Nómina Toast: Emitir cuentas manuales (calculos rápidos)

En este artículo:

• Puntos clave de los cálculos rápidos
• Cuándo usar un calce rápido
• Calculaciones rápidas y fondo común de propinas
• Calcular una cuenta anual (calculo rápido)
  • Calcular valor bruto a neto
  • Agregar un cálculo rápido a nómina
• Eliminar ganancias o deducciones de un de cálculo rápido
• Eliminar cálculos rápidos ya asociados a una nómina 
• Cálculos rápidos en informes de nómina

Puntos clave de Quick Calcs

• Un calc rápido es una herramienta que se utiliza para registrar cheques de nómina manuales emitidos fuera de un ciclo de nómina. Los cálculos rápidos se deben adjuntar a una nómina futura o a una nómina a fin de documentar el registro de pago del (de los) empleado(s).
• Los cálculos rápidos no generan fondos para el empleado ni envían fondos de deducciones a los . Sin embargo, cuando se adjunta a una nómina o fuera del ciclo, se aplica cualquier información salarial, de deducciones e impuestos del cálculo rápido a los registros fiscales del empleado (formulario W-2, 1099, etc.). Si un empleado o proveedor recibe fondos como resultado, el empleador debe generar un cheque manual fuera de Nómina Toast.
  
  • Por ejemplo, una situación común en la que se utiliza un cálculo rápido podría ser cuando se pierden horas en nómina, pero se pagan manualmente fuera de nómina (en efectivo, una cuenta manual o de la empresa, o una aplicación de pago, entre otras cosas). Para tener esto en cuenta en la próxima nómina, un cálculo rápido permite procesar ganancias, deducciones e impuestos sin pagar realmente a un empleado ni registrar horas.
  • Esto también puede ser útil para pagar una indemnización por despido a un empleado que ha sido despedido o dejado ir. Si la fecha de despido se produjo antes del período de pago actual, la única manera de registrar las ganancias y deducciones adicionales es mediante un cálculo rápido.
• Los impuestos totales (incluidos los cálculos rápidos) se pueden ver en el Nómina y en el Recibo de Retiro de Nómina. El informe Resumen de nómina se genera inmediatamente después de ejecutar la nómina; el recibo de retirada de nómina se genera una vez que Nómina Toast ha barrido la nómina del día a las 4:20 p. m. (CST).
• Los impuestos generados a partir de cálculos rápidos se recolectarán a través del proceso de retiro de débito estándar para la nómina a la que se adjunta el cálculo rápido. Tú, como empleador, eres responsable de la parte patronal de los impuestos generados como resultado del registro de cálculos rápidos. Puedes encontrar más información sobre cómo se debitará tu cuenta .
• Los usuarios no pueden generar un cálculo rápido por sí mismos, independientemente de su función de seguridad.

Mira este breve video para obtener más información sobre los cálculos rápidos y las comprobaciones manuales.

Cuándo usar un calce rápido

• Se pueden utilizar cálculos rápidos para alinear los impuestos durante los ajustes de nómina, como la conciliación de los montos de las propinas de los pagos con tarjeta de crédito.
• Los cálculos rápidos proporcionan una solución práctica para agregar horas faltantes de períodos de pago anteriores para un empleado, lo que garantiza una tributación y un registro precisos.
• Los cálculos rápidos permiten hacer ajustes para períodos de nómina anteriores usando códigos de ingresos, como propinas adeudadas.
• Sin adjuntar el cálculo rápido, el usuario puede usar esta herramienta para probar y estimar el resultado de un conjunto específico de ganancias y/o deducciones atribuidas a un empleado ajeno a Nómina Toast. Si las agregas y seleccionas Calcular Bruto a Neto, se obtendrá un pago neto después de que se apliquen las deducciones y la configuración de impuestos del empleado.
• Los cálculos rápidos permiten obtener una vista previa de la cuenta de un empleado si cambian variables como deducciones o impuestos. Los cálculos rápidos que no se adjuntan a una nómina no registran las ganancias ni los impuestos del formulario W-2 de un empleado.
• La única forma de pagarle a un empleado que fue despedido anteriormente de Nómina Toast es realizar cálculos rápidos y . De manera similar, si vas a despedir a un empleado de Nómina Toast y quieres pagarle su salario final antes de la próxima fecha de liquidación, puedes usar un cálculo rápido para agregar todas las horas, propinas, deducciones, etc., registradas, aplicarlo a una nómina y luego pagarle el monto neto en efectivo, una aplicación de pago o una cuenta de la empresa.

