Nómina Toast: Comience con el reclutamiento

En este artículo:

Términos clave de reclutamiento
Configuraciones de reclutamiento
Configuración de plantillas
Configuración de requisición
Gestionar solicitantes en el módulo de reclutamiento (nueva página)

Términos clave de reclutamiento

Utiliza este artículo como referencia para configurar y gestionar tu módulo de Reclutamiento. El módulo de Reclutamiento está disponible para los clientes que compraron el paquete de Nómina Pro de Toast Payroll.

Requisición: Una oportunidad para contratar a una persona para un puesto o posición abierta. También conocido como una publicación de trabajo.
Candidato o Solicitante: La persona que solicita una requisición (posición abierta). Estos términos se utilizan de manera intercambiable a lo largo de este artículo.
Plantilla: Estas te permiten guardar porciones de texto o configuraciones que puedes usar en el futuro.

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Configuraciones de Reclutamiento

Esto debe hacerse primero al usar el módulo de Reclutamiento. En estas páginas, mantendrás todas las configuraciones subyacentes para este módulo. Como usuario de HR+, navega a Configuraciones > Reclutamiento y revisa cada una de las cinco pestañas que se enumeran a continuación para personalizar el módulo según tus especificaciones. Mira el siguiente video para obtener mucha más información.

Este video estilo aula repasa la configuración del backend y de la plantilla y te muestra cómo gestionar a tus solicitantes a lo largo de su proceso de reclutamiento.

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Pestaña de Seguridad

La tabla Roles de Seguridad con Acceso muestra todos los roles de seguridad con acceso al módulo de Reclutamiento. Para agregar o eliminar personas de esta tabla, actualiza su rol de seguridad. Los usuarios con rol de seguridad a nivel de empleado no tienen acceso al Reclutamiento.
La tabla Propietarios y Seguidores proporciona los diferentes tipos de acciones que estos usuarios podrán realizar. Los Propietarios y Seguidores se asignan individualmente a requisiciones específicas.
Consejo profesional: Puedes pensar en tu equipo de recursos humanos o en el(los) gerente(s) de contratación como Propietarios y a cualquier otra persona involucrada como Seguidores, y luego establecer los permisos en consecuencia. Sin embargo, los permisos de Propietario y Seguidor se pueden establecer de cualquier manera que tenga sentido para la empresa, incluso si eso significa que tienen la misma funcionalidad.

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Tablero de Flujos de Trabajo y Notificaciones

La tabla Flujos de Trabajo ofrece la configuración para mover a un candidato a través de las etapas de contratación y nuevas publicaciones de trabajo. Selecciona el lápiz Editar para crear un flujo de trabajo de correos electrónicos y/o Tareas para Empleados para cambios de estado o nueva requisición.
Al crear un flujo de trabajo, no olvides revisar la pestaña Destinatarios del Flujo de Trabajo para designar a los destinatarios de las notificaciones.
Consejo profesional: Es posible que desees configurar el flujo de trabajo Publicar Requisición para que nuevas requisiciones puedan ser revisadas por un individuo antes de ser publicadas, pero el flujo de trabajo Cambios de Estado del Candidato puede ser abrumador cuando hay múltiples requisiciones o solicitantes presentes. Ambos flujos de trabajo pueden ralentizar el proceso y puede que no se recomienden.
La tabla Notificaciones te permite establecer notificaciones por correo electrónico y/o tareas para empleados para las etapas dentro del proceso de contratación. Esto es útil para mantener a todos los involucrados en la contratación en la misma página con cada solicitante.
La principal diferencia es que los flujos de trabajo requieren aprobación para pasar al siguiente paso, mientras que las notificaciones son solo alertas de cosas que están sucediendo. Las notificaciones pueden enviarse a Propietarios, Seguidores y Estáticos (usuarios que tienen acceso basado estrictamente en su rol de seguridad) y los flujos de trabajo se envían a los destinatarios configurados dentro del flujo de trabajo específico.

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Pestaña de Configuración

Puedes cambiar las diferentes selecciones que se pueden hacer a una requisición y sus detalles.

