Nómina Toast: Preguntas frecuentes sobre el procesamiento de nómina y recibos de pago

En este artículo:

• Antes de ejecutar la nómina
  • ¿Cuándo debo enviar la nómina?
  • ¿Qué debo hacer antes de ejecutar una nómina?
  • ¿Cómo sé si la nómina está lista para ser procesada?
  • ¿Cómo accedo a mis nóminas futuras o anteriores?
  • Una de mis nóminas desapareció antes de que la terminara. ¿Cómo la recupero?
• Durante la nómina
  • ¿Cómo inicio una nómina?
  • ¿Puedo subir hojas de cálculo a la nómina?
  • ¿Para qué son estas notificaciones sobre propinas no recibidas o hojas de tiempo no aprobadas?
  • ¿Cómo hago ajustes a la nómina?
  • ¿Cómo confirmo que una nómina es precisa antes de finalizarla?
  • ¿Cómo envío la nómina?
  • ¿Qué significa la ventana emergente de autorización ACH?
• Después de enviar la nómina
  • ¿Qué sucede después de que se envía mi nómina?
  • Acabo de enviar la nómina, pero no se está mostrando. ¿Se envió?
  • ¿Puedo editar una nómina enviada? ¿Es demasiado tarde para hacer un ajuste?
  • ¿Para qué es el botón Conectar a QuickBooks?
  • ¿Qué pasa si dejé a un empleado fuera de un ciclo de nómina?
  • ¿Cuándo recibirán mis empleados su cheque?
  • ¿Dónde puedo encontrar datos históricos de nómina por ubicación?
• Preguntas Frecuentes sobre el Talón de Pago
  • ¿Puede Toast Payroll agregar el número de teléfono de una empresa al talón de pago?
  • ¿Puede Toast Payroll agregar los saldos de Tiempo Fuera del Trabajo al talón de pago?
  • ¿Puede Toast Payroll agregar el porcentaje de propina de un empleado al talón de pago?
  • ¿Recibirán los empleados con depósito directo talones de pago en el paquete de cheques?
  • ¿Mis empleados serán notificados cuando reciban un talón de pago?
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Antes de Ejecutar la Nómina

¿Cuándo necesito enviar la nómina?

Toast recomienda enviar la nómina a más tardar tres días hábiles antes de la fecha del cheque. Enviar en este plazo da menos oportunidad a cualquier posible retraso en el envío de cheques, fines de semana o días festivos federales para afectar cuándo se les paga a sus empleados. Para detalles exactos sobre el tiempo, consulte Toast Payroll: Obtenga ayuda con cuándo se les paga a los empleados.

¿Qué debo hacer antes de ejecutar una nómina?

Antes de ejecutar una nómina, complete la lista de verificación de preparación a continuación. Para la guía completa de preparación y el cronograma recomendado, consulte Toast Payroll: Prepárese para ejecutar la nómina.

• Revise y apruebe las hojas de tiempo (a menos que la aprobación automática de hojas de tiempo esté habilitada).
• Agregue cualquier ingreso o deducción única.
• Confirme su configuración de entrega de cheques. Los empleados que no reciben fondos a través de depósito directo o la tarjeta Toast Pay recibirán su pago mediante un cheque en vivo (en papel).
• Prepare cualquier archivo de ingresos personalizados para importar. Esto incluye cualquier ingreso relacionado con propinas que se rastree fuera de Toast Web de acuerdo con su política de reparto de propinas.

¿Cómo sé si la nómina está lista para ser procesada?

La nómina muestra una insignia etiquetada como Lista para Ejecutar cuando los pasos de preparación anteriores están completos.

¿Cómo accedo a mis nóminas próximas o anteriores?

También preguntado como:

• • ¿cómo puedo acceder a informes de nómina antiguos?
  • ¿cómo puedo volver a mi primera nómina?
  • ¿puede revisar mis documentos de nómina anteriores?

Para acceder a una nómina próxima, en Toast Payroll, selecciona la pestaña Nómina en la barra de navegación izquierda, o selecciona Ver nómina en el mosaico de tu página de inicio. Cualquiera de los dos caminos te lleva al Tablero de Ciclo de Pago con tus nóminas actuales. Desde el Tablero de Ciclo de Pago, selecciona la pestaña Nóminas Pasadas para acceder a las nóminas enviadas.

