Importar tarjetas de regalo

En este artículo:

• Descripción general de la importación de tarjetas de regalo
• Formatear el informe de responsabilidad de tarjetas de regalo para importarlo
• Prácticas recomendadas para archivos CSV
  • Tarjetas activas: Preparar y formatear archivos CSV
  • Tarjetas inactivas: Preparar y formatear archivos CSV
• Importar archivos de tarjetas de regalo en Toast
• Limitaciones de la herramienta de importación de tarjetas de regalo
• Preguntas frecuentes

Descripción general de la importación de tarjetas de regalo

Si tienes tarjetas de regalo existentes de otro POS (punto de venta) o de otro proveedor de tarjetas de regalo y vas a cambiar a Tarjetas de regalo Toast, tendrás que importar tu informe de Responsabilidad por tarjetas de regalo para poder usarlas en nuestro sistema. Para obtener ese informe, debes ponerte en contacto con tu proveedor anterior de tarjetas de regalo. 

Si tu paquete de incorporación incluye la importación de tarjetas de regalo, sigue las instrucciones para preparar y dar formato a los archivos CSV y, luego, envía una copia de esos archivos a tu director de proyectos, quien se encargará de que los archivos se importen correctamente. Si vas a importar estos datos por tu cuenta, sigue todos los pasos de este artículo para garantizar que la importación sea exitosa. 

Nota: No todas las tarjetas de regalo importadas se podrán deslizar en el sistema de POS de Toast. Si no puedes deslizar tus tarjetas de regalo, sí podrás ingresar manualmente el número de la tarjeta de todos los tipos de tarjetas importadas. 

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Formatear el informe de responsabilidad de tarjetas de regalo para importarlo

Existen dos estados diferentes de tarjetas de regalo al momento de importar:

• Tarjetas de regalo activas: Tarjetas de regalo con saldo.
• Tarjetas de regalo inactivas: Tarjetas de regalo que no se vendieron o que no tienen un valor cargado.

Las tarjetas de regalo activas e inactivas deben enviarse en archivos separados. Estos archivos no deben incluir encabezados de columna (por ejemplo: "saldo de la tarjeta de regalo", "número de tarjeta", etc.). 

• Tus archivos de tarjetas de regalo activas deben incluir lo siguiente:
  • Una columna con los números de las tarjetas de regalo completos sin enmascarar.
  • Una columna con los saldos actuales de las tarjetas de regalo.
• Tus archivos de tarjetas de regalo inactivas deben incluir lo siguiente:
  • Una columna con los números de las tarjetas de regalo completos sin enmascarar.
    
    

Nota: "Completamente sin enmascarar" significa que el número no debe contener asteriscos ni letras. Debe ser un valor numérico completo.

Requisitos adicionales de formato:

• Los saldos deben indicarse en dólares, no en centavos.
• Los números de las tarjetas deben figurar completos y no deben mostrarse en notación científica (por ejemplo, como exponentes).
• Cualquier cero a la izquierda que tengan las tarjetas debe estar incluido en el número de tarjeta indicado en los archivos. 
• Los informes de responsabilidad debe contener como máximo 15 000 filas. Si tienes más de 15 000 tarjetas de regalo pendientes, divide la información en varios archivos.
• Los informes deben enviarse en formato Excel (.xlsx) o CSV (.csv). No se aceptan PDF.

Nota: Si tienes tarjetas de regalo activas e inactivas, deberás formatear e importar primero las tarjetas de regalo activas. Ten en cuenta que las distintas herramientas de hojas de cálculo (por ejemplo, Excel o Google Sheets) manejan los archivos CSV de manera diferente. Para más información, consulta la sección Prácticas recomendadas para archivos CSV de este artículo, a fin de asegurarte de dar formato correctamente al archivo y evitar errores de importación.


Para obtener información sobre cómo importar tarjetas de regalo en Toast, mira el siguiente video o lee los pasos que se detallan a continuación. 




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Prácticas recomendadas para la importación de tarjetas de regalo en archivos CSV

Con frecuencia, cuando obtienes tu informe de responsabilidad de tarjetas de regalo de tu proveedor anterior, el archivo estará en formato CSV (valores separados por comas). Los archivos CSV pueden abrirse con herramientas de hojas de cálculo como Google Sheets o Excel, pero esto, a veces, puede generar errores, como el redondeo automático de números, la eliminación de ceros al inicio de un número o el acortamiento (truncamiento) de determinados valores en el archivo.

Para evitar estos problemas, asegúrate de importar el archivo CSV en la hoja de cálculo, en lugar de abrirlo directamente con la herramienta de hojas de cálculo. 

