xtraCHEF : Commandes entrantes (cuisine centrale)
Dernière mise à jour : 28 avr. 2026, 16 h 20
- Créer une cuisine centrale
- Guides de commande internes
- Passer une commande interne
- Voir les commandes entrantes
Créer une cuisine centrale
Si vous gérez un groupe d'hospitalité multi-concept ou multi-emplacement, vous avez peut-être entendu parler de (ou utilisez déjà) une cuisine centrale. Les cuisines centrales fournissent un endroit où les sauces, les plats d'accompagnement ou les produits emballés peuvent être créés en masse avant d'être distribués à d'autres emplacements. Les cuisines centrales réduisent les coûts, gagnent du temps et garantissent la cohérence entre les emplacements.
Pour créer une nouvelle cuisine centrale, envoyez un courriel à l'équipe à support@xtrachef.comou contactez directement votre représentant xtraCHEF. Vous devrez désigner au moins un emplacement comme votre cuisine centrale, mais vous pouvez avoir un nombre illimité de cuisines centrales. Les emplacements de cuisine centrale sont identifiés par (Cuisine centrale) suivant le nom du restaurant.
Une fois que vous avez créé au moins une cuisine centrale, vous pouvez commencer à envoyer des commandes à la cuisine centrale de la même manière que vous le faites avec vos fournisseurs. Dans les sections suivantes, vous apprendrez comment créer, modifier et partager des guides de commande d'une cuisine centrale, comment passer une commande à une cuisine centrale, et comment les cuisines centrales gèrent les commandes entrantes.
Remarque : Pour que les cuisines centrales fonctionnent sans problème avec tous les autres emplacements, il est recommandé d'avoir tous les emplacements sous le même système comptable. Cela inclut également le partage des mêmes codes GL et fournisseurs.
Guides de commande internes
Les guides de commande internes sont similaires aux guides de commande que vous utilisez déjà pour les fournisseurs. Cependant, les guides de commande internes permettent à différents emplacements d'envoyer des commandes directement à votre cuisine centrale.
- Pour créer un nouveau guide de commande interne, sélectionnez Commandedans le menu de navigation à gauche.
- Ensuite, sélectionnez Guide de commande dans le coin supérieur droit.
- Sur cette page, tous les emplacements verront les onglets Guide de commande fournisseur et Feuille d'appel d'offres. Dans les emplacements qui servent de cuisine centrale, il y a un onglet supplémentaire pour Guide de commande interne.
- Vous verrez ici tous les guides de commande internes existants que vous avez listés. Pour créer un nouveau guide de commande, sélectionnez + Nouveau guide de commande interne dans le coin supérieur droit.
- Avant de pouvoir commencer à créer votre nouveau guide de commande interne, vous devrez configurer les paramètres de votre guide. Cela vous donnera plusieurs options :
- Actualiser le prix unitaire des articles : Choisissez une fréquence pour mettre à jour vos prix afin de refléter les coûts actuels - mise à jour quotidienne, hebdomadaire, trimestrielle ou à mesure qu'ils sont mis à jour par votre fournisseur (Juste à temps). Ajouter des factures aussi rapidement et souvent que possible à l'emplacement de la cuisine centrale aidera à ajuster les prix à un montant plus précis.
- Écraser le prix unitaire des articles : Basculez l'icône sur vert pour permettre aux emplacements de modifier manuellement les prix des articles dans votre guide de commande.
- Appliquer des frais de majoration sur tous les articles : Cela vous permet d'ajouter automatiquement soit un tarif fixe (c'est-à-dire 5 $), soit un pourcentage (c'est-à-dire 5 %) à toutes les commandes entrantes. Une majoration aide à couvrir vos coûts liés à la livraison, à la main-d'œuvre, et plus encore. Vos emplacements ne verront pas ce frais reflété lorsqu'ils passeront une commande.
- Vous choisirez également quels emplacements devraient avoir accès à votre guide de commande. Sélectionnez Disponible pour tous les futurs emplacements pour remplir automatiquement ce guide de commande dans tous les nouveaux emplacements que vous ajoutez à xtraCHEF.
- Sélectionnez Enregistrer lorsque vous avez terminé le processus de configuration et que vous êtes prêt à ajouter des éléments de facture à votre guide de commande.
- Sur l'écran suivant, vous pourrez élaborer le guide interne lui-même. Une fois que vous avez nommé votre guide, vous êtes prêt à commencer à ajouter des éléments. Pour ajouter un élément de facture à votre guide de commande, choisissez un fournisseur, puis sélectionnez des éléments de ce fournisseur à ajouter au guide.
