Nómina Toast: Subir documentos para nuevos empleados

Última actualización: 1 feb 2026, 2:00 p.m.

Sube documentos específicos de la empresa para que tus nuevos empleados los firmen durante la incorporación, como un manual del empleado o políticas de la empresa.
Este artículo te guiará a través de la tarea de agregar documentos que te gustaría que los nuevos empleados lean durante el proceso de incorporación de empleados de Toast Payroll. Si deseas subir y entregar un documento a empleados que ya han sido incorporados, consulta Toast Payroll: Comienza con las tareas de los empleados.

 

En este artículo:

 

Documentos de la empresa

Los documentos de la empresa son cualquier documento que desees que tus empleados y/o nuevos empleados revisen. Estos documentos no son proporcionados por Toast ni son requeridos por Toast para procesar nómina o contratar a un individuo, pero pueden ser requeridos por tu organización o las leyes estatales locales para asegurar el cumplimiento. Ejemplos de documentos de la empresa son manuales de empleados, políticas comerciales y formularios específicos del estado (es decir, salarios laborales de Nueva York).

 

En Toast Payroll, hay dos tipos de documentos que puedes querer que los nuevos empleados firmen durante su proceso de incorporación: un PDF no editable (uno que subes) o un documento configurable (uno que creas directamente en Toast Payroll). Ambos pueden ser asignados a nuevos empleados agrupados por ubicaciones específicas, posiciones o roles de seguridad.

 

Mira cómo subir un PDF o crear tu propia documentación requerida con este video tutorial.


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Cargar documentos de la empresa

Nota: Los documentos deben estar en formato PDF para poder subirlos a Toast Payroll. Sin embargo, puedes optar por convertir tu archivo en un PDF.
 

  1. Navega a Configuración > Nueva Contratación > Documentación Requerida.
  2. Selecciona Agregar+ a la derecha para comenzar.

    Configuración > Nueva Contratación > Documentación Requerida > Botón Agregar +

  3. Para subir un archivo PDF para nuevos empleados en el proceso de incorporación, establece el campo ¿Configurable? a No.

    Configurando el interruptor configurable

  4. Selecciona Elegir archivo y localiza tu PDF. Agrega Texto de ayuda si deseas mostrar una nota a los nuevos empleados que lean este documento.
  5. Una vez subido, elige la Configuración que te gustaría usar para este documento.
    1. Nombre: Nombra el archivo.
    2. ¿Activo?: Dejar como Sí
    3. ¿Configurable?: Establecer a No
    4. Fecha de expiración : No ingreses nada a menos que el documento esté destinado a expirar.
    5. Los cuatro campos Asignar pueden configurarse cuando este documento solo debe mostrarse a un grupo específico de nuevos empleados. Por ejemplo, un manual del empleado puede diferir entre ubicación o puesto.

      Configuración de documentos del empleado

  6. Una vez que se haya cargado el documento y se hayan configurado los ajustes, seleccione Guardar en la parte inferior de la página para finalizar la carga y aplicarlo a todas las futuras contrataciones. Se añadirá automáticamente un requisito de firma electrónica a este documento. Esto será requerido por el nuevo empleado durante el proceso de incorporación.
    1. Si un empleado no puede completar el Paso de documentos en su flujo de trabajo de nueva contratación porque los documentos están atenuados, esto significa que las credenciales de inicio de sesión del empleado no se están utilizando para completar estos pasos. Solo el empleado puede firmar sus propios documentos de incorporación. Si un gerente o un rol de seguridad de HR+ está viendo el flujo de trabajo de nueva contratación, aparecerá atenuado y no podrá continuar.

 

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Cargar documentos de la empresa de una sola vez (PDFs) para empleados individuales

Toast Payroll también tiene una función para cargar documentos de la empresa durante la incorporación de un empleado individual. Estos documentos solo serán vistos por el empleado que se está contratando actualmente, así que considere cargar cualquier documento común al sistema como se describe arriba.
 

  1. En el Paso de documentos (paso 4) de los pasos de nueva contratación del empleador, desplácese hacia abajo hasta una sección llamada Documentos adicionales. Tienes dos opciones:
    1. Seleccione el + Cargar archivos botón para abrir el explorador de archivos de su dispositivo y seleccionar un PDF manualmente.
    2. Arrastre y suelte un PDF en el cuadro en pantalla.
    3. Nota: Los PDFs son el único tipo de archivo que se puede agregar de esta manera. Para usar archivos que no sean PDF, cree documentos configurables. También puede optar por convertir su archivo en un PDF.

      Cargar documentos adicionales

  2. Los documentos cargados se pueden eliminar antes de continuar. Seleccione el X en el mosaico del documento.

    Eliminar un documento de empresa único
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Documentos en Diferentes Idiomas

Si deseas subir un documento, pero lo tienes en más de un idioma, Toast Payroll no tiene un Asignar campo para diferentes idiomas. Sin embargo, hay una solución ingeniosa:

 

  1. Sigue los pasos anteriores para subir un nuevo documento.
  2. En el campo Nombre, escribe el nombre de tu documento seguido del idioma: (Inglés).
  3. Completa todos los pasos para subir este documento y Guardar tu trabajo 
  4. Ahora repite estos pasos, asegurándote de ingresar el idioma en el título y subir el documento en ese idioma. Esto te ayudará a llevar un control de cuál es cuál.
  5. Estás listo para tu próxima nueva contratación. Una vez que llegues al paso de Documentos del proceso de contratación de nuevos empleados, asegúrate de que solo el documento en el idioma apropiado esté marcado. Por ejemplo, si deseas enviar el Manual del Empleado en Español a un nuevo empleado que prefiere el español, deselecciona la versión en inglés.

