Gestionar la sincronización de contabilidad de nómina

En este artículo, encontrarás:

• Navegación de la sincronización de contabilidad de nómina en Toast Web
  • Página de actividad
    • Asignar una alerta de GL
  • Página de asignaciones de nómina
  • Página de conexiones
    • Cuentas conectadas
    • Pestaña de códigos de GL
    • Pestaña de clases
  • Página de configuraciones de nómina (configuraciones de cuenta)
• Iniciar una sincronización manual en Toast Web
  • Una nómina
  • Múltiples nóminas
• Sincronización de contabilidad de nómina en xtraCHEF
• Cómo funciona la sincronización de contabilidad de nómina en xtraCHEF o Toast Web
• Conciliar los datos de nómina de Toast en xtraCHEF o Toast Web
• Conciliar sus datos de sincronización de contabilidad de nómina en QuickBooks Online
• Recursos adicionales

Navegación de la sincronización de contabilidad de nómina en Toast Web

En Toast Web, hay cuatro páginas para la sincronización de contabilidad de nómina. Navegue a Finanzas > Contabilidad y seleccione una página a continuación:

• Actividad
• Asignaciones de nómina
• Conexiones
• Configuración de nómina

Volver al inicio

Página de Actividad

Este video discute el calendario de Actividades de Contabilidad y cómo puede monitorear las sincronizaciones con QuickBooks Online.

Esta página ofrece una vista de calendario que muestra cada evento de sincronización, ya sea exitoso o fallido. Utilice los menús desplegables en la esquina superior derecha para filtrar por grupo de pago y ubicación. Puede ver más de un grupo de pago y ubicación a la vez.

Si existe un error que requiere su atención, verá un banner en la parte superior de esta página con una acción a tomar. Esto puede ocurrir cuando tiene problemas de GL, mapeo, conexión o sincronización. Es importante abordar estos elementos de acción para sincronizar con éxito sus datos de Toast a QuickBooks Online. Aprenda más sobre los errores de sincronización de Contabilidad de Nómina leyendo Obtenga Ayuda con la Sincronización de Contabilidad de Nómina.

Seleccione una fecha para abrir los detalles de todas las sincronizaciones que ocurrieron ese día.

• Cuando una entrada de nómina se ha sincronizado con la cuenta de QuickBooks Online conectada, aparecerá en verde en esta vista de calendario.
• Las sincronizaciones fallidas de entradas de nómina aparecerán en rojo y mostrarán un punto rojo en la esquina superior derecha de ese día en el calendario.
  • Cuando esto sucede, los contactos financieros en su restaurante recibirán un correo electrónico con más detalles y un camino para corregir el problema. Por ejemplo, un nuevo ítem puede no tener un código GL asignado, por lo que el correo electrónico lo dirigirá a la página de mapeo de GL.

Volver al inicio

Asignar una Alerta de GL

Ocasionalmente, puede abrir un día y ver un cuadro rosa que dice "Se encontraron X errores de sincronización de nómina." El sistema le pedirá que asigne un GL a las nuevas categorías encontradas para sincronizar con éxito con QuickBooks Online. Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. Seleccione el hipervínculo en la columna de Diario de Nómina para cualquier sincronización con un estado de Fallido.
2. Esto abrirá los detalles del diario de nómina para ese día. En el cuadro rosa de esta página, selecciona el enlace para Asignar un GL.
3. Serás llevado a la Página de asignaciones de nómina para ese grupo de pago. Busca cualquier asignación de código GL que falte aquí; tendrán un menú desplegable en blanco junto a la descripción del GL. Puedes reconocer fácilmente cuántas asignaciones son necesarias al verificar la nota X incompleta en cada sección.
4. Selecciona un código GL para coincidir con el gasto o la responsabilidad de nómina. Selecciona Guardar.

Consulta más pasos de solución de problemas en Obtener ayuda con la sincronización de contabilidad de nómina.

Volver al inicio

Página de Asignaciones de Nómina

Las funciones en esta página se utilizan durante la integración de sincronización de contabilidad de nómina para mapear tus gastos y responsabilidades de nómina a tus cuentas GL de QuickBooks Online, pero también se hace referencia durante la nueva asignación de gastos/responsabilidades de nómina y la solución de errores. Usa Coincidir categorías de nómina de Toast con los códigos GL de tu sistema contable para ver sugerencias de mapeo recomendadas.

