Gestionar la sincronización de contabilidad nómina

En este artículo, encontrarás:

Navegación por sincronización de contabilidad en Nómina en Toast Web

En Toast Web, hay cuatro páginas para la sincronización de contabilidad de nómina. Ve a Productos financieros > Contabilidad y selecciona una página a continuación:

• Actividad
• Asignaciones de nómina
• Conexiones
• Configuración de nómina

Página de actividad

En este video, se habla sobre el calendario de la actividad contable y cómo puedes supervisar las sincronizaciones con QuickBooks Online.

Esta página ofertas una vista de calendario que muestra cada evento de sincronización, ya sea exitoso o no exitoso. Usa los menús desplegables de la esquina superior derecha para filtrar por grupo de pago y ubicación. Puedes ver más de un grupo de pago y una ubicación a la vez.

Si existe un error que requiere tu atención, verás un banner en la parte superior de esta página con una acción a realizar. Esto puede ocurrir cuando tienes problemas de LM, asignación, conexión o sincronización. Es importante abordar estos elementos de acción para sincronizar correctamente tus datos de Toast con QuickBooks Online. Obtén más información sobre los errores de sincronización de contabilidad consultando contabilidad.

Selecciona una fecha para abrir los detalles de todas las sincronizaciones que ocurrieron ese día.

• Cuando una entrada de nómina se haya sincronizado con la cuenta de QuickBooks Online conectada, aparecerá en verde en esta vista de calendario.
• Las sincronizaciones fallidas de las entradas de nómina aparecerán en rojo y mostrarán un punto rojo en la esquina superior derecha de ese día en el calendario.
  • Cuando esto suceda, los de tu restaurante recibirán un correo electrónico con más detalles y un camino para corregir el problema. Por ejemplo, un nuevo rubro puede no tener un código de LM asignado, por lo que el correo electrónico te dirigirá a la página de asignación de LM.

Asignar una alerta de LM

Ocasionalmente, podrías abrir un día y ver un cuadro rosa que diga “Se encontraron X errores de sincronización de nómina”. El sistema te pedirá que asignes un LM a las nuevas categorías que se encuentre que se sincronicen correctamente con QuickBooks Online. Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. Selecciona el hipervínculo en la columna Diario de nómina para cualquier sincronización con estado Error.
2. Se abrirán los detalles del libro diario de la nómina de ese día. En el cuadro rosa de esta página, selecciona el enlace para asignar un LM.
3. Se te llevará a la de ese grupo de pago. Busca las asignaciones de códigos de LM que falten aquí; tendrán un menú desplegable en blanco junto a la descripción del LM. Puedes reconocer fácilmente cuántas asignaciones son necesarias marcando la nota X incompleta en cada sección.
4. Selecciona un código de LM que coincida con el gasto o la responsabilidad de la nómina. Selecciona Guardar.

Consulta más pasos para solucionar problemas en .

Página de asignaciones de nómina

Las funciones de esta página se utilizan durante la para asignar los gastos y pasivos de nómina a tus cuentas de LM de QuickBooks Online, pero también se hace referencia a ellas durante la nueva asignación de gastos y pasivos de nómina y la solución de errores. Usa para ver sugerencias de mapeo recomendadas.

• Selecciona un grupo de pago en el menú desplegable de la esquina superior derecha para ver los códigos de LM de esa ubicación.
• Selecciona el ícono de engranaje para visitar la página de configuración y actualizar cómo se produce la sincronización.

Si un rubro no tiene un código de LM asignado, abre el menú desplegable Seleccionar código de LM y elige un código de tu software QuickBooks Online. Si no ves el código de LM previsto en la lista sugerida, selecciona Ver todos los tipos de LM para abrir tu plan de cuentas completo. También puedes seleccionar + Agregar código de LM para crear y agregar al instante un nuevo código en QuickBooks Online.

En la parte superior de esta página, hay un botón para desglosar por ubicación. Esta función es útil para usuarios de QuickBooks Online que tienen habilitadas las y tienen más de una ubicación vinculada a cada grupo de pago.

Si la página está vacía, aún no se publicó una nómina de este grupo de pago (o aún falta sincronizar manualmente).

