Primeros pasos con sincronización de contabilidad nómina

En este artículo, encontrarás:

• Resumen de contabilidad de nómina
• Cambios en la sincronización de la contabilidad de Nómina QuickBooks Online

Resumen de contabilidad de nómina

Sincronizar los datos de nómina con tu software de contabilidad puede significar varias cosas, dependiendo de los productos y sistemas contables de Toast que tengas.

• Los clientes de xtraCHEF que hayan completado la configuración antes de la primavera de 2026 pueden sincronizar sus datos de nómina con muchos tipos diferentes de software de contabilidad utilizando la función de monitoreo de sincronización.
  • Esta función ya no es compatible a partir de marzo de 2026 y no estará disponible para nuevos clientes.
  • Los clientes que utilicen Sync Monitor en xtraCHEF migrarán a la versión de Toast Web de sincronización de contabilidad salarial a finales de 2026. Mantente atento para obtener más información.
• A partir de la primavera de 2026, los clientes de Nómina Toast pueden sincronizar sus datos de nómina con QuickBooks Online exclusivamente utilizando la nueva función de sincronización de contabilidad descrita en este artículo.
  • Algunos clientes fueron parte de un piloto que existe en una plataforma separada de Toast Web. Si formaste parte de este grupo piloto, deberías seguir usando la sincronización en ese sistema. Se migrará a esta función de sincronización de contabilidad salarial más adelante en 2026.
• Los clientes de Nómina Toast sin QuickBooks Online pueden exportar manualmente sus datos de nómina o contabilidad.
  • Los clientes de Nómina Toast Pro pueden configurar su libro mayor (LM) para conectarse con su software de contabilidad.
• Los clientes de Toast sin Nómina Toast pueden consultar el para obtener más orientación sobre la configuración del libro mayor.

Cambios en la sincronización de la contabilidad de la nómina digital de QuickBooks

Históricamente, los clientes de Toast necesitaban usar la función de monitoreo de sincronización de xtraCHEF para conectar su sistema Toast a QuickBooks. A partir de la primavera de 2026, Nómina Toast ahora tiene su propia integración con QuickBooks Online a través de Toast Web. Esto se conoce como la sincronización de contabilidad. Considera lo siguiente con respecto a la elegibilidad para la función de sincronización de contabilidad en Nómina en Toast Web:

• Debes ser cliente de Nómina Toast con acceso al de RR. HH.+.
• Debes tener una cuenta para acceder a Toast Web y obtener 8.1 Cuentas financieras.
• Los clientes deben usar QuickBooks Online y el usuario debe tener el rol de administrador en QuickBooks Online.
  • Para determinar qué versión de QuickBooks tienes, ve a accounts.intuit.com e ingresa tu información de inicio de sesión en QuickBooks. Consulta este para ver un video sobre este proceso.
  • Consulta para obtener más información sobre los roles de usuario de QuickBooks.

Si no utilizas QuickBooks Online y aún así deseas ingresar tus datos de Nómina Toast en tu sistema contable, te recomendamos el módulo de LM de nómina en Nómina Toast (solo para profesionales). Un informe de LM por nivel se puede exportar y cargar en sistemas de software de contabilidad fuera de QuickBooks Online. Ponte en contacto con el servicio de atención al cliente de Nómina Toast a través del punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast para chatear más sobre el módulo de libro mayor.

Conectar Nómina Toast a QuickBooks Online a través de Toast Web

Este video ayuda a los clientes a conectar sus cuentas de QuickBooks con sus grupos de pago en Nómina Toast. Consulta los pasos 1-8 a continuación.

Este video ayuda a los clientes a asignar códigos de LM de QuickBooks Online a los gastos y responsabilidades de nómina en Nómina Toast. Consulta el paso 9 a continuación.

1. Verifica que tengas el acceso correcto en cada producto:
   1. En QuickBooks Online, los usuarios deben tener el .
   2. En Nómina Toast, los usuarios deben tener el de RR. HH.+.
   3. En Toast Web, los usuarios deben tener una cuenta con el 8.1 Cuentas financieras.
2. Hay tres formas diferentes de acceder a la función de sincronización de contabilidad en Toast.
   1. Inicia sesión en Toast Web y ve a Productos financieros > Contabilidad > Conexiones en la barra de navegación de la izquierda.
   2. Inicia sesión en Nómina Toast y selecciona Contabilidad en la barra de la izquierda.
   3. Selecciona Conectar a QuickBooks en el paso Confirmación de la nómina (la página después de enviar o publicar una nómina).
3. Antes del siguiente paso, asegúrate de haber cerrado sesión en cualquier cuenta de QuickBooks Online. Revisa cada ventana o pestaña de tu navegador.
4. Para comenzar, selecciona Iniciar sesión en QuickBooks Online.
   