 

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Crea Tus Propios Documentos

El mismo módulo descrito arriba para subir documentos también se puede usar para crear documentos personalizados. Los nuevos empleados verán y firmarán estos documentos durante su incorporación a Toast Payroll.
 

  1. Navega a Configuración > Nueva Contratación > Documentación Requerida.
  2. Selecciona Agregar+ a la derecha para comenzar.

    Configuración > Nueva Contratación > Documentación Requerida > Botón Agregar +

  3. Usarás el editor de texto para personalizar un documento desde cero. Los botones azules en la parte superior se pueden usar como marcadores de posición que Toast llenará automáticamente según la información específica del empleado. Por ejemplo, si comenzaste el documento con "Hola" y seleccionaste el botón Nombre, el documento aparecería como "Hola Bridget" si un nuevo empleado llamado Bridget lo estuviera viendo. No se pueden agregar campos nuevos o personalizados en este momento.

    Usando campos rellenables en un documento configurable

  4. Una vez que hayas terminado de crear tu documento, elige el Configuración que te gustaría usar para este documento.
    1. Nombre: Nombra el archivo.
    2. ¿Activo?: Establece esto en Sí si debe ser parte de la experiencia de incorporación de nuevos empleados.
    3. ¿Configurable?: Deja como Sí.
    4. Fecha de expiración : No ingreses nada a menos que el documento esté destinado a expirar.
    5. Los cuatro campos Asignar pueden configurarse cuando este documento solo debe mostrarse a un grupo específico de nuevos empleados. Por ejemplo, el manual del empleado puede diferir entre ubicación o puesto.

      Configuración del Documento del Empleado

  5. Por último, es posible que desees agregar un requisito para una firma electrónica del nuevo empleado. Si es así, selecciona Agregar+ debajo de la sección del editor de texto y selecciona Firma Electrónica. Agregar una declaración de atestación es opcional.

    Imagen de la declaración de atestación

  6. Una vez que todo esté completo, selecciona Guardar en la esquina inferior derecha de la página.

 

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Requerir una Firma Electrónica en Documentos

Todos los documentos no configurables (archivos PDF) requieren una firma electrónica por defecto. No se requieren pasos adicionales.

 

  1. Navega a Configuración > Nuevo Empleado > Documentación Requerida.
  2. Selecciona el lápiz de edición amarillo para el documento deseado.
  3. Confirma que este es un Documento Configurable verificando la configuración en el cuadro naranja a continuación. Los documentos no configurables (marcados como No aquí) requieren una firma por defecto.
  4. Seleccione Añadir+ a la izquierda debajo de la Sección de Texto.

    Añadiendo una firma electrónica en documentos configurables

  5. Elija Firma Electrónica del menú desplegable y luego seleccione Añadir +.
  6. La función de Firma Electrónica ahora es visible y está adjunta a este documento. Es posible que desee ingresar una nota en el Declaración de Atestación cuadro de texto, pero esto es opcional.

    Imagen de la declaración de atestación

  7. Seleccione Guardar en la parte inferior de la página para finalizar.


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Hacer Estos Documentos Visibles para los Empleados

Para permitir que sus empleados abran y consulten documentos de la empresa para uso posterior, un usuario de RRHH+ debe activar esta configuración. Esta es una configuración a nivel de empresa y se aplica retroactivamente.
 

  1. Navegue a Configuraciones > Seguridad > Tipos de Documentos. 
  2. Seleccione la segunda página bajo Tipos de Documentos del Sistema.

    Seleccionando el lápiz de edición para la Asignación de Documentos de Nuevos Empleados

  3. Bajo Tipos de Documentos del Sistema y junto a Asignación de Documentos de Nuevos Empleados, seleccione el lápiz de edición amarillo.
  4. Cambie la configuración de Es visible para el Empleado a Sí. Seleccione Guardar para finalizar. Todos los documentos que cualquier empleado recibió en la incorporación de nuevos empleados ahora serán accesibles en el perfil del empleado bajo Impuestos y Documentos > Biblioteca de Documentos.

    Estableciendo la visibilidad del empleado


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Eliminar Documentos de la Empresa para Empleados Individuales

Puede eliminar un documento para un empleado individual durante el paso de Documentos de la parte del empleador del proceso de nuevos empleados. Selecciona el icono de papelera junto al documento apropiado para eliminarlo (consulta el artículo vinculado). Este nuevo empleado individual no verá ese documento durante su parte de empleado de la incorporación de nuevos empleados. Si deseas desactivar permanentemente un documento de la empresa del sistema, navega a Configuración > Nuevo Empleado > Documentación Requerida. Selecciona el icono de papelerajunto al documento apropiado. Ten en cuenta que un documento no puede ser eliminado completamente para mantener registros históricos. Toast recomienda renombrar cualquier documento inactivo para reflejar este estado, como "INACTIVO - Manual de la Empresa 2021."

 

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Recursos adicionales

 
 

Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.