Usar Toast Tables™

Antes de usar Toast Tables™, necesitarás descargar la aplicación Toast Tables™ en tu tablet iOS o Android (Compatibilidad de dispositivos). Usa este artículo para asegurarte de realizar la configuración en Toast Web. Luego, mira el video que se muestra a continuación o lee los siguientes pasos para comenzar a usar Toast Tables. 


En este artículo:

• Iniciar sesión en la aplicación Toast Tables™
• Usar Toast Tables™: Lista de espera
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Iniciar sesión en la aplicación Toast Tables™

Sigue estas instrucciones para iniciar sesión en Toast Tables™:
 

1. Abre la aplicación Toast Tables™ y selecciona Iniciar sesión.
2. Ingresa tus credenciales de Toast Web.
3. Elige la ubicación. Puedes ver múltiples ubicaciones si eres empleado en varios restaurantes de Toast. Puedes cambiar de ubicación en cualquier momento si hace clic en Más >Cambiar restaurante en la esquina inferior derecha de la aplicación.
4. Si tienes algún problema al iniciar sesión, es probable que se deba a que no tienes los permisos de empleado correctos. De ser necesario, pídele a tu gerente que verifique y actualice tus permisos. Para asegurarte de que tú o tu empleado tengan los permisos correctos habilitados para usar Toast Tables™, consulta la sección Permisos de empleado en el artículo de Toast Central .

Se te pedirá que inicies sesión en la aplicación nuevamente al menos cada 30 días.

Una vez que hayas iniciado sesión en la aplicación Toast Tables™, verás cinco pestañas diferentes: Inicio, Planificación, Meseros, Clientes y Más. También verás un feed que te mantendrá informado en tiempo real sobre nuevas funciones y mejoras de Toast Tables™, directamente dentro de la app Host. 

En relación con la lista de espera, la mayoría de los recepcionistas utilizarán la pestaña Inicio y Meseros (donde puedes configurar qué meseros están asignados a cada mesa) durante su turno. La pestaña Planificación y la pestaña Clientes se utilizan para gestionar reservas. La pestaña Más te ayuda a realizar acciones como cerrar sesión, enviar comentarios y cambiar restaurantes. 
 

Para asignar un mesero a una mesa, resalta el mesero deseado y selecciona las mesas que te gustaría asignarle. Su color e iniciales aparecerán ahora en las mesas, y las mesas se mostrarán resaltadas. Vuelve a seleccionar la mesa para cancelar la asignación del mesero.  

Marca la casilla junto a Seleccionar todas las mesas en el área de servicio para asignar fácilmente a este mesero todas las mesas dentro del área de servicio correspondiente. También puedes tocar Borrar las mesas de [mesero] para borrar fácilmente todas las mesas del área de servicio de ese mesero.


 

Usar Toast Tables™: Lista de espera

Asignar a un cliente sin reserva

Si tienes mesas disponibles para un grupo de comensales, no es necesario agregarlo a la lista de espera. Es probable que prefieras asignar una mesa a un grupo de comensales que llega sin reserva sin agregarlos primero a la lista de espera para (1) mantener el estado de tus mesas actualizado con nuestra integración del POS, y (2) mantener la exactitud del recuento total de cobertura de meseros. 
 

Sigue estas instrucciones para asignar a un grupo de comensales que llega sin reserva:
 

1. Desde la pestaña Inicio, selecciona la mesa donde vas a sentar al grupo y, luego, Asignar mesa a un cliente sin reserva.
   
   
   
   
2. Puedes agregar el nombre del cliente, teléfono, etc., pero no es obligatorio. Solo ingresa la cantidad de comensales y asigna la mesa. Si no ingresas un nombre, el grupo de comensales se llamará "Clientes sin reserva".
3. La mesa se marcará como en uso, y comenzará la cuenta regresiva del tiempo del turno. La mesa cambiará de color según su estado (se brindará más información sobre el estado de las mesas ). Nota: Si necesitas ubicar a un grupo de comensales que llega sin reserva en múltiples mesas, elige Seleccionar en la esquina inferior derecha y, luego, las mesas que deseas asignar.
4. Selecciona Asignar mesa a cliente sin reserva en la barra inferior derecha.

¡Felicidades! Asignaste una mesa a un cliente sin reserva.

