Última actualización: 14 jul 2026, 1:21 p.m.
Respuestas a preguntas frecuentes sobre impuestos de Toast Payroll: presentación trimestral y de fin de año, tiempos de débito, tasas de SUTA, Formularios W-2, avisos de agencias y disputas.
Utilice este video para prepararse para el fin de año y la distribución del formulario W-2.
Toast Payroll presenta las declaraciones de impuestos sobre la nómina federales, estatales y de desempleo en su nombre según los salarios que usted procesa. La retención federal se deposita en un cronograma semanal o quincenal. El desempleo federal (FUTA) se presenta trimestralmente. La retención estatal sigue la frecuencia de depósito asignada a su empresa por el estado; usted es responsable de informar esa frecuencia y cualquier actualización a Toast Payroll. El desempleo estatal (SUTA) se presenta trimestralmente. Al final del año, Toast Payroll presenta los formularios W-2 para los empleados y el formulario de transmisión W-3 correspondiente. Cada trimestre, se carga un paquete de impuestos trimestral que contiene sus declaraciones presentadas en Toast Payroll durante la tercera semana después del cierre del trimestre. Para obtener detalles sobre lo que contiene el paquete y cómo leerlo, consulte Toast Payroll: Lea su paquete de impuestos trimestral.
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Los problemas de impuestos de nómina más comunes provienen de información de cuenta faltante o desactualizada que impide que Toast Payroll presente o deposite en su nombre. Revise y resuelva estos problemas en el Centro de impuestos, al que puede acceder desde Toast Payroll: Administrar impuestos de nómina.
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Toast Payroll puede procesar la nómina sin los números de cuenta de impuestos estatales, pero sin ellos, es posible que Toast Payroll no pueda presentar sus declaraciones estatales ni realizar depósitos en su nombre. Si eso sucede, Toast Payroll le devolverá los fondos de impuestos. Su número de identificación federal de empleador (FEIN) es necesario antes de la incorporación; la nómina no puede comenzar sin él. Resuelva los ID estatales faltantes en el Centro de impuestos lo antes posible para evitar brechas en la presentación.
No puede optar por no permitir que Toast Payroll pague sus impuestos sobre la nómina. Cuando compra Toast Payroll, está comprando un sistema que calcula los impuestos sobre la nómina, los recauda y los remite en su nombre. Si a su cuenta le falta información que impide que Toast realice la presentación, los fondos de impuestos no recaudados se le devuelven para que pueda remitirlos usted mismo para ese período, pero la opción predeterminada es que Toast Payroll los recaude y pague.
Toast Payroll debita los impuestos sobre la nómina de la cuenta bancaria registrada dos días hábiles después de que usted envía la nómina, siempre que la envíe antes de las 4:20 p.m. límite de CST. El momento exacto depende de cuándo procese y publique la nómina en relación con la fecha de su cheque. El paso de Revisar y enviar de la nómina muestra los montos y las fechas que se debitarán antes de que confirme. Para obtener un desglose completo del momento del débito y los cronogramas de retiro de impuestos, consulte Toast Payroll: Administrar cronogramas de débito y retiro.
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Sabrá que sus impuestos fueron presentados cuando el paquete de impuestos trimestral esté disponible en Toast Payroll en la tercera semana posterior al cierre del trimestre. El paquete contiene copias para el empleador de todas las declaraciones que Toast Payroll presentó para el trimestre, incluidos los formularios federales 940 / 941, las declaraciones de retención estatal, las declaraciones de desempleo estatal y cualquier presentación local que corresponda. Para obtener detalles sobre el Formulario W-2 al final del año, la experiencia del Formulario W-2 se maneja por separado; consulte Toast Payroll: Administre la experiencia del Formulario W-2.
Nota: Las copias de las presentaciones de declaraciones de impuestos no garantizan que una declaración se haya enviado a la agencia o que esta la haya aceptado. La información faltante o inexacta (por ejemplo, una identificación estatal no verificada, un SSN de empleado faltante o una tasa desactualizada) puede provocar que una presentación sea rechazada o no enviada. Revise el Centro de Impuestos después del cierre de cada trimestre para confirmar que no haya tareas pendientes.
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Toast Payroll realiza presentaciones electrónicas siempre que sea posible, incluso ante el IRS y las agencias estatales que admiten la presentación electrónica. La presentación electrónica no es posible cuando falta información requerida, como un número de identificación fiscal estatal, un SSN de empleado o una tasa impositiva requerida por el estado. Las presentaciones también pueden ser rechazadas cuando no se ha cancelado a un proveedor de nómina anterior y este presenta una declaración duplicada para el mismo período. Para evitar rechazos, proporcione la información fiscal completa durante la incorporación y confirme que se haya notificado a cualquier proveedor anterior que deje de presentar declaraciones en su nombre.
Si recibió un aviso de una agencia estatal que indica que sus impuestos no se presentaron o están vencidos, inicie un chat con Atención al Cliente seleccionando el botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll. En el chat, cargue una copia del aviso seleccionando el icono de clip. Nuestro equipo de Impuestos puede revisar el estado de la presentación, confirmar lo que se envió y responder a la agencia cuando corresponda. Los avisos estatales suelen ser el resultado de números de cuenta de impuestos estatales faltantes o incorrectos, un período no presentado anterior a su fecha de inicio en Toast Payroll, un proveedor anterior que presentó una declaración duplicada o una tasa SUTA que difiere de la que el estado tiene registrada. Tenga a mano el aviso, su número de cuenta estatal y el período en cuestión cuando se comunique con Atención al Cliente.
