Toast Payroll:未成功的直接存款

在本文中:

• 开始之前
• 快速修复
• 确定问题的范围
• 存款设置不完整或不正确
• 存款已退回至Toast Payroll
• 存款已发送至错误账户
• 无法找到存款——请求联邦追踪号码
• 解决问题后的后续步骤
• 常见问题
• 相关文章

开始之前

适用范围：Toast Payroll

所需权限：

• HR+ 需要联系客户服务以处理 ACH 反转、联邦追踪号码和退款问题
• HR+ 需要手动更新员工的直接存款账户
• 经理或 HR+ 需要查看未完成的直接存款报告

您将完成的任务：确定直接存款失败的原因并采取适当的措施——更正账户信息、管理退回资金、请求 ACH 反转或请求联邦追踪号码。

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快速修复

使用此表格识别您的情况并跳转到正确的部分。

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确定问题的范围

当直接存款失败时，第一步是确定受影响的员工人数。答案有助于指向最可能的原因。

如果只有一名员工没有收到他们的直接存款：

问题可能特定于该员工的银行账户或支付设置。常见原因包括：

• 档案中的路由或账户号码不正确或不完整
• 员工的银行账户已关闭
• 员工的银行账户上有冻结
• 在工资单打开后添加了银行详细信息（在选择该工资单运行的预览按钮后）
• 员工的净工资为$0 — 净工资为$0的员工不会收到存款
• 员工的W-4表格有过多的预扣金额
• 员工的工资设置为$0

如果多名员工没有收到他们的直接存款：

问题更可能出在工资单运行本身。常见原因包括：

• 工资单在支票日期之前少于四个工作日提交 — 由于时间限制，这会触发纸质支票而不是直接存款
• 工资单在预期支票日期或之后提交 - 资金可能仍在运输中
• 工资单未完全提交至Toast
• 小时或时间表未获批准或未记录

注意：在支票日期之前至少四个工作日提交工资单，可以使直接存款按时到达的机会最大。如果工资单提交迟了，员工可能会收到延迟的直接存款。请查看Toast工资单：管理联邦假期，以获取工资单清算发生时的非联邦假期工作日列表。

要验证工资单是否已完全提交，请导航至工资单> 过去的工资单。如果您在过去的工资单下看到您的工资单，则表示您已完全提交。

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存款设置不完整或不正确

如果您怀疑某位员工的存款因账户设置失败，请从不完整的直接存款报告开始。

检查不完整的直接存款报告

您的员工被邀请在新员工入职培训期间选择他们首选的付款方式。不完整的直接存款报告显示所有未成功完成直接存款设置的员工，并允许您向他们发送链接以完成设置。查看不完整的直接存款报告需要经理或HR+安全角色。

1. 在Toast工资单中，导航至设置 > 工资单 > 直接存款。
2. 查看信息不完整的员工部分。该部分列出了所有未成功设置直接存款或Toast支付卡账户的员工——这意味着Toast工资单无法为他们进行数字存款。
3. 在员工电子邮件地址的右侧，选择三个点以访问两个选项：
   1. 选择三个点>给员工发送电子邮件以发送自动电子邮件，指导员工更新他们的直接存款信息。在该部分顶部选择查看电子邮件详细信息以在发送之前预览电子邮件模板。注意：Toast代表永远不会要求员工提供他们的身份验证代码。这在电子邮件中说明。
      1. 要一次性向所有可见员工发送电子邮件，请选择最上面的复选框（在姓名列的左侧），然后选择向选定员工发送电子邮件。要向该部分的所有员工发送电子邮件（不仅仅是当前可见的员工），请向下滚动到查看字段，选择查看所有，然后使用复选框选择所有并发送。
   2. 选择三个点 > 手动填写直接存款以进入员工的付款方式页面。按照手动添加直接存款账户（不使用Plaid）部分中的步骤进行操作，Toast Payroll：获取直接存款账户的帮助。
4. 只有拥有Toast账户的员工才能收到自动电子邮件。要检查员工是否拥有Toast账户，请导航到员工 > 员工管理 > 员工，并在Toast Web中查看账户创建列中的勾号。
5. 最后发送电子邮件列显示最后一次向每位员工发送自动电子邮件的时间。一旦员工成功更新他们的直接存款信息，他们将从不完整部分移动到下面的已完成直接存款部分。

