Nómina Toast: Cargar documentos para nuevos empleados

Última actualización: 9 oct 2026, 11:35 a.m.

Carga documentos específicos de la empresa para que tus nuevos empleados los firmen durante la incorporación, como un manual del empleado o las políticas de la empresa.
Este artículo te guiará a través de la tarea de agregar documentos que quieres que los nuevos empleados lean durante el proceso de incorporación de Nómina Toast. Si quieres cargar y entregar un documento a los empleados que ya fueron incorporados, consulta Nómina Toast: Primeros pasos con Employee To Do's.

 

En este artículo:

 

Documentos de empresa

Los documentos de la empresa son aquellos que quieres que tus empleados y/o nuevos empleados revisen. Toast no proporciona estos documentos ni exige que Toast procese la nómina o contrate a una persona, pero tu organización o las leyes estatales locales pueden exigirlos para garantizar el cumplimiento. Ejemplos de documentos de la empresa son manuales para empleados, políticas comerciales y formularios específicos del estado (es decir, salarios laborales de Nueva York).

 

En Nómina Toast, hay dos tipos de documentos que los nuevos empleados pueden firmar durante su proceso de incorporación: un PDF no editable (uno que cargas) o un documento configurable (uno que creas directamente en Nómina Toast). Ambos pueden asignarse a nuevos empleados agrupados por ubicaciones, puestos o roles de seguridad específicos.

 

Mira cómo cargar un PDF o crear tu propia documentación solicitada con este video de recorrido.


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Cargar documentos empresariales

Nota: Los documentos deben estar en formato PDF para poder cargarse en Nómina Toast. Sin embargo, puedes optar por convertir tu archivo en un PDF.

  1. Ve a Configuración > Nueva contratación > Documentación obligatoria.
  2. Selecciona Agregar + a la derecha para comenzar.

    Configuración > Nueva contratación > Documentación obligatoria > Agregar + botón

  3. Para cargar un archivo PDF para los nuevos empleados en el proceso de incorporación, configura el campo ¿Configurable? comoNo.

    Configuración del botón de activación configurable

  4. Selecciona Elegir archivo y ubica tu PDF. Agrega un texto de ayuda si deseas mostrar una nota a los nuevos empleados que leen este documento.
  5. Una vez cargado, elige la Configuración que te gustaría usar para este documento.
    1. Nombre: Asigna un nombre al archivo.
    2. ¿Activo?: Dejar como Sí
    3. ¿Configurable?: Configurar en No
    4. Fecha de vencimiento: No ingreses nada a menos que el documento esté destinado a caducar.
    5. Los cuatrocampos de Asignación se pueden configurar cuando este documento solo se debe mostrar a un grupo específico de nuevos empleados. Por ejemplo, un manual del empleado puede diferir entre una ubicación o un puesto.

      Configuración del documento del empleado

  6. Una vez que el documento esté cargado y la configuración se haya configurado, selecciona Guardar en la parte inferior de la página para finalizar la carga y aplicarlo a todos los nuevos empleados en el futuro. Se agregará automáticamente un requisito de firma electrónica a este documento. Esto será requerido por el nuevo empleado durante el proceso de incorporación
    1. Si un empleado no puede completar el paso Documentos en su flujo de trabajo porque los documentos están grises, significa que las credenciales de inicio de sesión del empleado no se están utilizando para completar estos pasos. Solo el empleado puede firmar sus propios documentos de incorporación. Si un gerente o un rol de seguridad de RR. HH.+ está viendo el flujo de trabajo de los nuevos empleados, aparecerá gris y no podrá continuar.

 

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Cargar documentos únicos de la empresa (PDF) para empleados individuales

Nómina Toast también tiene una función para cargar documentos de la empresa durante la incorporación de un empleado individual. Estos documentos solo los verá el empleado contratado actualmente, así que considera cargar cualquier documento común en el sistema como se describió anteriormente.

  1. En el paso Documentos (paso 4) de los pasos Empleador nuevo empleado, desplázate hacia abajo hasta una sección llamadaDocumentos adicionales. Tienes dos opciones:
    1. Selecciona el botón + Cargar archivos para abrir el explorador de archivos de tu dispositivo y selecciona un PDF manualmente.
    2. Arrastra y suelta un PDF en el cuadro que aparece en pantalla.
    3. Nota:Los PDF son el único tipo de archivo que se puede agregar de esta manera. Para usar archivos que no sean PDF, crea documentos configurables. También puedes convertir tu archivo en PDF.

      Cargar documentos adicionales

  2. Los documentos cargados se pueden eliminar antes de continuar. Selecciona X en el mosaico del documento.

    Eliminar un documento único de la empresa
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Documentos en diferentes idiomas

Si deseas cargar un documento, pero lo tienes en más de un idioma, Nómina Toast no tiene un campo de asignación para diferentes idiomas. Sin embargo, hay una solución ingeniosa:

 

  1. Sigue los pasos anteriores para cargar un nuevo documento.
  2. En el campo Nombre, escribe el nombre del documento seguido del idioma: (inglés).
  3. Completa todos los pasos para cargar este documento y guardar tu trabajo
  4. Ahora repite estos pasos, asegurándote de ingresar el idioma en el título y cargar el documento en ese idioma. Esto te ayudará a hacer un seguimiento de cuál es cuál.
  5. Estás listo para tu próxima nueva contratación. Una vez que llegues al paso Documentos del proceso de contratación, asegúrate de que solo se compruebe el documento en el idioma correspondiente. Por ejemplo, si deseas enviar el Manual del empleado en español a un nuevo empleado que prefiera el español, deselecciona la versión en inglés.