• Selecciona un grupo de pago del menú desplegable en la esquina superior derecha para ver los códigos GL para esa ubicación.
• Selecciona el icono de engranaje para visitar la página de configuración de nómina y actualizar cómo ocurre tu sincronización.

Si un elemento de línea no tiene un código GL asignado, abre el menú desplegable Seleccionar código GL y elige un código de tu software de QuickBooks Online. Si no ves el código GL deseado en la lista sugerida, selecciona Ver todos los tipos de GL para abrir tu plan de cuentas completo. También puedes seleccionar + Agregar código GL para crear y agregar instantáneamente un nuevo código en QuickBooks Online.

En la parte superior de esta página, hay un interruptor para Desglosar por ubicación. Esta función es útil para los usuarios de QuickBooks Online que tienen clases habilitadas y tienen más de una ubicación vinculada a cada grupo de pago.

Si la página está vacía, no se ha publicado ninguna nómina de este grupo de pago (o aún necesita realizarse una sincronización manual).

Volver al inicio

Página de Conexiones

Utilice esta página para gestionar la conexión entre Toast y QuickBooks Online. Los grupos de pago sin una ubicación web de Toast aún pueden conectarse a QuickBooks Online. Nota: Si está buscando las relaciones de mapeo entre los gastos/pasivos de nómina y las cuentas GL de QuickBooks Online, navegue a la página de asignaciones de nómina en su lugar.

Con respecto a la relación entre QuickBooks Online y los grupos de pago:

• La idea básica es que una cuenta de QuickBooks Online generalmente refleja la cuenta bancaria de un FEIN.
• Algunos clientes tienen múltiples grupos de pago vinculados a la misma cuenta bancaria. Por lo tanto, puede haber varios grupos de pago asignados a una cuenta de QuickBooks Online. Por el contrario, puede tener cuentas bancarias separadas para cada grupo de pago, por lo que tendrá muchas cuentas de QuickBooks Online.

Hay tres pestañas en la página. Revise cada una de ellas a continuación.

Volver al inicio

Pestaña de Cuentas Conectadas

Cuando se haya enviado una nómina y se haya sincronizado con QuickBooks Online, verá entradas aquí ordenadas por su cuenta de QuickBooks Online. Vea rápidamente el estado de conexión y el/los grupo(s) de pago asociado(s) aquí.

• Tenga en cuenta el campo estado de conexión de QuickBooks aquí. Debería decir Conectado.
• Seleccione el icono de lápiz para editar para conectar o desconectar grupos de pago de esta cuenta de QuickBooks Online.
• Seleccione el menú de tres puntos (desbordamiento) para reconectar o restablecer la conexión. Es posible que necesite hacer esto cuando haya un lapso en la facturación, cuando ocurran algunos errores de QuickBooks Online, o cuando cambie sus credenciales de QuickBooks Online (correo electrónico y/o contraseña).

Si desea vincular una nueva cuenta de QuickBooks Online a Toast Payroll, navegue a Finanzas > Contabilidad > Conexiones y seleccione Añadir cuenta de QuickBooks Online.

Si esta página está vacía, no se ha publicado ninguna nómina de este grupo de pago (o aún necesita realizarse una sincronización manual).

Volver al inicio

Pestaña de Códigos GL

Si es aplicable, comience seleccionando una cuenta de QuickBooks del menú desplegable en la esquina superior izquierda para encontrar una lista de códigos GL en su cuenta de QuickBooks Online. Utilice el menú desplegable Mostrar para ver Solo activos, Solo inactivos o Todos los códigos GL (el predeterminado es Solo activos). Luego, utilice la barra de búsqueda para localizar rápidamente el código o tipo de cuenta que necesita.

Cada columna aquí contiene información importada de su cuenta de QuickBooks Online. Puede seleccionar el lápiz de edición para actualizar un código GL o sus propiedades; esto también actualizará el código en su cuenta de QuickBooks Online. De manera similar, seleccione +Agregar código GL para crear un nuevo elemento en ambas plataformas, Toast y QuickBooks Online. Si tiene nuevos códigos GL en su cuenta de QuickBooks Online, puede traerlos fácilmente a Toast seleccionando Sincronizar desde QuickBooks Online.

