Última actualización: 24 jun 2026, 4:34 p.m.
La guía central para la temporada del Formulario W-2 en Toast Payroll: quién hace qué, cuándo están disponibles los formularios y a dónde ir para cada tarea relacionada con el W-2.
Los formularios W-2 de 2025 estarán disponibles en Toast Payroll el lunes 19 de enero de 2026. Los empleados pueden encontrar su W-2 en la aplicación MyToast bajo Pago > Acceder a Formularios de Impuestos (W-2s) o en Toast Payroll bajo Mi Perfil > Impuestos y Documentos > Documentos de Fin de Año. Los empleadores que tienen empleados que optaron por un formulario W-2 en papel son responsables de distribuir esos formularios en papel antes del sábado 31 de enero de 2026. Si un formulario W-2 necesita una corrección (nombre, dirección, SSN o monto de salario incorrecto), el usuario de HR+ del empleador contacta a Toast Customer Care — vea Corregir Errores en un Formulario W-2 a continuación.
Utilice esta tabla para saltar directamente a la sección, artículo complementario o ruta de producto que necesita. La columna "¿Autoservicio?" le indica si puede completar la tarea usted mismo o si necesita contactar al servicio al cliente.
| Lo que necesita | A dónde ir | ¿Autoservicio? |
|---|---|---|
| Soy un empleado y quiero encontrar mi W-2 de 2025 | Ver Nómina de Toast: Encuentra tu Formulario W-2 (Para Empleados) | Sí |
| Soy un empleado y perdí mi W-2 en papel | Descarga una copia digital desde MyToast o Nómina de Toast — ver FAQ: Perdí mi Formulario W-2 en papel | Sí |
| Necesito un W-2 de un año anterior (2024 o anterior) | Inicia sesión en Nómina de Toast y selecciona el año anterior en Mi Perfil > Impuestos y Documentos > Documentos de Fin de Año — ver FAQ: W-2 de año anterior | Sí |
| Soy un usuario de HR+ y necesito descargar W-2s en papel para distribución | Ver Nómina de Toast: Descarga e Imprime Formularios W-2 (para Empleadores) | Sí |
| Soy un usuario de HR+ y necesito una lista de todos los W-2s de empleados | Usa el mosaico Empleados que optan por W-2s electrónicos y el botón W-2s en papel 2025 en el Centro de Impuestos — ver Nómina de Toast: Descarga e Imprime Formularios W-2 (para Empleadores) | Sí |
| El nombre o la dirección de un empleado es incorrecto en su W-2 | Actualiza el perfil del empleado, luego HR+ solicita una actualización — ver Corregir Errores en un Formulario W-2 | No (el usuario de HR+ contacta a Atención al Cliente) |
| El SSN, salarios o monto de impuestos de un empleado es incorrecto en su W-2 | Actualiza el perfil del empleado si es necesario, luego HR+ solicita una enmienda (cargo de $250, 10–12 semanas) — ver Corregir Errores en un Formulario W-2 | No (el usuario de HR+ contacta a Atención al Cliente) |
| Quiero entender un cuadro específico en mi W-2 (Cuadro 1, Cuadro 4, etc.) | Sí | |
| Estoy recibiendo un error al presentar impuestos (TurboTax / FreeTaxUSA) | Sí | |
| No puedo acceder a mi W-2 debido a un problema de inicio de sesión o contraseña | Sí |
Un Formulario W-2 es un formulario federal presentado ante el IRS y proporcionado a los empleados con su información salarial y los impuestos retenidos de esos salarios durante el año calendario. Este formulario es un documento utilizado por individuos para presentar impuestos anualmente.
Este video de seis minutos enseña a los empleados dónde se encuentra su Formulario W-2 en Toast Payroll y cómo entender la información en él.
Nota: Toast no puede asesorar sobre la retención de impuestos o los procesos de presentación de impuestos. Tanto los empleadores como los empleados deben consultar a un contador o profesional de impuestos con preguntas sobre su situación fiscal.
