Primeros pasos con los pedidos digitales

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Toast Classroom: Primeros pasos con los pedidos digitales

Controla tus ganancias y las relaciones con los clientes: ofrece a tus clientes la posibilidad de retirar sus pedidos o solicitar el envío directamente a cargo tuyo, sin comisiones.

Inicia sesión en Toast Web y selecciona el botón a continuación para ver una descripción paso a paso de la configuración de los pedidos digitales en tu cuenta de Toast. Deberás seguir la lista de verificación de incorporación, que también incluye la configuración de los envíos. 

En este artículo:

Configurar tu menú de pedidos digitales

Primero, deberás optimizar tu menú para los pedidos digitales. Es común tener menús, grupos o artículos que no se pueden pedir en línea, por lo que deberás configurar la disponibilidad de los artículos del menú.
 

Para hacer cambios en la disponibilidad de los artículos de tu menú, usa el siguiente flujo de trabajo.
 

1. Inicia sesión en y ve a Menús > Gestión de menús > Gestor de menús.
2. Selecciona el menú que quieres modificar. 
3. El panel de configuración del menú aparecerá en el lado derecho de la pantalla. Desplázate hacia abajo hasta la sección Visibilidad del canal y asegúrate de que la opción Pedidos digitales, aplicación Toast para llevar esté activada para cualquier menú que deba ser visible para Pedidos digitales Toast. .
4. Selecciona Guardar y Publicar todos los cambios para completar la configuración. 
5. Repite los pasos anteriores para gestionar la configuración de visibilidad de todos los menús, grupos de menús, artículos del menú y grupos de modificadores. 

Nota: A medida que empieces a tomar pedidos digitales, te recomendamos revisar tu para asegurarte de que el cálculo de la capacidad de tu cocina esté contabilizando los pedidos digitales.

Seleccionar tu configuración de pedidos digitales

Una vez que hayas activado el envío automático de pedidos en un dispositivo en la ubicación de tu restaurante, puedes seleccionar tu configuración de pedidos digitales preferida. 

Nota: Esta configuración se hace en Toast Web. Te recomendamos completar estos pasos en Toast Web para tu restaurante mientras sigues esta guía simultáneamente. 

Activar los pedidos digitales

Para poder aceptar pedidos digitales, primero debes activarlos. Aquí también puedes posponer o desactivar temporalmente los pedidos digitales si es necesario. 

1. En Toast Web, ve a Comida para llevar y envío > Disponibilidad >Pedidos digitales.
2. A continuación, busca el encabezado Activar/desactivar pedidos digitales y selecciona Aceptar pedidos digitales en la opción de configuración Aceptar pedidos digitales. 
   
   
3. Luego, guarda y publica los cambios.

Los pedidos digitales quedarán habilitados y tus clientes podrán realizar pedidos en el horario que estés abierto. 

Opciones del modo de aprobación para pedidos digitales

La sección Aprobación es donde configuras el comportamiento de los pedidos digitales entrantes y cómo se reciben en tu ubicación. 

• Aprobar manualmente: todos los pedidos entrantes se envían automáticamente al modo Pedidos pendientes en tu POS. Todos los pedidos deberán aprobarse manualmente aquí antes de enviarse a la cocina. 
  • Correos electrónicos de aprobación: Si un cliente realiza un pedido y no se lo aprueba en cinco minutos, se le enviará un correo electrónico donde se le indicará que llame al restaurante para verificar el pedido.

Para acceder a esta pantalla, selecciona la flecha hacia atrás en la esquina superior izquierda del dispositivo y selecciona Pedidos pendientes en la sección Modo del menú del dispositivo. 

En la pestaña Se requiere aprobación, puedes seleccionar los pedidos digitales entrantes enumerados y seleccionar Aprobar en la esquina superior derecha de la pantalla. Una vez aprobados, estos pedidos se enviarán a la cocina. 