Una de mis nóminas desapareció antes de que la terminara. ¿Cómo puedo recuperarla?

También preguntado como:

• • abre la nómina de [fecha]
  • haz visible mi nómina de [fecha] en mi tablero
  • ¿puedes ayudarme a recuperar la nómina de [fecha]?
  • no estoy viendo mi primera nómina

Si no ves la nómina en el Tablero de Ciclo de Pago y su fecha de cheque está en el pasado, Toast Payroll probablemente ha despejado este espacio para la próxima nómina. Solo una nómina por grupo de pago puede aparecer a la vez, y las nóminas incompletas caen en la misma categoría.

Para devolver esta nómina al Tablero de Ciclo de Pago:

1. Selecciona el botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll.
2. Incluye tu código de empresa, el nombre del grupo de pago, la fecha de cheque de la nómina faltante y la nueva fecha de cheque en la que deseas pagar a los empleados. La nueva fecha de cheque debe ser al menos dos días hábiles en el futuro.
3. Una vez que la nómina sea restaurada, puedes ejecutarla y enviarla como de costumbre. Si se envía a tiempo, los depósitos directos ocurren en la nueva fecha de cheque.

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Durante la Nómina

¿Cómo empiezo una nómina?

Si ha completado los pasos de preparación, puede comenzar a procesar una nómina desde el Tablero de Ciclo de Pago:

1. Seleccione Ver nómina desde la página de inicio para abrir el Tablero de Ciclo de Pago.
2. Seleccione Vista previa para el grupo de pago correspondiente para iniciar una nueva nómina. Para reanudar una nómina que ya ha comenzado, seleccione Continuar para ese grupo de pago.
3. Siga las instrucciones paso a paso en Toast Payroll: Ejecute su nómina.

Para un recorrido rápido de los pasos que debe seguir para revisar y completar una ejecución de nómina, vea este video más corto.

Si desea una mirada más profunda a los pasos para una ejecución de nómina exitosa, consulte este video más largo que incluye pasos de solución de problemas al final.

¿Puedo subir hojas de cálculo a la nómina?

Sí. Toast Payroll le permite agregar importaciones personalizadas a su ejecución de nómina. Las importaciones personalizadas se utilizan comúnmente para propinas, información de nómina anterior, montos de bonificación y otros archivos que contienen ganancias masivas. Para detalles de configuración y plantilla, consulte Toast Payroll: Configurar Importaciones de Nómina Personalizadas.

¿Para qué son estas notificaciones de propinas no recibidas o hojas de tiempo no aprobadas?

En el paso Vista previa de Nómina, Toast Payroll le alerta si falta información en esta ejecución de nómina. Bajo la tarjeta Elementos de Acción, seleccione el enlace o el ícono de caret para ver qué falta.

Puede optar por que Toast Payroll apruebe automáticamente las hojas de tiempo. Incluso con la aprobación automática habilitada, Toast recomienda revisar cada hoja de tiempo en la página de Tiempo. Ver Toast Nómina: Administra Hojas de Tiempo para aprender cómo funciona la función.

¿Cómo hago ajustes a la nómina?

La mayoría de los ingresos y deducciones de nómina fluyen automáticamente o a través de tus importaciones personalizadas, pero a veces se necesitan ajustes únicos. Realiza estos ajustes durante el paso de Ingresos de Empleados del proceso de nómina. Para instrucciones paso a paso, consulta Toast Nómina: Paso de Ingresos de Empleados.

¿Cómo confirmo que una nómina es precisa antes de finalizar?

Una vez que el paso de Ingresos de Empleados es preciso, selecciona Siguiente. Esta acción no envía tu nómina; te lleva a un paso de revisión. Toast recomienda seleccionar cualquier enlace de Destacados y Excepciones para revisar a los empleados en esas categorías. Antes de enviar la nómina, revisa los informes de nómina y otros datos con estas preguntas en mente:

• ¿Está el número de empleados en nómina de acuerdo con mis expectativas?
• ¿Está el número de horas en nómina de acuerdo con mis expectativas?
• ¿Están los gastos totales de nómina de acuerdo con mis expectativas?
• ¿Están presentes las propinas, si corresponde?
• ¿Está alguien recibiendo compensación por propinas?
• ¿Se han ingresado y revisado ajustes únicos?

¿Cómo presento la nómina?

Una vez que hayas verificado tu nómina por precisión, selecciona Enviar en el paso Revisar y Enviar para finalizar y enviar la nómina.

