Obtén ayuda con la sincronización de contabilidad

En este artículo:

• Solución básica de problemas para la sincronización de contabilidad en Toast Web
• Solución básica de problemas para la integración de xtraCHEF y Toast Payroll
• Mensajes de error
• Recursos adicionales

Solución básica de problemas para la sincronización de contabilidad en Toast Web

Intenté acceder a la función de sincronización de contabilidad en Toast Web, pero no veo ninguna de las páginas de contabilidad bajo Finanzas.

Si estás buscando las Páginas de Finanzas o Páginas de Contabilidad en Toast Web y no puedes navegar a ellas O si seleccionas Contabilidad en la navegación de la izquierda en Nómina y recibes un error, es posible que no tengas el permiso y/o rol de seguridad correctos. Contacta al propietario o administrador del sistema en tu restaurante para asegurarte de que tienes ambos:

• • Una cuenta de Toast Web con permiso8.1 Cuentas Financieras Y
  • Una cuenta de Toast Payroll con el HR+rol de seguridad.
  • Nota: El permiso de Administrador Principal en QuickBooks Online solo se requiere para la conexión inicial. Una vez que QuickBooks Online esté conectado a Toast, los usuarios con permiso 8.1 y el rol de seguridad HR+ pueden acceder a la función de sincronización de contabilidad de nómina en Toast Web.

Si sabes que tienes el permiso y rol de seguridad correctos, y aún no ves las páginas de contabilidad en Toast Web, contacta al Servicio al Cliente.

¿Por qué algunas de las entradas del diario en mi calendario de Actividad están codificadas en rojo?

Ocasionalmente, cuando el sistema intenta sincronizar una entrada del diario, no tendrá éxito, y verás un banner rojo que dice "se encontraron errores de sincronización". Para resolver la solicitud del banner de "asignar un GL a las nuevas categorías encontradas para sincronizar con éxito a QuickBooks Online," sigue estos pasos:

1. 1. Seleccione el día en el calendario de Actividades.
   2. Seleccione el hipervínculo en la columna de diario para cualquier sincronización con un estado de Fallido.
   3. Esto abrirá los detalles del diario para ese día donde puede seleccionar el enlace para Asignar un GL.
   4. Serás llevado a la página de asignaciones para esa característica del producto. Busque cualquier asignación de código GL que falte aquí; tendrán un menú desplegable en blanco junto a la descripción del GL que dice "Seleccione un código GL". Puede reconocer fácilmente cuántas asignaciones son necesarias revisando la nota "X incompletas" en cada sección.
   5. También tiene la opción de expandir los detalles de la entrada del diario, y la asignación de GL que falta se resaltará en rojo, donde se puede hacer la edición.
   6. Seleccione Guardar.

¿Qué pasa si cada una de mis ubicaciones usa su propio código de empresa de Toast Payroll?

Todos los códigos de empresa asociados con su grupo de gestión de Toast POS están disponibles para configurarse para sincronizarse con QuickBooks Online.

¿Qué pasa si una de mis ubicaciones de Toast Payroll no está asociada con un GUID de restaurante?

Mientras que la sincronización de contabilidad de nómina no se ofrece a los clientes heredados de Stratex que no usan Toast POS, siempre que el código de empresa esté asociado con al menos un GUID de restaurante de Toast POS en un grupo de gestión, podemos acomodar todos los grupos de pago y ubicaciones dentro de ese código de empresa.

¿Qué pasa si proceso la nómina para todas mis ubicaciones juntas en un solo grupo de pago?

Tiene la opción en la sincronización de contabilidad de nómina de publicar la nómina como una suma de todas las ubicaciones o desglosar las ubicaciones dentro de un solo grupo de pago para la publicación. Esta configuración se puede encontrar en Toast Web navegando a Finanzas > Contabilidad > Asignaciones de nómina y alternando Desglosar por ubicación activado o desactivado. Puede navegar entre grupos de pago utilizando el menú desplegable en la parte superior de esa página. Con cualquiera de las opciones, se publica una única entrada de diario para ese grupo de pago.

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<3>Solución de problemas básica para la integración de xtraCHEF y Toast Payroll

¿Por qué no veo Nómina en el menú de configuraciones (icono de engranaje)?

Debes ser cliente de Toast Payroll para que esta configuración aparezca. Si utilizas Toast Payroll y no ves la configuración de nómina, contacta al Servicio al Cliente para que podamos hacer la conexión entre Toast Payroll y xtraCHEF.

¿Por qué no se muestra el Resumen Operativo con el Costo Prime?

La mano de obra solo aparecerá en el Resumen Operativo cuando se hayan asignado grupos de mano de obra.

¿Por qué necesito elegir un proveedor o cliente después de asignar un GL?