Página de conexiones

Usa esta página para gestionar la conexión entre Toast y QuickBooks Online. Los grupos de pago sin ubicación en Toast Web aún pueden conectarse a QuickBooks Online. Nota: Si buscas las relaciones de mapeo entre los gastos y pasivos de nómina y las cuentas del libro mayor de QuickBooks Online, ve a la .

En cuanto a la relación entre QuickBooks Online y los grupos de pago:

• La idea básica es que una cuenta de QuickBooks Online generalmente refleje la cuenta bancaria de un FEIN. 
• Algunos clientes tienen varios grupos de pago asociados a la misma cuenta bancaria. Por lo tanto, puede haber varios grupos de pago asignados a una cuenta de QuickBooks Online. Por el contrario, puedes tener cuentas bancarias separadas para cada grupo de pago, por lo que tendrás muchas cuentas de QuickBooks Online.

Hay tres pestañas en la página. Revisa cada uno de ellos a continuación.

Pestaña Cuentas conectadas

Cuando se haya enviado una nómina y se haya sincronizado con QuickBooks Online, verás entradas aquí ordenadas por tu cuenta de QuickBooks Online. Consulta rápidamente el estado de conexión y los grupos de pago asociados aquí.

• Toma nota del campo de estado de conexión aquí. Debe ser Conectado.
• Selecciona el lápiz de edición para conectar o desconectar grupos de pago de esta cuenta de QuickBooks Online.
• Selecciona el menú de tres puntos (desbordamiento) para reconectarte o restablecer la conexión. Es posible que debas hacerlo cuando haya un retraso en la facturación, cuando ocurran algunos errores en QuickBooks Online o cuando cambies tus credenciales de QuickBooks Online (correo electrónico y/o contraseña).

Si deseas vincular una nueva cuenta de QuickBooks Online a Nómina Toast, ve a Productos financieros > Contabilidad > Conexiones y selecciona Agregar cuenta QuickBooks Online.

Si esta página está vacía, aún no se publicó una nómina de este grupo de pago (o aún falta sincronizar manualmente).

Pestaña Códigos de LM

Si corresponde, comienza seleccionando una cuenta de QuickBooks en el menú desplegable de la esquina superior izquierda para encontrar una lista de códigos de LM en tu cuenta de QuickBooks Online. Usa el menú desplegable Mostrar para ver solo los códigos Activo, Solo Inactivo o Todos los códigos de LM (el valor predeterminado es Solo Activo). Luego, usa la barra de búsqueda para localizar rápidamente el código o tipo de cuenta que necesitas. 

Cada columna aquí contiene información importada de tu cuenta de QuickBooks Online. Puedes seleccionar el lápiz de edición para actualizar un código de LM o sus propiedades; esto también actualizará el código en tu cuenta de QuickBooks Online. Del mismo modo, selecciona + Agregar código de LM para crear un nuevo rubro en Toast y QuickBooks Online. Si tienes nuevos códigos de LM en tu cuenta de QuickBooks Online, puedes introducirlos fácilmente en Toast seleccionando Sincronizar desde QuickBooks Online.

Pestaña Clases

También puedes ver una tercera pestaña en esta página si tu negocio tiene configuradas clases en QuickBooks Online. Esta página utiliza las mismas funciones que la , por lo que puedes subir fácilmente las clases y editar sus propiedades. Cualquier edición que realices en tus clases en Toast Web se sincronizará con tu cuenta de QuickBooks Online.

El seguimiento de clases es una opción para los clientes que utilizan QuickBooks Online. Las clases son diferentes a los códigos de LM y suelen ser utilizadas por clientes con varias ubicaciones. Visita el seguimiento de clases (enlace externo) para obtener más detalles.

Hay un posible problema si tu cuenta de QuickBooks Online tiene clases configuradas por tarea en lugar de por ubicación. De manera predeterminada, la sincronización de contabilidad nómina sincroniza ubicaciones con clases, por lo que es posible que el sistema no pueda coincidir correctamente con las cosas. Hay tres opciones aquí:

1. Reorganiza el seguimiento de clases por ubicación en lugar de por tareas.
2. Actualiza tu cuenta de QuickBooks Online para usar el seguimiento de ubicaciones en lugar del seguimiento de clases.
3. Omitir seguimiento de clase por completo. Sin embargo, asumes el riesgo de errores al sincronizar.

