xtraCHEF: Comience con la sincronización de ventas de QuickBooks Online

En este artículo:

• Resumen de la integración de QuickBooks Online
• Conectar xtraCHEF y QuickBooks Online
  • Conectar con QuickBooks Online
  • Sincronizar códigos GL, proveedores y más
  • QuickBooks Online a nivel de ubicación
• Ejemplos de sincronización de facturas y entradas de diario
• Próximos pasos

Resumen de la integración de QuickBooks Online

Si utiliza QuickBooks Online, integrarse directamente con xtraCHEF ayudará a optimizar su proceso de cuentas por pagar. El resultado es un sistema que maneja la entrada de datos para sus facturas y gastos y sincroniza las ventas de Toast con su cuenta de QuickBooks Online, todo mientras proporciona una capa adicional de visibilidad sobre sus gastos y márgenes de beneficio en el restaurante. Nota: Debe tener una suscripción activa a QuickBooks Online Essentials, Plus o Advanced para poder utilizar esta integración. Las versiones QuickBooks Simple Start y QuickBooks Self-Employed no admiten integraciones de terceros como xtraCHEF.

Una vez que su integración esté completa, podrá:

• Importar automáticamente su Plan de Cuentas (Códigos del Libro Mayor) a xtraCHEF
• Importar automáticamente proveedores a xtraCHEF
• Sincronizar sus facturas de xtraCHEF como Cuentas por Pagar en QuickBooks Online
• Sincronizar depósitos y devoluciones como Créditos de Proveedor en QuickBooks Online
• Publicar sus datos de ventas de Toast como una Entrada de Diario en QuickBooks Online

Nota: Por defecto, xtraCHEF no sincroniza documentos subidos como un recibo a QuickBooks Online. Sin embargo, la extracción de recibos para QuickBooks Online puede ser habilitada por su equipo de Atención al Cliente. Para más información sobre las extracciones de recibos, visite xtraCHEF: Extracción de Recibos para QuickBooks Online.

Volver al inicio

Conectar xtraCHEF y QuickBooks Online

Nota: Este artículo se centrará principalmente en sincronizar información de ventas y facturas de Toast Web a QuickBooks Online a través de xtraCHEF. Con la nueva sincronización de contabilidad de nómina en Toast Web, los datos de nómina pueden sincronizarse automáticamente a QuickBooks Online; la sincronización de datos de ventas y facturas será compatible en un futuro cercano.

Durante la incorporación, su Consultor de Incorporación configurará su cuenta para apoyar adecuadamente su integración con QuickBooks Online. Para configurar adecuadamente su cuenta después de la incorporación, comuníquese con support@xtrachef.com. Una vez habilitado, siga las instrucciones a continuación para completar su integración.

Conectar con QuickBooks Online

1. Navegue hasta el icono de engranaje en la esquina superior derecha y seleccione Configuración de cuenta del menú desplegable. Esto lo llevará a la página Configuración del Inquilino.
2. Seleccione la pestaña Integraciones y seleccione el ícono Conectar a QuickBooks.
   
   
    
3. Ahora comenzará el asistente de integración. El primer paso le pide que inicie sesión en su cuenta de QuickBooks Online, así que seleccione ese botón.
4. Esto abrirá una ventana emergente pidiéndole que ingrese sus datos de inicio de sesión de QuickBooks Online. Ingrese su nombre de usuario y contraseña antes de seleccionar Sescribir y eligiendo la empresa con la que le gustaría integrar xtraCHEF.
   
   
    
5. En este momento, se abrirá una nueva ventana pidiéndole que autorice a Intuit a compartir sus datos de QuickBooks Online con xtraCHEF. Seleccione Autorizar.
6. Ha terminado cuando vea esta pantalla con el botón Continuar en azul.
   
   

Volver al inicio

Sincronizar códigos GL, proveedores y más

Una vez que sus cuentas de xtraCHEF y QuickBooks Online estén conectadas, puede comenzar a sincronizar datos de ventas entre los dos sistemas. El primer paso es importar sus Códigos del libro mayor (GL) de QuickBooks Online a xtraCHEF y emparejarlos con sus categorías de xtraCHEF. xtraCHEF tiene 22 categorías predeterminadas para cada inquilino. Asignaremos automáticamente cualquier código GL que coincida exactamente con una categoría predeterminada o una que haya creado antes, pero es posible que aún necesite mapear algunos usted mismo. Algunas cosas a tener en cuenta:

• Seleccione + Agregar categoría si necesita crear una sobre la marcha.
• En el menú desplegable de códigos GL, seleccione + Agregar código GL para crear uno directamente en QuickBooks Online.
• Todas las categorías activas deben estar mapeadas a códigos GL antes de que pueda avanzar desde este paso. Algunos consejos:
  • Puedes desactivar una categoría si no tienes planes de asignar datos de compra a ella. Desactivar una categoría de compra desasignará cualquier artículo que esté asignado a ella.
  • Utiliza la columna Compras para identificar categorías que aún no has utilizado.

