Nómina Toast: Gestionar reciprocidad fiscal

En este artículo:

• Reciprocidad fiscal y cómo funciona
• Qué Estados están involucrados
• Consideraciones para clientes de Nómina Toast
• Informes de reciprocidad fiscal
• Recursos adicionales

Reciprocidad fiscal y cómo funciona

La reciprocidad fiscal es un acuerdo entre dos estados que permite a un empleado W-2 que trabaja en un estado, pero vive en otro, pagar impuestos sobre la renta del trabajo basándose en las reglas y leyes fiscales de su estado residente. En general, los empleadores retienen impuestos según las reglas y leyes fiscales en el estado en que trabajan los empleados, definidas en Nómina Toast por la ubicación fiscal laboral. Los acuerdos de reciprocidad, cuando están disponibles, son una excepción, ya que permiten retenciones para el Estado residente.

La reciprocidad fiscal tiene como objetivo eliminar la necesidad de que un empleado que trabaja en un estado en el que no es residente presente la declaración tanto en su estado de residente como en su estado de trabajo. Los acuerdos de reciprocidad pueden ayudar a prevenir la doble imposición sobre los ingresos del trabajo de un empleado y facilitar que una persona presente impuestos personales. En los estados sin acuerdos de reciprocidad fiscal, los empleados que trabajan en un estado pero viven en otro pueden necesitar presentar declaraciones de impuestos estatales de no residente en su estado de trabajo y declaraciones de impuestos Regular en su estado de residencia. La mayoría de los estados residentes ofrecen un crédito fiscal para evitar el pago de impuestos dobles.

Los contratistas independientes no se ven afectados por la reciprocidad fiscal y sus regulaciones.

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¿Qué estados participan en la reciprocidad fiscal?

Hasta mayo de 2023, 16 estados (residentes) y el Distrito de Columbia tienen acuerdos sobre reciprocidad fiscal. Los acuerdos estatales pueden ser diferentes, por lo que el pago de algunos empleados puede ser total, parcial o no retenido en su estado de residencia. Consulta los estados que participan en la reciprocidad fiscal a continuación:

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Consideraciones para clientes de Nómina Toast

• Si un empleado tiene una dirección particular en su Nómina Toast fuera del estado de su ubicación de impuesto laboral y existe reciprocidad, Nómina Toast asumirá la retención de impuestos del estado residente de acuerdo con el cuadro que se indica arriba. Esto significa que el negocio necesitará una cuenta de retención fiscal estatal con el estado residente de ese empleado. Si no se abre una cuenta fiscal, es posible que Nómina Toast no pueda presentar o pagar los impuestos retenidos al estado. Obtén más información sobre el registro fiscal y los enlaces para registrarte en Nómina Toast: Regístrate para cuentas fiscales estatales.
  • Localiza a los empleados que son parte de un acuerdo de reciprocidad usando los informes a continuación. Además, revisa tu página de datos faltantes para ver cualquier información fiscal estatal que falte en Nómina Toast. Si se determina que un empleado es parte de un acuerdo de reciprocidad, solo necesitarás solicitar una cuenta de retención fiscal estatal (SIT) y no una cuenta de desempleo estatal (SUTA) en el estado residente del empleado.
• Una dirección comercial precisa y una dirección particular del empleado son fundamentales para mantener el cumplimiento. Por ejemplo, si el perfil de Nómina Toast de un empleado enumera incorrectamente el estado en el que vive el empleado, puede completar un formulario W-4 y/o un certificado de no residente incorrectos y su impuesto sobre la renta no cumplirá con las regulaciones estatales de reciprocidad fiscal.

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Informes de reciprocidad fiscal

Para ubicar los informes de reciprocidad para tu personal, el mejor informe es el informe de resumen consolidado de nómina en la biblioteca de informes estándar. En Nómina Toast, ve a Informes > Estándar y busca este informe. (Cuando selecciones Informes en Nómina Toast, deberías ver una URL que comienza con payroll.toasttab.com. Visita Nómina Toast en Toast Web para conocer cómo funciona la nueva navegación de Nómina Toast.) Selecciona períodos de pago o un rango de fechas para revisar. Luego, selecciona Excel o PDF para descargar esta información. Una vez descargado, consulta la sección Impuestos estatales para localizar los estados en los que se retuvo el impuesto sobre la renta.

Además, encontrarás más información en el informe trimestral de auditoría de nómina de empleados de la Biblioteca de informes estándar, incluidas las ubicaciones de impuestos laborales por empleado, pero este informe contiene mucha más información. Si ejecutas este informe, incluye datos demográficos e impuestos antes de ponerlo en cola.

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Recursos adicionales

• Nómina Toast: ¿Ver y actualizar ubicaciones de impuestos del trabajo?
• Nómina Toast: Optimiza la biblioteca de informes
• Nómina Toast: Actualizar información del formulario W-4

Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni ningún otro tipo de recomendación profesional. Ponte en contacto con un abogado u otro profesional para recibir asesoramiento.