Generar descansos para empleados en Toast

En este artículo:

• Revisa, edita o activa un tipo de descanso existente
• Crear un nuevo tipo de descanso
• Seguir descansos no tomados en Toast Web
  • Reglas básicas
  • Reglas avanzadas
  • Renuncias al descanso
• Reconocimiento de descansos en un dispositivo POS
• Informe de descansos
• Recursos adicionales

Revisa, edita o activa un tipo de descanso existente en Toast Web

Cuando te unes a Toast, ya hay dos descansos creados previamente en el sistema: Descanso no pago (duración de 30 minutos) y Descanso pago (duración de 10 minutos).

• Puedes revisar la configuración de estos dos descansos en Employees > Gestión de plantilla horaria > Tipos de descanso y seleccionar el nombre de cada descanso. Se recomienda editar o verificar la configuración de estos descansos antes de activarlos y permitir que el personal los utilice.
• Edita un tipo de descanso seleccionando su nombre en la página Descansos.
• Para activar uno o ambos descansos predeterminados, selecciona Sí en la configuración activa. Luego, guarda y publica.

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Crear un nuevo tipo de descanso en Toast Web

1. En Toast Web, ve a Empleados > Administración de plantilla horaria > Tipos de descanso.
2. Selecciona + Agregar para crear un nuevo descanso.
3. Agrega la siguiente información para el nuevo descanso:
   1. Ingresa un nombre del descanso. El campo Descripción es opcional.
   2. Selecciona el tipo de descanso:
      1. Los descansos pagados seguirán pagando salarios mientras el empleado esté en descanso.
      2. Los descansos no remunerados pausarán la acumulación salarial hasta que termine el descanso.
   3. Selecciona si este descanso está activo o no (es decir, si un empleado puede seleccionarlo cuando comienza su descanso).
   4. Ingresa la duración (mín.) del descanso.
      1. En caso de descanso remunerado, si un empleado supera la duración especificada, el sistema no registrará su salida y se seguirá pagando el tiempo adicional. La duración no es la misma que la obligatoria. Por ejemplo, si el descanso pago de tu empleado es de 10 minutos, pero no finaliza hasta que hayan pasado 20 minutos, se le pagará por uno de 20 minutos.
   5. Aplicar tiempo mínimo: Cuando se activa, los empleados no pueden finalizar sus descansos hasta que se complete la duración que configuraste.
      1. Si un empleado finaliza su descanso antes de que finalice su duración, podría considerarse no tomado.
         
          
         
         
4. La configuración restante es opcional. Consulta más información sobre cada una de ellas en las secciones a continuación:
   1. Registrar descansos no tomados: Si se activa esta opción, también aparecerán las siguientes configuraciones:
      1. Selecciona una regla de intervalo de descanso: Básica o avanzada
      2. Frecuencia de descansos (hh:mm): Solo reglas básicas
      3. Incluir límite de descanso: Solo reglas básicas
      4. Activar renuncias: Solo reglas avanzadas
   2. Confirmación de descanso del empleado
5. Guarda y publica los cambios.

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Seguir descansos no tomados en Toast Web

Puedes elegir hacer un seguimiento de si un empleado se ha tomado un descanso específico. Por ejemplo, si tu estado exige que un empleado tome un descanso para comer no remunerado entre el comienzo de su turno y una cierta cantidad de horas trabajadas (y posiblemente deba tomarlo dentro de las horas especificadas antes del turno), ahora puedes configurarlo y hacer un seguimiento en Toast Web.