Posiciones: En la mayoría de los casos, las empresas querrán contratar para una posición específica en lugar de tener una solicitud general de empleo. Si ese es el caso, establece esto en Sí. Tenga en cuenta que la posición seleccionada será su posición principal si son contratados en Toast Payroll.
Ubicaciones: Al igual que las posiciones anteriores, los candidatos pueden filtrar las requisiciones por ciertas ubicaciones. Seleccionar Sí muestra los diferentes niveles de ubicación que ha configurado en Toast, pero seleccionar No le permite agregar ubicaciones personalizadas. Cada requisición debe asignarse a una ubicación.
Fuente de la solicitud: Durante la solicitud, se les preguntará a los candidatos la pregunta "¿Dónde escuchó sobre nosotros?". Cree los diferentes portales a través de los cuales los solicitantes pueden haber encontrado su requisición seleccionando Agregar+.
Motivo del rechazo: Enumere las razones por las que se puede rechazar la oportunidad de empleo de un solicitante seleccionando Agregar+. Esto debe seleccionarse cuando un candidato es rechazado, por lo que son obligatorios.
Categorías: Las categorías son utilizadas tanto por candidatos como por empleadores. Pueden alinearse a una estructura específica dentro de su empresa, por ejemplo, Front of House, Back of House, Management, etc. Agregue categorías seleccionando Agregar+.

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Pestaña de la página de carreras

La página de carreras es el sitio web donde sus candidatos encuentran requisiciones abiertas. Las empresas pueden tener múltiples páginas de carreras (esto es común al separar diferentes ubicaciones).

La URL de la página de carreras es: payroll.toasttab.com/jobs/<<inserte el código de su empresa>>. Si va a utilizar múltiples páginas de carreras, agregue una Extensión de URL para diferenciarlas.
Agregar un Logo, Banner o Imagen de Acerca de mostrará esa imagen en la página de carreras donde se indica en la vista previa a la derecha.
Enlaces personalizados son útiles si desea vincular esta página a la página de inicio de su empresa o a algún otro sitio web relevante.
Agregar enlaces de redes sociales e íconos permitirá a los solicitantes ver esas páginas.
Se puede agregar un Descripción, que se puede usar para texto de bienvenida, detalles del ambiente laboral, etc.

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Configuración de Plantilla

Las plantillas te permiten crear requisiciones rápidamente utilizando información guardada de requisiciones anteriores. Configurar plantillas te ahorra tiempo a largo plazo, pero en última instancia, son opcionales. Sin embargo, ten en cuenta que las plantillas se pueden personalizar dentro de una requisición elegida. Navega a Reclutamiento > Plantillas y configura tantas o tan pocas plantillas como desees.

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Pestaña de Requisiciones

Aquí encontrarás cada requisición que has creado. Esta página también te permite diseñar nuevas requisiciones o copiar las existentes, pero antes de crear una nueva requisición, es posible que desees configurar algunas plantillas como se describe en las secciones a continuación.

La columna Estado te permite ver si están disponibles al público (Publicado - Bloqueado) o aún en desarrollo (Guardar Para Más Tarde). Selecciona el botón de copia azul para generar una copia de una requisición o selecciona el ícono de papelera para eliminarla por completo. Lee más sobre el uso de esta pestaña en la sección Configuración de Requisición de este artículo.

Requisición Publicada: Indica que el usuario ha publicado una requisición dentro del módulo de Reclutamiento. Una vez que se ha publicado una requisición, los candidatos pueden comenzar a postularse a la solicitud siempre que tengan la URL.

Estado Publicado – Bloqueado: Una requisición se bloquea tan pronto como el primer candidato se postula a una oferta de trabajo. Una vez que esto sucede, los pasos dentro de la configuración de la requisición están bloqueados y no se pueden editar.

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Pestaña de Plantillas de Solicitud

Cuando se configuran las plantillas de aplicación, puede volver a utilizarlas en el futuro cuando haya requisiciones del mismo rol disponibles. Seleccione Añadir+ para comenzar una plantilla de aplicación.

