xtraCHEF：提取监控

本文内容：

• 什么是提取监控？
• 查看提取详情
• 重新提取失败的提取
• 调整您的提取日期
• 发起按需提取
• 提取错误和解决方案

什么是提取监控？

提取监控 是 xtraCHEF 为您的第三方会计准备和记录发票提取的地方。在这里，您可以快速查看发票提取状态，重新提取失败的发票，并发起按需提取。提取监控也是您可以下载非 QuickBooks 会计系统的 CSV 文件提取的地方。

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查看提取详情

1. 要开始，请在您的 xtraCHEF 账户左侧选择 提取监控。然后选择您的位置、日期范围和提取类型（您的提取类型将是您想要与之同步发票数据的软件）。开始日期 只能设置为您已同步的最早日期。
   
   
   
   
2. 当您准备好时，选择 提交，您将看到您的发票提取及其批次状态的记录。
3. 在您设置的日期范围内发生的任何提取将显示在下面。这些提取批次可能包含多个发票。提取状态将突出显示任何成功的提取并标注失败的提取。
   
   
   
   
4. 在发票提取状态列下，成功的提取显示为绿色，而失败的提取则为橙色。如果其中一张发票出现错误，它将显示为橙色。选择查看详情以了解特定发票的错误。
   
   
   
   
5. 在大多数情况下，您将能够解决根本问题。然后可以重新提取发票，以确保应付账款没有缺口。

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重新提取失败的提取

1. 在发现发票提取失败的原因并解决根本原因后，您可以通过选择发票批次和重新提取来重新提取发票。
   
   
   
   
2. 然后，在确认消息上选择是。注意：一次可以重新提取的发票数量是有限制的。限制根据日期范围和/或发票数量而有所不同。

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调整您的提取日期

您可能会注意到某些发票未能提取，因为发票日期早于xtraCHEF账户的提取日期。在xtraCHEF中，有一种简单的方法可以纠正此问题。注意：如果在位置级别启用了QuickBooks，请联系客户服务以更改开始日期。

1. 选择齿轮图标 > 账户设置 > 集成选项卡。
2. 在从QuickBooks同步区域下，您可以调整希望开始同步发票的日期。
3. 此外，您可以启用按需选项。这将仅在您使用按需提取仅按钮时允许发票同步，位于提取监视器中。

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 启动按需提取

您可以通过提取监视器启动按需提取。这将把当前处理的xtraCHEF中的任何发票推送到提取中。运行按需提取不会干扰您通常的提取节奏。要做到这一点，请选择按需提取。将呈现符合条件的发票列表，用户可以手动排除特定发票（通过发票日期和/或提取日期）以便于最终提取请求。
 

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提取错误和解决方案

如果在使用提取监视器或执行提取时收到错误消息，请快速跳转到下面列表中的错误消息和解决方案：

• "在账单中对QuickBooks供应商"供应商名称"的引用无效。 QuickBooks错误消息：无效的参数。 或供应商'供应商名称'在QuickBooks中不存在。"
• "账户'1234'在QuickBooks中不存在，或在账单中对QuickBooks账户'1234'的引用无效。QuickBooks错误消息：无效的参数。指定的记录在列表中不存在。"
• "Message=AuthenticationFailed; errorCode=003200; statusCode=401"
• "字符串长度短于或长于规范支持的长度"
• "不支持的功能"
• "在账单中对QuickBooks账户"XCG-TAX"的引用无效。QuickBooks错误消息：无效的参数。"
• "警告：位置账户号码未在XtraCHEF中分配。账单已推送到QuickBooks Online，但未分配任何类别。"
• "支付 'XXXXX' 在QuickBooks中不存在。"
• "无效的账户类型：在继续之前，请检查您的账户详细信息。您可能需要为您的交易选择不同类型的账户。"
• "QuickBooks连接未建立。"
• "QuickBooks错误信息：位置0没有行。"
• "账户期间已关闭，无法通过服务API更新。"
• "账单中对QuickBooks AP账户 "XXXX" 的引用无效。QuickBooks错误消息：无效的参数。指定的记录在列表中不存在。"
• "发票未处于完成状态"
• "对象引用未设置为对象的实例"
• "重复发票"

"对QuickBooks供应商 "供应商名称" 的引用无效。 QuickBooks错误消息：无效的参数。或 供应商 '供应商名称' 在QuickBooks中不存在。"