Agregar un grupo de comensales a la lista de espera

Si el restaurante comienza a llenarse y tienes una espera, es probable que prefieras agregar a un nuevo grupo de comensales a la lista de espera. Sigue estas instrucciones para hacerlo:
 

1. Selecciona la cantidad de comensales del grupo y, luego, Agregar a la lista de espera.
2. Confirma la cantidad de comensales.
3. Si el grupo solicita un área de servicio particular (por ejemplo, patio), selecciónala o déjala en blanco, lo que se mostrará como Primero disponible.
4. Selecciona el tiempo de cotización (Nota: Proporcionamos a los recepcionistas una estimación en función de la configuración de reservas en Toast Web. Para obtener más información, consulta ).
5. (Opcional) Elige estado VIP si corresponde. Si eliges VIP, se mostrará una marca de verificación azul junto a su nombre.  
6. (Opcional) Ingresa el nombre y el apellido. Si no se ingresa nada, la mesa se llamará Cliente sin reserva.
7. (Opcional) Ingresa el número de teléfono móvil del cliente para que reciba notificaciones por SMS y para identificar a los clientes frecuentes.
8. (Opcional) Agrega Notas internas por cliente como preferencias del cliente, alergias, preferencias de área de servicio, pedido de vino favorito, etc. Esta información estará vinculada al cliente para futuras visitas y solo el restaurante puede verla. 
9. (Opcional) Agregar notas internas por visita, que solo podrá ver tu restaurante y que son específicas de esta visita, pero no es necesario mantenerlas guardadas en el perfil del cliente. 
10. (Opcional) Agrega solicitudes especiales para una visita en particular, por ejemplo, una nota por una celebración especial o una solicitud de una silla alta o asiento elevador. El cliente podrá ver estas solicitudes. 
11. Selecciona Agregar. 

¡Felicidades! Agregaste oficialmente a un grupo a la lista de espera.

Una vez que se agrega a la lista de espera, comenzará a correr un temporizador de cuenta regresiva según el tiempo establecido para ese grupo. Si pasó más tiempo del que se estableció, el temporizador se pondrá rojo.  Cuando queden menos de cinco minutos para que se complete el tiempo de espera establecido, el temporizador se pondrá amarillo. Si se proporcionó un número de teléfono, el cliente recibirá un SMS de confirmación.



¡Nuevo! Duración de la espera en vivo: Ahora verás una vista previa en tiempo real del tiempo de espera en línea de los clientes al agregarlos a la lista de espera o al consultar los detalles de una reserva en la lista de espera. Este tiempo refleja el período que el cliente ve a través del enlace que se envía por SMS cuando se incorpora a la lista de espera.
 

Ahora veamos cómo notificar a un cliente que su mesa está lista.

Notificar a un cliente de Toast Tables™

Para notificar a un cliente que su mesa está lista:

1. Selecciona el botón Esperando que se encuentra junto al nombre del cliente en el lado izquierdo de la pantalla y, luego, Enviar notificación. Algunos restaurantes eligen enviar la notificación unos minutos antes de que la mesa esté lista para dar tiempo al cliente para acercarse al mostrador. 
   
   
   
   
   1. Nota: Si el cliente no proporcionó un número de teléfono, el recepcionista no podrá seleccionar Enviar notificación, y esta opción estará deshabilitada.
2. El estado del grupo de comensales en la lista de espera ahora se mostrará como Notificado, y un temporizador comenzará la cuenta regresiva desde que se envió la notificación.
3. Se enviará un mensaje SMS al número de teléfono ingresado cuando se agregó a la lista de espera, en función del idioma configurado para el SMS de notificación de lista de espera. Esta acción solo es posible si el cliente le proporcionó su número de teléfono al recepcionista. 

Preasignar mesas a la lista de espera

Para gestionar mejor el flujo de tus mesas, puedes preasignar una mesa a una grupo de comensales en lista de espera antes de que lleguen, siempre que esa mesa no esté aún en uso. 
 

1. Busca el grupo de comensales al que deseas preasignar una mesa que pronto estará lista y haz clic en el nombre del grupo.
2. Selecciona Asignar mesa. 
3. Ahora puedes elegir una mesa para el grupo en lista de espera y seleccionar Asignar. También puedes seleccionar múltiples mesas para crear una mesa combinada si es necesario. 

El área de servicio y el número de mesa ahora se muestran debajo del nombre del cliente. Ahora puedes marcar un grupo de comensales como presentes (si es necesario) y sentar al grupo cuando efectivamente lleguen.
 

