Nómina Toast: Primeros pasos con la contratación

En este artículo:

Términos clave de reclutamiento
Configuración de contratación
Configuración de plantilla
Configuración de pedidos
Gestionar aspirantes en el módulo de contratación (nueva página)

Términos clave

Usa este artículo como referencia para configurar y gestionar tu módulo de reclutamiento. El módulo de reclutamiento está disponible para los clientes que compraron el paquete Payroll Pro de Nómina Toast.

Requisito: Una oportunidad para contratar a una persona para un puesto o rol abierto. También se conoce como oferta de trabajo.
Candidato o solicitante: La persona que solicita un pedido (posición abierta). Estos términos se utilizan indistintamente en este artículo.
Plantilla: Estas te permiten guardar partes de texto o configuraciones que podrás usar en el futuro.

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Configuración de contratación

Esto debe hacerse primero al usar el módulo de reclutamiento. En estas páginas, mantendrás todas las configuraciones subyacentes de este módulo. Como usuario de RR. HH.+, ve a Configuración > Contratación y ve a cada una de las cinco pestañas que se enumeran a continuación para personalizar el módulo según tus especificaciones. Mira el siguiente video para obtener más información.

En este video de estilo aula, se explica el backend y la configuración de la plantilla, y se muestra cómo gestionar a los candidatos a lo largo de su proceso de contratación.

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Pestaña Seguridad

La tabla roles de seguridad muestra todos los roles de seguridad con acceso al módulo de contratación. Para agregar o eliminar personas de esta tabla, actualiza su rol de seguridad. Los usuarios del rol de seguridad a nivel del empleado no tienen acceso a la contratación.
La tabla Propietarios y seguidores muestra los diferentes tipos de acciones que estos usuarios podrán realizar. Los propietarios y seguidores se asignan individualmente a pedidos específicos.
Consejo profesional: Podrías considerar a tu equipo de RR. HH. o gerente(s) de contratación como propietarios y a cualquier otra persona que participe como seguidores, y luego configurar los permisos en consecuencia. Sin embargo, los permisos de propietario y seguidor se pueden configurar de cualquier manera que tenga sentido para la empresa, incluso si eso significa que tienen la misma funcionalidad.

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Pestaña Flujos de trabajo y notificaciones

El cuadro de flujos de trabajo ofrece la posibilidad de que un candidato pase por las etapas de contratación y nuevos puestos. Selecciona el lápiz Editar para crear un flujo de trabajo de correos electrónicos y/o tareas pendientes del empleado para cambios de estado o nuevos pedidos.
Al crear un flujo de trabajo, no olvides revisar la pestaña Destinatarios del flujo de trabajo para designar a los destinatarios de las notificaciones.
Consejo profesional: Es posible que desees configurar el flujo de trabajo Publicar pedido para que una persona pueda revisar los nuevos pedidos antes de publicarlos, pero el flujo de trabajo de Cambios de estado de los candidatos puede ser abrumador cuando hay varios pedidos o solicitantes. Ambos flujos de trabajo pueden ralentizar el proceso y no ser recomendables.
La tabla Notificaciones te permite configurar notificaciones por correo electrónico y/o tareas pendientes de los empleados para las etapas del proceso de contratación. Esto es útil para mantener a todos los que participan en la contratación en la misma página con cada solicitante.
La principal diferencia es que los flujos de trabajo requieren aprobación para avanzar al siguiente paso, mientras que las notificaciones son solo alertas de cosas que suceden. Las notificaciones se pueden enviar a propietarios, seguidores y estáticos (usuarios que tienen acceso basado estrictamente en su rol de seguridad) y los flujos de trabajo se envían a los destinatarios configurados dentro del propio flujo de trabajo específico.

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Pestaña Configuración

Puedes cambiar las diferentes selecciones que se pueden hacer de un pedido y sus detalles.

