Primeros pasos con sincronización de contabilidad nómina

En este artículo, encontrarás:

• Resumen de contabilidad de nómina
• Cambiar a sincronización de contabilidad de nómina digital de QuickBooks
• Conectar Nómina Toast a QuickBooks Online a través de Toast Web
• Conectar xtraCHEF a QuickBooks Online
  • Configuración general en xtraCHEF
  • Sincronizar con el sistema contable en xtraCHEF
  • Asignación de nómina en xtraCHEF
• Recursos adicionales

Resumen de contabilidad de nómina

Sincronizar los datos de nómina con tu software de contabilidad puede significar varias cosas, dependiendo de los productos y sistemas de contabilidad de Toast que tengas.

• Los clientes de xtraCHEF que hayan completado la configuración antes de la primavera de 2026 pueden sincronizar sus datos de nómina con muchos tipos diferentes de software de contabilidad utilizando la función de monitoreo de sincronización.
  • Esta función ya no es compatible a partir de marzo de 2026 y no estará disponible para nuevos clientes.
  • Los clientes que utilicen Sync Monitor en xtraCHEF migrarán a la versión de Toast Web de sincronización de contabilidad salarial a finales de 2026. Mantente atento para obtener más información.
• A partir de la primavera de 2026, los clientes de Nómina Toast pueden sincronizar sus datos de nómina con QuickBooks Online exclusivamente mediante la nueva función de sincronización de contabilidad descrita en este artículo.
  • Algunos clientes formaron parte de un proyecto piloto que existe en una plataforma separada de Toast Web. Si formaste parte de este grupo piloto, deberías seguir usando la sincronización en ese sistema. Se migrará a esta función de sincronización de contabilidad salarial más adelante en 2026.
• Los clientes de Nómina Toast sin QuickBooks Online pueden exportar manualmente sus datos de nómina o contabilidad.
  • Los clientes de Nómina Toast Pro pueden configurar su libro mayor (LM) para conectarse con su software de contabilidad.
• Los clientes de Toast sin Nómina Toast pueden consultar la Resumen de informes contables para obtener más orientación sobre la configuración del libro mayor.

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Cambiar a sincronización de contabilidad de nómina digital de QuickBooks

Históricamente, los clientes de Toast necesitaban usar la función de monitoreo de sincronización de xtraCHEF para conectar su sistema Toast a QuickBooks. A partir de la primavera de 2026, Nómina Toast ahora tiene su propia integración con QuickBooks Online a través de Toast Web. Esto se conoce como sincronización de contabilidad. Considera lo siguiente con respecto a la elegibilidad para la función de sincronización de contabilidad en Nómina en Toast Web:

• Debes ser cliente de Nómina Toast con acceso a RR. HH. + rol de seguridad.
• Debes tener una cuenta para acceder a Toast Web y obtener el permiso 8.1 Cuentas financieras.
• Los clientes deben usar QuickBooks Online y el usuario debe tener el rol de administrador en QuickBooks Online.
  • Para determinar qué versión de QuickBooks tienes, ve a accounts.intuit.com e ingresa tu información de inicio de sesión en QuickBooks. Consulta este enlace de QuickBooks para ver un video sobre este proceso.
  • Consulta este artículo para obtener más información sobre los roles de usuario de QuickBooks.

Si no utilizas QuickBooks Online y aún así deseas incorporar tus datos de Nómina Toast en tu sistema contable, te recomendamos el módulo de LM de nómina en Nómina Toast (solo para profesionales). Un informe de LM por nivel se puede exportar y cargar en sistemas de software de contabilidad fuera de QuickBooks Online. Ponte en contacto con el servicio de atención al cliente de Nómina Toast a través del punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast para chatear más sobre el módulo de libro mayor.

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Conectar Nómina Toast a QuickBooks Online a través de Toast Web

Este video ayuda a los clientes a conectar sus cuentas de QuickBooks con sus grupos de pago en Nómina Toast. Consulta los pasos 1-8 a continuación.

Este video ayuda a los clientes a asignar códigos de LM de QuickBooks Online a los gastos y obligaciones de nómina en Nómina Toast. Consulta el paso 9 a continuación.

