Última actualización: 28 abr 2026, 4:19 p.m.
Si está cambiando su servicio de nómina a Toast Payroll a mitad de año, necesitaremos cierta información de usted sobre los ingresos del año para todos los empleados actuales y anteriores con W-2. Los servicios de impuestos de nómina de Toast comienzan en el trimestre en el que comienza a procesar nómina en el sistema de Toast Payroll. Toast Payroll se encargará de las presentaciones anuales durante todo ese año, lo que significa que necesitamos recopilar los datos de pago e impuestos de todo el año. Estamos aquí para ayudar a que esto sea lo más fluido posible. Su Consultor de Incorporación puede ayudarle con esto para determinar el mejor enfoque para obtener información de su proveedor de nómina anterior.
Una vez que comience a utilizar Toast Payroll (después de procesar su primera nómina), querrá cancelar con su proveedor de nómina anterior, si corresponde. El no finalizar los servicios con un proveedor de nómina anterior podría resultar en presentaciones de impuestos duplicadas, inexactas y/o incompletas en trimestres futuros y ayuda a asegurar que sus empleados no reciban un Formulario W-2 incompleto de su proveedor anterior. El Centro de Impuestos en Toast Payroll le notificará antes de su primera presentación de impuestos al final del trimestre con Toast para asegurarse de que haya cancelado con su proveedor de nómina anterior.
Si está cambiando a Toast Payroll de otro proveedor a mitad de trimestre, confirme cómo/cuándo se remitirán los montos de impuestos que vencen al final del trimestre. Toast Payroll debitará su cuenta de nómina dentro de dos semanas después de su primera nómina para asegurarse de que podamos pagar estos en su nombre antes de la fecha límite trimestral.
Toast Payroll necesita esta información para cualquiera que haya sido pagado bajo un FEIN en el año actual, ya sea que esté activo o terminado. Los datos de pago de empleados terminados son necesarios para que Toast pueda crear el W-2 del empleado terminado al final del año y para las declaraciones de impuestos anuales a nivel de empresa.
Los datos de pago se dividen en 2 categorías: datos de nóminas con una fecha de cheque en el trimestre actual y datos de trimestres anteriores.
Se necesitan los totales de ganancias, deducciones e impuestos para cada empleado en cada trimestre anterior del año actual (es decir, si está cambiando a Toast Payroll en el cuarto trimestre, necesitaremos 3 archivos separados para Q1, Q2 y Q3). Esta información también es requerida para cada FEIN individual que se está incorporando a Toast Payroll (es decir, si tiene 2 FEINS, necesitaremos un archivo por FEIN de cada trimestre). Los datos deben desglosarse por tipo/código:
Datos de pago necesarios para el trimestre actual
Para asegurar declaraciones de impuestos precisas, necesitaremos la misma información que la anterior para el trimestre actual, con la adición de:
Necesitaremos la siguiente información fiscal (un paquete fiscal trimestral generalmente tendrá todo lo necesario en esta lista):
Por favor, proporcione la información de depósito directo de los empleados si está cambiando de uno de los siguientes proveedores:
Una vez que la información de depósito directo se haya agregado a Toast Payroll, recomendamos encarecidamente visitar el informe de estado de Depósito Directo navegando a Configuración > Nómina > Depósito Directo. Cualquier empleado que aparezca en el Empleados con información de depósito directo incompleta se pagará vía cheque de papel hasta que se agregue su información de depósito directo. Puede enviar a estos empleados un recordatorio por correo electrónico para alentarlos a agregar su propia información de depósito directo o puede agregarla en su nombre. Los usuarios de HR+ seguirán las instrucciones en la sección Añadir una Cuenta de Depósito Directo Manualmente (Sin Plaid) de Toast Payroll: Obtener Ayuda con Cuentas de Depósito Directo o los empleados pueden seguir los pasos en la sección Añadir una Cuenta de Depósito Directo Con Plaid del mismo artículo.
Si es un usuario de QuickBooks Desktop, acceda a la siguiente información y envíela a su Consultor de Incorporación en un archivo .xlsx (Excel). Siga las instrucciones a continuación para acceder a la información requerida en QuickBooks. Estamos aquí para ayudar si necesita asistencia.
Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos o de otro tipo profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.