Página Configuración de nómina (configuración de contabilidad)

Selecciona un grupo de pago en el lado izquierdo de la pantalla para ver su configuración. Cada mosaico aquí será etiquetado por su grupo de pago de Nómina Toast. Cualquier problema de integración estará presente en esta página.

• Cuenta conectada: Selecciona este menú desplegable para cambiar la cuenta de QuickBooks Online a la que está conectado el grupo de pago. Incluso puedes conectarte a una nueva que aún no está disponible seleccionando el menú desplegable y eligiendo + Agregar cuenta QuickBooks Online. Se iniciará el de sincronización de contabilidad nómina.
• Fecha de publicación: Este campo te permite elegir si tus asientos contables deben registrarse en QuickBooks Online en la fecha de finalización o en la fecha de liquidación. A menudo, los clientes seleccionan Fecha de la cuenta cuando usan la contabilidad basada en efectivo y Fecha de finalización del período de pago cuando usan la contabilidad de acumulación.
  • Si esta configuración se actualiza en algún momento, solo afectará entradas futuras y no entradas históricas.
• Checks en papel: Si tienes una cantidad significativa de empleados que reciben cheques en papel, puedes seleccionar Individual para hacer un seguimiento de cada cheque (y número de cheque) a medida que se cobra. Por otro lado, si tienes un número mínimo de cheques en papel, puedes seleccionar Resumen para ver todos los cheques escritos en una suma fija.
• Sincronizar: Cuando se activa este botón, las entradas se publicarán automáticamente en QuickBooks en línea.
  • Configura la fecha de inicio para elegir cuándo quieres que comience a funcionar esta sincronización automática. Sin embargo, puedes desactivar este botón y .

Iniciar sincronización manual de nómina en Toast Web

Una nómina

Para sincronizar manualmente los datos de una sola nómina enviada a QuickBooks Online, usa estas instrucciones:

1. En Toast Web, ve a Productos financieros > Contabilidad > Actividad.
2. Selecciona el día que contiene el error de sincronización de nómina.
3. Selecciona Ver detalles.
4. Selecciona Sincronizar con QuickBooks Online.
   1. Si enviaste nómina para más de un grupo de pago ese día, selecciona el grupo de pago en el lado izquierdo de la página para localizar los conjuntos de datos de nómina con errores.

Varias nóminas

Nota: Si configuraste una fecha pasada como tu fecha de inicio durante la , esta es una forma ideal de "ponerte al día" con tu cuenta de QuickBooks Online. Sin embargo, sincronizar varias nóminas a la vez puede fallar ocasionalmente, especialmente cuando hay una gran cantidad de datos en varias nóminas, así que asegúrate de revisar los resultados más adelante.

Para sincronizar manualmente los datos de varias nóminas enviadas a QuickBooks Online, sigue estos pasos:

1. En Toast Web, ve a Productos financieros > Contabilidad > Actividad.
2. En la esquina superior derecha, selecciona el menú desplegable Acciones y elige Sincronizar desde Nómina Toast.
3. Si bloqueaste tu cuenta de QuickBooks Online, esas entradas aparecerán como fallidas durante la resincronización. Si se sincronizaron correctamente antes, esto puede ignorarse.

Sincronización de contabilidad nómina en xtraCHEF

Una vez que se completen la la asignación de nómina, xtraCHEF sincronizará automáticamente los datos de Nómina Toast y creará asientos contables de nómina en QuickBooks Online (suponiendo que hayas activado la sincronización de Nómina durante la configuración). Puedes supervisar estas entradas y sus sincronizaciones con tu cuenta de QuickBooks Online a través del .

1. Ve a Sincronizar monitoreo y selecciona una fecha con una etiqueta Nómina.
   
   
   
   
2. Las sincronizaciones marcadas en verde se realizaron correctamente y las entradas se pueden ver en tu cuenta de QuickBooks Online. Si ves una sincronización marcada como fallida y sombreada en rojo, revisa el mensaje de error en el cuadro rosa en la parte superior de esta página y, luego, selecciona el hipervínculo del libro diario de la nómina para abrir la página de auditoría de entradas.
   