• Enviar pedidos directamente a la cocina: todos los pedidos entrantes se envían directamente a la cocina cuando están listos para prepararse. Con esta configuración, no será necesario que apruebes manualmente ningún pedido. Esta es la práctica recomendada por Toast. Ten en cuenta que esta configuración requiere que la opción esté activada en exactamente un dispositivo de Toast. 
• Usar reglas: Esta configuración utiliza reglas preestablecidas para determinar si el pedido debe enviarse directamente a la cocina. Además, los pedidos deben aprobarse mediante el modo de pedidos pendientes, ya que de lo contrario se rechazarán automáticamente. Ten en cuenta que esta configuración requiere que la opción esté activada en exactamente un dispositivo de Toast. 

Si seleccionas Usar reglas como método de aprobación deseado, aparecerá la sección Reglas de aprobación. Puedes elegir las siguientes reglas:

• Umbral de efectivo: los pedidos digitales con pago en efectivo por encima del monto de activación especificado pueden configurarse para requerir aprobación manual o para rechazarse automáticamente.
  • Útil para ubicaciones que no permiten a sus repartidores de envío llevar más de una cantidad específica de efectivo durante su turno.

• Mínimo para crédito: los pedidos digitales con pago con tarjeta de crédito por debajo del monto de activación especificado pueden configurarse para requerir aprobación manual o para rechazarse automáticamente. 
  • Esta opción puede ser útil para ubicaciones que no aceptan pedidos digitales pequeños pagados con tarjetas de crédito. 

• Mínimo para envío: se usa para evitar automáticamente que se realicen pedidos digitales con envío que no alcancen un mínimo total.
  • Se aplica a todos los pedidos con efectivo y con tarjeta de crédito, y puede usarse sola o con las otras dos opciones.

• Monto total: puede usarse para pedidos cuyo total después de impuestos sea igual o superior a este monto específico. 

Opciones de almuerzo y cena para pedidos digitales

El siguiente paso en la configuración de pedidos digitales es establecer las opciones de almuerzo y cena. Esta sección te permite elegir si los comensales podrán hacer pedidos para retiro en la acera, para llevar o con envío desde el menú de pedidos digitales. 

También tienes la opción de agregar un mensaje personalizado para el cliente en los pedidos de comida para llevar, los pedidos con retiro en la acera y los pedidos con envío. 

• Un mensaje de comida para llevar podría ser: “¡Gracias por tu pedido! Busca tu pedido en el mostrador de la izquierda”.
• Un mensaje en un pedido con entrega en la acera podría ser: “¡Gracias por tu pedido! Cuando llegues, haz clic en el siguiente enlace para avisarnos que estás aquí: toasttab.com/curbside/[order-id]”.
• Un mensaje en un pedido con envío podría ser: “¡Gracias por tu pedido! Te llamaremos cuando tu pedido esté en la puerta”.

Una vez configurado, el mensaje personalizado aparecerá en la pantalla de confirmación del pedido y en el recibo electrónico del cliente. 

Nota: Es importante especificar opciones de almuerzo y cena en los campos de arriba. Si la opción Comida para llevar o la opción Envío está configurada como Seleccionar, el horario de pedidos digitales no se mostrará correctamente en la página de horarios de pedidos digitales y los clientes no podrán realizar pedidos utilizando esa opción de almuerzo o cena. 


 

Opciones de selección de meseros (Pedidos digitales Toast)

Los pedidos digitales de Pedidos digitales Toast se pueden asignar a un empleado específico o a la tableta del POS que tiene activado el envío automático de pedidos.

Si se selecciona la opción Asignado por tableta para envío automático, la cuenta siempre se asignará al último empleado que haya ingresado su código de acceso e iniciado sesión en el dispositivo de envío automático de pedidos. Es importante tener en cuenta que los pedidos se asignarán al último empleado que haya ingresado su código de acceso en el dispositivo de envío automático de pedidos, incluso aunque el empleado ya haya registrado su hora de salida.

Nota: Sugerimos configurar un empleado genérico “Pedidos digitales” para que se utilice específicamente con este tipo de pedidos y seleccionarlo como mesero de pedidos digitales. De esta manera, se asignará automáticamente este mesero a todos los pedidos digitales, independientemente de quién inicie sesión en el dispositivo de envío automático. Para ver una descripción guiada de esta configuración en tu cuenta de Toast, inicia sesión en tu cuenta de Toast Web y haz clic en el botón que aparece a continuación.
 