1. Verifica que tengas el acceso correcto en cada producto:
   1. En QuickBooks Online, los usuarios deben tener el rol administrador principal.
   2. En Nómina Toast, los usuarios deben tener el rol de seguridad de RR. HH.+.
   3. En Toast Web, los usuarios deben tener una cuenta con el permiso 8.1 Cuentas financieras.
2. Hay tres formas diferentes de acceder a la función de sincronización de contabilidad en Toast.
   1. Inicia sesión en Toast Web y ve a Finanzas > Contabilidad > Conexiones en la barra de navegación de la izquierda.
   2. Inicia sesión en Nómina Toast y selecciona Contabilidad en la barra de la izquierda.
   3. Selecciona Conectar a QuickBooks en el paso Confirmación de la nómina (la página después de enviar o publicar una nómina).
3. Antes del siguiente paso, asegúrate de haber cerrado sesión en cualquier cuenta de QuickBooks Online. Revisa cada ventana o pestaña de tu navegador.
4. Para comenzar, selecciona Iniciar sesión en QuickBooks Online.
   
    
   
   
5. En la ventana emergente segura, ingresa la información de inicio de sesión de tu cuenta de QuickBooks Online.
   1. Si hay varias ubicaciones dentro de esa cuenta de QuickBooks Online, asegúrate de seleccionar la ubicación a la que estás intentando conectarte.
   2. Si no ves esta ventana emergente, desactiva el bloqueador de ventanas emergentes y selecciona Iniciar sesión en QuickBooks Online nuevamente.
6. Marca la casilla de los grupos de pago de Nómina Toast que quieres conectar a esta cuenta de QuickBooks Online y selecciona Continuar. Los grupos de pago que se enumeran en este paso coinciden con los grupos de pago que Toast asignó.
7. A continuación, ingresarás tres configuraciones rápidas. Esta configuración se aplicará a todos los grupos de pago y cuentas de QuickBooks Online que sincronices en Toast:
   1. Fecha de inicio: Ingresa la fecha en la que te gustaría que Nómina Toast comenzara a sincronizar datos con QuickBooks Online.
      1. Esta fecha puede ser anterior a un año. Si eliges configurar esta fecha en el pasado, puedes iniciar una sincronización manual para varias nóminas a la vez para "ponerte al día" con los datos en tu cuenta de QuickBooks Online.
   2. Fecha de publicación: A menudo, los clientes seleccionan Fecha de liquidación cuando usan contabilidad basada en efectivo y Fecha de finalización del período de pago cuando usan contabilidad basada en la acumulación. Registros contables basados en efectivo cuando el efectivo relacionado con la nómina se dispensa realmente, mientras que la contabilidad basada en valores devengados registra cuando ocurren transacciones en lugar de cuando el efectivo se dispensa realmente.
   3. Checks en papel: Si un pequeño número de empleados reciben su pago en cheque en papel, puedes seleccionar Resumen. Si muchos empleados reciben cheques en papel, seleccionar Individual puede ayudarte a hacer un seguimiento del estado de cada cheque (cobrado o no).
      
       
      
      
8. Después de elegir lo anterior, selecciona Continuar con asignaciones. Ahora asignarás los gastos y pasivos de Nómina Toast a tu libro mayor y/o clases de QuickBooks (si las clases están configuradas en tu cuenta de QuickBooks Online).
   1. Las descripciones de Nómina Toast que ves aquí son del informe de resumen de Nómina más reciente. Si no ves todas tus ganancias, deducciones u otros gastos y obligaciones de nómina aquí, puedes esperar que aparezcan mensajes cuando esos gastos y obligaciones faltantes aparezcan en nóminas futuras. Nota: Las descripciones no se pueden editar.
   2. Visita Coincidir categorías de Nómina Toast con los códigos de libro mayor de tu sistema contable para ver una revisión de las categorías de Nómina Toast y cómo podrías asignarlas a tus códigos de libro mayor.
   3. Es posible que los clientes que no operan restaurantes vean menos efectividad con esta sincronización debido a que el informe de resumen de nómina está centrado en el restaurante (es decir, se divide por tarea).
      
       
      
      
9. Una vez completada la sincronización de contabilidad, las entradas no se sincronizarán hasta que se ejecute una nómina.

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Conectar xtraCHEF a QuickBooks Online

Los clientes de xtraCHEF que hayan comprado el software antes de la primavera de 2026 pueden conectar su nómina a su software de contabilidad. A continuación, incluimos las instrucciones para conectarte específicamente a QuickBooks Online.

1. En la esquina superior derecha de xtraCHEF, ve al ícono de engranaje > Configuración de cuenta.
2. Selecciona la pestaña Integraciones y, luego, selecciona Conectar a QuickBooks.
   