1. Ve a Empleados > Gestión de la plantilla horaria > Tipos de descanso y selecciona el nombre del descanso para abrir la configuración.
2. En la parte inferior, activa Seguimiento de descansos no tomados (si aún no está activado).
   1. Cuando se active, los empleados que no tomen su descanso aparecerán en el informe de gestión de entradas de tiempo (Informes > Trabajo > Gestión de entradas de tiempo). Verás todos los detalles de los descansos no tomados, tomados y renunciados aquí.
3. Para comenzar, selecciona una regla de intervalo de descanso:
   1. Regla básica: Se usa para realizar un seguimiento de los descansos que ocurren después de una cantidad específica y repetida de horas. Por ejemplo, un empleado tiene que tomar un descanso cada cinco horas, independientemente de cuántas horas haya trabajado o vaya a trabajar.
   2. Reglas avanzadas: Ayuda a hacer un seguimiento de los descansos cuando son más condicionales, como basarse en cuánto tiempo ha trabajado el empleado o cuántos descansos anteriores ha tomado.
      1. Por ejemplo, si un empleado está programado para trabajar seis horas y quieres que se tome un descanso antes de que finalice su quinta hora trabajada. Otro ejemplo, el empleado recibe dos descansos, pero solo si trabaja diez o más horas.

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Reglas básicas

Usa reglas básicas para aplicar una regla de intervalo a todos los descansos durante un turno.

1. Frecuencia de descansos (hh:mm): Es el tiempo que pasa entre los descansos. El banner azul se actualizará a medida que se cambie este campo. Úsalo para comprobar tu trabajo.
   1. Un descanso debe comenzar un minuto antes del final de este intervalo para contarse como “tomado”. Por ejemplo, si este campo se configura en 5:00 horas, el empleado deberá comenzar su descanso dentro de las 4 horas y 59 minutos posteriores a la entrada para que se cuente como “tomado”.
   2. Si el empleado no toma su descanso dentro de este plazo, aparecerá como no tomado en el informe de gestión de entradas de tiempo (Informes > Trabajo > Gestión de entradas de tiempo).
2. Incluir límite de descanso: Si tu empleado solo debe tener derecho a un descanso (especialmente el primero) después de trabajar una cierta cantidad de horas, deberías agregar un umbral aquí. Si el empleado trabaja menos horas de lo mínimo, el descanso no se registrará como “no tomado” en el informe de gestión de entradas de tiempo.

Ejemplo de regla de descanso básico:

Si quieres que tus empleados tomen un descanso remunerado de 10 minutos cada cuatro horas, pero también quieres que solo sean elegibles para este descanso después de trabajar dos horas, la configuración de seguimiento de descansos podría configurarse como aparece en la captura de pantalla a continuación. Si se configura esta configuración, los empleados deberían comenzar su descanso cada 3 horas y 59 minutos de trabajo para que se registre como “tomado” en lugar de “no tomado”.

Solo con fines ilustrativos

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Reglas avanzadas

Usa reglas avanzadas para aplicar reglas de intervalo personalizadas a cada descanso elegible durante un turno.