Primero, agregue el Nombre de la Plantilla. Inmediatamente debajo de eso, verá una línea llamada Fases con su propio botón Añadir+. Si desea que un candidato complete la aplicación en secciones, configure fases. Se utilizan principalmente en combinación con el flujo de trabajo de Cambios de Estado del Candidato mencionado anteriormente.
Los Pasos de la plantilla (Posición, Demografía, etc.) se pueden arrastrar y soltar para personalizar el orden en que desea que estén. También puede seleccionar Añadir+ o el icono de papelera para agregar o eliminar un paso de la plantilla actual.
Seleccione cada paso para editar sus detalles. Puede renombrar el paso o agregar Texto de Ayuda si lo desea. Los solicitantes verán este texto de ayuda mientras registran sus respuestas durante el proceso de aplicación.
Si desea agregar una encuesta a la plantilla de aplicación, cree la encuesta primero seleccionando la Pestaña de Plantillas de Encuesta y presionando Añadir Encuesta+. Un paso de encuesta debe tener una plantilla de encuesta elegida o la aplicación causará problemas para los candidatos potenciales.
La parte de Configuración de Campos le permite mostrar o eliminar campos que aparecerían en ese paso de la solicitud de empleo. Si se muestra un campo, puede optar por Requerir el campo antes de que el solicitante pueda continuar.
Dentro de Configuración de Campos, también puede seleccionar el rol de seguridad requerido para ver cada campo y su información específica. Como ejemplo, puede desear que solo los usuarios de HR+ puedan ver el campo de Tasa de Pago dentro del paso de Posición, por lo que configuraría la seguridad de ese campo a HR+.
Guardar la plantilla una vez que esté completa. Puede volver a la parte de edición seleccionando el icono de lápiz amarillo de una plantilla guardada.

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Pestaña de Plantillas de Entrevista

Al realizar entrevistas, puede que desee utilizar un conjunto específico de preguntas. Si las entrevistas no se realizan con una computadora cerca, puede decidir omitir este paso por completo. De lo contrario, seleccione Añadir+ para comenzar una plantilla de entrevista.

Similar a las plantillas de Aplicación, añada el Nombre de la Plantilla y use el botón Añadir+ para incluir diferentes pasos en la entrevista.
Renombre cada paso como considere adecuado y añada las Preguntas Sugeridas que le gustaría que este paso contenga.
En la parte inferior, puede asignar un entrevistador predeterminado para cada paso, pero si esta selección se deja en No, aún puede asignar un entrevistador dentro de cada solicitud de candidato por separado.
Guardar la plantilla una vez que esté completa. Puede volver a la parte de edición seleccionando el icono de lápiz amarillo de una plantilla guardada.

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Pestaña de Plantillas de Encuesta

Existen diferentes razones para crear encuestas. Más comúnmente, puede recopilar la disponibilidad de un candidato, pero aquí se pueden recopilar todo tipo de respuestas. Comience seleccionando Añadir Encuesta+.

Primero, Nombre la encuesta y opcionalmente añada una Descripción (la descripción solo puede ser vista por usuarios internos).
Siempre seleccione Reclutamiento como la Categoría de la encuesta.
Seleccione +Nuevo Ítem para añadir su primera pregunta o ítem. Hay varias opciones para elegir y puede ser mejor probar diferentes para alcanzar sus respuestas o metas de esta encuesta.
Seleccione +Añadir Opción para insertar respuestas a su pregunta o ítem. Seleccione +Añadir Pregunta Dependiente para insertar un ítem que se vuelve visible solo después de que se responda la pregunta principal.
Diferentes ítems pueden ser Requeridos o Calificados. Cambie el interruptor a Sí para cualquiera de los ítems. Si esta pregunta/ítem es calificado, asigne valores de puntos a cada opción. Tenga en cuenta que los ítems de preguntas Cuadro de Texto no pueden ser calificados.
En la parte inferior de la página hay un Botón de Vista Previa donde puedes probar la funcionalidad de tu encuesta.
Guardar la plantilla una vez que esté completa. Guardar y Publicar cuando la plantilla de la encuesta esté finalizada, pero recuerda que esto no se puede deshacer. La edición de una encuesta se realiza seleccionando su nombre en azul. Las encuestas publicadas no se pueden eliminar.

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Pestaña de Plantillas de Descripción

Estas son las descripciones de los puestos abiertos para los que estarás reclutando. Selecciona Añadir+ para comenzar una plantilla de descripción.

Comienza agregando un Nombre de la Plantilla.
El Título es un resumen simple del puesto que se mostrará en la Página de Carreras y en el Tablero de Empleos.
La Descripción son los detalles que te gustaría que los candidatos vean. Toast recomienda agregar cosas como responsabilidades del trabajo, requisitos o expectativas aquí.
Guardar la plantilla una vez que esté completa. Puedes regresar a la parte de edición seleccionando el icono de lápiz amarillo de una plantilla guardada.

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Pestaña de Plantillas de Comunicación

Hay tres comunicaciones diferentes que puedes automatizar. Estas se enviarán a los solicitantes en ciertos momentos durante el proceso de reclutamiento. Comienza seleccionando Añadir+ para cualquiera de las tres comunicaciones.