Usar Toast Tables™: Reservas

Agregar una reserva

Es importante tener en cuenta que, en términos generales, hay cuatro formas de hacer una reserva con Toast Tables™:

Nota: Cuando se crea una reserva para un cliente o un cliente crea una, se genera un perfil de libro de visitas con las notas incluidas. Las notas o etiquetas se añadirán al perfil del cliente para que el personal pueda identificar los atributos del cliente y crear campañas de marketing dirigidas. Para más información, consulta la sección Etiquetas del libro de visitas en .

• Agrega una reserva como recepcionista en la aplicación Toast Tables™ ( a continuación).
• Crea una reserva como cliente a través del sitio web de tu restaurante (ver ).
• Crea una reserva como cliente a través de Google o Reservar con Google (ver ).
• Crea una reserva como gerente en Toast Web en la pestaña de Resumen (ver ).

Nota: En cualquier caso, cuando un cliente reserva una mesa, no puede elegir la mesa. Solo el recepcionista o el gerente pueden elegir una mesa.


 

Agregar una reserva como recepcionista

1. En la página de inicio, en de la pestaña Reserva, selecciona el botón + Agregar nueva reserva .
   
   
   
   
2. Selecciona un día del calendario y la cantidad de comensales del grupo. Según tus configuración en Toast Web, la aplicación mostrará los horarios y mesas disponibles para la cantidad de personas del grupo. Para obtener más información sobre la configuración de la disponibilidad, consulta .
3. Selecciona un área de servicio para filtrar las mesas en un área de servicio en particular.
4. Luego puedes seleccionar una mesa para agregar la reserva o dejarla como mesa recomendada. Si deseas ver visualmente tu plano de planta mientras eliges una mesa, selecciona Selección avanzada de mesas..
5. Luego, agregarás los detalles del cliente y cualquier solicitud especial opcional que tenga o la ocasión del festejo (por ejemplo, cumpleaños) en Notas adicionales, como se muestra a continuación.
   
   

Nota: Si se trata de un cliente existente con una cuenta de Toast, es posible que sea necesario que los recepcionistas o los gerentes lo elijan de una lista de resultados, ya que múltiples clientes pueden estar asociados con el mismo número de teléfono. Los recepcionistas y gerentes no podrán editar la información del cliente.
 

Ver las próximas reservas de Toast Tables™

Puedes ver las próximas reservas de Toast Tables directamente en la aplicación Toast Tables™. Este tipo de reservas no se pueden ver en la aplicación Toast en una terminal de POS ni en un dispositivo portátil, y no puedes descargar la aplicación Toast Tables™ en tu dispositivo de POS.

Tus reservas se ordenan inicialmente por Siguiente para el día actual. Puedes cambiar el orden según cuándo se agregaron las reservas, por tamaño de grupo de forma ascendente o descendente, o, incluso, por el estado de la reserva. También puedes buscar clientes por nombre, correo electrónico o número de teléfono. 

Puedes ver próximas reservas seleccionando Hoy, lo que muestra un calendario donde se pueden ver reservas futuras.
 

Próximas reservas mostrará la fuente de la reserva (por ejemplo, reservado a través de Google, reservas en línea, lista de espera en Línea), y cualquier solicitud especial; también muestra un ícono que indica si el cliente es VIP, cliente recurrente o si están celebrando alguna ocasión especial. 
 

Al ver el plano de mesas del servicio del día, verás la próxima hora de reserva indicada en cada mesa que tenga una reserva próxima. Para ver todas las próximas reservas asignadas a esa mesa mediante Vista de mesa (la vista predeterminada), selecciona la mesa y, luego, toca la hora para obtener más detalles del cliente. También puedes alternar entre la vista normal del plano de mesas, que muestra el número de mesa y las iniciales del mesero, y la vista de reservas, para ver rápidamente las próximas tres reservas programadas para una mesa.

A medida que lleguen los grupos de comensales de las reservas, puedes gestionar su estado.