预期结果：在员工更新他们的直接存款信息并处理下一个工资单后，他们应该在支票日期收到存款。

注意：不完整直接存款报告仅显示选择直接存款或Toast支付卡作为付款方式的员工——不包括选择纸质支票的员工。如果员工期望直接存款但收到纸质支票，请确认他们的付款方式选择已设置为直接存款。

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存款已退回到Toast Payroll

当文件上的路由或账户号码导致不存在或关闭的银行账户时，存款将退回到Toast Payroll。这称为资金退回。

如何检查资金是否已退回

Toast Payroll 在支票日期后最多需要 三天工作日 来接收资金的退回。如果员工报告他们在支票日期没有收到付款，资金可能仍在运输中——Toast 可能尚未得知资金已被退回。 在 Toast Payroll 中没有关于资金退回的应用内状态。

一旦 Toast Payroll 收到退回的资金，将向餐厅的财务联系人发送电子邮件，表明资金退回已处理。电子邮件包括受影响的员工及其涉及的金额的详细信息。

如果您没有收到这些电子邮件，请检查或更新您的财务联系人设置。请参见 优化沟通偏好 以查看或更改财务联系人。

Toast 收到退回资金后会发生什么

Toast Payroll 的银行团队将退回的资金存入您的商业银行账户。这通常在 Toast 收到退回后的一天工作日内发生。

• 一封电子邮件将发送给您餐厅的财务联系人，详细说明受影响的员工及其涉及的金额。
• 您的员工的付款方式将自动更改为纸质支票，以防止同一存款再次失败。
• 在收到退回的资金后，您可以选择给员工开具手动支票或以其他方式支付他们。不需要新的工资计算——原始工资记录仍然正确，不应作废。除非您指示 Toast Payroll 否则不会作废工资记录。

预期结果：资金被退回到您的商业银行账户，您的员工的付款方式更新为纸质支票。您会收到电子邮件通知。

注意：如果您希望员工的付款方式恢复为直接存款，请在下次工资发放前与员工合作，纠正他们的银行信息。请按照 Toast Payroll 中的步骤操作：获取有关直接存款账户的帮助 以更新账户。

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存款已发送到错误的账户

有时，直接存款会发送到一个错误但有效的银行账户——一个存在但属于其他人的账户，或者输入错误的账户。在这种情况下，Toast不会自动收到资金的返还。

当员工或雇主认为可能发生这种情况时，Toast Payroll可以执行ACH撤销。ACH撤销是从错误账户中检索资金并将其返回给Toast Payroll的尝试，然后Toast Payroll再将其返回给餐厅。成功的ACH撤销将导致净支付的回收。根据具体情况，剩余的税款可能会被取消，从而减少雇主在下次工资单上的税务责任。

重要:ACH撤销的费用为$25，并且必须在支票日期后的五个工作日内请求。Toast Payroll无法保证ACH撤销的成功。ACH撤销的成功取决于在尝试撤销时错误账户中是否有足够的资金。