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Para actualizar su tasa de SUTA en Toast Payroll, navegue a Configuración > Nómina > Cuentas de impuestos. Si es necesario, seleccione el FEIN correcto en la parte superior de la página. A continuación, localice el mosaico Cuenta de impuestos por desempleo estatal correspondiente y seleccione Actualizar tasas de impuestos por desempleo.
Toast Payroll utiliza la tasa de SUTA que el estado asignó para el año de calificación actual, por lo que debe actualizar la tasa cada vez que el estado emita un nuevo aviso. Si no puede acceder o editar la cuenta de impuestos en su interfaz, comuníquese con Atención al Cliente de Toast e incluya la nueva tasa, la fecha de vigencia y el estado. Para la configuración paso a paso, consulte Toast Payroll: Obtenga ayuda con los números de cuenta de impuestos estatales.
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Su tasa de SUTA puede cambiar sin que usted la actualice porque Toast Payroll sincroniza periódicamente las tasas de SUTA para que coincidan con los registros de la agencia estatal y le notifica por correo electrónico cuando lo hace. Esta sincronización ayuda a mantener su cálculo de SUTA alineado con la tasa que espera el estado, lo que reduce las variaciones al final del trimestre. Si recibe un correo electrónico indicando que Toast Payroll actualizó su tasa y cree que el cambio es incorrecto, comuníquese con Atención al Cliente de Toast con su aviso de tasa estatal adjunto para que se pueda revisar la tasa.
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Para actualizar el Formulario W-4 de un empleado, pídale al empleado que lo actualice desde su propio perfil de empleado de Toast Payroll para que las nuevas elecciones se apliquen a su próximo cheque de pago. Toast Payroll puede mostrar a los empleados y administradores cómo localizar y actualizar el formulario, pero no puede asesorar sobre cómo completarlo; para obtener orientación personalizada sobre exenciones o montos de retención, los empleados deben usar el estimador de retenciones del IRS o consultar a un contador público certificado (CPA). Para obtener instrucciones sobre cómo localizar y actualizar el formulario, consulte Toast Payroll: Actualizar la información del Formulario W-4.
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Los empleados pueden encontrar su Formulario W-2 iniciando sesión en su perfil de empleado de Toast Payroll o en la aplicación MyToast y descargando la copia electrónica. Las copias en papel solo están disponibles si el empleador las Imprime y distribuye. Para obtener instrucciones completas dirigidas a los empleados, incluido cómo acceder a los W-2 de años anteriores y a los formularios de un empleador anterior que utilizaba Toast Payroll, dirija a los empleados a Toast Payroll: Encuentre su Formulario W-2 (para empleados).
También se pregunta como:
De forma predeterminada, Toast Payroll no envía los Formularios W-2 directamente a los empleados por correo. Los Formularios W-2 electrónicos están disponibles en el perfil de cada empleado para que los vean y descarguen, y estos formularios electrónicos se pueden utilizar para declarar impuestos. Los Formularios W-2 en papel pueden ser impresos por el empleador y distribuidos; consulte Toast Payroll: Descargar e Imprimir Formularios W-2 (para empleadores). Si opta por no utilizar la impresión de W-2 de autoservicio antes del 31 de diciembre del año fiscal, Toast Payroll imprimirá los formularios y se los enviará en un paquete para que usted los distribuya, por una tarifa de $5 por Formulario W-2 más envío estándar. Para obtener una guía completa de la temporada de W-2, consulte Toast Payroll: Administre la experiencia del formulario W-2.
También se pregunta como:
Si cambió de proveedor de nómina a mitad de año a Toast Payroll y estuvo activo el 31 de diciembre del año fiscal, Toast Payroll es responsable de producir los formularios W-2 durante todo el año, siempre y cuando no haya cambiado desde una organización profesional de empleadores (PEO). Para que esto sea exitoso:
Resultado esperado: Cuando se completen los tres pasos, Toast Payroll incluirá los salarios del proveedor anterior en los formularios W-2 de fin de año que produzca, y no habrá presentaciones duplicadas de W-2 entre proveedores.
Si tiene alguna pregunta sobre un formulario de impuestos de fin de año o algo parece incorrecto, comuníquese con Atención al cliente usando el punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll. Para una corrección del formulario W-2 (W-2c) que involucre un SSN, nombre, dirección o salarios incorrectos, consulte Toast Payroll: Obtenga ayuda con las enmiendas del formulario W-2 antes de comunicarse con Atención al cliente para que sepa qué tipo de corrección necesita.
También se pregunta como:
Cuando se solicita una enmienda al Formulario W-2 durante la temporada de presentación de fin de año (diciembre - abril), es posible que Toast Payroll deba eliminar todos los Formularios W-2 del FEIN afectado para poder enmendar y volver a procesar correctamente los materiales del Formulario W-2. En otras palabras, es posible que usted y sus empleados pierdan el acceso a los Formularios W-2 durante el período de enmienda, lo cual también puede coincidir con el período de presentación de impuestos individuales.
Toast Payroll maneja disputas fiscales y problemas con agencias siempre que haya un Poder Notarial (POA) firmado en archivo, cuando sea necesario, y la disputa se relacione con un período en el que su empresa procesaba la nómina con Toast Payroll. Toast trabajará con la agencia lo mejor que pueda para resolver o responder al problema. Las disputas que ocurrieron mientras usted procesaba con un proveedor de nómina anterior no son manejadas por Toast Payroll; esas deben resolverse con el proveedor anterior o directamente con la agencia. Para conocer los requisitos de vinculación de TPA que permiten a Toast actuar en su nombre, consulte Toast Payroll: Vinculación de administrador externo estatal.
Este contenido tiene fines informativos y no pretende ser asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni de ningún otro tipo profesional. Comuníquese con un abogado u otro profesional para obtener asesoramiento.