Administrar la programación en Toast Web (para empleadores)

En este artículo:

• Revisar la configuración de programación
• Navegar por la pestaña de programación completa 
  • Selector de rango de fechas y alternancia de semana/día
  • Sección por y ordenar por
  • Filtros
• Turnos abiertos vs. Turnos programados
• Crear turnos
  • Imagen de vista previa del turno
  • Copiar turnos de un día/semana a otro
• Administrar un horario no publicado
  • Pronóstico del tiempo
  • Solicitudes de tiempo libre
  • Pronóstico de ingresos (solo Pro)
  • Pestaña de disponibilidad del equipo (solo Pro)
• Publicar turnos
• Programación y Toast IQ
• Artículos relacionados

Revisar la configuración de programación

Antes de comenzar a usar la Programación, le recomendamos revisar la configuración del producto. La configuración de programación está disponible solo para administradores. En la esquina superior derecha de la página de Programación, seleccione el icono de engranaje.

• Primer día de la semana
  • Esto debe reflejar la misma configuración que utiliza en Toast Web y Toast Payroll (si corresponde). Si la configuración es diferente, los informes de horas extras pueden verse afectados.
• Horario de atención
  • Configurar el horario aquí rellenará previamente las horas de inicio y finalización en los turnos que cree; sin embargo, aún puede crear turnos fuera del horario que configure aquí.
• Visibilidad de turnos para los empleados
  • Visibilidad de los horarios para los empleados: Habilite esto si desea que cada empleado vea el horario de toda la ubicación (el horario de todos los empleados), incluso en los días en que un empleado no está programado para trabajar. Esta configuración habilita la pestaña de horario completo en la aplicación MyToast para los empleados.
  • Visibilidad de compañeros de trabajo para los empleados: Habilite esto si desea que cada empleado vea solo a los compañeros de trabajo en sus propios turnos. Esta configuración es innecesaria si ya habilitó la primera configuración.
• Intercambio de turnos y turnos disponibles
  • Permitir que los empleados ofrezcan sus turnos: Cuando está habilitado, esto permite a los empleados intercambiar turnos (también conocido como negociar dos turnos). Consulte los pasos que seguirían dos empleados para intercambiar turnos en Administrar horarios en la aplicación MyToast (para empleados).
  • Aprobar automáticamente: Cuando está habilitado, los empleados pueden tomar turnos abiertos y reabiertos, realizar ofertas de turnos e intercambios de turnos sin ninguna interacción de aprobación por parte de los gerentes o administradores.
• Alarmas de turno personales
  • Estos son ajustes para toda la ubicación, por lo que se aplicarán a todos los empleados programados en esta ubicación.
• Notificaciones de actividad de los empleados
  • Habilite esta configuración si los administradores deben recibir notificaciones de las acciones de los empleados enumeradas aquí
• Ubicaciones de programación
  • Seleccione el icono de tres puntos para actualizar una ubicación a Scheduling Pro. Haga esto para todas las ubicaciones en las que desee utilizar las funciones de Scheduling Pro.

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Navegar por la pestaña de horario completo

Selector de rango de fechas y alternancia de semana/día

Utilice el selector de fechas para elegir el rango de fechas que desea ver o crear. Siempre deberá hacer dos clics aquí: uno para la fecha de inicio y otro para la fecha de finalización. Puede elegir un solo día seleccionándolo dos veces. Si selecciona un período de tiempo superior a siete días, algunas funciones ya no estarán disponibles.

Configure la alternancia de semana/día si desea ver el horario de forma diferente. Los horarios por Día mostrarán cada hora del día seleccionado, mientras que los horarios por Semana mostrarán cada día de la semana seleccionada. Seleccione Hoy para volver a la semana o al día actual.

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Sección por y Ordenar por

El menú desplegable Sección por le permite ver su horario de un par de maneras diferentes con el objetivo de garantizar que tenga cobertura de puesto y ubicación cuando y donde la necesite. Por ejemplo, si selecciona Sección por puesto, el horario se desglosará en filas de puestos individuales para ayudarle a asegurarse de haber programado a un lavaplatos o a un gerente de piso para cada turno que lo necesite. Si selecciona Sección por ubicación, verá el horario de cada ubicación agrupado en lugar de ver todas las ubicaciones a la vez. Seleccione Borrar para volver a la vista predeterminada. Nota: Estas vistas no son compatibles con filtros.