 

Notificar a un cliente

Ahora puedes enviar notificaciones por SMS para avisar que la mesa está lista a los clientes con reservas, del mismo modo que ya lo haces con los clientes en lista de espera. Simplemente asegúrate de que la opción esté habilitada en Configuraciones de SMS dentro de la configuración de Toast Tables™. Puedes aprender cómo habilitar esta configuración en

Editar una reserva

Si necesitas hacer un cambio en una reserva existente, selecciona el nombre de la reserva que te gustaría cambiar y selecciona Editar detalles de la reserva. Aquí puedes cambiar la cantidad de comensales del grupo, la hora, la fecha o la asignación de mesa. 

Cambiar el tamaño del grupo o la hora puede alterar la disponibilidad en función del número de reservas que tengas para ese día. Puedes anular las recomendaciones de disponibilidad si seleccionas Ver no disponible (aunque hacerlo puede crear conflictos en las reservas).

Actualmente, los clientes que reservan en línea o a través de Reservar con Google no pueden editar una reserva por su cuenta. Deben cancelar y volver a reservar para verificar que el cambio está disponible. 

Para mover una reserva de una mesa a otra en un área de servicio diferente, mantén presionada la reserva que intentas mover, selecciona Mover área de servicio, y te proporcionará opciones y horarios disponibles para otras áreas de servicio. La reserva se moverá automáticamente a la mesa recomendada en esa área de servicio. Si lo deseas, puedes arrastrarla y soltarla en otra mesa dentro de esa área de servicio.

Nota: Para reducir el error del usuario al mover reservas entre mesas, la franja horaria está visible, pero atenuada.

El botón Cambiar mesa te permite actualizar fácilmente la asignación de una mesa usando la vista de mesa sin necesidad de seleccionar Editar detalles de reserva.

Se abrirá la vista de Asignación de mesa, que también muestra las próximas reservas.

Gestionar reservas en conflicto

Cuando se espera que una reserva se superponga con otra reserva, ambas reservas se pondrán rojas. Toast recomienda ver la reserva en Vista de línea de tiempo para ver las reservas en conflicto. Luego, puedes optar por lo siguiente:
 

• puedes mover al grupo a otra mesa o redefinir las expectativas con los clientes, indicándoles que deberán esperar más tiempo a que finalice la reserva actual; o
• informar al grupo que dispondrá de menos tiempo que el tiempo de rotación estándar para ese tamaño de grupo.

Control de flujo para recepcionistas 

Si un recepcionista tiene un conteo máximo de cubiertos establecido cada 15 minutos en su configuración de Control de flujo (ver para obtener más información), verás cuántos cubiertos se encuentran actualmente reservados en un intervalo de tiempo dado. Recibirás una advertencia si, al seleccionar el horario para la reserva que estás creando, se supera el límite máximo de cubiertos permitidos, lo que generaría una sobrerreserva, como se muestra a continuación.
 

Vista de flujo

Las vistas más utilizadas en la aplicación Toast Tables™ son Vista de mesa (vista de aplicación predeterminada) y Vista de flujo. Mientras que Vista de mesas muestra las reservas directamente en el plano de mesas, Vista de flujo presenta todas las reservas en una línea de tiempo, lo que resulta útil para identificar dónde puedes incorporar nuevas reservas. Dentro de la Vista de flujo, puedes ver la línea de tiempo de las reservas por mesa o por cantidad de cubiertos según cada intervalo reservable. 

Agregar una reserva desde Vista de línea de tiempo
 

Para crear una reserva desde Vista de flujo, selecciona el botón Cronograma en la parte inferior de tu pantalla y elige el cronograma de la mesa que deseas reservar. Al tocar, aparece un recuadro que puedes arrastrar hasta el tiempo de rotación correspondiente para la reserva. Una vez que hayas definido la duración correcta, toca dentro del recuadro para completar la información del cliente de esa reserva.

Ajustar una reserva desde Vista de flujo
 

Para editar la duración de una reserva en Vista de línea de tiempo, mantén presionada la reserva y arrastra el inicio o el final hasta establecer la duración deseada.

También puedes agregar mesas, mover áreas de servicio y poner reservas en el nuevo Banco no asignado para encontrarles un nuevo lugar directamente desde la pestaña de la línea de tiempo, como se muestra a continuación:
 

Puedes arrastrar mesas individuales dentro de una mesa combinada a otras mesas, lo que facilita la edición de mesas combinadas.

Si una mesa es una mesa combinada, se mostrará un ícono de clip azul junto al nombre del cliente.

La pestaña de flujo también incluye un resumen diario de tus estadísticas de reservas del día que puedes expandir y ver en cualquier momento si seleccionas la flecha junto al recuento total de cubiertos. 