O bien, consulta este artículo de Toast Central sobre . 
 

Opciones de selección de meseros (pedidos externos programados)

Si tu restaurante utiliza canales de pedidos externos y tiene pedidos programados (pedidos configurados para prepararse en un futuro), es posible que esos pedidos no se asignen automáticamente a un mesero en Toast. Si dependes de la asignación de meseros para el seguimiento o el informe de las propinas, te recomendamos una de las siguientes opciones:

• Asigna un mesero predeterminado para los pedidos digitales en tu configuración de Toast Web.
• Asigna manualmente un mesero al pedido después de recibido.
  
  Nota: Los pedidos de la aplicación para dispositivos móviles de la marca siguen la misma configuración de asignación de meseros que los pedidos de terceros.  
  
  

Asignar centros de ingresos a pedidos digitales

Los pedidos digitales se pueden asignar a un centro de ingresos nuevo o existente, lo cual es útil si deseas que se informen de forma independiente de otras áreas de generación de ingresos. Dado que los centros de ingresos te ayudan a segmentar tus fuentes de ingresos en el restaurante, te recomendamos crear un centro de ingresos llamado “Pedidos digitales”. Para ver una descripción guiada de esta configuración en tu cuenta de Toast, inicia sesión en Toast Web y haz clic en el botón que aparece a continuación.
 

1. En Toast Web, ve a Atención al público > Mesas y secciones > Centros de ingresos.
2. Selecciona + Agregar para crear y nombrar el centro de ingresos de pedidos digitales. 
3. Guarda y publica los cambios. 

Ahora que creamos el centro de ingresos “Pedidos digitales”, puedes asignarle pedidos digitales. Usa el siguiente flujo de trabajo para hacerlo:

1. Ve a Comida para llevar y envío > Disponibilidad > Pedidos digitales.
2. Desde allí, busca el encabezado Centro de ingresos y, en el menú desplegable Asignación del centro de ingresos, selecciona Pedidos digitales. 
   
   

Ahora, en los informes de ventas, todos los pedidos digitales aparecerán en el centro de ingresos designado para pedidos digitales.

Los pedidos digitales también se pueden asignar a centros de ingresos existentes. Por ejemplo, si ya tienes un centro de ingresos para pedidos de comida para llevar y envío, y quieres que los pedidos digitales estén dentro de ese centro de ingresos, puedes asignarle también tus pedidos digitales. 


 

Solicitudes especiales de pedidos digitales

A continuación, verás el encabezado Solicitudes especiales. Aquí es donde puedes permitir que los clientes agreguen solicitudes especiales a artículos individuales del menú al hacer un pedido digital. Un ejemplo de solicitud especial podría ser un cliente que pidiera una porción extra de salsa. 

Puedes personalizar el mensaje en el cuadro de texto expuesto al cliente. Esto es lo que verá el cliente antes de ingresar su solicitud especial. Por ejemplo, “Sin sustitutos. Las adiciones pueden costar extra”. 
 

Nota: Las solicitudes especiales se aplican a todos los artículos del menú y no se pueden especificar para artículos específicos del menú en este momento. Actualmente, no hay otra forma de agregar un campo de solicitud de respuesta abierta para los pedidos digitales. 


 

Opciones de pago de los pedidos digitales

Las opciones de pago de pedidos con entrega te permiten determinar si los clientes pueden pagar en el local o en línea, y qué formas de pago pueden utilizar. 
 

1. Ve a Comida para llevar y envío > Disponibilidad > Pedidos digitales.
2. En la sección Opciones de pago de pedidos con entrega, selecciona las opciones de pago en efectivo o con tarjeta de crédito que desees ofrecer a los clientes.  
3. Guarda y publica los cambios.
   
