Nómina Toast: administrar la experiencia con el formulario W-2
Última actualización: 1 feb 2026, 2:02 p.m.
- Resumen del formulario W-2
- Preparación del formulario W-2
- Recibir formulario W-2s
- Usar formulario W-2s
- PREGUNTAS FRECUENTES
- Recursos adicionales
Formulario W-2 Resumen
Un formulario W-2 es un formulario federal que se presenta ante el IRS y se proporciona a los empleados con su información salarial y los impuestos retenidos de esos salarios durante todo el año calendario. Este formulario es un documento que las personas usan para declarar impuestos anualmente. Toast no puede asesorar sobre los procesos de retención fiscal o declaración de impuestos. Tanto los empleadores como los empleados deben consultar a un contador o un profesional fiscal si tienen preguntas sobre su situación impositiva.
En este video de 3 minutos, se enseña a los empleados dónde está su formulario W-2 en Nómina Toast y cómo entender la información que figura en él.
Preparación del formulario W-2
El último día para hacer cambios que afectarán el Formulario W-2 es el martes 6 de enero. Esto significa que cualquier cambio realizado a partir del 7 de enero de 2026 no entrará en vigencia para el año calendario 2025, incluidas las actualizaciones del Formulario W-2 o W-4. Estos son algunos aspectos que tal vez necesites visitar para prepararte para el formulario W-2 (esta lista no es exhaustiva; ponte en contacto con una autoridad fiscal común o un profesional de la administración pública para recibir asesoramiento específico para esa circunstancia):
Verificar o actualizar SSN | |
| Los números de Seguro Social (SSN) exactos son fundamentales para la declaración de impuestos. Los SSN incorrectos o faltantes pueden resultar en declaraciones de impuestos inexactas, declaraciones de impuestos no aceptadas por las agencias tributarias estatales y/o penalizaciones financieras para los empleadores. Consulta de información del número de seguro social (SSN) para obtener más detalles. | |
| Empleados:
| Usuarios de HR+:
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Actualizar formulario W-4 | |
| En cualquier momento del año, un empleado puede hacer cambios en la configuración de su formulario federal W-4 u otros formularios de impuestos estatales aplicables. Las actualizaciones de los formularios ajustarán los impuestos retenidos de los salarios según la nueva configuración. La configuración actualizada afectará las retenciones en cualquier nómina futura, pero no cambia las retenciones pasadas. Los montos de impuestos retenidos a lo largo del año aparecen en un formulario W-2. | |
Recibir formulario W-2s
Después del 6 de enero, Toast cerrará el año para comenzar a presentar y generar formularios W-2.
Cuando el formulario W-2 esté disponible | |
| El formulario W-2 se cargará en el sistema de Nómina Toast el lunes 19 de enero de 2026. Puedes colocar un en una zona de alto tránsito de tu restaurante sobre cuándo y dónde pueden acceder los empleados a su formulario W-2. Si optaste por papel, puedes esperar que lleguen a un lugar central para tu negocio el 19 de enero de 2026 o en una fecha cercana. | |
Localizar y descargar formulario W-2s | |
Empleados y ex empleados:
| Usuarios de HR+:
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Usar formulario W-2
Una vez que tengas el Formulario W-2, ya puedes declarar impuestos. También es posible que necesites presentar otros documentos.
Lee tu formulario W-2 | |
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Errores en el formulario W-2 | |
Empleados:
| Usuarios de HR+:
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Otras preguntas | |
FAQ
¿Cuándo están disponibles los formularios W-2?
El formulario W-2 de 2025 estará disponible en Nómina Toast el lunes 19 de enero de 2026.
¿Qué necesito saber sobre One Big Beautiful Bill y cómo afecta mi declaración de impuestos?
La One Big Beautiful Act tiene disposiciones sobre “no impuestos sobre las propinas” y “no impuestos sobre las horas extra”. Esto significa que las deducciones de impuestos individuales de los empleados están disponibles para los empleados elegibles cuando presenten su declaración de impuestos sobre la renta de las personas físicas de 2025 en 2026. Para facilitar la declaración de impuestos personales, la nómina de Toast ha indicado estos montos de propina y los montos de las primas de horas extra en los perfiles de empleados de Nómina Toast, en Mi perfil > Impuestos y documentos > Documentos de fin de año. ofrece más información. Pídele consejo a un contador o a un profesional fiscal.
¿Cómo pueden los empleados descargar su formulario W-2 u otros documentos de fin de año?
Hay dos formas en que un empleado puede recuperar su formulario W-2 a partir del 19 de enero de 2026. Estas instrucciones se aplican a los empleados activos y despedidos. Nota: Consulta Nómina para obtener instrucciones en español.