Estas fechas se aplican a los W-2 del año calendario 2025, que se presentan a principios de 2026.
| Fecha | Qué sucede | A quién afecta |
|---|---|---|
| Martes, 6 de enero de 2026 | Último día para hacer cambios que afecten a los Formularios W-2 de 2025, incluyendo actualizaciones a los Formularios W-4. Cualquier cambio realizado el 7 de enero de 2026 o después no tendrá efecto para el año calendario 2025. | Empleados, usuarios de HR+ |
| Lunes, 19 de enero de 2026 | Los formularios W-2 de 2025 se han subido al sistema de nómina Toast y a la aplicación MyToast. Los formularios W-2 impresos por Toast llegan a una ubicación central por negocio en o alrededor de esta fecha. | Todos |
| Sábado, 31 de enero de 2026 | Fecha límite de la SSA para entregar o enviar por correo los formularios W-2 en papel a los empleados que optaron por el papel. | Usuarios de HR+ / Empleadores |
Antes de la fecha límite del 6 de enero de 2026, complete las siguientes tareas de preparación. Esta lista no es exhaustiva; comuníquese con un CPA o un profesional de impuestos para obtener asesoramiento específico para su situación.
Los números de Seguro Social (SSN) precisos son cruciales para la presentación de impuestos. Los SSN inexactos o faltantes pueden resultar en presentaciones de impuestos inexactas, presentaciones de impuestos que no son aceptadas por las agencias fiscales estatales y/o sanciones financieras para los empleadores. Ver Nómina de Toast: Política de Información sobre el Número de Seguro Social (SSN) para más detalles.
Empleados: Inicie sesión en Toast Payroll. Verifique su SSN registrado navegando a Mi Perfil > Perfil y seleccionando Recuperar SSN. Seleccione Sí por razones comerciales y luego seleccione el ícono del ojo.
Usuarios de HR+: Vea qué empleados no tienen su SSN navegando a Impuestos en Toast Payroll. Localice cualquier tarea con el formato [Nombre del empleado] no ha proporcionado su número de seguro social en el Centro de Impuestos y use el enlace Proporcionar para ingresar un SSN en el perfil de un empleado. Anime a sus empleados a verificar su SSN en archivo para reducir el riesgo de formularios W-2 inexactos.
Resultado esperado: El SSN del empleado es preciso en Toast Payroll antes de la fecha límite del 6 de enero de 2026, por lo que aparecerá correctamente en su formulario W-2 de 2025.
En cualquier momento del año, un empleado puede hacer cambios en la configuración de su formulario federal W-4 u otros formularios de impuestos estatales aplicables. Las actualizaciones a los formularios ajustarán los impuestos retenidos de los salarios de acuerdo con las nuevas configuraciones. Las configuraciones actualizadas impactarán las retenciones en cualquier nómina futura, pero no cambiarán las retenciones pasadas. Los montos de impuestos retenidos durante el año aparecen en un formulario W-2.
Empleados: Inicie sesión en Toast Payroll y navegue a Mi perfil > Impuestos y documentos > Formularios de impuestos pestaña. Utilice los formularios W-4 con hipervínculo para hacer sus ediciones. Las ediciones del formulario W-4 no son retroactivas, por lo que cualquier edición que realice solo se aplicará a las nóminas futuras.
Gerentes y usuarios de HR+: Por razones de seguridad, solo el individuo mismo puede actualizar su propio formulario W-4.
Resultado esperado: Las configuraciones actualizadas del formulario W-4 se aplican a las nóminas futuras y las retenciones de impuestos resultantes aparecen en el siguiente formulario W-2.
Cada empleado elige recibir su formulario W-2 como una copia en papel o copia electrónica. La entrega electrónica es la selección preferida y predeterminada; es más segura (el formulario contiene el número de seguro social completo del empleado), se puede recuperar en cualquier momento y no se puede perder ni robar.
Empleados: Para verificar o cambiar su selección de un formulario W-2 en papel o electrónico, inicie sesión en Toast Payroll y seleccione Ver impuestos y documentos. Seleccione Editar, haga su selección y firme electrónicamente dentro del cuadro. Esto debe hacerse antes de la última nómina del año fiscal o no tendrá efecto para ese año.
Gerentes y usuarios de HR+: Los gerentes pueden editar la elección de un empleado activo en nombre del empleado navegando a Informes > Presentación de impuestos > Documentos de fin de año. Seleccione la casilla de verificación para los empleados que desea editar y seleccione el botón Editar en la parte inferior de la página.
