Nómina Toast: administrar la experiencia con el formulario W-2

Verificar o actualizar SSN

Los números de seguro social (SSN) precisos son fundamentales para la declaración de impuestos. Los SSN inexactos o faltantes pueden resultar en declaraciones de impuestos inexactas, declaraciones de impuestos no aceptadas por las agencias tributarias estatales y/o sanciones financieras para los empleadores. Consulta Nómina Toast: política de información del número de seguro social (SSN) para obtener más detalles.

Empleados:

• Iniciar sesión en Nómina Toast. Para verificar tu SSN guardado, ve a Mi perfil > Perfil y selecciona Recuperar SSN. Selecciona Sí por motivos comerciales y, luego, el ícono de globo ocular.
  • Si el SSN es correcto, no es necesario realizar ninguna otra acción.
  • Si el SSN no es correcto, selecciona Cerrar y elige el botón Editar en el lado superior derecho de la pantalla. Luego, desplázate hasta el campo Número de seguro social e ingresa un SSN correcto. Selecciona Guardar cambios.

Usuarios de RR. HH.+:

• Consulta a qué empleados les falta su SSN yendo a Impuestos. Localiza cualquier tarea en la que el formato [nombre del empleado] no haya proporcionado su número de seguro social en este Centro Fiscal y utiliza el enlace Proporcionar para ingresar un SSN en el perfil de un empleado.
• Alienta a tus empleados a verificar su SSN registrado para reducir el riesgo de formularios W-2 inexactos.

Actualizar formulario W-4

En cualquier momento del año, un empleado puede hacer cambios en la configuración de su formulario federal W-4 u otros formularios de impuestos estatales aplicables. Las actualizaciones de los formularios ajustarán los impuestos retenidos de los salarios según la nueva configuración. La configuración actualizada afectará las retenciones en cualquier nómina futura, pero no cambiará las retenciones pasadas. Los montos de impuestos retenidos a lo largo del año aparecen en un formulario W-2.

Empleados:

• Inicia sesión y ve a Mi perfil > Impuestos y documentos > Pestaña Formularios de impuestos.
• Usa el formulario W-4 hipervinculado para hacer tus ediciones. Las ediciones del formulario W-4 no son retroactivas, por lo que las que realices solo se aplicarán a nóminas futuras.

Gerente y usuarios de RR. HH.+:

• Por razones de seguridad, solo la persona puede actualizar su propio formulario W-4.

Actualizar Método de Envío W-2 para Personas

Empleados:

• Para verificar o cambiar tu selección de un formulario W-2 en papel o electrónico, inicia sesión en Nómina Toast y selecciona Ver impuestos y documentos. Selecciona Editar, haz tu selección y firma electrónicamente dentro del cuadro. Esto debe hacerse antes de la última nómina del año impositivo o no entrará en vigencia para ese año.

Gerente y usuarios de RR. HH.+:

• Los gerentes pueden editar la elección de un empleado activo en nombre del empleado en Informes > Presentación de impuestos > Documentos de fin de año. Selecciona la casilla de verificación para los empleados que deseas editar y selecciona el botón amarillo Editar en la parte inferior de la página. 
• Las empresas son responsables de proporcionar un formulario W-2 en papel a los empleados que no dieron su consentimiento para un formulario W-2 electrónico. Obtén más información sobre las normativas del IRS relativas a la entrega electrónica del formulario W-2 a los empleados.

Configurar método de impresión del formulario W-2 para la empresa

Usuarios de RR. HH.+:

Además de las selecciones de Envío indicadas anteriormente, los usuarios de Recursos Humanos+ pueden cambiar la forma en que reciben los formularios W-2 para los empleados que eligieron una copia en papel. Los empleadores pueden optar por Imprimir los formularios ellos mismos o hacer que Toast los Imprima por una tarifa más los costos de envío estándar. Tu empresa será responsable de distribuirlos individualmente de cualquier manera. Toast no puede enviar por correo electrónico ni formulario W-2 a los empleados, ya que el formulario contiene todo el SSN del empleado.

• Para hacer una selección, ve a Impuestos y ubica el botón de activación en el Centro de impuestos. Puedes cambiar esta configuración a partir de abril de cada año y se bloqueará después de enviar la última nómina de cada año.
  • Cuando se configure este botón para Imprimirlo, Toast creará archivos PDF que contendrán los formularios W-2 para los empleados que eligieron recibir una copia en papel. El 19 de enero de 2025, vuelve a Impuestos y selecciona el botón W-2 de papel. Se descargará un archivo PDF con todos los formularios W-2 en papel que puedes Imprimir tú mismo.
  • Cuando se configura como Correo al negocio, Nómina Toast Imprimirá los formularios por $5 por formulario más los cargos de envío estándar y los enviará a la dirección que aparece en esta página. Se entregará un solo paquete de formularios W-2 impresos por cada FEIN. Toast no puede enviar formularios W-2 directamente a tus empleados.
  • Este botón no estará disponible si todos los miembros del personal de tu empresa se suscribieron a formularios W-2 electrónicos.

