xtraCHEF: Primeros pasos con la integración de QuickBooks Online

En este artículo:

Resumen de integración de QuickBooks Online

Nota: Estamos en la etapa beta de . Si estás buscando cómo integrar estos dos sistemas sin xtraCHEF, selecciona el enlace para descubrir la función y comprobar si cumples con los requisitos para unirte a la versión beta. Ten en cuenta que esta integración solo incluye la sincronización de datos de nómina.

Si utilizas QuickBooks Online, la integración directa con xtraCHEF te ayudará a agilizar el proceso de creación de cuentas por pagar. El resultado es un sistema que maneja el ingreso de datos de tus facturas y gastos, y sincroniza las ventas de Toast con tu cuenta de QuickBooks Online, todo ello mientras proporciona una capa adicional de visibilidad de los gastos y márgenes de ganancia de tu restaurante.

Una vez completada la integración, podrás hacer lo siguiente: 

• Importa automáticamente tu plan de cuentas (códigos de libro mayor) a xtraCHEF
• Importar automáticamente proveedores a xtraCHEF
• Sincronizar tus facturas de xtraCHEF como facturas en QuickBooks Online
• Sincronizar depósitos y devoluciones como créditos de proveedor en QuickBooks Online
• Publica los datos de ventas de Toast como asiento contable en QuickBooks Online

Nota: De manera predeterminada, xtraCHEF no sincroniza los documentos cargados como recibo en QuickBooks Online. Sin embargo, tu equipo de atención al cliente puede activar la extracción de recibos de QuickBooks Online. Para obtener más información sobre los extractos de recibos, considera leer nuestro artículo titulado .

Conectar xtraCHEF y QuickBooks Online

Durante la incorporación, tu director de proyectos configurará tu cuenta para que puedas realizar correctamente la integración con QuickBooks Online. Para configurar tu cuenta correctamente después de la incorporación inicial, escribe a . Una vez activada, puedes seguir las instrucciones que se indican a continuación para completar la integración.

Conectar con QuickBooks Online

1. Ve al ícono de engranaje en la esquina superior derecha y selecciona Configuración de cuenta en el menú desplegable. Esto te llevará a la página Configuración del inquilino.
2. Selecciona la pestaña Integraciones y selecciona el ícono Conectar con QuickBook s.
   
   
    
3. Comenzarás el asistente de integración ahora. En el primer paso, debes iniciar sesión en tu cuenta de QuickBooks Online y seleccionar ese botón.
4. Se abrirá una ventana emergente en la que se te pedirá que ingreses los detalles de inicio de sesión en QuickBooks Online. Ingresa tu nombre de usuario y contraseña antes de seleccionar Iniciar sesión y elegir la empresa que quieres integrar con xtraCHEF.
   
   sesión
    
5. En este momento, se abrirá una nueva ventana en la que se te pedirá que autorices a Intuit a compartir tus datos de QuickBooks Online con xtraCHEF. Selecciona Autorizar para emitir un token que permita a ambas empresas intercambiar tus datos. Los tokens tienen una limitación de tiempo y podrás decidir si quieres seguir compartiendo tus datos en la .
6. Terminaste cuando veas esta pantalla con el botón Continuar en azul.
   
   

Sincronizar códigos de LM, proveedores y más

Una vez que tus cuentas de xtraCHEF y QuickBooks Online estén conectadas, puedes comenzar a sincronizar los datos entre los dos sistemas. El primer paso es importar tus mayor de QuickBooks Online en xtraCHEF y hacerlos coincidir con tus de xtraCHEF. xtraCHEF tiene 22 categorías predeterminadas para cada inquilino. Asignaremos automáticamente cualquier código de LM que coincida exactamente con una categoría predeterminada o una que hayas creado antes, pero es posible que tengas que asignar algunos por tu cuenta. Algunos aspectos a tener en cuenta:

• Selecciona + Agregar categoría si necesitas crear una sobre la marcha.
• En el menú desplegable Código de LM, selecciona + Agregar código de LM para crear uno directamente en QuickBooks Online.
• Todas las categorías activas se deben asignar a códigos de LM para que puedas avanzar desde este paso. Algunos consejos:
  • Puedes desactivar una categoría si no tienes planes de asignarle datos de compra. Si desactivas una categoría de compra, se anulará la asignación de artículos a ella.
  • Utiliza la columna Compras para identificar las categorías que todavía no usaste.

Durante este paso, si creaste manualmente códigos de LM antes de conectarte a tu sistema contable, estos se desactivarán. Los códigos de LM deben venir directamente de tu sistema contable. No recomendamos agregar códigos de LM directamente en xtraCHEF.

Selecciona Continuar una vez que todos los códigos de LM estén asignados.

A continuación, sincronizarás los entre los dos productos. Al igual que antes, asignaremos automáticamente cualquier proveedor de xtraCHEF que coincida exactamente con un proveedor de QuickBooks, pero es posible que debas asignarlo tú mismo. Selecciona Agregar proveedor para agregar un nuevo proveedor directamente en QuickBooks Online.