Durante este paso, si creaste códigos GL manualmente antes de conectarte a tu sistema contable, esos serán desactivados. Los códigos GL deben provenir directamente de tu sistema contable. No recomendamos agregar códigos GL directamente en xtraCHEF.

Selecciona Continuar una vez que todos los códigos GL estén asignados.

A continuación, sincronizarás tus proveedores entre los dos productos. Al igual que antes, asignaremos automáticamente cualquier proveedor de xtraCHEF que coincida exactamente con un proveedor en QuickBooks, pero es posible que aún necesites asignar algunos tú mismo. Selecciona Agregar proveedor para agregar un nuevo proveedor directamente en QuickBooks Online.

Una vez que todos los proveedores hayan sido asignados, selecciona el botón azul Continuar.

El último paso incluye dos preguntas. La primera pregunta es cuándo te gustaría que xtraCHEF comience a enviar gastos a QuickBooks. Esta fecha puede estar en el futuro o en el pasado. La segunda pregunta te preguntará si te gustaría extraer recibos de xtraCHEF a QuickBooks. Recomendamos dejar esta configuración en No para reducir la confusión entre facturas y recibos. Seleccione Continuar para finalizar este proceso.

Volver al inicio

Nivel de Ubicación de QuickBooks

Nota: Salte esta sección si tiene una ubicación en xtraCHEF o si QuickBooks Online en el Nivel de Ubicación no está habilitado (por defecto).

En caso de que sus negocios tengan Archivos de Compañía separados bajo una cuenta de QuickBooks Online, su integración puede configurarse a nivel de ubicación. Si este es el caso, su Consultor de Incorporación necesitará primero configurar su cuenta para un extracto de QuickBooks a nivel de ubicación.

Nota: Para que las Integraciones de QuickBooks funcionen correctamente a nivel de ubicación, sus negocios deben tener un Plan de Cuentas (Códigos del Libro Mayor) idéntico y Códigos de Proveedor idénticos. Si la contabilidad de su negocio es diferente, su Consultor de Incorporación creará más de un inquilino para soportar la automatización de cuentas por pagar.

Una vez configurado, podrá conectar cada ubicación a su cuenta correspondiente de QuickBooks Online. Para hacer esto, seleccione el Ícono de Engranaje en la esquina superior derecha de su cuenta de xtraCHEF. Luego, seleccione Ubicaciones. Esto lo llevará a la página de Ubicaciones. Desde aquí, seleccione la Ubicación que necesita integrar con QuickBooks Online. Luego, seleccione Editar Detalles de la Ubicación.

A continuación, seleccione la pestaña Integraciones. Proceda seleccionando Conectar a QuickBooks. Por último, inicie sesión en su cuenta de QuickBooks Online a través de la ventana emergente de Intuit.

Una vez finalizado, seleccione Guardar.

Volver al inicio

Ejemplos de sincronización de facturas y asientos contables

Con QuickBooks Online integrado con su cuenta de xtraCHEF, las facturas reconciliadas y los asientos del diario de ventas diariospueden comenzar a sincronizarse automáticamente con su plataforma contable (suponiendo que su sincronización no ha sido desactivada y que se han completado pasos adicionales de configuración como la Configuración de Ventas).


Las sincronizaciones de facturas incluirán información vital de la factura, como un escaneo/fotografía de la factura original, información del libro mayor, información del proveedor y más. El visual a continuación representa cómo aparecerá esta sincronización en su cuenta de QuickBooks Online. 

De manera similar, los asientos del diario de ventas se sincronizarán diariamente (una vez que la Configuración de Ventas esté completa). El visual a continuación representa cómo aparecerá este asiento del diario en su cuenta de QuickBooks Online.

Volver al inicio

Próximos pasos

Su integración de QuickBooks Online crea el marco para que las sincronizaciones ocurran automáticamente con su plataforma contable. Sin embargo, estas sincronizaciones solo ocurrirán automáticamente si se completan pasos adicionales de configuración y se desarrolla el aprendizaje automático en su cuenta.

• Aprenda sobre los pasos básicos requeridos para reconciliar una factura para los extractos de QuickBooks Online aquí: xtraCHEF: Cómo reconciliar facturas. O, comience nuestra serie de seminarios web dirigidos por expertos.
• Aprenda cómo completar la Configuración de Ventas. La Configuración de Ventas crea el marco para que xtraCHEF desglosa automáticamente sus datos de ventas en informes más avanzados y envíe asientos del diario de ventas diarios a su archivo de empresa. Aprenda más a través de xtraCHEF: Configuración de Ventas.
• Para importar proveedores de QuickBooks Online a xtraCHEF, hay dos maneras:
  • Seleccione el icono de engranaje > Configuración de cuenta > Integraciones > seleccione el botón Proveedor(es) O
  • Seleccione Proveedores > Acción > Importar proveedores de QuickBooks Online.

Volver al inicio