Cambiar el estado de un grupo

Cambiar el estado de un grupo es un paso opcional que funciona igual tanto para la lista de espera como para las reservas. Si marcaste Habilitar respuesta automática en Toast Web, los clientes tendrán la opción de confirmar que están de camino al restaurante (Respuesta 1) o pueden eliminar su lugar de la lista de espera por medio de SMS (Respuesta 9). En cuanto a las reservas, se aplican las mismas opciones para confirmar o cancelar.

• Si los clientes responden 1 para confirmar, se mostrarán como "confirmados".
• Si los clientes responden 9 para dejar de estar en lista de espera o cancelar su reserva, se los marcará como Cancelados, y puedes moverlos a la pestaña Historial como se muestra a continuación, o bien se moverán automáticamente después de 15 minutos de estar en la lista.
  
  
  
  
• Si un grupo se registró, pero aún no estás listo para sentarlo, puedes marcarlos como Registrados.
• Si un grupo llega después de que se les notificó que la mesa está lista, pero su mesa aún no está lista, puedes optar por marcar la mesa como Clientes en el local para informar que están casi listos para ser acompañados a la mesa.
• Si un cliente te informó que llegará tarde, puedes marcarlo como Llegada con retraso.
• Si un cliente desea cancelar la reserva, puedes marcarlo como Cancelar o, si simplemente no se presentó, puedes marcarlo como Ausentes.  Se lo eliminará de la lista de espera y se trasladará a la pestaña de Historial, donde se marcarán con el estado que seleccionado.
• Si un cliente llega después de que lo marcaste como Clientes ausentes o Cancelado y quieres volver a ponerlo en la lista de espera, encuentra su registro en la lista de espera en Historial y muévelo de nuevo a Esperando (en caso de Clientes ausentes) o Creado (en caso de Cancelado). 
   

Nota: Cualquier grupo en la lista de espera que esté actualmente sentado se marcará como En la mesa,, y los registros de la lista de espera completados se marcarán como Listo en la pestaña Historial. 


 

Gestión de meseros

Gestiona tu lista de meseros

Al comienzo de un turno, el gerente o el recepcionista pueden optar por agregar meseros a la lista para poder asignar mesas dentro de la aplicación Toast Tables™. Estas secciones se mantendrán hasta el día siguiente y también asignarán las mesas a los meseros en el sistema de POS de Toast.

Nota: También puedes iniciar nuevos turnos para los meseros. Iniciar un nuevo turno restablecerá a cero el recuento de cubiertos y mesas, lo que garantiza una distribución equitativa en las rotaciones de meseros si trabajan turnos consecutivos.

Para gestionar tu lista de meseros: 
 

1. Ve a la pestaña Meseros.
2. Selecciona Agregar meseros a la lista. La lista se completa automáticamente con todos los empleados activos. Si recientemente agregaste a un empleado, la lista se sincronizará durante la noche y puede que no aparezca hasta el día siguiente.
3. Selecciona los meseros que deseas agregar a la lista seleccionando el botón “+” ubicado a la derecha de su nombre.
4. Selecciona Guardar. ¡Se agregaron los meseros a la lista! Puedes editar la lista en cualquier momento eligiendo Editar lista de meseros en esta pantalla. 
    

Un mesero no necesita estar registrado para mostrarse como opción, pero sí debe agregarse a la lista. 

Para comenzar un nuevo turno de un mesero que ya está trabajando (doble turno):

1. Ve a la pestaña Meseros.
2. Selecciona Rotación de meseros.
3. Selecciona el mesero deseado.
4. Selecciona + Turno y se borrarán sus recuentos de cubiertos y mesas para comenzar un nuevo turno. Se guardarán sus recuentos de cubiertos y mesas del turno anterior.

Asignar mesas a meseros

Una vez que hayas asignado meseros a la lista en la pestaña Meseros, podrás asignarles mesas. Las asignaciones de mesas se mantendrán hasta el día siguiente, y también se asignarán estas mesas a los meseros dentro del POS de Toast. Un par de cosas que se deben en cuenta:
 

• Los meseros tienen un color designado que se les atribuye automáticamente para que puedas distinguirlos. Puedes elegir un nuevo color si lo deseas. 
• Los colores que ya están asignados a otros meseros se indican con las iniciales del mesero dentro de los colores en uso. 
   

