Última actualización: 29 jul 2026, 4:02 p.m.
La guía central para la temporada del formulario W-2 en Nómina Toast: quién hace qué, cuándo están disponibles los formularios y a dónde ir para cada tarea W-2.
El formulario W-2 de 2025 está disponible en Nómina Toast el lunes 19 de enero de 2026. Los empleados pueden encontrar su formulario W-2 en la aplicación MyToast, en Pagar > Formularios de impuestos, o en Nómina Toast, en Mi perfil > Impuestos y documentos > Documentos de fin del año. Los empleadores que tienen empleados optaron por un formulario W-2 en papel son responsables de distribuir esos formularios en papel antes del sábado 31 de enero de 2026. Si un formulario W-2 necesita una corrección (nombre, dirección, SSN o monto salarial incorrectos), el usuario de RR. HH.+ del empleador se pone en contacto con el servicio de atención al cliente de Toast. Consulta Corregir errores en un formulario W-2 a continuación.
Usa esta tabla para ir directamente a la sección, artículo complementario o ruta del producto que necesitas. La columna “¿Autoservicio?” te indica si puedes completar la tarea tú mismo o si necesitas ponerte en contacto con el servicio de atención al cliente.
| Lo que necesitas | Dónde ir | ¿Autoservicio? |
|---|---|---|
| Soy empleado y quiero encontrar mi W-2 de 2025 | Consulta Nómina Toast: Encuentra tu formulario W-2 (para empleados) | Sí |
| Soy empleado y perdí mi formulario W-2 en papel | Descarga una copia digital de MyToast o Nómina Toast. Consulta las preguntas frecuentes: Perdí mi formulario W-2 en papel | Sí |
| Necesito un W-2 de un año anterior (2024 o anterior) | Inicia sesión en Nómina Toast y selecciona el año anterior en Mi perfil > Impuestos y documentos > Documentos de fin de año. Consulta las preguntas frecuentes: año anterior W-2 | Sí |
| Soy usuario de RR. HH.+ y necesito descargar formularios W-2 en papel para su distribución | Consulta Nómina Toast: Descargar e Imprimir formularios W-2 (para empleadores) | Sí |
| Soy usuario de RR. HH.+ y necesito una lista de todos los empleados W-2 | Usa el mosaico Empleados que optan por formularios W-2 electrónicos y el botón W-2 en papel en el Tax Center. Consulta Nómina Toast: Descargar e Imprimir formularios W-2 (para empleadores) | Sí |
| El nombre o la dirección de un empleado son incorrectos en su formulario W-2 | Actualiza el perfil del empleado y, luego, Recursos Humanos+ solicita una actualización. Consulta Corregir errores en un formulario W-2. | No (el usuario de HR+ contacta al servicio de atención al cliente) |
| El SSN, salario o monto de impuestos de un empleado es incorrecto en su formulario W-2 | Actualiza el perfil del empleado si es necesario y, luego, Recursos Humanos+ solicita una enmienda (tarifa de USD 250, entre 10 y 12 semanas). Consulta Corregir errores en un formulario W-2. | No (el usuario de HR+ contacta al servicio de atención al cliente) |
| Quiero entender una casilla específica de mi W-2 (casilla 1, casilla 4, etc.) | Consulta Nómina Toast: Entender tu formulario W-2 | Sí |
| Estoy recibiendo un error al declarar impuestos (TurboTax / FreeTaxUSA) | Sí | |
| No puedo acceder a mi W-2 debido a un problema de inicio de sesión o contraseña | Consulta Iniciar sesión en un producto o dispositivo de Toast | Sí |
Un formulario W-2 es un formulario federal presentado ante el IRS y proporcionado a los empleados con su información salarial y los impuestos retenidos de esos salarios durante el año calendario. Este formulario es un documento que las personas utilizan para declarar impuestos anualmente.
En este video de seis minutos, se enseña a los empleados dónde está su formulario W-2 en Nómina Toast y cómo entender la información contenida en él.
Nota: Toast no puede asesorar sobre procesos de retención de impuestos o declaración de impuestos. Tanto los empleadores como los empleados deben consultar a un contador o profesional fiscal si tienen preguntas sobre su situación fiscal.
