utilisez l'outil de nettoyage de menu pour identifier et archiver les éléments de menu orphelins qui ne sont pas visibles dans la vue standard de la base de données des articles. Voir Utilisez l'outil de nettoyage de menu.

Lorsque je versionne un menu, tous les articles à l'intérieur ont-ils besoin d'une nouvelle version aussi ?

Lorsque vous versionnez un menu, vous n'avez pas à créer une nouvelle version de chaque article à l'intérieur — versionner une entité parent ne versionne pas automatiquement ses enfants. Si une entité enfant (un groupe de menu, un article ou un modificateur) nécessite des paramètres spécifiques à un emplacement, versionnez cette entité enfant séparément de la base de données des articles ou de sa page de détails. Pour un contexte conceptuel plus approfondi, voir Créer et supprimer des versions de menu pour MLMet quelle est la différence entre une copie, une copie profonde et une version ?

La base de données des articles fonctionne-t-elle pour Toast Retail ?

La base de données des articles est disponible pour les commerçants de Toast Retail et suit les mêmes flux de travail d'archivage, de restauration et de version décrits dans cet article. Pour une introduction à Toast Retail, voir Commencer avec Toast Retail.

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Articles connexes

• Utilisez l'outil de nettoyage de menu
• Utilisez les propriétés avancées pour modifier votre menu en masse
• Créer et supprimer des versions de menu pour MLM
• Réutiliser ou copier des groupes de menu, des articles et des modificateurs
• Quelle est la différence entre une copie, une copie profonde et une version ?

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