   

También puedes permitir o desactivar las propinas con tarjeta de crédito. Si seleccionas Permitir propinas, los clientes que hacen pedidos digitales podrán agregar una propina al pedido al pagar con tarjeta de crédito. Nota: En este momento, los clientes no pueden dividir el pago de un pedido digital (p. ej., pagar el pedido con dos tarjetas de crédito diferentes).


 

Opcional: Configurar el envío con tus propios repartidores o con Servicios de entrega de Toast

Si eliges ofrecer envío para los pedidos digitales realizados en tu restaurante, deberás configurar el envío o con . Esto se puede hacer desde la sección Otra configuración de Toast Web en la página Comida para llevar y envío. 

Nota: No puedes usar la opción “Envío con tus propios repartidores” si te registraste en Servicios de entrega de Toast. No puedes alternar entre los dos servicios.

Si no deseas ofrecer envío para pedidos digitales, continúa con el siguiente paso. 

Configurar un dispositivo de envío automático a cocinar para pedidos digitales

Para recibir pedidos digitales, deberás activar Envío automático de pedidos a cocinar en solo UN dispositivo en la ubicación del restaurante. El envío automático de pedidos a cocinar es una configuración dentro del POS de Toast que gestiona los horarios y los pedidos digitales para enviarlos automáticamente a cocinar cuando estén listos. El envío automático de pedidos a cocinar debe estar activado para que el restaurante pueda recibir pedidos digitales directamente en la cocina. 

Activar el envío automático de pedidos a cocinar en Toast Web para pedidos digitales

1. Si seleccionas Enviar pedidos directamente a cocina o Usar reglas como método de aprobación para pedidos digitales, se te solicitará que selecciones un dispositivo de envío automático. Selecciona Actualizar para continuar.
   
   
   
   
2. Toast recomendará un dispositivo de POS configurado para el envío automático a cocinar. Selecciona Actualizar para continuar o selecciona otro dispositivo de la lista si lo deseas.
   
   
   
   
3. El dispositivo seleccionado aparecerá junto a Selección actual.
4. Guarda y publica para finalizar los cambios. 

Activar el envío automático de pedidos a cocinar en un dispositivo de POS para pedidos digitales

1. En el menú principal de la aplicación Toast en el dispositivo que deseas usar para pedidos digitales, ve a Configuración > Configuración del dispositivo.
2. Selecciona Envío automático de pedidos a cocinar. 
3. En la opción ¿Este dispositivo gestiona pedidos programados o aprueba automáticamente algún pedido digital?, selecciona Sí y, luego, selecciona Continuar. 

Configurar los horarios de los pedidos digitales para Pedidos digitales

A continuación, puedes configurar los horarios que deseas designar a los pedidos digitales. Por ejemplo, si los clientes pueden hacer pedidos digitales en tu restaurante entre las 10:00 a. m. y las 10:00 p. m., pero dejan de estar disponibles a partir de las 10:00 p. m., esta es la sección donde puedes configurar esa restricción. También podrás configurar diferentes horarios de comida para llevar y envío para cada día de la semana si es necesario. Para ver una descripción guiada de esta configuración en tu cuenta de Toast, inicia sesión en Toast Web y selecciona el botón que aparece a continuación. 
 

Nota: Configurar los horarios de los pedidos digitales es diferente a configurar los horarios de tu restaurante. De manera predeterminada, se utilizarán los horarios de operación del restaurante, pero Toast recomienda revisar este horario antes de configurar los horarios de pedidos digitales para asegurarse de que los horarios sean compatibles. 

Para configurar los horarios de servicio para pedidos digitales:



 

1. Ve a la página Comida para llevar y envío que se encuentra en el lado izquierdo de Toast Web. Busca la sección Horarios de pedidos digitales en la página. zona horaria
2. En el encabezado Horarios de pedidos digitales, selecciona el ícono del lápiz para hacer cambios en el día de la semana, o usa el botón de dos posiciones para activar o desactivar los pedidos ese día.
   
