Guía de incorporación remota y presencial

En este artículo:

• El recorrido del cliente
  • Llamada inicial
  • Cree su backend
  • Capacita a tu personal
  • Instalar equipo
  • Inicio de operación
  • Adoptar
• Citas de activación
  • Reprogramar citas
• Recursos de Toast

El recorrido del cliente

Te damos la bienvenida a Toast. ¡Comencemos! Nuestro recorrido de incorporación de clientes está diseñado para asegurar una implementación exitosa de Toast, de modo que tu equipo pueda seguir haciendo lo que le encanta y prospera.

Tu principal contacto durante este proceso será tu Director de Proyectos de Toast. Piensa en él como tu contratista general. Juntos, trabajarán con tu equipo para programar citas con especialistas y guiar a tu negocio hacia una implementación exitosa.

A continuación, se presenta un esquema del proceso de incorporación. El proceso de implementación de Toast suele durar de 4 a 6 semanas. Si estás en una nueva ubicación en construcción, considera este cronograma al comenzar tu viaje de incorporación.

Las siguientes actividades deben completarse para implementar Toast completamente. Utiliza esta lista de verificación como guía. Si bien las actividades se presentan en orden secuencial, muchas se pueden realizar simultáneamente.

Volver al inicio
 

Llamada inicial

Una vez que firmes tu contrato y completes la configuración de tu cuenta, tu vendedor de Toast programará una llamada entre tú y tu director de proyectos. Una vez reservada esta llamada, esta tarea aparecerá en la lista de verificación de configuración de Toast Web (el backend de tu negocio). Podrás acceder a esta lista de verificación en cualquier momento utilizando el ícono de configuración ubicado en la esquina superior derecha. 
 

Selecciona Llamada inicial en tu lista de verificación de configuración para acceder a una lista de elementos que te ayudarán a prepararte mejor para esta llamada. 

¿Necesitas reprogramar? Consulta a continuación cómo reprogramar citas. 

Durante esta llamada, tu director de proyectos establecerá las bases para tu proceso de implementación. Al final de esta sesión, tendrás un esquema claro de los próximos pasos, cronogramas y elementos de acción necesarios para comenzar a usar Toast. A continuación, veremos algunas cuestiones que se revisarán durante tu llamada inicial. 

• Confirma la información comercial: Tu director de proyectos confirmará el nombre, los contactos importantes, la ubicación, el cronograma de apertura, la información bancaria y la fecha de inicio del contrato de tu restaurante.
• Revisa y envía tu equipo: Tu director de proyectos confirmará la lista de equipos contigo y preparará tu pedido para enviar. Según la ubicación, pueden pasar entre 7 y 14 días hábiles hasta que recibas tus equipos. Una vez que los reciba, marca cada casilla para asegurarte de que todo haya llegado y esté en buenas condiciones. Ten en cuenta que debe haber alguien en el lugar para recibir tus equipos de Toast y firmar en el momento del Envío.
• Configurar Amex:  OptBlue es un programa de American Express (Amex) que te permite procesar tarjetas Amex a través de Toast con estados de cuenta consolidados y depósitos más rápidos. Si tienes un ID de Comerciante Directo de Amex, tu Director de Proyectos te lo solicitará antes de la fecha de instalación. Obtén más información en este artículo de Toast Central, Aceptando American Express.
• Revisar la preparación del sitio: Tu director de proyectos revisará qué requisitos deben estar listos en tu local antes de la instalación de Toast. Esto incluirá confirmar que todo el cableado necesario, las velocidades de internet y las fuentes de energía estén disponibles. Te recomendamos que veas el siguiente video y leas nuestros requisitos del local para asegurarte de que tu negocio esté preparado para la instalación. Si tienes alguna pregunta sobre la preparación de tu local, contacta a tu director de proyectos para obtener orientación adicional.
   

• Establece fechas y documentos a entregar: Una vez que hayas revisado el cronograma de implementación de Toast, tu director de proyectos trabajará contigo para establecer fechas para todas tus citas de activación. Esto también incluirá una lista de documentos a entregar y elementos de acción para que tu negocio vaya por buen camino hacia una implementación exitosa de Toast. A continuación, incluimos un ejemplo de estas fechas y documentos a entregar.
   

  Fechas	Documentación a entregar
  Revisión del menú Capacitación para gerentes Llamada de preparación para el inicio de operación Instalación de equipos Fecha(s) de activación de software/producto Asistencia para el inicio de operación el día de la activación	Plantillas de menú Lista de verificación de configuración Cableado Ethernet  Imágenes de pedidos digitales Diseño de mesas

   

Volver al inicio
 

Crea tu backend

En la fase de creación, trabajaremos juntos para configurar tu software y crear tu menú. Esta parte del proceso requiere que tu equipo trabaje codo a codo con el nuestro para preparar tu negocio de la mejor manera posible para una implementación exitosa y el inicio de operaciones. 
 
Aquí también recibirás los equipos. También es un buen momento para completar tareas adicionales de preparación del lugar. 