Generalmente, al integrar Toast Payroll con tu sistema contable en xtraCHEF, vincularás tus datos de nómina a un código GL de gasto o pasivo. Si prefieres mapear a un código GL de cuentas por pagar o cuentas por cobrar, también necesitarás seleccionar un proveedor correspondiente dentro de QuickBooks Online.

¿Cómo puedo migrar mi sincronización de nómina en xtraCHEF a la nueva Sincronización de Contabilidad de Nómina en Toast Web?

No tienes que hacer esto, pero la nueva Sincronización de Contabilidad de Nómina ofrece más funcionalidad que la sincronización de nómina de xtraCHEF. Ten en cuenta que debes usar Toast Payroll para seguir estos pasos. Para migrar:

1. 1. En xtraCHEF, navega a icono de engranaje > Configuración de nómina > Sincronizar con el sistema contable.
   2. Desactiva el interruptor de Sincronización de nómina.
   3. Ahora abre Toast Web y navega a Finanzas > Contabilidad > Conexiones en la barra de navegación de la izquierda.
   4. Sigue los pasos en Comenzar con la Sincronización de Contabilidad de Nómina para completar el asistente de incorporación.

¿Tengo que sincronizar mis datos de nómina con mi plataforma contable?

No, puedes elegir que solo las ventas ingresen a xtraCHEF. Navega a icono de engranaje > Configuración de nómina > Sincronizar con el sistema contable y desactiva la opción de Sincronización de nómina.

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Mensajes de Error - Solución de Problemas Específica para la Sincronización de Contabilidad en xtraCHEF y Toast Web

La sincronización del diario falló. Por favor, inténtalo de nuevo para sincronizar con QuickBooks Online.

• • • Contexto: Este es un problema genérico del sistema que puede ocurrir por muchas razones, pero comúnmente aparece cuando se agrega una gran cantidad de datos a la vez.
    • Solución: Sincroniza cada instancia a la vez o inicia una sincronización manual.

La entrada del diario que estás intentando actualizar ya está emparejada con una transacción bancaria en QuickBooks Online. Para actualizar esta entrada, primero debes desasociar la transacción del menú Transacciones Bancarias en QuickBooks Online.

• • • Contexto: Esta es una medida de seguridad de QuickBooks Online que no permite editar entradas que ya están emparejadas con otras en QuickBooks Online.
    • Solución: Accede directamente a tu cuenta de QuickBooks Online. Navega a la página de Transacciones Bancarias y desasocia cualquier elemento emparejado con esa entrada del diario. Una vez completado, regresa a Toast y inicia la sincronización manualmente.

La cuenta X no existe en QuickBooks.

• • • Contexto: Esto ocurre cuando un usuario ha asignado previamente un código GL a un ítem de línea, pero ese código GL ya no existe en QuickBooks Online o ha sido desactivado.
    • Solución: Reasigna el ítem de línea (y cualquier otro ítem de línea) que fue asignado previamente a ese código GL. Una vez reasignado a un código GL diferente, inicia una sincronización manual.

El período de suscripción ha terminado o ha sido cancelado o hubo un problema de facturación: No puedes agregar datos a QuickBooks Online porque tu período de prueba o suscripción ha terminado, cancelaste tu suscripción o hubo un problema de facturación.

• • • Contexto: Esto ocurre cuando la cuenta de QuickBooks Online ya no está activa.
    • Solución: Resuelve este problema directamente con QuickBooks.

El período contable ha cerrado. La fecha de la transacción=xx/xx/xx es anterior a la fecha de cierre del libro=xx/xx/xx.

• • • Contexto: Los períodos contables (también conocidos como períodos fiscales) son segmentos específicos de tiempo (generalmente meses) utilizados por las empresas para rastrear e informar transacciones financieras. Los softwares contables permiten bloquearlos una vez que se cierra el mes, de modo que tus finanzas no puedan ser editadas/cambiadas de ninguna manera, ya que probablemente han sido reportadas.
    • Solución: Navega a tu cuenta de QuickBooks Online y abre/desbloquea el período contable para poder registrar entradas de Toast dentro de ese rango de fechas.

Error de Validación de Negocios: Cuando utilizas Cuentas por Pagar, debes elegir un proveedor en el campo Nombre.

• • • Contexto: Los códigos GL tienen diferentes tipos, uno de los cuales es Cuentas por Pagar . Cuando utilizas un código GL de ese tipo dentro de una entrada de diario, QuickBooks Online te pide que selecciones con qué proveedor está asociado ese ítem de línea.
    • Solución: Selecciona un proveedor desde tu página de Asignaciones GL en QuickBooks Online para los códigos GL que son del tipo Cuentas por Pagar.