    
   
   
5. En la ventana emergente segura, ingresa la información de inicio de sesión de tu cuenta de QuickBooks Online.
   1. Si hay varias ubicaciones dentro de esa cuenta de QuickBooks Online, asegúrate de seleccionar la ubicación a la que estás intentando conectarte.
   2. Si no ves esta ventana emergente, desactiva tu bloqueador de ventanas emergentes y selecciona Iniciar sesión en QuickBooks Online nuevamente.
6. Marca la casilla de los grupos de pago de Nómina Toast que quieres conectar a esta cuenta de QuickBooks Online y selecciona Continuar. Los grupos de pago enumerados en este paso coinciden con los grupos de pago que Toast asignó.
7. A continuación, ingresarás tres configuraciones rápidas. Esta configuración se aplicará a todos los grupos de pago y cuentas de QuickBooks Online que sincronices en Toast:
   1. Fecha de inicio: Ingresa la fecha en la que deseas que Nómina Toast comience a sincronizar datos con QuickBooks Online.
      1. Esta fecha puede ser de hasta un año en el pasado. Si eliges establecer esta fecha en el pasado, puedes a la vez para "ponerte al día" con los datos de tu cuenta de QuickBooks Online.

Conectar xtraCHEF a QuickBooks Online

Los clientes que hayan comprado el software antes de la primavera de 2026 pueden conectar su nómina a su software de contabilidad. A continuación, incluimos las instrucciones para conectarte específicamente a QuickBooks Online.

1. En la esquina superior derecha de xtraCHEF, ve al ícono de engranaje > Configuración de cuenta.
2. Selecciona la pestaña Integraciones y, luego, selecciona Conectar a QuickBooks.
   
   
    
3. Comenzarás el asistente de integración. El primer paso te pide que inicies sesión en tu cuenta de QuickBooks Online, así que selecciona ese botón.
4. Una ventana emergente te pedirá que ingreses tus detalles de inicio de sesión en QuickBooks Online. Ingresa tu correo electrónico, identificador de usuario o contraseña de número de teléfono antes de seleccionar Iniciar sesión y elegir la empresa que te gustaría integrar con xtraCHEF.
   
    
    
5. Una nueva ventana te pedirá que autorices a Intuit a compartir tus datos de QuickBooks Online con xtraCHEF. Selecciona Autorizar.
6. Terminaste cuando el paso 2 indica que tu cuenta se conectó correctamente. Selecciona Continuar.
7. En este punto, continúa sincronizando QuickBooks Online y xtraCHEF con los datos de ventas. Sigue los pasos en la sección Sincronizar códigos de LM, proveedores y más de de ventas digitales de QuickBooks. No hay forma de omitir los pasos de los datos de ventas.
8. Una vez que hayas terminado de integrar tus datos de ventas, proveedores, etc. con xtraCHEF, ve al ícono de engranaje > Configuración de Nómina. Sigue leyendo para ver los pasos restantes en la configuración.
   1. Nota: Esta integración se iniciará automáticamente si utilizas Nómina Toast y xtraCHEF. Si no ves la opción Configuración de nómina en este menú, escribe a para conectarte.
      
      

Configuración general en xtraCHEF

Las selecciones realizadas en la sección Configuración general determinan cómo se debe desglosar la nómina en tu en xtraCHEF.

1. Primero, selecciona tu asignación de informes.
   1. Si procesas tu nómina cada dos semanas o cada mes, elige Distribuir en período de pago. Se distribuirán los gastos y pasivos en un período de tiempo determinado para evaluar mejor el estado de tu negocio. El monto distribuido será un promedio por semana mientras dure el período de pago.
   2. Si prefieres que tus gastos y pasivos de nómina aparezcan en tu resumen operativo la semana en que fueron pagados, elige el último día de período de pago.
   3. Nota: Si la frecuencia de tus cuentas es quincenal y seleccionas Último día de pago, una semana se verá "más pesada" que la otra debido a que el total de la nómina se asignó por completo al último día de tu período.
2. A continuación, completa el procesamiento de ubicaciones haciendo coincidir tu grupo de pago con la ubicación correspondiente. Nómina Toast utiliza grupos de pago para agrupar y ordenar empleados a los que se les paga con diferentes frecuencias de pago y desde diferentes cuentas de la empresa. Una vez que se complete el procesamiento de la ubicación, sigue leyendo para ver los pasos restantes de la configuración.
   1. El procesamiento de ubicaciones se refiere a cómo procesas tu nómina dentro del sistema de Nómina Toast, independientemente de cuántas ubicaciones tengas. Los de Nómina Toast deben estar asignados a sus ubicaciones correspondientes en xtraCHEF. Es posible que se asigne a más de un grupo de pago la misma ubicación de xtraCHEF, si corresponde. Sin embargo, un solo grupo de pago no puede dividirse en más de una ubicación de xtraCHEF. Se crearán asientos contables para cada grupo de pago.