• Menú: La creación de menús en Toast es un componente crucial de la configuración del POS. Toast configurará tu menú a partir de un conjunto de plantillas de menú personalizables que te servirán de base para editar. También ofreceremos una sesión en línea para compartir pantalla a fin de capacitar a los usuarios en la edición del menú y revisar la creación inicial. Si adquiriste el módulo de pedidos digitales, el especialista en configuración del módulo podrá ayudarte a configurarlo y te enseñará a hacer modificaciones en el futuro. Antes de crear tu menú, aprende los conceptos básicos de la gestión de menús asistiendo a Primeros pasos con Menús de Toast en Toast Classroom (es necesario iniciar sesión).
• Configuración de Toast Web (backend): Configurar Toast para que cumpla con tus requisitos operativos es muy fácil de usar. Aunque la mayor parte de esto se cubrirá durante tu capacitación, es esencial que estés preparado con una configuración básica completa. Para comenzar con la configuración, sigue la lista de verificación que aparece en Toast Web. Podrás acceder a esta lista de verificación en cualquier momento utilizando el ícono de configuración ubicado en la esquina superior derecha. Además, puedes consultar esta Guía de configuración rápida para aprender a configurar tu sistema. La configuración específica del dispositivo se realizará durante la cita de instalación. 
   

 

• Activación del software: Dependiendo de qué módulos de software hayas comprado, se requiere configuración adicional. Tu director de proyectos cubrirá tareas de configuración específicas para cada módulo de software durante tu llamada inicial y se describirán en tu lista de verificación de configuración. Algunas tareas se pueden hacer ahora, como las tarjetas de regalo y las importaciones de fidelidad (más información: Importar tarjetas de regalo) o creando la distribución de las mesas para Toast Móvil Pedidos y PagosTM (obtén más información: Crea áreas de servicio y configuración de mesas), mientras que otros elementos de acción deberán realizarse más adelante en el proceso de incorporación, como la configuración de las integraciones de Envío de terceros, como DoorDash y Uber Eats (Comienza con la Integración de DoorDash, Comienza con la Integración de Uber Eats).

Volver al inicio
 

Capacita a tu personal

Nuestra capacitación sobre los fundamentos del POS (como parte de la incorporación) se centra en preparar a tu personal y tus gerentes para el primer día con Toast a fin de que sientas confianza cuando empieces a usar Toast a tiempo completo. Te recomendamos mucho que consultes nuestro material de Toast Central y Toast Classroom para obtener materiales de capacitación en vivo y a pedido.

• Primeros pasos con Toast Menu: Si todavía no completaste esta capacitación, asegúrate de hacerlo lo antes posible, ya que es necesario antes de revisar el menú con Toast. Aquí, aprenderás los aspectos básicos de los menús, incluidos la jerarquía del menú, la estrategia de precios y mucho más.
• Comienza a usar Toast POS y Toast Web: Estos cursos se pueden completar por Zoom o en persona. Aquí aprenderás cómo configurar Toast Web y los productos que compraste con gerentes y operadores, revisar informes y crear una lista exhaustiva de tareas pendientes que debes completar antes del día de la activación de Toast.
• Capacitación para el personal: Se trata de una sesión de capacitación de 60 minutos de una de nuestras especialistas en Toast. Esto se hará por Zoom o en persona según el paquete de incorporación que hayas comprado. Con al menos 1 terminal encendida, revisa la capacitación sobre los fundamentos del POS, el registro horario, la toma de pedidos, la reseña del turno y el final del día.

Puedes acceder a todas estas capacitaciones después de iniciar sesión en la página de Toast Classroom. 
 

Volver al inicio
 

Instalar hardware 

La Guía de preparación proporciona una lista exhaustiva de todos los requisitos de preparación del lugar. Dependiendo del paquete de incorporación que hayas comprado originalmente, la cita para la instalación será por Zoom, teléfono o presencial. 

Te recomendamos que te prepares para la instalación consultando: 

• El Centro de equipos de Toast para obtener una guía paso a paso sobre cómo instalar tu nuevo equipo
• Configura tu artículo de Toast Network para obtener instrucciones sobre cómo configurar tu red y orientación para conectar tu enrutador.

Volver al inicio
 

Inicio de operación

Este es el gran día: el momento en que inicias las operaciones y comienzas a usar Toast. Definimos tu día de inicio de operaciones como el día en que sacas tus dispositivos del modo de prueba y comienzas a usar Toast para procesar pagos con tarjeta de crédito. Sabemos que puede ser estresante, así que nuestro equipo está aquí para apoyarte. 

