xtraCHEF: Códigos del libro mayor (LM)

En este artículo:

• Conceptos básicos del libro mayor (GL)
• Sincronizar tus códigos de LM
• Crear códigos de LM
• Gestionar tus códigos de LM
• Importar códigos de LM de QuickBooks Online Extract
• Importar códigos de LM desde QuickBooks Desktop
• Crear categorías de compra a partir de códigos de LM

En el mundo de la contabilidad, los códigos del libro mayor componen tu plan de cuentas y se utilizan para rastrear fácilmente de dónde va y dónde viene tu dinero. Normalmente, los códigos de LM constan de un código numérico y una descripción, por ejemplo, 1001- Compras de alimentos. Esto te permite a ti, a tu auxiliar contable o a tu contador hacer un seguimiento rápido de dónde se gasta y dónde se gana dinero.

Los códigos de LM también se desglosan por tipos de cuenta, como activos, pasivos, ingresos, capital, costo de los bienes vendidos y gastos. Puedes encontrar una lista detallada de ejemplos a continuación.
 

Nota: Los códigos de LM pueden variar significativamente de un restaurante a otro y van desde simples hasta bastante complejos. Para los restaurantes que crean un nuevo plan de cuentas desde cero, es importante crear este marco de acuerdo con tus necesidades y operaciones.

Volver al inicio
 

Sincronizar tus códigos de LM

• Si ya tienes un plan de cuentas para tu restaurante y eres usuario de QuickBooks Online o de escritorio, puedes sincronizar tu COA conectándote con xtraCHEF. Puedes encontrar las instrucciones detalladas de este paso aquí: Conectando xtraCHEF y QuickBooks Online o conectando xtraCHEF y QuickBooks Desktop.
• Si ya tienes un plan de cuentas para tu restaurante y no utilizas QuickBooks para la contabilidad, tu director de proyectos puede cargarlo en tu cuenta en tu nombre. También puedes agregar tu COA a xtraCHEF creando códigos de LM. Puedes encontrar instrucciones detalladas sobre este paso aquí: Cómo crear códigos de libro mayor.
• Si no tienes un plan de cuentas para tu restaurante, puedes crear uno sobre la marcha creando códigos de LM. Puedes encontrar instrucciones detalladas en la sección a continuación.

Volver al inicio
 

Crear códigos de LM

Si no usas QuickBooks, siempre puedes crear o agregar un nuevo código de LM. Para continuar, completa los pasos que se indican a continuación.
 

1. Selecciona el ícono de engranaje > Códigos de LM en la esquina superior derecha de xtraCHEF.
2. Para crear un nuevo código de LM, selecciona + Agregar código de LM.
   
   
   
   
3. Se te pedirá que asignes detalles para este nuevo código de LM. Asigna un código de LM y una descripción para continuar. También puedes indicar el tipo de cuenta y si el artículo es imponible o no aquí.
   1. Nota: El código de LM y la descripción son campos obligatorios. Si no utilizas un sistema de codificación numérica para tus códigos de LM, puedes repetir la descripción en ambos espacios.
      
      
      
      
4. Cuando termines, selecciona + Agregar. Si tu código de LM está activo, lo verás listado en la página de códigos de LM inmediatamente. 

Volver al inicio
 

Gestionar tus códigos de LM

A veces los nombres cambian o tal vez discontinuaste un artículo de inventario y ya no necesitas el código de LM asociado. Para hacer ediciones y actualizaciones en tus códigos de LM, regresa a la página de códigos de LM (ícono de engranaje > códigos de LM) y selecciona el código que te gustaría editar.

Selecciona un código de LM y, luego, Editar código de LM en la barra de menú superior. 

Para editar el código, completa el formulario con tu información nueva o actualizada. Si necesitas desactivar un código de LM, simplemente deselecciona la casilla de verificación Activo en la ventana emergente. También puedes seleccionar Acciones y luego Desactivar en la página de códigos de LM. Todos los cambios entrarán en vigencia tan pronto como selecciones Guardar.

Volver al inicio
 

Importar códigos de LM de QuickBooks Online Extraction

1. Ve al ícono de engranaje > Configuración de la cuenta en xtraCHEF.
2. Selecciona la pestaña Integraciones.
   1. Si no ves la pestaña Integraciones, QuickBooks no está habilitado en tu cuenta o tienes una configuración que llamamos "QuickBooks a nivel de ubicación".
      
      1. Si tienes configurado “QuickBooks a nivel de ubicación”, tienes más de una ubicación en tu inquilino de xtraCHEF y usas uno o varios archivos de QuickBooks. En su lugar, ve al ícono de engranaje > Ubicaciones. Selecciona una ubicación para volverla azul y, luego, Editar detalles. Deberías ver el nombre de una ubicación de QuickBooks en el campo Detalles de la cuenta si QuickBooks está correctamente configurado.
3. Si QuickBooks se configuró correctamente, verás el botón Desconectar de QuickBooks.
   1. Si no puedes ver QuickBooks de la lista de integraciones, debes desconectar y volver a conectar QuickBooks antes de importar códigos de LM de QuickBooks.
      
       
      
      
4. Para importar los códigos de LM, ve al ícono de engranaje > Códigos de LM >Importar LM desde QuickBooks Online > Importar.
5. A continuación, selecciona los códigos de LM que deseas importar en xtraCHEF.
6. Luego, selecciona el botón Importar. Una vez hecho esto, todos los códigos de LM se importarán automáticamente en xtraCHEF.

Volver al inicio
 

Importar códigos de LM desde QuickBooks Desktop

1. En xtraCHEF, selecciona el ícono de engranaje > Configuración de la cuenta y ve a la pestaña Integraciones.
2. A continuación, selecciona una de las dos opciones en Frecuencia de sincronización de LM.
   • Intervalos definidos: Esta opción te permite establecer la frecuencia con la que xtraCHEF puede sincronizarse con tu archivo de escritorio de QuickBooks.
   • A pedido: Esto te permite sincronizar el libro mayor de QuickBooks con xtraCHEF la próxima vez que te conectes a QuickBooks
     
     
      
3. Después de hacer una selección, selecciona el botón Guardar en la parte inferior de la página.
4. Por último, debes sincronizar los códigos de LM con xtraCHEF ejecutando el conector web en QuickBooks Desktop. Este proceso incluye seleccionar el archivo de factura .QWC y el botón “Actualizar seleccionado” en el conector web.

Volver al inicio

Creación de categorías de compra a partir de códigos de LM

Aprende a crear categorías de compra a partir de códigos de LM existentes en tu cuenta de xtraCHEF.

1. Ve hasta el ícono de engranaje > Códigos de LM.
2. Destaca el código de LM para el que quieres crear una categoría de compra.
3. Selecciona el botón Acción en la esquina superior derecha y selecciona Crear categoría de compra.

Una vez completado, el sistema creará automáticamente una categoría que se puede asignar a rubros de la cola de asignar rubros. La creación y el reflejo de la nueva categoría pueden tardar de 2 a 3 minutos.

Volver al inicio