Estas fechas se aplican a los formularios W-2 del año calendario 2025, que se presentan a principios de 2026.
| Fecha | Qué sucede | A quién afecta |
|---|---|---|
| Martes 6 de enero de 2026 | Último día para hacer cambios que afectarán los formularios W-2 de 2025, incluidas las actualizaciones de los formularios W-4. Cualquier cambio realizado a partir del 7 de enero de 2026 no entrará en vigencia para el año calendario 2025. | Empleados, usuarios de RR. HH.+ |
| Lunes, 19 de enero de 2026 | El formulario W-2 de 2025 se carga en el sistema de Nómina Toast y la aplicación MyToast. Los formularios W-2 impresos en papel de Toast llegan a una ubicación central por negocio en esta fecha o en fechas cercanas. | Todos |
| Sábado 31 de enero de 2026 | Plazo límite de la SSA para entregar o sellar formularios W-2 en papel a los empleados que optaron por usar papel. | Usuarios/empleadores de RR. HH.+ |
Antes del corte del 6 de enero de 2026, completa las siguientes tareas de preparación. Esta lista no es exhaustiva. Ponte en contacto con un CPA o un profesional de impuestos para recibir asesoramiento específico para tu circunstancia.
Los números de Seguro Social (SSN) precisos son cruciales para la declaración de impuestos. Los SSN inexactos o faltantes pueden resultar en declaraciones de impuestos inexactas, declaraciones de impuestos no aceptadas por las agencias tributarias estatales y/o penalizaciones financieras para los empleadores. Consulta Nómina Toast: Política de información del número de seguro social (SSN) para obtener más detalles.
Empleados: Inicia sesión en Nómina Toast. Para verificar tu SSN archivado, ve a Mi perfil > Perfil y selecciona Recuperar SSN. Selecciona Sí por motivos comerciales y, luego, el ícono del globo ocular.
Usuarios de RR. HH.+: Consulta a qué empleados les falta su SSN yendo a Impuestos en Nómina Toast. Localiza cualquier tarea con el formato [Nombre del empleado] que no haya proporcionado su número de seguro social en el Tax Center y usa el enlace Proporcionar para ingresar un SSN en el perfil de un empleado. Anima a tus empleados a verificar su SSN registrado para reducir el riesgo de formularios W-2 inexactos.
Resultado previsto: El SSN del empleado es preciso en Nómina Toast antes del corte del 6 de enero de 2026, por lo que aparecerá correctamente en su formulario W-2 de 2025.
En cualquier momento del año, un empleado puede hacer cambios en la configuración de su formulario federal W-4 u otros formularios fiscales estatales aplicables. Las actualizaciones de los formularios ajustarán los impuestos retenidos de los salarios según la nueva configuración. La configuración actualizada afectará las retenciones en cualquier nómina futura, pero no cambiará las retenciones pasadas. Los montos de impuestos retenidos a lo largo del año aparecen en un formulario W-2.
Empleados: Inicia sesión en Nómina Toast y ve a Mi perfil > Impuestos y documentos > Pestaña Formularios de impuestos. Usa el formulario W-4 con hipervínculos para hacer tus ediciones. Las ediciones del formulario W-4 no son retroactivas, por lo que cualquier edición que realices solo se aplicará a nóminas futuras.
Gerentes y usuarios de RR. HH.+: Por razones de seguridad, solo la persona tiene permitido actualizar su propio formulario W-4.
Resultado previsto: La configuración actualizada del formulario W-4 se aplica a nóminas futuras y las retenciones de impuestos resultantes aparecen en el siguiente formulario W-2.
Cada empleado elige recibir su formulario W-2 en papel o en formato electrónico. Envío electrónico es la selección preferida y predeterminada: es más seguro (el formulario contiene el SSN completo del empleado), se puede recuperar en cualquier momento y no se puede perder ni robar.
Empleados: Para verificar o cambiar tu selección de un formulario W-2 en papel o electrónico, inicia sesión en Nómina Toast y selecciona Ver impuestos y documentos. Selecciona Editar, haz tu selección y firma electrónicamente dentro del cuadro. Esto debe hacerse antes de la última nómina del año impositivo o no entrará en vigencia para ese año.
