xtraCHEF : Factures rejetées et mesures requises
Dernière mise à jour : 8 avr. 2026, 10 h 11
- Aperçu des factures rejetées et des mesures nécessaires
- Pourquoi mes documents sont-ils rejetés?
- Pourquoi mes documents sont-ils interrompus en cours d’action?
- Prochaines étapes
Aperçu des factures rejetées et des mesures nécessaires
Une fois qu’un document (facture ou reçu) a été téléversé dans xtraCHEF, il commence son processus de rapprochement. Au fil du temps, ce processus devient plus simple grâce à l’apprentissage automatique et à l’intelligence artificielle, mais dès le début, vous devrez prendre des mesures et veiller à ce que vos factures soient rapprochées.
Deux étapes auxquelles vous vous attendez à faire face à un moment donné dans xtraCHEF sont le rejet et l’action requise. Le traitement de vos factures dans l’une ou l’autre des catégories garantit que les documents sont extraits vers votre système comptable (le cas échéant) et que xtraCHEF peut traiter vos achats à des fins d’analyse et d’analyse.
Sans prendre de mesures pour résoudre un rejet ou une facture nécessitant une action, aucune donnée ne sera extraite du téléversement du document. Lisez la vidéo ci-dessous ou regardez-la pour en savoir plus sur les rejets et les mesures à prendre dans xtraCHEF.
Pourquoi mes documents sont-ils rejetés?
Les rejets surviennent lorsque xtraCHEF ne peut pas traiter les factures. Les causes les plus fréquentes sont les suivantes :
| Raison du rejet | Explication |
| Dupliquer la facture | Une facture avec le même ID et la même date de facture a déjà été traitée. Il s’agit de la raison la plus fréquente de rejet de facture dans xtraCHEF. |
| Mauvaise qualité d’image | Le document doit être lisible. Cela est très probablement dû à une photo floue, à des informations rognées ou manquantes, ou au fait d’avoir pris une photo dans un cadre peu éclairé. |
| Image hors facture | Le document n’était ni une facture ni un reçu. |
| Données de facturation manquantes | Le document ne contenait pas les renseignements nécessaires, tels que les postes ou les montants totaux. |
| Nom du fournisseur manquant | Le document ne contenait pas le nom du fournisseur. |
| Un lot contient plusieurs factures | Plusieurs factures ont été téléversées en une seule facture. |
| Facture à zéro dollar | Aucun coût n’était associé au document téléversé. |
Dans la plupart des cas, vous pouvez éviter les rejets en veillant à ce que votre numérisation ou photo soit lisible et en indiquant le nom du fournisseur, tous les postes et montants, ainsi que le total final de la facture. Tant que ces conditions sont remplies, xtraCHEF traitera généralement vos factures sans rejet.
Les rejets peuvent être examinés de deux façons différentes : les rejets récents seront mis en évidence sur votre tableau de bord sous la ventilation du statut des factures. Assurez-vous que les dates correctes sont sélectionnées.
Une liste détaillée des rejets (entre une plage de dates personnalisée) se trouve sur votre page Factures > Rejetés.
Solutions pour les rejets
Les rejets ne peuvent pas être récupérés. Au lieu de cela, ils doivent être re-téléversés avec le problème sous-jacent résolu. Pour plus de contexte, il existe trois façons principales de traiter les rejets. Examiner le statut de rejet et :
- Ne rien faire : Si vous décidez qu’une facture doit rester rejetée, vous n’avez rien à faire.
- Re-téléverser : Si vous décidez qu’une facture doit être traitée, saisissez de nouveau et téléversez de nouveau le document. Visitez xtraCHEF : Rejets de facture pour apprendre comment procéder sur ordinateur ou appareils mobiles.
- Retraiter : Si la facture n’aurait pas dû être rejetée, le soutien technique peut la retraiter.
Pourquoi mes documents sont-ils interrompus en cours d’action?
Action requise signifie que xtraCHEF a besoin d’informations supplémentaires pour poursuivre le traitement du document. Cela se produit généralement lorsqu’une facture est lue par un nouveau fournisseur ou lorsque le montant total, la date ou le numéro d’une facture est manquant ou illisible. Si une facture est signalée comme Action requise, son traitement est suspendu jusqu’à ce que vous vérifiiez les informations manquantes.