Puestos: En la mayoría de los casos, las empresas querrán contratar para un puesto específico en lugar de tener una solicitud general de empleo. Si ese es el caso, configura esto como Sí. Ten en cuenta que el puesto seleccionado será su puesto principal si es contratado en Nómina Toast.
Ubicaciones: Al igual que los puestos anteriores, los candidatos pueden filtrar los pedidos para ciertas ubicaciones. Al seleccionar Sí, se obtienen los diferentes niveles de ubicación que configuraste en Toast, pero al seleccionar No, puedes agregar ubicaciones personalizadas. A cada pedido se le debe asignar una ubicación.
Origen de la aplicación: Durante la solicitud, los candidatos harán la pregunta “¿Dónde supiste de nosotros?”. Crea los diferentes portales a través de los cuales los solicitantes puedan haber encontrado tu pedido seleccionando Agregar+.
Motivo de rechazo: Enumera los motivos por los que se puede rechazar la oportunidad de empleo de un solicitante seleccionando Agregar+. Se debe seleccionar cuando un candidato es rechazado, por lo que son obligatorios.
Categorías: Tanto los candidatos como los empleadores utilizan las categorías. Pueden alinearse con una estructura específica dentro de tu empresa, como el área de atención al público, el área de servicio, la gerencia, etc. Para agregar categorías, selecciona Agregar+.

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Pestaña Career Page

La página Empleos es el sitio web donde tus candidatos encuentran pedidos abiertos. Las empresas pueden tener varias páginas de empleo (esto es común al separar diferentes ubicaciones).

La URL de la página Empleos es payroll.toasttab.com/jobs/<<inserta el código de tu empresa>>. Si vas a usar varias páginas de empleo, agrega una extensión de URL para distinguirlas.
Al agregar un logo, banner o imagen, se mostrará esa imagen en la página de carreras, donde se indica en la vista previa a la derecha.
Los enlaces personalizados son útiles si quieres vincular esta página a la página de inicio de tu empresa o a algún otro sitio web relevante.
Agregar enlaces de redes sociales e íconos permitirá a los solicitantes ver esas páginas.
Se puede agregar una descripción, que se puede usar para texto de bienvenida, detalles del entorno de trabajo, etc.

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Configuración de plantilla

Las plantillas te permiten crear pedidos rápidamente utilizando la información guardada de pedidos anteriores. Configurar plantillas te ahorra tiempo a largo plazo, pero en última instancia son opcionales. Sin embargo, ten en cuenta que las plantillas pueden adaptarse dentro de un requisito elegido. Ve a Reclutamiento > Plantillas y configura tantas o pocas plantillas como desees.

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Pestaña Requisitos

Aquí encontrarás cada pedido que creaste. Esta página también te permite diseñar nuevos pedidos o copiar los existentes, pero antes de crear un nuevo pedido, es posible que desees configurar algunas plantillas como se describe en las secciones a continuación.

La columna Estado te permite ver si están disponibles para el público (Publicados - Bloqueados) o aún están en desarrollo (Guardar para más tarde). Selecciona el botón de copia azul para generar una copia de un pedido o selecciona el ícono de papelera para eliminarlo por completo. Obtén más información sobre el uso de esta pestaña en la sección Configuración de pedidos de este artículo.

Solicitud publicada: Indica que el usuario publicó un pedido dentro del módulo Reclutamiento. Una vez que se ha publicado un pedido, los candidatos pueden comenzar a postularse a la solicitud, siempre que tengan la URL.

Publicado – Estado bloqueado: Un pedido se bloquea tan pronto como el primer candidato solicita un empleo. Una vez que esto ocurre, los pasos dentro de la configuración del pedido se bloquean y no se pueden editar.

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Pestaña Plantillas de solicitudes

Cuando se configuren las plantillas de solicitud, podrás volver a usarlas en el futuro cuando haya solicitudes del mismo rol disponibles. Selecciona Agregar+ para comenzar una plantilla de solicitud.

Primero, agrega el Nombre de la plantilla. Justo debajo de eso, verás una línea llamada Fases con su propio botón Agregar+. Si quieres que un candidato complete la solicitud en secciones, configura las fases. Se utilizan principalmente en combinación con el flujo de trabajo de Cambios de estado de los candidatos mencionado anteriormente.
Los pasos de la plantilla (posición, demografía, etc.) se pueden arrastrar y soltar para personalizar el orden en el que te gustaría que estuvieran. También puedes seleccionar Agregar + o el ícono de papelera para agregar o eliminar un paso de la plantilla actual.
Selecciona cada paso para editar los detalles. Puedes cambiar el nombre del paso o agregar texto de ayuda si lo deseas. Los solicitantes verán este texto de ayuda mientras registran sus respuestas durante el proceso de solicitud.
Si quieres agregar una encuesta a la plantilla de solicitud, primero crea la encuesta seleccionando la pestaña Plantillas y presionando Agregar encuesta+. Un paso de encuesta debe tener una plantilla de encuesta elegida o la aplicación causará problemas a los candidatos potenciales.
La parte de Configuración de campos te permite mostrar o eliminar campos que aparecerían en ese paso de la solicitud de empleo. Si se muestra un campo, puedes elegir Obligatorio para que el solicitante pueda continuar.
Dentro de Configuración de campos, también puedes seleccionar el rol de seguridad necesario para ver cada campo y su información específica. Por ejemplo, es posible que desees que solo los usuarios de RR. HH.+ puedan ver el campo “Tarifa de pago” dentro del paso “Posición”, por lo que deberías configurar la seguridad de ese campo en RR. HH+.
Guardar la plantilla una vez completada. Puedes volver a la parte de edición seleccionando el ícono de lápiz amarillo de una plantilla guardada.