Si utilizas Google Sheets:

1. Abre una hoja de Google en blanco y, luego, selecciona Archivo > Importar. 
2. Selecciona la pestaña Cargar y elije el archivo que guardaste en tu computadora.
3. Se abrirá una ventana emergente Importar archivo.
   1. En Ubicación de importación, selecciona Reemplazar hoja actual.
   2. Para Tipo de Separador, usa Coma.
   3. Desmarca la opción Convertir texto a números, fechas y fórmulas. 
4. Selecciona Importar datos para continuar.
   
   
   
   

Si utilizas Excel, puedes consultar esta documentación de ayuda (enlace externo) para obtener instrucciones.

Una vez que hayas importado el archivo, revisa los datos para asegurarte de que ningún número esté truncado (acortado) y de que la información se vea como se espera. Si detectas ceros faltantes, números acortados o redondeados, o valores en notación científica, abre una hoja de cálculo nueva e intenta importar nuevamente el archivo CSV siguiendo los pasos indicados más arriba.

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Tarjetas activas: Preparar y formatear archivos CSV 

1. Importa el archivo CSV del informe de responsabilidad de tarjetas de regalo en la herramienta de hojas de cálculo que prefieras (por ejemplo, Excel o Google Sheets). Consulta la sección Prácticas recomendadas para archivos CSV para obtener consejos sobre cómo hacerlo correctamente y evitar errores en el formato del archivo. 
   
   Nota: Es importante seguir estos pasos en lugar de simplemente abrir un archivo CSV con Excel o Google Sheets, para evitar cambios en el archivo (como la eliminación de ceros a la izquierda), que podrían hacer que la importación falle.
   
   
2. Asegúrate de que el archivo de tus tarjetas activas tenga exactamente dos columnas (sin encabezados) que indiquen el número de tarjeta y su saldo. Elimina cualquier otra fila o columna con datos innecesarios y borra toda la información correspondiente a las tarjetas inactivas.
   
   
   
   
3. Una vez completado, guarda el archivo en formato valores separados por comas (.csv) en Archivo > Descargar. Selecciona valor separado por comas. Ten en cuenta que todos los números de tarjeta y saldos deben estar en una sola pestaña y que no debe haber información duplicada (ni números de tarjeta que ya se hayan cargado previamente). De lo contrario, la importación generará un error. Toast recomienda nombrar el archivo como "Tarjetas de regalo activas [Nombre del restaurante] [Fecha]". Por ejemplo, Tarjetas de regalo activas de Blurred Limes 22/08/2023.
   

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Tarjetas inactivas: Preparar y formatear archivos CSV 

1. Importa el archivo CSV de las tarjetas de regalo inactivas en la herramienta de hojas de cálculo que prefieras (por ejemplo, Excel o Google Sheets). Consulta la sección Prácticas recomendadas para archivos CSV para obtener consejos sobre cómo hacerlo correctamente y evitar errores en el formato del archivo.
   
   Nota: Es importante seguir estos pasos en lugar de simplemente abrir un archivo CSV con Excel o Google Sheets, para evitar cambios en el archivo (como la eliminación de ceros a la izquierda), que podrían hacer que la importación falle.
   
   
2. Este archivo debe tener una sola columna con los números de tarjeta (columna A). Asegúrate de no incluir datos de tarjetas inactivas en una pestaña separada; en su lugar, crea un archivo independiente. Elimina cualquier otra fila o columna con datos innecesarios y borra toda la información correspondiente a las tarjetas activas.
   
   
   
   
3. Una vez completado, guarda el archivo en formato valores separados por comas (.csv) en Archivo > Descargar. Selecciona valor separado por comas. Ten en cuenta que todos los números de tarjeta deben estar en una sola pestaña; de lo contrario, la importación generará un error. Toast recomienda nombrar el archivo como "Tarjetas de regalo inactivas [Nombre del restaurante] [Fecha]". Por ejemplo: Tarjetas de regalo inactivas de Blurred Limes 22/08/2023.

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Importar archivos de tarjetas de regalo en Toast

Primero, asegúrate de importar tarjetas de regalo activas en Toast antes de importar tus tarjetas de regalo inactivas.

1. En Toast Web, ve a Pagos > Tarjetas de regalo > Importar tarjetas de regalo existentes.
2. Para la configuración de Tipo de tarjetas, asegúrate de que la opción Tarjetas activas - Incluye identificadores y saldos en efectivo de todas las tarjetas esté seleccionada.
3. Selecciona Seleccionar archivo junto a Subir CSV y, luego, selecciona la primera lista CSV que creaste (la lista de tarjetas activas).
4. Ingresa un valor para el Saldo previsto total de las tarjetas activas.
   