Gerentes y usuarios de RR. HH.+: Los gerentes pueden editar la elección de un empleado activo en nombre del empleado si van a Informes > Presentación de impuestos > Documentos de fin del año. Selecciona la casilla de verificación para los empleados que deseas editar y el botón Editar en la parte inferior de la página.
Importante: Las empresas son responsables de proporcionar un formulario W-2 en papel a los empleados que no dieron su consentimiento para un formulario W-2 electrónico. Obtén más información sobre las normativas del IRS relativas a la entrega electrónica del formulario W-2 a los empleados.
Resultado previsto: El Método de Envío de cada empleado (en papel o electrónico) se configura antes de la última nómina del año y se bloquea para el W-2 de 2025.
Los usuarios de RR. HH.+ pueden elegir cómo recibirá la empresa los formularios W-2 para los empleados que eligieron una copia en papel: Imprimir los formularios por tu cuenta o hacer que Toast los Imprima por una tarifa más los costos de envío estándar. De cualquier manera, la empresa es responsable de distribuirlos individualmente. Toast no puede enviar correos electrónicos ni formularios W-2 directamente a los empleados porque el formulario contiene el SSN completo del empleado.
Para hacer una selección, ve a Impuestos y ubica el botón de activación en el Tax Center. Puedes cambiar esta configuración a partir de abril de cada año y se bloqueará después de enviar tu última nómina de cada año.
Cuando se configure este botón para Imprimirse, Toast creará archivos PDF que contendrán los formularios W-2 para los empleados que hayan elegido recibir una copia en papel. El 19 de enero de 2026, regresa a Impuestos y selecciona el botón W-2 de papel. Se descargará un archivo PDF con todos los formularios W-2 en papel que puedes Imprimir tú mismo.
Cuando se configura como Correo a negocio, Nómina Toast Imprimirá los formularios por USD 5 por formulario más los cargos de envío estándar y los enviará a la dirección que aparece en esta página. Se entregará un solo paquete de formularios W-2 impresos por cada FEIN. Toast no puede enviar formularios W-2 directamente a tus empleados.
Nota: Este botón no estará disponible si todos los miembros del personal de tu empresa se suscribieron a formularios W-2 electrónicos.
Resultado previsto: El método de impresión está bloqueado antes de la última nómina del año y se aplica a todos los formularios W-2 optados por papel para el año 2025.
Después del 6 de enero de 2026, Toast cierra el año y comienza a presentar y generar formularios W-2. Los formularios W-2 de 2025 se cargan en Nómina Toast y la aplicación MyToast el lunes 19 de enero de 2026.
Puedes colocar un aviso en un área de alto tráfico de tu restaurante sobre cuándo y dónde los empleados pueden acceder a su formulario W-2.
Si optaste por un formulario W-2 en papel, lo recibirás de tu empleador. Hay dos formas de encontrar tu formulario electrónico W-2 a partir del 19 de enero de 2026:
La versión electrónica se puede usar para declarar tus impuestos anuales. Los formularios W-2 electrónicos están disponibles para todos los empleados, independientemente de si optaste por un formulario W-2 electrónico o en papel.
Para obtener instrucciones completas paso a paso, consulta Nómina Toast: Encuentra tu formulario W-2 (para empleados).
Importante: Para mantener la seguridad de tu información, Toast no puede enviar formularios W-2 al correo electrónico o la dirección personal de un empleado.
Resultado previsto: Puedes ver, descargar o Imprimir tu formulario W-2 de 2025 desde la aplicación MyToast o Nómina Toast a partir del 19 de enero de 2026.
Nota: Si no ves el botón 2025 Papel W-2, ningún empleado optó por el papel, o Toast está imprimiendo los formularios W-2 en papel por ti (aún los distribuyes). Si el Centro de Impuestos muestra un mensaje de que no hay papeles W-2, no eres responsable de imprimir ni distribuir ningún formulario W-2.
Para obtener instrucciones completas de descarga e impresión, consulta Nómina Toast: Descarga e Imprime formularios W-2 (para empleadores).
Resultado previsto: Los formularios W-2 en papel para empleados que se suscribieron se descargan, imprimen y distribuyen antes del 31 de enero de 2026.