Les causes les plus fréquentes sont les suivantes :
| Action requise Raison | Explication |
| Code fournisseur manquant | Cela se produit si une extraction comptable est activée et que xtraCHEF n’a pas de code fournisseur correspondant. Le code fournisseur est le nom d’affichage de l’entreprise que vous utilisez pour le fournisseur dans votre comptabilité tierce. |
| Date de la facture manquante | Cela se produit si la facture ne contient pas de date de facture. xtraCHEF répertorie vos factures en partie à partir de ce champ, il est donc requis pour terminer le traitement. |
| Numéro de facture manquant | Cela se produit si un numéro de facture est manquant. xtraCHEF répertorie vos factures partiellement à partir de ce champ, il est donc requis pour terminer le traitement. Le numéro de facture garantit également qu’aucune facture en double n’est lue et traitée. |
| Examiner les détails de l’en-tête et de la ligne | Cela se produit si un numéro de facture total est manquant dans l’en-tête de la facture. xtraCHEF compare automatiquement la somme de vos postes à ce champ saisi afin de s’assurer que les factures sont traitées avec le montant correct. Sans ce champ, xtraCHEF vous demandera de vérifier qu’il a été lu correctement avant le traitement. |
| Les totaux des factures ou des lignes ne correspondent pas | Cela se produit lorsque xtraCHEF détecte une incohérence entre la somme de vos postes et le total de la facture relevé à partir de votre facture téléversée. Pour vous assurer que vos postes et votre facture sont traités avec le montant correct, xtraCHEF vous demandera de vérifier ou de modifier la facture avant le traitement. |
| Mode de paiement obligatoire | Cela se produit si vous avez activé l’extraction QuickBooks en ligne avec le traitement du mode de paiement. Pour traiter les reçus comme des dépenses, les utilisateurs doivent indiquer le mode de paiement utilisé au moment de l’achat. |
| Facture d’un utilisateur non enregistré | Les factures ne peuvent être traitées dans xtraCHEF que lorsque l’adresse courriel de l’expéditeur est liée à un utilisateur enregistré dans le système. Si une facture nécessitant une action est étiquetée avec ce statut, elle doit être vérifiée avant de pouvoir être traitée. Si vous décidez de la vérifier et de l’accepter, l’adresse courriel sera enregistrée comme utilisateur de saisie des factures, de sorte que ce statut n’apparaîtra pas sur les factures futures de cette adresse courriel. |
Action Les factures nécessaires peuvent être examinées de deux façons : les factures récentes sont mises en évidence sur votre tableau de bord dans l’onglet Informations manquantes de la ventilation du statut des factures. Assurez-vous que les dates correctes sont sélectionnées.
Une liste détaillée des factures nécessitant une action (entre une plage de dates personnalisée) se trouve sur la page Factures > Action requise.
Solutions d ' action requises
Contrairement aux rejets, ces points peuvent être résolus. Il est essentiel de remédier au problème sous-jacent et de les faire avancer dans le chemin de la réconciliation. Dans la plupart des cas, il suffit de corriger des informations manquantes, telles que le numéro de facture, la date ou le total d’un poste.
Pour un guide détaillé sur la façon de résoudre les raisons liées à l’action requise, visitez xtraCHEF : Action requise Factures. Vous pouvez maintenant retraiter la plupart des factures nécessitant une action sur l’application mobile xtraCHEF.
Prochaines étapes
Une fois les rejets re-téléversés et les mesures à prendre résolues, vos documents poursuivront leur rapprochement. Cela dit, bien que l’apprentissage automatique soit encore en cours d’établissement, vos documents auront une étape supplémentaire à franchir avant de pouvoir être extraits vers votre système comptable (le cas échéant) ou créer des informations sur les achats dans Analyses et Rapports.
Cette étape supplémentaire est Mapper les articles de facture. Ici, vous pouvez connecter vos achats au code du grand livre général (GLG) ou à la catégorie à laquelle ils doivent être associés à des fins de comptabilité et de rapports. Pour en savoir plus sur les articles Map Facture, veuillez consulter notre article xtraCHEF : Associer les articles de facture.