Calculaciones rápidas y fondo común de propinas

Puede haber situaciones en las que intentes hacer un cálculo rápido de un empleado que forma parte de un fondo común de propinas. En algunos casos, es posible que el fondo común de propinas todavía no se aplique a la nómina, ¿cómo puedes obtener este monto rápidamente?

Si usas tu propio método para el fondo común de propinas fuera de Toast, es probable que puedas simplemente agregar los importes de las propinas de cada día como un código de ganancia global de propinas adeudadas/pagadas al cálculo rápido.

Si usas el de Toast para agrupar propinas, usa el para ubicar los montos de las propinas antes de que se envíen a nómina:

1. En Toast Web, ve a Informes > Trabajo > Gestión de propinas.
2. Para comenzar, selecciona un día con estado Listo a fin de abrir la vista Por día de este informe. Aquí, puedes ver el monto de las propinas y gratificaciones después del fondo común por empleado, así que toma nota de ese monto para este día.
   1. No se deben tener en cuenta los días con estado En curso, ya que estos cálculos aún no están completos.
3. Repite el paso 2 en cualquier otro día aplicable y combina todos los montos.
4. Agrega esto al cálculo rápido como un código de ganancia de propinas pagadas/adeudadas, según la configuración de tu restaurante.
5. Nota importante: Recuerda que estos montos aún se deben pagar a través de Nómina Toast una vez que los fondos comunes de propinas se aprueben y envíen, así que eliminar manualmente este monto del de tu nómina para evitar pagarlo dos veces.

Calcular cuenta manual

Nota: Si pretendes que tu información de cálculo rápido aparezca en una nómina, sigue estos pasos hasta el final de la sección Adjuntar cálculo rápido a nómina. Deben seguirse en el orden correcto.

Nota: Para evitar pagos dobles, revisa que no se haya aprobado una plantilla horaria o que las horas y propinas no se hayan sincronizado desde Toast Web con montos duplicados como cálculo rápido.

1. Ve al perfil de un empleado y selecciona Calculación rápida en el lado izquierdo de la página.
2. Selecciona Iniciar para continuar.
   
   
3. Selecciona la estrella amarilla Acciones en el lado derecho de la pantalla.
   1. Ya puedes ver ganancias y/o deducciones en esta tabla. Aparecerán automáticamente si una persona tiene un código de ingreso y/o de deducción recurrente que se aplica a cada período de pago (por ejemplo, un usuario asalariado verá el monto del salario bruto de su período de pago).
      
      
      
      
4. En la ventana emergente, selecciona Agregar ganancia o Agregar deducción. Luego, presiona Enviar.
   
   
    
5. Ingresa la siguiente información:
   1. Agregando ingresos:
      1. Tipo de cuenta: Dejar como cuenta manual
      2. Modo Nómina: Frecuencia de cuenta predeterminada principal (semanal, quincenal, quincenal o mensual)
      3. Puesto/empresa/ubicación/tarea: Registra las ganancias por debajo de la posición y los niveles correctos
      4. Tipo de ingresos: Seleccionar un
      5. Horario: Ingresa el número de horas aquí para obtener ingresos por hora
      6. Monto: Ingresa un monto en dólares aquí para ganancias salariales o a tarifa fija
         1. Nota: Ingresa las horas o el monto, pero no ambos. Esto depende del tipo de ganancia que seleccionaste.
      7. Semana: Ingresa en qué semana quieres aplicar el ingreso. Puedes cambiar esto cuando , por ejemplo.
         
          

Calcular valor bruto a neto

La función Calcular Bruto a Neto calcula ganancias, deducciones e impuestos, y proporciona una vista previa del cálculo rápido completo. Con esta misma información, se generará un talón de pago una vez que se publique la nómina o fuera del ciclo; también puedes anotar el pago neto o tomar una captura de pantalla de la información aquí para luego emitir un cheque manual. Al usar esta función, ten en cuenta lo siguiente:

• El monto del pago neto aparecerá en la esquina superior derecha. Tal vez te convenga tomar nota de este número si decidiste realizar una cuenta manual.
• Si se necesitan cambios manuales en la retención fiscal federal o estatal, se pueden hacer ajustes dentro de las casillas verdes. Selecciona Guardar para aplicar los cambios (los cuadros verdes se pondrán rojos cuando se guarden los cambios).
• Puedes usar esta función para probar el impacto potencial de los impuestos y las deducciones en situaciones en las que los ingresos de un empleado están cambiando o faltan asientos de nómina anteriores.