Importante: Las empresas son responsables de proporcionar un formulario W-2 en papel a los empleados que no consintieron a un formulario W-2 electrónico. Lea más sobre las regulaciones del IRS sobre Proporcionar el formulario W-2 a los empleados electrónicamente.
Resultado esperado: El método de entrega de cada empleado (papel o electrónico) se establece antes de la última nómina del año y se bloquea para el W-2 de 2025.
Los usuarios de HR+ pueden elegir cómo la empresa recibe los formularios W-2 para los empleados que eligieron una copia en papel: imprimir los formularios usted mismo o hacer que Toast los imprima por una tarifa más los costos de envío estándar. De cualquier manera, la empresa es responsable de distribuirlos individualmente. Toast no puede enviar por correo electrónico ni por correo los formularios W-2 directamente a los empleados porque el formulario contiene el número de seguro social completo del empleado.
Para hacer una selección, navegue a Impuestos y localice el interruptor en el Centro de Impuestos. Puede cambiar esta configuración a partir de abril de cada año, y se bloqueará después de enviar su última nómina de cada año.
Cuando este interruptor está configurado en Imprimir usted mismo, Toast creará archivos PDF que contienen los formularios W-2 para los empleados que eligieron recibir una copia en papel. El 19 de enero de 2026, regrese a Impuestos y seleccione el botón W-2s en papel de 2025. Esto descargará un archivo PDF de todos los formularios W-2 en papel que puede imprimir usted mismo.
Cuando se configure en Enviar por correo a la empresa, Toast Payroll imprimirá los formularios por $5 por formulario más tarifas de envío estándar y los enviará a la dirección que figura en esta página. Se entregará un paquete único de formularios W-2 impresos para cada FEIN. Toast no puede enviar formularios W-2 directamente a sus empleados.
Nota: Este interruptor no estará disponible si todos los miembros del personal de su empresa han optado por formularios W-2 electrónicos.
Resultado esperado: El método de impresión se bloquea antes de la última nómina del año y se aplica a todos los formularios W-2 en papel optados para el año 2025.
Después del 6 de enero de 2026, Toast cierra el año y comienza a presentar y generar formularios W-2. Los formularios W-2 de 2025 se subirán a Toast Payroll y a la aplicación MyToast el lunes 19 de enero de 2026.
Puede publicar un aviso en un área de alto tráfico de su restaurante sobre cuándo y dónde los empleados pueden acceder a su formulario W-2.
Si optó por un formulario W-2 en papel, lo recibirá de su empleador. Hay dos formas de encontrar su formulario W-2 electrónico a partir del 19 de enero de 2026:
La versión electrónica se puede usar para presentar sus impuestos anuales. Los formularios W-2 electrónicos están disponibles para todos los empleados, ya sea que haya optado por un formulario W-2 electrónico o en papel.
Para obtener instrucciones completas paso a paso, consulte Toast Payroll: Encuentre su Formulario W-2 (Para Empleados).
Importante: Para mantener su información segura, Toast no puede enviar los formularios W-2 a la dirección de correo electrónico o a la dirección de casa de un empleado.
Resultado esperado: Puede ver, descargar o imprimir su formulario W-2 de 2025 desde la aplicación MyToast o desde Toast Payroll a partir del 19 de enero de 2026.
Nota: Si no ve el botón W-2s en papel de 2025, significa que ningún empleado optó por papel, o que Toast está imprimiendo los formularios W-2 en papel por usted (usted aún los distribuye). Si el Centro de Impuestos muestra un mensaje No hay W-2s en papel para distribuir, no es responsable de imprimir o distribuir ningún formulario W-2.
Para obtener instrucciones completas sobre la descarga e impresión, consulte Toast Payroll: Descargar e imprimir formularios W-2 (para empleadores).
Resultado esperado: Los formularios W-2 en papel para empleados que optaron por ellos se descargan, imprimen y distribuyen antes del 31 de enero de 2026.