• Llamada de preparación para el inicio de operación: Esta será una sesión de Zoom de 60 minutos con tu director de proyectos antes del día de la activación. Durante esta llamada, revisarás todas las configuraciones en Toast Web y completarás las tareas de configuración pendientes. Este es un gran momento para hacer preguntas pendientes mientras te preparas para el gran día. 
• Asistencia para el inicio de operación: Se trata de una sesión de cuatro horas con uno de nuestros especialistas de nuestra red de contratistas. Dependiendo del paquete de incorporación que hayas comprado, se hará por Zoom o en persona. El día que actives Toast, tendrás programado un servicio de asistencia individual para ti y tu personal. Durante este período, Toast te ayudará con cualquier pregunta o inquietud que pueda surgir, capacitará a tu personal en el trabajo, realizará una configuración adicional y solucionará problemas de tu sistema si es necesario. 
• Asistencia continua:  Una vez que finalice tu sesión de asistencia en vivo, tendrás acceso a nuestro equipo de atención al cliente las 24 horas del día, todos los días. Inicia un chat en vivo aquí con nuestro equipo de atención al cliente. El chat está disponible en Toast Web y Nómina Web (botón de asistencia azul en la esquina inferior derecha de cada página) y en la pestaña de asistencia de la aplicación Toast Now.
  
  Para obtener más información sobre cómo ponerse en contacto con la asistencia, consulte "Cómo contactar al servicio de asistencia al cliente" o visite support.toasttab.com.

Volver al inicio
 

Adoptar

Nuestro equipo de atención al cliente está disponible 24/7/365 para resolver problemas y responder tus preguntas. Podrás enviar un Ticket con un miembro del equipo directamente a Toast Central. 

¿Aún necesitas activar módulos de software o te interesa agregar software o hardware adicional? Visita este artículo de Toast Central, Pide nuevos productos en Toast Shop, para obtener más información.

Echa un vistazo a la sección de Recursos de Toast a continuación para obtener información adicional sobre todas las formas en que Toast seguirá ayudándote una vez que estés activo.

Volver al inicio

Citas de activación

La comunicación y la preparación son claves. Mientras te preparas para que tu negocio entre en funcionamiento con Toast, es imprescindible que mantengas una estrecha comunicación con tu director de proyectos y asistas a todas las citas para la activación. 

Puedes hacer un seguimiento de las próximas citas e instrucciones de preparación en tu lista de verificación de configuración. Una lista completa de las citas programadas se enviará en un correo electrónico de resumen después de tu llamada inicial. 

Al completar todas las tareas de tu lista de verificación de configuración antes de tus citas programadas, te asegurarás de que el proceso de incorporación sea fluido y exitoso a medida que te acerques al día de la activación. Recuerda que puedes acceder a esta lista de verificación en cualquier momento utilizando el ícono de configuración en la esquina superior derecha.

Nota: En este momento, los recordatorios de citas solo aparecerán en tu lista de verificación de configuración para ubicaciones individuales y para citas organizadas por un especialista de Toast. Por lo general, no se incluyen los recordatorios de las citas de instalación, capacitación para gerentes, capacitación para el personal ni asistencia para el inicio de operaciones.

Volver al inicio

Reprogramar citas

Si en algún momento te das cuenta de que es necesario reprogramar alguna cita, preavisa con 7 días de anticipación para evitar los cargos por reprogramación (consulta Tarifas y cargos de incorporación para obtener más detalles) y los retrasos posteriores de otras citas.

Para reprogramar una cita, como una llamada inicial, un reconocimiento del lugar, una instalación, una capacitación o un inicio de operación, ponte en contacto con tu director de proyectos directamente o usa la lista de verificación de configuración, si corresponde. 

Ten en cuenta nuestros cargos por cancelación:

• Cargo de $300 por cancelaciones/reprogramaciones con menos de 7 días de anticipación
• Cargo de $500 por cancelaciones en el día (generalmente relacionadas con la preparación del local)
• Consulta Tarifas y tarifas de incorporación para más información

Volver al inicio
 

Recursos de Toast

Tenemos una variedad de recursos disponibles para ti aquí en Toast para ayudarte no solo con tu proceso de incorporación, sino también a lo largo de tu experiencia continua como cliente de Toast. 

• Toast Central: Hay mucho que puedes hacer a partir de ahora Toast Central facilita que encuentres respuestas cuando las necesitas. Utiliza artículos de ayuda, toma una clase de capacitación o revisa videos de capacitación del personal y conviértete en un experto en Toast. Confía en nosotros. ¡Esta opción es favorita! 
• Toast Classroom: Visita Toast Classroom para capacitaciones extendidas para gerentes y personal sobre temas como la gestión de menús, cómo usar los informes de Toast y más. Elige entre programas de capacitación dirigidos por expertos, videos tutoriales y seminarios web en vivo y a pedido para obtener el contenido que necesitas. ¡También disponible en español!
• Actualizaciones de estado de Toast: Asegúrate de suscribirte a nuestras actualizaciones de estado de Toast para recibir la información más reciente sobre las notificaciones de estado del sistema. 
• Toast Learn: Una tienda única para prácticas recomendadas, recursos del sector y consejos y trucos para administrar tu restaurante más exitoso. Mejora tu negocio con estudios de caso y herramientas gratuitas como manuales de empleados, calculadoras de fondo común de propinas y más. Cualquier operador de negocio puede usar estos recursos, ¡incluso si no tiene Toast!
• Recursos 1-Pager: Recursos, educación y apoyo a tu alcance las 24 horas, todos los días.

Volver al inicio