Error de Validación de Negocios: Cuando utilizas Cuentas por Cobrar, debes elegir un cliente en el campo Nombre.

• • • Contexto: Los códigos GL tienen diferentes tipos, uno de los cuales es Cuentas por Cobrar . Cuando utilizas un código GL de ese tipo dentro de una entrada de diario, QuickBooks Online te pide que selecciones con qué proveedor está asociado ese ítem de línea.
    • Solución: Selecciona un proveedor desde tu página de Asignaciones GL en QuickBooks Online para los códigos GL que son del tipo Cuentas por Cobrar.

El Cliente X configurado para el GL X no está disponible en QuickBooks.

• • • Contexto: Si el cliente que originalmente asignaste al mapeo del ítem de línea ya no existe en QuickBooks Online, aparece este mensaje.
    • Solución: Selecciona un cliente diferente en la página de Asignaciones GL de QuickBooks Online.

El Proveedor X configurado para el GL X no está disponible en QuickBooks.

• • • Contexto: Si el proveedor que originalmente asignaste al mapeo del ítem de línea ya no existe en QuickBooks Online, aparece este mensaje.
    • Solución: Selecciona un proveedor diferente en la página de Asignaciones GL de QuickBooks Online.

Advertencia - La Clase X no está disponible en QuickBooks.

• • • Contexto: Una clase es un término de QuickBooks Online utilizado para categorizar transacciones. Este error aparece cuando la clase que originalmente asignaste ya no existe en QuickBooks Online.
    • Solución: Puedes eliminar la asignación de clase en la página de Asignaciones de GL o cambiarla a una clase diferente.

Asigna un GL a las nuevas categorías encontradas para sincronizarse exitosamente con QuickBooks.

• • • Contexto: Cuando se crea un nuevo gasto o pasivo en Toast Payroll (como un nuevo ingreso o deducción), aparecerá un nuevo ítem en la Sincronización de Contabilidad de Nómina.
    • Solución: Navega a la página de asignaciones de Nómina y selecciona un GL para el nuevo gasto o pasivo.

Tú y X estaban trabajando en esto al mismo tiempo. X terminó antes que tú, así que tu trabajo no fue guardado.

• • • Contexto: QuickBooks Online no permite que más de un usuario edite una sola transacción en QuickBooks Online (o en la Sincronización de Contabilidad de Nómina).
    • Solución: Comunica con el otro usuario para confirmar los cambios realizados. Si lo necesitas, vuelve a intentar tu trabajo desde la página de Actividad.

La entrada de diario ha sido eliminada en QuickBooks. Esta entrada de diario original ha sido eliminada en QuickBooks Online. Sincronizar con QuickBooks Online publicará una nueva entrada de diario.

• • • Contexto: Para evitar repetir una acción que deshiciste previamente, duplicar una acción, o cualquier otra actividad no deseada, esta advertencia confirma que tienes la intención de publicar una nueva entrada/adicional.
    • Solución: Decide proceder con la publicación o cierra.

La entrada de diario ha sido editada previamente en QuickBooks Online. Se han realizado ediciones a esta entrada de diario en QuickBooks Online. Sincronizar con QuickBooks Online sobrescribirá esas ediciones.

• • • Contexto: Un usuario ha editado la entrada de diario original dentro de QuickBooks Online. Si lo vuelves a sincronizar ahora, sobrescribirá esos cambios. Esto ayuda a prevenir actividades no deseadas (suponiendo que el usuario original probablemente tenía una buena razón para editar).
    • Solución: Verifica antes de continuar. Decide proceder con la publicación o cierra.

El diario de nómina está desbalanceado.

• • • Contexto: Los débitos y créditos de una entrada no coinciden. Este es un error del sistema.
    • Solución: Intenta volver a sincronizar manualmente. Si eso falla, contacta al Servicio al Cliente.

El diario de ventas está desbalanceado.

• • • Contexto: Los débitos y créditos de una entrada no coinciden. Esto se debe típicamente a pedidos no pagados.
    • Solución: Los pedidos no pagados se pueden encontrar en tu informe de resumen de ventas para esa fecha comercial y deben resolverse para que una entrada esté balanceada. Para resolver pedidos no pagados, debes aplicar un pago o descuento a ellos o anular el pedido.

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Recursos Adicionales

• Comienza con la Sincronización de Contabilidad de Nómina
• Empareja las Categorías de Nómina de Toast con los Códigos GL de tu Sistema Contable
• Gestiona la Sincronización de Contabilidad de Nómina
• Comienza con la Sincronización de Contabilidad de Ventas
• Gestiona la Sincronización de Contabilidad de Ventas
• Asocia las categorías de ventas de Toast con los códigos GL de tu sistema de contabilidad

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