Toast 薪资管理系统：发放工资

本文内容：

• 准备发放工资
• 运行工资单
• 工资发放故障排查

准备发放工资

为了最高效地处理工资，您应在开始前采取几个步骤。这包括：

• 审批时间表（如适用）
• 正在准备小费
• 进行人员更新，例如职位或薪资变更。

在 Toast 薪资管理系统中查看完整的准备步骤清单和建议的时间表：准备发放工资。

注意：如果您尚未使用 Toast POS 设备和手持设备，必须在发薪日前四天提交工资单。Toast POS 上线后，该日期将变得更加灵活，但在上线之前，出于安全原因，必须强制执行此期限。

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发放工资

观看这段简短视频,快速了解审核和完成薪资发放应采取的步骤。

如果您想更深入地了解成功运行薪资的步骤,请观看这段较长的视频,其中包含接近尾声的故障排查步骤。

1. 如果您使用 Toast 小费管理工具，请确保在批准时间表（如适用）之前批准小费并发送到工资单。
   1. 在时间表获得批准后添加的任何小费，都需要取消批准时间表、撤销或取消发送小费、进行更正（如果尚未完成）、重新发送小费以及重新批准时间表。
   2. 如果由于小费提交延迟而创建了多个时间表，则必须手动审批才能正确处理小费。
2. 在开始发放工资之前，您可能需要批准员工的时间表。
   1. 导航到“时间”，注意顶部的切换开关。
      1. 如果启用此功能，来自 Toast Web 的时间记录将自动显示在工资单的“员工收入”步骤中（步骤 5）。
      2. 如果切换开关已禁用，我们强烈建议将页面筛选至当前薪资周期以审批时间表（使用薪资管理列上方的下拉菜单）。请参阅《Toast 薪资管理系统：管理时间表》以了解更多信息。
   2. 无论您已启用还是禁用自动审批时间表功能，您都应始终检查 Toast Web 中的时间记录是否准确，以便在发薪前进行必要的调整。
      1. 为此，请打开 Toast Web 并导航到“报告”>“人工”>“人工摘要”。
      2. 设置日期范围以匹配您的薪资周期。
      3. 若需调整时间记录，请在 Toast Web 此处操作，而非在 Toast 薪资管理系统中操作。如此一来，两个系统的报告都将正确无误，因为数据在保存后会立即同步到 Toast 薪资管理系统。
         
         
         
         
3. 要打开工资单，请从左侧导航栏中选择“工资单”，或从主控制面板的图块中选择“查看工资单”。
   
   
   
   
4. 选择“预览”即可从头开始发放工资。
   1. 下方橙色箭头所示的徽章可让您快速了解运行此工资单前需要采取的步骤。在突出显示的徽章显示“准备运行”之前，请按照上方“准备运行薪资”部分中概述的步骤操作。
      
       
      
      
5. 您将进入“预览薪资”步骤。在行动事项卡片中，您可以查看在处理工资单前需要完成的行动事项列表。根据您的设置，您将看到三种类型的操作项（员工、小费和时间表），以及任何缺失的信息。您还可以查看与本次工资发放相关的工时与上个工资周期对比以及之前所执行操作（工资待办事项、作废和手动账单）的近期活动。
6. 选择“开始薪资管理”以升级。 请考虑与预览工资单步骤相关的以下重要事项：
   1. 系统将显示未批准的小费数量和/或时间表，以便您在尚未准备好处理工资时知晓。
   2. 如果您的公司未与 Toast Web 集成小费功能，则不会出现“小费”图块。
   3. “见解”卡片（紧邻“行动事项”卡片）仅在存在与薪资周期相关的手动账单或奖励时才可见。
   4. 您可以继续执行工资发放流程，而无需审批这些项目。但是，如果您选择“下一步”以继续处理工资单，您将收到警告，显示这些未批准的工时将不会在工资单上支付。如果您跳过了这些警告，但决定返回并将这些工时录入工资单，您需要批准时间表，然后在“预览工资单”步骤中再次选择“下一步”。
   5. 使用中间的“工时”图表来了解您在此期间的人工成本。这有助于查看任何可能未打卡上班的员工，或该工资单中可能缺少的任何时间表。
      
      
      
      
7. 接下来是“员工收入”步骤，您可以在其中一次性修改工资单。在此处所做的更改不会保留到员工的记录中；这些更改只会影响当前的工资单。一些一次性更改的示例包括：
   1. 添加或编辑一次性收入和扣除项
   2. 在工资单上添加或移除员工（如果您最近雇用或终止了员工，他们可能最初并未在工资单系统中）。
   3. 强制使用纸质支票而非直接存款。
      
