xtraCHEF: Códigos del Libro Mayor (GL)

En este Artículo:

• Conceptos Básicos del Libro Mayor (GL)
• Sincroniza tus Códigos GL
• Crea Códigos GL
• Administra tus Códigos GL
• Importa Códigos GL desde QuickBooks Online
• Importa Códigos GL desde QuickBooks Desktop
• Crea Categorías de Compra a partir de Códigos GL

En el mundo contable, los códigos del Libro Mayor (GL) constituyen tu Catálogo de Cuentas (COA) y se utilizan para rastrear fácilmente hacia dónde va y de dónde proviene tu dinero. Típicamente, los Códigos GL consisten en un código numérico y una descripción, por ejemplo, 1001- Compras de Alimentos. Esto permite que tú, tu contable o tu contador rastreen rápidamente dónde se está gastando y ganando dinero.

Los códigos GL también se dividen por tipos de cuentas como activos, pasivos, ingresos, patrimonio, costo de bienes vendidos (COGS) y gastos. A continuación se puede encontrar una lista detallada de ejemplos.

Nota: Los códigos GL pueden variar significativamente de un restaurante a otro y van desde simples hasta bastante complejos. Para los restaurantes que están construyendo un nuevo Plan de Cuentas desde cero, es importante crear este marco de acuerdo a sus necesidades y operación. Por esta razón, los Agentes de Atención al Cliente no pueden asignar, recomendar o modificar códigos GL.

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Sincroniza tus códigos GL

• Si ya tienes un Plan de Cuentas para tu restaurante y eres usuario de QuickBooks Online o Desktop, puedes sincronizar tu Plan de Cuentas conectándote con xtraCHEF. Las instrucciones detalladas sobre este paso se pueden encontrar aquí: Conectando xtraCHEF y QuickBooks Online o Conectando xtraCHEF y QuickBooks Desktop.
• Si ya tienes un Plan de Cuentas para tu restaurante y no usas QuickBooks para contabilidad, tu Consultor de Incorporación puede cargarlo en tu cuenta en tu nombre. También puedes agregar tu Plan de Cuentas a xtraCHEF creando códigos GL. Las instrucciones detalladas sobre este paso se pueden encontrar aquí: Cómo crear códigos del libro mayor.
• Si no tienes un Plan de Cuentas para tu restaurante, puedes construir uno a medida que avanzas creando códigos GL. Las instrucciones detalladas se pueden encontrar en la sección a continuación.

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Crea códigos GL

Si no usas QuickBooks, siempre puedes crear o agregar un nuevo código GL. Para continuar, por favor completa los pasos a continuación.

1. Selecciona el ícono de engranaje > códigos GL en la esquina superior derecha de xtraCHEF.
2. Para crear un nuevo código GL selecciona + Agregar código GL.
   
   
   
   
3. Esto te pedirá que asignes detalles para este nuevo código GL. Asigna un código GL y una descripción para continuar. También puedes indicar el tipo de cuenta y si el artículo es gravable o no aquí también.
   1. Nota:Código GLyDescripciónson campos requeridos. Si no utiliza un sistema de codificación numérica para sus códigos GL, puede simplemente repetir la Descripción en ambos espacios.
      
      
      
      
4. Cuando esté listo, seleccione + Añadir. Si su código GL está activo, lo verá listado en la página de códigos GL de inmediato.

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Administre sus códigos GL 

A veces los nombres cambian o quizás ha descontinuado un artículo de inventario y ya no necesita el código GL asociado. Para hacer ediciones y actualizaciones a sus códigos GL, regrese a la página de códigos GL (ícono de engranaje > códigos GL) y seleccione el código que le gustaría editar.

Seleccione un Código GL y luego seleccione Editar código GL en la barra de menú superior.

Para editar el código, complete el formulario con su nueva información o la información actualizada. Si necesita desactivar un código GL, simplemente desmarque la casilla Activo en la ventana emergente. También puede seleccionar Acciones y luego Desactivar en la página de códigos GL. Todos los cambios entrarán en vigor tan pronto como seleccione Guardar.

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Importar códigos GL desde QuickBooks Online Extract

1. Navegue a la página ícono de engranaje > Configuración de cuenta en xtraCHEF.
2. Seleccione la pestaña Integraciones.
   1. Si no ve la pestaña Integraciones, ya sea que QuickBooks no esté habilitado en su cuenta o tiene una configuración que llamamos "QuickBooks a nivel de ubicación."
      
      1. Si tiene la configuración "QuickBooks a nivel de ubicación", tiene más de una ubicación en su inquilino de xtraCHEF y utiliza uno o varios archivo(s) de QuickBooks. En su lugar, navegue a ícono de engranaje > Ubicaciones. Seleccione una ubicación para cambiarla a azul y luego seleccione Editar detalles de la ubicación. Debería ver un nombre de ubicación de QuickBooks en el campo Detalles de la cuenta si QuickBooks está configurado correctamente.
3. Si QuickBooks ha sido configurado correctamente, verá un botón de Desconectar de QuickBooks.
   1. Si no puede ver QuickBooks en la lista de integraciones, debe desconectar y volver a conectar QuickBooks antes de importar los códigos GL desde QuickBooks.
      
       
      
      
4. Para importar los códigos GL, navegue hasta el icono de engranaje > Códigos GL > Importar GL desde QuickBooks Online >Importar.
5. A continuación, seleccione los códigos GL que desea importar a xtraCHEF.
6. Luego, seleccione el botón Importar. Una vez hecho, todos los códigos GL se importarán automáticamente a xtraCHEF.

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Importar códigos GL desde QuickBooks Desktop

1. En xtraCHEF, seleccione el icono de engranaje >  Configuración de la cuenta y navegue a la pestaña Integraciones.
2. A continuación, seleccione entre las dos opciones bajo Frecuencia de sincronización de GL.
   • Intervalos definidos: Esta opción le permite establecer la frecuencia con la que xtraCHEF puede sincronizarse con su archivo de QuickBooks Desktop.
   • On Demand:Esto le permite sincronizar su GL de QuickBooks a xtraCHEF la próxima vez que se conecte a QuickBooks.
     
     
      
3. Después de hacer una selección, seleccione el botón Guardar en la parte inferior de la página.
4. Por último, debe sincronizar los códigos GL a xtraCHEF ejecutando el Conector Web en QuickBooks Desktop. Este proceso incluye seleccionar el archivo de factura .QWC y el botón "Actualizar seleccionado" en el Conector Web.

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Creando categorías de compra a partir de códigos GL

Aprenda cómo crear categorías de compra a partir de códigos GL existentes dentro de su cuenta de xtraCHEF.

1. Navega hasta el ícono de engranaje > Códigos GL.
2. Resalta el código GL para el cual te gustaría crear una categoría de compra.
3. Selecciona el botón de Acción en la esquina superior derecha y selecciona Crear Categoría de Compra.

Una vez completado, el sistema creará automáticamente una categoría que se puede asignar a los elementos de línea en tu cola de Mapear Elementos de Factura. Puede tardar de 2 a 3 minutos en crear y reflejar la nueva categoría.

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