- Vous pouvez également choisir des éléments à partir de recettes existantes, de recettes de préparation, de produits ou d'éléments de facture individuels.
- Ensuite, définissez votre prix et le nombre minimum de commandes . Cela doit être d'au moins 1.
- Si vous ne souhaitez pas que votre prix se mette à jour lorsque les factures reflètent des changements de prix de vos fournisseurs, cochez la case à côté de Prix fixe.
- Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur l'icône bleue + pour ajouter l'élément de facture à votre guide de commande.
- Une fois que vous avez ajouté tout ce dont vous avez besoin au guide de commande, sélectionnez Créer le guide de commande. Le guide de commande interne sera immédiatement disponible pour votre(vos) emplacement(s) sélectionné(s).
Modifier les guides de commande internes
Ajoutez et supprimez des éléments de facture de votre guide de commande, ou modifiez les paramètres de configuration de votre guide de commande en revenant à l'onglet Guide de commande interne (Page de commande > Bouton de guide de commande).
Ici, vous trouverez des tuiles représentant tous vos guides de commande internes actifs.
Sur chaque tuile, vous verrez un certain nombre d'options. Pour ajouter ou supprimer des éléments individuels dans le guide de commande ou mettre à jour votre commande minimale, sélectionnez le bouton Modifier. Pour mettre à jour les paramètres de votre guide - y compris les emplacements ayant accès au guide et vos coûts de majoration, sélectionnez le bouton Configuration.
Vous n'avez plus besoin d'un guide de commande particulier ? Sélectionnez le icône de poubelleicône pour le supprimer.
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Passer une commande interne
- Naviguez vers la page Commande.
- Sélectionnez le bouton Commande.
- Vérifiez que vous êtes sur la bonne page d'emplacement avant de commencer votre commande.
- Sélectionnez l'onglet Guide de commande dans la colonne de gauche de la page.
- Sélectionnez le guide de commande interne que vous souhaitez utiliser sous la colonne Partagé avec vous.
- Ajoutez autant d'éléments de facture du guide de commande que vous en avez besoin à votre commande interne en cliquant sur l'icône bleue + à côté de la liste des éléments. Les guides de commande internes pour une cuisine centrale auront Fournisseur de maison - Nom de l'emplacement indiqué comme le nom du fournisseur pour chaque élément de facture.
- Lorsque vous avez ajouté tout ce dont vous avez besoin de la cuisine centrale, sélectionnez Passer à la caisse.
- Entrez votre date de livraison et vos détails d'expédition, puis sélectionnez Passer une commande. Votre commande sera immédiatement envoyée à la file d'attente des Commandes entrantes de la cuisine centrale pour exécution.
- Une fois que vous avez passé une commande via un guide de commande interne, vous ne pourrez plus accéder à ce guide de commande tant que votre commande n'est pas exécutée.
Voir les commandes entrantes
Pour voir ou exécuter une commande entrante, accédez à la page Commandes et sélectionnez votre emplacement de cuisine centrale. En plus de l'onglet Commandes sortantes que tous les emplacements ont, les emplacements de cuisine centrale ont également un onglet Commandes entrantes. C'est ici que se trouvent toutes les demandes de commande internes pour la cuisine centrale.
Sélectionnez l'onglet pour voir une liste de toutes vos commandes entrantes actives en attente d'exécution. Vos commandes entrantes ne s'afficheront qu'une semaine à la fois, alors assurez-vous de prendre l'habitude de vérifier vos commandes entrantes quelques semaines à l'avance pour voir quels délais approchent.
Sélectionnez le Numéro de commande pour voir les détails complets de la commande d'achat.
Sélectionnez Accuser réception à la fin de la ligne de demande pour alerter l'emplacement d'envoi que vous avez reçu leur demande.
Une fois que vous avez exécuté votre commande et l'avez envoyée à votre emplacement, sélectionnez Marquer comme rempli pour la retirer de votre liste en attente et informer l'emplacement que leurs marchandises les attendent.
Remarque :Actuellement, le traitement des commandes entrantes ne met pas à jour votre système comptable ni ne diminue l'inventaire. Pour garantir l'exactitude, envisagez de mettre à jour votre comptabilité manuellement et d'enregistrer la diminution de l'inventaire via votre Gérer les déchets fonction.