Los formularios W-2 se pueden imprimir en papel estándar con configuraciones de impresora estándar. Puede seleccionar imprimir directamente desde el PDF y debería imprimirse correctamente. Si el formulario W-2 está cortado, se imprime en dos páginas o se imprime en la parte posterior de la misma página, visite Toast Payroll: Descargar e imprimir formularios W-2 (para empleadores) para más detalles.
Solo necesitas distribuir los formularios W-2 a los empleados que optaron por una copia en papel. Los empleados que optaron por una copia electrónica pueden recuperar sus formularios W-2 siguiendo las instrucciones en Toast Payroll: Encuentre su Formulario W-2 (Para Empleados).
El formato de los formularios W-2 de Toast Payroll alinea a la izquierda tanto las direcciones de la empresa como las del empleado. Si tienes empleados actuales o anteriores que optaron por un formulario W-2 en papel, puedes usar un estilo común de sobres de doble ventana para enviarles su formulario, si es necesario.
Una vez que tengas tu formulario W-2, puedes estar listo para presentar tus impuestos. También puedes necesitar otros documentos para presentar.
Para una guía cuadro por cuadro sobre cómo leer tu formulario W-2 (Caja 1 salarios, Caja 3 salarios de seguridad social, Caja 4 impuesto de seguridad social, Códigos de Caja 12, etc.), consulta Toast Payroll: Entiende Tu Formulario W-2. Toast Payroll no puede asesorar sobre la situación fiscal o de presentación específica de un individuo. Contacta a un contador o profesional de impuestos para más asistencia.
La Una Gran Factura Hermosa permite deducciones fiscales individuales sobre las cantidades de propinas y horas extras para empleados elegibles al presentar sus impuestos sobre la renta personal. Toast Payroll ha indicado estas cantidades de propinas y horas extras en los perfiles de los empleados en Toast Payroll bajo Mi Perfil > Impuestos y Documentos > Documentos de Fin de Año. Aprende más leyendo Toast Payroll: No hay impuestos sobre propinas y/o horas extras. Consulta a un contador o profesional de impuestos para obtener asesoría.
Ten en cuenta los posibles beneficios fiscales federales. Vea Noticia 797.
Si surgen preguntas sobre la declaración de impuestos, Toast Payroll no puede ofrecer asesoría sobre cómo declarar o por qué los números se calculan de la manera en que lo hacen. Puede ser útil contactar a un contador/profesional de impuestos o revisar estas publicaciones:
Si un empleado actual o anterior que recibió salarios a través de Toast Payroll durante un año calendario, Toast genera un Formulario W-2 para ellos y lo envía al IRS. Si encuentra un error, la solución depende de lo que esté mal.
Hay dos caminos de corrección en Toast Payroll, y no son intercambiables. La tabla a continuación le indica cuál se aplica y qué esperar.
| ¿Qué está mal? | Tipo de corrección | Tarifa | Cronograma |
|---|---|---|---|
| Nombre del empleado (cambio menor) o dirección de casa | Actualización — típicamente no sujeta a tarifas. Los cambios significativos en el nombre de un empleado W-2 pueden requerir una enmienda en su lugar. | Ninguno en la mayoría de los casos | Actualizaciones generadas cada viernes alrededor de las 5 p.m. ET; la finalización puede extenderse más allá de la semana en que se recibe la solicitud |
| Número de Seguro Social (SSN) | Enmienda | $250 por solicitud (a partir de febrero de 2026) | 10–12 semanas |
| Ingresos, propinas, deducciones, impuestos u otro monto salarial | Enmienda | $250 por solicitud (a partir de febrero de 2026) | 10–12 semanas |
Una sola solicitud de enmienda puede incluir cualquier número de empleados, trimestres y FEINs siempre que todo esté incluido en una solicitud. A partir de abril de 2026, las enmiendas ya no están sujetas a meses de bloqueo.
Si encuentra un error en un Formulario W-2, comuníquese con su gerente o equipo de recursos humanos. Toast Payroll no puede ayudar directamente a los empleados con estos problemas; su empleador debe enviar la corrección o solicitud de enmienda en su nombre.
El empleado debe corregir cualquier discrepancia en su perfil en Toast Payroll. Esto debe hacerse antes de una actualización del Formulario W-2.