El menú desplegable Ordenar por está configurado de forma predeterminada en la vista Empleado, donde todos los empleados aparecen en filas individuales y todos los turnos están "combinados". Si lo desea, cámbielo a Hora de inicio para ver el flujo de turnos por día. Esto puede ayudarle a visualizar cuándo entran y salen del trabajo sus empleados con el objetivo de garantizar que tenga suficiente cobertura para cada parte de su día. Estas vistas son compatibles con filtros.

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Filtros

Si su selector de fecha está configurado en siete días o menos, puede seleccionar Filtros en el lado derecho de la página. Aquí hay tres filtros: Empleados, Puestos y Tipos (de turnos). Los filtros se acumularán, por lo que puede tener dos o más filtros funcionando al mismo tiempo. También hay un filtro adicional como casilla de verificación: Ocultar filas vacías. Ocultar filas vacías hará que el horario sea más fácil de ver si muchos empleados no tienen turnos asignados.

Para eliminar empleados específicos de la vista:

1. Seleccione Filtros en el lado derecho de la página.
2. Seleccione el menú desplegable Empleados.
3. Seleccione la casilla de verificación Seleccionar todos los empleados.
4. Deseleccione a cada empleado que desee ocultar de la vista.
5. Seleccione Aplicar filtros.

Resultado esperado: El horario muestra solo a los empleados que dejó seleccionados.

Nota: Los empleados que filtre no se verán afectados por los cambios que publique mientras el filtro esté aplicado. Seleccione Borrar todo debajo del selector de rango de fechas antes de publicar si desea que sus cambios lleguen a todos. El filtrado no elimina a nadie de un horario. Para eliminar a un ex empleado, consulte Sling by Toast: Administrar perfiles de empleados y Terminar o archivar a un empleado en Toast Web o Payroll.

Para eliminar los filtros que ha establecido, busque debajo del selector de rango de fechas. Seleccione la X para un solo filtro o seleccione Borrar todo para eliminar todos los filtros a la vez.

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Turnos abiertos y turnos programados

Una vez que comience a crear su horario, habrá dos secciones en la parte superior de la vista de horario completo: Turnos abiertos (fila morada) y Turnos programados (fila blanca). Nota: Si utilizó Sling antes de usar Toast, es posible que también vea una fila para turnos sin asignar. Consulte la sección Optimizar la dotación de personal con turnos sin asignar de Sling by Toast: Crear un horario para obtener más información.

• Los turnos abiertos son turnos que se crean sin un empleado específico asignado. Están disponibles para que cualquiera con el puesto asignado los tome. Si un turno abierto no es tomado, permanecerá en el horario, pero no será cubierto por un empleado. Con Scheduling Basic, solo se permite un turno abierto por cada turno programado que haya creado.
• Los turnos programados son turnos que usted creó y asignó a un empleado específico. Pueden estar publicados o no, pero una vez publicados, forman parte del horario del empleado y serán visibles en la aplicación MyToast.

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Crear turnos

Nota: Si crea un turno, pero no le asigna a nadie, y luego publica ese turno, los empleados lo verán en la página de Turnos abiertos en la pestaña Turnos de la aplicación MyToast y podrán comenzar a tomar turnos.

1. En la esquina superior derecha de la página de Programación, seleccione Crear > Crear turno o seleccione un recuadro directamente desde la vista de Programación completa.
   1. Debe tener asignado el rol de sistema Administrador o Gerente para crear turnos. Consulte la sección Roles del sistema de programación de Cómo empezar con la programación en Toast Web si no ve el botón Crear.
2. Se abre una barra lateral donde ingresa los detalles del turno. Solo los campos con un asterisco rojo son obligatorios.
   1. Mientras crea este turno, se muestra una imagen de vista previa del turno en la parte inferior para mostrarle cómo aparece el turno en su vista de Programación completa. Obtenga más informacióna continuación.
      