En este punto, tienes dos opciones. Si solo usabas el cálculo rápido para probar un conjunto de ganancias o deducciones junto con la configuración impositiva del empleado, esta información simplemente desaparecerá una vez que salgas de esta página. De lo contrario, si la información se aplica a una nómina con el fin de registrar las ganancias y/o deducciones de los empleados (cheques manuales) que se llevan a cabo fuera de Nómina Toast, selecciona el botón Cerrar y continúa con los pasos de la siguiente sección para adjuntar la aplicación del cálculo rápido a una nómina.

Con fines informativos

​​​Agregar un cálculo rápido a nómina

Una vez calculado y guardado el valor bruto a neto, puedes adjuntarlo a una nómina futura o fuera del ciclo.

1. Desplázate hacia abajo y localiza el campo Seleccionar nómina (el sistema definirá de forma predeterminada la siguiente nómina disponible). Elige la nómina a la que aplicar este cálculo rápido.
2. Ingresa un número de cheque. Esto suele hacerse con fines contables, ya que este cheque se emite fuera de Nómina Toast.
3. Selecciona Enviar.

Se ingresó un cálculo rápido en el sistema y se adjuntó a la nómina especificada. Aparecerá en el informe de detalles del empleado (antes y después de los ) con un contorno negro distintivo. Para garantizarlo, las ganancias y deducciones de este cálculo rápido no transferirán fondos a ningún empleado ni proveedor de deducciones.

Una vez que hayas calculado el pago de este empleado y agregado el cálculo rápido a una nómina, ahora puedes emitir un cheque desde tu cuenta bancaria. Por el monto, puedes decidir usar el pago neto que estaba presente en la . El cálculo rápido y el registro de la cuenta manual aparecerán en la del perfil de un empleado y en la aplicación MyToast una vez publicada la nómina.

Eliminar ganancias o deducciones de un cálculo rápido

Nota: Si necesitas eliminar la ganancia o deducción de un cálculo rápido, solo puedes hacerlo antes de adjuntarlo a la nómina.

Eliminar cálculos rápidos ya asociados a una nómina

Sigue estos pasos para eliminar de forma permanente los cálculos rápidos. Esto solo puede hacerse antes de comenzar a ejecutar la nómina a la que está asociado.

1. Ve a Nómina > Cheques manuales (en el menú de acciones rápidas de la derecha).
2. En el menú desplegable Seleccionar nómina, elige la nómina con el cálculo rápido adjunto.
3. Puedes eliminar calcs rápidos individualmente seleccionando el tacho de basura que está a la derecha.
4. Elimina varios cálculos rápidos a la vez marcando las casillas de la izquierda de cada uno que quieras eliminar, o elimina todos los cálculos rápidos de cualquier nómina marcando la casilla pequeña de la izquierda de la columna Nombre.
5. Selecciona Eliminar en la parte inferior de la pantalla.

Cálculos rápidos en informes de nómina

Los cálculos rápidos procesados aparecerán en dos informes diferentes después de calcular y contabilizar tu nómina. Para encontrar estos informes de una nómina anterior, ve a Nómina > Nóminas anteriores > Ver. Luego, selecciona el informe correspondiente en la baldosa Informes de esta página.

Informe de resumen de nómina

En la esquina superior derecha de este informe, busca la sección Pago neto y cuenta manual para indicar que se procesó un cálculo rápido dentro de esta nómina. También se muestra el monto total de todos los cálculos rápidos y el número de empleados que los recibieron.

Informe de detalles del empleado

Desplázate por este informe para encontrar cheques manuales individuales y sus detalles. Se reconocen fácilmente por el borde de puntos y la indicación de (cuenta manual).

También puedes usar este informe para detectar y resolver discrepancias en las entradas de nómina antes de realizar un cálculo rápido o de procesar una cuenta manual.

Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.