El usuario de HR+ se comunica con el servicio al cliente de Toast Payroll a través del punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll. Incluir:
Los formularios W-2 actualizados se cargan en la página de Formularios de Impuestos del empleado bajo Impuestos y Documentos en su perfil.
Nota: Las actualizaciones se procesan manualmente por el equipo de Impuestos de Toast Payroll. No hay garantía de que cada solicitud de actualización presentada esté disponible el viernes inmediatamente siguiente. Dependiendo del momento de la solicitud y del volumen de perfiles afectados, la finalización puede extenderse más allá de la semana en que se recibe la solicitud.
Para detalles completos sobre las actualizaciones, consulte Toast Payroll: Obtenga ayuda con las enmiendas del formulario W-2.
Resultado esperado: Un formulario W-2 actualizado se carga en el perfil del empleado, típicamente dentro de una a unas pocas semanas.
Para errores de SSN: El empleado primero navega a su perfil y vuelve a ingresar su número de seguro social correcto.
Para errores de salario, deducción o impuestos: Identifique todas las discrepancias antes de solicitar formularios W-2 corregidos. Toast no puede acomodar múltiples solicitudes de formularios W-2 para el mismo empleado durante el mismo período de presentación.
Importante: Cuando se solicita una enmienda del formulario W-2 durante la temporada de presentación de fin de año (diciembre - abril), Toast Payroll puede necesitar eliminar todos los formularios W-2 del FEIN afectado para poder enmendar y reprocesar con éxito los materiales del formulario W-2. En otras palabras, usted y sus empleados pueden perder acceso a los formularios W-2 durante el tiempo de enmienda, lo que también puede coincidir con el tiempo de presentación de impuestos individuales. Si tiene preguntas sobre esto, hable con un agente de Atención antes de enviar su enmienda.
El usuario de HR+ se comunica con el servicio al cliente de Toast Payroll a través del punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll. Incluir:
El servicio de atención al cliente de Toast verifica la solicitud, acepta la tarifa de $250 y procesa la enmienda. Las solicitudes pueden tardar hasta 10 a 12 semanas en completarse y Toast no puede garantizar que la fecha de finalización sea antes de que ocurran los plazos de presentación.
Una vez completado, Toast notifica al empleador por correo electrónico. Los empleados pueden encontrar el Formulario W-2 corregido en la aplicación MyToast o en su página de Formularios de Impuestos.
Para obtener detalles completos sobre la enmienda, consulte Toast Payroll: Obtenga ayuda con las enmiendas del formulario W-2.
Resultado esperado: Un Formulario W-2 enmendado se carga en el perfil del empleado dentro de 10 a 12 semanas después de que se acuerde la tarifa.
Los Formularios W-2 de 2025 estarán disponibles en Toast Payroll el lunes 19 de enero de 2026.
También preguntado como:
Puede descargar su W-2 de dos maneras a partir del 19 de enero de 2026. Estas instrucciones se aplican a empleados activos y despedidos.
También preguntado como:
Método MyToast:
Método de nómina de Toast:
No importa su estado de elección (papel o electrónico), siempre puede obtener un Formulario W-2 digital desde la aplicación MyToast iniciando sesión y seleccionando Pago > Acceder a formularios fiscales (W-2s). Para imprimir su Formulario W-2, inicie sesión en Toast Payroll y seleccione Descargar en el banner azul en la parte superior, luego seleccione un formulario con hipervínculo en esa página.
También preguntado como:
Si trabajó en un cliente de Toast Payroll en un año anterior y tuvo salarios imponibles, su W-2 del año anterior está disponible en Toast Payroll. Inicie sesión en payroll.toasttab.com, navegue a Mi perfil > Impuestos y documentos > Documentos de fin de año, y seleccione el año del Formulario W-2 que necesita.
También preguntado como:
Si no puedes ver un W-2 de un año anterior que esperabas, las causas más probables son:
Si ninguna de las dos se aplica, contacta a tu empleador anterior o al proveedor de nómina actual de la empresa.
Los exempleados siguen el mismo proceso que los empleados activos. Nota: la pestaña Pago de la aplicación MyToast solo está disponible para empleados actuales; los exempleados deben usar el sitio web de Toast Payroll en payroll.toasttab.com.