       
      
      
3. Seleccione la Fecha.
4. Seleccione la Hora de inicio y la Hora de finalización.
   1. Puede crear un turno sin fecha de finalización (uno sin una Hora de finalización específica) seleccionando la casilla de verificación Sin fecha de finalización en Hora de finalización. Esto se usa comúnmente para el personal de atención al cliente (FOH) u otros roles que se "recortan" según el volumen de un restaurante. Si lo desea, puede seleccionar una Hora de finalización específica junto con la casilla de verificación Sin fecha de finalización para ayudar con el seguimiento de los costos laborales. Cuando se selecciona esta casilla de verificación, cualquier Hora de finalización que establezca no será visible para el empleado.
   2. Las horas que ve aquí siempre estarán en la zona horaria de la ubicación de la empresa, incluso si se encuentra en una zona horaria diferente cuando crea el turno.
5. Si tiene más de una ubicación en Scheduling, puede seleccionar cualquier Ubicación a la que tenga acceso. De lo contrario, esta opción aparecerá atenuada.
6. Seleccione un Puesto.
7. Si decide seleccionar una opción para Repetir, aparecerán otras configuraciones aquí.
   1. Puede seleccionar Esta semana y elegir cada día de la semana en el que desea programar este turno durante la semana.
   2. También puede seleccionar Cada semana o Cada X semanas y elegir los días de la semana para los que desea programar. Luego, seleccione la fecha de Finalizar repetición el en la que estos turnos recurrentes ya no deben programarse (hasta un año en el futuro).
   3. Los turnos recurrentes aparecerán con un icono ↻.
   4. Si un turno recurrente se superpone con un turno existente, recibirá una advertencia antes de publicar.
8. Seleccione uno o más Empleado(s) para programar a personas específicas. De lo contrario, cree un turno abierto (uno que cualquier empleado con ese puesto pueda tomar) dejando el campo de empleado en blanco y personalizando la configuración de Número de turnos abiertos. Para guardar este trabajo, debe seleccionar uno o más empleados o la configuración de turnos abiertos debe ser mayor que cero.
   1. Cree varios turnos a la vez seleccionando más de un empleado O seleccionando un empleado y aumentando también el Número de turnos abiertos a un número distinto de cero. Con Scheduling Basic, los turnos abiertos están limitados a uno por turno publicado.
   2. Si un empleado que desea seleccionar aparece en gris, es porque no está asignado al Puesto que estableció justo arriba o es posible que se le haya asignado a este puesto recientemente. Si se le acaba de asignar, el sistema puede tardar hasta 15 minutos en reflejar este cambio (debido a la sincronización con Sling).
   3. Si un empleado fue agregado recientemente a Toast Web o Toast Payroll, puede tomar hasta 15 minutos antes de que esa persona sea visible en Scheduling. Espere 15 minutos y actualice la página si no puede encontrar a un nuevo empleado.
9. Si agrega una Nota de turno, esta será visible para cualquiera que pueda ver el turno. Considere las dos configuraciones de visibilidad si agrega una nota.
   
   
   
   
10. En la parte inferior de la barra lateral, elija su opción de publicación.
    1. Sí, publicar ahora para permitir que los empleados vean el turno en su horario. Esto es lo mismo que publicar el turno desde la vista de Horario completo.
    2. Si selecciona Sí, publicar ahora para un turno abierto, los empleados podrán tomarlo de inmediato.
    3. De lo contrario, seleccione No, publicar más tarde para evitar que cualquier empleado lo vea.
11. Seleccione Guardar.

Resultado esperado: Si se publica, el turno aparece en la vista de Horario completo y en la aplicación MyToast. Los turnos no publicados tienen un borde de línea punteada y se pueden editar o arrastrar y soltar a un día o empleado diferente.

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Imagen de vista previa del turno

A medida que crea un turno haciendo selecciones en la barra lateral, verá una imagen en la parte inferior que le muestra cómo aparecerá el turno en el calendario. Nota: Esta imagen de vista previa solo aparece después de ingresar una Hora de inicio, Hora de finalización y Trabajo. Si está creando un turno de duración indefinida (uno sin una Hora de finalización), la imagen de vista previa no aparecerá.

• Un borde sólido indica que ha publicado este turno en el horario (ha seleccionado Sí, publicar ahora). El ejemplo a continuación contiene un turno publicado.
• Un borde punteado asume que publicará este turno más tarde (ha seleccionado No, publicar más tarde).
• El número de círculos debajo de Empleados indica la cantidad de empleados (o posibles empleados para turnos abiertos) que ha seleccionado anteriormente.
  