Una vez que todos los proveedores estén mapeados, selecciona el botón azul Continuar.

El último paso incluye dos preguntas. La primera pregunta cuándo quieres que xtraCHEF empiece a enviar gastos a QuickBooks. Esta fecha puede ser futura o pasada. La segunda pregunta te preguntará si quieres extraer recibos de xtraCHEF a QuickBooks. Recomendamos dejar esta opción en No para reducir la confusión entre facturas y recibos. Selecciona Continuar para finalizar este proceso.

QuickBooks a nivel de ubicación

Nota: Omitir esta sección si tienes una ubicación en xtraCHEF o si QuickBooks Online a nivel de ubicación no está activado (opción predeterminada).

Si tus negocios tienen archivos de empresa separados en una cuenta de QuickBooks Online, puedes configurar la integración a nivel de ubicación. Si este es el caso, tu director de proyectos deberá configurar primero tu cuenta para una extracción de QuickBooks a nivel de ubicación.

Nota: Para que QuickBooks Integrations funcione correctamente a nivel de ubicación, tu negocio debe tener un plan de cuentas idéntico (códigos de libro mayor) y códigos de proveedor idénticos. Si la contabilidad de tu negocio es diferente, tu director de proyectos creará más de un inquilino para que pueda automatizar AP.

Una vez configuradas, podrás conectar cada ubicación a su cuenta correspondiente de QuickBooks Online. Para hacerlo, selecciona el ícono de engranaje en la esquina superior derecha de tu cuenta de xtraCHEF. Luego, selecciona Ubicaciones. Esto te llevará a la página Ubicaciones. Desde aquí, selecciona la ubicación que quieres integrar con QuickBooks Online. Luego, selecciona Editar detalles.

Luego, selecciona la pestaña Integracione s. Selecciona Conectar a QuickBooks. Por último, inicia sesión en tu cuenta de QuickBooks Online a través de la ventana emergente Intuit.

Una vez terminado, selecciona Guardar.

QuickBooks Online Tokens y de vencimiento

Cuando le otorgas a xtraCHEF y QuickBooks Online permiso para acceder a tu información, se crea un token de comunicación entre las dos empresas. El token vence en una fecha específica (verás la fecha exacta en la que otorgas acceso a tus datos por primera vez). 

Ocho días antes de que caduque tu token, verás un mensaje emergente en el que se te recordará que debes actualizar los permisos. Esta ventana emergente aparecerá todos los días hasta que vuelvas a autenticar QuickBooks Online o hasta que caduque el token.

Si quieres seguir permitiendo que QuickBooks Online y xtraCHEF se integren, simplemente selecciona Sí para ser redirigido a la página de configuración de inquilinos e ingresa tus credenciales de QuickBooks Online. Si ya no quieres usar QuickBooks Online con xtraCHEF, deja que el token caduque.

Ejemplos de sincronización de facturas e asientos contables

Con QuickBooks Online integrado con tu cuenta de xtraCHEF, las facturas conciliadas, las ventas diarias y las entradas del diario de la nómina pueden comenzar a sincronizarse automáticamente con tu plataforma contable (suponiendo que tu sincronización no se haya desactivado y que se hayan completado pasos de configuración adicionales, como la configuración de ventas).


La sincronización de facturas incluirá información vital de la factura, como un escaneo/fotografía de la factura original, información del libro mayor, información del proveedor y más. La siguiente imagen muestra cómo aparecerá esta sincronización en tu cuenta de QuickBooks Online.

Del mismo modo, las entradas del diario de ventas diarias se sincronizarán diariamente (una vez que se complete la ). La siguiente imagen muestra cómo aparecerá este asiento contable en tu cuenta de QuickBooks Online.

La imagen anterior muestra de manera similar cómo se mostrará esta sincronización de la entrada del diario de la nómina en tu cuenta de QuickBooks Online (si se completa la configuración de Nómina).

Próximos pasos

Tu integración con QuickBooks Online crea el marco para que las sincronizaciones se realicen automáticamente con tu plataforma de contabilidad. Sin embargo, estas sincronizaciones solo se realizarán automáticamente si se completan pasos de configuración adicionales y se crea aprendizaje automático en tu cuenta.

• Obtén información sobre los pasos básicos necesarios para conciliar una factura con extractos de QuickBooks Online aquí: . O bien, comienza nuestra .
• Descubre cómo completar la configuración de ventas. La configuración de ventas crea el marco para que xtraCHEF desglose automáticamente tus datos de ventas en informes más avanzados y envíe las entradas diarias del diario de ventas al archivo de tu empresa. Obtén más información a través de nuestro artículo titulado .
• Descubre cómo completar la integración de Nómina Toast y xtraCHEF. De manera similar a la configuración de ventas, Nómina Mapping crea el marco para que xtraCHEF divida automáticamente tus datos de ventas en informes más avanzados y envíe las entradas diarias del diario de ventas al archivo de tu empresa. Obtén más información a través de nuestro artículo titulado .