Si tienen problemas para iniciar sesión debido a un error recibido o a una dirección de correo electrónico y contraseña incorrectas, un empleador puede necesitar reenviar el enlace de invitación debido a los cambios que Toast realizó para la seguridad de la cuenta y el inicio de sesión.
Para proteger la información personal de un empleado, como el SSN y los salarios anuales, Toast Payroll no puede enviar un Formulario W-2 a un empleado por correo electrónico o correo postal. Estarán disponibles en MyToast y en el sistema de Toast Payroll para su distribución.
También preguntado como:
Hay dos mensajes de error que los empleados pueden recibir al presentar con empresas como TurboTax y FreeTaxUSA:
"Parece que tienes derecho a un reembolso de tu empleador. Tu empleador retuvo demasiado impuesto de Seguro Social de tus salarios en 2025."
Falta el Número de Control / Caja D
La Caja 4 de un W-2 es el total del impuesto de Seguro Social retenido durante el año. Debe ser igual al 6.2% de la Caja 3 (más la Caja 7 si corresponde — las propinas de Seguro Social se retienen a la misma tasa). Si la Caja 4 es más del 6.2% de la Caja 3 sola, es muy probable que la Caja 7 (propinas de Seguro Social) se esté sumando al cálculo. Para una explicación completa caja por caja, consulta Toast Payroll: Entiende Tu Formulario W-2.
También preguntado como:
Toast Payroll genera tus Formularios W-2 para el año (siempre que hayas utilizado Toast Payroll durante todo el año y no hayas cambiado a otro proveedor de nómina más tarde en el año). Toast Payroll presenta informes estatales de W-2 electrónicamente cuando es posible, pero la presentación exitosa depende de tener información fiscal completa en archivo (IDs fiscales, SSNs y tasas de impuestos estatales). Si falta algo, Toast puede no ser capaz de presentar electrónicamente.
Si recibes un aviso de una agencia estatal sobre una presentación de W-2 faltante, contacta a Atención al Cliente de Toast Payroll con los detalles del aviso para que el equipo de Impuestos pueda investigar.
El Centro de Impuestos es un centro de Toast Payroll que contiene tareas que deben completarse para ayudar a habilitar una presentación de impuestos trimestral y anual exitosa. Al revisar frecuentemente el Centro de Impuestos y completar estas tareas, puedes planificar las próximas presentaciones de impuestos de nómina y asegurarte de que Toast Payroll tenga los elementos necesarios para tus presentaciones de impuestos de nómina. Navega a Impuestos en la navegación de la izquierda de Toast Payroll. Visite Toast Payroll: Administre los impuestos sobre la nómina para más información.
La Ley Una Gran Factura Hermosa tiene disposiciones de "sin impuestos sobre las propinas" y "sin impuestos sobre las horas extras." Esto significa que las deducciones fiscales individuales para empleados están disponibles para empleados elegibles cuando presenten su declaración de impuestos sobre la renta personal de 2025 en 2026. Para ayudar en esta declaración de impuestos personal, Toast Payroll ha indicado estos montos de propinas y montos de primas por horas extras en los perfiles de los empleados en Toast Payroll bajo Mi Perfil > Impuestos y Documentos > Documentos de Fin de Año. Toast Payroll: No hay impuestos sobre las propinas y/o horas extras ofrece más información. Consulta a un contador o profesional de impuestos para obtener asesoría.
Los flujos de trabajo de correcciones del W-2 (actualización y enmienda) requieren que el Servicio al Cliente de Toast Payroll realice una acción en el backend. Para acelerar su solicitud, reúna lo siguiente antes de contactar al Servicio al Cliente a través del punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll:
Si su pregunta es uno de los elementos de autoservicio en la tabla ¿Qué tarea del W-2 está realizando? arriba, intente esos pasos primero — la mayoría de las tareas de recuperación, descarga e impresión del W-2 no requieren Servicio al Cliente.
Este contenido es solo para fines informativos y no está destinado como asesoría legal, fiscal, de recursos humanos ni de ningún otro tipo profesional. Por favor, contacte a un abogado u otro profesional para obtener asesoría específica.