Guía de incorporación remota y presencial

Acerca de la incorporación de Toast
Quién guía tu incorporación
El recorrido de incorporación de un vistazo
Kickoff Call
Crear tu backend
Capacitar a tu personal
Instalar hardware
Inicio
Después de iniciar operaciones
Citas de activación y recordatorios
Reprogramar una cita
Tarifas de incorporación
Preguntas frecuentes
Artículos relacionados

Acerca de la incorporación de Toast

La incorporación es el proceso guiado que lleva a tu restaurante desde un contrato firmado hasta un sistema Toast en vivo que procesa pagos. Una implementación remota o presencial típica tarda de cuatro a seis semanas. Si tu ubicación está en construcción, planifica tu cronograma de incorporación alrededor de ese cronograma.

Tu incorporación incluye una llamada inicial, backend y configuración del menú, capacitación del personal, instalación de equipos y un día de inicio de operación. Muchas de estas actividades se pueden trabajar al mismo tiempo, por lo que no es necesario terminar una antes de comenzar la siguiente.

Nota: La incorporación del Punto de venta de Toast (POS) es diferente de la incorporación de empleados en Nómina Toast. Esta guía cubre la configuración de tu restaurante en Toast. Para agregar nuevos empleados, consulta Agregar y gestionar empleados en Toast Web.

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Quién guía tu incorporación

Tu principal contacto durante la incorporación es tu director de proyectos de Toast. Piensa en ellos como tu contratista general. Planifican tus citas con especialistas y guían a tu equipo para que inicie sus operaciones con éxito.

Puedes comunicarte directamente con tu director de proyectos para hacer preguntas, confirmar los detalles de la cita o reprogramar. Después del inicio de operación, tu punto de contacto se convierte en el equipo de atención al cliente de Toast las 24 horas, todos los días, en lugar de tu director de proyectos.

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El recorrido de incorporación de un vistazo

Puedes hacer un seguimiento de cada tarea y próxima cita en tu lista de verificación de configuración en Toast Web, el backend de tu restaurante. Abre la lista de verificación en cualquier momento con el ícono de configuración ubicado en la esquina superior derecha de la página.

de verificación

El proceso de incorporación se mueve a través de estas fases:

Llamada inicial con tu director de proyectos
Crea tu backend y menú
Capacita a tu personal
Instalar el equipo
Inicia las operaciones y comienza a procesar pagos
Instalarse con el servicio de atención al cliente continuo

Las actividades se enumeran en orden, pero muchas se pueden completar al mismo tiempo. Completar las tareas de la lista de verificación de configuración antes de cada cita mantiene la planificación de tu incorporación.

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Kickoff Call

La llamada inicial es donde tu director de proyectos establece las bases para tu implementación. Después de que firmes el contrato y completes la configuración de la cuenta, tu vendedor de Toast programa esta llamada. Una vez que se reserva, la tarea aparece en tu lista de verificación de configuración en Toast Web.

Para prepararse, selecciona Llamada inicial en tu lista de verificación de configuración para ver una lista de los elementos que debes completar antes de la llamada.

Durante la llamada inicial, tu director de proyectos revisa lo siguiente:

Confirma la información comercial, incluidos el nombre de tu negocio, los contactos importantes, la ubicación, el cronograma de apertura, la información bancaria y la fecha de inicio del contrato.
Revisa y envía los equipos. Dependiendo de tu ubicación, los equipos tardan de 7 a 14 días hábiles en llegar. Alguien debe estar en el lugar para firmar por tu hardware de Toast al Envío. Cuando llegue, marca cada casilla para confirmar que todo esté incluido y en buenas condiciones.
Configurar American Express (Amex). OptBlue es un programa de Amex que te permite procesar tarjetas Amex a través de Toast con extractos consolidados y depósitos más rápidos. Si tienes un identificador de comerciante directo de Amex, tu director de proyectos lo solicitará antes de la fecha de instalación. Obtén más información en Aceptar American Express.
Revisa la preparación del lugar. Tu director de proyectos confirma que el cableado, las velocidades de internet y las fuentes de energía de tu local estén listos antes de la instalación. Consulta la Guía de preparación del lugar para redes y dispositivos para ver la lista de verificación completa.
Configura fechas y fechas de entrega para la revisión del menú, la capacitación para gerentes, la llamada de preparación para el inicio de operación, la instalación de equipos, la activación y la asistencia para el inicio de operación.

Para prepararte para tu llamada inicial, planea lo siguiente:

Inicia sesión en tu cuenta de Toast Web y comienza tu lista de verificación de configuración.
Comienza a rellenar tus plantillas de menú y revisa el artículo Crear tu plantilla de menú.
Revisa la Guía de preparación del local para redes y dispositivos a fin de obtener información sobre las operaciones de tu negocio.
Asigna a alguien de tu equipo para que se encargue de la incorporación.
Planea estar en tu negocio para la cita con una computadora que tenga acceso a internet.