Para asignar un mesero a una mesa, marca el mesero deseado y toca las mesas que te gustaría asignarle. Su color e iniciales aparecerán ahora en las mesas, y las mesas se mostrarán resaltadas. Toca la mesa para cancelar la asignación del mesero.  

Puedes marcar la casilla Seleccionar todas las mesas en el área de servicio para asignar fácilmente a este mesero todas las mesas dentro del área de servicio correspondiente. También puedes tocar Borrar las mesas de [mesero] para borrar fácilmente todas las mesas del área de servicio de ese mesero.

También puedes cambiar un mesero asignado a una mesa que la aplicación le dio directamente, como se muestra a continuación:

Ver la rotación de meseros y los recuentos de cubiertos
La rotación de meseros se encuentra en la parte superior de la pantalla de inicio de la aplicación Toast Tables™ y se puede organizar de la siguiente manera:

• Hora de última asignación de mesa
• Cubiertos actuales
• Total de cubiertos
• Mesas actuales(grupos) atendidas
• Total de mesas (grupos) atendidas

Puedes sentirte libre de alternar entre diferentes vistas, que se reflejarán en la pestaña Inicio y en la nueva área Rotación de meseros. También puedes ver tu plano de piso y la disponibilidad de mesas según el color de estado de la mesa o del color de mesero.

Nota: Estos ajustes solo se aplican a un único dispositivo. Si tienes múltiples dispositivos, necesitarás configurar estos ajustes en cada dispositivo

También mostramos un recuento de cubiertos en tiempo real, que indica la cantidad de clientes que el mesero está atendiendo en ese momento; un recuento total de cubiertos, que corresponde al total de clientes del día; y el recuento total de mesas asignadas a ese mesero.


 

Mejores prácticas para gestionar la actividad de los meseros

Sabemos que diferentes restaurantes pueden tener modelos de servicio diferentes, por eso compartimos algunas recomendaciones sobre cómo gestionar la lista de meseros y la asignación de mesas:

Para secciones asignadas
Si tu restaurante asigna previamente secciones a los meseros, recomendamos asignar mesas al comienzo de cada turno. Si un mesero se toma un descanso, el recepcionista aún podrá cambiar los meseros.

Durante un cambio de turno, es posible asignar mesas a los meseros entrantes sin interrumpir la asignación actual. Todas las mesas existentes con cuentas abiertas permanecerán asignadas al mesero actual (salvo que se transfieran desde el sistema de POS). Sin embargo, cuando esas mesas cierren la cuenta y se marquen como disponibles, se asignarán automáticamente al nuevo mesero.

Para secciones no asignadas
Si no tienes meseros asignados de forma fija a cada mesa, ya sea porque trabajas con un modelo de equipo o porque asignas mesas según el siguiente cliente, recomendamos agregar a todos los empleados a la lista y que el recepcionista asigne la mesa en el momento de sentar al cliente. Al igual que en el POS de Toast una cuenta debe tener un único mesero responsable, solo un mesero a la vez puede estar a cargo de una mesa.

Si configuraste los permisos en Toast para permitir que los meseros editen las cuentas de otros, también podrán editar las cuentas que creó Toast Tables™ en el sistema de POS, aun cuando correspondan a un mesero diferente.


 

Gestión de reservas y de mesas

Historial de reservas

Los recepcionistas pueden ver qué cambios se realizaron en cualquier reserva (tanto en relación con la lista de espera como con las reservas) haciendo clic en el botón Historial (botón azul con flecha). De esta manera, se mostrarán los detalles del historial de esa reserva, como cuándo se creó o se modificó, o qué mesero fue asignado a la mesa.

Nota: El botón Historial difiere de la pestaña Historial, que muestra todas las reservas y las reservas del día. Ambas opciones se muestran en el ejemplo a continuación.
 

Esta información también está disponible en Toast Web en la pestaña de Resumen (ver ), para que los gerentes puedan ver fácilmente los detalles del historial. 


 

Asignar grupo de comensales

Toast te permite fusionar grupos en el momento de sentarlos en una mesa con un pedido iniciado que aún no tiene un grupo asignado. Esta función se desarrolló a partir de comentarios de clientes, ya que, en algunos casos, el recepcionista olvidaba sentar al cliente y los meseros iniciaban igualmente un pedido.