  • Los círculos contendrán iniciales si ha asignado a un empleado(s) o estarán en blanco si está creando turnos abiertos.
• Los turnos superpuestos para un solo empleado y/o los conflictos de tiempo libre aparecen en una imagen de vista previa del turno y volverán a aparecer durante la publicación del turno.

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Copiar turnos de un día/semana a otro

Esta función se usa comúnmente para horarios que quizás no difieran mucho de un día a otro o de una semana a otra. Si un día o semana anterior contiene todos o la mayoría de los mismos turnos que desea incluir en el horario de un día o semana próximo, considere copiar los turnos de ese período anterior para ahorrar tiempo al crear su horario. Nota: Si un empleado registra su entrada en un turno para el que no estaba programado originalmente, ese turno aparece en el horario de forma retroactiva, pero no se copiará con esta herramienta.

1. Desde la vista de Horario completo, primero seleccione un día único o un período de siete días en el selector de rango de fechas. Este es el día o la semana desde el cual desea copiar.
2. Ahora, seleccione Herramientas. Si no ve el botón Herramientas, verifique su selección de fecha para confirmar que ha seleccionado exactamente un día o siete días.
3. En el menú desplegable, verá Copiar turnos sobre el día o la semana que ha seleccionado. Pase el cursor sobre esto y aparecerá un nuevo menú desplegable con los próximos días o semanas a los que puede copiar un horario hacia. Existe un número limitado de selecciones a las que puede copiar un horario.
   1. Si no ve la opción Copiar turnos, verifique su selección de fecha para confirmar que ha seleccionado exactamente un día o siete días.
4. A continuación, revise la ventana emergente de confirmación donde puede realizar un par de selecciones.
   1. Ignorar empleados: Si esto está activado, todos los turnos que copie eliminarán a los empleados asignados. De esta manera, puede usar la misma plantilla de turnos, pero asignarlos a diferentes empleados.
   2. Incluir turnos no publicados: Si hay turnos no publicados en la(s) fecha(s) que eligió para copiar, use el interruptor para decidir si estos deben incluirse en el día o semana al que está copiando.
   3. Ignorar todas las verificaciones de conflictos: Active o desactive esto para permitir o eliminar las verificaciones de conflictos (como turnos existentes, tiempo libre o conflictos de disponibilidad).
      1. Si activó Ignorar empleados, esta selección no tendrá ningún efecto, ya que todos los turnos quedarán sin asignar a empleados específicos.
   4. Ignorar turnos recurrentes: Cuando esto está activado, la configuración de Repetir no se copiará al día o semana al que está copiando. Desactive esto si desea mantener las reglas de Repetición adjuntas a los turnos que está copiando.
5. Una vez que esté listo, lea el recuadro en la parte inferior para confirmar rápidamente las selecciones que ha hecho y seleccione Copiar X turno(s). El horario se duplicará y podrá editar y/o publicar los turnos como de costumbre.

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Administrar un horario no publicado

Antes de haber publicado un horario, es posible que tenga un conjunto de turnos que aún no ha finalizado o publicado. Hay varias acciones que puede realizar aquí:

• Anular publicación de un turno publicado seleccionándolo y luego seleccionando No, anular publicación.
• Publique un turno no publicado seleccionándolo y luego seleccionando No, publicarlo.
• Edite un turno seleccionándolo. Si es un turno recurrente, tendrá la opción de editar solo el que seleccionó o todos los futuros turnos recurrentes.
  • Arrastre un turno publicado o no publicado a un mosaico diferente. Los turnos publicados se copiarán, pero los turnos no publicados se cortarán y pegarán. El turno copiado/pegado se volverá automáticamente no publicado como resultado de esta acción.
• Elimine un turno. Selecciónelo y seleccione Eliminar en la parte inferior de la barra lateral. Si es un turno recurrente, tendrá la opción de eliminar solo el que seleccionó o todos los futuros turnos recurrentes.
• Apruebe o deniegue intercambios de turnos o tomas de turnos abiertos (siempre que la configuración de aprobación automática esté desactivada). Estos estarán marcados con Requiere aprobación en la parte inferior del turno en la vista de Horario completo.
• Utilice la configuración Sección por puesto para revisar cada puesto por día (en la vista de Semana) u hora (en la vista de Día) y asegúrese de tener la cobertura correcta.
• Utilice el pronóstico del tiempo para adaptar su horario al volumen que podría esperar según el buen o mal tiempo.
• Si utiliza Scheduling Pro, la función de pronóstico de ingresos puede mostrarle cómo se compara su horario con las proyecciones de ventas y mano de obra basadas en sus propios datos históricos.
• Publique el horario completo.