此类错误是由于租户供应商代码与QuickBooks中列出的供应商名称或 "显示名称" 不匹配。要解决此问题，您必须在xtraCHEF的 供应商 中更正供应商代码，以匹配QuickBooks中列出的内容。

完成以下步骤：

1. 从 xtraCHEF 的左侧菜单栏中选择 供应商。
2. 搜索特定的供应商。
3. 选择您希望更新的 供应商代码。
4. 确保 xtraCHEF 和 QuickBooks 中的供应商代码相同。要查看此字段，请在 QuickBooks 中编辑供应商信息。
   1. QuickBooks Online:供应商代码应与 显示名称字段匹配。
   2. QuickBooks Desktop:供应商代码应与 供应商名称在桌面中匹配。
5. 一旦供应商代码更新，您可以从 提取监视器 或 搜索发票 中重新提取失败的文件。

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"警告：位置账户号码未在XtraCHEF中分配。账单已推送到QuickBooks Online，但未分配任何类别。"

xtraCHEF仅具有基于位置的类别分配。按照以下步骤提取带有类别分配的发票。

1. 首先，从QuickBooks Online或QuickBooks Desktop导入类别到xtraCHEF。如果您已经导入，可以忽略此步骤。
2. 在xtraCHEF中，导航到齿轮图标 > 位置。
3. 选择编辑 位置详情。
4. 在账户号码字段中，输入类别名称。确保您输入类别名称而不是参考号码。
5. 一旦班级被分配，您的发票将反映相关的班级名称。注意：如果启用了位置和班级跟踪，则账户号码将与您会计系统中的位置同步。

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"付款 'XXXXX' 在 QuickBooks 中不存在。"

当在 xtraCHEF 中输入的付款信息与在 QuickBooks 中输入的信息不匹配时，会出现此错误消息。要解决此问题，请导航到 QuickBooks > 设置> 所有列表 > 付款方式。然后，验证在 名称 列中输入的信息是否与在 xtraCHEF 中输入的信息完全匹配。

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"无效的账户类型：在继续之前，请检查您的账户详细信息。您可能需要为您的交易选择不同类型的账户。"

登录 QuickBooks 并验证 GL 账户类型和代码是否与在 xtraCHEF 中指定的匹配。如果不匹配，请相应更新。一旦进行了更改，请在 xtraCHEF 中重新提取发票，路径为 搜索发票。 

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"QuickBooks 连接未建立。"

您必须先将 QuickBooks 连接到 xtraCHEF。阅读 xtraCHEF：开始使用 QuickBooks 在线集成 或 xtraCHEF：开始使用 QuickBooks 桌面集成。

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"QuickBooks 错误消息：在位置 0 没有行。"

这种类型的错误表示没有为收据分配付款方式。每当在 RC（收据）文档类型下处理发票时，必须分配付款方式以将发票提取到 QuickBooks。
 

分配付款方式：

1. 在xtraCHEF中选择搜索发票。
2. 输入发票号码。
3. 然后选择搜索>查看详情>编辑发票>付款详情。
4. 在付款详情选项卡中，从下拉菜单中选择正确的付款方式。
5. 选择提交发票。

一旦付款方式被分配，您可以重新提取所有失败的发票，以便它们在QuickBooks中反映。

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"会计期间已关闭，无法通过服务API更新。"

由于发票日期的会计期间已关闭，此发票未被提取。 如果您需要从QuickBooks提取发票，可以将发票日期更新为当前会计期间。
 

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"在账单中对QuickBooks AP账户"XXXX"的引用无效。QuickBooks错误消息：无效的参数。指定的记录在列表中不存在。"

当GL代码信息不匹配时，会出现此错误消息。请确保xtraCHEF和QuickBooks中列出的GL代码是相同的。
 

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"发票未处于完成状态"

要解决此问题，您必须将发票状态从"待处理"更改为"已处理"。
 

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"对象引用未设置为对象的实例"

首先，确保GL代码和类别、供应商代码以及发票状态已分配给发票。

• 如果没有缺失信息，请重新提取发票。 
• 如果在重新提取后仍然遇到相同的错误消息，请联系客户服务。

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"重复发票"

此类错误表示相同的发票号码已被提取到您的QuickBooks中。检查您的会计软件，看看相同的发票号码是否已经存在。

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