Una vez que el cliente llegó y estás listo para acompañarlo a la mesa, sigue estos pasos:

Puedes mantener presionada cualquier reserva en la lista de reservas o en la lista de espera y arrastrarla hasta una mesa disponible. Si la reserva ya tiene una mesa asignada, aparecerá un mensaje que te llevará a esa mesa; no obstante, puedes elegir cualquier otra mesa disponible o que ya pagó la cuenta.

Nota: No puedes usar la función de arrastrar (1) cuando la mesa objetivo no está disponible (en estado En la mesa o Pedido en relación con un grupo existente); (2) si se trata de una mesa combinada, a menos que ya esté asignada previamente; y (3) si deseas cambiar el mesero en el momento de sentar al cliente.

Para casos complejos como el anterior, sugerimos usar el flujo de asiento manual:
 

1. Toca el estado del grupo y selecciona Asignar una mesa para abrir el flujo de asiento. 
2. Si se selecciona, se te llevará al área de servicio solicitada o preasignada; de lo contrario, se te dirigirá al área de servicio predeterminada. Luego, ve hasta el área de servicio en la que deseas ubicar al cliente y selecciona una mesa. 
   1. Nota: Cualquier mesa asignada previamente estará preseleccionada y marcada en azul.
3. Desde el flujo de asignación de mesas, puedes ver la rotación de meseros en la parte superior de la pantalla. El mesero asignado a las mesas seleccionadas aparecerá resaltado en la parte superior.
   
   
    
4. Si lo deseas, selecciona otros meseros en la parte superior de la pantalla para ver sus mesas resaltadas, lo que re ayudará a decidir dónde ubicar al grupo.  
   1. Nota: Si deseas ubicar al grupo en una mesa determinada pero el mesero asignado a esa mesa no está disponible, puedes seleccionar Cambiar mesero y asiento. 
5. Elige el mesero que te gustaría asignar a este grupo en particular y selecciona Cambiar. El color y las iniciales del nuevo mesero se mostrarán ahora en la mesa recién ocupada.  Este cambio solo se aplicará a este grupo en particular, y la mesa se reasignará automáticamente al mesero que se asignó originalmente una vez que la mesa quede libre.
   
   
    
6. Selecciona Asignar grupo de comensales.
7. Volverás a la pestaña Inicio y se te informará que se ubicó correctamente a tu grupo. ¡Lograste asignar tu grupo a una mesa!

Si alguna vez necesitas cancelar la asignación de mesa de un grupo, puedes hacerlo seleccionando la mesa cuya asignación deseas cancelar y tocar Quitar asignación a grupo. Al hacerlo, se volverá a agregar la mesa a la lista de espera. También puedes mantener presionada una mesa ocupada y, luego, arrastrar y soltar la reserva nuevamente en la lista para retirar la asignación de mesa. Esto resulta útil, por ejemplo, si hiciste una reserva incorrecta.

Si se creó un pedido y se lo asoció a una reserva específica al momento de asignarle una mesa, el pedido no se transferirá automáticamente cuando se vuelva a asignar una mesa. Toast comenzará un nuevo pedido en el POS si Iniciar pedido desde el punto de venta está activado cuando se les reasigna una mesa a los clientes.

Colores y estados de las mesas 

Los colores ayudan al recepcionista a identificar qué mesas están disponibles y en qué etapa del servicio se encuentra cada mesa. De este modo, el recepcionista puede identificar fácilmente esta situación y enviar un SMS al próximo grupo si sabe que una mesa está por liberarse. 

Barras de progreso: Cuando se asigna una mesa a un grupo, la barra de progreso alrededor de la mesa comienza a avanzar según el tiempo de rotación asociado a la cantidad de comensales del grupo en la configuración de Toast Web (en Tiempos de turnos dentro de Configuración del restaurante). 

El color de la barra de progreso corresponde a las iniciales del mesero asignado a la mesa, como se muestra en el ejemplo a continuación.  
 

Cambiar los estados de la mesa

Además de los cambios de estado que ocurren debido a otras acciones (Sentado, Pedido, Pagado), también puedes cambiar manualmente el estado de una mesa. Cuando una mesa está en uso, es posible seleccionar rápidamente Marcar como disponible sin tener que ir al menú desplegable Cambiar estado de la mesa. 