Nota: Si compraste Toast a través de la plataforma en línea, la llamada inicial no está disponible y tú diriges tu propia configuración. Consulta la Guía de incorporación de autoservicio.

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Crear tu backend

En la fase de creación, configuras el software y creas el menú para que tu negocio esté listo para el inicio de operaciones. Aquí también es cuando llega tu equipo y es un buen momento para completar las tareas restantes de preparación del lugar.

Crea tu menú. Toast configura tu menú a partir de plantillas personalizables que luego editas. Antes de la revisión de tu menú, completa el Plato Primero pasos con Menús de Toast en Toast Classroom, que es obligatorio antes de la revisión.
Configura Toast Web. Usa la lista de verificación de configuración que aparece en Toast Web para completar una configuración básica antes de la capacitación. Consulta Completar las tareas de configuración de Toast Business para obtener ayuda. La configuración específica del dispositivo se realiza durante la cita de instalación.

Activa tu software. Dependiendo de los módulos que hayas comprado, se requiere configuración adicional. Tu director de proyectos cubre estas tareas durante la llamada inicial. Algunas tareas se pueden hacer ahora, como importar tarjetas de regalo (ver Importar tarjetas) o crear el diseño de mesas para Toast Móvil Pedidos y Pagos (ver Crear áreas de servicio y configuración de mesas). Otras, como las integraciones de Envío de terceros, vienen más adelante. Consulta Primeros pasos con la integración de DoorDash y Primeros pasos con la integración de Uber Eats.

Para prepararte para las sesiones de revisión y configuración del menú, planifica lo siguiente:

Completa el Plato Primeros pasos con Menús Toast y finaliza la plantilla de menú.
Completa las tareas de la lista de verificación de configuración en Toast Web.
Comienza las tareas restantes de preparación del local.
Programa a tu personal para capacitaciones y días de inicio de operaciones.
Envía a tu personal a la videoteca de Capacitación de tu equipo para que se familiarice con Toast.
Ponte en contacto con los socios de integración para que puedan ayudarte a configurar la conexión antes de iniciar las operaciones. Consulta Agregar o eliminar una integración con integraciones de socios de Toast.

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Capacitar a tu personal

La capacitación sobre los fundamentos del POS prepara a tu personal y tus gerentes para el primer día con Toast. Tanto el Centro de asistencia como Toast Classroom ofrecen capacitación en vivo y a pedido.

Primeros pasos con los menús de Toast. Completa este Plato antes de la revisión del menú. Cubre los aspectos básicos del menú, incluida la jerarquía del menú, la estrategia de precios y los informes del menú.
Primeros pasos con POS de Toast y Primeros pasos con Toast Web. Estos cursos cubren la configuración de Toast Web y tus productos comprados con gerentes y operadores, la revisión de informes y la creación de una lista de tareas pendientes antes del día de la activación. Se pueden completar por Zoom o en persona.
Capacitación del personal. Se trata de una sesión de 60 minutos con un especialista de Toast, por Zoom o en persona, basada en tu paquete de incorporación. Con al menos una terminal encendida, revisas los fundamentos del POS, el reloj de tiempo, la toma de pedidos, la reseña del turno y el final del día.

Puedes acceder a todas estas capacitaciones después de iniciar sesión en Toast Classroom.

Para prepararte para tus citas de capacitación, planea lo siguiente:

Anima a los gerentes y al personal a asistir a las sesiones programadas.
Crea un manual de capacitación para tus gerentes y personal.
Enciende al menos una terminal o un dispositivo portátil para capacitación práctica.
Agrega empleados a Toast antes de la capacitación. Consulta Agregar y gestionar empleados en Toast Web.

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Instalar hardware

Tu cita de instalación se realiza por Zoom, por teléfono o presencialmente, dependiendo del paquete de incorporación que hayas comprado. La Guía de preparación del lugar para redes y dispositivos enumera todos los requisitos de preparación del lugar.

Para prepararte para la cita de instalación, planea lo siguiente:

Revisa la Guía de preparación del lugar para redes y dispositivos.
Contrata a un técnico certificado en baja tensión, si es necesario, para que encargue los cables de red Cat5e o Cat6 e instale tomacorrientes que se adapten a las recomendaciones de preparación del lugar.
Impresora Pedir rollos de papel y tinta. Solo llegan un rollo y un cartucho de tinta con tu equipo. Consulta Impresora Rollos y cintas de tinta.

Para obtener ayuda con la configuración paso a paso, consulta el Centro de equipos y la Configuración de la red de Toast a fin de obtener orientación sobre cómo conectar el enrutador.

Nota: Los recursos de instalación capacitados por Toast no instalan cables Ethernet, realizan montajes en pared ni crean menús en el lugar. Si necesitas cableado, contrata a un técnico local de TI de baja tensión. Consulta Tarifas y tarifas de incorporación para ver la lista completa de restricciones.