Las Cartas de Oferta se entregan como un Quehacer en el tablero de nómina del candidato. Estas no se envían por correo electrónico directamente a los solicitantes por razones de seguridad.
Los Correos Electrónicos de Oferta son correos electrónicos enviados al candidato indicando que tiene una Carta de Oferta disponible en Toast Payroll.
Los Correos Electrónicos de Rechazo se envían a los candidatos que no recibirán una oferta para el trabajo al que postularon.
Dará a cada comunicación un Name y añadirá un Message. Agregue un Subject para ambas plantillas de correo electrónico y siéntase libre de insertar un Header y una Footer Image para la carta de oferta.
Guardar la plantilla una vez que esté lista. Puede volver a la parte de edición seleccionando el icono de lápiz amarillo de una plantilla guardada.

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Configuración de Requisición

Después de crear plantillas o cuando esté listo para crear una requisición, navegue a Reclutamiento > Plantillas. Elija Agregar+ para comenzar una nueva requisición. Hay cinco pasos para cada configuración de requisición. Utilice los botones circulares en la parte superior o los botones Prev y Siguiente en la parte inferior para navegar entre los pasos.

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Detalles de Publicación

Este paso incluye los detalles básicos de la publicación en sí. La información que aparece en los menús desplegables se completa a partir del trabajo realizado en partes anteriores de este artículo.
Si utiliza una Plantilla de Descripción, se completará automáticamente el campo de Encabezado y Descripción.

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Aplicación

Tenga en cuenta el menú desplegable de plantillas en la parte superior. Si se han creado Plantillas de Aplicación, seleccionar una completará automáticamente la información para este paso. Si utiliza una plantilla, siéntase libre de hacer cambios en lo que se completó.
Si no se eligió una plantilla, utilice las notas proporcionadas en la pestaña de Plantillas de Aplicación para desarrollar la aplicación para esta requisición.
Si no utiliza una plantilla de aplicación y planea usar una encuesta en su aplicación, asegúrese de seleccionar una plantilla de encuesta del menú desplegable para evitar problemas con el proceso de aplicación del candidato.

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Entrevista

Al igual que en el paso de la Aplicación anterior, puedes elegir tu Plantilla de Entrevista desde la parte superior de la página. Se pueden hacer cambios en la plantilla una vez que se selecciona.
De lo contrario, utiliza las mismas notas en la sección de Plantillas de Entrevista para ingresar preguntas potenciales de entrevista para esta requisición específica.

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Comunicación

Este es el tercer paso donde se pueden usar plantillas para completar toda la información necesaria. Estas plantillas pueden haber sido creadas en la sección de Plantillas de Comunicación de este artículo anteriormente.
Activa On cualquiera de las notificaciones de comunicación aquí. Una vez que lo hagas, se expandirán para mostrar la configuración de cada notificación. Aquí es donde puedes elegir las plantillas que deseas o crear las comunicaciones desde cero.
La Carta de Oferta y el Email de Oferta están juntos ya que la carta proporcionará la información confidencial sobre el trabajo y el email informará al solicitante que tiene una carta de oferta pendiente en Toast Payroll.
Puedes optar por dejar ambos interruptores en No. Esta página es opcional.

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Ajustes

El paso final te da varias opciones. Responde las preguntas de General para comenzar.
Las publicaciones Internas van al Tablero de Empleos. Las publicaciones Externas van a la Página de Carreras. Seleccionar Ambos muestra la requisición en ambas páginas.
Consejo profesional: Si la opción de Slots está configurada en 0 y la opción de Desactivar se deja en No, la requisición permanecerá abierta independientemente de cuántos candidatos sean contratados.
El paso de Presupuesto es opcional ya que esta información solo se refleja en informes internos.
La sección People te permite agregar Owners y Followers a la requisición. Ten en cuenta que estas personas no necesitan tener acceso al módulo de Reclutamiento a través de su rol de seguridad; sin embargo, solo podrán acceder a esta requisición de la manera en que se configuraron los Owners y Followers en la Security tab.

Una vez que una requisición ha sido completamente configurada, tienes un Save y un Save & Publish botón.

Save te permitirá guardar tu progreso, pero no hará que la requisición esté activa. Los solicitantes no verán esto en la página de Carreras y/o en el Tablero de Empleos. Regresa a esta requisición navegando a Recruitment > Templates > yellow Edit pencil.
Save & Publish hará que esta requisición esté inmediatamente activa en la página de Carreras y/o en el Tablero de Empleos. Las requisiciones publicadas no pueden ser editadas.

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.