Volver al inicio

Pestaña de Clases

También puede ver una tercera pestaña en esta página si su negocio tiene clases configuradas en QuickBooks Online. Esta página utiliza las mismas funciones que la pestaña de códigos GL, por lo que puede acceder fácilmente a sus clases y editar sus propiedades. Cualquier edición realizada en sus clases en Toast Web se sincronizará con su cuenta de QuickBooks Online.

El seguimiento de clases es una opción para los clientes que utilizan QuickBooks Online. Las clases son diferentes a los códigos GL y generalmente son utilizadas por clientes con múltiples ubicaciones. Visite Comenzar con el seguimiento de clases (enlace externo) para más detalles.

Hay un problema potencial si su cuenta de QuickBooks Online tiene clases configuradas por trabajo en lugar de por ubicación. La sincronización de contabilidad de nómina se predetermina para sincronizar ubicaciones con clases, por lo que el sistema puede no ser capaz de emparejar las cosas correctamente. Aquí hay tres opciones:

1. Reorganice su seguimiento de clases por ubicación en lugar de por trabajos.
2. Actualice su cuenta de QuickBooks Online para utilizar el seguimiento por ubicación en lugar del seguimiento por clases.
3. Omitir el seguimiento de clases por completo. Sin embargo, asumes el riesgo de errores al sincronizar.

Volver al inicio

Página de Configuración de Nómina (Configuración Contable)

Selecciona un grupo de pago del lado izquierdo de la pantalla para ver su configuración. Cada cuadro aquí estará etiquetado por su grupo de pago de Toast Payroll. Cualquier problema de integración estará presente en esta página.

• Cuenta conectada: Selecciona este menú desplegable para cambiar la cuenta de QuickBooks Online a la que está conectado el grupo de pago. Incluso puedes conectarte a una nueva que aún no está disponible seleccionando el menú desplegable y eligiendo + Agregar cuenta de QuickBooks Online. Esto iniciará el asistente de incorporación de sincronización contable de nómina.
• Fecha de publicación: Este campo te permite elegir si tus asientos contables deben publicarse en QuickBooks Online en lafecha de finalización del período de pagoo en lafecha del cheque. A menudo, los clientes seleccionaránfecha del chequecuando utilizan contabilidad basada en efectivo y seleccionaránfecha de finalización del período de pagocuando utilizan contabilidad de acumulación.
  • Si esta configuración se actualiza en algún momento, solo afectará a las entradas futuras y no a las entradas históricas.
• Cheques en papel: Si tienes una cantidad significativa de empleados que reciben cheques en papel, podrías seleccionar Individual para poder rastrear cada cheque (y número de cheque) a medida que se cobra. Por otro lado, si tienes un número mínimo de cheques en papel, podrías seleccionar Resumen para ver todos los cheques emitidos en un solo monto.
• Sincronizar: Cuando este interruptor está habilitado, los asientos contables se publicarán automáticamente en QuickBooks Online.
  • Establezca la fecha de inicio de sincronización para elegir cuándo le gustaría que esta sincronización automática comience a funcionar. Sin embargo, puede desactivar este interruptor y publicar manualmente las entradas del diario.

Volver al inicio

Iniciar una sincronización manual de nómina en Toast Web

Una nómina

Para sincronizar manualmente los datos de una única nómina presentada a QuickBooks Online, use estas instrucciones:

1. En Toast Web, navegue a Finanzas > Contabilidad > Actividad.
2. Seleccione el día que contiene la sincronización de nómina fallida.
3. Seleccione Ver detalles.
4. Seleccione Sincronizar con QuickBooks Online.
   1. Si presentó nómina para más de un grupo de pago en ese día, seleccione el grupo de pago en el lado izquierdo de la página para localizar el(los) conjunto(s) de datos de nómina fallida(s).

Volver al inicio

Múltiples nóminas

Nota: Si estableció una fecha pasada como su Fecha de inicio durante la configuración de sincronización de contabilidad de nómina, esta es una forma ideal de "ponerse al día" con su cuenta de QuickBooks Online. Sin embargo, sincronizar múltiples nóminas a la vez puede fallar ocasionalmente, especialmente cuando hay una gran cantidad de datos en múltiples nóminas, así que asegúrese de revisar los resultados después.