El formulario W-2 se puede imprimir en papel estándar con la configuración estándar de la Impresora. Puedes seleccionar Imprimir directamente desde el PDF y debería Imprimirse correctamente. Si el formulario W-2 se corta, se imprime en dos páginas o se imprime en el dorso de la misma página, visita Nómina Toast: Descarga e Imprime formularios W-2 (para empleadores) para obtener más detalles.
Solo necesitas distribuir formularios W-2 a los empleados que optaron por una copia en papel. Los empleados que optaron por una copia electrónica pueden recuperar ellos mismos sus formularios W-2 siguiendo las instrucciones de Nómina Toast: Encuentra tu formulario W-2 (para empleados).
El formato del formulario W-2 de Nómina Toast alinea a la izquierda las direcciones de la empresa y de los empleados. Si tienes empleados actuales o anteriores que optaron por un formulario W-2 en papel, puedes usar un estilo común de sobres de doble ventanilla para enviarles por correo su formulario, si es necesario.
Una vez que tengas el formulario W-2, podrás declarar impuestos. También es posible que necesites presentar otros documentos.
Para obtener una guía caja por caja sobre cómo leer tu formulario W-2 (salarios de la caja 1, salarios del seguro social de la caja 3, impuesto del seguro social de la caja 4, códigos de la caja 12, etc.), consulta Nómina Toast: Entiende tu formulario W-2. Nómina Toast no puede asesorar sobre la situación fiscal o de declaración de impuestos específica de una persona. Comunícate con un contador o un profesional de impuestos para obtener más ayuda.
La One Big Beautiful Bill permite deducciones de impuestos individuales sobre los montos de las propinas y las primas por horas extra para los empleados elegibles al declarar sus impuestos sobre la renta personal. Nómina Toast indicó estos montos de propina y montos de prima por horas extra en los perfiles de empleados en Nómina Toast, en Mi perfil > Impuestos y documentos > Documentos de fin del año. Obtén más información leyendo Nómina Toast: Sin impuestos sobre propinas y/o horas extra. Pídele consejo a un contador o un profesional fiscal.
Ten en cuenta los posibles beneficios fiscales federales. Véase el aviso 797.
Si surgen preguntas sobre la declaración de impuestos, Nómina Toast no puede ofrecer asesoramiento sobre cómo presentar la declaración o por qué los números calculan de la manera en que lo hacen. Puede ser útil contactar a un contador o profesional fiscal o revisar estas publicaciones:
Si a un empleado W-2 actual o anterior se le pagaron salarios a través de Nómina Toast durante un año calendario, Toast genera un formulario W-2 para él y lo envía al IRS. Si encuentras un error, la corrección depende de lo que esté mal.
Nómina Toast tiene dos vías de corrección que no son intercambiables. La tabla a continuación te indica cuál se aplica y qué esperar.
| Qué está mal | Tipo de corrección | Cargo | Cronograma |
|---|---|---|---|
| Nombre del empleado (cambio menor) o dirección particular | Actualiza, normalmente no sujeto a tarifas. Es posible que, en su lugar, debas hacer cambios significativos en el nombre de un empleado W-2. | Ninguno en la mayoría de los casos | Refrescos generados todos los viernes alrededor de las 5 p. m. ET; la finalización puede extenderse más allá de la semana en que se recibe la solicitud |
| Número de Seguro Social (SSN) | Enmienda | USD 250 por solicitud (hasta febrero de 2026) | De 10 a 12 semanas |
| Ganancias, propinas, deducciones, impuestos u otro monto salarial | Enmienda | USD 250 por solicitud (hasta febrero de 2026) | De 10 a 12 semanas |
Una sola solicitud de enmienda puede incluir cualquier número de empleados, trimestres y FEIN, siempre que todo esté incluido en una solicitud. A partir de abril de 2026, las enmiendas ya no están sujetas a meses de bloqueo.
Si encuentras un error en un formulario W-2, comunícate con tu gerente o tu equipo de recursos humanos. Nómina Toast no puede ayudar directamente a los empleados con estos problemas. Tu empleador debe enviar la solicitud de corrección o enmienda en tu nombre.