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Pronóstico del tiempo

Cuando esté viendo una sola ubicación (navegue a Filtros y seleccione una sola ubicación en Ubicaciones), Scheduling proporciona un pronóstico del tiempo en la vista de Semana en la parte superior de la página. Esto podría ayudar con las estimaciones de personal y conteo de invitados. Se actualizará ocasionalmente para mayor precisión. Los clientes de EE. UU. verán las temperaturas en Fahrenheit, mientras que los clientes fuera de EE. UU. verán las temperaturas en Celsius.

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Solicitudes de tiempo libre

Puede crear tiempo libre en nombre de un empleado o puede aprobar el tiempo libre que un empleado solicitó a través de la aplicación MyToast. Cuando se gestiona a través de Programación, el tiempo libre siempre es no remunerado ya que Programación no se conecta a ningún sistema de nómina para garantizar que al empleado se le pague por estas horas. Nota: Los horarios que se ven en el tiempo libre reflejan la zona horaria de la ubicación y no la de la persona que ve o crea el tiempo libre.

Para aprobar o denegar la solicitud de tiempo libre de un empleado que envió a través de MyToast:

1. Desde la vista de Horario completo, seleccione Filtros.
2. En el menú desplegable Tipos, seleccione Tiempo libre y luego seleccione Aplicar filtros.
3. Seleccione un mosaico que contenga la insignia deNecesita aprobación.
   
    
   
   
4. Si dejaron una, revise la Nota si un empleado la agregó a su solicitud.
5. SeleccioneAprobaroDenegar. Aprobar la solicitud la agregará a la vista deHorario completo, mientras que denegar la solicitud la eliminará por completo. El empleado será notificado en cualquier caso.
   1. También puede seleccionar Editar tiempo libre para ajustar la solicitud antes de aprobarla. Podrá cambiar los campos de fecha, hora y En total según corresponda. Incluso puede eliminar la solicitud por completo desde aquí.

Para crear tiempo libre en nombre de un empleado:

1. Desde la vista deHorario completo, seleccioneCrear > Crear tiempo libre.
   
    
   
   
2. Seleccione primero al Empleado.
3. Para unsolodía de tiempo libre:
   1. Elija la Fecha, la Hora de inicio y la Hora de finalización para las que necesitan tiempo libre.
   2. Si el empleado solicitó el día completo libre, habilite el interruptor En total. Las horas de inicio y finalización desaparecerán.
4. Para varios días parciales de tiempo libre:
   1. Elija una de las Fechas, Horas de inicio y Horas de finalización para las que necesitan tiempo libre.
   2. Seleccione Guardar y repita este proceso desde el paso 1 para cada día parcial libre.
5. Para varios días completos de tiempo libre consecutivos:
   1. Elija la primera Fecha para la que necesitan tiempo libre.
   2. Habilite el interruptor En total.
   3. Verá que el campo Fecha cambió al campo Fecha de inicio. Ahora puede configurar un campo de Fecha de finalización para contabilizar todos los días consecutivos que este empleado necesita tiempo libre.
6. Verá una imagen que se genera en la parte inferior de la barra lateral. Esta imagen es muy similar a la imagen de vista previa del turno que ve al crear un turno. Úsela para confirmar cómo aparecerá la solicitud de tiempo libre en su horario.
7. Seleccione Guardar. La solicitud será aprobada automáticamente, independientemente de la configuración de Programación.

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Pronóstico de ingresos (solo Pro)

Las perspectivas de ventas y mano de obra ayudan a los gerentes a tomar decisiones de programación más inteligentes al mostrar las ventas proyectadas, los costos y horas de mano de obra, y los objetivos de costos de mano de obra directamente dentro del horario. El pronóstico refleja las actualizaciones en tiempo real del horario.