 

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Crea tus propios documentos

El mismo módulo descrito anteriormente para cargar documentos también se puede usar para crear documentos personalizados. Los nuevos empleados contratados verán y firmarán estos documentos durante su incorporación a Nómina Toast.

  1. Ve a Configuración > Nueva contratación > Documentación obligatoria.
  2. Selecciona Agregar + a la derecha para comenzar.

    Configuración > Nueva contratación > Documentación obligatoria > Agregar + botón

  3. Usarás el editor de texto para personalizar un documento desde cero. Los botones azules en la parte superior se pueden usar como marcadores de posición que Toast completará automáticamente en función de información específica del empleado. Por ejemplo, si comenzaste el documento con “Hola” y seleccionaste el botón Nombre, el documento aparecería como “Hola Bridget” si una nueva empleada llamada Bridget lo estuviera viendo. No se pueden agregar campos nuevos o personalizados en este momento.

    Usar campos rellenables en un documento configurable

  4. Una vez que hayas terminado de crear el documento, elige la configuración que te gustaría usar para este documento.
    1. Nombre: Asigna un nombre al archivo.
    2. ¿Activo?: Configura esta opción en Sí si debería ser parte de la experiencia de incorporación de nuevos empleados.
    3. ¿Configurable?: Sal como Sí.
    4. Fecha de vencimiento: No ingreses nada a menos que el documento esté destinado a caducar.
    5. Los cuatrocampos de Asignación se pueden configurar cuando este documento solo se debe mostrar a un grupo específico de nuevos empleados. Por ejemplo, el manual del empleado puede variar según la ubicación o el puesto.

      Configuración de documentos del empleado

  5. Por último, tal vez quieras agregar un requisito para la firma electrónica del nuevo empleado. Si es así, selecciona Agregar + debajo de la sección del editor de texto y selecciona Firma electrónica. Agregar una declaración de certificación es opcional.

    Imagen del extracto de certificación

  6. Una vez que todo esté completo, selecciona Guardar en la esquina inferior derecha de la página.

 

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Solicitar firma electrónica en los documentos

Todos los documentos no configurables (archivos PDF) requieren una firma electrónica de manera predeterminada. No es necesario realizar pasos adicionales.

 

  1. Ve a Configuración > Nueva contratación > Documentación obligatoria.
  2. Selecciona el lápiz de edición amarillo para el documento previsto.
  3. Confirma que se trata de un documento configurable marcando la configuración en el cuadro naranja de abajo. Los documentos no configurables (marcados como No aquí) requieren una firma predeterminada.
  4. Selecciona Agregar + en la parte izquierda debajo de la sección Texto.

    Agregar una firma electrónica en documentos configurables

  5. Elige Firma electrónica en el menú desplegable y, luego, selecciona Agregar +.
  6. La función de firma electrónica ahora es visible y se adjunta a este documento. Es posible que desees ingresar una nota en el cuadro de texto de extracto de certificación, pero es opcional.

    Imagen del extracto de certificación

  7. Selecciona Guardar en la parte inferior de la página para finalizar.


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Haz que estos documentos sean visibles para los empleados

Con el fin de permitir que tus empleados abran y consulten los documentos de la empresa para su uso posterior, un usuario de RR. HH.+ debe activar esta configuración. Esta es una configuración para toda la empresa y se aplica retroactivamente.

  1. Ve a Configuración > Seguridad > Tipos de documento.
  2. Selecciona la segunda página debajo de Tipos de documento del sistema.

    Selección del lápiz de edición para la asignación de documentos de nueva contratación

  3. En Tipos de documento del sistema y junto a Asignación de documento de nueva contratación, selecciona el lápiz de edición amarillo.
  4. Cambia la opción Es visible para la configuración del empleado a Sí. Selecciona Guardarpara finalizar. Ahora, todos losdocumentos que, cualquier empleado, haya recibido en la incorporación de nuevos empleados estarán accesibles en el perfil del empleado, enImpuestos y documentos > Biblioteca de documentos.

    Configurar visibilidad del empleado


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Eliminar documentos de la empresa para empleados individuales

Puedes eliminar un documento para un empleado individual durante el paso Documentos de la parte empleadora del proceso de nueva contratación. Selecciona el ícono de papelera junto al documento correspondiente para eliminarlo (consulta el artículo vinculado). Este nuevo empleado individual no verá ese documento durante su parte del empleado de la incorporación del nuevo empleado. Si deseas inactivar permanentemente un documento de la empresa del sistema, ve a Configuración > Nueva contratación > Documentación obligatoria. Selecciona el ícono de papelera junto al documento correspondiente. Ten en cuenta que un documento no se puede eliminar por completo para mantener registros históricos. Toast recomienda cambiar el nombre de cualquier documento inactivo para reflejar este estado, como “INACTIVO - Manual de la empresa 2021”.

 

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Recursos adicionales

 
 

Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni ningún otro tipo de recomendación profesional. Ponte en contacto con un abogado u otro profesional para recibir asesoramiento.