Para sincronizar manualmente los datos de múltiples nóminas presentadas a QuickBooks Online, siga estos pasos:

1. En Toast Web, navegue a Finanzas > Contabilidad > Actividad.
2. En la esquina superior derecha, seleccione el menú desplegable Acciones y elija Sincronizar desde Toast Payroll.
3. Si ha bloqueado su cuenta de QuickBooks Online, esas entradas del diario aparecerán como fallidas durante la re-sincronización. Si se han sincronizado correctamente antes, esto se puede ignorar.

Volver al inicio

Sincronización de contabilidad de nómina en xtraCHEF

Una vez que la configuración de nómina y el mapeo de nómina estén completos, xtraCHEF sincronizará automáticamente los datos de nómina de Toast y creará entradas de diario de nómina en QuickBooks Online (suponiendo que habilitó la sincronización de nómina durante la configuración). Puede monitorear estas entradas del diario y sus sincronizaciones con su cuenta de QuickBooks Online a través del Monitor de Sincronización.

1. Navega aMonitor de Sincronización y selecciona una fecha con una etiqueta de Nómina.
   
   
   
   
2. Cualquier sincronización marcada enverdefue exitosa y las entradas del diario se pueden ver en tu cuenta de QuickBooks Online. Si ves una sincronización marcada como fallida y sombreada enrojo, revisa el mensaje de error en el cuadro rosa en la parte superior de esta página, luego selecciona elhipervínculo del diario de Nóminapara abrir la página de auditoría de entradas del diario.
   
    
   
   
3. Para sincronizar esta información con éxito, corrige los problemas siguiendo los enlaces en la página de auditoría de entradas del diario. Usa Obtener Ayuda con la Sincronización de Contabilidad de Nómina para encontrar más ayuda sobre cómo corregir el problema aquí.
4. Ahora selecciona Acciones > Sincronizar a QuickBooks. Si regresas al Monitor de Sincronización, la entrada de nómina ahora debería estar codificada por colores verde para indicar que la sincronización fue exitosa.

Volver al inicio

Cómo Funciona la Sincronización de Contabilidad de Nómina en xtraCHEF o Toast Web

Una vez que envíes una nómina en Toast Payroll e inicies una sincronización de contabilidad de nómina en QuickBooks Online, esto es lo que sucede "detrás de escena" sobre cómo funciona la sincronización y cómo se relaciona el flujo de dinero:

• Verás dos o tres retiros separados a tu cuenta bancaria. Estos son depósitos directos, impuestos y cheques físicos (cuando sea aplicable).
• Estos retiros aparecerán automáticamente en tu Alimentación Bancaria de QuickBooks Online.
• Toast enviará entonces una entrada del diario que desglosa esos totales en las cuentas GL asignadas (sueldos, impuestos, etc.).
• Simplemente puedes seleccionar Coincidir en tu Alimentación Bancaria de QuickBooks. Debido a que Toast envió los datos, los montos de retiro del banco y los números de nómina ahora coinciden perfectamente.

Volver al inicio

Conciliar Datos de Nómina de Toast en xtraCHEF o Toast Web

Explora cómo conciliar tus datos de nómina sincronizados en xtraCHEF o Toast Web con tus datos de Nómina de Toast en diferentes niveles:

• Para igualar lostotales generales, compara tu total de nómina en el Monitor de Sincronización de xtraCHEF o el calendario de Actividad de Toast Web con tuInforme Resumen de Nómina de Toast.
  • En xtraCHEF, navega a la Monitor de Sincronización.
  • En Toast Web, navega a Finanzas > Contabilidad > Actividad.
    
     
    
    
  • Localiza el Informe de Resumen de Nómina en Toast Payroll navegando a Nómina > Nóminas Pasadas > Ver. El informe se encuentra cerca de la parte inferior de la página. Encuentra la línea de Requisitos de Efectivo en la sección Resumen de Flujo de Efectivo.
    