Si el recepcionista marca accidentalmente una mesa ocupada como disponible o sucia, ahora tendrá la opción de deshacer la acción y reasignar el grupo a la mesa con su estado anterior. La posibilidad de deshacer la acción está disponible durante 30 segundos y puede usarse desde una notificación pequeña que se muestra en la parte inferior de la pantalla o tocando directamente la mesa.

Seleccionar horarios no disponibles

Si no configuraste la capacidad de las mesas, las combinaciones de mesas o los horarios de reserva, es posible que no se muestren mesas disponibles. Como alternativa, si intentas ubicar un grupo grande de comensales o por alguna otra situación particular, puedes anular la disponibilidad del sistema seleccionando Ver todas las no disponibles, que mostrará todas las mesas bloqueadas.

De esta manera, podrás reservar cualquier tamaño de grupo en cualquier mesa y en cualquier momento, si así lo decides, aunque puede generar conflictos. 


 

Estado del pedido y estaciones de preparación

Cuando un mesero registra un pedido en el POS, el recepcionista puede ver los detalles del pedido en el total de la cuenta. Se mostrarán los artículos que pidió el cliente. Si utilizas un sistema de pantallas de cocina, el ícono junto al artículo cambiará de amarillo (lo que significa "enviado a la cocina"), a azul (lo que significa "completado por la cocina").
 

Información del grupo, íconos, filtros y ordenamiento

Los íconos también permiten que los recepcionistas puedan ver rápidamente más información referida a un grupo de comensales. Consulta la imagen a continuación para obtener un desglose de lo que significan los íconos.
 

1. Cliente frecuente
2. Indica una nota interna o del cliente
3. Cantidad de comensales
4. Estado del grupo
5. Tiempo establecido
6. Tiempo transcurrido
7. VIP
8. Indica dónde se incorporó el cliente

Los filtros permiten a los recepcionistas ver con facilidad los comensales según la fecha (predeterminado a Hoy), área de servicio, cantidad de comensales o tiempo agregado. Luego, pueden visualizar fácilmente los comensales que esperan sentarse en el patio, por ejemplo. Estos filtros se pueden encontrar en la esquina superior izquierda de la pestaña Inicio.
 

La pestaña Historial muestra todas los comensales marcados como sentados, cancelados o no presentes. Para moverlos de nuevo a la lista de espera, selecciona Esperando.

Los anfitriones también pueden ver el ícono de una chincheta, como se indica a continuación. Esta chincheta significa que se asignó manualmente a los comensales a una mesa, en lugar de asignarlos automáticamente. 

Mover, editar o agregar mesas

Toast reasignará automáticamente las mesas en conflicto sin intervención del recepcionista. De esta manera, se evitará tener reservas en rojo (en conflicto) siempre que sea posible. El recepcionista puede ubicar grupos en cualquier mesa, y el sistema reasignará automáticamente las reservas próximas de esa mesa a otra mesa disponible cuando sea posible, con el fin de evitar conflictos.

Nota: Toast nunca reasignará automáticamente las mesas que explícitamente eligieron un recepcionista o gerente. 

Si deseas mover una mesa ocupada a una nueva mesa, simplemente mantén presionada la mesa y muévela a otra mesa disponible. (Nota: No puedes mover mesas combinadas). Si corresponde, Toast le solicitará al recepcionista que elija mantener el mesero actual o asignar el nuevo mesero a la mesa nueva. 

Al seleccionar una mesa, ahora podrás modificar la cantidad de comensales asignado a esa mesa (solo toca la mesa y selecciona Más acciones para editar el tamaño del grupo).  Las tarjetas de detalles de la mesa, que se muestran al seleccionar una mesa, se rediseñaron para permitir cambios de estado más rápidos, como se muestra a continuación:



Selecciona las mesas a las que deseas agregar, quitar o mover el grupo y, luego, selecciona Guardar cambios. Las mesas anteriores se marcarán automáticamente como Sucia.
 

Nota: Toast Tables está probando una herramienta para recibir solicitudes de nuevas funciones llamada Canny. Aquí puedes solicitar nuevas solicitudes o votar las existentes: . Al hacerlo, podrás recibir actualizaciones por correo electrónico sobre si se priorizará la creación de estas funciones y cuándo se implementarán. Además, se le permite al equipo de producto comunicarse directamente con los clientes que solicitan funciones específicas; también para invitarte a pruebas beta o recibir tus comentarios durante el desarrollo.
 

Recursos adicionales