Para ver el pronóstico de ingresos:

1. En la esquina inferior izquierda de la vista Horario completo, verá una pestaña de Pronóstico. Selecciónela para expandir el menú emergente de pronóstico de ingresos.
2. Hay tres filas para que los administradores y gerentes las usen para ayudar a ajustar el horario:
   1. Costo de mano de obra (vea más abajo):
      
      1. Esto incluye una insignia de indicador de estado para cada día y para toda la semana (en el extremo izquierdo). Hay cuatro insignias diferentes:
         
         1. En el objetivo (verde): Está dentro del rango de mano de obra.
         2. En riesgo (amarillo): Está dentro del 5% del límite superior del rango.
         3. Sobre el presupuesto (rojo): Está más del 5% por encima del límite superior del rango.
         4. Bajo el presupuesto (gris): Está más del 5% por debajo del límite inferior del rango.
      2. Sus costos laborales actuales basados en los datos de salario/puesto en Toast Web y el horario.
      3. Su rango objetivo de mano de obra. Este es un cálculo basado en las ventas proyectadas y en alcanzar un objetivo laboral del 23%.
   2. Horas de mano de obra: Esto se basa en el horario que usted creó en Toast Web.
   3. Ventas proyectadas: Esto se basa en datos históricos de ventas.
3. Cada una de estas filas es dinámica y se actualizará para reflejar cualquier cambio que usted realice en el horario (costo laboral y horas laborales) o los filtros que agregue a la vista de calendario (las tres filas). Si los turnos están ocultos por filtros (puesto, empleado, tipo de turno), sus horas y costos se excluyen de los cálculos.

Notas sobre el costo laboral:

• Cálculos del costo laboral:
  
  • Incluir solo salarios por hora (no empleados asalariados)
  • No incluir tiempo libre pagado (PTO) ni descansos no pagados
• Turnos incluidos en el cálculo del costo laboral:
  
  • Turnos asignados publicados (utiliza el salario del empleado en Toast Web)
  • Turnos asignados no publicados (utiliza el salario del empleado en Toast Web)
  • Turnos no asignados publicados (si existe un salario base para el puesto)
  • Turnos no asignados no publicados (si existe un salario base para el puesto)
  • Turnos abiertos publicados (si existe un salario base para el puesto)
  • Turnos abiertos no publicados (si existe un salario base para el puesto)
  • Turnos abiertos y asignados con una oferta o intercambio pendiente (utiliza el salario del empleado asignado actualmente)

Notas sobre el cálculo del objetivo laboral:

• Actualmente, el objetivo laboral del 23% se establece automáticamente y no se puede editar. Toast tiene planes a futuro para hacer que este campo sea editable.
• Objetivo de mano de obra: Ventas proyectadas × % de mano de obra (.23)
  
  • Por ejemplo, si las ventas proyectadas son de $1,000–$1,500, entonces su rango objetivo de mano de obra será de $230–$345 porque:
    
    • Cálculo del límite inferior: 1000 × 0.23 = 230
    • Cálculo del límite superior: 1500 × 0.23 = 345

Notas sobre las ventas proyectadas:

• Las ventas proyectadas se basan en los datos históricos de ventas de su restaurante. Cuantos más datos haya disponibles, más precisas serán sus proyecciones.
  • Más de 120 días de datos: Toast utiliza modelos de pronóstico avanzados para generar las proyecciones más precisas basadas en sus patrones de ventas.
  • 90–119 días de datos: Las proyecciones se basan en un promedio ponderado de días similares (por ejemplo, comparando los lunes recientes con los lunes pasados).
  • 30–89 días de datos: Las proyecciones se basan en un promedio simple de días similares recientes (como los últimos lunes).
  • Menos de 30 días de datos: Las proyecciones no estarán disponibles.
• Los días festivos, las semanas importantes o los eventos específicos no se incluyen en las ventas proyectadas porque es un promedio durante un rango de días.

Si utiliza Scheduling Pro y no ve la función de pronóstico, verifique estos dos requisitos:

• Esta función solo se ve en la vista Semana de Programación, así que asegúrese de que el interruptor esté configurado correctamente.
• Esta función solo está disponible para administradores y gerentes que también tengan el permiso 4.10 - Trabajos y salarios de empleados.