Importante: Esta acción es final. Si descubres un problema después de enviar, no puedes reabrir, editar o cancelar la nómina. Consulta la siguiente pregunta para las opciones de corrección disponibles.

¿Qué significa el mensaje emergente de autorización ACH?

Si estás presentando tu primera nómina, o si has cambiado recientemente la cuenta bancaria de tu empresa en el archivo, verás un mensaje indicando que Toast Payroll necesita tu autorización. La autorización permite a Toast Payroll realizar créditos y débitos ACH con tu cuenta bancaria. Después de seleccionar la casilla y seleccionar Publicar nómina, este mensaje no volverá a aparecer a menos que la cuenta bancaria de la empresa cambie en el futuro.

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Después de Enviar la Nómina

¿Qué sucede después de que se envía mi nómina?

Una vez que se envía la nómina, Toast Payroll:

• Recoge y remite las obligaciones de nómina en tu nombre, incluyendo depósitos directos, impuestos y embargos.
• Registra la actividad de nómina en los perfiles de los empleados para su uso en las presentaciones de nómina trimestrales y anuales.
• Muestra el Retiro Estimado de Nómina en el paso Revisar. Utiliza esto para planificar los fondos necesarios para cubrir esta nómina. La estimación se actualiza a un Recibo de Retiro de Nómina Toast verificado una vez que se procesa la nómina.
• Calcula el seguro de discapacidad (HI SDI) requerido por el estado de Hawái, el seguro de licencia familiar de Nueva York (NY FLI) y el NY SDI en los cheques de los empleados.
  • Toast no debita ni paga los fondos calculados de NY SDI y NY FLI, y no lo ha hecho en el pasado. Toast tampoco ha recolectado ni pagado los fondos calculados de HI SDI.
  • Para más información sobre NY SDI y FLI y cómo su empresa cumple con el requisito de Nueva York, consulte el sitio web de la Junta de Compensación de Trabajadores del estado o Toast Payroll: Gestión de impuestos en Nueva York.

Si seleccionó Toast-Impreso como su opción de entrega de cheques, Toast imprime y envía cheques para empleados que no reciben depósito directo o utilizan las Tarjetas de Pago Toast. Los números de seguimiento de UPS están disponibles alrededor de las 7 p.m. CST el día en que se envió la nómina. Seleccione un número de seguimiento para ver los detalles del paquete. Los números de seguimiento no están disponibles para FedEx o mensajeros en bicicleta.

Si seleccionó la opción de entrega de cheques Auto-Impresos, Toast Payroll entrega un PDF para empleados que utilizan el método de cheque en papel.

Acabo de enviar la nómina pero no se está mostrando. ¿Se envió?

También preguntado como:

• • ¿Por qué no se muestra la nómina que acabo de enviar para pagar a mis empleados?
  • Creo que envié mi nómina pero no se está mostrando.

Si envió con éxito, vio un mensaje de ¡Nómina publicada con éxito! después de presionar el botón Enviar nómina. Para verificar una nómina después de haber salido de esa página:

1. En Toast Payroll, selecciona Ver nómina desde la página de inicio para abrir el Tablero de Ciclo de Pago.
2. Selecciona la pestaña Nóminas Pasadas.
3. Si la nómina aparece aquí, se envió con éxito. Selecciona Ver para revisar el recibo de retiro de nómina, los aspectos destacados y excepciones, y los informes de nómina.
4. Si la nómina no está en la pestaña Nóminas Pasadas, busca en la pestaña Nóminas Próximas. Las nóminas en la pestaña Nóminas Próximas aún no se han enviado.

Resultado esperado: Deberías ver tu nómina en la pestaña Nóminas Pasadas con un recibo de retiro y los informes disponibles.

Todos los usuarios de HR+ con acceso a un grupo de pago también reciben una notificación por correo electrónico una vez que se envía la nómina, incluyendo la fecha y hora y un monto estimado de retiro de Toast Payroll.

¿Puedo editar una nómina enviada? ¿Es demasiado tarde para hacer un ajuste?

También preguntado como:

• • ¿Es demasiado tarde para hacer un ajuste?
  • ¿Sería posible abrir la nómina que acabo de enviar?
  • Necesito que se reabra un período de nómina.