   Nota: Puedes encontrar el saldo previsto abriendo tu hoja de cálculo y usando una fórmula para calcular la suma de todos los valores de la columna que contiene los saldos de las tarjetas. Obtén más información más sobre la función de suma aquí (enlace externo).
    
5. Selecciona Validar en la parte inferior de la página para que el sistema pueda verificar los datos.
6. Después de recibir la confirmación de que la validación se completó con éxito, puedes seleccionar Enviar.
7. Repite los pasos anteriores para el archivo de tarjetas de regalo inactivas, pero asegúrate de cambiar eltipo de tarjetas a Tarjetas inactivas - Incluye solo identificadores de tarjeta. No tendrás que ingresar un saldo previsto total, ya que el archivo solo debe contener una columna con los números de las tarjetas de regalo. 

Una vez que completes la importación de los números de tarjetas de regalo activas e inactivas, es necesario que un miembro del equipo de Toast habilite la búsqueda de tarjetas de regalo importadas para tu restaurante. Esta acción permitirá que los clientes usen tu sitio de búsqueda de tarjetas de regalo de Toast para consultar el saldo de sus tarjetas importadas y encontrar el número de tarjeta de regalo de Toast que puede canjearse por pedidos en línea. Para obtener más información, consulta este artículo de Toast Central: Encontrar tarjetas de regalo importadas a través de tu sitio de búsqueda de tarjetas de regalo de Toast.

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Limitaciones de la herramienta de importación de tarjetas de regalo

Ten en cuenta que no podrás hacer lo siguiente:

• Cambiar en bloque los valores de las tarjetas de regalo.
• Eliminar en bloque tarjetas de regalo.
• Leer archivos importados que no estén en formato .csv (valores separados por comas).

 
Si cometiste un error al importar tarjetas de regalo (por ejemplo, si subiste accidentalmente todas las tarjetas con saldo cero), comunícate con el servicio de atención al cliente para recibir ayuda. No es posible eliminar ni deshacer una importación de tarjetas de regalo que hayas hecho desde Toast Web.

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Preguntas frecuentes

Recibí este error al importar mis tarjetas de regalo: Corrige las siguientes filas del archivo y vuelve a cargarlo. ¿Cómo puedo solucionarlo?

El error "Corrige las siguientes filas del archivo y vuelve a cargarlo" suele deberse a que se incluyó información incorrecta en el archivo de importación de tarjetas de regalo. Revisa las secciones "Descripción general y prácticas recomendadas" de este artículo para confirmar que se hayan seguido correctamente las pautas de formato. Una vez corregido el archivo, vuelve a intentar importarlo. Si continúan los inconvenientes, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente para obtener ayuda.

Recibí este error al importar mis tarjetas de regalo: La tarjeta activa no tiene saldo. ¿Cómo puedo solucionarlo?

El error "La tarjeta activa no tiene saldo" se produce porque una de las tarjetas activas incluidas en el archivo CSV que importaste no tiene un saldo informado. Revisa el archivo CSV para asegurarte de que todas las tarjetas activas tengan un saldo asociado. 

Nota: Las tarjetas de regalo activas e inactivas deben importarse en archivos separados. 

Recibí este error al importar mis tarjetas de regalo: El saldo previsto total debe tener, como máximo, dos lugares decimales y debe contener solo valores numéricos. ¿Cómo puedo solucionarlo?

El error "El saldo previsto total debe tener, como máximo, dos lugares decimales y debe contener solo valores numéricos" indica que el número ingresado en el campo Saldo total esperado en Toast Web es incorrecto. Primero, verifica que el valor esté en un formato numérico correcto y que contenga únicamente un monto monetario válido (con un máximo de dos decimales). Si esto es correcto y continúan los inconvenientes, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente para obtener ayuda.

¿Qué significa "Toast no podría confirmar que los números de tarjeta de regalo importadas son imposibles de adivinar. Toast no recomienda activar la configuración que sigue a continuación"?

Si los números de tus tarjetas de regalo fueron asignados a tu restaurante en formato secuencial o son fácil de adivinar, recibirás este error al intentar habilitar la opción Buscar tarjetas por números importados en la página de búsqueda pública de tu sitio de búsqueda de tarjetas de regalo de Toast, como medida para prevenir fraudes. Para más información sobre esta configuración, consulta Encontrar el saldo de una tarjeta de regalo.  

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Recursos adicionales 

• Primeros pasos con Tarjetas de regalo Toast
• Preguntas frecuentes sobre tarjetas de regalo

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