Sincronizar con el sistema contable en xtraCHEF

Revisa y selecciona cada configuración a continuación:

1. Sincronización de nómina: Activar el botón de activación de sincronización de nómina nos permite publicar asientos contables de nómina en QuickBooks Online. Recomendamos activar esta configuración.
   1. Las siguientes opciones solo aparecen si activas la sincronización de nómina.
2. Fecha de inicio: Al conectar tu cuenta de Nómina Toast con xtraCHEF, extraeremos automáticamente todos los datos de nómina del año en curso. En muchos casos, ya publicaste ciclos anteriores en tu sistema contable y solo necesitas que comencemos a registrar asientos contables en una fecha específica. Selecciona esa fecha aquí.
3. Puesto por clase: Si tienes activado el seguimiento de clases en tu software de contabilidad y quieres que asignemos una clase a tus asientos contables de nómina, activa esta función.​​​​​ La clase es una dimensión que la empresa puede definir y definir en las transacciones para ampliar la funcionalidad y la información del informe. Obtén más información sobre QuickBooks y cómo funciona con xtraCHEF .
4. Fecha de publicación de la entrada del diario: Algunos clientes prefieren fechar sus asientos contables de nómina para que coincidan con la última fecha del período de pago que representa (para mantenerse en línea con su calendario fiscal). Si prefieres que coincida la fecha del cheque, elige esa opción.
5. Resumen: Para facilitar el proceso de conciliación bancaria, xtraCHEF utiliza de manera predeterminada el siguiente método para resumir los impuestos pagados, los gastos fiscales patronales y otros gastos. Antes de optar por resumir los Pagos, también considera cómo se financia y concilia tu Nómina Toast:
   1. Si financias tus propias cuentas, se sorteará tu cuenta por cada cuenta por separado, por publicación. En este caso, solo tener un resumen de tus pagos podría complicar la conciliación de nóminas.
   2. Por otro lado, si Toast financia tus cuentas, tu cuenta solo se sorteará una vez por período. En este caso, un resumen simplificaría la conciliación de nóminas.
6. Antes de salir de esta página, selecciona Guardar en la parte superior de la página para finalizar tus elecciones aquí. Luego, completa los pasos en la sección Asignación de nómina a continuación para finalizar la configuración.

Asignación de nómina en xtraCHEF

La asignación de nómina en xtraCHEF es donde asignarás códigos de LM y grupos laborales a todos los rubros que xtraCHEF extrajo de tu cuenta de Nómina Toast. Para comenzar, selecciona el botón Asignación de nómina en la parte inferior o superior del ícono de engranaje > Configuración de nómina en xtraCHEF. Nota: Si hiciste algún cambio en la configuración de esta página, selecciona Guardar antes de seleccionar Asignación de nómina.

1. Hay varias categorías de mapeo de nómina; navega entre ellas usando las pestañas de la izquierda. Cada una de estas secciones y cada rubro requiere una descripción del LM, una clase (si está activada en el paso o la página anteriores) y un grupo de mano de obra (si corresponde). Estos artículos se utilizarán para compilar el asiento contable de la nómina publicado en tu software de contabilidad y también aparecerán en tu resumen operativo dentro de xtraCHEF.
   1. Selecciona la casilla de verificación más alta de una categoría (junto a Tarea o Descripción) para seleccionar automáticamente todos los artículos de esta categoría. Ahora puedes usar el menú desplegable Actualización en bloque para asignar descripciones del libro mayor, clases o grupos de mano de obra a cada uno de los rubros seleccionados.
2. Selecciona una descripción del LM para cada línea de artículo. xtraCHEF tiene en cuenta en qué sección estás y qué línea de artículo estás viendo e intenta ofrecer la mejor coincidencia disponible. Selecciona el LM que crees que es preciso o Ver todas las descripciones del LM para ver el plan de cuentas completo.
   1.  Puedes seleccionar + Agregar código de LM para agregar un nuevo código directamente desde este menú. Se sincronizará con tu cuenta de QuickBooks Online.
      
       
      
      
3. Si se activa, asigna una clase a cada tarea o descripción. 
4. Asigna un grupo laboral. Solo necesitas asignar grupos de mano de obra a rubros que representan un gasto para tu negocio. La única forma de que la mano de obra aparezca en el resumen operativo dentro de xtraCHEF y se considere en tus cálculos de costos directos es asignarla a un grupo de mano de obra.
   1. Puedes seleccionar + Crear para agregar un grupo de mano de obra directamente desde este menú. Se sincronizará con tu cuenta de QuickBooks Online.
5. Selecciona Guardar cuando cada rubro tenga valores en cada menú desplegable.
6. Si tienes varias ubicaciones bajo un mismo inquilino (cuenta) y finalizaste y guardaste la configuración de Nómina para una ubicación, puedes copiar tu trabajo a otra ubicación. Para hacerlo, vuelve a ver la configuración de Nómina desde tu ubicación inacabada y selecciona Copiar desde. Esto te permite importar toda la asignación de una ubicación seleccionada a la ubicación actual.

Recursos adicionales