Cuando el formulario W-2 esté disponible

Los formularios W-2 se subirán al sistema de Nómina Toast el lunes 19 de enero de 2026. Puedes colocar un aviso en un área muy concurrida de tu restaurante sobre cuándo y dónde los empleados pueden acceder a su formulario W-2. Si optaste por Toast para Imprimir tus formularios W-2 en papel, puedes esperar que lleguen a un lugar central de tu negocio el 19 de enero de 2026 o en una fecha cercana.

Localizar y descargar formularios W-2

Empleados y ex empleados:

• Si optaste por un formulario W-2 en papel, recibirás este de tu empleador.
• Hay dos formas de encontrar tu formulario electrónico W-2 a partir del 19 de enero de 2026:
  • Descarga la aplicación MyToast. Inicia sesión con tu correo electrónico y contraseña de Toast y ve a Pagar > Acceder a formularios de impuestos (W2) para seleccionar un formulario.
  • Inicia sesión en Nómina Toast y selecciona el enlace Descargar en el banner azul en la parte superior de la página.
• Esta versión electrónica se puede usar para declarar tus impuestos anuales. Los formularios W-2 electrónicos están disponibles para todos los empleados, independientemente de si optaste por un formulario W-2 electrónico o en papel.
• Para mantener tu información segura, Toast no puede enviar formularios W-2 al correo electrónico o la dirección personal de un empleado.

Usuarios de RR. HH.+:

• Ve al Centro de impuestos seleccionando Impuestos.
• Si alguno de tus empleados opta por un formulario W-2 en papel, verás un botón W-2 en papel en el banner en la parte superior de la página. Es tu responsabilidad entregar una copia en papel a cada empleado de este archivo. La fecha límite para entregar o matasellos de estos formularios a los empleados es el sábado 31 de enero de 2026.
• Si también deseas los formularios W-2 para empleados que optaron por una copia electrónica, selecciona el ícono de descarga (flecha hacia abajo) en el mosaico Empleados que optan por W-2 electrónicos. Sin embargo, no eres responsable de distribuir formularios W-2 a los empleados que optaron por una copia electrónica.

Imprimir formulario W-2

El Formulario W-2 puede imprimirse en papel estándar con la configuración estándar de la Impresora. Puedes seleccionar Imprimir directamente desde el PDF y debería Imprimirse correctamente.

• Si el formulario W-2 está cortado, se imprime en dos páginas o se imprime en el dorso de la misma página, visita Nómina Toast: Descarga e Imprime formularios W-2 (para empleadores) para obtener más detalles.

Distribuir formulario W-2

Empleadores:

• Recuerda que solo necesitas distribuir formularios W-2 a los empleados que optaron por una copia en papel. Los empleados que optaron por una copia electrónica pueden recuperar sus formularios W-2 por su cuenta siguiendo las instrucciones de Nómina Toast: Busca tu formulario W-2 (para empleados).
• El formato del formulario W-2 de Nómina Toast alinea a la izquierda las direcciones de la empresa y de los empleados. Si tienes empleados actuales o anteriores que optaron por un formulario W-2 en papel, puedes usar un estilo común de sobres para enviarles su formulario por correo postal, si es necesario.

Lee tu formulario W-2

• Si quieres comprender mejor la información de tu formulario W-2, puedes encontrar un breve recurso para leerlo e interpretarlo en Nómina Toast: Entiende tu formulario W-2. Nómina Toast no puede asesorar sobre la situación fiscal o de declaración de impuestos específica de una persona. Comunícate con un contador o un profesional de impuestos para obtener más ayuda.
• ¡NUEVO! One Big Beautiful Bill permite deducciones de impuestos individuales sobre los montos de las propinas y las primas por horas extra para los empleados elegibles al declarar sus impuestos sobre la renta personal. Obtén más información leyendo Nómina Toast: Sin impuestos sobre propinas y/o horas extra.
• ¡NUEVO! Ten en cuenta los posibles beneficios fiscales federales. Véase Aviso 797.

Errores en el formulario W-2

Empleados:

• Si encuentras un error en un formulario W-2, comunícate con tu gerente o equipo de recursos humanos. Nómina Toast no puede ayudar directamente a los empleados con estos problemas.

Usuarios de RR. HH.+:

• Si el nombre o la dirección del empleado son erróneos, por lo general se pueden corregir sin una enmienda ni cargo.
• Si el error corresponde al número de seguro social del empleado o a un monto de salario, deducción o impuesto, es posible que se requiera una modificación y una tarifa.

Otras preguntas

Si surgen preguntas sobre la declaración de impuestos, Nómina Toast no puede ofrecer asesoramiento sobre cómo presentar la declaración o por qué los números calculan de la manera en que lo hacen. Puede ser útil contactar a un contador o profesional fiscal o revisar estas publicaciones:

• Tablas de impuestos IRS
• Guía para empleadores del IRS
• Calculadora de retención fiscal del IRS
• Tu formulario W-4 en Nómina Toast