No. Una vez que se envía una nómina, Toast Payroll no puede reabrir, editar o cancelarla; esto incluye nóminas que aún no se han procesado. Tienes algunas opciones para corregir un error en una nómina enviada:

• Compénsalo en la próxima nómina. Por ejemplo, si un empleado fue sobrepagado por $100, puedes eliminar manualmente $100 en salarios de su próximo cheque de pago. Esto solo debe intentarse si ambas nóminas están en el mismo trimestre. Ver Toast Payroll: Agregar o editar ganancias y deducciones.
• Ejecutar una nómina fuera de ciclo. Ver Toast Payroll: Configurar y configurar nóminas fuera de ciclo.
• Solicitar una anulación. Ver Toast Payroll: Solicitar una anulación. Una anulación debe realizarse dentro del mismo trimestre que la nómina original para evitar enmiendas.
• Utilizar una reversión ACH para un depósito directo en una cuenta incorrecta. Ver Toast Payroll: Depósitos directos no exitosos.

¿Para qué sirve el botón Conectar a QuickBooks?

Después de publicar la nómina, puede ver un botón etiquetado como Conectar a QuickBooks. Si utiliza QuickBooks Online y Toast Payroll, puede sincronizar directamente sus datos de nómina con QuickBooks Online. Vea Comenzar con la sincronización de contabilidad de nómina para instrucciones de configuración. Más conexiones de software contable estarán disponibles en el futuro.

¿Qué pasa si dejé a un empleado fuera de una ejecución de nómina?

Toast Payroll ofrece tres formas diferentes de calcular, informar y pagar los salarios adeudados a un empleado que fue dejado fuera de una nómina presentada. Para cada método y cuándo usarlo, vea Toast Payroll: Empleado perdido o pago perdido en nómina.

¿Cuándo recibirán mis empleados su cheque de pago?

El tiempo de pago depende de cuándo envíe, el método de entrega del cheque de pago y los feriados federales. Para cada escenario (enviado a tiempo, enviado tarde, enviado en un fin de semana o feriado), vea Toast Payroll: Obtenga ayuda con cuándo se les paga a los empleados.

¿Dónde puedo encontrar datos históricos de nómina por ubicación?

Tienes dos opciones:

• Pregunta a Toast IQ en Toast Web. Toast IQ puede mostrar y analizar tu historial de nómina. Consulta Descripción general del asistente de IA de Toast IQ.
• En Toast Payroll, navega a Nómina > Nóminas pasadas y selecciona Ver para abrir la Página de confirmación de una nómina específica. Esta página te permite acceder a los informes específicos de esa nómina en particular. Consulta Toast Payroll: Revisa los informes de nómina.

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Preguntas frecuentes sobre el recibo de pago

¿Puede Toast Payroll agregar el número de teléfono de una empresa al recibo de pago?

Sí. Algunos estados requieren que los empleadores muestren un número de teléfono de la empresa en el recibo de pago de cada empleado. Para solicitar esto, selecciona el botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll. Incluye el número de teléfono correcto en tu solicitud.

¿Puede Toast Payroll agregar los saldos de Tiempo Fuera del Trabajo al recibo de pago?

Sí. Los saldos de Tiempo Fuera del Trabajo (TAFW) se pueden agregar a los recibos de pago. Selecciona el botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll y especifica si esto es para empleados por hora, empleados asalariados o ambos.

¿Puede Toast Payroll agregar el porcentaje de propina de un empleado al recibo de pago?

No. El porcentaje de propina en el recibo de pago no está disponible en este momento.

¿Recibirán los empleados con depósito directo recibos de pago en papel en el paquete de cheques?

No por defecto. Si su empresa está configurada para la entrega de cheques Toast-Printed o Self-Printed, puede activar o desactivar esta opción seleccionando el botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll. Los clientes pueden hacer esto ellos mismos yendo a: Configuración > Nomina > Entrega de Cheques.

¿Se notificará a mis empleados cuando reciban un recibo de pago?

También preguntado como:

• • por favor desactive las notificaciones de recibos de pago para empleados
  • Quiero que se desactiven las notificaciones de recibos de pago para empleados

No por defecto, pero la configuración de notificación se puede activar o desactivar. Seleccione el botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll y especifique si desea que se notifique a los empleados a través de su correo electrónico registrado, una tarea para el empleado, o ambos. También puede usar el mismo camino para desactivar las notificaciones de recibos de pago existentes.

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