Nómina Toast: Emitir cuentas manuales (calculos rápidos)

En este artículo:

• Puntos clave de Quick Calcs
• Cuándo usar un Quick Calc
• Calculaciones rápidas y fondo común de propinas
• Calcular una cuenta anual (calc. rápida)
  • Calcular bruto a neto
  • Adjuntar un cálculo rápido a nómina
• Eliminar ganancias o deducciones de un de cálculo rápido
• Eliminar cálculos rápidos ya asociados a una nómina 
• Calculaciones rápidas en informes de nómina

Puntos clave de Quick Calcs

• Un calc rápido es una herramienta que se utiliza para registrar cheques de nómina manuales emitidos fuera de un ciclo de nómina. Se deben adjuntar cálculos rápidos a una nómina futura o a una nómina fuera de ciclo para documentar el registro de pago del (de los) empleado(s).
• Los cálculos rápidos no generan fondos para el empleado ni envían fondos de deducción a los proveedores. Sin embargo, cuando se adjunta a una nómina o a un ciclo fuera de ella, se aplica cualquier información salarial, de deducciones e impuestos del cálculo rápido a los registros fiscales del empleado (formulario W-2, 1099, etc.). Si un empleado o proveedor recibe fondos como resultado, el empleador deberá generar una cuenta manual fuera de Nómina Toast.
  
  • Por ejemplo, una situación común en la que se utiliza un cálculo rápido podría ser cuando se pierden horas en nómina, pero se pagan manualmente fuera de nómina (en efectivo, una cuenta manual o de la empresa, o una aplicación de pago, entre otras cosas). Para tener esto en cuenta en la próxima nómina, un cálculo rápido permite procesar las ganancias, deducciones e impuestos sin pagar realmente a un empleado ni registrar las horas.
  • Esto también puede ser útil para pagar una indemnización por despido a un empleado que fue despedido o despedido. Si la fecha de finalización fue anterior al período de pago actual, la única forma de registrar las ganancias y deducciones es mediante un cálculo rápido.
• El total de impuestos (incluidos los cálculos rápidos) se puede ver en el informe de resumen y en el recibo de retiro de nómina. El informe de resumen de nómina se genera inmediatamente después de ejecutar la nómina; el recibo de retiro de nómina se genera una vez que Nómina Toast ha barrido la nómina del día a las 4:20 p. m. (CST).
• Los impuestos generados a partir de cálculos rápidos se recaudarán mediante el proceso de retiro de débito estándar para la nómina a la que se adjunta el cálculo rápido. Tú, como empleador, eres responsable de la parte patronal de los impuestos generados como resultado del registro de cálculos rápidos. Puedes encontrar más información sobre cómo se debitará tu cuenta aquí.
• Los usuarios no pueden generar un cálculo rápido por sí mismos, independientemente de su rol de seguridad.

Mira este breve video para obtener más información sobre los cálculos rápidos y las revisiones manuales.

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Cuándo usar un calce rápido

• Se pueden utilizar cálculos rápidos para alinear impuestos durante los ajustes de nómina, como la conciliación de montos de propinas de pagos con tarjeta de crédito.
• Los cálculos rápidos proporcionan una solución práctica para agregar horas faltantes de períodos de pago anteriores para un empleado, lo que garantiza una tributación y un mantenimiento de registros precisos.
• Los cálculos rápidos permiten hacer ajustes para períodos de nómina anteriores utilizando códigos de ingresos como propinas adeudadas.
• Sin adjuntar el cálculo rápido, el usuario puede usar esta herramienta para probar y estimar el resultado de un conjunto específico de ganancias y/o deducciones atribuidas a un empleado fuera de Nómina Toast. Si las agregas y seleccionas Calcular bruto a neto, se obtendrá un pago neto después de que se hayan aplicado las deducciones y la configuración de impuestos del empleado.
• Los cálculos rápidos permiten previsualizar la cuenta de un empleado si cambian variables como deducciones o impuestos. Los cálculos rápidos que no se adjuntan a una nómina no registran las ganancias ni los impuestos del formulario W-2 de un empleado.
• La única forma de pagarle a un empleado que ya había sido dado de baja en Nómina Toast es hacer cálculos rápidos y agregarlo manualmente a nómina. Del mismo modo, si estás a punto de despedir a un empleado en Nómina Toast y deseas pagarle su salario final antes de la próxima fecha de liquidación, puedes usar un cálculo rápido para agregar todas las horas, propinas, deducciones, etc. registradas, aplicarlo a una nómina y luego pagarle el monto neto en efectivo, una aplicación de pago o una cuenta de la empresa.

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Calcificaciones rápidas y fondo común de propinas

Puede haber situaciones en las que intentes hacer un cálculo rápido de un empleado que forma parte de un fondo común de propinas. En algunos casos, es posible que el fondo común de propinas todavía no se aplique a la nómina, así que ¿cómo puedes obtener este monto rápidamente?

