xtraCHEF: Códigos del Libro Mayor (GL)

En este artículo:

• Conceptos Básicos del Libro Mayor (GL)
• Sincroniza tus Códigos GL
• Crea Códigos GL
• Administra tus Códigos GL
• Importa Códigos GL desde la Extracción de QuickBooks Online
• Importa Códigos GL desde QuickBooks Desktop
• Crea Categorías de Compra a partir de Códigos GL

En el mundo contable, los códigos del Libro Mayor (GL) constituyen tu (COA) y se utilizan para rastrear fácilmente a dónde va y de dónde viene tu dinero. Típicamente, los Códigos GL consisten en un código numérico y una descripción, por ejemplo, 1001- Compras de Alimentos. Esto te permite a ti, a tu contable o a tu contador rastrear rápidamente dónde se está gastando y ganando dinero.

Los códigos GL también se dividen por tipos de cuentas como activos, pasivos, ingresos, patrimonio, costo de bienes vendidos (COGS) y gastos. A continuación se puede encontrar una lista detallada de ejemplos.
 

Nota: Los códigos GL pueden variar significativamente de un restaurante a otro y van desde simples hasta bastante complejos. Para los restaurantes que construyen un nuevo Plan de Cuentas desde cero, es importante crear este marco de acuerdo a sus necesidades y operación.

Sincroniza tus Códigos GL

• Si ya tienes un Plan de Cuentas para tu restaurante y eres usuario de QuickBooks Online o Desktop, puedes sincronizar tu COA conectándote con xtraCHEF. Instrucciones detalladas sobre este paso se pueden encontrar aquí: o
• Si ya tienes un Plan de Cuentas para tu restaurante y no usas QuickBooks para contabilidad, tu Consultor de Incorporación puede cargarlo en tu cuenta en tu nombre. También puedes agregar tu COA a xtraCHEF creando códigos GL. Instrucciones detalladas sobre este paso se pueden encontrar aquí:
• Si no tienes un Plan de Cuentas para tu restaurante, puedes construir uno a medida que avanzas creando códigos GL. Las instrucciones detalladas se pueden encontrar en la sección a continuación.

Crear Códigos GL

Si no usas QuickBooks, siempre puedes crear o agregar un nuevo código GL. Para continuar, completa los pasos a continuación.
 

1. Selecciona el icono de engranaje > Código GL en la esquina superior derecha de xtraCHEF.
2. Para crear un nuevo código GL selecciona + Agregar Código GL.
   
   
   
   
3. Esto te pedirá que asignes detalles para este nuevo código GL. Asigna un Código GL y una Descripción para continuar. También puedes indicar el tipo de cuenta y si el artículo es gravable o no aquí también.
   1. Nota: Código GL y Descripción son campos obligatorios. Si no usas un sistema de codificación numérica para tus códigos GL, simplemente puedes repetir la Descripción en ambos espacios.
      
      
      
      
4. Cuando estés listo, selecciona + Agregar. Si tu código GL está activo, lo verás listado en la página de códigos GL de inmediato. 

Gestiona tus Códigos GL 

A veces los nombres cambian o quizás has descontinuado un artículo de inventario y ya no necesitas el código GL asociado. Para hacer ediciones y actualizaciones a tus códigos GL, regresa a la página de códigos GL (icono de engranaje > Códigos GL) y selecciona el código que te gustaría editar.

Selecciona un Código GL y luego selecciona Editar Código GL en la barra de menú superior. 

Para editar el código, complete el formulario con su nueva información o información actualizada. Si necesita desactivar un código GL, simplemente desmarque la casilla Activa en la ventana emergente. También puede seleccionar Acciones y luego Desactivar en la página de códigos GL. Todos los cambios surtirán efecto tan pronto como seleccione Guardar.

Importar códigos GL desde la extracción de QuickBooks Online

1. Navegue a la página icono de engranaje > Configuración de cuenta en xtraCHEF.
2. Seleccione la pestaña Integraciones.
   1. Si no ve la pestaña Integraciones, ya sea que QuickBooks no esté habilitado en su cuenta o tiene una configuración que llamamos "QuickBooks a nivel de ubicación."
      
      1. Si tiene la configuración "QuickBooks a nivel de ubicación", tiene más de una ubicación en su inquilino de xtraCHEF y utiliza uno o varios archivo(s) de QuickBooks. En su lugar, navegue a icono de engranaje > Ubicaciones. Seleccione una ubicación para volverla azul y luego seleccione Editar detalles de ubicación. Debería ver un nombre de ubicación de QuickBooks en el campo Detalles de la cuenta si QuickBooks está configurado correctamente.
3. Si QuickBooks ha sido configurado correctamente, verá un botón Desconectar de QuickBooks.
   1. Si no puede ver QuickBooks en la lista de integraciones, debe desconectar y volver a conectar QuickBooks antes de importar códigos GL desde QuickBooks.
      
       
      
      
4. Para importar los códigos GL, navegue a icono de engranaje > códigos GL > Importar GL desde QuickBooks Online > Importar.
5. A continuación, seleccione los códigos GL que desea importar a xtraCHEF.
6. Luego, seleccione el botón Importar. Una vez hecho, todos los códigos GL se importarán automáticamente a xtraCHEF.

Importar códigos GL desde QuickBooks Desktop

1. En xtraCHEF, selecciona el ícono de engranaje > Configuración de cuenta y navega a la pestaña Integraciones.
2. A continuación, selecciona entre las dos opciones bajo Frecuencia de sincronización de GL.
   • Intervalos definidos: Esta opción te permite establecer la frecuencia con la que xtraCHEF puede sincronizarse con tu archivo de QuickBooks Desktop.
   • A pedido: Esto te permite sincronizar tu GL de QuickBooks con xtraCHEF la próxima vez que te conectes a QuickBooks.
     
     
      
3. Después de hacer una selección, selecciona el botón Guardar en la parte inferior de la página.
4. Por último, debes sincronizar los códigos GL a xtraCHEF ejecutando el Conector Web en QuickBooks Desktop. Este proceso incluye seleccionar el archivo de factura .QWC y el botón "Actualizar seleccionado" en el Conector Web.

Creando categorías de compra a partir de códigos GL

Aprende cómo crear categorías de compra a partir de códigos GL existentes dentro de tu cuenta de xtraCHEF.

1. Navega hasta el ícono de engranaje > Códigos GL.
2. Resalta el código GL para el cual te gustaría crear una categoría de compra.
3. Selecciona el botón Acción en la esquina superior derecha y selecciona Crear categoría de compra.

Una vez completado, el sistema creará automáticamente una categoría que puede ser asignada a los elementos de línea en tu cola de Mapear elementos de factura. Puede tardar de 2 a 3 minutos en crear y reflejar la nueva categoría.