1. Para las reglas de descanso avanzadas, hay una opción para habilitar las renuncias para tus empleados. Activar la opción Activar renuncias permite a los empleados renunciar voluntariamente a un descanso para el que son elegibles dentro de un plazo especificado. Las reglas de exención pueden estar sujetas a las leyes laborales locales, estatales o federales. Consulta a un profesional de RR. HH. u otro profesional antes de activar la funcionalidad de renuncia.
   1. Si planeas habilitar las renuncias para una configuración avanzada de descansos, lo mejor es hacerlo antes de empezar a calcular los intervalos de descanso. Crear reglas de descansos avanzados con renuncias activadas requerirá que agregues un valor adicional específico para la renuncia.
   2. Nota: La función de confirmación de descanso no puede usarse si están activadas las renuncias. 
2. Una vez que hayas elegido activar o no las renuncias, puedes comenzar a ingresar valores para “Seguimiento desde” y “Seguimiento hasta” (y Excluible hasta, si corresponde).
   1. Las reglas avanzadas te permiten crear descansos múltiples, pero cada descanso debe configurarse individualmente. Una vez que hayas agregado valores para una fila, selecciona + Agregar intervalos para el siguiente descanso a fin de agregar una nueva fila/descanso.
3. Obtén más información sobre cada campo de intervalo a continuación: 
   1. Seguimiento desde: Este campo define la cantidad mínima de tiempo que un empleado debe trabajar antes de que el sistema comience a hacer un seguimiento de si se pierde un descanso. Los empleados aún pueden tomar descansos antes de esta hora.
      1. Por ejemplo, un valor de “Seguido desde” de 0:00 inicia el seguimiento del descanso no tomado al registrar la entrada.
      2. Como otro ejemplo, un valor de seguimiento de 2:00 demora el seguimiento de descansos no tomados hasta que se completen dos horas de trabajo.
   2. Seguimiento hasta: Este campo refleja cuántas horas habrá trabajado el empleado antes del descanso y se registrarán como “no tomadas”. Un descanso debe comenzar un minuto antes del final de este intervalo para contarse como “tomado”.
      1. Por lo tanto, si este valor es 5:00, el empleado tendrá que comenzar su descanso a las cuatro horas y 59 minutos, o antes, después de registrar su entrada.
      2. Nota: Al agregar una segunda fila/descanso, el campo Seguimiento desde no será editable. Este valor se transfiere automáticamente desde el campo “Seguimiento hasta” del descanso anterior, ya que un empleado no puede ser responsable de dos descansos al mismo tiempo.
   3. Eximible hasta el: Este campo define el período de tiempo después del seguimiento hasta el cual se puede renunciar al descanso en lugar de marcarlo como “no tomado”. Se realiza un seguimiento hasta que se determina cuándo un descanso normalmente se marcaría como “no tomado” si no se ha tomado. Si puede renunciarse hasta que se configure y el empleado es elegible para renunciar al descanso, el sistema evalúa el tiempo trabajado entre el seguimiento y el abandono hasta que se determine si el descanso debe registrarse como “renunciado” en lugar de “no tomado”. Después de renunciar hasta alcanzar el tiempo, el descanso ya no se puede renunciar y se marcará como “no tomado” si no se ha tomado.
      1. Como ejemplo, supongamos que Tracked from se configuró en 2:00, Tracked until se configuró en 4:00 y Waivable until se configuró en 6:00. El seguimiento del descanso no tomado comienza después de que el empleado haya trabajado dos horas. Si el empleado no toma un descanso de seis horas totales trabajadas, el descanso se registra como “renunciado” si se cumplen las condiciones de renuncia. Si no se cumplen las condiciones de renuncia, el descanso se registra como “no tomado”.

Ejemplo de regla de descanso avanzado:

Si quieres que tus empleados tomen un descanso para comer no remunerado cada cinco horas, pero les permites renunciar voluntariamente a su descanso si su turno es inferior a una cantidad específica de tiempo, la configuración de seguimiento de descansos podría configurarse como aparece en la captura de pantalla a continuación:

Solo con fines ilustrativos

Además, si quieres ofrecer a tus empleados un descanso de 10 minutos de descanso remunerado cada seis horas, pero deben trabajar tres horas y 30 minutos antes de ser elegibles para este descanso, este podría ser el aspecto de tu configuración:

Solo con fines ilustrativos

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Renuncias al descanso

Muchos estados tienen mandatos de descansos, pero solo algunos permiten renuncias a estos. Cuando se configura un descanso con renuncias activadas, los empleados pueden renunciar a su descanso en determinadas circunstancias. Consulta con un profesional de RR. HH. para decidir qué configuración de descansos es la mejor para tu negocio en función de los requisitos estatales y locales.

Cuando la opción Activar renuncias está activada para una regla avanzada, puedes elegir usar el idioma de renuncia predeterminado de Toast seleccionando No, o puedes proporcionar tu propio texto de renuncia personalizado seleccionando Sí. 

Los empleados pueden optar por renunciar a un descanso al comienzo de su turno, pero tomarlo cuando sean elegibles (según tu configuración). La renuncia les reserva el derecho de no tomar su descanso. Adicionalmente:

• Si el empleado no renuncia al descanso al comienzo del turno, pero no lo toma, se registrará como “no tomado” en Toast Web.
• Un empleado no puede cambiar la respuesta a su renuncia después de haber respondido durante el registro de entrada.
• Descubre cómo los empleados encontrarán renuncias a los descansos en Registrar entrada y salida para turnos y descansos.