      
      
      
8. 您即将完成！一旦对工资单进行了所有更改、更新和添加，请选择蓝色“下一步”按钮来计算工资单。您将收到一条计算薪资的消息，告知您薪资处理的幕后流程。加载此页面最多可能需要五分钟，但通常不到 30 秒。
9. 工资单计算完成后，审核并提交步骤将为您提供信息，以便您在提交前确认工资单是否准确。使用左下角的工资单报告以及亮点和例外信息卡片为您提供帮助。如果任何“亮点”和“例外”项目都显示为蓝色，请选择该链接以查看该类别中的员工。 
   1. 如需调整，请使用“上一步”按钮在“员工收入”步骤中进行编辑。要查找的一些单品包括：
      1. 工资单上的员工人数是否符合我的预期？
      2. 工资单上的工时是否符合我的预期？
      3. 工资总额是否符合我的预期？
      4. 是否所有小费都已到账（如适用）？
      5. 有人接受小费化妆吗？
      6. 我在此工资单上所需的任何一次性调整是否已输入并审核？
10. 确认工资单准确无误后，即可提交！选择“提交工资单”按钮，并在确认弹出窗口中按下“提交工资单”按钮以完成您的工作。 
    
    1. 注意： 如果您这是第一份工资单，或者您最近更改了登记在案的公司银行账户，您将看到另一条一次性消息，提示 Toast 薪资管理系统需要您授权才能使用您的公司银行账户执行 ACH 交易。要继续，请勾选复选框并按提交工资单。
11. 恭喜！当工资发放成功时，您将收到工资单已处理的确认消息。您还可以访问相同的薪资报告、预计的薪资提取收据（临时）以及薪资审核，这些审核将显示薪资何时开启、是否/何时重置以及薪资何时过账。
    1. 如果此工资单中缺少员工的社会保障号 (SSN)，您将在本页顶部看到黄色横幅。系统会通知您具体影响，并引导您将此数据添加到系统中。详细了解缺失数据的情况。
       1. SSN 信息不准确或缺失可能导致税务申报不准确、税务申报不被有关机构接受，以及/或者面临经济处罚。 
    2. 对于纽约州和夏威夷州的客户，其细列项目将显示在预计工资提取金额上。Toast 薪资管理系统将计算并预扣适用员工账单中的 SDI 和 FLI 款项，但预扣的金额不计入 Toast 从客户处扣除的金额中。 总金额将显示为无借记税。Toast 不向州政府支付此类费用。客户可以将预扣资金拨付到州政府允许的相应保险单中。参阅《Toast 薪资管理系统：如需了解更多详情，请参阅纽约的税务管理。
       
       
       
       

提交工资单后，您可能会看到标为“连接到 QuickBooks”的新按钮。如果您使用 QuickBooks Online 和 Toast 薪资管理系统，客户现在可以直接将其薪资数据同步到 QuickBooks Online（未来将提供更多会计软件连接）。访问《工资会计同步入门指南》了解如何整合这两个系统。

所有有权访问该特定薪资组的 HR+ 用户都将收到电子邮件通知，其中包含提交工资单的日期和时间以及预估的 Toast 薪资提取金额。您还可以按照 Toast 薪资管理系统中的步骤确认工资单已提交：验证工资单已提交。要仔细检查您的员工何时收到工资，请参阅 Toast 薪资管理系统：《获取关于员工领取工资的帮助》。

每个非联邦假期工作日结束时，Toast 薪资管理系统会从所有已提交的工资单中提取 ACH 文件并发送给银行。这包括 Toast 将从客户银行账户中扣除的这些工资。此功能被称为“工资单扫描”，大约在美国东部时间下午 5:30（美国中部时间下午 4:30）进行。完成后，Toast 薪资提取收据将取代预计薪资提取收据，并将在“审核并提交”页面上提供。该优惠提供最终确认的详细信息，例如账单已发送给银行，以及预计扣款时间。这些文件发送到银行后，您还可以通过导航到“工资单”>“过往工资单”选项卡>“查看”找到 Toast 工资单取款收据。

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工资发放故障排查

仍有疑问？查看《Toast 薪资管理系统：《获取薪资管理方面的帮助》或《Toast 薪资管理：工资发放流程常见问题解答。此外，我们强烈建议您观看简短概览视频或上方较长的 Toast Classroom 点播视频。

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此内容仅作参考之用，不构成法律、税务、人力资源或任何其他专业领域建议。如需获取相关建议，请联系律师或其他专业人士。