Nómina Toast: Gestionar la reciprocidad fiscal

En este artículo:

• Reciprocidad fiscal y cómo funciona
• Qué estados están involucrados
• Consideraciones para los clientes de Toast Payroll
• Informe de reciprocidad fiscal
• Recursos adicionales

Reciprocidad fiscal y cómo funciona

La reciprocidad fiscal es un acuerdo entre dos estados que permite a un empleado W-2 que trabaja en un estado, pero vive en otro, pagar impuestos sobre la renta ganada según las reglas y leyes fiscales de su estado de residencia. En general, los empleadores retienen impuestos basados en las reglas y leyes fiscales del estado en el que trabajan los empleados, definido en Toast Payroll por la ubicación del impuesto de trabajo. Los acuerdos de reciprocidad, donde están disponibles, son una excepción en la que permiten las retenciones para el estado de residencia.

La reciprocidad fiscal tiene como objetivo eliminar la necesidad de que un empleado que trabaja en un estado en el que no es residente presente declaraciones en su estado de residencia y en su estado de trabajo. Los acuerdos de reciprocidad pueden ayudar a prevenir la doble imposición sobre los ingresos ganados de un empleado y facilitar la presentación de impuestos personales. En los estados sin acuerdos de reciprocidad fiscal, los empleados que trabajan en un estado pero viven en otro pueden necesitar presentar declaraciones de impuestos estatales de no residentes en su estado de trabajo y declaraciones de impuestos regulares en su estado de residencia. La mayoría de los estados de residencia ofrecen un crédito fiscal para evitar el pago de impuestos dobles.

Los contratistas independientes no se ven afectados por la reciprocidad fiscal y sus regulaciones.

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Qué estados están involucrados en la reciprocidad fiscal

A partir de mayo de 2023, 16 estados (residentes) y el Distrito de Columbia tienen acuerdos sobre reciprocidad fiscal. Los acuerdos estatales pueden diferir, por lo que el pago de algunos empleados puede ser totalmente, parcialmente o no retenido en su estado de residencia. Vea los estados que participan en la reciprocidad fiscal a continuación:

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Consideraciones para clientes de Toast Payroll

• Si un empleado tiene una dirección de residencia en su Toast Payroll fuera del estado de su ubicación fiscal de trabajo, y existe reciprocidad, Toast Payroll asumirá retener impuestos del estado de residencia de acuerdo con la tabla mencionada anteriormente.Esto significa que el negocio necesitará una cuenta de impuestos de retención estatal con el estado de residencia de ese empleado. Si no se abre una cuenta de impuestos, Toast Payroll puede no ser capaz de presentar y/o pagar los impuestos retenidos al estado. Aprenda más sobre el registro de impuestos y encuentre enlaces para registrarse enToast Payroll: Registro para cuentas tributarias estatales.
  • Ubique a los empleados que forman parte de un acuerdo de reciprocidad utilizando los reportes a continuación. Además, verifique su Página de Datos Faltantes para ver cualquier información tributaria estatal que le falte a Toast Payroll. Si se encuentra que un empleado forma parte de un acuerdo de reciprocidad, solo necesitará solicitar una cuenta de retención estatal (SIT) y no una cuenta de desempleo estatal (SUTA) en el estado de residencia del empleado.
• Las direcciones comerciales precisas y las direcciones de casa de los empleados son críticas para mantener la conformidad. Por ejemplo, si el perfil de Toast Payroll de un empleado lista incorrectamente el estado en el que vive, puede completar un Formulario W-4 incorrecto y/o un certificado de no residente, y su tributación sobre ingresos no será conforme con la reciprocidad tributaria o las regulaciones fiscales estatales.

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Informe de Reciprocidad Tributaria

Para localizar el informe de reciprocidad para su personal, el mejor informe es el Informe Consolidado de Resumen de Nómina en la Biblioteca de Informes Estándar. Navegue a Informes > Estándar y busque este informe. Seleccione períodos de pago o un rango de fechas para revisar, luego seleccione Excel o PDF para descargar esta información. Una vez descargado, verifique la sección Impuestos Estatales para localizar cualquier estado en el que se haya retenido el impuesto sobre la renta.

Además, encontrará más información en el Informe de Auditoría de Nómina Trimestral de Empleados dentro de la Biblioteca de Informes Estándar, incluyendo ubicaciones de impuestos laborales por empleado, pero este informe contiene mucha otra información. Si ejecuta este informe, incluya demografía y impuestos antes de poner en cola el informe.

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Recursos adicionales

• Nómina Toast: ¿Ver y actualizar ubicaciones de impuestos laborales?
• Nómina Toast: Optimizar la Biblioteca de Informes
• Nómina Toast: Actualizar la información del Formulario W-4

Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.