Si usas tu propio método para el fondo común de propinas fuera de Toast, es probable que puedas simplemente agregar los montos de propina de cada día como un código de ganancia global de propinas adeudadas/pagadas al cálculo rápido.

Si usas el Gestor de propinas de Toast para agrupar propinas, usa el informe de gestión de propinas para localizar los montos de las propinas antes de que se envíen a la nómina:

1. En Toast Web, ve a Informes > Mano de obra > Gestión de propinas.
2. Para comenzar, selecciona un día en estado Listo a fin de abrir la vista Por día de este informe. Aquí puedes ver el monto de las propinas y gratificaciones después del fondo común por empleado, así que toma nota de ese monto para este día.
   1. No se deben tener en cuenta los días con estado En curso, ya que estos cálculos aún no están completos.
3. Repite el paso 2 para cualquier otro día aplicable y combina todas las cantidades.
4. Agrega esto al cálculo rápido como un código de ganancia de propinas pagadas/adeudadas, según la configuración de tu restaurante.
5. Nota importante: Recuerda que estos montos aún están configurados para pagarse a través de Nómina Toast una vez que se aprueben y envíen los fondos comunes de propinas, así que recuerda eliminar manualmente este monto del paso Ganancias del empleado de tu nómina para evitar desembolsarlo dos veces.

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Calcular una cuenta manual

Nota: Si pretendes que tu información de cálculo rápido aparezca en una nómina, sigue estos pasos hasta el final de la sección Adjuntar un cálculo rápido a nómina. Deben seguirse en orden.

Nota: Para evitar pagos dobles, verifica que no se haya aprobado una plantilla horaria o que las horas y propinas no se hayan sincronizado desde Toast Web con montos duplicados como cálculo rápido.

1. Ve al perfil de un empleado y selecciona Calc. rápido en el lado izquierdo de la página.
2. Selecciona Iniciar para continuar.
   
   
3. Selecciona la estrella amarilla Acciones en el lado derecho de la pantalla.
   1. Ya puedes ver ganancias o deducciones en esta tabla. Aparecerán automáticamente si una persona tiene un código de ingresos recurrente o un código de deducción que se aplica a ella en cada período de pago (por ejemplo, un usuario asalariado verá el monto del salario bruto de su período de pago).
      
      
      
      
4. En la ventana emergente, selecciona Agregar ingresos o Agregar deducción. Luego, presiona Enviar.
   
   
    
5. Ingresa la siguiente información:
   1. Agregando ingresos:
      1. Tipo de cuenta: Dejar como cuenta manual
      2. Modo Nómina: Predeterminada según la frecuencia de la cuenta principal (semanal, quincenal, quincenal o mensual)
      3. Puesto/empresa/ubicación/tarea: Registra las ganancias en la posición y los niveles correctos
      4. Tipo de ingresos: Seleccionar un código de ingresos
      5. Horarios: Ingresa el número de horas aquí para obtener ingresos por hora
      6. Monto: Ingresa un monto en dólares aquí para obtener ingresos salariales o de tarifa fija
         1. Nota: Ingresa Horas o Monto, pero no ambas. Esto depende del tipo de ganancia que hayas seleccionado.
      7. Semana: Ingresa la semana en la que te gustaría aplicar el ingreso. Puedes cambiar esto cuando calculas propinas en semanas separadas de un ciclo de nómina quincenal, por ejemplo.
         
          
          
   2. Agregando una deducción:
      1. Tipo de deducciones: Selecciona un código de deducción
      2. Monto: Si la deducción se toma como un monto fijo, agrega por monto de nómina aquí
      3. Porcentaje: Si la deducción se toma como un porcentaje del salario, agrega el porcentaje aquí
         1. Nota: Ingresa Monto o Porcentaje, pero no ambos. Esto depende del tipo de deducción que hayas seleccionado. 
            
            
            
            
6. Selecciona Agregar ingresos o Agregar deducción para finalizar. Seleccionar Guardar y agregar te permite agregar varias entradas a la vez.
7. También puedes editar porciones de los ingresos o deducciones en la página principal de cálculo rápido. Si se editó un recuadro verde (la Tarifa u Horas de una ganancia o el USD/% de una deducción), se pondrá rojo. Si una casilla es roja, selecciona el botón verde Guardar para aplicar los cambios.
   
   
    
8. Una vez que se hayan agregado todas las ganancias o deducciones necesarias a este cálculo rápido, selecciona la estrella amarilla Acciones una vez más y elige Calcular bruto a neto y Enviar. Continúa con los pasos a continuación para asignar correctamente esta cuenta manual a una nómina.
    