El empleado debe corregir cualquier discrepancia en su perfil en Nómina Toast. Esto debe hacerse antes de actualizar el formulario W-2.
El usuario de RR. HH.+ se pone en contacto con el servicio de atención al cliente de Nómina Toast a través del punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast. Incluye:
Los formularios W-2 actualizados se cargan en la página Formularios de impuestos del empleado, en Impuestos y documentos de su perfil.
Nota: El equipo de impuestos de Nómina Toast procesa los refrescos manualmente. No hay garantía de que cada solicitud de actualización enviada esté disponible el viernes siguiente. Según el momento de la solicitud y el volumen de perfiles afectados, la finalización puede extenderse más allá de la semana en que se recibe la solicitud.
Para ver detalles completos de la actualización, consulta Nómina Toast: Obtener ayuda con las enmiendas al formulario W-2.
Resultado previsto: Se carga un formulario W-2 actualizado en el perfil del empleado, normalmente en una o varias semanas.
Para errores SSN: El empleado primero navega a su perfil y vuelve a ingresar su número de seguro social correcto.
En caso de errores salariales, de deducciones o fiscales: Identifica todas las discrepancias antes de solicitar formularios W-2 corregidos. Toast no puede aceptar varias solicitudes del formulario W-2 para el mismo empleado durante el mismo período de declaración.
Importante: Cuando se solicita una enmienda al Formulario W-2 durante la temporada de declaración de fin de año (diciembre a abril), es posible que Nómina Toast deba eliminar todos los formularios W-2 del FEIN afectado para enmendar y reprocesar correctamente los materiales del Formulario W-2. En otras palabras, tú y tus empleados pueden perder el acceso al Formulario W-2 durante el tiempo de enmienda, que también puede coincidir con el tiempo de declaración de impuestos individual. Si tienes preguntas al respecto, habla con un agente de atención al cliente antes de enviar la enmienda.
El usuario de RR. HH.+ se pone en contacto con el servicio de atención al cliente de Nómina Toast a través del punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast. Incluye:
El servicio de atención al cliente de Toast hace referencia cruzada a la solicitud, acepta el cargo de USD 250 y procesa la enmienda. Las solicitudes pueden tardar entre 10 y 12 semanas en completarse, y Toast no puede garantizar que la fecha de compleción sea anterior a la fecha límite de presentación.
Una vez completado, Toast notifica al empleador por correo electrónico. Los empleados pueden encontrar el formulario W-2 corregido en la aplicación MyToast o en la página Formularios de impuestos.
Para obtener detalles completos de la enmienda, consulta Nómina Toast: Obtener ayuda con las enmiendas al formulario W-2.
Resultado previsto: Se carga un formulario W-2 enmendado en el perfil del empleado dentro de las 10 a 12 semanas posteriores al acuerdo de la tarifa.
El formulario W-2 de 2025 estará disponible en Nómina Toast el lunes 19 de enero de 2026.
También se le preguntó como:
Puedes descargar tu W-2 de dos maneras a partir del 19 de enero de 2026. Estas instrucciones se aplican a los empleados activos y despedidos.
También se le preguntó como:
Método MyToast:
Método de Nómina Toast:
No importa el estado de tu elección (en papel o electrónico), siempre puedes obtener un formulario W-2 digital desde la aplicación MyToast iniciando sesión y seleccionando Pagar >Formularios de impuestos (W-2). Para Imprimir tu Formulario W-2, inicia sesión en Nómina Toast, selecciona Descargar desde el banner azul en la parte superior y, luego, selecciona un formulario con hipervínculos en esa página.
También se le preguntó como:
Si trabajaste en un cliente de Nómina Toast un año anterior y tuviste salarios imponibles, tu formulario W-2 del año anterior está disponible en Nómina Toast. Inicia sesión en payroll.toasttab.com, ve a Mi Perfil > Impuestos y documentos > Documentos de fin de año y selecciona el año del formulario W-2 que necesitas.
También se le preguntó como:
Si no puedes ver un W-2 del año anterior que esperabas, las causas más probables son las siguientes:
Si no se aplica ninguna de las dos opciones, ponte en contacto con tu antiguo empleador o con el proveedor de nómina actual de la empresa.