   
    
3. Comenzarás el asistente de integración. El primer paso te pide iniciar sesión en tu cuenta de QuickBooks Online, así que selecciona ese botón.
4. Una ventana emergente te pedirá que ingreses tus detalles de inicio de sesión en QuickBooks Online. Ingresa tu correo electrónico, identificador de usuario o contraseña de número de teléfono antes de seleccionar Iniciar sesión y elegir la empresa que te gustaría integrar con xtraCHEF.
   
    
    
5. Una nueva ventana te pedirá que autorices a Intuit a compartir tus datos de QuickBooks Online con xtraCHEF. Selecciona Autorizar.
6. Terminaste cuando en el paso 2 se indica que tu cuenta se conectó correctamente. Selecciona Continuar.
7. En este punto, continúa sincronizando QuickBooks Online y xtraCHEF con los datos de ventas. Sigue los pasos de la sección Sincronizar códigos de LM, proveedores y más de xtraCHEF: Primeros pasos con la sincronización de ventas digitales de QuickBooks. No hay forma de omitir los pasos de los datos de ventas.
8. Una vez que hayas terminado de integrar tus datos de ventas, proveedores, etc. con xtraCHEF, ve al ícono de engranaje > Configuración de Nómina. Sigue leyendo para ver los pasos restantes en la configuración.
   1. Nota:Esta integración se iniciará automáticamente si utilizas Nómina Toast y xtraCHEF. Si no ves la opción Configuración de nómina en este menú, ponte en contacto consupport@xtrachef.compara conectarte.
      
      

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Configuración general en xtraCHEF

Las selecciones realizadas en la sección Configuración general determinan cómo se debe desglosar la nómina en tu informe de resumen operativo en xtraCHEF.

1. Primero, selecciona tu asignación de informes.
   1. Si procesas la nómina cada dos semanas o cada mes, elige Distribuir en período de pago. De esta manera, se distribuirán los gastos y pasivos en un período de tiempo determinado para evaluar mejor el estado de tu negocio. El monto distribuido será un promedio por semana mientras dure el período de pago.
   2. Si prefieres que tus gastos y obligaciones de nómina aparezcan en tu resumen operativo la semana en que se pagaron, elige el último día del período de pago.
   3. Nota: Si la frecuencia de tus cuentas es quincenal y seleccionas Último día del período de pago, una semana se verá "más pesada" que la otra debido a que el total de la nómina se asignó por completo al último día del período.
2. A continuación, completa el procesamiento de ubicaciones haciendo coincidir tu grupo de pago con la ubicación correspondiente. Nómina Toast utiliza grupos de pago para agrupar y ordenar empleados a fin de recibir pagos con diferentes frecuencias y desde diferentes cuentas de la empresa. Una vez que se complete el procesamiento de la ubicación, continúa leyendo para ver los pasos restantes de la configuración.
   1. El procesamiento de ubicaciones se refiere a cómo procesas tu nómina dentro del sistema de Nómina Toast, independientemente de cuántas ubicaciones tengas. Los grupos de pago de Nómina Toast deben asignarse a sus ubicaciones correspondientes en xtraCHEF. Es posible que se asigne a más de un grupo de pago la misma ubicación de xtraCHEF, si corresponde. Sin embargo, un solo grupo de pago no puede dividirse en más de una ubicación de xtraCHEF. Se crearán asientos contables para cada grupo de pago.

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Sincronizar con el sistema contable en xtraCHEF

Revisa y selecciona cada configuración a continuación:

1. Sincronización de nómina: Activar el botón de activación de sincronización de nómina nos permite publicar asientos contables de nómina en QuickBooks Online. Recomendamos activar esta configuración.
   1. Las siguientes opciones solo aparecen si activas la sincronización de nómina.
2. Fecha de inicio: Al conectar tu cuenta de Nómina Toast con xtraCHEF, extraeremos automáticamente todos los datos de la nómina del año en curso. En muchos casos, ya publicaste ciclos anteriores en tu sistema contable y solo necesitas que comencemos a registrar asientos contables en una fecha específica. Selecciona esa fecha aquí.
3. Contabilizar por clase: Si tienes activado el seguimiento de clases en tu software contable y quieres que asignemos una clase a tus asientos contables de nómina, activa esta función.​​​​​ La clase es una dimensión que la empresa puede definir y definir en las transacciones para ampliar la funcionalidad y la información de los informes. Obtén más información sobre QuickBooks aquí y cómo funciona con xtraCHEF aquí.
4. Fecha de publicación de la entrada del diario: Algunos clientes prefieren fechar sus asientos contables de nómina para que coincidan con la última fecha del período de pago que representa (para mantenerse en línea con su calendario fiscal). Si prefieres que la fecha del cheque coincida, elige esa opción.
5. Resumen: Para facilitar el proceso de conciliación bancaria, xtraCHEF ofrece de manera predeterminada el resumen de los impuestos pagados, los gastos fiscales patronales y otros gastos. Antes de optar por resumir los Pagos, también considera cómo se financia y concilia tu Nómina Toast:
   1. Si financias tus propias cuentas, se sorteará tu cuenta por cada cuenta por separado, por publicación. En este caso, solo tener un resumen de tus pagos podría complicar la conciliación de la nómina.
   2. Por otro lado, si Toast financia tus cuentas, tu cuenta se sorteará solo una vez por período. En este caso, un resumen simplificaría la conciliación de nóminas.
6. Antes de salir de esta página, selecciona Guardar en la parte superior de la página para finalizar tus elecciones aquí. Luego, finaliza los pasos de la sección Asignación de nómina a continuación para terminar la configuración.

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Asignación de nómina en xtraCHEF

La asignación de nómina en xtraCHEF es donde asignarás códigos de LM y grupos de mano de obra a todos los rubros que xtraCHEF extrajo de tu cuenta de Nómina Toast. Para comenzar, selecciona el botón Asignación de nómina en la parte inferior o superior del ícono > Configuración de nómina en xtraCHEF. Nota: Si realizaste algún cambio en la configuración de esta página, selecciona Guardar antes de seleccionar Asignación de nómina.

1. Hay varias categorías de asignación de nómina; navega entre ellas usando las pestañas de la izquierda. Cada una de estas secciones y cada rubro requiere una descripción del LM, una clase (si se activó en el paso o la página anteriores) y un grupo de mano de obra (si corresponde). Estos artículos se utilizarán para compilar el asiento contable de la nómina publicado en tu software de contabilidad y también aparecerán en tu resumen operativo dentro de xtraCHEF.
   1. Selecciona la casilla de verificación más alta de una categoría (junto a Tarea o Descripción) para seleccionar automáticamente todos los artículos de esta categoría. Ahora puedes usar el menú desplegable Actualización en bloque para asignar descripciones del libro mayor, clases o grupos de mano de obra a cada uno de los rubros seleccionados.
2. Selecciona una Descripción del LMpara cada rubro. xtraCHEF tiene en cuenta en qué sección estás y qué rubro estás viendo e intenta ofrecer la mejor coincidencia disponible. Selecciona el LM que crees que es preciso o Ver todas las descripciones del LMpara ver todo tu plan de cuentas.
   1. Puedes seleccionar + Agregar código de LMpara agregar un nuevo código directamente desde este menú. Se sincronizará con tu cuenta de QuickBooks Online.
      
       
      
      
3. Si se activa, asigna una clase a cada tarea o descripción.
4. Asigna un grupo de mano de obra. Solo necesitas asignar grupos de mano de obra a rubros que son un gasto para tu negocio. La única forma de que la mano de obra aparezca en el resumen operativo dentro de xtraCHEF y se considere en tus cálculos de costos directos es asignarla a un grupo de mano de obra.
   1. Puedes seleccionar + Crear para agregar un grupo de mano de obra directamente desde este menú. Se sincronizará con tu cuenta de QuickBooks Online.
5. Selecciona Guardar cuando cada rubro tenga valores en cada menú desplegable.
6. Si tienes varias ubicaciones bajo un solo inquilino (cuenta) y terminaste y guardaste la configuración de Nómina para una ubicación, puedes copiar tu trabajo a otra ubicación. Para hacerlo, vuelve a ver la configuración de Nómina desde tu ubicación sin terminar y selecciona Copiar desde. Esto te permite importar toda la asignación de una ubicación seleccionada a la ubicación actual.
7. Configuraste correctamente una integración entre xtraCHEF, Nómina Toast y QuickBooks Online.

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Recursos adicionales

• Haz coincidir las categorías de Nómina Toast con los códigos de libro mayor de tu sistema contable
• Gestionar la sincronización de contabilidad nómina
• Obtener ayuda con sincronización de contabilidad nómina

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