   

Calcular bruto a neto

La función Calcular bruto a neto calcula ganancias, deducciones e impuestos, y proporciona una vista previa del cálculo rápido completo. Se generará un talón de pago con esta misma información una vez que se publique la nómina o fuera del ciclo; también es posible que desees anotar el pago neto o tomar una captura de pantalla de la información aquí para poder emitir un cheque manual más tarde. Al usar esta función, ten en cuenta lo siguiente:

• El monto del pago neto aparecerá en la esquina superior derecha. Quizás quieras tomar nota de este número si decidiste realizar una cuenta manual.
• Si se requieren cambios manuales en la retención fiscal federal o estatal, se pueden hacer ajustes dentro de los recuadros verdes. Selecciona Guardar para aplicar cambios (los cuadros verdes se pondrán rojos cuando se guarden los cambios).
• Puedes usar esta función para probar el impacto potencial de los impuestos y las deducciones en situaciones en las que las ganancias de un empleado están cambiando o faltan asientos de nómina anteriores.

En este punto, tienes dos opciones. Si solo usabas el cálculo rápido para probar un conjunto de ganancias o deducciones junto con la configuración impositiva del empleado, esta información simplemente desaparecerá una vez que salgas de esta página. De lo contrario, si la información se debe aplicar a una nómina con el fin de registrar las ganancias y/o deducciones de los empleados (cheques manuales) que se realizan fuera de Nómina Toast, selecciona el botón Cerrar y continúa con los pasos de la siguiente sección para adjuntar aplicar el cálculo rápido a una nómina.

Con fines informativos

​​​Asignar un cálculo rápido a nómina

Una vez que se haya calculado y guardado el valor bruto en neto, puedes adjuntarlo a una nómina futura o fuera del ciclo.

1. Desplázate hacia abajo y busca el campo Seleccionar nómina (el sistema usará la siguiente nómina disponible de manera predeterminada). Elige la nómina a la que quieres aplicar este cálculo rápido.
2. Ingresa un número de cuenta. Esto se suele hacer con fines contables, ya que este cheque se emite fuera de Nómina Toast.
3. Selecciona Enviar.

Se ingresó un cálculo rápido en el sistema y se adjuntó a la nómina especificada. Aparecerá en el informe de detalles del empleado (antes y después de los informes de nómina) con un contorno negro distintivo. Para garantizarlo, las ganancias y deducciones de este cálculo rápido no transferirán fondos a un empleado o proveedor de deducciones.

Una vez que hayas calculado el pago de este empleado y agregado el cálculo rápido a una nómina, ahora puedes emitir un cheque desde tu cuenta bancaria. Por el monto, puedes decidir usar el pago neto que estaba presente en la sección Cálculo bruto a neto. El cálculo rápido y el registro de la cuenta manual aparecerán en la página Talones de pago del perfil de un empleado y en la aplicación MyToast una vez publicada la nómina.

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Eliminar ganancias o deducciones de un cálculo rápido

Nota: Si necesitas eliminar las ganancias o deducciones de un cálculo rápido, solo puedes hacerlo antes de adjuntarlo a una nómina.

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Eliminar cálculos rápidos ya asignados a una nómina

Sigue los pasos que se indican a continuación para eliminar de forma permanente las calcificaciones rápidas. Esto solo se puede hacer antes de comenzar a ejecutar la nómina a la que está asociado.

1. Ve a Nómina > Cheques manuales (en el menú Acciones rápidas de la derecha).
2. En el menú desplegable Seleccionar nómina, elige la nómina con el cálculo rápido adjunto.
3. Puedes eliminar los calcs rápidos individualmente seleccionando el bote de basura que se encuentra a la derecha.
4. Elimina varios cálculos rápidos a la vez marcando las casillas de la izquierda de cada uno que quieras eliminar, o elimina todos los cálculos rápidos de cualquier nómina marcando la casilla pequeña de la izquierda de la columna Nombre.
5. Selecciona Eliminar en la parte inferior de la pantalla.

 
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Calculaciones rápidas en informes de nómina

Las calcificaciones rápidas procesadas aparecerán en dos informes diferentes después de calcular y contabilizar tu nómina. Para encontrar estos informes de una nómina anterior, ve a Nómina > Nóminas anteriores > Ver. Luego, selecciona el informe correspondiente del mosaico Informes de esta página.

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Informe de resumen de nómina

En la esquina superior derecha de este informe, busca la sección Pago neto y busca Cuenta manual para indicar que se procesó un cálculo rápido dentro de esta nómina. También se muestra el monto total de todos los cálculos rápidos y el número de empleados que los recibieron.

Informe de detalles del empleado

Desplázate por este informe para localizar cheques manuales individuales y sus detalles. Se reconocen fácilmente por el borde punteado y la indicación de (cuenta manual).

También puedes usar este informe para detectar y resolver discrepancias en las entradas de nómina antes de realizar un cálculo rápido o procesar una verificación manual.

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.