     
    
    
• Para igualar los totales de ganancias, compara las ganancias en los detalles de nómina sincronizados con tu Informe de distribución de mano de obra por trabajo en Toast Payroll.
  • En Toast Web, navega a Finanzas > Contabilidad > Actividad y selecciona una fecha con una entrada de nómina sincronizada (verde). Selecciona el hipervínculo del diario de nómina para abrir los detalles de tu diario de nómina. A continuación, utiliza el icono de caret para expandir la sección Ganancias y ver los detalles de tus ganancias.
  • En xtraCHEF, navega a Monitor de Sincronización y selecciona una fecha con una entrada de nómina sincronizada (verde). Selecciona el hipervínculo del diario de nómina para abrir los detalles de tu diario de nómina. A continuación, utiliza el icono de caret para expandir la sección Ganancias y ver los detalles de tus ganancias.
    
    
    
    
  • En este ejemplo, estamos anotando los montos de Servidor - REGULAR y Servidor - TIP Makeup. Localiza el Informe de distribución de mano de obra por trabajo navegando a Nómina > Nóminas Pasadas > Ver. El Informe de distribución de mano de obra por trabajo se encuentra cerca de la parte inferior de la página. Compara con los elementos de línea REGULAR (y otras ganancias relacionadas) en este informe.
    
    
    
    
• Para reconciliarimpuestos de empleados, compara el monto del impuesto en los detalles de nómina sincronizados con elinforme de resumen de nóminaen Toast Payroll.
  
  • En Toast Web, navega a Finanzas > Contabilidad > Actividad y selecciona una fecha con una entrada de nómina sincronizada (verde). Selecciona el hipervínculo del diario de nómina para abrir los detalles de tu diario de nómina. Selecciona el icono de caret junto a Retiros bancarios y utiliza el impuesto sobre la nómina como línea de artículo.
  • En xtraCHEF, navega amonitor de sincronizacióny selecciona una fecha con una entrada de nómina sincronizada (verde). Selecciona el hipervínculo del diario de nómina para abrir los detalles de tu diario de nómina. Aquí, localiza la línea de artículoImpuestos pagados.
    
    
     
  • Localiza el Informe de Resumen de Nómina en Toast Payroll navegando a Nómina > Nóminas Pasadas > Ver. El informe se encuentra cerca de la parte inferior de la página. Compara con la línea de artículoTotal de impuestos.
    
    
    
    
• Reconciliarimpuestos del empleadorcomparando el monto del impuesto en los detalles de nómina sincronizados con elinforme de resumen de nóminaen Toast Payroll.
  • En Toast Web, navega a Finanzas > Contabilidad > Actividad y selecciona una fecha con una entrada de nómina sincronizada (verde). Selecciona el hipervínculo del diario de nómina para abrir los detalles de tu diario de nómina. Selecciona el icono de caret junto a Retiros bancarios y utiliza la línea de artículo Impuestos sobre la nómina. También puedes seleccionar el icono de caret para ver cada impuesto individualmente.
  • En xtraCHEF, navega a Monitor de Sincronización y selecciona una fecha con una entrada de nómina sincronizada (verde). Selecciona el hipervínculo del diario de nómina para abrir los detalles de tu diario de nómina. Aquí, localiza la línea de artículoGasto de impuesto sobre la nómina. También puedes seleccionar elicono de caretpara ver cada impuesto individualmente.
    
    
    
    
  • Localiza elinforme de resumen de nóminaen Toast Payroll navegando aNómina > Nóminas pasadas > Ver. El informe se encuentra cerca de la parte inferior de la página. Compara con el montoTotalen la secciónImpuestos de ER.
    
    

Volver al inicio

Reconciliar tus datos de sincronización de contabilidad de nómina en QuickBooks Online

Puedes verificar si tus datos de sincronización de contabilidad de nómina se han sincronizado correctamente con tu cuenta de QuickBooks Online. En QuickBooks Online:

1. Navega a Informes > Informes estándar.
2. En la barra de búsqueda, buscaDiario.
   1. Si estás buscando una nómina que se sincronizó muy recientemente, utiliza la barra de búsqueda para localizar Transacciones recientes.
3. Una vez que se cargue, filtra por la fecha de sincronización que ves en el calendario de Actividad en la Sincronización de Contabilidad de Nómina de Toast.
4. Verás los códigos GL que se han transferido durante ese período de tiempo y los montos en dólares correspondientes.

Volver al inicio

Recursos adicionales

• Comenzar con la Sincronización de Contabilidad de Nómina
• Emparejar las Categorías de Nómina de Toast con los Códigos GL de tu Sistema Contable
• Obtener Ayuda con la Sincronización de Contabilidad de Nómina

Volver al inicio