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Pestaña Plantillas de entrevistas

Al realizar entrevistas, tal vez desees hacer una serie de preguntas específicas. Si las entrevistas no se realizan con una computadora cercana, puedes decidir omitir este paso por completo. De lo contrario, selecciona Agregar+ para comenzar una plantilla de entrevista.

Al igual que las plantillas de solicitud, agrega el nombre de plantilla y usa el botón Agregar más para incluir diferentes pasos en la entrevista.
Renombra cada paso como mejor te parezca y agrega las Preguntas sugeridas que quieras que contenga.
En la parte inferior, puedes asignar un entrevistador predeterminado para cada paso, pero si esta selección se deja en No, puedes asignar un entrevistador dentro de cada solicitud de candidato separada.
Guardar la plantilla una vez completada. Puedes volver a la parte de edición seleccionando el ícono de lápiz amarillo de una plantilla guardada.

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Pestaña Plantillas de encuesta

Hay diferentes razones para crear encuestas. Lo más habitual es que puedas recopilar la disponibilidad de un candidato, pero aquí puedes encontrar todo tipo de respuestas. Para comenzar, selecciona Agregar encuesta+.

Primero, asigna un nombre a la encuesta y, opcionalmente, agrega una descripción (la descripción solo puede ser vista por usuarios internos).
Selecciona siempre Reclutamiento como Categoría de la encuesta.
Selecciona +Nuevo artículo para agregar tu primera pregunta o artículo. Hay varias opciones para elegir y lo mejor puede ser probar otras diferentes para lograr las respuestas o los objetivos de esta encuesta.
Selecciona + Agregar opción para agregar respuestas a tu pregunta o artículo. Selecciona + Agregar pregunta dependiente para insertar un artículo que solo sea visible después de responder la pregunta principal
Se pueden obligar o puntuar diferentes artículos. Cambia el interruptor a Sí para cualquiera de los artículos. Si se puntúa esta pregunta o artículo, asigna valores de puntos a cada opción. Ten en cuenta que los artículos de las preguntas de TextBox no se pueden puntuar.
En la parte inferior de la página hay un botón de vista previa donde puedes probar la funcionalidad de tu encuesta.
Guardar la plantilla una vez completada. Guardar y publicar cuando finalice la plantilla de encuesta, pero recuerda que esto no se puede deshacer. Para editar una encuesta, selecciona su nombre en azul. Las encuestas publicadas no se pueden eliminar.

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Pestaña Plantillas de descripción

Estas son las descripciones de los puestos abiertos para los que reclutarás personal. Selecciona Agregar+ para comenzar una plantilla de descripción.

Para comenzar, agrega un nombre de plantilla.
El Titular es una simple descripción del puesto que se mostrará en la página de carreras y el panel de tareas.
La Descripción incluye los detalles que quieres que los candidatos vean. Toast recomienda agregar aspectos como responsabilidades laborales, requisitos o expectativas aquí.
Guardar la plantilla una vez completada. Puedes volver a la parte de edición seleccionando el ícono de lápiz amarillo de una plantilla guardada.

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Pestaña Plantillas de comunicaciones

Hay tres comunicaciones diferentes que puedes automatizar. Se enviarán a los solicitantes en determinados momentos durante el proceso de contratación. Para comenzar, selecciona Agregar + en cualquiera de las tres comunicaciones.