在您联系客户服务之前——ACH撤销

ACH撤销需要客户服务代表为您发起。要请求ACH撤销，请通过选择任何Toast Payroll页面右下角的聊天按钮与客户服务联系。

在联系客户服务之前，请收集以下信息：

• 员工姓名和员工ID
• 受影响工资单的支票日期
• 净支付金额
• 确认请求是在支票日期后的五个工作日内

重要:由于此事的敏感性，必须由HR+用户联系客户服务——而不是员工。

预期结果：客户服务将启动ACH撤销请求。结果通常需要大约三个工作日。客户服务将跟进结果。

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无法找到存款 — 请求联邦追踪号码

如果未找到存款，且未收到资金退回，并且自支票日期以来已超过五个工作日，则不再可能进行ACH撤销。在这种情况下，请求联邦追踪号码。

每笔电子存款都有一个联邦追踪号码，银行用它来定位资金在ACH网络中的流动。一旦您获得追踪号码，请直接联系员工的银行并提供该号码——银行可以用它来调查付款。

在联系客户服务之前 — 联邦追踪号码

联邦追踪号码由客户服务获取，通常需要大约一个工作日才能获得。要请求一个，请通过选择任何Toast Payroll页面右下角的聊天按钮联系客户服务。

在联系客户服务之前，请收集以下信息：

• 员工姓名和员工ID
• 受影响工资单的支票日期
• 净支付金额
• 确认自支票日期以来已超过五个工作日。

预期结果：客户服务在大约一个工作日内获取联邦追踪号码并提供给您。您或您的员工随后使用追踪号码联系员工的银行以定位资金。

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解决问题后的后续步骤

一旦直接存款问题得到解决，请采取以下步骤以防止再次发生。

1. 与员工及其银行核实其账户是否已开通、活跃并能够接收ACH存款。
2. 由于任何人——包括Toast管理员——都无法查看完整的路由和账户号码，请使用历史记录按钮查看员工支付方式页面上对其直接存款账户所做的所有更改或添加。这可以帮助确定路由或账户号码是否最近被更改。HR+用户可以联系客户服务以了解每次更改的人员姓名。

    

   

    

3. 一旦确认员工的银行信息正确，请通过选择聊天按钮联系客户服务，位于任何Toast Payroll页面的右下角，以便客户服务可以尝试将资金转回员工。由于此事的敏感性，必须由HR+用户联系，而不是员工。
4. 如果适用资金退回，Toast Payroll将在收到资金后的一个工作日内将资金存入您的银行账户。Toast Payroll的银行团队将通过电子邮件向您的财务联系人发送受影响员工及相关金额的详细信息。企业可以以自己的方式使用这些资金，并在需要时与员工合作更新其银行账户。
5. 如果请求了ACH撤销，客户服务将与您联系并告知结果。这大约需要三天工作日。

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常见问题解答

为什么Toast Payroll说存款已发送，但员工尚未收到？

当Toast Payroll将存款标记为已发送时，这意味着存款已提交给ACH网络进行处理。这并不意味着资金已到达员工的账户。ACH存款在下一个预定的清算时间（下午4:00）进行处理。在非联邦假日的工作日，员工通常在支票日期收到工资。如果员工在支票日期结束时尚未收到存款：

• 请等到下一个工作日——一些银行会稍微延迟发布存款。
• 如果在支票日期后经过三天工作日仍然缺少存款，可能已被退回。请参见上面的存款已退回给Toast Payroll。
• 如果超过五个工作日，请参见无法找到存款 — 请求联邦追踪号码。

也被问到：

• 系统显示工资单已发送——为什么员工还没有收到？

我可以在资金退回后重新运行工资单吗？

如果原始工资记录是正确的，则无需重新计算。资金退回将原始净金额存入您的商业银行账户。然后，您可以通过手动开支票或以其他方式支付员工。除非您指示客户服务，否则Toast Payroll不会作废工资记录。如果原始工资记录不正确，请联系客户服务以获取指导。

也被问到：

• 当直接存款被退回时，我需要重新计算工资吗？

添加直接存款账户时是否有预通知延迟？

预通知是一些银行在首次实际存款发送之前用来验证新银行账户的标准ACH流程。预通知在客户的Toast Payroll入职过程中使用。入职顾问将与银行协调，请求处理预通知，以验证员工账户的准确性，确保客户在发布首次工资单之前。

预通知通常在银行上传预通知文件到银行后的下一个工作日到账户。如果预通知失败，我们的银行团队将在初始预通知处理日期后的一到三工作日内收到通知。

也被问到：

• 如果我添加了银行账户和直接存款的路由号码，预通知会有延迟吗？

为什么直接存款会失败，即使员工的账户信息看起来正确？

即使路由和账户号码看起来完整，存款仍然可能失败，如果：账户已关闭，账户上有冻结，或者在工资运行已开启后（在选择了预览按钮后）添加了新的银行信息。请与员工及其银行确认账户是开放和活跃的，并确认在开始工资之前输入了银行信息。

也被问到：

• 员工的银行信息看起来正确——为什么存款没有成功？

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此内容仅供参考，不应视为法律、税务、人力资源或任何其他专业建议。请联系律师或其他专业人士以获取建议。