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Reconocimiento de descansos en un dispositivo POS

Hay dos condiciones para romper el reconocimiento:

• La confirmación de descanso solo puede usarse cuando está activada la función Reposos no tomados.
• La confirmación de descanso no puede usarse si está activada la opción Activar renuncias (reglas avanzadas).

La configuración de aceptación de descanso del empleado tiene dos partes y ambas están activadas a la vez:

• Confirmación de descanso: Pregunta si un empleador le pidió a un empleado que tomara su descanso. Esto solo aparece para los empleados cuando un empleado toma su descanso de acuerdo con las reglas que configuraste arriba.
• Confirmación de descanso perdido: Una pregunta sobre por qué un empleado no tomó su descanso. Esto solo aparece para los empleados cuando no toman un descanso obligatorio según las reglas que configuraste arriba.

Cuando se activa la confirmación de descanso, puedes elegir usar el mensaje predeterminado de Toast o tu propio mensaje personalizado para ambos tipos de confirmación. Selecciona “Sí” para cada opción de ingresar tu propio texto. El idioma predeterminado para las preguntas de agradecimiento es:

• Descanso observado: ¡Bienvenido de nuevo! ¿Tu empleador te pidió que tomaras este descanso?
• Descanso no tomado: Al parecer, no tomaste un [nombre del descanso] de al menos [duración del descanso] minutos entre la/s [hh:mm a. m./p. m.] y la/s [hh:mm a. m./p. m.]. ¿Omitiste voluntariamente tu [nombre del descanso] durante este tiempo?

Cuando se active esta opción, los empleados verán un mensaje cuando registren su entrada después de un descanso, dependiendo de si observaron el descanso como obligatorio o se perdieron el descanso. Si un empleado está en un descanso y registra la salida (a través de la pantalla del reloj o una reseña del turno), seguirá viendo este mensaje, incluso si tiene el permiso 3.15 Finalizar descansos tempranos. No se puede editar una respuesta.

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Informes de descansos

Los informes de descansos se pueden encontrar en Informes > Trabajo > Gestión de entradas de tiempo. El informe de gestión de entradas de tiempo es el único informe en el que hay detalles de descansos renunciados disponibles, por lo que recomendamos usarlo como informe de descansos principal.

Dentro de este informe, puedes encontrar los detalles de la renuncia al descanso seleccionando el botón Columnas y marcando la casilla de los datos que deseas:

• La columna Duración del descanso se mostrará si el descanso se perdió o se renunció a él.
• La columna Renuncia al descanso muestra la respuesta de un empleado a la renuncia y el momento en que tomó su decisión.
• La columna Respuesta al descanso muestra la respuesta de confirmación del descanso.

Algunas notas adicionales sobre los descansos no tomados y no tomados:

• De manera similar a como se muestran los descansos no tomados en la columna Duración del descanso, los descansos renunciados también se reflejan allí.
• Si un descanso se identifica como renunciado, la columna Duración del descanso mostrará Renunciado en lugar de Perdido.
• Cuando se renuncia a un descanso, la columna Renuncia al descanso registra tanto la respuesta del empleado como el tiempo en que se envió la renuncia.
  • Nota: Si no ves estos datos en el informe, selecciona el botón “Columnas” y asegúrate de que la opción “Duración del descanso” o “Renuncia al descanso” esté seleccionada.
• Si el sistema de Toast registra automáticamente la salida de un empleado (normalmente a las 4:00 a. m.) y activa el seguimiento de descansos no tomados, Toast registrará los descansos no tomados según los tiempos de entrada y salida registrados. No es posible registrar confirmaciones de descansos no tomados que estén asociados con una salida automática.

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Recursos adicionales

• Gestionar descansos en Toast Web
• Registrar entrada y salida para turnos y descansos
• Editar entradas de registros de entrada y salida de los empleados
• Gestionar adherencia de descansos en dispositivos móviles

Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Comunícate con un abogado u otro profesional para recibir asesoramiento.