Las Cartas de oferta se entregan como tarea pendiente en el panel de nómina del candidato. No se envían directamente a los solicitantes por motivos de seguridad.
Los correos electrónicos de oferta son correos electrónicos que se envían al candidato para indicar que tiene una Carta de oferta disponible en Nómina Toast.
Los correos electrónicos de rechazo se envían a los candidatos que no recibirán una oferta para el puesto que solicitaron.
Asignarás un nombre a cada comunicación y agregarás un mensaje. Agrega un Asunto para ambas plantillas de correo electrónico e inserta una imagen de encabezado y pie de página en la carta de la oferta.
Guarda la plantilla una vez que haya terminado. Puedes volver a la parte de edición seleccionando el ícono de lápiz amarillo de una plantilla guardada.

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Configuración de pedidos

Después de crear plantillas o cuando estés listo para crear un pedido, ve a Reclutamiento > Plantillas. Elige Agregar+ para comenzar un nuevo pedido. Cada configuración de pedido tiene cinco pasos. Usa los botones circulares en la parte superior o los botones de preparación y siguiente en la parte inferior para navegar entre pasos. Nota: El módulo Reclutamiento no se conecta con ningún tercero, por lo que los pedidos aquí no se pueden sincronizar con otros sitios web de reclutamiento de puestos.

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Detalles de publicación

Este paso incluye los detalles básicos de la publicación en sí. La información que aparece en los menús desplegables proviene del trabajo realizado en partes anteriores de este artículo.
Si usas una plantilla de descripción, esta se completará automáticamente en los campos Encabezado y Descripción.

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Aplicación

Nota el menú desplegable de la plantilla en la parte superior. Si se crearon plantillas de solicitud, al seleccionar una, se completará automáticamente la información para este paso. Si usas una plantilla, puedes hacer cambios en lo que se agregó.
Si no se eligió una plantilla, usa las notas proporcionadas en la pestaña Plantillas de solicitudes para desarrollar la aplicación para este pedido.
Si no utilizas una plantilla de solicitud y planeas usar una encuesta en tu solicitud, asegúrate de seleccionar una plantilla de encuesta en el menú desplegable para evitar problemas con el proceso de solicitud de candidatos.

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Entrevista

Al igual que en el paso Solicitud anterior, puedes elegir tu Plantilla de entrevista en la parte superior de la página. Una vez seleccionada, se pueden hacer cambios en la plantilla.
De lo contrario, usa las mismas notas en la sección Plantillas de entrevistas para ingresar posibles preguntas de entrevista para este pedido específico.

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Comunicación

Este es el tercer paso en el que se pueden usar plantillas para completar toda la información necesaria. Es posible que estas plantillas se hayan creado antes en la sección de plantillas de comunicación de este artículo.
Activa cualquiera de las notificaciones de comunicación aquí. Una vez que lo hagas, se expandirán para mostrar las diferentes configuraciones de cada notificación. Aquí es donde puedes elegir las plantillas que deseas o crear las comunicaciones desde cero.
La Carta de oferta y el Correo electrónico de oferta están juntos, ya que la carta proporcionará la información confidencial sobre el trabajo y el correo electrónico le informará al solicitante que tiene una carta de oferta pendiente en Nómina Toast.
Puedes elegir dejar ambos botones en No. Esta página es opcional.

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Configuración

El paso final te ofrece varias opciones. Responde las preguntas generales para comenzar.
Las publicaciones internas van al panel de tareas. Las publicaciones externas van a la página Carreras. Al seleccionar Ambas, se muestra la solicitud en ambas páginas.
Consejo profesional: Si la opción Espacios está configurada en 0 y la opción Desactivar se deja en No, el pedido permanecerá abierto independientemente de cuántos candidatos se contraten.
La etapa del presupuesto es opcional, ya que esta información solo se refleja en los informes internos.
La sección Personas te permite agregar propietarios y seguidores al pedido. Ten en cuenta que estas personas no necesitan tener acceso al módulo de reclutamiento a través de su rol de seguridad; sin embargo, solo podrán acceder a este requisito de la manera en que se configuraron los propietarios y seguidores en la pestaña Seguridad.

Una vez que un pedido se ha configurado completamente, tienes un botón Guardar y un botón Guardar y publicar.

Guardar te permitirá guardar tu progreso, pero no activará el pedido. Los solicitantes no verán esto en la página de carreras ni en el panel de tareas. Regresa a este pedido yendo a Reclutamiento > Plantillas > Amarillo Editar lápiz.
Guardar y publicar activará esta solicitud inmediatamente en la página de carreras y/o el panel de tareas. Los pedidos publicados no se pueden editar.

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni ningún otro tipo de recomendación profesional. Ponte en contacto con un abogado u otro profesional para recibir asesoramiento.