Los empleados anteriores siguen el mismo proceso que los empleados activos. Nota: La pestaña Pagar de la aplicación MyToast solo está disponible para empleados actuales. Los ex empleados deben usar el sitio web de Nómina Toast en payroll.toasttab.com.
Si tiene problemas para iniciar sesión debido a un error recibido o a una dirección de correo electrónico y contraseña mal ubicadas, es posible que el empleador deba reenviar el enlace de la invitación debido a los cambios que Toast realizó en la seguridad de la cuenta y el inicio de sesión.
Para proteger la información personal de un empleado, como el SSN y los salarios anuales, Nómina Toast no puede enviar un formulario W-2 a un empleado por correo electrónico o en papel. Estarán disponibles en MyToast y el sistema de Nómina Toast para su distribución.
También se le preguntó como:
Hay dos mensajes de error que los empleados pueden recibir al presentar su declaración ante empresas como TurboTax y FreeTaxUSA:
"Parece que se te debe un reembolso de tu empleador. Tu empleador retuvo demasiados impuestos del Seguro Social de tu salario en 2025”.
Casilla D / Número de control faltante
La casilla 4 de un formulario W-2 es el impuesto total del Seguro Social retenido durante el año. Debe equivaler al 6,2 % de la casilla 3 (más la casilla 7, si corresponde; las propinas del seguro social se retienen a la misma tasa). Si la casilla 4 representa más del 6,2 % de la casilla 3, lo más probable es que se agregue al cálculo la casilla 7 (propinas del seguro social). Para una explicación completa caja por caja, consulta Nómina Toast: Entiende tu formulario W-2.
También se le preguntó como:
Nómina Toast genera tus formularios W-2 del año (siempre que hayas utilizado Nómina Toast durante todo el año y no hayas cambiado a otro proveedor de nómina más adelante). Los archivos de Nómina Toast indican los informes W-2 electrónicamente siempre que es posible, pero la presentación exitosa depende de tener información fiscal completa guardada (identificaciones fiscales, SSN y tasas impositivas estatales). Si falta algo, es posible que Toast no pueda presentar la declaración electrónicamente.
Si recibes un aviso de una agencia estatal sobre una declaración W-2 fallida, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente de Nómina Toast con los detalles del aviso para que el equipo de impuestos pueda investigar.
El Tax Center es un centro de Nómina Toast que incluye tareas que se deben completar para ayudar a que la declaración de impuestos sea exitosa, ya sea trimestral o anual. Al revisar con frecuencia el Tax Center y completar estas tareas, puedes planificar las próximas declaraciones de impuestos de nómina y asegurarte de que Nómina Toast tenga los artículos necesarios para tus declaraciones de impuestos de nómina. Ve a Impuestos en la navegación de la izquierda de Nómina Toast. Visita Nómina Toast: Gestionar impuestos de nómina para obtener más información.
La One Big Beautiful Act tiene disposiciones sobre “no impuestos sobre propinas” y “no impuestos sobre horas extra”. Esto significa que las deducciones impositivas individuales de los empleados están disponibles para los empleados elegibles cuando presenten su declaración de impuestos sobre la renta de las personas físicas de 2025 en 2026. Para ayudar en esta declaración de impuestos personales, Nómina Toast indicó estos montos de propina y montos de prima de horas extra en los perfiles de empleados en Nómina Toast, en Mi perfil > Impuestos y documentos > Documentos de fin del año. Nómina Toast: Sin impuesto sobre propinas y/o horas extra ofrece más información. Pídele consejo a un contador o un profesional fiscal.
Los flujos de trabajo de correcciones W-2 (actualización y enmienda) requieren que el servicio de atención al cliente de Nómina Toast realice una acción de backend. Para acelerar tu solicitud, reúne lo siguiente antes de ponerte en contacto con el servicio de atención al cliente a través del punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast:
Si tu pregunta es uno de los artículos de autoservicio de la tabla ¿Qué tarea W-2 estás haciendo? de arriba, primero intenta esos pasos: la mayoría de las tareas de recuperación, descarga e impresión de W-2 no requieren atención al cliente.
Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni ningún otro tipo de recomendación profesional. Ponte en contacto con un abogado u otro profesional para recibir asesoramiento específico.