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Pestaña de disponibilidad del equipo (Solo Pro)

Esta pestaña contiene gran parte de la misma funcionalidad que la vista Horario completo; puede usar el selector de fecha, los menús desplegables Sección por y Ordenar por, y la opción Filtros para ver esta información de diferentes maneras.

Recomendamos ver esta pestaña con el menú desplegable Ordenar por configurado en Empleado. De esa manera, cada fila mostrará quién ha solicitado no ser incluido en el horario para días individuales. Tenga en cuenta que la disponibilidad y el tiempo libre son funciones diferentes.

• Disponibilidad se utiliza normalmente para anunciar los días en los que a un empleado le gustaría no ser programado para cada semana de trabajo.
• Tiempo libre se utiliza normalmente para los días que normalmente caen dentro de los días disponibles de un empleado, pero en los que le gustaría no ser programado solo para ese día específico.

Tanto la disponibilidad como el tiempo libre pueden ser anulados por cualquier persona que esté creando un horario, pero podría ser mejor confirmar con un empleado antes de anular su disponibilidad o tiempo libre, ya que los empleados pueden asumir que ambos pueden indicar que no serán programados en un día determinado.

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Publicar turnos

Publicar un turno lo hace visible para el empleado y cualquier otro miembro del personal (sujeto a sus configuraciones de visibilidad). Los turnos no publicados solo son visibles para los administradores y gerentes, lo cual puede ser útil mientras todavía está creando el horario.

Para publicar cada turno no publicado, simplemente seleccione Publicar en la esquina superior derecha de la página. En la imagen a continuación, todos los turnos están publicados excepto el resaltado por la flecha.

Resultado esperado: Cada turno en su vista actual con un borde de línea punteada está publicado y los bordes punteados desaparecen.

Nota: La publicación se aplica a su vista actual. Si se aplica un filtro, los empleados que filtró no reciben los cambios publicados. Seleccione Borrar todo debajo del selector de rango de fechas antes de publicar si desea que sus cambios lleguen a todos.

Para publicar un conjunto específico de turnos:

1. Seleccione la flecha hacia abajo en el botón Publicar.
2. Seleccione Publicar seleccionado.
3. Seleccione la casilla de verificación en cada turno que desee publicar.
4. Seleccione Publicar.

Resultado esperado: Solo se publican los turnos seleccionados. Los turnos restantes no publicados permanecen en la vista Horario completo con su borde de línea punteada y sin visibilidad para los empleados.

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Programación y Toast IQ

Aunque no hay funciones de Programación en la aplicación Toast Now (del operador), puede usar Toast IQ para ayudarle con la Programación. Entre otras cosas, Toast IQ puede ayudarle a crear, editar y ver horarios. Intente preguntarle cosas como:

• ¿Quién trabaja el viernes?
• ¿Quién tiene tiempo libre para la próxima semana?
• Ayúdame a crear un horario.
• Asigna un turno abierto al empleado X.
• ¿El horario de la próxima semana se alinea con mi pronóstico de ventas/mano de obra?

Con el rol de sistema Administrador, Toast IQ puede ver todos sus datos de horarios de Programación, incluidos los nombres de los empleados, puestos de trabajo, ubicaciones de trabajo, turnos programados, tiempo libre y disponibilidad, así que intente ser creativo con lo que puede ayudarle. Estos datos no se comparten con terceros y se almacenan de forma segura junto con el resto de los datos de su empresa. Las únicas formas en que Toast utiliza estos datos es para mostrar información de horarios y ayudar a los Administradores y Gerentes a realizar ediciones de programación.

Si Toast IQ no muestra los datos de horario esperados, verifique su rol de sistema en Toast Web navegando a Empleados > Gestión de empleados > Empleados, seleccionando el lápiz de edición para su perfil y luego seleccionando Permisos de programación. Verifique el campo Rol del sistema para Administrador o Gerente. Si tiene el rol del sistema Gerente, tenga en cuenta que solo podrá interactuar con los datos de la ubicación de la que forma parte.

Nota: Los roles del sistema también se pueden editar en Sling Scheduling. Obtenga más información sobre los roles del sistema aquí.

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• La aplicación MyToast: Turnos
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