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Inicio

El día de inicio de operación es el día en que sacas tus dispositivos del modo de prueba y comienzas a usar Toast para procesar pagos con tarjeta de crédito. Tu equipo te apoya durante el proceso.

Llamada de preparación para el inicio: Esta sesión de Zoom de 60 minutos con tu director de proyectos se realiza antes del día de la activación. Revisas todas las configuraciones en Toast Web, completas las tareas pendientes y haces las preguntas restantes.
Asistencia para inicios de operación: Esta sesión de cuatro horas con un especialista de Toast se realiza el día de la activación, por Zoom o en persona según tu paquete. Tu especialista te ayuda con las preguntas, capacita al personal, realiza configuraciones adicionales y soluciona problemas si es necesario.

Para prepararte para la sesión de asistencia en vivo, planea lo siguiente:

Confirma que tus tasas impositivas sean correctas y que se asignen a los artículos y grupos de tu menú. Consulta Configurar tasas impositivas y ajustar opciones impositivas.
Prepárate para salir del modo de prueba. Consulta Resumen del modo de prueba.
Familiarízate con las actividades de fin del día y la reseña del turno.
Revisa los procedimientos del modo sin conexión con los gerentes y el personal. Consulta Prepararse para operar en modo sin conexión durante interrupciones o suspensiones del servicio.
Confirma tu cuenta bancaria registrada y revisa tu calendario de depósitos. Consulta Actualizar o agregar una nueva cuenta bancaria en Toast Web y Información general sobre los horarios de depósitos.

Nota: No comiences a recibir pagos en vivo antes de que tus dispositivos estén fuera del modo de prueba y tu procesamiento de pagos esté completamente configurado. Abrir antes de que finalice la configuración puede hacer que los lectores de tarjetas fallen tu primer día. Primero confirma tu preparación para el inicio de operación con tu director de proyectos.

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Después de iniciar operaciones

Cuando finalice la sesión de asistencia en vivo, tendrás acceso al equipo de atención al cliente de Toast las 24 horas, todos los días. Inicia un chat en vivo desde Toast Web o Payroll Web usando el botón azul de asistencia en la parte inferior derecha de cada página, o desde la pestaña Asistencia en la aplicación Toast Now. Para obtener más información sobre cómo comunicarse con el equipo, consulta Comunícate con atención al cliente.

Para activar más módulos de software o agregar hardware o software, consulta Pedir nuevos productos en Toast Shop.

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Citas de activación y recordatorios

La comunicación y la preparación son fundamentales a medida que avanzas hacia el inicio de operaciones. Mantente en contacto cercano con tu director de proyectos y asiste a todas las citas de activación. Una lista completa de tus citas programadas se envía en un correo electrónico de resumen después de tu llamada inicial, y puedes hacer un seguimiento de las próximas citas e instrucciones de preparación en tu lista de verificación de configuración.

Nota: Los recordatorios de citas aparecen en tu lista de verificación de configuración solo para ubicaciones individuales y para citas organizadas por un especialista de Toast. Por lo general, los recordatorios no aparecen en tus citas de instalación, capacitación para gerentes, capacitación para el personal o asistencia para el inicio de operación.

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Reprogramar una cita

Para reprogramar una cita, como una llamada inicial, un reconocimiento del lugar, una instalación, una capacitación o un inicio de operación, ponte en contacto directamente con tu director de proyectos o usa tu lista de verificación de configuración si la opción está disponible. Cuando reprogramas la lista de verificación de configuración, tu cita original se cancela y se reemplaza con la nueva fecha, por lo que solo la nueva cita permanece activa.

Reprograma la cita con al menos siete días de anticipación para evitar cargos por reprogramación y demoras en tus otras citas. Los siguientes cargos se aplican a los cambios tardíos:

Se aplica un cargo de USD 300 a cancelaciones o reprogramaciones realizadas con menos de siete días de anticipación.
Se aplica un cargo de USD 500 a las cancelaciones realizadas el día de , que a menudo se deben a la preparación del local.

Para obtener detalles completos, consulta Tarifas y tarifas de incorporación.

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Tarifas de incorporación

Las tarifas y tarifas de servicio de incorporación varían según el país y el tipo de servicio. Los cargos pueden aplicarse a días de instalación presencial o remota, horarios no estándar, terminación de cables, cancelaciones y servicios posteriores a la conexión. Para conocer las tarifas actuales en tu país, consulta Tarifas y tarifas de incorporación.

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Preguntas frecuentes

¿Cuánto tarda la incorporación de Toast?

La incorporación de Toast suele tardar de cuatro a seis semanas en implementarse de forma remota o presencial. Si tu local está en construcción, planifica el cronograma en función del cronograma de construcción. La incorporación autoservicio es un proceso más rápido y autodirigido; consulta la Guía de incorporación autoservicio.