Método MyToast
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- Si todavía no lo hiciste, en tu dispositivo iOS o Android. Escanea este código QR para llevarlo directamente a la página de descarga.
- Inicia sesión en la aplicación con tu dirección de correo electrónico y contraseña de Toast.
- Ve a Pagar > Acceder a formularios de impuestos (W2).
- Selecciona un formulario W-2 para abrir o descargar.
- Si todavía no lo hiciste, en tu dispositivo iOS o Android. Escanea este código QR para llevarlo directamente a la página de descarga.
Método de Nómina Toast
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- en Nómina Toast y selecciona Descargar desde el banner azul en la parte superior.
- Verás los formularios W-2 y 1095-C (si estás inscrito en un seguro de salud). Selecciona un formulario con hipervínculos para verlo, descargarlo o Imprimirlo. Si tus formularios no se descargan automáticamente, confirma que tu bloqueador de ventanas emergentes esté desactivado.
- También puedes consultar tu Método de Envío W-2 (en papel o electrónico) en esta página. Si quieres cambiar esta elección, debes tenerla bloqueada antes de la última nómina; de lo contrario, no entrará en vigencia hasta la siguiente temporada de fin de año. Para cambiar tu elección, selecciona Editar, marca la casilla En papel o Electrónica y firma electrónicamente dentro de la casilla antes de seleccionar Guardar.
Las únicas razones por las que los empleados activos y despedidos no pueden acceder al formulario W-2 son los casos en los que las credenciales de inicio de sesión se ingresan de manera incorrecta o la empresa rescindió su contrato con Nómina Toast y se trasladó a un proveedor de nómina alternativo, en cuyo caso ese nuevo proveedor proporcionará los formularios W-2 para ese año calendario.
Perdí mi formulario W-2 en papel. ¿Y ahora qué?
Independientemente de tu estado electoral (en papel o electrónico), siempre puedes obtener un formulario W-2 digital desde la aplicación MyToast iniciando sesión, seleccionando Pagar > Acceder a formularios impositivos (W-2) y abriendo un formulario W-2. Si quieres Imprimir tu formulario W-2, y selecciona Descargar desde el banner azul de la parte superior. Ahora puedes seleccionar un formulario con hipervínculos en esa página.
¿Cómo accederán los ex empleados a su formulario W-2?
Los ex empleados podrán seguir el mismo que los empleados activos. Si tiene problemas para iniciar sesión en la aplicación MyToast o Nómina Toast debido a una dirección de correo electrónico y/o contraseña mal ubicadas, el empleador puede electrónico (asumiendo que los antiguos empleados aún no hayan completado la de sesión unificada) y el empleado puede seleccionar ¿Olvidaste la contraseña dentro del proceso de inicio de sesión.
¿Puede un empleado recibir su formulario W-2 directamente de Toast?
Para proteger la información personal de un empleado, como su SSN y su salario anual, Nómina Toast no puede enviar un formulario W-2 a un empleado por correo electrónico o en papel. Estarán disponibles en MyToast y el sistema de Nómina Toast para su distribución.
Mientras presentaba la declaración, recibí un mensaje de error. ¿Por qué?
Hay dos mensajes de error que los empleados pueden recibir al presentar su declaración ante empresas, como Turbo Tax y FreeTaxUSA:
- “Parece que se te debe un reembolso de tu empleador. Tu empleador retuvo demasiados impuestos de la Seguridad Social de tu salario en 2025”.
- Podría ser que una casilla quedara en blanco o se ingresara de forma incorrecta. Asegúrate de completar toda la información requerida.
- Los salarios y las propinas se contabilizan en el recuadro 3 y el recuadro 7. Obtén información sobre este error y la solución en el sitio web de Turbo Tax .
- Falta el recuadro D/número de control
- La casilla D es el número de identificación de quién preparó el formulario. Ingresa “12345 67890” (espacio incluido) y te permitirá continuar.
¿Qué es el Tax Center?
El Tax Center es un centro de Nómina Toast que contiene tareas que deben completarse para permitir una declaración de impuestos anual y trimestral exitosa. Al revisar con frecuencia el Tax Center y completar estas tareas, puedes planificar las próximas declaraciones de impuestos de nómina y asegurarte de que Nómina Toast tenga los artículos necesarios para tus declaraciones de impuestos de nómina. Ve a Impuestos en la navegación de la parte izquierda de Nómina Toast. Visita de nómina para obtener más información.
Recursos adicionales
Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento específico, comunícate con un abogado u otro profesional.