   
   
   
3. Si seleccionas el botón + Agregar intervalo, puedes agregar intervalos de tiempo para adaptar el horario a los picos de mayor actividad de un día específico.
4. Para aplicar el mismo horario a otros días de la semana, selecciona los días correspondientes debajo de Aplicar este horario a otros días. 
5. Los horarios también se pueden editar para incluir los días en que no abres, para lo que deberás marcar la casilla de verificación Cerrado todo el día. 
6. Luego, selecciona Actualizar para guardar los cambios.
   
   
   
   
7. Puedes seleccionar + Agregar anulación para agregar horarios personalizados en fechas específicas, por ejemplo, durante las fiestas.
8. También puedes personalizar el horario de corte para que tus clientes realicen un pedido digital, en función de cuándo cierre tu restaurante. Para obtener más información, consulta la sección Ajustar horario de corte de pedidos en el artículo de Toast Central .
9. Si quieres permitir que tus clientes programen un pedido para una fecha futura, consulta el artículo de Toast Central para obtener más detalles sobre la configuración.

Las anulaciones se aplican a la opción de almuerzo o cena, que se configura en Toast Web . Por ejemplo, si se configura una anulación para “Comida para llevar y envíos externos”, la anulación se configurará para retiro (incluido el retiro en la acera), Servicios de entrega de Toast e integración de terceros (Uber Eats, DoorDash y Grubhub). No se configurará automáticamente para “Envío propio”. Obtén más información en la sección Anulaciones de horarios del artículo de Toast Central .

Nota: En la vista del cliente, el horario del restaurante que figura en la sección Más información será el horario de retiro y envío del restaurante con información adicional, como horarios de atención y número de teléfono.  Por lo tanto, si los pedidos digitales están desactivados o se realizan fuera del horario de pedidos digitales que se indica, pero tu restaurante aún está abierto para consumo en el local, tu página de pedidos digitales aparecerá como “cerrada”, aunque el restaurante en sí se mostrará como “abierto” en la sección Ver horas de tu página de pedidos digitales. 
 

Personalizar la página de pedidos digitales

Puedes personalizar la página de pedidos digitales con el logotipo de tu restaurante y una URL de Toast Tab. 


 

1. En Toast Web, ve a “Comida para llevar y envío” y selecciona Información del restaurante en la sección Pedidos digitales Toast, debajo de Configuración relacionada.
   
   
   
   1. Logotipo del restaurante: selecciona Elegir imagen y sube la imagen que quieras usar como logotipo de tu restaurante. La imagen debe ser un archivo PNG.
      1. Consejo de profesionales: para obtener resultados óptimos, se recomienda usar una imagen cuadrada que tenga al menos 180 píxeles por 180 píxeles. 
   2. Imagen de banner: selecciona Elegir imagen para subir la imagen del banner. Debe ser un archivo PNG. Esta es la imagen principal que aparece en tu sitio de pedidos digitales.
   3. Crea la URL de tu página de Toast Tab: este es tu sitio web de pedidos digitales. La URL comienza con http://www.toasttab.com/, pero el resto lo eliges tú. Este es el enlace que usarás para dirigir a tus clientes a tu sitio de pedidos digitales. 
      
      
      
      
2. Después de subir las imágenes, guarda y publica los cambios. 

Para obtener más información sobre cómo personalizar tu sitio de pedidos digitales, consulta el artículo de Toast Central .


 

Realizar un pedido digital de prueba

Prácticas recomendadas para los pedidos de prueba

• Evitar costos: Asegúrate de anular o cancelar los pedidos de prueba después de verificar la funcionalidad para evitar incurrir en costos.
• Modo de transacción de prueba: Usa el modo de transacción de prueba para omitir cargos mientras pruebas diferentes situaciones de pago.

Realizar el pedido de prueba

Una vez que hayas terminado de configurar tu sitio de pedidos digitales, es recomendable que realices un pedido de prueba para asegurarte de que las opciones de aprobación e impresión de pedidos digitales estén correctamente configuradas. Para hacer un pedido de prueba, notifica primero a tu personal que vas a hacer un pedido que no deseas que se prepare en la cocina. Luego, sigue los estos pasos:
 

1. En Toast Web, ve a “Comida para llevar y envío” y selecciona Configuración de pedidos digitales en la sección Pedidos digitales Toast, debajo de Configuración relacionada.
2. Luego, desplázate hacia abajo hasta Opciones de pago de pedidos para llevar o envío y activa Efectivo, para lo que deberás seleccionar la casilla de verificación.
   
