Última actualización: 9 oct 2026, 2:55 p.m.
Si vas a cambiar tu servicio de nómina a Nómina Toast MID de año, te solicitaremos cierta información sobre los ingresos anuales de todos los empleados W-2 actuales y anteriores. Los servicios fiscales de nómina de Toast comienzan en el trimestre en el que comienzas a ejecutar la nómina en el sistema de Nómina Toast. Nómina Toast se encargará de las declaraciones anuales de todo ese año, lo que significa que debemos recopilar los datos anuales de pagos e impuestos. Queremos ayudarte a que todo salga lo mejor posible. Tu director de proyectos puede ayudarte a determinar el mejor enfoque para obtener información de tu proveedor de nómina anterior.
Una vez que inicies las operaciones con Nómina Toast (después de ejecutar tu primera nómina), querrás cancelar con tu proveedor de nómina anterior, si corresponde. Si no finalizas los servicios con un proveedor de nómina anterior, es posible que las declaraciones de impuestos sean duplicadas, inexactas o incompletas en trimestres futuros, lo que ayuda a garantizar que tus empleados no reciban un formulario W-2 incompleto de tu proveedor anterior. El Centro de Impuestos de Nómina Toast te lo notificará antes de tu primera declaración de impuestos de fin de trimestre ante Toast para asegurarte de que hayas cancelado con tu proveedor de nómina anterior
Si cambias a Nómina Toast desde otro proveedor a MID de trimestre, confirma cómo o cuándo se te remitirán los montos de impuestos adeudados al final del trimestre. Nómina Toast debitará de tu cuenta de nómina dentro de las dos semanas posteriores a tu primera nómina para garantizar que podamos pagarla en tu nombre antes del plazo trimestral.
Nómina Toast necesita esta información para cualquier persona que haya recibido un pago bajo un FEIN en el año actual, ya sea que esté activa o cancelada. Los datos de pago del empleado despedido son necesarios para que Toast cree el formulario W-2 del empleado despedido al finalizar el año y para las declaraciones de impuestos anuales a nivel de la empresa.
Los datos de pago se dividen en dos categorías: datos de nóminas con fecha de liquidación en el trimestre actual y datos de trimestres anteriores.
Se necesitan montos totales de ingresos, deducciones e impuestos para cada empleado en cada trimestre anterior (es decir, si cambias a Nómina Toast en el cuarto trimestre, necesitaremos tres archivos separados para el primero, el segundo y el tercero). Esta información también es obligatoria para cada FEIN individual que se incorpore a Nómina Toast (es decir, si tienes dos FEINS, necesitaremos un archivo por FEIN de cada trimestre). Los datos deben desglosarse por tipo/código:
Datos de pago necesarios para el trimestre actual
Con el fin de garantizar una declaración de impuestos precisa, necesitaremos la misma información del trimestre actual, con la siguiente adición:
Necesitaremos la siguiente información fiscal (un paquete fiscal trimestral generalmente tendrá todo lo necesario en esta lista):
Proporciona información sobre depósitos directos a los empleados si vas a cambiar de uno de los siguientes proveedores:
Una vez que la información sobre depósitos directos se haya agregado a Nómina Toast, te recomendamos visitar el informe de estado de depósitos directos en Configuración > Nómina > Depósito directo. (Si no ves Configuración en el lado izquierdo de la pantalla, selecciona Nómina en la barra de navegación de Toast Web a la izquierda para que aparezca la barra de navegación de Nómina Toast). Los empleados que aparezcan en el recuadro Información sobre depósitos directos incompletos recibirán un cheque en papel hasta que se agregue la información sobre depósitos directos. Puedes enviarles un correo electrónico para alentarlos a agregar su propia información sobre depósitos directos, o puedes agregarla en su nombre. Los usuarios de RR. HH.+ seguirán las instrucciones en la sección Agregar una cuenta de depósito directo manualmente (sin plantilla) de Nómina Toast: Obtener ayuda con cuentas de depósito directo o los empleados pueden seguir los pasos en la sección Agregar una cuenta de depósito directo con Plaid del mismo artículo.
Si eres usuario de QuickBooks Desktop, accede a la siguiente información y envíala a tu director de proyectos en un archivo .xlsx (Excel). Sigue las instrucciones a continuación para acceder a la información obligatoria en QuickBooks. Estamos aquí para ayudarte si necesitas ayuda.
Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni ningún otro tipo de recomendación profesional. Ponte en contacto con un abogado u otro profesional para recibir asesoramiento.