    
   
   
3. Para sincronizar correctamente esta información, corrige los problemas siguiendo los enlaces de la página de auditoría de asientos contables. Usa contabilidad salarial para encontrar más ayuda sobre cómo corregir el problema aquí.
4. Ahora selecciona Acciones > Sincronizar con QuickBooks. Si regresas al monitoreo de sincronización, la entrada de nómina ahora debería tener un código de colores verde para indicar que la sincronización se realizó correctamente.

Cómo funciona la sincronización de contabilidad en xtraCHEF o Toast Web

Una vez que envías una nómina en Nómina Toast e inicias una sincronización de contabilidad en QuickBooks Online, este es el "detrás de escena" de cómo funciona la sincronización y cómo se relaciona el flujo de dinero:

• Verás dos o tres retiros separados a tu cuenta bancaria. Se trata de depósitos directos, impuestos y cuentas físicas (cuando corresponda).
• Estos retiros se mostrarán automáticamente en tu feed de QuickBooks Online.
• Toast enviará una entrada que desglosa esos totales en las cuentas de libro mayor asignadas (salarios, impuestos, etc.).
• Simplemente puedes seleccionar Coincidir en el feed bancario de QuickBooks. Debido a que Toast envió los datos, los montos de retiro del banco y los números de nómina ahora se alinean perfectamente.

Conciliar datos de Nómina Toast en xtraCHEF o Toast Web

Explora cómo conciliar tus datos de nómina sincronizados en xtraCHEF o Toast Web con tus datos de Nómina Toast en varios niveles diferentes:

• Para coincidir con los totales generales, compara el total de tu nómina en el monitoreo de sincronización de xtraCHEF o el calendario de actividad de Toast Web con tu de nómina de Toast.
  • En xtraCHEF, ve al Monitor de sincronización.
  • En Toast Web, ve a Productos financieros > Contabilidad > Actividad.
    
     
    
    
  • Localiza el de nómina en Nómina Toast en Nómina > Nóminas anteriores > Ver. El informe se encuentra cerca de la parte inferior de la página. Busca la línea Requisitos de caja en la sección Resumen de flujo de caja.
    
     
    
    
• Para que coincidan con los totales de ganancias, compara las ganancias en los detalles sincronizados de la nómina con tu de mano de obra por puesto en Nómina Toast.
  • En Toast Web, ve a Productos financieros > Contabilidad > Actividad y selecciona una fecha con una entrada de nómina sincronizada (verde). Selecciona el hipervínculo del libro diario de la nómina para abrir los detalles de tu libro diario de la nómina. A continuación, usa el ícono de circunflejo para expandir la sección Ganancias y ver los detalles de tus ganancias.
  • En xtraCHEF, ve a Sincronizar monitor y selecciona una fecha con una entrada de nómina sincronizada (verde). Selecciona el hipervínculo del libro diario de la nómina para abrir los detalles de tu libro diario de la nómina. A continuación, usa el ícono de circunflejo para expandir la sección Ganancias y ver los detalles de tus ganancias.
    
    
    
    
  • En este ejemplo, estamos anotando los montos Mesero - REGULAR y Mesero - Maquillaje de propinas. Localiza la de tarea en

Conciliar los datos de sincronización de contabilidad en Nómina en QuickBooks Online

Puedes verificar si tus datos de sincronización de contabilidad se sincronizaron correctamente con tu cuenta de QuickBooks Online. En QuickBooks Online:

1. Ve a Informes > Informes estándar.
2. En la barra de búsqueda, busca Diario.
   1. Si buscas una nómina que se haya sincronizado recientemente, utiliza la barra de búsqueda para localizar transacciones recientes.
3. Una vez que se cargue, filtra por la fecha de sincronización que ves en el calendario de actividades en la sincronización de contabilidad Nómina Toast Web.
4. Verás los códigos de LM que se transfirieron durante ese período y los montos en dólares correspondientes.

Recursos adicionales