   
   
3. Guarda y publica los cambios.
4. Luego, ve a la URL de pedidos digitales en una pestaña diferente y selecciona artículos de tu menú para agregarlos al carrito, tal como lo haría un cliente.
   1. Nota: En el pedido de prueba, asegúrate de seleccionar una opción de almuerzo o cena que tenga activado el efectivo como opción de pago. También recomendamos seleccionar una variedad de artículos y modificadores para verificar que todas las estaciones de preparación generen la impresión correctamente. 
5. Selecciona Pagar y sigue las indicaciones que aparecen en pantalla. Cuando llegues a la sección Método de pago, selecciona Efectivo. 
6. Si tienes algún descuento activo con un código promocional que deseas probar, ingresa el código en el campo Código promocional. 
7. Luego, si tienes activadas las propinas para pedidos digitales, puedes seleccionar una opción de propina recomendada antes de enviar el pedido. 
8. Selecciona Enviar para realizar el pedido. Si el pedido se realiza correctamente, recibirás un mensaje de resumen del pedido.
9. Dependiendo del método de aprobación seleccionado, el pedido aparecerá ahora en la pantalla Pedidos pendientes en la pestaña Se requiere aprobación o se enviará automáticamente a la cocina. 
10. Luego, busca el pedido de prueba en el dispositivo del POS y selecciona el menú de más opciones tres puntos en la esquina superior derecha de la pantalla. 
11. Selecciona Anular pedido e ingresa un motivo de anulación válido, si corresponde. 

¿Necesitas repasar cómo anular toda una cuenta? Consulta la sección Anular cuenta completa del artículo de Toast Central

Cuando los clientes realizan pedidos, pueden seleccionar Compra exprés con Toast o Comprar como cliente. En la siguiente pantalla, el cliente deberá ingresar, revisar o editar su información personal y la información de pago antes de enviar el pedido. Cuando el cliente ingrese su número de teléfono, recibirá automáticamente un SMS para autenticar su cuenta de Toast (si tiene una) antes de continuar con su pedido a fin de asegurarse de que todos los pedidos se registren correctamente en su perfil. Los clientes sin una cuenta de Toast deberán crear una cuenta. 

Nota: La opción de compra exprés no está disponible para clientes fuera de los EE. UU. en este momento.

Cuando termines, no olvides regresar a la página Configuración de pedidos digitales y desactivar los pagos en efectivo si no deseas ofrecerlos para los pedidos digitales. Si necesitas hacer algún ajuste adicional, no olvides guardar y publicar los cambios.

¿Quieres obtener más información sobre la configuración de los pedidos digitales y conocer cuáles son las prácticas recomendadas? Consulta . 

Realizar un pedido externo de prueba

Realizar un pedido de DoorDash de prueba

1. Crear un pedido de prueba: usa el portal de DoorDash para crear un pedido de prueba. Opta por comida para llevar en lugar de envío para verificar fácilmente el flujo de trabajo.
2. Verificar apariencia: Asegúrate de que el pedido de prueba se muestre correctamente en el sistema de pantallas de cocina (KDS) o que se imprima un ticket. Si ocurre algún error, en particular con respecto a las opciones de visualización de tickets, revisa la configuración.
3. Ponte en contacto directamente con DoorDash: si necesitas más orientación, ponte en contacto con DoorDash para obtener instrucciones específicas sobre cómo realizar pedidos de prueba.

Realizar un pedido de Uber Eats de prueba

1. Realizar un pedido de prueba: inicia sesión en tu cuenta de Uber Eats y realiza un pedido real como cliente.
2. Opción alternativa: si Uber Eats no admite la funcionalidad de prueba, considera realizar un pedido real tú mismo y reembolsarlo posteriormente, o espera el pedido real de un cliente.

Recursos adicionales para pedidos digitales